Ubnd Tỉnh Sơn La

UBND TỈNH SƠN LA
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 1540/SGDĐT-GDTrH
V/v hướng dẫn sử dụng sổ điện tử
trong trường trung học

Kính gửi:

Sơn La, ngày 09 tháng 10 năm 2017

- Phòng giáo dục và đào tạo huyện, thành phố;
- Các đơn vị trực thuộc.

Căn cứ Thông tư số 12/2011/TT-BGDĐT ngày 28/3/2011 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung
học phổ thơng và trường phổ thơng có nhiều cấp học;
Căn cứ Thông tư số 58/2011/TT-BGDĐT ngày 12/12/2011 của Bộ Giáo
dục và Đào tạo ban hành Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh trung học cơ sở và
học sinh trung học phổ thông;
Căn cứ Công văn số 6756/BGDĐT-VP ngày 11/10/2012 của Bộ Giáo dục
và Đào tạo về việc sử dụng sổ gọi tên, ghi điểm trong nhà trường;
Căn cứ Chỉ thị năm học; các Công văn về hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ
giáo dục trung học, hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công nghệ thông tin hàng
năm, Sở Giáo dục và Đào tạo Sơn La hướng dẫn việc sử dụng sổ điện tử trong
các trường trung học từ năm học 2017-2018, cụ thể như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo, điều
hành các hoạt động trong trường trung học; đảm bảo kết nối thơng tin thơng
suốt, chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý giáo dục.

2. Tăng cường điện tử hóa hoạt động quản lý từ tỉnh đến cơ sở đảm bảo an
toàn, an ninh thông tin, nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc, giảm thời gian,
kinh phí cũng như nâng cao tính cơng khai, minh bạch trong hoạt động quản lý
giáo dục.
3. Tăng cường sử dụng phần mềm quản lý trong trường học (quản lý học
sinh, giáo viên, cơ sở vật chất...) theo hình thức trực tuyến. Phần mềm phải có
chức năng quản lý và in ra được sổ điện tử đảm bảo đúng nội dung, đúng mẫu
theo quy định. Chính thức đưa vào sử dụng sổ điện tử thay cho sổ giấy thơng
thường ở những nơi đã có phần mềm quản lý.
4. Đến năm 2020, tất cả các trường trung học trên địa bàn tỉnh sử dụng
phần mềm quản lý trường học; sử dụng hồ sơ quản lý chuyên môn in ra từ phần
mềm theo mẫu do Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn.
5. Các cấp quản lý giáo dục từng bước sử dụng phần mềm quản lý trường
học trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá, thống kê, tổng hợp báo cáo.
II. ĐỊNH HƯỚNG CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN
1. Đối với các đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo


- Năm học 2017-2018: 100% trường học sử dụng phần mềm quản lý
trường học trong quản lý thông tin, quản lý chuyên môn, quản lý kết quả học tập
của học sinh. Cho phép các đơn vị đã đăng ký với Sở Giáo dục và Đào tạo sử
dụng hồ sơ quản lý chuyên môn in ra từ phần mềm theo mẫu do Bộ Giáo dục và
Đào tạo hướng dẫn.
Các nhà trường rà soát lại đường truyền mạng phục vụ cho phần mềm
quản lý trường học. Đề xuất nhà mạng hỗ trợ triển khai miễn phí; hỗ trợ tổ chức
tập huấn nghiệp vụ quản lý và sử dụng phần mềm.
- Từ năm học 2018-2019: 100% trường học sử dụng hồ sơ quản lý chuyên
môn in ra từ phần mềm theo mẫu do Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn.
2. Đối với các Phòng giáo dục và đào tạo
- Chỉ đạo các trường trung học cơ sở thuộc địa bàn quản lý có đủ điều

kiện về cơ sở vật chất sử dụng phần mềm quản lý trường học trong quản lý
thông tin, quản lý chuyên môn, quản lý kết quả học tập của học sinh.
- Rà soát lại các trường chưa đảm bảo đường truyền mạng phục vụ cho
phần mềm. Thực hiện đề xuất nhà mạng hỗ trợ triển khai miễn phí; hỗ trợ tổ
chức tập huấn nghiệp vụ quản lý và sử dụng phần mềm cho các đơn vị trực
thuộc.
- Xây dựng kế hoạch, lộ trình sử dụng phần mềm quản lý trường học cho
các trường trung học cơ sở thuộc địa bàn quản lý, đảm bảo đến năm học 20202021, có 100% trường trung học cơ sở trên địa bàn sử dụng hồ sơ quản lý
chuyên môn in ra từ phần mềm theo mẫu do Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn.
III. MỘT SỐ QUY ĐỊNH TRONG SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
1. Thành lập ban quản trị phần mềm quản lý trường học
- Hiệu trưởng nhà trường ra quyết định thành lập ban quản trị phần mềm
gồm tối thiểu 03 thành phần bắt buộc: Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng phụ trách
công nghệ thông tin, 01 giáo viên được giao phụ trách công nghệ thông tin. Các
thành phần khác do hiệu trưởng nhà trường tự quyết định tùy thuộc đặc thù của
đơn vị.
- Khi có thay đổi về nhân sự, Hiệu trưởng nhà trường có trách nhiệm ban
hành quyết định kiện toàn ban quản trị phần mềm.
- Ban quản trị có trách nhiệm quản lý phần mềm; triển khai các nhiệm vụ
có liên quan đến phần mềm tới các bộ phận, cá nhân có liên quan.
2. Trách nhiệm của các cá nhân tham gia hệ thống phần mềm
a) Trách nhiệm của Hiệu trưởng
- Ban hành quyết định thành lập ban quản trị phần mềm của đơn vị.
- Quản lý tất cả các tài khoản sử dụng phần mềm tại đơn vị, kiểm tra, đôn
đốc việc thực hiện các quy định về bảo mật thông tin, tài khoản.
- Quyết định thời điểm mở, khóa Sổ điểm điện tử, Học bạ điện tử và quy
định các thủ tục, thời gian cập nhật điểm, chỉnh sửa sau khi khóa sổ.
- Kiểm tra việc thực hiện quy định về cập nhật điểm số và các thông tin
khác của giáo viên, học sinh vào cơ sở dữ liệu của nhà trường.
- Xét duyệt chất lượng hai mặt giáo dục học sinh, danh hiệu thi đua, danh

2


sách học sinh phải kiểm tra lại các môn học, rèn luyện hạnh kiểm trong hè. Phê
duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh sau khi đã có đủ các thông tin.
- Quyết định, xác nhận thời điểm, nội dung sửa chữa các thơng tin có liên
quan đến điểm số và xếp loại 2 mặt giáo dục của học sinh. Không cho phép bất
cứ cá nhân nào sửa điểm sau ngày 31/5 hàng năm.
- Có quyết định khen thưởng, kỷ luật đúng thẩm quyền đối với các bộ
phận, cá nhân.
b) Trách nhiệm của các thành viên tham gia hệ thống
Tất cả cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường tham gia phần mềm
cần phải có trách nhiệm bảo mật tài khoản sử dụng, không nhờ người khác làm
thay cơng việc của mình, thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Hiệu
trưởng nhà trường.
c) Trách nhiệm của giáo viên chủ nhiệm
- Cập nhật danh sách và sơ yếu lý lịch học sinh đầu năm học.
- Cập nhật kiểm diện học sinh định kì hàng tháng.
- Cập nhật xếp loại hạnh kiểm, nhận xét học sinh của lớp vào cuối mỗi
học kỳ, cả năm.
- Kiểm tra điểm trung bình các mơn, xếp loại học lực, danh hiệu cuối mỗi
học kỳ và cả năm học.
- Kiểm tra sổ gọi tên và ghi điểm của lớp; giúp Hiệu trưởng theo dõi việc
kiểm tra cho điểm theo quy định.
- Kiểm tra lại kết quả đánh giá, xếp loại hạnh kiểm và học lực từng học
kỳ, cả năm của học sinh trên phần mềm. Lập danh sách học sinh lên lớp, không
được lên lớp, học sinh được công nhận là học sinh giỏi, học sinh tiên tiến; học
sinh phải thi lại các môn học, học sinh phải rèn luyện về hạnh kiểm trong kỳ
nghỉ hè,….
- Theo dõi, kiểm tra và ký xác nhận các nội dung trong Sổ điểm, và Học

bạ (bản cứng) được in ra từ phần mềm.
d) Trách nhiệm của giáo viên bộ môn
- Thực hiện đầy đủ số lần kiểm tra, cho điểm theo quy chế của Bộ Giáo
dục và Đào tạo. Trực tiếp nhập điểm và nhận xét học sinh của lớp mình dạy vào
phần mềm. Đảm bảo chính xác, ngay sau khi cho điểm vào sổ cá nhân.
- Kiểm tra điểm trung bình mơn học theo học kỳ, cả năm của học sinh ở
lớp mình phụ trách.
- Thực hiện nhận xét tuần về nề nếp học tập bộ mơn do mình trực tiếp
giảng dạy (nếu có).
- Kịp thời báo cáo với Ban quản trị về các vấn đề gây ra sự cố lỗi cập nhật
hoặc các vấn đề khó khăn khác liên quan đến cơng việc nhập điểm.
- Kiểm tra tính chính xác, ký xác nhận các nội dung trong Sổ điểm, và
Học bạ (bản cứng) được in ra từ phần mềm vào cuối kỳ và cuối năm học.
e) Trách nhiệm người quản trị hệ thống
3


- Phân quyền cho các cá nhân, tổ, nhóm, bộ phận sử dụng Sổ điểm, Học
bạ, Sổ đăng bộ điện tử. Tham mưu cho Hiệu trưởng để đảm bảo các điều kiện
vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của phần mềm.
- Quản lý và bảo mật dữ liệu, thực hiện khóa/mở các sổ điện tử theo yêu
cầu của Hiệu trưởng.
- Đề nghị bộ phận phụ trách kỹ thuật của đơn vị quản lý phần mềm cập
nhật kịp thời quy chế đánh giá, xếp loại kết quả học tập của học sinh khi có
quyết định thay đổi, điều chỉnh.
- Cập nhật dữ liệu ban đầu vào đầu mỗi năm học hoặc có sự thay đổi theo
sự phân cơng của Hiệu trưởng nhà trường.
- Phân quyền cho Phó hiệu trưởng phụ trách chun mơn; các tổ trưởng,
tổ phó chun môn thực hiện khai báo phân công giảng dạy của giáo viên từng
học kỳ.

- Phân quyền và hướng dẫn Tổ văn phòng thực hiện in sổ điểm, học bạ, sổ
đăng bộ từ phần mềm quản lý.
- Hướng dẫn, hỗ trợ cán bộ, giáo viên trong việc sử dụng phần mềm.
2. Các quy định khác
a) Quy định về việc cập nhật điểm trong sổ điểm điện tử và học bạ điện tử.
- Giáo viên bộ môn trực tiếp nhập điểm vào Sổ điểm điện tử và Học bạ
điện tử theo định kỳ.
- Điểm số được cập nhật vào Sổ điểm điện tử và Học bạ điện tử phải
thống nhất với điểm số trong sổ cá nhân của giáo viên.
- Ban giám hiệu định kỳ kiểm tra tiến độ, tỉ lệ đánh giá điểm kiểm tra vào
cuối mỗi tháng của năm học, có biên bản kiểm tra lưu trữ trong hồ sơ quản lý
của nhà trường. Kết quả kiểm tra lấy làm căn cứ xếp loại việc thực hiện nhiệm
vụ của giáo viên mỗi tháng/học kỳ.
- Giáo viên có nguyện vọng điều chỉnh các sai sót trong q trình nhập
thơng tin, điểm số trên phần mềm phải phải có đơn đề nghị; Hiệu trưởng phải
phê duyệt vào đơn; đơn được lưu trong hồ sơ của Ban quản trị; việc sửa chữa sẽ
được lưu vết trên hệ thống. Khi sửa dữ liệu phải có sự chứng kiến của đại diện
Ban giám hiệu, Ban quản trị và người đề nghị chỉnh sửa số liệu và được ghi
nhận đầy đủ các điều chỉnh trong hồ sơ lưu trữ.
b) Quy định về in ấn, lưu trữ, gửi báo cáo
- Tổ văn phịng của nhà trường có trách nhiệm in ấn, lưu giữ sổ điểm, học
bạ, sổ đăng bộ (bản cứng) được in ra từ phần mềm.
- Sau khi kết thúc học kỳ và năm học, xét đề nghị của Ban quản trị, Hiệu
trưởng nhà trường quyết định việc khóa Sổ điểm và Học bạ điện tử. Tổ văn
phịng nhà trường có trách nhiệm in ấn sổ điểm điện tử trên khổ giấy A4 hoặc
A3, học bạ điện tử trên khổ giấy A4, lấy chữ ký xác nhận của giáo viên bộ mơn,
giáo viên chủ nhiệm, trình hiệu trưởng ký duyệt, đóng dấu giáp lai (có thể in một
mặt hoặc 2 mặt). Các bản in ra từ phần mềm ký xác nhận đóng dấu được coi là
bản chính thức lưu trữ hồ sơ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
4

- Ảnh của học sinh ở trang đầu của học bạ: quét và đưa vào phần mềm;
dán ảnh và đóng dấu giáp lai sau khi in đóng quyển.
- Thống nhất chung trong toàn tỉnh đề xuất với nhà mạng điều chỉnh một
số phần, mục trong bản in so với mẫu của Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phù hợp
với thực tiễn. Cụ thể:
+ Đối với Sổ gọi tên và ghi điểm: bổ sung phần ký xác nhận của giáo viên
bộ mơn ở các trang ghi điểm theo mơn mình phụ trách; bỏ trang nhận xét của
Hiệu trưởng về sử dụng Sổ gọi tên và ghi điểm; thay cho việc nhận xét hàng
tháng vào trang cuối Sổ gọi tên và ghi điểm truyền thống, Hiệu trưởng tổ chức
kiểm tra việc nhập thông tin, dữ liệu hàng tháng của giáo viên chủ nhiệm và
giáo viên bộ môn, lập biên bản kiểm tra và lưu trữ trong hồ sơ quản lý của nhà
trường.
+ Đối với Học bạ: bỏ phần “Quá trình học tập” ở trang đầu. Bổ sung đầy
đủ thông tin học sinh (Họ và tên, Trường, Huyện, Tỉnh, Lớp, Năm học) vào phần
đầu của các trang tiếp theo.
- Thời gian in các loại sổ từ phần mềm:
+ Đối với Sổ gọi tên và ghi điểm: Cuối kỳ I in những nội dung phải hoàn
thiện trong học kỳ; Hiệu trưởng, giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn ký xác
nhận theo đúng chức năng nhiệm vụ; tổ văn phịng đóng dấu xác nhận, lưu trữ
theo quy định. Cuối năm in các nội dung còn lại; Hiệu trưởng, giáo viên chủ
nhiệm, giáo viên bộ môn ký xác nhận theo đúng chức năng nhiệm vụ; tổ văn
phịng đóng quyển có đầy đủ các trang theo mẫu của Bộ Giáo dục và Đào tạo
đóng dấu giáp lai giữa các trang và đóng dấu xác nhận, lưu trữ theo quy định.
+ Đối với Học bạ: Cuối năm học in những nội dung phải hoàn thiện trong
năm học theo quy định; Hiệu trưởng, giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ mơn
hồn thành việc nhận xét, ký xác nhận theo đúng chức năng nhiệm vụ; tổ văn
phịng đóng dấu, lưu trữ theo quy định. Năm học cuối cấp, đóng thành quyển
bao gồm tồn bộ học bạ các lớp thuộc cấp học theo trình tự thời gian, đóng dấu

giáp lai, dấu xác nhận theo quy định. 01 quyển trả cho học sinh, 01 quyển lưu
trữ tại nhà trường (nội dung này bỏ).
+ Đối với Sổ đăng bộ: Đầu năm học khi cập nhật đủ thông tin học sinh,
in, ký, đóng dấu xác nhận, lưu trữ trong khóa học. Năm cuối khóa sau khi đã có
đầy đủ thơng tin tồn khóa của học sinh, in, đóng quyển, đóng dấu giáp lai, dấu
xác nhận, lưu trữ theo quy định.
- Người dùng hệ thống được sử dụng chức năng gửi dữ liệu báo cáo của
phần mềm lên cấp trên để tổng hợp.
c) Lưu trữ dữ liệu, gửi dữ liệu kết quả học tập học sinh trực tuyến
- Kết thúc năm học, nhà trường lưu giữ các loại hồ sơ, sổ sách như: Sổ gọi
tên và ghi điểm, Học bạ, Sổ đăng bộ điện tử in từ phần mềm; Sổ điểm cá nhân;
các mẫu tổng hợp sửa chữa dữ liệu.
- Kết thúc mỗi học kỳ, cuối năm học nhà trường gửi trực tuyến dữ liệu về
kết quả học tập của học sinh lên phần mềm thống kê giáo dục của Bộ Giáo dục
và Đào tạo. Phòng giáo dục và đào tạo tập hợp, lưu trữ dữ liệu và gửi báo cáo
5


trực tuyến thông tin của các đơn vị trực thuộc lên Sở Giáo dục và Đào tạo thông
qua chức năng phần mềm quản lý thông tin giáo dục.
- Các dữ liệu lưu trữ được bảo quản theo đúng quy định lưu trữ hồ sơ.
d) Cấp lại học bạ đối với các trường hợp bị mất học bạ
- Những đơn vị quản lý hồ sơ học sinh trên phần mềm được phép cấp bản
sao học bạ cho người học bị mất học bạ.
- Người bị mất học bạ phải có đơn đề nghị cấp bản sao học bạ. Các bộ
phận, cá nhân có thẩm quyền tổ chức in học bạ từ phần mềm, đóng dấu, ký xác
nhận theo quy định, đóng dấu “Bản sao” trên trang bìa của học bạ. Đối với
trường hợp giáo viên bộ mơn khơng cịn cơng tác tại nhà trường, không thể ký
xác nhận vào kết quả môn học trong học bạ, tổ trưởng chuyên môn được quyền
ký thay trên cơ sở đối chiếu với hồ sơ lưu tại nhà trường. Quá trình cấp bản sao

học bạ phải được lập thành biên bản và có chữ ký xác nhận của những thành
viên có liên quan.
- Hồ sơ lưu đối với việc cấp bản sao học bạ để phục vụ công tác thanh,
kiểm tra gồm: Đơn đề nghị cấp bản sao học bạ; Biên bản cấp bản sao học bạ.
e) Khen thưởng, kỷ luật
Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo, Trưởng phòng giáo dục và đào tạo
quyết định xử lý theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm quyền quyết định xử
lý đối với tổ chức, cá nhân vi phạm; quyết định khen thưởng theo thẩm quyền,
đề nghị các cấp có thẩm quyền khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân có thành
tích trong việc thực hiện các quy định tại hướng dẫn này.
f) Điều chỉnh, bổ sung
Hướng dẫn này sẽ được điều chỉnh, bổ sung trong quá trình triển khai
thực hiện nếu nảy sinh vấn đề mới hoặc khơng cịn phù hợp.
Sở Giáo dục và Đào tạo yêu cầu các Phòng giáo dục và đào tạo, các đơn vị
trực thuộc khẩn trương triển khai thực hiện từ năm học 2017 - 2018. Trong quá
trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần báo cáo về Phòng Giáo dục trung học Sở
Giáo dục và Đào tạo để được giải đáp và thống nhất thực hiện./.
Nơi nhận:
- Như kính gửi;
- BGĐ (BC);
- Các phịng có liên quan;
- Lưu VT, GDTrH.

KT.GIÁM ĐỐC
PHĨ GIÁM ĐỐC

Nguyễn Duy Hồng

6