Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B.doc

Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

PHẦN MỞ ĐẦU
Quản lý Bán hàng trong các doanh nghiệp là công việc quan trọng, đòi hỏi
bộ phận Quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp.
Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý
bán hàng, giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin về hàng hóa, vật tư, thơng tin
khách hàng, và trạng thái các đơn đặt hàng... một cách chính xác và kịp thời. Từ đó
người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và
tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Là Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong nỗi bận
tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh doanh
với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) và tình hình cơng nợ của từng
khách hàng. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng ghi sổ sách thủ công, sẽ làm mất
rất nhiều thời gian và cơng sức, đơi khi cịn bị thất thốt về mặt tài chính.
Với xu thế tiến bộ của khoa học - cơng nghệ hiện nay, máy vi tính có thể
giúp chúng ta giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm
tối đa chi phí quản lý.

Trang 1


Quản lý bán hàng-Cơng nghệ thơng tin 49B

Mục lục
I.

MƠ TẢ ĐỀ TÀI:.........................................................................................................3
1. Chức năng nhập kho..................................................................................................3
2. Chức năng xuất kho...................................................................................................3
3. Chức năng kiểm kê....................................................................................................3

4. Chức năng bán hàng..................................................................................................3
5. Chức năng bảo mật....................................................................................................3
6. Chức năng thống kê, báo cáo.....................................................................................4

II.

THU THẬP YÊU CẦU NGHIỆP VỤ:..................................................................4

1. Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................4
2. Danh sách tác nhân..................................................................................................4
3. Chu trình nghiệp vụ................................................................................................5
4. Biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu các mức..........................7
III.

Phân tích về dữ liệu...............................................................................................18

1. Xác định các thực thể............................................................................................18
2. Xác định các thuộc tính của thực thể...................................................................18
3. Biểu diễn các liên kết của thực thể:......................................................................19
4. Xác định các mối quan hệ.....................................................................................20
5. Chuẩn hoá các quan hệ.........................................................................................21
6. Thiết kế cơ sở dữ liệu............................................................................................22
IV.

Thiết kế biểu mẫu..................................................................................................26

1. Hóa đơn bán hàng..................................................................................................26
2. Phiếu xuất kho.......................................................................................................27
3. Phiếu nhập kho......................................................................................................29
4. Báo cáo tồn kho......................................................................................................30

Trang 2


Quản lý bán hàng-Cơng nghệ thơng tin 49B

I. MƠ TẢ ĐỀ TÀI:
1.

Chức năng nhập kho

 Thông tin về sản phẩm (tên, nhãn hiệu, quy cách của hàng hóa vật tư, hạn sử
dụng và các thông tin khác) được nhân viên kho lưu trữ lại.
 Sắp xếp phân loại hàng hóa trong kho theo danh mục, chủng loại và nhiều
cấp độ khác nhau.
 Quản lý, sắp xếp và phân loại các nhà cung cấp để tiện cho quá trình quản lý
hàng hóa
2.


Chức năng xuất kho
Cập nhật các thơng tin về phiếu xuất kho như: tên hàng hóa, số lượng, ngày
xuất, người nhận hàng...



Cập nhật số lượng hàng hóa cịn lại trong kho



In phiếu xuất kho

3.


Chức năng kiểm kê
Khóa mọi hoạt động giao dịch kho của các mặt hàng cần kiểm kê. Sau khi
kiểm kê xong mới cho phép mở các giao dịch đã bị đóng để tiếp tục giao
dịch nhập - xuất kho



4.


Kiểm kê hàng hóa tồn trong kho và tình trạng của hàng hóa.
Chức năng bán hàng
Quản lý các thơng tin giao dịch của khách hàng: Thông tin của khách hàng,
thông tin đơn đặt hàng , thông tin số lượng hàng hóa bán ra



Quản lý doanh thu



Quản lý chi tiết hàng hóa và cơng nợ của khách hàng theo các tiêu thức quản
trị tùy chọn

5.

Chức năng bảo mật

Trang 3


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Hệ thống cho phép phân quyền sử dụng, từ đó chống được những truy nhập
bất hợp pháp vào hệ thống dữ liệu. Đồng thời định rõ được trách nhiệm trong
trường hợp có sự cố.
6.


Chức năng thống kê, báo cáo
Báo cáo phân loại vật tư, hàng hóa . Cho biết thơng tin về hàng hóa trong
kho hoặc hệ thống kho theo các tiêu chí phân loại của người sử dụng



Báo cáo doanh số thu được theo chủng loại hàng hóa, theo từng kỳ,...



Thống kê đơn đặt hàng, số lượng hàng bán ra



Lập hoá đơn mua hàng



Lập hoá đơn bán hàng



Phiếu xuất kho



Phiếu nhập kho

II. THU THẬP YÊU CẦU NGHIỆP VỤ:
1.

Cơ cấu tổ chức
Đứng đầu doanh nghiệp là giám đốc, dưới quyền giám đốc là các trưởng

phịng. Doanh nghiệp có rất nhiều phịng ban như phịng nhân sự, phịng kế tốn,
phịng kế hoạch, phịng kinh doanh. Đề tài này mô tả việc bán hàng của phịng kinh
doanh được tin học hóa. Cơng việc này trước đây được nhân viên phòng kinh
doanh làm bằng tay trên giấy tờ. Phịng kinh doanh gồm có trưởng phịng, thủ kho
và các nhân viên bán hàng. Để công việc kinh doanh dễ dàng hơn doanh nghiệp
quyết định tin học hóa cơng việc bán hàng của phịng kinh doanh.
2.

Danh sách tác nhân
a.

Quản lý:

Bao gồm giám đốc và các trưởng phòng của doanh nghiệp. Những người

này có trách nhiệm quản lý hoạt động của doanh nghiệp.

Trang 4


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

b.

Thủ kho:
Là người quản lý trực tiếp những sản phẩm hiện có trong doanh nghiệp.

Nhận những sản phẩm của nhà cung cấp đưa vào kho để quản lý. Xuất sản
phẩm cho khách hàng khi có đơn đặt hàng thơng qua bộ phận bán hàng.
c.

Nhân viên:
Là cầu nối giữa công ty với khách hàng. Bộ phận này có trách nhiệm

nhận những đơn đặt hàng của khách hàng. Sau đó yêu cầu thủ kho xuất sản
phẩm để giao cho khách hàng.
d.

Nhà cung cấp:
Là đối tác của công ty, chuyên cung cấp các loại sản phẩm cho doanh

nghiệp. Doanh nghiệp có rất nhiều đối tác khác nhau cung cấp những loại sản
phẩm khác nhau.

e.

Khách hàng:
Là những người có đơn đặt hàng mua những sản phẩm của cơng ty.

3.

Chu trình nghiệp vụ
Khi có nhu cầu nhập hàng thì bộ phận kinh doanh (bao gồm cả bộ
phận bán hàng) sẽ lập một phiếu đề nghị nhập hàng gửi đến ban giám đốc.
Sau khi ban giám đốc chấp nhận lời đề nghị nêu trên thì bộ phận kinh doanh
sẽ lập phiếu điều tra gồm có chi tiết,đặc điểm hàng cần nhập rồi gửi cho nhà
cung cấp. Nhà cung cấp sẽ gửi lại bảng báo giá và khả năng đáp ứng của họ
dành cho những mặt hàng trong phiếu điều tra. Sau khi nghiên cứu và có
được bản báo giá ưng ý nhất thì bộ phận kinh doanh sẽ lập hóa đơn mua
hàng, hóa đơn này sẽ được gửi đến nhà cung cấp để yêu cầu NCC xuất hàng,
đồng thời hóa đơn này cũng được gửi đến bộ phận kho để bộ phân này kiểm
tra hàng khi nhận hàng từ NCC.
a. Nhập kho:

Trang 5


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Khi hàng nhập kho thủ kho có trách nhiệm mời bộ phận kinh doanh
xuống cùng kiểm tra chất lượng sản phẩm.Sau đó thủ kho sẽ tiến hành lập
biên bản kiểm tra hàng
Nếu hàng khơng đạt thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành trả lại hợp
đồng

Nếu hàng đạt chất lượng thì sẽ tiến hành nhập vào kho.Thủ kho sẽ
lập phiếu nhập kho để gửi cho bộ phận kế toán thanh toán cho NCC. Mỗi
hóa đơn có thể được thanh tốn nhiều lần.
Khi nhận các hàng hóa từ nhà cung cấp, thủ kho có nhiệm vụ ghi
nhận lại những thơng tin về hàng hóa cũng như nhà cung cấp. Hàng hóa sau
khi nhận, phải được đưa vào kho và phân loại theo từng nhóm để dễ dàng
quản lý.
b. Bán hàng
Khi khách hàng đến mua hàng,khách hàng sẽ tới bộ phận bán hàng
và đặt hàng.Bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn nếu như số lượng hàng đáp
ứng đủ nhu cầu khách hàng. Hóa đơn bán hàng này sẽ được gửi đến bộ phận
kế toán, bộ phận kế toán sẽ lập phiếu xuất kho gửi đến bộ phận kho để bộ
phận này xuất hàng
Hóa đơn bán hàng phải có đầy đủ thơng tin về khách hàng cũng như
số lượng các mặt hàng. Nhân viên bán hàng nhận hàng hóa từ bộ phận
kho,giao cho khách hàng và lập hóa đơn thanh tốn.
c. Xuất kho:
.Khi thủ kho nhận được phiếu xuất kho từ bộ phận kế toán,thủ kho sẽ
xuất kho những mặt hàng có trong phiếu. Chuyển cho bộ phận bán hàng
những loại hàng hóa này để giao cho khách hàng. Thống kê lại số lượng các
hàng hóa hiện có trong kho.
d. Kiểm kê hàng hóa:
Trang 6


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Việc kiểm kê hàng hóa sẽ được tiến hành theo định kỳ hàng tháng
hoặc có yều đột xuất từ nhà quản lý. Khi tiến hành kiểm kê thì những giao
dịch xuất nhập kho sẽ tạm ngưng. Thủ kho sẽ kiểm tra lại tất cả các hàng

hóa trong kho về số lượng, tình trạng của hàng hóa. Sau khi kiểm kê xong
thì sẽ mở lại những giao dịch xuất nhập kho.
e. Thống kê, báo cáo doanh thu:
Việc thống kê, báo cáo doanh thu sẽ được tiến hành theo định kỳ hàng
tháng hoặc có yều đột xuất từ nhà quản lý. Thống kê những mặt hàng tồn
kho, số lượng những mặt hàng đã bán, những mặt hàng đã quá hạn sử dụng.
Báo cáo chi tiết thu chi trong từng tháng và doanh thu của tháng đó.
*Chú ý: Khi khách hàng mua bn trả tiền theo từng đợt thì sẽ xuất hiện
cơng nợ của khách hàng, tương tự có cơng nợ Nhà cung cấp.Cứ mỗi tháng
bộ phận kế tốn sẽ kết tốn cơng nợ, đồng thời bộ phận kho sẽ kiểm kê hàng
hóa tồn kho và gửi cho bộ phận kế tốn. Dựa vào đó bộ phận kế tốn sẽ tính
tốn được doanh thu và lập báo cáo tài chính gửi lên ban giám đốc.
4.

Biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu các mức
a.

Biểu đồ phân cấp chức năng

Trang 7


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Trang 8


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

b.

Biều đồ các mức

Mức 0: Chức năng chính đó là quản lý bán hàng. Chức năng này bị tác động bởi 3
yếu tố từ bên ngồi vào đó là : khách hàng, nhà cung cấp và ban giám đốc. Bổ sung
các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống với các tác nhân ngồi --->ta
có biểu đồ luồng dữ liệu bối cảnh (mức ngữ cảnh) như hình sau:

Trang 9


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Nhà cung cấp
Thanh tốn

Hóa đơn mua hàng

Phiếu điều tra

Trả lời / bàng báo giá

Hàng hóa

Thủ kho
Quản lý thơng tin hàng
CN xuất,nhập,tồn kho
Xuất hàng theo phiếu xuất
Yêu cầu xuất hang theo phiểu xuất

Thanh

Y/c báo cáo doanh thu

Thơng tin khách hàngtốn

Khách hàng

Tư vấn

Y/c báo cáo tài chính

0 hệ thống

u cầu mua hàng

Y/c thống kê thơng tin hàng

Quản lý bán hàng

Đơn đặt hàng
Phiếu xuất + hóa đơn

Lập hóa đơn và phiếu xuất

kho hóa đơn và phiếu xuất kho
Y/C

Thống

Trả Hàng

kê hàng
đã bán

Đưa thông tin khách hàng
CN thông tin khách hàng

Y/c

Y/c

thống

thống

Thống Phiếu

Trả

kế

kế

lời

hàng

đề

hàng nghị
tồn kho

kê
lượng
hàng

tồn kho đã

nhập

bán

hàng

Lập thống kê báo cáo
Yc thống kê báo cáo

Ban giám đốc
Thống kê thông tin hàng

Nhân viên

Báo

cáo

tài

Báochính

cáo doanh thu

BLD bối cảnh (mức ngữ cảnh)

Trang 10


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Mức 1: chức năng ở mức 0 phân rã thành 4 chức năng con đó là quản lý nhập
hành, quản lý bán hàng, quản lý kho, thống kê báo cáo. Các thành phần chức năng
này bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài, và cách thức truy cập kho dữ liệu để lấy
thơng tin mỗi khi có tác động u cầu nào đó. Ví dụ : khách hàng đến mua hàng thì
bên quản lý bán hàng sẽ lập hóa đơn cho khách hàng ( lấy các thông tin liên quan
đến khách hàng , thơng tin về hành hóa...) tạo ra một kho dữ liệu mới đó là hóa
đơn, bên thống kê báo cáo dựa vào kho dữ liệu này và các kho dữ liệu khác để
thống kê báo cáo tới ban giám đốc khi hết tháng,quý,năm hoặc khi có yêu cầu
thống kê báo cáo. Nhìn chung là sơ đồ này mang tính tổng quan về chức năng
chính của một hệ thống và các yếu tố thành phần bên ngoài tác động.

Trang 11


Yc lập hóa đơn +phiếu xuất

Quản lý bán hàng-Cơng nghệ thơng tin 49B

Nhân viên
Lập hóa đơn+phiếu xuất

TT về khách hàng

Yc thông tin khách hàng

Giao hang+chế độ bảo

hành
Kiểm tra hang trước khi giao

Y/c mua hàng

Tư vấn/ giải đáp

Thắc mắc/kiến nghi

Khách hàng

Xuất hàng theo phiếu xuất
Đưa phiễu xuât hàng

2 và phiếu xuất kho
Lập hóa đơn

Quản lý bán

Thanh tốn

hàng

Quản lý kho

Thơng tin khách hàng

TT hàng

Hàng hóa

CN thơng tin xuất nhập

tơn

1

Hóa đơn

Hóa đơn

TT hàng

Kho hàng

Thủ kho
Phiếu nhập

Nhà cung cấp

mới

3

thống

thống kê kê
lượng
lượng
hàng đã hàng
bán
đã
bán
Y/c báo cáo doanh thu

Y/c
báo
cáo
doanh
thu

Y/c

Y/c

báo

thống

cáo tài
chính

kê

nhập

hàng

Y/c
thống
kế

thơng hàng
tin

lý

tồn kho

Phiếu

Trả

đề

lời

nghị

bàng

nhập

báo

hàng

giá

Phiếu
/

hàng

Ban giám đốc

Hàng hóa

điều
tra

Hóa
đơn

Thanh tốn

Quản

cáo
Y/c

Lập phiếu nhập

4

Thống kê báo

Y/c

QL +Xác nhận mặt hang

mua
hàng

Nhà cung cấp

Trả lời

Y/c báo cáo tài chính

Y/c thống kê thơng tin hàng
Y/c thống kê thơng tin hàng tồn kho

Mơ hình phân cấp mức đỉnh (mức 1)

Trang 12


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Mức 2: Chức năng 1 được phân rã thành 5 chức năng : lập hóa đơn, lập phiếu
xuất hàng, cập nhật thơng tin khách, lập hóa đơn thanh tốn, chuyển hàng và theo
dõi cơng nợ. Với các yếu tố tác động ngồi tác động đến các chức năng này bao
gồm khách hàng, các luồng dữ liệu là hóa đơn , phiếu xuất, thơng tin khách hàng

và sổ nợ, kho hàng. Ví dụ: khi mà khách hàng có nhu cầu mua hàng thì quản lý sẽ
lập đơn hàng, khi đó quản lý phải lấy các thông tin liên quan đến sản phẩm từ kho
hàng và các thơng tin khách hàng. Q trình thực hiện việc lập hóa đơn và bàn giao
hóa đơn sẽ tạo ra kho dữ liệu là hóa đơn.
Chức năng 2 được phân rã thành 3 chức năng con : Nhận phiếu xuất, xuất
hàng, cập nhật xuất, tồn kho. Các yếu tố tác động ngoài là bộ phận bán hàng. Kho
dữ liệu là kho hàng.
Chức năng 3 được phân rã thành 5 chức năng con : thống kê hàng tồn kho,
thống kê lượng hàng đã bán, thống kê thông tin khách, báo cáo tài chính, báo cáo
doanh thu. Tác nhân ngồi tác dụng vào chức năng này là ban giám đốc. Kho dữ
liệu tác động vào đó là kho hàng, hóa đơn. Và các luồng dữ liệu tác động giữa các
chức năng với Ban giám đốc.
Chức năng 4 được phân rã thành các chức năng : lập phiếu đề nghị, lập phiếu
điều tra, lập bảo giá, lập hóa đơn hàng, lập biên bản kiểm tra, lập phiếu nhập kho,
thanh toán với nhà cung cấp, theo dõi cơng nợ.Các tác nhân ngồi tác động vào đó
là ban giám đốc và nhà cung cấp. Các kho dữ liệu là thông tin hàng, kho hàng, hóa
Trang 13


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

đơn, thông tin nhà cung cấp, hàng hóa, sổ nợ. Các luồng dữ liệu tác động giữa các
chức năng lập phiếu đề nghị , lập phiếu điều tra,lập báo giá... với ban giám đốc và
nhà cung cấp
Sau đây là mơ hình BLD mức dưới đỉnh:

Trang 14


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Lập phiếu xuất gửi tới thủ kho

Nhân viên bán hàng

Lập hóa đơn cho khách

Yc thơng tinh khác hàng

TT khàng hàng

1.1
Lập hóa đơn
Thơng tin khách hàng

Hóa đơn
u

Hóa

cầu

đơn

mua

1.3

Thạnh tốn tiền

hàng

Cập nhật thơng tin

1.2
Lập phiếu

khách

xuất hàng
Khách hàng

thơng tin khách hàng

Phiếu xuất

Cập nhật tiền thanh tốn
Bàngiao hàng
1.5

Xác nhận

Theo dõi công nợ

Xuất hàng theo phiếu xuất

Thông tin khách hang
(đã có ở trên)

Thủ kho

1.4
Xuất hàng

Kho hàng

BLD mức sau đỉnh ( quản lý bán hàng)

Trang 15


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Nhân viên bán hàng

Xác
nhận

2.1
Nhận

Cập

Thủ kho

nhật

Thông tin

2.3

phiếu xuất

Xuất kho

xuất, tồn kho
Đáp ứng hàng

Kiểm tra hàng

Phiếu xuất

phiếu
Xác nhận thơng tin

xuất

2.2

Giao Hàng

xuất

hóa

phiếu

Nhân viên bán hàng

Kho hàng

BLD mức dưới đỉnh ( quản lý kho)

Trang 16


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Kho hàng

3.2
3.1
Thống

kê

hàng tồn kho

Thống

Yêu
Thống
kê

cầu

Yêu

thống

cầu

kê

thống

Yêu cầu thống kê

Ban

Thống kê

đốc

lượng hàng đã
bán

kê Thống
giám
kê

Yê

Báo

Thống kê thông tin

u

cáo

hàng

cầu

3.3

Báo cáo
u cầu báo cáo

3.5
Báo cáo
doanh
thu

báo
cáo

kê

3.4

Báo cáo tài chính

Hóa đơn

BLD mức 2 ( thống kê báo cáo)

Trang 17

Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Trang 18


Quản lý bán hàng-Công nghệ thông tin 49B

Phiếu đề nghị nhập hàng

Thông

Ban giám đốc
Trả lời

4.1
Lập

Tiếp nhận

NCC
Phiếu điều

4.2

yêu cầu

Lập

tra

phiếu

Trả lời

điều tra

phiếu đề

tin

NCC

T.tin NCC

nghị

Đơn hàng
Xuất hàng

4.4

4.3

Lập hóa đơn

Lập báo giá

hàng

Hóa đơn

Hàng hóa
Xác nhận

Nhận
đơn

Lập biên bản

hóa
thanh

tốn
Xác nhận hàng

4.7

kiểm tra
Tiếp nhận

u

chất lượng

thanh tốn

Phiếu nhập

Lập phiếu nhập

4.8
Thanh tốn

kho
Sổ nợ

Thủ kho

Thơng báo

4.6

4.5

Phiếu nhập hàng

Theo dõi cơng

Thanh toán

với NCC
Cập nhật

4.9

cầu

Xác nhận

NCC

nợ NCC

BLD mức dưới đỉnh ( Quản lý nhập hàng )
Trang 19


Quản lý bán hàng-Cơng nghệ thơng tin 49B

III.

Phân tích về dữ liệu.
-Mục đích q trình phân tích dữ liệu là xác định các thực thể cần thiết, các
thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể. Một hệ thống thông tin
phải được tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh dư thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và
đảm bảo độc lập dữ liệu.
1. Xác định các thực thể.
Qua việc phân tích hệ thống quản lý bán hàng ta thấy hệ thống cần lưu trữ
những thực thể sau:
Thực thể : + Nhà cung cấp.
+ Khách hàng.
+Hàng hóa.
+Nhân viên.
+Hình thức thanh tốn.
+Hố đơn mua.
+Hố đơn bán.
+Kho.
+Phiếu nhập.
+Phiếu xuất.

2. Xác định các thuộc tính của thực thể.
+ Thực thể nhà cung cấp gồm các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà
cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
+ Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách
hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
Trang 20