ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC



BÀI THẢO LUẬN NHÓM
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CƠNG TÁC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU
Nhóm thực hiện: Nhóm Hi
Mã lớp học phần:
Giảng viên: Nguyễn Thị Tú Quyên

HÀ NỘI, 2022
I.

Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần May Hai
Công Ty CP May Hai là đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực may mặc quần áo,
đồ dùng xuất khẩu. Sản phẩm chính gồm: áo nữ, áo nam, áo sơ mi, áo jacket, quần dài, quần
short, quần jean, quần áo đồng phục,… và các loại vật phẩm như chăn, đệm, thảm,…
- Tên quốc tế: MAY HAI JOINT STOCK COMPANY


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
- Tên viết tắt: MAY HAI
- Địa chỉ: Số 216 Trần Thành Ngọ, Phường Trần Thành Ngọ, Quận Kiến An,
Thành phố Hải Phòng.
- Ngày hoạt động: 14 – 03 – 2005
- Năng lực của May Hai:
+ Diện tích nhà xưởng: xưởng 1 (8.500 m2), xưởng 2 (6.500 m2), xưởng 3

(10.000 m2)
+ Năng suất: 7.8 triệu sản phẩm/năm
+ Nhân viên: 2.200 người
+ Hệ thống thiết bị hiện đại, tiên tiến
+ Hệ thống quản lý sản xuất và kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9000, TQM, Six Sigma.
+ Thị trường xuất khẩu chính: Mỹ, EU, Canada,..
- Khách hàng tiêu biểu: SAKS, GAP, C & A, Jacques Britt, H & M,
Seidensticker, Mars OPolo, Cubavera, Li & Fung, Dornbusch, ...
- Ngành nghề kinh doanh:
+ Sản xuất thảm, chăn, đệm
+ May Mặc - Các Công Ty May Mặc
+ May Mặc - Quần áo Thời Trang
+ May Xuất Khẩu - Công Ty May Quần Áo Xuất Khẩu
II.

Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản từ đối tác gửi đến tại Công ty cổ
phần May Hai

II.1. Tiếp nhận văn bản đến
Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến tại May Hai dù
trong giờ hay ngoài giờ làm việc đều phải kiểm tra rõ ràng về số lượng, tính trang
bị, dấu niêm phong, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Khi đối tác của May Hai gửi đến cho công ty 5 văn bản về việc hợp tác giữa
hai công ty về việc sản xuất thảm, chăn, đệm; văn bản yêu cầu về chất liệu, kiểu
mẫu, chi phí … để sản xuất thảm, chăn, đệm. Văn thư May Hai kiểm tra kỹ càng
về số lượng văn bản được gửi đến có đầy đủ 5 văn bản chưa, sau đó kiểm tra tình
trạng bì thư có ngun vẹn hay đã bị rách để đối chiếu lại với đối tác có đúng là
văn bản bên đối tác gửi khơng. Sau đó kiểm tra kỹ càng nơi nhận xem có đúng địa
chỉ gửi đến cho cơng ty mình là Số 216 Trần Thành Ngọ, Phường Trần Thành Ngọ,

Quận Kiến An, Thành phố Hải Phòng hay là văn bản bị gửi nhầm đến để có
phương án giải quyết nhanh chóng. Đối với các văn bản mật được gửi đến, văn thư
May Hai luôn kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi thật kỹ càng để không xảy ra sai sót
trước khi nhận và ký nhận để hạn chế xảy ra những tổn thất khơng đáng có cho
2


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
cơng ty. Khi nhận được văn bản gửi đến từ đối tác, văn thư May Hai nhận thấy văn
bản gửi đến có đủ 5 văn bản nhưng có 1 văn bản bao bì bị rách, văn thư báo ngay
cho quản lý công tác văn thư để có phương án giải quyết nhanh chóng, khơng
chậm trễ gây ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác. Khi văn bản được gửi đến mà
gặp vấn đề nghiêm trọng cần lập biên bản với người đưa văn bản. Nếu văn bản gửi
đến khơng có vấn đề gì thì tiếp tục phân loại sơ bộ và xử lý.
Đối tác của May Hai chuyển phát cho May Hai văn bản về số lượng thảm,
chăn, đệm cần sản xuất và những yêu cầu thêm cho May Hai qua mạng 3 văn bản.
Văn thư kiểm tra có đủ 3 văn bản chưa, xem xét, kiểm tra kĩ số lượng trang của các
văn bản xem có sai sót, trùng lặp giữa các trang để kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo cho cấp trên. Nếu khơng có vấn đề gì xảy ra thì tiếp tục phân loại sơ
bộ và xử lý.
II.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì
Ngay khi nhận được văn bản đến, Văn thư phịng hành chính tiến hành phân
loại, bóc bì. Thời gian giải quyết: trong ngày. Các loại bì văn bản Văn thư khơng
được bóc gồm:
- Các bì văn bản đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt
mật” (bì văn bản mật) và dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
- Các văn bản gửi các đồn thể trong doanh nghiệp.
- Các bì văn bản gửi đích danh người nhận được chuyển trực tiếp cho người
nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của cơng ty thì người nhận văn bản có trách nhiệm

chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
 Do văn bản mà Công ty May Hai nhận được văn bản của đối tác gồm 5 văn
bản gửi trực tiếp đến công ty May Hai và 3 văn bản qua mạng của đối tác muốn
hợp tác để sản xuất thảm, chăn, đệm được công ty May Hai và là công việc chung
của công ty và ghi người nhận là giám đốc cơng ty nên thuộc loại khơng bóc bì và
giám đốc (thư ký giám đốc) sẽ có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
II.3. Đóng dấu “đến”, ghi sổ và ngày đến
5 văn bản của đối tác được đăng ký tập trung tại phòng Văn thư.
5 văn bản này sẽ được đóng dấu đến ghi sổ đến và ngày đến.
Đối với 3 văn bản của đối tác mà Cơng ty nhận được qua mạng thì sẽ được in
ra rồi đóng dấu
Dấu đến trên các văn bản được đối tác gửi đến sẽ được đóng rõ ràng, ngay
ngắn vào khoảng trống, dưới sổ, kí hiệu - văn bản có ghi tên loại, dưới trích nội
dung - cơng văn.
3


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
II.4. Đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản gồm 5 văn bản gửi trực tiếp đến công ty và 3 văn bản gửi
qua mạng mà bên đối tác của Công ty May Hai gửi đến sẽ được đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính của cơng ty
May Hai. Do Cơng ty May Hai mỗi năm có hơn 2000 văn bản đến nên những văn
bản mà bên đối tác gửi đến sẽ được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến của các cơ
quan tổ chức khác.
II.5. Trình văn bản đến
Sau khi văn bản đến, sẽ được giao cho trưởng phòng sản xuất xem xét cũng
như đưa ra những ý kiến, chỉ đạo giải quyết, cũng như trình các phương án đến ban
giám đốc của cơng ty. Vì đây là vấn đề hợp tác sản xuất thảm, cũng như chăn đệm,
nên địi hỏi q trình sản xuất kỹ lưỡng cũng như dự trù những kinh phí phù hợp.

- Đối với văn bản đối tác gửi yêu cầu về chất lượng (chất liệu, kiểu mẫu, chi
phí): cần gửi cho bộ phận sản xuất, bộ phận thiết kế để có kế hoạch tìm nguồn chất
liệu phù hợp cũng như thiết kế mẫu phù hợp. Đối với chi phí mua bán nguyên vật
liệu, thiết bị, chi phí th thêm nhân cơng sẽ gửi cho bộ phận kế tốn duyệt và dự
trù kinh phí phù hợp.
- Đối với văn bản yêu cầu về số lượng: bộ phận sản xuất sẽ đảm bảo số lượng
cho đơn đặt hàng, đảm bảo đúng số lượng theo thời hạn đối tác đã đề ra, tránh
chậm trễ, thiếu đơn hàng, làm giảm uy tín của doanh nghiệp.
Trưởng phịng sản xuất sẽ chịu trách nhiệm chung, căn cứ vào nội dung của
văn bản liên quan đến vấn đề hợp tác sản xuất thảm, chăn, đệm để giao cho từng
bộ phận cũng như các phòng ban khác nhau: bộ phận thu mua, bộ phận sản xuất,
…. Bên cạnh đó với một số vấn đề liên quan đến hợp đồng cũng như các giấy tờ
văn bản ký kết cần lấy ý kiến chỉ đạo từ ban giám đốc.
Đối với văn bản yêu cầu về chất lượng, chi phí thì cần lấy ý kiến chỉ đạo từ
ban giám đốc để đưa ra ngân sách phù hợp.
Sau khi có ý kiến phản hồi từ ban giám đốc, văn bản sẽ được chuyển trở lại văn
thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản, vào cơ sở dữ liệu văn bản đến.
II.6. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ
vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo
những yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo
+ Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển giao cho đúng người nhậm
4


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
+ Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản bản đến có đóng dấu “thượng

khẩn” và “hỏa tốc” thì cần ghi rõ thời gian chuyển
Đối với Cơng ty May Hai, văn bản đến sẽ được gửi cho trưởng phịng sản
xuất sau đó trình lên lấy ý kiến chỉ đạo từ ban giám đốc và quá trình này chỉ mất
trong vài giờ, trước khi gửi đi sẽ được kiểm tra một cách kỹ lưỡng, tránh sai sót để
làm giảm tối thiểu hóa thời gian. Điều đó có thể thấy May Hai đã làm việc đúng
nguyên tắc cũng như đúng đối tượng, chặt chẽ trong quá trình chuyển giao văn bản
đến.
- Khi tiếp nhận văn bản đến, sẽ đăng ký vào sổ đăng ký của cơng ty, trình ban
giám đốc xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết. Căn cứ vào ý
kiến của ban giám đốc, văn bản đến được chuyển cho các bộ phận giải quyết.
- Do số lượng văn bản đến hàng năm công ty May Hai tiếp nhận là trên 2000
văn bản, chính vì thế cơng ty quyết định lập sổ chuyển giao văn bản đến.
II.7. Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản
- Giải quyết văn bản:
 Khi nhận được văn bản tới từ đối tác, doanh nghiệp có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được quy định cụ thể từ đối tác, đây là một vấn đề liên
quan tới hợp tác giữa công ty và đơn vị đối tác chính vì thế vấn đề khơng được giải
quyết chậm trễ.
 Khi trình ban giám đốc cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết, thì trưởng phịng sản
xuất cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của mình.
- Theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Vì thời hạn giải quyết của văn bản này là trong vòng 1 tuần, chính vì thế các
bộ phận đều được đơn đốc và đốc thúc về thời hạn giải quyết.
- Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:
+ Đối với trưởng các bộ phận sẽ được giao trách nhiệm theo dõi, đơn đốc các
nhân viên của mình giải quyết văn bản theo thời hạn đã được quy định
+ Căn cứ vào quy định cụ thể của doanh nghiệp, bộ phận hành chính có nhiệm
vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
- Về thời hạn giải quyết các văn bản:
+ 5 văn bản yêu cầu về chất lượng: bộ phận sản xuất, thiết kế sẽ có thời hạn

giải quyết trong vòng 4 ngày.
+ 3 văn bản yêu cầu về số lượng: thời hạn giải quyết là 3 ngày, trưởng bộ
phận sản xuất sẽ chịu trách nhiệm về việc giải quyết, từ đó kịp thời báo tới nhân
viên có kế hoạch làm việc đảm bảo thời hạn của đơn hàng.

5


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
III.

Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản quyết định khen thưởng nhân
viên xuất sắc quý 2 năm 2022 đi đến cho nhân viên tại Cơng ty cổ
phần May Hai

III.1. Trình văn bản đi
Văn bản quyết định khen thưởng nhân viên xuất sắc quý 2 năm 2022: khen
thưởng các cá nhân đạt thành tích vượt trội, có đóng góp to lớn trong cơng ty do
trưởng mỗi phịng ban soạn thảo và trình lên tổng giám đốc ký duyệt. Văn bản
khen thưởng được gửi lên tổng giám đốc đã được tổng hợp thành 1 bản.
Với văn danh sách khen thưởng này thì phải kèm theo các văn bản có liên
quan như Báo cáo thành tích của các cá nhân đó… gọi là hồ sơ trình ký để người
ký- tổng giám đốc thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
Khi trình văn bản có thể do người phụ trách văn phịng, phịng hành chính
hoặc do các chuyên viên nhân sự, các bộ phận chuyên môn thực hiện nhưng văn
bản này nhất định phải thông qua bộ phận hành chính nhân sự của cơng ty để tiện
cho việc theo dõi, kiểm tra và quản lý.
III.2. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản về việc thông báo
thay đổi nội quy cho nhân viên, cán bộ văn thư tại may Hai sẽ kiểm tra lại về thể

thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản đó.
Cán bộ văn thư của May Hai phát hiện văn bản này có sai sót như tên, tuổi
của nhân viên được khen thưởng. cán bộ văn thư sẽ gửi lại cho các phòng ban để
các phịng ban sửa và gửi lại.
III.3. Đóng dấu văn bản đi
Văn bản quyết định khen thưởng nhân viên xuất sắc quý 2 năm 2022 đã có
trường chữ ký của giám đốc các phòng ban hoặc người được ủy quyền bởi giám
đốc.
Tổng giám đốc cơng ty đóng dấu trùm lên ¼ đến ⅓ chữ ký về phía bên trái.
Các văn bản kèm theo như Báo cáo thành tích của các cá nhân đó…do giám
đốc các phịng ban ký và đóng dấu lên đầu trang, trùm lên một phần tên công ty.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản và trùm lên một
phần các tờ còn lại. Dấu đóng vào văn tại cơng ty may Hai ghi rõ ràng tên công ty,
địa chỉ, sđt liên hệ và mực của con dấu cũng đúng theo quy định của Nhà nước.
III.4. Đăng ký văn bản đi
Tất cả mọi công văn, giấy tờ của Công ty cổ phần May Hai gửi đi hoặc gửi
trong nội bộ doanh nghiệp nhất thiết phải qua bộ phận văn thư để đăng ký và làm
thủ tục gửi đi.
6


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
Tất cả các văn bản này phải vào sổ và lấy số tại phòng văn thư của công ty.
Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ đăng kí một lần, văn bản được chuyển đi chuyển
lại thì chú thích thêm ở cột mục “Chú giải” hoặc lập sổ chuyển giao theo công văn
riêng.
Các văn bản trong sổ “Văn bản đi” được đăng ký theo từng năm một, đánh số
liên tục từ số 1/01 đến 31/12 của một năm. Mỗi văn bản cần phải ghi đầy đủ thơng
tin theo 8 mục bắt buộc, trích yếu văn bản ngắn gọn rõ để dễ nhận biết nội dung
văn bản, khơng máy móc sao chép lại trích yếu trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi

(không đọc viết tắt); với các văn bản “mật”, “Tuyệt mật” chỉ ghi trích yếu khi được
người có thẩm quyền đồng ý; ghi số, ký hiệu ngày tháng vào văn bản (ngày tháng
của văn bản là ngày đăng kí, nhận cơng văn).
Ví dụ văn bản đi trong Sổ đăng kí văn bản đi tháng 7 của Công ty Cổ phần
May Hai:
Ngày

Số và ký Tên loại và trích Người

tháng

hiệu

ĐV

Số

hoặc

lượ

của văn

người

ng

bản

lưu

bản

yếu nội dung

Nơi nhận

ký

2/7/202 18/QĐ-

Quyết định khen

Tổng

2

thưởng nhân

giám đốc sự,

TGĐ-

CTCPMH viên xuất sắc
quý 2 năm

Phòng Nhân Phòng 02
Phịng văn

Ghi chú

Khen
thưởng

Tài chính kế thư

trực

tốn

tiếp

2022: khen
thưởng các cá
nhân đạt thành
tích vượt trội, có
đóng góp to lớn
trong cơng ty
6/7/200
22

5/TB-TT

Thơng báo nghỉ

Tổng

du lịch công ty

giám đốc Công ty cổ

năm 2022: lịch

Công đồn
phần May

7

Phịng 10

Phịng

văn

Nhân

thư

sự chịu


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
trình tổ chức du

Hai, Tất cả

trách

lịch nghỉ mát

các phịng

nhiệm

cho cán bộ quản

ban

hướng

lý trong cơng ty

dẫn và

May Hai

thực
hiện

16/7/20

311/NQ-

Báo cáo Tài

Tổng

Cục thuế

Phịng 02

22

ĐHĐCĐ2

chính cơng ty 6

giám đốc thành phố

văn

022

tháng đầu năm :

Hải Phịng

thư

báo cáo thu chi,

Cơng

báo cáo về vốn,

ty cổ

tài sản, lợi

phần

nhuận, các

May

khoản nợ trong

Hai

6 tháng đầu năm
Trường hợp khác, nếu là văn bản mật chẳng hạn như các văn bản liên quan
đến bí mật kinh doanh của công ty hay thông tin cần bảo mật của cá nhân, doanh
nghiệp khác thì có thêm cột 9 “Mức độ mật” và có một sổ theo dõi, quản lý riêng.
Những tài liệu mật đó được quản lý và có chế độ bảo mật theo đúng quy định của
Nhà nước và quy định do May Hai trực tiếp đề ra.
III.5. Chuyển giao văn bản đi
Sau khi hồn tất đăng kí, phòng văn thư làm thủ tục gửi văn thư. Quy trình
chuyển giao văn bản đi của May Hai như sau:
 Lựa chọn bì: Bì thư được Cơng ty cổ phần May Hai in sẵn theo mẫu quy
định, có logo và tên cơng ty được in nổi bật. Vì đây là loại văn bản khơng cần độ
bảo mật cao nên bì thư khá nhỏ gọn, đơn giản, kích thước phong bì A4 là 25x34cm
- nắp 3,5cm, chất liệu bìa khơng nhìn thấu qua được, khó thấm nước.

8


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
 Trình bày bì và viết bì: Viết rõ, đẹp nơi nhận văn bản, đảm bảo đầy đủ thơng
tin (tên các phịng ban, cá nhân nhận văn bản, số điện thoại (nếu có)).
 Vào bì và dán bì: Khi để văn bản vào bì cần chú ý để thẳng giấy. Hồ dán bì

phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, khơng bị nhăn;
khơng để hồ dán dính vào văn bản.
 Chuyển phát văn bản đi: Tất cả các văn bản đi của cơng ty May Hai phải
được phịng văn thư hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày
văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp có phịng ban không nhận được văn bản, phải kịp thời báo cáo
cho phòng văn thư để xem xét, giải quyết.
III.6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Về sắp xếp: Trong q trình hoạt động của Cơng ty cổ phần May Hai, cho đến
nay phòng văn thư – lưu trữ của công ty đã lưu trữ được rất nhiều tài liệu.
Tài liệu lưu trữ được chia thành các nhóm bao gồm:
Nhóm 1: Tài liệu của Chính phủ.
Nhóm 2: Tài liệu của cấp Bộ.
Nhóm 3: Tài liệu của Cơng ty cổ phần May Hai.
Nhóm 4: Tài liệu lưu hành của các đơn vị trực thuộc.
Văn bản Quyết định khen thưởng nhân viên xuất sắc quý 2 năm 2022 được
xếp vào nhóm 3: Tài liệu của Cơng ty cổ phần May Hai và được lưu trữ trong 5
năm.
Về chế độ bảo quản tài liệu: Văn bản Quyết định khen thưởng nhân viên xuất
sắc quý 2 năm 2022 được bảo quản trong tủ lưu trữ tài liệu đi của phòng văn thư.
Tủ tài liệu này được đặt trong điều kiện khô ráo, thống, khơng ẩm ướt, đề phịng
mối, chuột…
IV.

Tổ chức lưu trữ bổ sung tài liệu về nhân viên đến tuổi nghỉ hưu trong
năm 2022 tại Công ty cổ phần May Hai

IV.1. Thu thập tài liệu
 Thu thập và bổ sung tài liệu về hồ sơ nhân viên đã đến tuổi nghỉ hưu.
 Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ gồm: Nguồn

thu thập, bổ sung là từ các phịng, ban, cá nhân.
 Cơng tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhân viên đã đến tuổi nghỉ hưu bao
gồm:
- Sưu tầm, bổ sung thông tin và tài liệu của nhân viên trong công ty: như tuổi,
thời gian làm việc gắn bó với cơng ty,...
9


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
- Bổ sung thơng tin tài liệu về nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc,...
- Phân chia tài liệu khoa học để công tác xác định, thu thập tài liệu diễn ra dễ
hơn:
+ Phân chia thành 2 nhóm lao động nam và lao động nữ. Trong cột lao động
nam và lao động nữ có các nội dung như sau:
1. Năm sinh.
2. Năm đủ tuổi nghỉ hưu.
3. Tuổi nghỉ hưu.
 Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản chính lưu trữ lại thơng tin của cơng, nhân viên
và q trình hoạt động của họ trong cơng ty May Hai.
 Các tài liệu được bổ sung trong quá trình lưu trữ của cơ quan bao gồm:
1. Các luật mới quy định về tuổi nghỉ hưu ban hành, những thay đổi trong
luật.
2. Hồ sơ của các nhân viên đã nghỉ hưu cịn để lại ở cơng ty.
3. Tiếp nhận thông tin do cá nhân công, nhân viên nộp vào lưu trữ.
4. Sưu tầm, bổ sung thêm các thông tin, tài liệu cần thiết theo yêu cầu của
công ty May Hai.
 Sắp xếp tài liệu lưu trữ:
Theo bảng chữ cái Alphabet
Theo tên gọi
Theo chủ đề

IV.2. Chỉnh lý tài liệu
Thông qua chỉnh lý tài liệu để phân loại, lập hồ sơ tài liệu lựa chọn những tài
liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thực hiện các khâu của cơng
tác lưu trữ, tạo điều kiện khai thác có hiệu quả các tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức quá trình chỉnh lý tài liệu được chia làm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý:
+ Chuẩn bị chỉnh lý
1. Khảo sát tài liệu
 Khảo sát tài liệu nhằm nắm được tình hình thực tế tài liệu về số lượng, thành
phần tình trạng tuổi của nhân viên, nội dung mới về tuổi nghỉ hưu của nhà nước
chuẩn bị tài liệu để chuẩn bị chỉnh lý, làm cơ sở cho việc cán bộ sẽ lập kế hoạch
chỉnh lý và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch tiến hành thu
thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện còn thiếu sau khi khảo sát để bổ sung nhằm
hồn chỉnh phơng lưu trữ. Trình tự tiến hành:
10


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
Bước 1: Cán bộ nghiên cứu hồ sơ của nhân viên, tài liệu kê khai thông tin từ
đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về công, nhân viên.
Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu. Vì có nhiều người cùng tham gia
nên phân công mỗi người khảo sát một phần.
Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát
1. Bổ sung tài liệu
 Trong quá trình khảo sát, thấy thành phần tài liệu đã đầy đủ thì khơng cần
tiến hành bổ sung.
2. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
 Cán bộ lập kế hoạch chỉnh lý cần nêu rõ: số lượng cán bộ tham gia chỉnh lý,
thời gian tiến hành chỉnh lý và mức độ đạt được trong mỗi khoảng thời gian nhất

định.
 Vì số lượng cán bộ nhân viên tham gia chỉnh lý thường lớn nhiều nên sẽ
biên soạn trước những văn bản hướng dẫn chung trong quá trình chỉnh lý để đảm
bảo thống nhất việc thực hiện kế hoạch và các nghiệp vụ chỉnh lý.
 Vì mỗi nhân viên tham gia chỉnh lý sẽ được giao nhiệm vụ phân loại hồ sơ,
tài liệu thuộc một nhóm cơ bản. Vì vậy, để việc phân loại được tiến hành theo đúng
phương án phân loại đưa ra cần có những văn bản hướng dẫn cụ thể cho việc phân
loại và lập hồ sơ.
+ Tiến hành chỉnh lý
1. Phân loại tài liệu
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ mà cán bộ trưởng của nhóm
chỉnh lý đã lập, tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau:
 Bước 1: Phân chia tài liệu thành các nhóm theo giới tính gồm lao động nam
và lao động nữ;
 Bước 2: Phân chia tài liệu trong các nhóm nam và nữ thành những nhóm nhỏ
hơn theo năm đủ tuổi nghỉ hưu của công, nhân viên
 Bước 3: Phân chia tài liệu tài liệu nhỏ hơn nữa như: xếp vào nhóm những
lao động cịn nhiều thời gian làm việc, những lao động cịn ít thời gian
Từ đó sẽ giúp cơng tác chuẩn bị thủ tục giấy tờ cho công nhân viên đến tuổi
nghỉ hưu được chuẩn bị đầy đủ, chu đáo; cơng tác rà sốt nhân viên được nhanh
chóng hơn.
2. Khơi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hồn thiện hồ sơ
 Đối với những phơng tài liệu chưa được lập hồ sơ, trong chỉnh lý cán bộ sẽ
tiến hành lập hồ sơ.
11


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định

giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Nếu hồ sơ có quá nhiều văn bản, tài liệu, độ dày quá lớn không cho vừa các
hộp, cặp cần chia nhỏ thành các đơn vị bảo quản một cách hợp lý.
 Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ.
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu, nhân viên tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của phơng; chỉnh lý hồn
thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng
hồ sơ. Chỉnh sửa và hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
Trong q trình chỉnh sửa hồ sơ có thể loại bớt những tài liệu trùng thừa
hoặc hết giá trị trong một hồ sơ, sau đó lập danh mục và để vào phần cuối của hồ
sơ và loại huỷ sau khi có kiểm tra lại hồ sơ lần cuối. Có thể trong q trình kiểm
tra hồn chỉnh hồ sơ cần tiến hành tìm kiếm và bổ sung tài liệu cho hồ sơ được
hoàn chỉnh hơn.
3. Biên mục phiếu tin
Phiếu tin là phiếu mô tả hồ sơ hay một biểu ghi tổng hợp các thông tin về
một hồ sơ hay một đơn vị bảo quản. Phiếu tin còn được sử dụng để nhập cơ sở dữ
liệu vào máy tính phục vụ cơng tác quản lý và tra tìm tài liệu. Cán bộ lập phiếu tin
cần có các thơng tin: Tên hoặc mã kho lưu trữ; Tên hoặc số phông lưu trữ; số lưu
trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo
quản; chế độ sử dụng; tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ; ngơn ngữ tài liệu;
bút tích (nếu có).
4. Hệ thống hóa hồ sơ
Tiến hành hệ thống hóa tài liệu bằng phiếu tin.
 Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp nhóm
nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn
trong phơng theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu
tin.
 Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự
tạm thời của phiếu tin
5. Biên mục hồ sơ

Sau khi đã hệ thống hóa hồ sơ theo phương án phân loại cần tiến hành biên
mục hồ sơ. Biên mục hồ sơ gồm hai cơng đoạn chính là biên mục bên trong và biên
mục bên ngoài.
 Biên mục bên trong:
12


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
Đánh số tờ: Cán bộ dùng máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ
đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh
bằng chữ số Ả Rập và góc phải của phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh
nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh
số thì đánh trùng với số từ trước đó và thêm vào các chức cái la tinh viết thường
theo thứ tự abc ở phía sau. Đánh số tờ là cơng việc khơng khó song u cầu người
làm cần phải có tính cẩn thận, chu đáo.
Viết mục lục văn bản: Cán bộ ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có
trong hồ sơ lên tờ mục lục được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn
trong bìa hồ sơ.
Viết chứng từ kết thúc: Cán bộ ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục
văn bản và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ
kết thúc được in sẵn trên bìa hồ sơ. Việc viết chứng từ kết thúc được thực hiện sau
khi thực hiện các công đoạn trên nên người viết chứng từ kết thúc phải có cách
nhìn khái qt và biết tóm tắt những thơng tin cần thiết để thể hiện lên chứng từ kết
thúc một cách chính xác.
 Biên mục bên ngồi:
Viết bìa hồ sơ cần lưu ý, trong chỉnh lý tài liệu, cần chọn những người chữ
đẹp, cẩn thận để viết bìa hồ sơ, thống nhất về cách viết tên kho, tên phông theo chữ
viết hoa hay chữ viết thường trong toàn bộ hồ sơ của phông.
6. Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài
liệu)

Tài liệu bảo quản trong kho lâu có thể bị dính bụi là điều thường thấy, ngồi
ra cịn các lý do khác có thể gây hư hỏng tài liệu như ghim. kẹp bị han gỉ, tài liệu
bị quăn,... vì vậy trong quá trình chỉnh lý tài liệu, cán bộ cũng cần thực hiện vệ
sinh tài liệu lần nữa.
7. Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
8. Thống kê tài liệu hết giá trị
Tài liệu hết giá trị loại ra trong q trình chỉnh lý được tập hợp thành các
nhóm theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo
mẫu đính kèm. Việc thống kê tài liệu hết giá trị cần làm chính xác và cẩn thận, đặc
biệt cần thuyết minh cho lý do loại huỷ, tránh trường hợp sơ xuất.
9. Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại
Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được Hội đồng xác
định giá trị tài liệu của công ty kiểm tra.
Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải
được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ
13


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
tương ứng của phơng; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ
đề nghị tiêu huỷ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu
huỷ theo đúng quy định của pháp luật.
10.Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài
liệu lên giá, tủ
11. Đánh số chính thức
Số chính thức được nhân viên đánh bằng chữ số Ả Rập cho tồn bộ hồ sơ của
phơng, khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được
đánh liên tục trong tồn phơng.
IV.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Thông qua việc đánh giá tài liệu, cán bộ lưu trữ loại ra những tài liệu đã thực

sự khơng cịn giá trị trên mọi phương diện: các bản trùng, bản thừa các bản photo
không dấu, thông tin của công nhân viên nghỉ việc giữa chừng khơng lí do, các lỗi
hồ sơ,...để giữ gìn những tài liệu có giá trị tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản.
- Căn cứ vào ý nghĩa, nội dung của tài liệu, ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc
May Hai công ty để cán bộ lưu trữ xác định thời gian cần thiết cho việc bảo quản,
lưu trữ tài liệu cũng như việc hủy bỏ tài liệu đã hết giá trị. Những tài liệu mà Công
ty bảo quản vĩnh viễn và lâu dài như tài liệu của Công ty May Hai, các chỉ thị,
Nghị quyết của Nhà nước về luật cũng như quy định nghỉ hưu, lương hưu cho
công, nhân viên, báo cáo công tác hoạt động…. sẽ được bảo quản vĩnh viễn.
- Những tài liệu về công tác tổ chức trong công ty, công tác khen thưởng,
thông tin công nhân viên… sẽ được bảo quản lâu dài. Tùy thuộc vào từng nội
dung cụ thể của tài liệu lưu trữ quy định thời gian bảo quản tài liệu là 5 năm, 10
năm, 15 năm, lâu dài hay vĩnh viễn.
- Các tài liệu dự định tiêu hủy, cán bộ lưu trữ lập biên bản riêng, trong đó ghi
rõ: thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho đơn vị, phịng ban có tài
liệu đưa đi tiêu hủy và số lượng văn bản mà các đơn vị bảo quản.
IV.4. Bảo quản an toàn tài liệu
 Trang thiết bị
Để phòng ngừa và chống các yếu tố tự nhiên phá hoại giúp tài liệu lưu trữ
không bị hư hỏng, công ty đã trang bị hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu giúp
tránh được các tác nhân ở môi trường.
+) Giá
Giá để tài liệu đảm bảo các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được diện tích bảo
quản và vật liệu. Công ty sử dụng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn
14


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
trùng ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tuỳ theo diện tích

mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết kế chân cao. Giá cao 2m, dài
1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện. Giá có 5 khoang bằng kim loại, có thể chứa được 5m
tài liệu. Các kho lưu trữ giá di động.
+) Tủ
Trong công tác bảo quản ở các kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ
đựng bản can, bản đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp. Tủ
đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện
hành, tủ cũng có thể bằng kim loại hay gỗ. Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt thì
sẽ dùng tủ sắt.
Các vật liệu làm tủ cũng giống như vật liệu làm giá.
+) Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu
Ngồi những phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại,
thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu, các hồ sơ được để trong cặp hoặc
hộp đựng tài liệu. Phương tiện này cũng giúp cho việc tránh được bụi, tác động của
ánh sáng chiếu vào.
Hộp đựng tài liệu có hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) và Hộp lồng
(37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002.
 Kỹ thuật bảo quản
- Cơng ty phịng chống ẩm tài liệu trong kho lưu trữ bằng các biện pháp:
Thơng gió; dùng chất hút ẩm; bao gói cách ly độ ẩm; dùng máy hút ẩm; sấy tài
liệu.
- Phòng chống và diệt nấm mốc: Tài liệu đưa vào kho trong tình trạng khơ,
sạch, khử trùng, xơng khí, thường xuyên vệ sinh kho tàng và thiết bị, đảm bảo mơi
trường kho theo tiêu chuẩn về khơng khí, nhiệt độ, ẩm độ,…
- Phịng chống cháy: Cơng ty xây dựng và thường xuyên kiểm tra hệ thống
điện đảm bảo an toàn về điện trong kho, trang bị hệ thống báo cháy, hệ thống chữa
cháy theo tiêu chuẩn quy định.
 Phục chế tài liệu lưu trữ
Tùy theo các loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau và mức độ hư hỏng của tài
liệu lưu trữ mà công ty đã áp dụng các hình thức được sử dụng trong tu bổ tài liệu

như: Cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu
phim ảnh, tài liệu giấy…
IV.5. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
 Chế độ thống kê tài liệu lưu trữ
15


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
- Cơng ty tổ chức thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu
lưu trữ theo từng năm, quý, tháng chia thành các loại tài liệu khác nhau như: Tài
liệu lưu trữ hành chính, Tài liệu chun mơn. Việc chia rõ ràng từng loại theo các
tiêu chí như trên giúp cơng ty May Hai dễ dàng nắm bắt và sử dụng tài liệu một
cách hiệu quả và dễ dàng nhất.
- Các công cụ tra cứu tài liệu thống kê tại công ty May Hai đang áp dụng như
là: các bộ thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, các cơng cụ tra cứu
trên máy vi tính như băng, đĩa từ, hệ thống phần mềm lưu trữ của công ty,... Việc
sử dụng các công cụ trên giúp tối ưu được thời gian và giúp việc lưu trữ trở nên
khoa học hơn.
- Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: Công ty đã thực hiện việc thống kê theo
lượt sử dụng của công nhân viên để nắm bắt thực tế tài liệu của từng phông lưu trữ,
đối chiếu với các số liệu ghi trên sổ sách thống kê; phát hiện những tài liệu bị hư
hỏng về mặt vật lý: bị mờ không đọc được, bị ẩm mốc…
 Chế độ kiểm tra tài liệu lưu trữ
- Công ty tổ chức kiểm tra định kỳ theo từng thời kỳ một như theo quý, theo
năm sẽ tiến kiểm tra một lần.
- Ngoài ra công ty May Hai tiến hành kiểm tra đột xuất trong các trường hợp:
+) Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá;
+) Tình nghi việc tài liệu bị đánh cắp, kho, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khóa;
Phát hiện tài liệu bị hư hỏng do điều kiện bảo quản không tốt; Sau mỗi lần di
chuyển tài liệu và khi người phụ trách tài liệu thay đổi, tài liệu bị mất mát, xáo trộn

nhiều.
IV.6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong các phòng, kho lưu trữ, hệ thống phần
mềm của công ty May Hai nhằm đảm bảo cung cấp cho cán bộ công nhân viên và
đối tác những thơng tin cần thiết phục vụ cho mục đích tìm kiếm, cập nhật và tiếp
thu, học tập những tri thức trong các tài liệu được lưu trữ. Các hình thức được công
ty May Hai áp dụng trong việc sử dụng tài liệu như sau:
- Công ty tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc chuyên biệt như là một thư
viên giúp cán bộ cơng nhân viên có khơng gian đảm bảo cho việc sử dụng tài liệu.
- Cung cấp tài khoản để truy cập vào phần mềm hệ thống tài liệu điện tử của
công ty giúp dễ dàng sử dụng một cách tiện lợi và linh hoạt nhất có thể.
- Triển lãm tài liệu lưu trữ thường niên theo từng năm tổ chức trực tiếp tại
công ty.
16


QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
- Cấp phát các chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ
mỗi khi thực sự cần thiết phổ biến tồn thể tài liệu của cơng ty.
V.
Đánh giá cơng tác quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu tại
Công ty cổ phần May Hai
V.1. Ưu điểm
- Về mặt hình thức thì cơng tác quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu
tại Công ty cổ phần May Hai.
- Chuyển giao văn bản nhanh chóng.
- Công tác lọc văn bản chuẩn chỉnh kỹ càng.
V.2. Nhược điểm
- Sắp xếp văn bản chưa thực sự khoa học.
- Công tác thu thập dữ liệu chưa nhanh gọn.

- Công tác kiểm tra, thống kê chưa được chú trọng còn truyền thống mất nhiều
thời gian.

17