Đề tài Vai trò của hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp

–––

HO CHI MINH UNIVERSITY OF BANKING
Management Information Systems

🙢🕮🙠

TIỂU LUẬN
Đề tài: “Vai trị của hệ thống thơng tin đối với
chiến lược tổ chức của doanh nghiệp”.

Giáo viên hướng dẫn : Phạm Xn Kiên
Lớp
: D02
Nhóm 11
:
Võ Huỳnh Anh Thư

030237210182

Nguyễn Thị Hồi Thương

030237210184

Nguyễn Cảnh Thịnh

030237210174

Phạm Trung Thắng

030237210172

Trần Tấn Thành

030237210168


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.....................................................................................2
I. Nội dung và chức năng của hệ thống thông tin. Nhận định về tầm
quan trọng của hệ thống thơng tin........................................................3
II. Hệ thống thơng tin tích hợp ( Hệ thống thông tin doanh nghiệp)
giúp giải quyết những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. 3
III.Việc triển khai thành cơng hệ thống thơng tin góp phần vào việc
giúp doanh nghiệp thực hiện được chiến lược của tổ chức..................5
IV. Những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai hệ
thống thơng tin:.....................................................................................6
V. Một người trong vị trí kinh doanh và quản lí đóng vai trị gì trong
tồn bộ q trình phát triển hệ thơng thơng tin.....................................7
VI. Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh khi việc triển
khai hệ thống thông tin diễn ra ngày càng rộng và sâu trong nhiều lĩnh
vực của cuộc sống.................................................................................7
1. Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội....................................7
2. Tội phạm mạng.............................................................................8
Kết luận.................................................................................................9
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................10

1


LỜI MỞ ĐẦU

Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức,
xây dựng ưu thế cạnh tranh, khuyến khích hoạt động sáng tạo, tạo liên kết đối tác kinh
doanh và đáp ứng được các nhu cầu thay đổi liên tục của thị trường hiện nay. Việc áp
dụng hệ thống thông tin quản lý sẽ có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp thu thập đầy đủ,
kịp thời những thông tin về các diễn biến của các yếu tố thuộc mơi trường bên ngồi
(mơi trường vĩ mô, môi trường vi mô), nhận diện và đánh giá được mức độ tác động
của các cơ hội và nguy cơ trong môi trường. Đây là cơ sở quan trọng để các nhà quản
trị chiến lược phát triển các chiến lược khai thác và phát triển các cơ hội thị trường
mới, ngăn chặn và giảm bớt các rủi ro trong kinh doanh. Doanh nghiệp ln thích nghi
với mơi trường kinh doanh ở tất cả các khu vực địa lý.
Tuy nhiên, trong thực tế môi trường diễn biến khá phức tạp và thay đổi nhanh, một
quyết định quản trị phù hợp ở thời điểm này nhưng có thể khơng cịn phù hợp ở giai
đoạn sau. Vì vậy, hệ thống thơng tin quản lý sẽ giúp cho các nhà quản trị có thơng tin
để điều chỉnh hoặc bổ sung các quyết định kịp thời. Các doanh nghiệp có thể chủ động
hình thành các chiến lược tấn công hay tác động ngược vào các yếu tố của môi trường
để tạo ra các cơ hội hoặc giảm bớt rủi ro cho doanh nghiệp. Đồng thời, chủ động quản
lý môi trường nội bộ. Mặt khác, doanh nghiệp có thể chủ động giảm điểm yếu trong
nội bộ, ngăn chặn các cuộc tấn công của các đối thủ cạnh tranh, giữ vững thị phần trên
thị trường,... Quản lý thông tin là chiếc cầu nối giữa môi trường kinh doanh với công
việc quản trị chiến lược. Chiếc cầu này cung cấp các dữ liệu đầu vào, giúp các nhà
quản trị có cơ sở khoa học để ra các quyết định hữu hiệu trong quá trình quản trị chiến
lược kinh doanh nói riêng và thực hiện tốt các chức năng quản trị nói chung.

2


I. Nội dung và chức năng của hệ thống thông tin. Nhận định về tầm
quan trọng của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (Information Systems) là tập hợp các thành phần được sử dụng
để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin, tri thức nhằm

phục vụ mục tiêu hoạt động của tổ chức. Hệ thống thơng tin là một quy trình để phối
hợp nhiều thành phần với sự tham gia của con người trong tổ chức để đạt được mục
tiêu trong quản lý, tạo lập, chia sẻ hiệu quả các thông tin, tri thức của tổ chức.
Hệ thống thơng tin có nhiều chức năng như quản trị nội bộ, cải tiến dịch vụ, tăng
sức cạnh tranh, hỗ trợ quản lý, ... Nó cịn hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều
hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ
liệu,… Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ,
đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh.
Qua đó, có thể thấy được tầm quan trọng của hệ thống thơng tin. Nó giúp liên kết
các cơng ty, doanh nghiệp với mơi trường, xã hội. Đối với mơi trường bên
ngồi doanh nghiệp, nó giúp đưa thơng tin doanh nghiệp từ bên trong ra bên ngồi và
thu thập các thơng tin từ mơi trường bên ngồi như giá cả, sức lao động, thị hiếu của
người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,…
Đối với mơi trường bên trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin thu thập, cung
cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà
doanh nghiệp đề ra. Ví dụ như thơng tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh
nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thơng tin về
các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thơng tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng
hóa; thơng tin về bán hàng, doanh thu, tài chính. Như vậy, hệ thống thơng tin có một
vai trị rất quan trọng vì nó cung cấp các thông tin cần thiết để ra các quyết định kinh
doanh chính xác hơn.
II. Hệ thống thơng tin tích hợp (Hệ thống thông tin doanh nghiệp) giúp giải
quyết những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải:
3


+ Khó nắm bắt và phân bổ nguồn lực: Do hệ thống quản lý doanh nghiệp khơng
có sự chặt chẽ dẫn đến việc nhà quản trị khó để nắm bắt được tồn bộ nguồn lực
doanh nghiệp. Việc đó khiến cho sự phân bổ không đồng đều, hợp lý, những vị trí cần

nhiều nguồn lực nhưng lại thiếu và ngược lại. Vấn đề này dẫn đến sự thiếu hiệu quả
trong sử dụng nguồn lực doanh nghiệp, làm giảm khả năng sinh lời. Đơi lúc, sự phân
bổ sai cịn khiến cho chi phí tăng, doanh thu và lợi nhuận giảm, doanh nghiệp rơi vào
tình trạng bất ổn.
+ Khó quản lý đồng bộ: Do hệ thống khơng chặt chẽ, quy trình quản lý bị rời rạc
dẫn đến sự không đồng nhất về dữ liệu giữa các phịng ban, chi nhánh. Doanh nghiệp
vẫn có thể thu thập đầy đủ số liệu cần thiết, tuy nhiên, để làm được điều đó cần rất
nhiều thời gian và cơng sức.
+ Khó kiểm sốt tình hình nhân sự: Một hệ thống quản lý doanh nghiệp không
phù hợp sẽ khó để kiểm sốt được nguồn nhân lực, nhất là với những cơng ty có nhiều
nhân viên. Nếu một hệ thống quản lý không chặt chẽ và một phương pháp quản lý thủ
công chắc chắn sẽ gây ra mất kiểm sốt tình hình nhân sự.
+ Thiếu cơng cụ quản lý tối ưu: Nhà quản lý của doanh nghiệp có nhiều công
việc cần phải xử lý mà không biết bắt đầu từ đâu. Sắp xếp công việc không hợp lý dẫn
đến bỏ sót hoặc qn khơng làm một số việc, cơng việc không thể giải quyết kịp thời
gây tồn đọng, tốn nhiều thời gian, chi phí.
→Để giải quyết những vấn đề này của doanh nghiệp thì rất cần đến hệ thống tích
hợp (hệ thống doanh nghiệp). Ưu điểm của hệ thống doanh nghiệp là loại bỏ sự chia
nhỏ ứng dụng và dữ liệu trong các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp (các ốc đảo
thông tin), được hỗ trợ tốt hơn. Hệ thống doanh nghiệp còn giúp các doanh nghiệp đáp
ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng đối với thông tin hoặc các sản phẩm,
cung cấp nhiều thông tin có giá trị để cải thiện việc đưa ra quyết định quản lý. Nó là
cơng cụ phân tích dữ liệu, chuẩn định nghĩa và định dạng dữ liệu, giúp nhà quản lý
cao cấp tìm kiếm thơng tin bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên hệ thống doanh nghiệp cũng có
các nhược điểm là chi phí cao, địi hỏi thay đổi lớn khi hiện thực.

4


III. Việc triển khai thành công hệ thống thông tin góp phần vào việc giúp

doanh nghiệp thực hiện được chiến lược của tổ chức .
+ Hoạt động xuất sắc: Hệ thống thông tin giúp cải thiện hiệu quả để đạt được lợi
nhuận cao hơn bằng cách giúp tổ chức tăng năng suất trong hoạt động kinh doanh, đặc
biệt là khi được áp dụng hệ thống thông tin cùng với những thay đổi hoạt động kinh
doanh và hành vi quản lý.
+ Sản phẩm, dịch vụ, và các mơ hình kinh doanh mới: Hệ thống thơng tin là
cơng cụ chính cho phép các công ty tạo ra sản phẩm, dịch vụ cũng như các mơ hình
kinh doanh hồn tồn mới. Mơ hình kinh doanh chỉ ra cách thức một công ty sản xuất,
cung cấp và bán một sản phẩm hoặc dịch vụ để tạo ra lợi nhuận.
+ Khách hàng và nhà cung cấp gắn kết cao hơn: Khi các khách hàng tiếp tục mua
thêm sản phẩm đồng nghĩa rằng doanh nghiệp đó hiểu rõ và phục vụ khách hàng tốt
làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tương tự như vậy với các nhà
cung cấp: doanh nghiệp nên có nhiều hơn 1 nhà cung cấp, duy trì sự gắn kết, quan hệ
tốt với nhà cung cấp giúp đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào quan
trọng. Điều này làm giảm chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất có thể xảy ra nếu
phải chờ nguồn nguyên liệu. Khả năng thương lượng của nhà cung cấp cũng rất mạnh,
do đó cơng ty cần nâng cao lợi thế cạnh tranh của để duy trì vị thế mặc cả của mình.
+ Cải thiện việc ra quyết định: Hệ thống thơng tin đã quản lý dữ liệu thời gian
thực từ thị trường khi cung cấp thông tin cho nhà quản lý quyết định.
+ Tạo lợi thế cạnh tranh: Khi doanh nghiệp đạt được một hoặc nhiều mục tiêu
kinh doanh, hoạt động xuất sắc; tạo ra nhiều sản phẩm, dịch vụ và các mơ hình kinh
doanh mới; khách hàng, nhà cung cấp gắn kết; cải thiện việc đưa ra quyết định, điều
đó có nghĩa họ đã tạo ra được lợi thế cạnh tranh.
+ Tăng khả năng sống còn cho tổ chức: Trong một số lĩnh vực, tổ chức phải đầu
tư vào hệ thống thơng tin và cơng nghệ vì đó là nhu cầu cần thiết trong kinh doanh.
Đôi khi, những nhu cầu hệ thống thông tin được định hướng bởi những thay đổi trong
ngành cơng nghiệp đó.

5

IV. Những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai hệ thống
thông tin:
✧ Phân loại dữ liệu: Những công ty đang sử dụng phương pháp quản lý dữ liệu
truyền thống, mọi dữ liệu và thông tin được lưu thủ cơng trên giấy tờ, khiến q trình
nhập liệu khó khăn hơn và tốn rất nhiều thời gian.Vì dữ liệu đầu vào sẽ quyết định
chất lượng đầu ra của thông tin nên những dữ liệu này cần được phân tích và sàng lọc
một cách kỹ lưỡng.
✧ Chuyển giao hệ thống trong khi vẫn duy trì cơng việc hàng ngày: Việc phân
loại một lượng lớn dữ liệu và làm quen với hệ thống mới, nhân viên vẫn phải thực
hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao hàng ngày. Điều này có thể khiến nhân viên cảm
thấy chán nản và căng thẳng, đặc biệt nếu như quá trình chuyển giao diễn ra trong
nhiều tháng. Hậu quả là hiệu suất của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn
đến sự giảm sút năng suất lao động tổng thể của cả công ty.
✧ Thiếu kỹ năng thực hành: Dù có nhận được sự trợ giúp từ đội kỹ thuật hay
khơng thì nhân viên vẫn cần thời gian làm quen với hệ thống mới để vận hành một
cách hiệu quả.
✧ Thiếu sự hỗ trợ sau triển khai: Quá trình chuyển đổi hệ thống thành cơng, các
phần mềm doanh nghiệp vẫn có thể gặp lỗi trong quá trình vận hành. Đặc biệt trong
việc áp dụng hệ thống cơng nghệ mới, cơng ty có khả năng gặp những lỗi như sập hệ
thống, lỗi cập nhật, phản hồi sai, mất an tồn thơng tin,… điều này dẫn đến sự trì trệ
trong cơng việc và tạo căng thẳng cho nhân viên.
✧ Chi phí phát sinh: Mục đích của các công ty khi triển khai hệ thống phần mềm
quản lý mới là cắt giảm chi phí và tinh gọn bộ máy quản lý. Việc triển khai này cịn có
thể kéo theo những chi phí khác.
⮚

Mặc dù có nhiều thách thức trong quá trình triển khai, việc sử dụng phần mềm
quản lý sẽ chắc chắn giúp công ty giảm chi phí vận hành, đơn giản hóa hệ thống
quản lý và tăng hiệu quả công việc.

6


V. Một người trong vị trí kinh doanh và quản lí đóng vai trị gì trong tồn bộ
q trình phát triển hệ thơng thơng tin.
- Giám sát mọi quy trình, mối quan hệ và nguồn lực để đảm bảo công việc được
diễn ra sn sẻ
-

Vai trị quan hệ liên quan đến hành vi của nhà quản lý tập trung vào sự tiếp

xúc, giao tiếp giữa các cá nhân trong tổ chức, đây là những vai trò liên quan đến con
người (ví dụ như cấp dưới, những cá nhân bên ngồi tổ chức)
 Người theo dõi thông tin (Monitor): là người luôn nắm bắt, cập nhật thông
tin để tạo một hệ thống hồn chỉnh.
 Người phổ biến thơng tin (Disseminator): là người truyền đạt thông tin đến
nhà quản trị khởi tạo hệ thống thơng tin.

 Vai trị ra quyết định (Decisional roles)
 Người khởi xướng (Entrepreneur): là người bắt đầu thực hiện 1 qui trình.
VI. Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội phát sinh khi việc triển khai hệ
thống thông tin diễn ra ngày càng rộng và sâu trong nhiều lĩnh vực của cuộc
sống.
1. Các vấn đề về đạo đức, pháp lý và xã hội.
Các vấn đề đạo đức, pháp lý và xã hội có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Việc
giới thiệu công nghệ mới có tác động làm xáo trộn trạng thái cân bằng hiện tại, tạo ra
các vấn đề đạo đức, pháp lý và xã hội mới cần phải được giải quyết trên các cấp độ cá
nhân, xã hội và chính trị.

● Quyền và nghĩa vụ thông tin (Information Rights and Obligations) – quyền và
nghĩa vụ về thông tin của các tổ chức sử dụng.
7


● Quyền và nghĩa vụ tài sản (Property Rights and Obligations ) – quyền sở hữu
trí tuệ, tài sản được bảo vệ trong môi trường kỹ thuật số.
● Trách nhiệm giải trình và kiểm sốt (Accountability and Control ) – ai sẽ là người
chịu trách nhiệm về thiệt hại đã gây ra.
● Chất lượng hệ thống (System quality ) – các tiêu chuẩn về chất lượng của dữ
liệu, hệ thống.
● Chất lượng cuộc sống (Quality of Life ) – các quyền cá nhân và sự an toàn của
xã hội.
Bốn xu hướng cơng nghệ chính đã làm gia tăng những căng thẳng về đạo đức đối
với các quy định và luật lệ xã hội hiện hành.
-

Ngày càng có nhiều tổ chức sử dụng hệ thống thơng tin trong các quy trình kinh
doanh cốt lõi của họ. Sự phụ thuộc ngày càng tăng vào các hệ thống quan trọng
làm tăng khả năng dễ bị lỗi hệ thống và chất lượng dữ liệu kém.

-

Những tiến bộ trong kỹ thuật lưu trữ dữ liệu đã tạo điều kiện phát triển cho cơ sở
dữ liệu về các cá nhân do các tổ chức tư nhân và nhà nước duy trì – làm cho việc
vi phạm quyền riêng tư cá nhân dần trở nên vừa dễ dàng, vừa hiệu quả.

-

Nhận thức mối quan hệ không rõ ràng (NORA - Nonobvious relationship awareness)

là một công nghệ phân tích dữ liệu mới có thể lấy dữ liệu về mọi người từ nhiều
nguồn và tương quan các mối quan hệ để tìm ra các kết nối ẩn nhằm xác định
những tên tội phạm và khủng bố tiềm năng.

-

Những tiến bộ mạng làm giảm chi phí di chuyển và truy cập dữ liệu, cho phép xâm
phạm quyền riêng tư trên quy mô lớn.
2. Tội phạm mạng.
Tội phạm mạng là việc sử dụng công nghệ thông tin để phạm tội. Sự phát triển

của công nghệ, điện thoại thông minh và các thiết bị di động cao cấp khác có khả năng
truy cập internet cũng góp phần vào sự gia tăng tội phạm mạng.
o Truy cập và sử dụng bất hợp pháp: vượt qua các kiểm sốt bảo mật để có
được quyền truy cập trái phép vào hệ thống.

8


o Trộm cắp thông tin và thiết bị: lấy mã số và mật khẩu để thâm nhập ăn cắp
thông tin hoặc làm gián đoạn hệ thống.
o Virus máy tính: là các chương trình trái phép gây rắc rối cho người dùng, xâm
nhập vào máy tính và đánh cắp các thơng tin cá nhân, dữ liệu nhạy cảm hoặc sử dụng
để chiếm quyền điều khiển thiết bị.
o Vi phạm bản quyền phần mềm và Internet: là hành vi sao chép phần mềm
bất hợp pháp và là một trong những vấn đề lớn nhất và khó khăn trong việc chống lại
nhất đối với các sản phẩm kỹ thuật số.
o Lừa đảo liên quan đến máy tính: Lừa đảo là việc làm thế nào để đạt được
truy cập vào thông tin cá nhân bằng cách chuyển hướng người dùng đến các trang web
giả mạo.

o Tội phạm máy tính quốc tế: tội phạm máy tính trở nên phức tạp hơn khi nó
phát triển ra phạm vi quốc tế: mối đe dọa của khủng bố, buôn bán ma túy quốc tế, và
tội phạm khác sử dụng hệ thống thông tin để rửa tiền bất hợp pháp thông qua các quỹ.
 Kết luận
Trong thời đại phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, các doanh nghiệp
ngày càng nhiều, tạo nên một sự cạnh tranh cực kỳ lớn. Vì vậy, áp dụng hệ thống
thơng tin đối với chiến lược tổ chức của mỗi doanh nghiệp là điều cần thiết, để bắt kịp
với xu hướng của thời đại.
Việc ứng dụng hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp
giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, mang lại rất nhiều lợi ích to lớn như:
tạo lợi thế cạnh tranh, hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp, các hoạt động kinh
doanh, tăng cường các hoạt động sáng tạo, tạo mối liên hệ đối tác kinh doanh và đáp
ứng các nhu cầu của một thị trường thay đổi liên tục như hiện nay.
Tuy nhiên, để có thể khai thác tốt hiệu quả của hệ thống thông tin trong việc áp
dụng quản lý doanh nghiệp thì việc cần phải đầu tư trang thiết bị cũng như đào tạo
nhân lực phải được chú trọng. Thời gian chuẩn bị, đào tạo, vận hành thử, ứng dụng
vào thực tiễn là cả một chặng đường dài, vì vậy, địi hỏi các nhà quản trị phải có tầm
nhìn và sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

9


TÀI LIỆU THAM KHẢO
D, J. (2022). paginas. Được truy lục từ
/>Hà, P. T. (2020). Cloudify. Được truy lục từ Hệ thống quản lý
doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn gì?:
/>Lê Sĩ Đồng, N. N. (2016). Hệ Thống Thơng Tin Quản Lý.

10