Tổ chức lao động của lao động quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước ppt

1
Chương VI
Tổ chức lao động của lao
động quản lý trong cơ quan
hành chính nhà nước

2
Chương VI. Tổ chức lao động của lao
động quản lý trong cơ quan HCNN
I. Khái niệm, nội dung và đặc điểm của lao động
quản lý trong các cơ quan hành chính ảnh
hưởng đến tổ chức lao động
II. Những nội dung chủ yếu của tổ chức lao động
quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước
III. Phân tích hiện trạng của tổ chức lao động quản
lý trong cơ quan hành chính nhà nước
IV. Ảnh hưởng của lao động quản lý tới công tác tổ
chức lao động trong cơ quan hành chính

I. Khái niệm, nội dung và đặc điểm của lao
động quản lý trong các cơ quan hành chính
ảnh hưởng đến tổ chức lao động
1. Khái niệm
2. Phân loại lao động quản lý
3. Nội dung của lao động quản lý và những
đặc điểm của nó có ảnh hưởng đến công
tác tổ chức lao động
4. Phân loại thời gian làm việc của lao động
quản lý
3

Khái niệm
• Lao động quản lý được hiểu là tất cả những
người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý
và tham gia vào việc thực hiện các chức năng
quản lý.
• Lao động quản lý (quản trị gia) là lao động thực
hiên các hoạt động điều khiển, chỉ huy với việc
sử dụng các tài nguyên có hiệu quả và hiệu lực
để theo đuổi một hay nhiều mục tiêu (đã đề ra).
4

• Lao động quản lý là những người có
quyền và có trách nhiệm điều khiển công
việc của người khác, họ được bố trí vào
các vị trí công việc có tầm quan trọng khác
nhau trong các tổ chức
5

• Nhờ có hoạt động lao động của lao động quản lý
mà các chức năng quản lý được thực hiện, làm
cho quản lý thành một quá trình.
• Các lao động quản lý thông qua các hoạt động
của mình (nói, lắng nghe, đọc, viết, gặp gỡ,
quan sát, suy nghĩ và tham gia hành động) để
thực hiện các chức năng của quản lý (lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát).
6

Phân loại lao động quản lý

• Phân loại theo cấp quản lý trong nội bộ
một cơ quan HCNN:
– Quản lý cấp cao: Bộ trưởng, thứ trưởng ở
TW; Chủ tịch, phó chủ tịch ở địa phương.
– Quản lý cấp trung: Vụ trưởng, phó vụ trưởng;
giám đốc, phó giám đốc các sở ngành.
– Quản lý cấp thấp: trưởng phó các phòng
chuyên môn.
7

Phân loại lao động quản lý
• Phân loại lao động quản lý theo hệ thống
cơ cấu của nền hành chính
– Lao động quản lý ở các cơ quan hành chính
TW
– Lao động quản lý của chính quyền địa
phương các cấp
• Phân loại theo chức năng và đặc trưng
của vị trí quản lý, lãnh đạo
– Nhà quản lý cấp cao
– Nhà quản lý điều hành
8

Nội dung lao động của lao động quản
lý trong các cơ quan HCNN
• Nội dung cụ thể của lao động quản lý
được hình thành bởi vai trò và chức năng,
nhiệm vụ, thẩm quyền của các cơ quan
HCNN trong hệ thống thứ bậc hành chính.
Tổng quát chung thì bao gồm các nội

dung sau:
– Chỉ đạo: cung cấp các chỉ dẫn và giám thị
việc hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên ở
mức độ cao nhất.
9

– Gợi ý: hướng dẫn, giải thích các quyết định, vạch
ra hướng tác nghiệp và giám sát nhân viên thực
hiện.
– Hỗ trợ - động viên: tạo điều kiện thuận lợi về mọi
mặt cho các cố gắng của nhân viên nhằm hoàn
thành nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm với họ
trong việc lựa chọn quyết định.
– Đôn đốc: thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc
– Làm gương trong mọi sự thay đổi
– ủy quyền: trao trách nhiệm, quyền quyết định và
giải quyết các vấn đề cho nhân viên.
10

Đặc điểm của lao động quản lý thể hiện
trên các nội dung sau:
• Tầm nhìn: bất cứ một nhà lãnh đạo, quản lý nào
cũng phải có cảm giác tốt về mục tiêu và có khả
năng đưa ra mục tiêu đó.
• Chủ trương: chủ trương là cái liên kết mọi người
với nhà lãnh đạo, quản lý; là cái mà trong một
nhà lãnh đạo, quản lý hiệu quả thì luôn đi cùng
với tầm nhìn.
• Sự tin cậy: mọi người sẽ không đi theo nhà lãnh
đạo, quản lý trừ khi anh ta cho họ thấy sự nhất

quán và kiên định.
11

• Sự bình dị: những nhà lãnh đạo, quản lý thành
công nhất là những người xem bản thân như là
người hỗ trợ cho nhân viên của mình chứ không
phải là buộc nhân viên làm việc cho mình.
• Bình tĩnh: lãnh đạo, quản lý tốt không làm rối
tung vấn đề khi có những rắc rối xảy ra.
• Rõ ràng: những nhà lãnh đạo, quản lý thực sự
biết cách làm sáng tỏ vấn đề. Họ không làm cho
vấn đề trở lên phức tạp.
• Tự chủ: những nhà lãnh đạo, quản lý thành
công nhất biết họ là ai và sẽ không cố gắng
“uốn” mình để trở thành những người không
phải là họ.
12

II. Những nội dung chủ yếu của tổ chức
lao động quản lý trong cơ quan HCNN
1. Phân công và hợp tác lao động
2. Tổ chức nơi làm việc
3. Điều kiện làm việc của lao động quản lý
13

Phân công và hợp tác lao động
• Lao động của người lãnh đạo, quản lý là lao
động trí óc. Sản phẩm của loại lao động này là
các quyết định hành chính. Để phân công và
hợp tác lao động cho loại lao động này cần căn

cứ dựa trên các biện pháp:
– Kế hoạch hóa và phân phối thời gian làm việc hợp lý.
– Lập biểu đồ theo dõi công việc
– Tổ chức khoa học hệ thống văn bản và thông tin phục
vụ cho công tác lãnh đạo quản lý
– Tổ chức hợp lý việc giao tiếp của lãnh đạo, quản lý
14

• Việc phân công và hợp tác lao động của lao
động quản lý, lãnh đạo dựa trên 3 năng lực kỹ
năng cá nhân cơ bản:
– Đủ năng lực kỹ thuật để hoàn thành phần cơ học của
công việc riêng biệt mà cá nhân nhà quản lý chịu
trách nhiệm;
– Đủ kỹ năng quản lý con người trong công tác với
người khác để làm một thành viên tích cực của nhóm
và có khả năng phát triển những cố gắng hợp tác
trong đội hình mà anh ta lãnh đạo.
– Đủ kỹ năng nhận thức để nhận biết những mối liên
quan lẫn nhau giữa những yếu tố khác nhau tham gia
vào tình huống của của nhà quản lý, kỹ năng sẽ đưa
anh ta tới những hành động chắc chắn, đem lại tối đa
hiệu quả cho toàn bộ tổ chức.
15

Tổ chức nơi làm việc
• Mục tiêu của các biện pháp tổ chức hợp lý
nơi làm việc là tạo ra các điều kiện phù
hợp với công tác lãnh đạo hàng ngày và
tính chất các mối quan hệ giao tiếp, tạo

điều kiện để các cán bộ lãnh đạo không
mất thời gian vào những công việc không
cần thiết nhằm tập trung vào nhiệm vụ
chính của mình, tạo điều kiện kiểm tra và
bao quát các nhân viên dưới quyền.
16

• Tổ chức nơi làm việc của lao động mang
tính quản lý phải dựa trên cơ sở các
nguyên tắc sau đây:
– Trang bị đầy đủ tại nơi làm việc các phương
tiện vật chât - kỹ thuật cần thiết cho công việc,
đặc biệt là các phương tiện để chứa đựng và
phân loại tài liệu như các loại cặp đựng tài
liệu, các tủ, giá đựng…
– Các tủ, giá, bàn… đặc biệt là các bàn viết và
bàn máy tính, bàn họp nhỏ phải có cơ cấu
chức năng phù hợp tính chất của lao động
quản lý, lãnh đạo.
17

– Nơi làm việc cần được bố trí ở vị trí tối ưu trong
phòng làm việc và nhà làm việc, phù hợp với các
quan hệ trao đổi thông tin (các quan hệ giao tiếp)
và phù hợp với cơ cấu quản lý cơ quan, tổ chức.
– Các nơi làm việc cần phải được bố trí sao cho
các lao động quản lý, lãnh đạo dễ bao quát và
tiếp cận nhất.
– Việc tổ chức các yếu tố điều kiện lao động trực
tiếp tại nơi làm việc như chiếu sáng, tiếng ồn và

màu sắc, khí hậu cũng như việc đáp ứng các nhu
cầu phục vụ như phục vụ năng lượng, sửa chữa,
vệ sinh sinh hoạt và phục vụ thông tin được hợp
lý, trang trọng nhất.
18

• Trang bị nơi làm việc cho lao động quản
lý, lãnh đạo gồm:
– Máy tính nối mạng thông tin nội bộ, internet
– Các thông tin bằng văn bản
– Máy móc thiết bị chuyên ngành
– Điện thoại, máy fax, máy photocopy
– Giá, tủ đựng các tài liệu chuyên môn, nghiệp
vụ
– Bàn ghế để làm việc.
–
19

3. Điều kiện làm việc của lao
động quản lý
• Ánh sáng, màu sắc, tiếng ồn
• Thông tin và phục vụ cho công việc
20

III. Phân tích hiện trạng của tổ chức lao
động quản lý trong cơ quan HCNN
1. Phân tích nội dung và cấu trúc hao phí
thời gian làm việc của lao động quản lý;
2. Xác định hiện trạng các dòng thông tin và
nội dung thông tin quản lý;

21

Phân tích nội dung và cấu trúc hao phí thời
gian làm việc của lao động quản lý
– Xuất phát từ các quy định về chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn của toàn bộ cơ quan và
của từng vị trí lãnh đạo, quản lý để xác định
nội dung công việc mà các vị trí này phải đảm
nhiệm nhằm định vị được các công việc mà
mỗi người trong số họ phải làm. Thông
thường, các hoạt động lao động được xác
định như sau:
22

– Căn cứ vào tính chất:
• Các công việc lãnh đạo (ra quyết định, định
hướng, hướng dẫn, kiểm tra công việc)
• Các công việc chuyên môn
• Các công việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ
• Các hoạt động xã hội
• Các công việc quản lý đơn thuần
– Căn cứ vào loại hoạt động:
• Các công việc thu thập, xử lý thông tin.
• Các công việc soạn thảo
• Các hoạt động giao tiếp
• Các hoạt động kiểm tra
23

– Các cộng việc thuộc nhiệm vụ lao động (ghi
trong văn bản quy định chức năng nhiệm vụ,

quyền hạn)
– Các công việc không thuộc nhiệm vụ (ngoài
chức năng).
• Việc phân tích các nội dung công việc này nhằm
định lượng được mức độ tập trung thời gian lao
động hoặc tương quan về tỷ lệ hàm lượng công
việc giữa các loại công việc cụ thể với nhau tại
mỗi vị trí công việc.
• Xác định hệ số bận việc tại các vị trí lãnh đạo,
quản lý.
24

• Việc phân tích nội dung lao động làm căn
cứ để xác định mức độ hao phí thời gian
làm việc tương ứng với các vị trí lao động
quản lý.
• Tính cân đối với thành phần các dạng
hoạt động lao động khác nhau và tính hợp
lý của nội dung công việc lao động mang
tính quản lý.
• Tính hợp lý của phương pháp làm việc.
• Những thiếu sót về tổ chức lao động.
25