HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÔNG TÁC GIÁO VIÊN CHỦ NHIỆM, CỐ VẤN HỌC TẬP TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÔNG TÁC GIÁO VIÊN CHỦ NHIỆM, CỐ VẤN HỌC
TẬP TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC

UỶ BAN NHÂN DÂN

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỈNH THANH HỐ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Thanh Hoá, ngày 28 tháng 10 năm
2009

Số: 297/HD-ĐHHĐ
HƯỚNG DẪN
Thực hiện công tác giáo viên chủ nhiệm, cố vấn học tập.
Căn cứ Qui định về nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của giáo viên chủ nhiệm và
giáo viên chủ nhiệm- cố vấn học tập tại trường Đại học Hồng Đức (ban hành kèm theo
quyết định số 858/QĐ-ĐHHĐ, ngày 16/9/2008 của Hiệu trưởng), các quy chế, qui định
hiện hành, Hiệu trưởng trường Đại học Hồng Đức hướng dẫn về công tác giáo viên chủ
nhiệm (GVCN), cố vấn học tập (CVHT); gồm:
1. HƯỚNG DẪN CHUNG
1.1. GVCN, GVCN-CVHT có nhiệm kỳ bằng thời gian đào tạo của lớp mình làm
GVCN, GVCN-CVHT (cả khố học). Mỗi năm học, Hiệu trưởng chỉ ban hành quyết định
bổ nhiệm GVCN, GVCN-CVHT đối với các lớp năm thứ 1 và những lớp mà khoa/bộ
mơn (BM) có văn bản đề xuất thay thế GVCN, GVCN-CVHT do yêu cầu công tác, năng
lực hoặc các lý do khác.
1.2. Sau khi nhận quyết định bổ nhiệm của Hiệu trưởng, GVCN, CVHT nhận bộ
công cụ do nhà trường cấp (cặp công cụ, sổ tay SV, niên lịch, danh sách lớp kèm thông
tin cá nhân SV, các tài liệu, mẫu biểu…); nghiên cứu cách sử dụng và cập nhật thông tin

vào bộ công cụ. Nhà trường khuyến khích các khoa/BM và từng GVCN, GVCN-CVHT
có những mẫu biểu, việc làm sáng tạo nhằm nâng cao chất lượng công tác này.
1.3. GVCN, GVCN-CVHT cần nghiên cứu kỹ các quy chế, qui định, tài liệu có
liên quan đến cơng việc được giao trước khi thực hành công việc; điều gì chưa rõ cần trao
đổi với khoa/BM hoặc các đơn vị chức năng có liên quan để làm đúng. Đặc biệt, phải
nắm vững Qui định về nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của GVCN, GVCN-CVHT tại
trường ĐH Hồng Đức để nghiêm túc thực hiện.
1.4. Hồ sơ công tác của GVCN, GVCN-CVHT tập trung cơ bản trong cặp công cụ
và để tại văn phòng khoa/BM; khi nhà trường kiểm tra chuyên môn mỗi học kỳ, yêu cầu


phải có đủ hồ sơ (đặc biệt là hồ sơ minh chứng cho việc thực hiện nhiệm vụ của GVCN,
GVCN-CVHT).
1.5. Phòng CT HSSV là đầu mối, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng triển khai
thực hiện công tác GVCN, CVHT trong tồn trường. Trợ lý cơng tác HSSV giúp trưởng
khoa/BM tổ chức thực hiện công tác GVCN, CVHT trong đơn vị.
1.6. Mỗi năm học, các khoa/BM xây dựng kế hoạch thực hiện, lập sổ theo dõi
thực hiện, tiến hành sơ kết (cuối học kỳ 1), tổng kết (cuối năm học) đối với cơng tác
GVCN, CVHT và nộp văn bản về phịng Công tác HSSV theo qui định về thời gian như
sau: Sơ kết: Trong tuần cuối tháng 2 hằng năm; tổng kết: Trong tuần cuối tháng 6 hằng
năm.
Hồ sơ nộp bao gồm: Báo cáo sơ/tổng kết cơng tác GVCN, CVHT; Trích biên bản
đánh giá, phân loại thực hiện nhiệm vụ GVCN, CVHT của hội đồng cấp khoa/BM kèm
phiếu đánh giá của từng cá nhân có xác nhận của trưởng khoa/BM.
Phiếu đánh giá GVCN, GVCN-CVHT (theo mẫu chung của trường) có 10 tiêu
chí; điểm tối đa đạt được là 30 điểm; mỗi học kỳ khoa/BM, trường thực hiện việc đánh
giá GVCN, GVCN-CVHT một lần.
2. HƯỚNG DẪN CỤ THỂ
2.1. Quản lý hồ sơ:
Hồ sơ HSSV lúc nhập trường do Phịng Cơng tác HSSV quản lý (sau khi ban

kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ nhập học đã kiểm tra, thẩm định), danh sách duyệt
tuyển, danh sách kê khai nơi ở nội, ngoại trú và bản tự khai do khoa/bộ môn quản lý; lý
lịch trích ngang do lớp và GVCN , CVHT quản lý. Ban cán lớp và GVCN , CVHT phải
nắm rõ địa chỉ liên hệ với gia đình và người học, kể cả số điện thoại; địa chỉ nơi ở nội trú,
ngoại trú của từng người học để tiện liên hệ, phối hợp giáo dục.
Người học khi cần mượn hồ sơ của mình mà Nhà trường quản lý phải làm đơn, có
ý kiến của Trợ lý cơng tác HSSV khoa/bộ mơn và đến phịng Cơng tác HSSV để liên hệ
mượn. Người học được nhận lại tồn bộ hồ sơ của mình sau khi kết thúc khố học hoặc
có quyết định cho thơi học, được rút hồ sơ khi đã hồn thành các thủ tục thanh tốn với
lớp, khoa/bộ mơn, Nhà trường.
2.2. Quản lý việc học chính khố:
- Ban cán sự lớp điểm danh, quản lý người học theo lớp sinh viên (lớp khoá học
hoặc lớp học phần) từng buổi học để báo cáo khoa/bộ môn, Nhà trường; yêu cầu: trung
thực, khách quan, nếu báo cáo sai sót, người báo cáo phải chịu kỷ luật.
- Cho phép nghỉ học: Ban cán sự lớp, GVCN, CVHT khơng có thẩm quyền cho
nghỉ học; Trưởng Khoa/bộ mơn có quyền cho phép người học nghỉ học tối đa là 05 ngày;
nghỉ từ 06 đến 12 ngày: Phịng Cơng tác HSSV giải quyết; nghỉ học từ 13 ngày trở lên
phải được phép của Ban giám hiệu (người học xin thơng qua Phịng Cơng tác HSSV,
khơng xin trực tiếp với BGH). Người học viết đơn xin nghỉ học (theo mẫu, lưu tại


khoa/bộ mơn; CB lớp, GVCN, CVHT có ý kiến vào đơn), gặp Trợ lý công tác HSSV
khoa/bộ môn để được hướng dẫn giải quyết. Được hay không được phép, người học đều
phải phải nộp đơn xin nghỉ học và báo cáo về khoa/bộ mơn. Khi có người học nghỉ vơ lý
do hoặc nghỉ quá phép 3 ngày, lớp phải báo cáo ngay với GVCN, CVHT và Trợ lý công
tác HSSV khoa/bộ mơn bằng văn bản. Người học khi có sự cố nghỉ học đột xuất phải báo
cáo với khoa/bộ môn bằng điện thoại hoặc đơn.
- Tổ chức sinh hoạt lớp hằng tuần: Kiểm điểm việc thực hiện công tác trong tuần;
triển khai kế hoạch công tác tuần tới và thời gian tới; triển khai các chủ trương của lớp,
khoa/bộ môn, trường; làm công tác khen thưởng, kỷ luật người học; sinh hoạt chuyên đề,

tổ chức hội thảo, diễn đàn...(lớp trưởng chủ toạ, GVCN, CVHT dự).
2.3. Quản lý hoạt động ngoài giờ học chính khố:
- Hội họp, ngoại khố, hội thảo, sinh hoạt tập thể: Điểm diện, ghi chép số liệu, ổn
định trật tự, tổ chức và quản lý các sinh hoạt nêu trên.
- Quản lý con người:
Theo Luật Cư trú, người học phải đăng ký tạm trú có thời hạn với Công an
phường/xã nơi tạm trú (Nhà trường tổ chức đăng ký tạm trú có thời hạn cho HSSV hệ
chính qui năm thứ 1; hồ sơ đăng ký tạm trú có thời hạn gồm: NK1- Bản khai nhân khẩu;
NK5- Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; 01 bản sao công chứng giấy CMND; 01
bản sao công chứng giấy báo nhập học (đối với năm thứ 1) hoặc thẻ HSSV (đối với năm
thứ 2,3,4,5). Mỗi lớp nộp kèm các thủ tục trên 01 danh sách kê khai nơi ở theo mẫu của
trường); người học ở tại gia đình mình- nơi đăng ký NKTT không phải đăng ký tạm trú.
Người học phải khai báo nơi ở với nhà trường chậm nhất là sau 30 ngày kể từ ngày nhập
học vào trường; khi chuyển nơi ở, người học phải khai báo với lớp, khoa/bộ (qua Trợ lý
công tác HSSV khoa/bộ môn) chậm nhất là sau 20 ngày kể từ ngày đến nơi tạm trú mới;
khoa/bộ mơn báo với Phịng Cơng tác HSSV để cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý
người học theo qui định.
Người học ở nội trú khi ra ngồi khu nội trú phải báo cáo với phịng ở qua người
đại diện phòng ở, cán bộ quản lý nhà ở; nếu đi về khuya, quá giờ quy định vì lý do đặc
biệt phải báo cáo trước với cán bộ quản lý nhà ở và với bảo vệ Khu nội trú. Người học ở
ngoại trú phải thực hiện đúng Quy chế công tác HSSV ngoại trú và các qui định của khu
dân cư, địa phương.
- Ban cán sự lớp nắm bắt tình hình, hồn cảnh, sinh hoạt, diễn biến tư tưởng của
từng người học, báo cáo với GVCN, CVHT để có kế hoạch giúp đỡ, động viên, giáo dục,
đơn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế, quy định và luật pháp.
- Khi lớp muốn tổ chức đi tham quan, du lịch, picníc, dã ngoại… ngồi kế hoạch
của trường, phải có sự đồng ý (bằng văn bản) của Trưởng khoa/bộ môn.
- Tổ chức kiểm tra người học tự học, rèn luyện: Ban cán sự lớp phối hợp với
GVCN, CVHT, Ban chấp hành chi đoàn, chi hội SV tổ chức kiểm tra và đánh giá việc tự

học, tự rèn luyện của từng người học trong lớp (kể cả nội trú và ngoại trú), tạo điều kiện
và cơ sở cho việc đánh giá kết quả rèn luyện vào cuối mỗi học kỳ.
2.4. Các hoạt động quản lý khác: GVCN, CVHT chỉ đạo BCS lớp:
2.4.1. Quản lý các loại giấy tờ tuỳ thân: Giấy chứng minh nhân dân, thẻ HSSV,
thẻ thư viện, phù hiệu... do người học tự quản lý; người học phải ln có CMND và thẻ
HSSV mang theo; nếu mất giấy tờ phải khai báo và làm bổ sung ngay. Riêng thẻ HSSV
theo uỷ nhiệm của Hiệu trưởng, Phịng Cơng tác HSSV cấp; nếu thẻ mất hoặc hỏng cần
làm đơn, có ý kiến của Trợ lý cơng tác HSSV khoa/bộ mơn và liên hệ với Phịng Cơng
tác HSSV để giải quyết.
2.4.2. Xin nghỉ học có thời hạn, thôi học, chuyển trường, dự thi tuyển sinh:
- Người học muốn nghỉ học có thời hạn, thơi học vì lý do cá nhân phải làm đơn
(theo mẫu; xin tại văn phịng khoa/BM) có ý kiến gia đình, xác nhận của địa phương
(chính quyền xã, phường nơi đăng ký nhân khẩu thường trú), ý kiến của GVCN, CVHT
và trưởng khoa/BM, sau đó nộp cho Trợ lý CT HSSV khoa/bộ mơn; trong thời gian chờ
giải quyết người học vẫn phải học tập, sinh hoạt bình thường tại lớp. Riêng người học
đào tạo theo hệ thống tín chỉ, chỉ được nghỉ học có thời hạn sau khi đã học tối thiểu 01
học kỳ và kết quả học tập phải đạt từ 2.0 điểm trở lên.
- Thủ tục chuyển trường: Người học muốn chuyển trường cần làm đơn (xin mẫu
tại P. CT HSSV) kèm bảng điểm (có xác thực của Trưởng phịng Đào tạo); xin ý kiến tiếp
nhận của trường xin chuyển đến, nếu được, phải trở lại trường xin quyết định cho chuyển
trường và giải quyết các thủ tục thanh toán để rút hồ sơ nộp ở trường xin chuyển đến, xin
quyết định nhập học ở trường xin chuyển đến.
- HSSV muốn dự thi tuyển sinh: Cần thực hiện theo thông báo số 123/TB-ĐHHĐ,
ngày 31/10/2006 của Hiệu trưởng; nội dung cụ thể của thông báo là:
“Theo mục d, khoản 2, điều 5 Quy chế tuyển sinh đại học, cao đẳng hệ chính qui
hiện hành thì: “HSSV chưa được Hiệu trưởng cho phép dự thi” thuộc diện không được dự
thi tuyển sinh; căn cứ Quy chế tuyển sinh và sự thống nhất của Ban giám hiệu, Hiệu
trưởng thông báo tới tất cả HSSV chủ trương sau:
1. HSSV đang học tại trường ĐH Hồng Đức muốn dự thi tuyển sinh phải làm đơn

xin dự thi, xin ý kiến của gia đình, GVCN lớp, Khoa, trình Hiệu trưởng xem xét, quyết
định (gửi đơn qua phịng Cơng tác HSSV). HSSV có quyết định của Hiệu trưởng cho
phép dự thi sẽ bồi hồn kinh phí đào tạo để thơi học và rút hồ sơ, xố tên trong danh sách
HSSV. Quyết định cho phép HSSV dự thi sẽ được gửi về nơi HSSV đăng ký nhân khẩu
thường trú và gia đình.
2. HSSV xin thơi học trong khoảng thời gian từ 01/7 đến 31/12 hàng năm chỉ
được rút hồ sơ sau ngày 31/12 của năm đó.
3. HSSV xin nghỉ học có thời hạn (2 học kỳ) khơng được phép rút hồ sơ.


4. Theo Quy chế tuyển sinh thì HSSV bị xử lý kỷ luật buộc thôi học, tối thiểu 24
tháng sau mới được dự thi tuyển sinh nếu tu dưỡng, rèn luyện tốt tại địa phương (có xác
nhận của Chủ tịch UBND xã, phường nơi đăng ký nhân khẩu thường trú).
5. Nếu HSSV cố tình khơng chấp hành thơng báo này; dự thi tuyển sinh khi chưa
được Hiệu trưởng cho phép sẽ bị Nhà tường xử lý kỷ luật ở mức cao nhất là buộc thơi
học, bồi hồn kinh phí đào tạo theo qui định hiện hành.”
Căn cứ nội dung của thông báo trên để GVCN, CVHT tư vấn cho người học.
2.4.3. Tổ chức các cam kết: Người học phải cam kết hưởng ứng cuộc vận
động “Nói khơng với tiêu cực trong thi cử và bệnh thành tích trong giáo dục” do Bộ
GD& ĐT phát động; cam kết không đốt pháo nổ, khơng tàng trữ, vận chuyển, sử dụng vũ
khí, chất nổ, chất cháy, hàng lậu, không tham gia các tệ nạn xã hội, tích cực phịng chống
tội phạm, phịng chống tệ nạn xã hội, phòng chống lây nhiễm HIV/AIDS... đặc biệt là
phịng chống ma t, mại dâm; tích cực tham gia phong trào toàn dân xây dựng khu dân
cư an toàn về an ninh, trật tự.
2.4.4. Xây dựng quỹ lớp: Phải có sự bàn bạc trong Ban cán sự lớp, trưng cầu ý
kiến lớp, GVCN, CVHT và báo cáo Trưởng khoa/bộ môn; nếu được Trưởng khoa/bộ môn
đồng ý mới được thu kinh phí; việc sử dụng kinh phí phải cơng khai hằng tuần, hằng
tháng và được đồng ý của đa số người học trong tập thể lớp.
2.4.5. Các hoạt động, như: mượn, trả sách, tài liệu, tài sản; thu, nộp đồn phí, hội
phí, thanh tốn nợ (nhà ăn, căng tin,...); hướng dẫn thực hiện chế độ chính sách (kể cả

học bổng ngoài ngân sách); tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau về vật chất, tinh thần; các hoạt
động từ thiện, nhân đạo, các hoạt động xã hội, làm thêm của người học... GVCN, CVHT,
Ban cán sự lớp phải là người chỉ đạo, tổ chức tất cả các hoạt động của lớp; các cơng việc
đó phải được thực hiện dân chủ, cơng khai, minh bạch và ghi chép cẩn thận vào sổ cơng
tác, đề phịng và tránh những phức tạp nảy sinh.
2.4.6. Tổ chức phong trào Văn – Thể – Mỹ:
- Bảo vệ môi trường xanh, sạch, đẹp; tổ chức cho lớp lao động tổng vệ sinh lớp
học, khu vực xung quanh lớp học và cải tạo môi trường theo sự phân công.
- Tổ chức đội văn nghệ, các đội thể thao (bóng đá, bóng chuyền, bóng bàn, cầu
lơng, cờ vua, điền kinh,...), tổ chức thi đấu giao hữu, giao lưu, mua sắm trang phục phục
vụ các hoạt động này theo mục tiêu tăng cường chất lượng giáo dục toàn diện đối với
người học. Tăng cường tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí lành mạnh, phù hợp với mục
đích đào tạo, cải thiện đời sống tinh thần cho người học.
- Thẩm mỹ: Phát động phong trào “Xây dựng nét đẹp tuổi trẻ học đường”, sinh
hoạt các chủ đề hướng về vấn đề mỹ học - cái đẹp trong HSSV thường xuyên.
- Nghiêm cấm sử dụng văn hoá đồi truỵ, trái luồng; không truy cập vào các trang
website đồi truỵ, trái luồng trên internet.


2.4.7. Định hướng đúng các hoạt động, như: tổ chức sinh nhật, sinh hoạt hội đồng
hương… theo hướng lành mạnh; nghiêm cấm tụ tập bất hợp pháp, a dua, đồng loã, kéo
bè, cục bộ địa phương (các hoạt động tập thể ngoài kế hoạch phải xin phép khoa, trường).
2.4.8. Tổ chức phong trào thi đua trong tập thể lớp:
- Định nội dung, lập kế hoạch, tổ chức phát động, đăng ký thi đua.
- Sơ kết, tổng kết và trao thưởng.
- Động viên HSSV tham gia hoạt động với trường, khoa/bộ mơn.
- Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu do Đồn TN, Hội SV, Nhà trường tổ chức.
2.4.9. Khen thưởng, kỷ luật HSSV: Thực hiện theo đúng Quy chế HSSV các trường
ĐH, CĐ và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính qui (Ban hành kèm theo Quyết định số
42/QĐ-BGDĐT, ngày 13/8/2007 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT) và các Quy chế đào tạo

hiện hành; chú ý khi xem xét các hình thức khen thưởng, kỷ luật người học có thể biểu
quyết bằng tay hoặc bằng phiếu kín trong tập thể lớp; lớp trưởng hoặc bí thư chi đồn dự
họp và là thành phần trong Hội đồng kỷ luật người học ở cấp trường; người học vi phạm
kỷ luật được phép dự phiên họp xét ở cấp trường.
2.4.10. Tổ chức và triển khai việc đánh giá kết quả rèn luyện của người học: sau
mỗi học kỳ, năm học, khoá học theo đúng Quy chế của Bộ GD&ĐT và Quy định của
Hiệu trưởng (người học tự đánh giá; họp xét ở các cấp: lớp, khoa/ bộ môn, trường). Trong
phiên họp đánh giá kết quả rèn luyện thì GVCN, CVHT là chủ toạ.
2.4.11. Ban cán sự lớp, Ban chấp hành chi đoàn, chi hội SV: định hướng tổ chức
phong trào phấn đấu trở thành đảng viên; cần định hướng rõ, động viên, tạo điều kiện để
người học tham gia tích cực các hoạt động của Đồn TN, Hội SV, lớp, khoa, trường; hoàn
thành xuất sắc nhiệm, tạo được uy tín từ cơng việc, học tập, lối sống lành mạnh,... Chi
đoàn làm các thủ tục giới thiệu đoàn viên ưu tú đi học bồi dưỡng kết nạp Đảng, thủ tục
phát triển Đảng theo quy định một cách kịp thời.
Căn cứ nội dung hướng dẫn trên, các đơn vị tổ chức thực hiện cơng tác GVCN,
CVHT. Nếu có những vấn đề phát sinh đề nghị các đơn vị phản ảnh về Ban Giám hiệu
thơng qua phịng Cơng tác HSSV để kịp thời giải quyết./.
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(Đã ký)
TS. Lê Văn Trưởng
Nơi nhận:
- ĐU, BGH (để báo cáo);
- Các đơn vị, đoàn thể;
- GVCN, GVCN- CVHT;
- Lưu VT. DUC.