Môn học KIỂM TOÁN báo cáo tài CHÍNH đề tài kiểm soát nội bộ đối vớ i hàng tồn kho và giá vốn hàng bán

 

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚ C VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH

Mơn học: KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI
CHÍNH 

Đề tài: Kiểm soát nội bộ đối vớ i hàng tồn kho và giá vốn
hàng bán

Giảng viên hướ ng d ẫn: TS. Trần Thị Thu Thuỷ 
Sinh viên thực hiện: Nhóm 7 
Lớ 
 p: D01 

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2022 
 


 

DANH SÁCH NHĨM
STT

Họ và tên

Mã số sinh viên

Mức độ đóng góp 

1

Nguyễn Thị Kim Anh

030536200004

100%

2

Phan Thị Kiều Anh (NT)

030536200006

100%

3

Bùi Thị Bắc

030536200014

100%

4

Nguyễn Thị Hoa

030536200062

100%

5

Tr ần Thị Thanh Hoa

030536200063

100%

6

Nguyễn Thanh Hoàng

030535190080

100%

7

Trương Khánh Huyền

030536200077

100%

8

Tr ần Thị Huyền Trang

030536200287

100%

NỘI DUNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Nội dung

Tên thành viên

Phần mở  đầu, k ết thúc & mục đích KSNB

Cả nhóm

Phần 2.2 Các r ủi ro và thủ tục kiểm soát đối HTK và GVHB Kiều Anh, Hoàng
Phần 2.3 KSNB doanh nghiệp

thương mại và doanh nghiệ p Thị Hoa, Kim Anh

sản xuất
Phần 2.4. Ví d ụ minh hoạ thực tế 

Bắc, Huyền, Trang,
Thanh Hoa

Tổng hợ 
 p nội dung

Kiều Anh

 

 

DANH MỤC CHỮ  VIẾT TẮT
STT

Từ  viết tắt

Viết tắt

1

Công cụ d ụng cụ 

CCDC

2

Hàng tồn kho

HTK

3

Giá vốn hàng bán

GVHB

4

Kiểm soát nội bộ 

KSNB

5

Nguyên vật liệu

NVL

6

Tài sản cố định

TSCĐ 

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ, HÌNH
STT

Hình

Tên bảng

Trang

1

Hình 1

Sơ đồ nhập kho NVL từ Biên Hồ đã giám định 

11

2

Hình 2

Lưu đồ ln chuyển chứng từ quá trình xuất kho

13

 NPL
3.

Hình 3

Lưu đồ luân chuyển chứng quá trình xuất kho thành

13

 phẩm đi tiêu thụ  
4.

Hình 4

Quy trình nhậ p kho Công ty Trách nhiệm hữu hạn

Phát Đạt 

 

15


 

MỤC LỤC
 PH  Ầ  N 1: M Ở ĐẦ U ........................................................................................................ 1  
 PH  Ầ  N 2: N Ộ I DUNG .................................................................................................... 1  

2.1. Mục đích kiểm sốt nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán . .................... 1 
2.2 Những rủi ro trọng yếu và thủ tục kiểm soát tương ứng đối với hàng tồn
kho và giá vốn hàng bán ..........................................................................................  2
2.2.1 Hàng tồn kho ................................................................................................. 2
2.2.3 Giá vốn hàng bán ........................................................................................... 7
2.3 Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán đối vớ i doanh nghiệp
sản xuất và doanh nghiệp thương mạ i .................................................................... 8 
2.3.1 Đối vớ i doanh nghiệp thương mại ................................................................. 2
2.3.2 Đối với doanh nghiệp sản xuất ...................................................................... 6
2.4 Nhận xét quy trình: .......................................................................................... 11 
2.4.1. Ví d ụ 1 ........................................................................................................11
2.4.2. Ví dụ 2 ........................................................................................................ 12
2.4.3 Ví d ụ 3 .........................................................................................................14
2.4.4 Ví d ụ 4 .........................................................................................................17
 PH  Ầ  N 3: K  Ế T THÚC .................................................................................................. 17   

 

 

Nhận xét của giảng viên
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................

 

 

PHẦN 1: MỞ  ĐẦU
 Ngày nay, kiểm sốt nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản
lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi
ro phát sinh

trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong đó hàng tồn kho ln là trung

tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn, số lượng
nghiệp vụ nhập xuất lớn, hàng tồn kho lại được cất trữ ở nhiều nơi và việc xác định tì nh
trạng của hàng tồn kho là một cơng việc khó khăn nên dễ phát sinh ra các gian lận và
sai sót. Hơn thế nữa việc xác định giá trị hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ
tiêu giá vốn hàng bán cũng như rất nhiều các khoản mục hay chỉ tiêu khác trên Báo  cáo
tài chính. Tuy nhiên, khơng phải doanh nghiệp nào cũng có hệ thống kiểm sốt nội bộ
hàng tồn kho và giá vốn hàng bán hiệu quả, phù hợp đặc điểm của đơn vị mình. Chính
vì vậy, nhóm em sẽ trình bày mục đích kiểm sốt, các rủi ro trọng yếu cũng như là cá c
thủ tục kiểm soát để giảm thiểu rủi ro đối với hàng tồn kho và giá vốn hàng bán giúp
doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ  hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần
 bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.  

PHẦN 2: NỘI DUNG
2.1. Mục đích kiểm sốt nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán .
Để kiểm sốt tốt q trình vận động của hàng tồn kho, đơn vị ph ải thiết lậ p m ột hệ 
thống kiểm soát nội bộ tương đối phức tạ p. Mục đích kiểm sốt nội bộ đối vớ i hàng tồn
kho bao gồm:
- 

Xác định mức tồn kho hợp lý để vừa đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất (đối vớ i nguyên

liệu, vật liệu, công cụ, d ụng cụ) hoặc đủ cung cấ p cho thị trường

(đối vớ i thành

 phẩm, hàng hoá), vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do d ự tr ữ quá mức.
-   Nâng cao tốc

độ  lưu chuyển hàng tồn kho nhằm gi ảm thiểu kh ả  năng hàng tồn

kho bị hư hỏng hay lỗi thờ i do tồn kho. quá lâu đồng thờ i tiết kiệm được lượ ng
vốn đầu tư vào hàng tồn kho.
- 

Đảm bảo chất lượ ng hàng tồn kho trong suốt quá trình tồn tr ữ.

- 

Đảm bảo r ằng đơn vị luôn tiế p cận đượ c vớ i những nguồn hàng tốt nhất vớ i giá
cả hợ 
 p lý nhất.

1


 

- 

Đảm bảo hàng tồn kho đượ c sử d ụng hiệu quả và đúng mục đích. Mụ c tiêu này
cũng bao gồm mục tiêu bảo vệ vật chất đối vớ i hàng tồn kho, tức là đảm bảo

hàng tồn kho khơng bị thất thốt, bị sử d ụng cho mục đích cá nh ân hay mất cắ p,

đồng thờ i hạn chế tối đa các hao mịn hữu hình và vơ hình đố i vớ i hàng tồn kho.
-  Kiểm sốt chặt chẽ q trình tậ p hợ 
 p và phân b ổ các chi phí liên quan đến hàng
tồn

kho, cũng như quá trình vận động của hàng tồn kho cả về mặt số  lượ ng lẫn

về mặt giá tr ị.

2.2 Những rủi ro trọng yếu và thủ tục   kiểm soát  tương ứng đối với hàng tồn kho
và giá vốn hàng bán  
 2.2.1 Hàng tồ n kho
Việc kiểm sốt tồn kho là vơ cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn,
từ thương mại đến sản xuất và xây lắp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm soát
tồn kho có vẻ đơn giản tuy nhiên lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và sai sót dẫn đến khó khăn
mỗi khi kiểm đếm và quyết toán cuối kỳ. Doanh nghiệp càng lớn thì rủi ro này lại càng
cao do tính phức tạp của quy trình, của sản phẩm cần theo dõi.  
Nội dung  Rủi ro 
Các

sai

sót

về

•

 

chứng từ 
•

 

Thủ tục kiểm sốt  

Khơng thực hiện kiểm kê tồn

•

 

Cập nhật các quy định về

kho vào ngày 31/12 cuối

nội dung chứng từ như biểu

năm. 

mẫu chứng từ, cách lập, chữ

Khơng có đầy đủ hóa đơn,

ký trên chứng từ, chứng từ

chứng từ hợp lệ khi ghi nhận

dịch từ tiếng nước ngồi, …  

nhập xuất kho như hợp đồng

•

 

Có quy trình và tách bạch rõ

(khi mua bán hàng với số

ràng giữa các bộ phận kiểm

lượng lớn), hóa đơn, phiếu

sốt và luân chuyển chứng

nhập kho, biên bản giao nhận

từ như bộ phận kho, bộ
 phận kế toán, … chỉ khi đầy

2


 

•

 

hàng hóa, biên bản đánh giá

đủ chứng từ và chứng từ

chất lượng hàng tồn, … 

minh bạch và hợp lệ về mặt

Thực hiện nhập kho khi chưa

 pháp lý thì mới ghi nhận

có biên bản kiểm nghiệm với

vào sổ sách kế tốn.  

các mặt hàng, nguyên vật

•

•

 

 

•

 

liệu đặc biệt. 

quản lý và hạch toán hàng

Các phiếu nhập kho, xuất

hư hỏng, kém phẩm chất.

kho khơng được đánh số theo

Có hồ sơ và biên bản rõ

trật tự và quy chuẩn đồng

ràng mỗi khi tiêu hủy, thanh

nhất. 

lý hàng hóa để giải trình với
cơ quan thuế khi c ó u

Các phiếu nhập kho, xuất

cầu. 

kho khơng có chi tiết, bảng
•

kê rõ ràng.
•

 

Gộp chung chứng từ nhập
kho cho nhiều lần nhập hàng.  

•

 

Khơng có sự tách bạch rõ
ràng trong trách nhiệm giữa
các bộ phận liên quan như
thủ kho, kế tốn kho, … 

•

 

Cập nhật các quy định về

Khơng

có chính sách hoặc

chính sách quản lý hao hụt,
 bảo quản hàng hóa, ngun

vật liệu tồn kho khơng tốt.
Khơng kiểm sốt được hạn
dùng, thay đổi đặc tính lý hóa
trong mơi trường bảo quản
kho.

3

 

Kiểm kê và trích lập dự
 phịng giảm giá hàng tồn
kho vào cuối năm tài chính. 


 

•

 

Khơng có phương pháp kỹ
thuật xử lý hàng kém phẩm
chất, hàng hết hạn sử dụng
trên biên bản hủy hàng tồn
kho, không lập biên bản khi
xử lý các mặt hàng này.  

•

 

Khơng trích lập hoặc trích
lập khơng đúng quy định mới
nhất của Bộ Tài chính về dự
 phịng giảm giá hàng tồn kho
vào cuối năm tài chính.  

Các

sai

•

 

Kế tốn kho và thủ kho

•

 

Các sai sót này xảy ra

sót trong

khơng đối chiếu thường

thường là do việc kết hợp

số

liệu

xun, khơng có biên bản,

khơng đồng bộ giữa các bộ

thực tế -

 báo cáo tổng hợp nhập –  xuất

 phận có liên quan và việc

sổ kho –  

 –  tồn hàng kỳ để kiểm kê đối

kiểm soát của từng bộ phận.

sổ sách kế

chiếu hàng hóa. 

Có

tốn

•

•

 

 

Số lượng, lơ hàng, mặt hàng,

ghi sai thẻ kho, xuất sai lô

giá trị, … xuất nhập kho giữa

hàng, mặt hàng, … kế toán

thực tế, sổ kho, chứng từ kế

ghi nhận sai số liệu trên

tốn khơng khớp. 

chứng từ nhập xuất kho, …
Do vậy cần có quy trình

Khơng loại bỏ các hàng hóa,

kiểm sốt và kết hợp chặt

vật tư kém chất lượng theo

chẽ các bộ phận.  

 biên bản xác định giá trị
doanh nghiệp ra khỏi sổ sách

 

•

 

Kiểm đếm kho thực tế theo
chu kỳ, có sự tham gia của

kế tốn, thẻ kho. 
•

thể kể đến như thủ kho

Khơng hạch tốn hoặc hạch
tốn sai, khơng có biên bản

4

các bộ

phận liên quan, có


 

xử lý hàng kiểm kê thừa,

chứng từ, biên bản rõ ràng

thiếu so với thực tế. 

trong các lần kiểm đếm.  
•

 

Kịp thời xử lý và ghi nhận
sự chênh lệch vào phần
mềm kế tốn kho để đảm
 bảo khớp số liệu từng kỳ. 

Các

sai

•

 

Hạch tốn vật tư xuất dùng

•

 

Việc kiểm sốt kho của các

sót trong

và vật tư hoàn nhập kho đối

doanh nghiệp sản xuất

quy trình

với doanh nghiệp sản xuất,

thường phức tạp và địi hỏi

nhập xuất

xây lắp khơng đúng trình tự,

sự theo dõi chặt chẽ giữa

nguyên

thực tế nhập xuất, chỉ hạch

các bộ phận khác nhau. Một

 phụ liệu,

toán số lượng chênh lệch của

 phần mềm kế toán tốt và có

vật

hai lần nhập xuất, …  

quy trình phù hợp sẽ giúp

Khơng hạch tốn khi có

ích rất nhiều cho doanh

 phẩm, phế

nghiệp vụ thu hồi phế liệu,

nghiệp trong việc kiểm soát

 phẩm đối

nguyên vật liệu xuất thừa. 

và quản lý vấn đề này.  

tư,

thành

•

với doanh
nghiệp

•

 

 

sản xuất 

•

 

Cách tính giá trị thành phẩm

 

 bổ các chi phí tính giá thành

nhập xuất kho ngun vật

khơng hợp lý. 

liệu, thành phẩm. Có quy

Xuất kho nội bộ khơng đúng

định rõ ràng về nhập xuất

nguyên vật liệu thừa, phế
 phẩm, … trong sản xuất. 

Khơng hạch tốn chi phí khi
vào sản xuất. 

 

Ln thực hiện lần lượt và
đúng trình tự, quy trình

xuất kho nguyên liệu, vật tư

•

 

dở dang trong sản xuất, phân

giá thành sản xuất.  
•

•

Khơng theo dõi riêng thành

 phẩm và phế phẩm cũng như

5

 

xử lý phế phẩm trong sản
xuất. 
•

 

Khơng thực hiện chuyển kho
hàng hóa  –   nguyên

vật liệu

khi có nghiệp vụ xuất hàng
hóa làm nguyên liệu hoặc vật
tư sản xuất. 

 

Không phân loại hoặc phân

 

Kế tốn cần theo dõi, phân

Các

sai

sót

khi

loại khơng đúng, hạch tốn

loại và hạch tốn đúng các

theo

dõi

khơng đúng đối với các loại

nghiệp vụ về TSCĐ và

TSCĐ &

tài sản cố định, công cụ dụng

CCDC theo đúng quy định.

CCDC

cụ, nguyên vật liệu, hàng

Cần chú ý đến tính hợp lệ

hóa, thành phẩm, …  

của các chứng từ, hồ sơ liên

Không phân bổ hoặc phân bổ

quan; các điều kiện ghi

không đúng, không nhất

nhận TSCĐ và CCDC;

quán chi phí tài sản cố định

ngun

và cơng cụ dụng cụ trong kỳ.  

TSCĐ; các khung thời gian

•

•

•

 

 

•

phân

loại

khấu hao; … 

Khơng xử lý cơng cụ dụng cụ
 báo hỏng mà vẫn tiếp tục

tắc

•

 

u cầu các bộ phận sử
dụng TSCĐ thơng báo khi

 phân bổ. 

TSCĐ có tình trạng hư
hỏng, cần sửa chữa, thanh
lý, … để lập biên bản và
ngừng phân bổ kịp thời. 
•

 

Phân bổ khấu hao và chi phí
đúng và đủ các kỳ theo

khung thời gian khấu hao

6


 

của TSCĐ và CCDC. Nếu
 bạn sử dụng phần mềm
TSCĐ & CCDC, doanh
nghiệp chỉ cần khai báo
tăng khi thực hiện mua hoặc
ghi nhận xây dựng cơ bản
hồn thành, cơng việc phân
 bổ chi phí sẽ được tự động
thực hiện cuối kỳ để tránh
tình trạng phân bổ thiếu
trong kỳ. 

 2.2.3 Giá vốn hàng bán 
Giá vốn hàng bán là chi phí có liên quan đến việc mua hàng hoặc quá trình sản xuất
thành phẩm để bán ra trong kỳ. Mặt khác, giá vốn hàng bán chịu ảnh hưởng từ việc tính
giá trị hàng tồn kho. Do đó, hai khoản mục này có mối quan hệ mật thiết với nhau, mọi
sai sót liên quan đến hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán và ngược lại.  
Nội dung 
Các sai sót

Rủi ro 

•

 

Thủ tục 

Xác định sai giá vốn

 

•

Thống nhất phương pháp tính

về giá vốn

hàng tồn kho khi nhập

giá vốn hàng tồn kho đối với

hàng

xuất kho. 

các doanh nghiệp quản lý

Hạch tốn sai thứ tự các

hàng hóa trên nhiều kho. 

kho

tồn
•

 

nghiệp vụ nhập xuất kho,

 

•

Sử dụng các phần mềm kế

nhập sau xuất trước dẫn

toán kho cho phép

đến âm kho và sai giá

các bút toán kế toán cho các

vốn. Hạch tốn chứng từ

nghiệp vụ khác nhau như nhập

khơng đúng kỳ dẫn đến

mua hàng, hàng tạm nhập,

7

mặc định


 

•

 

sai sót số liệu tồn kho

hàng về trước hóa đơn về sau,

trong kỳ. 

hàng gửi bán, … Các nghiệp

Hạch toán sai tài khoản,

vụ này sẽ được tự động hạch

sai nghiệp vụ trong các

toán theo chứng từ mà bạn

trường hợp hàng về trước

nhập vào phần mềm để giảm

hóa đơn về sau và ngược

thiểu sai sót về mặt hạch t ốn

lại, các trường hợp hàng

cho bạn. 

gửi bán và gửi hàng đi

•

 

 

•

Hạch tốn chứng từ đúng thời

 bán, trường hợp hàng

điểm nhập xuất, luôn kiểm tra

xuất thẳng khơng qua

thứ tự hạch tốn chứng từ kho

kho, … khơng có biên

và giá vốn cuối kỳ để tránh

 bản, giấy tờ, hợp đồng

tình trạng nhập sai thứ tự,

hợp lệ trong các trường

nhập thiếu chứng từ. Nếu

hợp này. 

doanh nghiệp sử dụng phần

Khơng tính lại giá vốn

mềm sẽ cảnh báo các sai sót

xuất kho trong kỳ khi sử

dẫn đến âm kho, sai   giá vốn

dụng phương pháp bình

cuối kỳ để bạn dễ kiểm sốt.

qn gia quyền (bình

 Ngồi ra, việc tính lại giá xuất

cuối kỳ). Không

kho cũng được mặc định khi

nhất quán trong phương

thực hiện kết chuyển cuối kỳ

 pháp tính giá xuất kho

để tránh sai sót số liệu kế tốn 

q n

khi doanh nghiệp có
nhiều kho hàng. 

2.3 Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và giá vốn hàng bán đố i vớ i doanh nghiệp sản
xuất và doanh nghiệp thương mại
Một hệ thống KSNB hữu hiệu thể hiện ở việc doanh nghiệp có ngăn ngừa được việc
thất thốt tài sản hay khơng? Có tn thủ các ngun tắc phân công trách nhiệm, nguyên

8


 

tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn khơng? Các thủ tục, chính sách
được áp dụng đối với hàng tồn kho và giá vốn hàng bán được tuân thủ ra sao?  

Doanh nghiệp nào đi vào cũng hoạt động bắt đầu có rủi ro, ở bất kỳ khâu nào cũ ng có
rủi ro nên nhất định phải có chương trình, hoạt động, thủ tục kiểm sốt là quy trình, quy
chuẩn, tài liệu, đó là hệ thống KSNB. Sau khi đã thiết lập được hệ thống KSNB, bước
tiếp theo là kiểm tra xem việc thực hiện đó có đúng với chuẩn đã ban hành ha y khơng?
Thay vì kiểm soát, đánh giá, chỉ dẫn, huấn luyện tuyên truyền thì thực tế các doanh
nghiệp đang hiểu KSNB là đi soi xem ai làm sai, mà việc soi xét lại khơng có cái chuẩn,
và tất yếu dẫn đến sự xung đột lao động, thậm chí kìm hãm hoạt động cũng như sự phát
triển của doanh nghiệp. Vậy các thủ tục kiểm soát nào là phù hợp để ngăn chặn và đề
 phòng các rủi ro trong khoản mục hàng tồn kho và giá vốn hàng bán.  
Các thủ tục kiểm soát cụ thể:  
2.3.1 Đố i vớ i doanh nghiệp thương mại

Chu

Rủi ro trọng yếu 

Thủ tục kiểm sốt  

trình
mua
hàng 
u cầu  Người khơng có thẩm quyền Phiếu đề nghị đặt hàng phải được người
đặt hàng  có thể vẫn đề nghị mua hàng có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối
được 

chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người
đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân
sách chi. Việc mua hàng chỉ được tiến
hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng
được uỷ quyền. 

Hàng

tồn kho dự trữ bị giảm Áp dụng chính sách phê duyệt chung cho

xuống mức tối thiểu nhưng các đề nghị mua hàng, khi lượng hàng tồn
kho bị giảm xuống đến mức dự trữ tối

2


 

người phê duyệt lại vắng mặt thiểu, phiếu đề nghị mua hàng sẽ được
ở công ty. 

thủ kho tự động lập và không cần phải
được phê duyệt cụ thể 

Phiếu đề nghị mua hàng bị Cơng ty nên chuẩn hố và đánh số trước
thất lạc 

các phiếu đề nghị mua hàng của từng
 phòng ban đề nghị mua hàng như là một
 biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị
mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng

đề nghị mua được đặt hàng và hàng được
nhận chính xác. 
Đặt hàng   Người đặt hàng kiêm nhiệm Phân chia trách nhiệm. Hai bộ phận này

luôn việc nhận hàng 

 phải được tổ chức độc lập với nhau  
Khâu đặt hàng nên được giao cho một cá
nhân độc lập và được giám sát chặt chẽ  

 Nhân viên đặt hàng thông Giám sát chặt chẽ quá trình lựa chọn nhà
đồng với nhà cung cấp  

cung cấp 

 Nhân viên mua hàng gian lận  Nên tách biệt chức năng đề nghị mua
trong việc đặt hàng, chẳng hạn hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách
đặt hàng mà nhân viên này sử khác, mọi việc mua hàng chỉ do phịng
dụng cho mục đích riêng và có thu mua tiến hành và phịng thu mua phải
thể trình hố đơn để được độc lập với các phịng khác 
thanh tốn liên quan đến Phịng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung
khoản mua hàng hư cấu đó.   cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua
hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm
quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được

3


 

đánh số trước và tham chiếu đến số của
 phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các
thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ,
số lượng, giá cả, quy cách, v.v…. Các

liên của đơn đặt hàng này nên được
chuyển đến phòng nhận hàng, phịng kế
tốn và phịng đề nghị mua hàng để giúp
kiểm tra nhận hàng và thanh tốn sau đó.  
 Nhân viên mua hàng có thể -Cơng ty nên áp dụng cách thức địi hỏi ít
chọn nhà cung cấp mà khơng nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc
 bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi
nhất hoặc ở mức giá thấp nhất khoản mua hàng trên một mức nào đó  
có thể vì nhân viên này nhận - Cơng ty nên hốn đổi vị trí các nhân
tiền hoa hồng khơng được viên mua hàng để tránh tình trạng một
 phép từ nhà cung cấp 

người có quan hệ với một số nhà cung cấp
nhất định trong một thời gian dài 

Các thủ Bộ phận mua hàng bỏ qua các Công ty phải yêu cầu bộ phận mua hàng
tục pháp thủ tục pháp lý vì cho rằng  phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần
lý

không cần thiết 

thiết để bảo vệ quyền lợi của đơn vị nếu
có phát sinh tranh chấp sau này 
Đào tạo kỹ cho nhân viên thêm nhiều
hiểu biết về pháp luật và các yêu cầ u pháp
lý trong hợp đồng 

 Nhân viên bộ phận mua hàng Đào tạo kỹ cho nhân viên thêm nhiều
mới vào làm việc  

hiểu biết về pháp luật và các yêu cầu pháp
lý trong hợp đồng 

4


 

 Nhận

 Nhân viên nhận hàng có thể  Nên tách biệt chức năng nhận hàng với

hàng

nhận sai hàng, Chẳng hạn như chức năng đề nghị mua hàng. Nhân viên
hàng hóa sai về số lượng, chất nhận hàng chỉ nên nhận hàng khi đã nhận
lượng hay quy các h.

được đơn đặt hàng hợp lệ do phịng thu
mua

gửi đến. Thực hiện các biện pháp

thích hợp để đo lường hàng hóa nhằm

 Nhà cung cấp có thể phát hành

đảm bảo hàng hóa thực nhận đồng nhất

và gửi hoá đơn ghi sai số

với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một

lượng, giá trị hoặc phát hành

nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên

hoá đơn đú p

hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách
quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng
khơng thể đánh giá chính xác được. Một
liên của biên bản nhận hàng sau khi đã
hoàn thành và ký xong nên được gửi cho
 phịng kế tốn để làm chứng từ hạch tốn
và gửi cho phịng đề nghị mua hàng để
làm bằng chứng về quy trình mua hàng
đã hồn thành.

Khi cơng ty nhận được hố đơn của nhà
cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được
đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc
kiểm tra về tính liên tục của các số hố
đơn có thể giúp xác định việc tất cả các
hoá đơn nhận được đã được hạch tố n

HTK

được ghi nhận khơng Kiểm tra, đối chiếu hoá đơn với các

đúng với hàng hoá xuất kho chứng từ liên quan

5


 

thực tế xác định sai giá tr ị khi  Những

thông tin trên hoá đơn phải được

đối chiếu với những chứng từ kiên quan

mua hàng

như

phiếu giao hàng, đơn đặt hàng, hợp

đồng, bảng giá bán, … Nếu có sai lệch
vượt

mức cho phép, hố đơn phải tiến

hàng điều tra, xử l ý tr ước ghi sổ kế tốn

Tổ chức Ai cũng có thể là người ghi kế toán hàng tồn kho sẽ ghi nhận ghi nhận
hệ thống nhận nghiệp vụ kế toán 

nghiệp vụ mua hàng vào sổ kế toán chi

chứng từ

tiết hàng tồn kho 

thanh
toán

Cập nhật số liệu sai vào sổ cái

Đối chiếu chi tiết HTK , Nợ phải trả với
sổ cái
Cuối

tháng, k ế toán lập bảng đối chiếu

với số dư nợ HTK, nợ phải trả trên sổ chi
tiết

với số dư tr ên sổ cái. Mọi sai lệch

(nếu có) phải

được theo dõi, xử lý. Bảng

đối chiếu này được kiểm tra bở i giám đốc
tài chính

 2.3.2 Đối với doanh nghiệp sản xuất  
Phạm vi Rủi ro trọng yếu  

Thủ tục kiểm soát  

phát sinh 
Sản xuất thừa khiến hàng Rà soát lại hệ thống kế hoạch sản xuất  
tồn kho tăng, ảnh hưởng khả Xem xét lại và phê duyệt các quy trình sản
năng thu hồi vốn; hoặc sản xuất và đơn đặt hàng  
xuất thiếu ảnh hưởng đến

6


 

doanh thu và không đáp ứng Hạn chế sự tiếp cận với các quy trình sản
được nhu cầu của khách xuất và đơn đặt hàng.
Hoạt động hàng

Định dạng trước những mã sản phẩm cần

lập

sản xuất để tránh sai sót khi bắt tay sản

kế

hoạch sản

xuất 

xuất 
Xây dựng các kế hoạch sản Tìm hiểu rõ thị trường, xây dựng kế hoạch
xuất không phù hợp với tiêu dựa trên nguồn lực, nhu cầu của khách
chí đã đề ra hoặc khơng theo hàng và thị yếu.  
kịp sự thay đổi của thị
trường. 
Vật liệu được yêu cầu mua Xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp  
quá nhiều 

Có sự phê duyệt của cấp trên về yêu cầu
mua vật liệu 

Yêu

cầu

cung cấp  Nhân viên kho và bộ phận Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận kho và
vật liệu 

mua nguyên vật liệu thông người lập yêu cầu mua vật liệu  
đồng để lấy cắp, tuồn hàng Yêu cầu mua vật liệu cần có sự phê duyệt
ra ngồi

của người có thẩm quyền.  

Đơn vị tổ chức kho riêng để Phân chia trách nhiệm giữa người yêu cầu
tồn trữ NVL -> phiếu yêu và người phê duyệt. 
cầu vật liệu là chứng từ quan Yêu cầu bộ phận kho kiểm tra kỹ thông tin
trọng => Rủi ro sai sót thơng trên phiếu u cầu.  
tin (số lượng, chủng loại,

tên, …) 

7


 

Thông tin trên phiếu xuất Phân chia trách nhiệm giữa người lập
kho khác so với vật liệu  phiếu xuất kho và người nhận hàng 
được xuất thực tế 

 Người tiếp nhận vật liệu 

Xuất kho

Cần lập phiếu thông tin đơn hàng đã nhận

vật liệu 

(để đối chiếu thông tin với phiếu xuất kho) 
Giá trị nguyên vật liệu bị ghi Kiểm tra và rà soát giá trị vật liệu, yêu cầu
nhận sai => ảnh hưởng đến kế tốn viên thống nhất cách tính giá vật
giá vốn hàng bán 

liệu 
Đánh số thứ tự trên phiếu xuất kho trước
khi ghi nhận thông tin vật liệu 

Hàng tồn kho bị mất cắp, Bộ phận giám sát sản xuất sẽ lập thẻ theo
ghi nhận sai giá trị sau mỗi dõi chi phí sản xuất cho từng lơ hàng. Thẻ

lần nhập, xuất kho… 

theo dõi này phải được đánh số thứ tự liên
tục trước. 
Yêu cầu nội dung trên thẻ theo dõi phải gh i

Quản

lý

nhận cả số lượng, giá trị và các chi phí phát

hàng tồn

sinh trong q trình sản xuất. 

kho

Ít nhất hàng tháng công ty phải kiểm kê đối

tại

 phân

chiếu với sổ kho và sổ kế tốn. Nếu có bất

xưởng 

kỳ sai lệch nào phải tiến hành điều tra rõ
ràng.

Lập báo cáo cảnh báo các mặt hàng cần tồn  
kho an toàn để đặt hàng tránh tình trạng
lãng phí tài ngun. Cảnh báo hàng hết hạn
sử dụng để thanh lý kịp thời, tránh gây mất
mát khơng đáng có 

8


 

Hàng tồn kho tồn đọng Kiểm k ê HTK => Trong q trình kiểm k ê,
trong thời
d ẫn

gian dài có thể hàng hố bị hư hỏng hoặc lỗi thời phải

tới tình tr ạng hư hỏng được ghi nhận tr ên bảng kiểm k ê. Biên bản 

hoặc lỗi thời 

kiểm k ê phải

được kiểm tra và phê duyệt

 bởi quản lý kho.
Lập

bảng đối chiếu HTK thực tế v à HTK

theo sổ sách (HTK bị

hư hỏng hoặc lỗi

 phải được ghi chú để xử lý

Giá tr ị

thuần có thể thực Xem xét trích lập dự phòng giảm giá HTK

hiện

được của HTK thấp Hàng k ỳ, kế tốn HTK lập báo cáo tà chính
hơn giá gốc 
tình hình ln chuyển HTK, bộ phận tài
chính, bộ

phận bán hàng, bộ phận mua

hàng cùng xem xét

để xác định giá tr ị

thuần có thể thực hiện được của những mặt
hàng chậm

luân chuyển, từ đó đề ra mức

trích lập dư phịng phù hợp 

Thành phẩm kém chất Theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt
lượng, không đạt yêu cầu 

động sản xuất 
Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động phù

 Nhập kho

hợp 

thành

Đào tạo nhân sự có chất lượng và trình độ

 phẩm 

chun mơn tốt 

9


 

Trong quá trình nhập kho dễ Đánh số thứ tự phiếu nhập kho trước khi
xảy ra việc mất hàng, nhân ghi thông tin nhập hàng. 
viên thông đồng với nhau để

lấy hàng bán ra ngoài  

Chia tách phân chia nhiệm vụ giữa thủ kho
và bộ phận sản xuất.  

Dữ liệu chi phí khơng chính Tự động hóa dữ liệu nguồn 
xác

Kiểm sốt tồn bộ q trình xử lý dữ liệu 
Đơn vị phải thiết kế và tổ chức các chứng
từ, sổ sách nhằm tập hợp các chi phí phát
sinh theo từng lơ hàng hoặc từng chu trình
sản xuất. 

Hệ thống
kế

tốn Phân bổ chi phí sản xuất Đối với chi phí phát sinh liên quan đến

chi phí

chung khơng hợp lý 

tồn bộ q trình sản xuất => Đơn vị phải
tiến hành tập hợp và định kỳ phân bổ
chúng

Áp dụng phương pháp xác định chi phí sản
xuất dựa trên hoạt động 
Sai sót trong q trình ghi

Thực hiện các thủ tục kiểm tra như đối

nhận chi phí, ...

chiếu số liệu từ hệ thống với các sổ cái
tương đương, đối chiếu giữa chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp và sổ chi tiết
ngun vật liệu, tính tốn lại chi phí sản
xuất chung phân bổ cho các lơ hàng hay
quy trình… 
 Ngồi ra đơn vị có thể áp dụng hệ thố ng
chi phí tiêu chuẩn để kế tốn chi phí  

10


 

Báo cáo sai lệch  

Cải tiến công cụ đánh giá kết quả thực hiện  

2.4 Nhận xét quy trình:
 2.4.1. Ví d ụ 1
Tại cơng ty Scavi Huế có chu trình mua NVL nhập kho như sau:  

Hình 1. Sơ đồ nhập kho NVL từ Biên Hồ đã giám định  
(1) Phịng thương mại thông tin nhập hàng đến bộ phận kho về số khối và loại hàng hóa  
(2) Thủ kho nắm số lượng và lập kế hoạch nhập hàng cho bộ phận nhập kho hàng hóa
từ Biên Hịa sẽ chuyển về kho vực nhập kho. Bộ phận nhập kho sẽ nhận biên   bản giao
nhận hàng hóa, phiếu chuyển kho và Parking list rồi nhập hàng theo số lượng và trọng

lượng của kiện ghi trên Parking list. Quá trình nhập hàng dưới sự giám sát số lượng của
nhân viên bảo vệ. Nếu thiếu số kiện, sai trọng lượng hoặc có hiện tượng bất thường thì
 phải làm biên bản xác nhận có chữ ký các bên liên quan (đơn vị vận chuyển, bảo vệ và
kho) sau đó thơng tin đến bộ phận xuất nhập khẩu nhóm IT 2 bằng file scan để giải
quyết trở ngại. 
(3) Sau khi nhập hàng xuống thì trưởng nhóm nhập kho sẽ mang chứng từ đã ký
xác nhận vào kế toán kho.  
(4) Kế toán kho sẽ nhập số liệu vào hệ thống ISCALA đồng thời lập phiếu nhập
kho và lưu trữ chứng từ 

11


 

Nhận xét quy trình:  
  Ưu điểm: 

o

Quy trình có các cơng đoạn với u cầu đảm bảo giao nhận chính xác. Có nhiều nhân
viên với sự phân cơng cụ thể. Có các khu vực để hàng cho các giai đoạn.  
   Hạn chế :

o

-

Chưa thực hiện đầy đủ các yêu cầu nhập kho như cân đếm và bóc tách kiểm tra thơ

hàng hóa
- Chưa có kế hoạch về nhập vị trí N VL khu vực chờ, công tác giám định vượt quá thời

gian quy định 
- Chưa có biện pháp kiểm sốt hàng tốt ở khu vực hàng chờ, thông tin của đơn vị nhập

hàng và các đơn vị nhận trách nhiệm theo dõi hàng vẫn chưa chính xác và kịp thời.  
   Một số giải pháp: 

o

- Cần

có sự phối hợp giữa kho và bộ phận giám định để đảm bảo quy trình nhanh và

kịp thời. 
- Hệ

thống kho bãi tuy rộng lớn nhưng chưa đảm bảo với lượng  NVL nhập kho. Cần

xem xét lại chính sách nhập kho phù hợp. Khơng để tình trạng N VL nhập kho khơng
có vị trí phải để trên các đường luồn. 
- Bộ phận kho cần rà sốt lại lượng tồn ngồi sản xuất để thông tin đến bộ phận thương

mại để có kế hoạch sản xuất hoặc thanh lý thích hợp.  
 2.4.2. Ví dụ 2 
Quy trình kiểm sốt nội bộ q trình xuất kho tại Tổng Cơng ty Cổ Phần Dệt May Hịa
Thọ đượ c thể hiện như trong Hình 2 và Hình 3. 

12

 

13