Giáo trình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại pdf

Giáo trình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại


Bạn muốn mình cải thiện và nâng cao kỹ năng giao tiếp? Bạn không có điều
kiện tham gia những khóa học kỹ năng giao tiếp? Bạn muốn tìm cho mình
một giáo trình kỹ năng giao tiếp để tự học và thực hành. Bài viết này sẽ cung
cấp cho bạn những kiến thức cơ bản đê rèn luyện và nâng cao kỹ năng giao
tiếp qua điện thoại:

Đặc điểm của giao tiếp qua điện thoại
Điện thoại là một phương tiện giao tiếp không thể thiếu, nhanh chóng và tiện lợi
không gì thay thế được. Giọng nói có vai trò đặc biệt quan trọng trong giao tiếp
qua điện thoại.Nhưng đừng lầm tưởng chỉ giọng nói mới được chuyển qua điện
thoại! Nụ cười cũng được chuyển qua diện thoại. Vì vậy bạn hãy nhớ luôn mỉm
cười khi nói chuyện điện thoại với bát cứ ai. Bằng cách nào đó, chắc chắn người
nghe bên đầu dây bên kai cũng sẽ cảm nhận được nụ cười của bạn!
Kỹ năng tiếp nhận cuộc gọi đến
- Nhấc máy sau hồi chuông thứ ba. Như vậy chúng ta sẽ có đủ thời gian để chỉnh
trang lại tư thế, tinh thần để sẵn sàng nói chuyện điện thoại. Trong thời gian
chuông reo đến lần thứ ba: ngồi lại ngay ngắn, thẳng thắn, tập trung tư tưởng, dừng
các công việc đang làm, dù đó là việc công hay việc tư. Trong khi nói điện thoại
không nên hút thuốc, nhai kẹo uống nước, không nói chuyện với người bên cạnh.
Nên dùng một số từ ngữ thể hiện là mình đang lắng nghe họ nói. Không nên im
lặng hoàn toàn.
- Mỉm cười khi nói. Nên nhớ rằng nụ cười cũng được chuyển qua điện thoại tới
người nghe đấy! Câu đầu tiên khi nhận cuộc điện thoại gọi đến là chào hỏi và tự
xưng danh cá nhân, cơ quan (để người gọi đến) không mất thời gian khẳng định là

đúng nơi cần gọi.
- Nên nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng. Nói một cách tích cực thể hiện sự sẵn sàng
giúp đỡ người gọi. Khi người gọi muốn nhắn lại cho ai đó thì cần ghi chép đầy đủ
thông tin: nội dung nhắn, người nhắn, thời gian nhắn.
- Khi muốn người gọi chờ đợi thì cần có lời dễ nghị với người gọi. Nếu cảm thấy
phải đợi lâu thì xin số máy của người gọi để gọi lại khi có thể trả lời họ.
Kỹ năng gọi điện thoại đi
- Để cuộc nói chuyện có hiệu quả, ta nên chọn thời điểm gọi cho thích hợp. Đó là
thời điểm mà người nghe không bận bịu, tâm trạng dễ chịu. Muốn vậy ta phải nắm
được lịch trình hoạt động thường ngày của người nghe. Cần chuẩn bị trước thông
tin, nội dung cần trao đổi với người gọi.
- Không nên gọi vào những thời điểm sau:
 Giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.
 Trước giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về.
 Giờ có phim hay, có đá bóng hay.
 Sau ngày có công việc căng thẳng của người nghe.
- Câu đầu tiên là chào hỏi, tự xưng danh và xin lỗi nếu không hẹn trước.
- Nên đi ngay vào vấn đề cần nói. Nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng.
- Khi kết thúc câu chuyện nên để cho khách hàng gác máy trước.
Trên đây là hai kỹ năng đơn giản của bộ giáo trình kỹ năng giao tiếp qua điện
thoại. Bạn hãy ghi nhớ và áp dụng ngay nhé! Theo dõi DeltaViet để đón đọc những
bài viết tiếp theo trong bộ giáo trình kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống. chúc bạn
giao tiếp hiệu quả và thành công!