Xử lý tình huống đề nghị ghi chú kết hôn của công dân

lOMoARcPSD|15963670

1
LỜI NĨI ĐẦU
I. NỘI DUNG TÌNH HUỐNG
1.1. Hồn cảnh ra đời
Huyện Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình, phía Bắc giáp huyện Gia Viễn; phía Đơng
giáp thành phố Ninh Bình và huyện Ý Yên tỉnh Nam Định; phía Tây giáp huyện
Nho Quan; phía Nam giáp huyện n Mơ và thành phố Tam Điệp. Huyện có 11
xã, thị trấn, diện tích tự nhiên 11.343 ha, dân số khoảng 103.900 người, có
đường quốc lộ 1A và đường sắt Bắc Nam chạy qua, thuận tiện cho việc đi lại và
lưu thơng hàng hóa. Với vị trí địa lý bao quanh thành phố Ninh Bình, huyện Hoa
Lư là vành đai của trung tâm kinh tế - xã hội của tỉnh. Với sự phát triển của đời
sống kinh tế - xã hội, nhiều công dân trên địa bàn huyện đã lựa chọn xuất cảnh ra
nước ngoài để học tập, làm việc, sinh sống và kết hôn.
Bà Nguyễn Thị Nền quê quán tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa
Lư, tỉnh Ninh Bình. Năm 2008, bà Nền xuất khẩu lao động sang Hoa Kỳ đến
năm 2012, bà Nền được cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp thẻ thường trú
nhân có thời hạn 10 năm. Năm 2013, bà Nền kết hôn với ông Josep.E.Miller
(quốc tịch Hoa Kỳ) tại cơ quan có thẩm quyền của quận Manhattan, New York,
Hoa Kỳ. Đến năm 2020, do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid, cuộc sống của gia
đình bà Nền gặp khó khăn nên bà Nền cùng ơng Josep.E.Miller có ý định đưa gia
đình về Việt Nam thường trú. Tháng 02/2021, bà Nền trở về Việt Nam trước để
làm các thủ tục cần thiết. Khi tìm hiểu thủ tục xin bảo lãnh cho ông
Josep.E.Miller về thường trú tại Việt Nam, bà Nền được tư vấn do việc kết hôn
của bà được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngồi nên để hôn
nhân của bà được công nhận tại Việt Nam, bà Nền cần liên hệ với UBND huyện
nơi bà đang cư trú để làm thủ tục Ghi vào sổ hộ tịch việc kết hơn tại nước ngồi
hay cịn gọi là thủ tục Ghi chú kết hôn.
Được sự hướng dẫn, tháng 05/2021, bà Nền đã chuẩn bị hồ sơ và đến
UBND huyện Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình để đề nghị thực hiện thủ tục Ghi chú kết

hơn.
1.2. Mơ tả tình huống
1


lOMoARcPSD|15963670

2
Ngày 16/05/2021, bà Nền đã đến bộ phận một cửa UBND huyện Hoa Lư
đề nghị cơng chức phịng Tư pháp thực hiện ghi chú kết hôn giữa bà và ông
Josep.E.Miller. Cơng chức phịng Tư pháp là bà Nguyễn Thị Lụa đã tiếp nhận,
kiểm tra hồ sơ do bà Nền cung cấp bao gồm:
- Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn.
- Hộ chiếu quốc tịch Việt Nam của bà Nền do cơ quan đại diện Việt Nam
tại Hoa Kỳ cấp năm 2018, có giá trị đến năm 2028;
- Sổ hộ khẩu thường trú gia đình ơng Nguyễn Văn Đức (bố đẻ bà Nền) tại
thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư có tên bà Nguyễn Thị Nền;
- Giấy phép và giấy đăng ký kết hôn giữa bà và ông Josep.E.Miller do
Quận Manhattan, thành phố New York, Hoa Kỳ cấp ngày 21/6/2013 và hồ sơ có
liên quan đến thủ tục đăng ký kết hôn, được dịch ra tiếng Việt (trong đó có bản
sao thẻ thường trú nhân do cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp cho bà Nền
năm 2012);
- Giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh nơi cư trú của ông
Josep.E.Miller (đã được dịch ra tiếng Việt và có cơng chứng).
Sau khi kiểm tra kỹ hồ sơ, bà Lụa từ chối tiếp nhận, trả lại hồ sơ cho bà
Nền với lý do giấy phép và giấy đăng ký kết hôn của bà do cơ quan có thẩm
quyền của Hoa Kỳ cấp do đó theo quy định tại khoản 2 điều 4 Nghị định
111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp
pháp hóa lãnh sự thì để được cơng nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài
liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp quy định tại

Điều 9 Nghị định.
Ngày 02/7/2021, bà Nền quay trở lại bộ phận một cửa UBND huyện Hoa
Lư để nộp lại hồ sơ đã bổ sung các giấy tờ như đã hướng dẫn. Sau khi kiểm tra
kỹ hồ sơ, bà Lụa tiếp tục từ chối tiếp nhận, trả lại hồ sơ cho bà Nền với lý do
theo hồ sơ dùng để đăng ký kết hơn tại cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ, bà
Nền đã được cơ quan có thẩm quyền Hoa Kỳ cấp thẻ thường trú nhân còn thời
hạn đến năm 2022 (một loại giấy tờ chứng minh cơng dân nước ngồi có quyền
thường trú tại Hoa Kỳ) là căn cứ cho thấy bà Nền là công dân Việt Nam định cư
ở nước ngồi. Do đó theo quy định của pháp luật, trường hợp của bà Nền thuộc
2


lOMoARcPSD|15963670

3
thẩm quyền của Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Hoa Kỳ. Về vấn đề bà Nền
vẫn có tên trong sổ hộ khẩu thường trú vào hộ gia đình ông Nguyễn Văn Đức tại
thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư, bà Lụa cho rằng theo quy định của
pháp luật, khi bà Nền định cư ở nước ngoài, về nguyên tắc hộ ông Nguyễn Văn
Đức phải thực hiện thủ tục xóa đăng ký thường trú của bà Nền, trường hợp bà
Nền có nguyện vọng về Việt Nam định cư thì phải làm lại thủ tục đăng ký
thường trú nhưng trong sổ hộ khẩu khơng ghi nhận thơng tin xóa hay đăng ký lại
thường trú do đó khơng đủ căn cứ để xác minh bà Nền cư trú tại thôn Đông, xã
Trường Yên, huyện Hoa Lư.
Sau khi nghe bà Lụa giải thích, bà Nền nêu lý do do ảnh hưởng của đại
dịch Covid, việc bà quay trở lại Mỹ để thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn tại Cơ
quan đại diện của Việt Nam là không khả thi. Thực tế sau khi về Việt Nam, bà
Nền cũng đã cư trú tại hộ gia đình ơng Nguyễn Văn Đức tại thôn Đông, xã
Trường Yên, huyện Hoa Lư từ tháng 02/2021 đến nay. Hơn nữa việc làm hồ sơ
ghi chú kết hôn cũng đã khiến bà tốn nhiều thời gian, tiền bạc khi các giấy tờ

liên quan đến hồ sơ kết hơn của bà do nước ngồi cấp nên bà phải liên hệ với
Cục lãnh sự Bộ ngoại giao tại Hà Nội mới hợp pháp hóa lãnh sự được các giấy tờ
cần thiết theo hướng dẫn. Việc không thực hiện được thủ tục ghi chú kết hôn
khiến bà không thể làm hồ sơ bảo lãnh cho chồng bà đăng ký thường trú tại Việt
Nam, ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền và lợi ích của hai vợ chồng bà do đó
bà đề nghị UBND huyện Hoa Lư xem xét lại để giải quyết thủ tục cho bà.
II. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
2.1. Mục tiêu phân tích tình huống
- Giúp bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống;
- Phân tích ngun nhân dẫn đến việc cơng chức Phịng Tư pháp UBND
huyện Hoa Lư từ chối hồ sơ qua đó làm rõ hơn về thẩm quyền giải quyết TTHC
ghi chú kết hơn có yếu tố nước ngoài theo pháp luật hiện hành;
- Đưa ra các biện pháp xử lý vừa đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền
theo quy định của pháp luật, vừa đảm bảo hài hịa quyền và lợi ích của cơng dân.
2.2. Cơ sở lý luận
- Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014;
3


lOMoARcPSD|15963670

4
- Luật Hơn nhân và gia đình số 52/2014/QH13 ngày 19/6/2014 của Quốc
hội;
- Luật Quốc tịch số 24/2008/QH12 ngày 13/11/2008, sửa đổi, bổ sung năm
2014;
- Luật cư trú số 81/2006/QH11 ngày 29/11/2006, sửa đổi, bổ sung năm
2013;1
- Luật cư trú số 68/2020/QH11 ngày 13/11/2020;
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định

chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;
- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP
ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật Hộ tịch;
- Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/6/2016 của Bộ
Ngoại giao và Bộ Tư pháp hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ
quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngồi;
- Cơng văn số 12/HTQTCT-HT ngày 11/01/2021 của Cục Hộ tịch, quốc
tịch, chứng thực Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn nghiệp vụ ghi chú kết hôn;
- Quyết định số 204/QĐ-UBND ngày 09/03/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh
Ninh Bình về cơng bố danh mục chuẩn hóa thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền
giải quyết của Sở Tư pháp, UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh
Ninh Bình.
- Quyết định số 450/QĐ-UBND ngày 10/06/2021 của UBND tỉnh Ninh
Bình phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi
chức năng quản lý nhà nước của Sở Tư pháp thẩm quyền giải quyết của UBND
cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.
2.3. Phân tích diễn biến tình huống
Khác với quan hệ hôn nhân giữa công dân Việt cùng cư trú tại Việt Nam,
hôn nhân giữa công dân Việt Nam với người nước ngồi là quan hệ hơn nhân có
1 Đã hết

hiệu lực từ ngày 01/7/2021, bị thay thế bởi Luật Cư trú số 68/2020/QH14
ngày 13/11/2020

4


lOMoARcPSD|15963670

5
yếu tố nước ngoài. Tại khoản 25 Điều 3 Luật hơn nhân và gia đình năm 2014 có
quy định:
"Quan hệ hơn nhân và gia đình có yếu tố nước ngồi là quan hệ hơn
nhân và gia đình mà ít nhất một bên tham gia là người nước ngoài, người Việt
Nam định cư ở nước ngồi; quan hệ hơn nhân và gia đình giữa các bên tham gia
là cơng dân Việt Nam nhưng căn cứ để xác lập, thay đổi, chấm dứt quan hệ đó
theo pháp luật nước ngồi, phát sinh tại nước ngoài hoặc tài sản liên quan đến
quan hệ đó ở nước ngồi".
Quan hệ hơn nhân có yếu tố nước ngoài vượt ra khỏi phạm vi điều chỉnh
pháp luật của một quốc gia. Lúc này, pháp luật của Việt Nam và pháp luật của
quốc gia mà người nước ngoài có quốc tịch có thể cùng điều chỉnh mối quan hệ
này. Đồng thời, quan hệ hơn nhân đó phải được pháp luật của cả hai quốc gia nêu
trên cùng biết để bảo vệ.
Thế nhưng, đăng ký kết hơn thì cặp đôi lại chỉ được thực hiện một lần tại
cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc tại cơ quan có thẩm quyền của quốc
gia mà người nước ngồi có quốc tịch. Vậy vấn đề đặt ra là, làm thế nào mà chỉ
đăng ký kết hôn tại một quốc gia mà cả hai quốc gia cùng biết và bảo vệ quan hệ
hơn nhân đó ?
Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được
giải quyết ở nước ngồi hay cịn được gọi tắt là thủ tục ghi chú việc kết hôn của
công dân Việt Nam đã được giải quyết ở nước ngoài ra đời để giải quyết vấn đề
này. Nôm na của thủ tục này là, nếu cặp đôi đăng ký kết hôn tại Việt Nam thì
người nước ngồi sẽ thơng báo với cơ quan có thẩm quyền của quốc gia mà họ
có quốc tịch về việc họ đã đăng ký kết hôn tại Việt Nam. Ngược lại, nếu kết hơn
tại nước ngồi thì người Việt Nam sẽ thực hiện thủ tục thơng báo hay cịn gọi là
ghi chú kết hơn này.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 125 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014
thì:

“Chính phủ quy định việc ghi vào sổ hộ tịch các việc về hơn nhân và gia
đình theo bản án, quyết định của Tịa án nước ngồi mà khơng có u cầu thi
hành tại Việt Nam hoặc khơng có đơn u cầu khơng cơng nhận tại Việt Nam;
5


lOMoARcPSD|15963670

6
quyết định về hơn nhân và gia đình của cơ quan khác có thẩm quyền của nước
ngồi”
Thủ tục ghi chú kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ
quan có thẩm quyền ở nước ngồi đã được quy định cụ thể tại Luật Hộ tịch 2014,
Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNG-BTP.
Giấy phép và Giấy chứng nhận kết hôn do Quận Manhattan cấp đã được
hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt theo các quy định trên là cơ sở để thực
hiện việc ghi chú việc kết hôn của bà Nền tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm
quyền của Việt Nam. Theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014, hiện nay có hai
cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục ghi chú việc kết hôn của công dân Việt
Nam đã được giải quyết ở nước ngoài là UBND cấp huyện nơi cư trú của công
dân Việt Nam theo khoản 1 Điều 48 Luật Hộ tịch 2014:
“Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam ghi vào
Sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha,
mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm
quyền của nước ngồi’’
và cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài trong trường hợp cơng
dân Việt Nam cư trú ở nước ngồi (khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014).
Như vậy để xác định được thẩm quyền giải quyết việc ghi chú kết hôn của
bà Nền phải xác định được nơi cư trú của bà Nền.
Theo khoản 2 điều 2 Luật cư trú năm 2020 thì:

“2. Cư trú là việc cơng dân sinh sống tại một địa điểm thuộc đơn vị hành
chính cấp xã hoặc đơn vị hành chính cấp huyện ở nơi khơng có đơn vị hành
chính cấp xã (sau đây gọi chung là đơn vị hành chính cấp xã)”
Nơi cư trú của công dân được xác định theo quy định tại Điều 11 Luật cư
trú năm 2020 như sau:
“1. Nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú.
2. Trường hợp không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú thì nơi cư
trú của cơng dân là nơi ở hiện tại được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều
19 của Luật này.”
6


lOMoARcPSD|15963670

7
Do bà Nền đã được cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cấp Thẻ thường
trú Nhân – một loại giấy chứng minh người nước ngoài là cư dân thường trú bên
trong nước Hoa Kỳ - có hiệu lực đến năm 2028 do đó theo quy định tại khoản 3,
điều 3 Luật Quốc tịch Việt Nam năm 2008:
“Người Việt Nam định cư ở nước ngồi là cơng dân Việt Nam và người
gốc Việt Nam cư trú, sinh sống lâu dài ở nước ngồi”
Và khoản 1, khoản 2 Điều 3 Thơng tư liên tịch số 02/2016/TTLT-BNGBTP ngày 30/6/2016 của Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp hướng dẫn việc đăng ký
và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự
của Việt Nam ở nước ngồi:
“1. Cơng dân Việt Nam cư trú ở nước ngồi là người đang có quốc tịch
Việt Nam thường trú hoặc tạm trú ở nước ngồi.
2. Cơng dân Việt Nam thường trú ở nước ngồi là người đang có quốc
tịch Việt Nam, được nước sở tại cho hưởng quy chế thường trú.”
có căn cứ cho thấy bà Nền là cơng dân Việt Nam định cư ở nước ngồi, cụ
thể là công dân Việt Nam thường trú tại Hoa Kỳ. Vì thế đối chiếu theo quy định

tại khoản 3 Điều 7 Luật hộ tịch 2014:
“Cơ quan đại diện đăng ký các việc hộ tịch quy định tại Điều 3 của Luật
này2 cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngồi”
Và khoản 1 Điều 2 Thơng tư liên tịch số 02/20216/TTLT-BNG-BTP:
“Cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định
tại Điều 3 Luật hộ tịch1, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử theo quy định của
pháp luật; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ Sổ hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình
trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài”
2
Điều 3 Luật Hộ tịch 2014. Nội dung đăng ký hộ tịch
…..
3. Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ;
nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công
dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngồi.
…..

7


lOMoARcPSD|15963670

8
việc cơng chức phịng Tư pháp UBND huyện Hoa Lư xác định thẩm
quyền giải quyết việc ghi chú kết hôn của bà Nền là có cơ sở pháp lý.
Đối với việc cơng chức phịng Tư pháp UBND huyện Hoa Lư xác định sổ
hộ khẩu của gia đình ơng Nguyễn Văn Đức tại thôn Đông, xã Trường Yên,
huyện Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình khơng đủ căn cứ để chứng minh nơi cư trú của bà
Nền tại Việt Nam thì theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 22 Luật Cư trú năm
2006 quy định về xóa đăng ký thường trú:
“1. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì bị xố đăng ký

thường trú:
......
d) Ra nước ngồi để định cư;
….”
và quy định tại Điều 11 Thông tư số 35/2014/TT-BCA thì:
“1. Xóa đăng ký thường trú là việc cơ quan có thẩm quyền đăng ký
thường trú xóa tên người đã đăng ký thường trú trong sổ hộ khẩu và sổ đăng ký
thường trú.
2. Thủ tục xóa đăng ký thường trú đối với các trường hợp thuộc các điểm
a, điểm b, điểm c và điểm d khoản 1 Điều 22 Luật Cư trú
a) Trong thời hạn 60 (sáu mươi) ngày, kể từ ngày có người thuộc diện xóa
đăng ký thường trú thì đại diện hộ gia đình có trách nhiệm đến làm thủ tục xóa
đăng ký thường trú. Hồ sơ bao gồm: Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; sổ
hộ khẩu; giấy tờ chứng minh thuộc một trong các trường hợp xóa đăng ký
thường trú.
b) Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp
lệ thì cơ quan đăng ký thường trú phải xóa tên công dân trong sổ đăng ký
thường trú và trong sổ hộ khẩu;
…”
Điểm b khoản 1 Điều 24 Luật cư trú năm 2020 tiếp tục quy định trường
hợp người đã ra nước ngồi để định cư thì bị xóa đăng ký thường trú:
“1. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì bị xố đăng ký
thường trú:
8

Downloaded by ng?c trâm ()


lOMoARcPSD|15963670

9
......
b) Ra nước ngồi để định cư;
….”
Do đó với trường hợp bà Nền, hộ gia đình ơng Nguyễn Văn Đức đáng lẽ
phải thực hiện thủ tục xóa đăng ký thường trú cho bà Nền từ thời điểm bà Nền
định cư ở nước ngồi, tức từ năm 2012. Vì thế việc bà Lụa xác định sổ hộ khẩu
của gia đình ơng Nguyễn Văn Đức không thể là căn cứ chứng minh cho nơi cư
trú của bà Nền tại Việt Nam là phù hợp.
Từ các phân tích trên, có thể kết luận, việc bà Nguyễn Thị Lụa - cơng chức
phịng Tư pháp UBND huyện Hoa Lư từ chối tiếp nhận hồ sơ ghi chú việc kết
hơn của bà Nền là hồn tồn phù hợp với quy định của pháp luật. Tuy nhiên nếu
xét đến yếu tố thực tế là do ảnh hưởng của đại dịch Covid, việc yêu cầu công dân
thực hiện thủ tục tại cơ quan đại diện Việt Nam tại Hoa Kỳ liệu có tính khả thi và
liệu cịn có phương án giải quyết tình huống nào vừa đảm bảo cho việc giải
quyết thủ tục cho công dân đúng thẩm quyền pháp luật, vừa đảm bảo quyền và
lợi ích hợp pháp cho công dân không ?
2.4. Nguyên nhân xảy ra tình huống
2.4.1. Nguyên nhân khách quan
2.4.2. Nguyên nhân chủ quan
- Bất cập trong trường hợp xóa đăng ký thường trú theo quy định tại
khoản 1 Điều 22 Luật cư trú:
Tại Điểm d Khoản 1 Điều 22 Luật Cư trú quy định trường hợp người bị
xóa đăng ký thường trú khi ra nước ngồi để định cư; tuy nhiên, có trường hợp
công dân đã đăng ký thường trú mà nay lại ra nước ngồi để định cư nhưng
khơng có cơ quan nào thông báo cho lực lượng làm công tác đăng ký, quản lý cư
trú là cơng dân đó đã được định cư ở nước ngồi để xóa đăng ký thường trú
trong nước. Bên cạnh đó, Luật Cư trú hiện hành cũng không quy định cơ chế
phối hợp giữa cơ quan quản lý xuất nhập cảnh với lực lượng Cảnh sát quản lý
hành chính về trật tự xã hội; do đó, cơ quan quản lý cư trú khơng có cơ sở để làm

9

Downloaded by ng?c trâm ()


lOMoARcPSD|15963670

10
thủ tục xóa đăng ký thường trú; dẫn tới việc hồ sơ quản lý thường trú cơng dân
vẫn có, song thực tế, công dân lại không sinh sống tại Việt Nam.
- Do công dân không hiểu biết về thủ tục hành chính cần thực hiện sau
khi đã đăng ký kết hơn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngồi để hôn nhân
được công nhận tại Việt Nam:
Hiện nay với điều kiện đời sống kinh tế-xã hội phát triển, rất nhiều cơng
dân đã lựa chọn việc ra nước ngồi để học tập, làm ăn, sinh sống và cả việc kết
hôn. Nhưng khơng mấy ai biết rõ sau khi đã đăng kí kết hơn ở nước ngồi thì
được quyền u cầu làm thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn hay cịn có tên
gọi khác là thủ tục ghi chú kết hôn tại Việt Nam để đảm bảo quyền lợi của mình
hay khơng ? Vấn đề này cịn khá mới mẻ đối với ngươi dân Việt Nam. Có rất
nhiều trường hợp công dân Việt Nam đăng ký kết hôn tại nước ngồi nhưng bỏ
qua thủ tục ghi chú kết hơn vì nghĩ rằng thủ tục đó khơng cần thiết và quá rườm
rà. Tuy nhiên, hậu quả của việc không ghi chú kết hôn lại rất lớn, ảnh hưởng trực
tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cơng dân. Chẳng hạn trong trường hợp
hai vợ chồng đăng ký kết hôn ở nước ngồi nhưng khơng làm thủ tục ghi chú kết
hơn tại Việt Nam. Sau đó, hai bên muốn ly hơn, vì khơng thực hiện thủ tục ghi
chú kết hơn nên thủ tục ly hôn phải được thực hiện tại quốc gia mà cặp vợ chồng
đó đăng ký kết hơn. Cịn nếu việc kết hơn ở nước ngồi và có thực hiện thủ tục
ghi chú kết hôn ở Việt Nam thì những vấn đề phát sinh trong hơn nhân có yếu tố
nước ngồi sẽ dễ dàng giải quyết hơn…
- Cơng tác tuyên truyền phổ biến pháp luật còn nhiều hạn chế:

Mặc dù chính quyền địa phương đã quan tâm, đẩy mạnh việc tuyên truyền
phổ biến giáo dục pháp luật nhưng do hạn chế về kinh phí, về nhân lực (hầu như
Phòng Tư pháp các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh chỉ có 3-4 cơng chức phải
kiêm nhiệm nhiều cơng việc) nên việc tuyên truyền, phổ biến về hộ tịch, nhất là
những thủ tục hộ tịch có yếu tố nước ngồi vẫn cịn nhiều hạn chế dẫn đến việc
người dân khơng nắm bắt được các thủ tục hành chính cần thiết.
2.5. Hậu quả
- Ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cơng dân:
10

Downloaded by ng?c trâm ()


lOMoARcPSD|15963670

11
Việc gặp khó khăn trong thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn ảnh hưởng trực
tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của bà Nền. Việc không thể thực hiện thủ tục
ghi chú kết hôn sẽ gây ảnh hưởng đến việc làm các giấy tờ để bảo lãnh chồng bà
là ông Josep.E.Miller sang Việt Nam thường trú. Việc bảo lãnh ông
Josep.E,Miller sang Việt Nam thường trú là nguyện vọng chính đáng, tạo điều
kiện thuộc lợi cho hơn nhân và cuộc sống của bà Nền. Do đó việc chưa thực hiện
được thủ tục ghi chú kết hôn đang ảnh hưởng trực tiếp rất lớn đến quyền và lợi
ích hợp pháp của bà Nền.
- Thiệt hại về thời gian và kinh tế cho cơng dân:
Bắt đầu từ đầu tháng 06/01/2021 tính đến ngày 22/02/2021, bà Nền đã mất
gần hai tháng, liên hệ với hai cơ quan UBND huyện Huyện Hoa Lư, Cục Lãnh
sự Bộ Ngoại giao (để hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ do nước ngồi cấp) để có
thể thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết, Việc phải liên hệ với nhiều cơ
quan, trong đó có Cục Lãnh sự Bộ ngoại giao tại Hà Nội khiến bà Nền phải dành

nhiều thời gian và tốn chi phí đi lại, chi phí thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh
sự các giấy tờ cần thiết tuy nhiên vẫn chưa thể thực hiện được thủ tục theo
nguyện vọng.
- Ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan, cơng chức:
Tuy một phần nguyên nhân của vụ việc xuất phát từ việc công dân không
hiểu biết về thủ tục cần thực hiện sau khi kết hơn tại nước ngồi do đó khơng ghi
chú kết hôn kịp thời tại Cơ quan lãnh sự của Việt Nam tại Hoa Kỳ, nhưng việc
cơng dân gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục khi về nước vẫn sẽ ảnh
hưởng đến uy tín của cơ quan nhà nước và cơng chức. Cơng dân sẽ dễ có tâm lý
cơ quan nhà nước đùn đẩy trách nhiệm thực hiện thủ tục cho nhau, công chức
tiếp nhận hồ sơ đang gây khó khăn, hạch sách giấy tờ. Khó khăn trong việc thực
hiện thủ tục hành chính mặc dù xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hay khách
quan cũng dễ gây tác động tâm lý tiêu cực đến cơng dân, hình thành tâm lý e
ngại, sợ phiền phức trong hồ sơ, giấy tờ, sợ tốn thời gian của công dân đối với
việc liên hệ các cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục hành chính. Tâm lý
này của cơng dân thực tế đang là một trở ngại lớn trong cơng cuộc cải cách hành
chính mà Nhà nước ta đang đẩy mạnh thực hiện.
11

Downloaded by ng?c trâm ()


lOMoARcPSD|15963670

12
III. Xử lý tình huống
3.1. Mục tiêu xử lý tình huống
- Giải quyết đề nghị thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn cho bà Nguyễn Thị
Nền vừa đảm bảo đúng thẩm quyền, vừa đảm bảo được quyền và lợi ích hợp
pháp của bà Nền, tránh gây bức xúc cho cơng dân.

3.2. Xây dựng các phương án xử lý tình huống:
3.2.1. Xây dựng các phương án xử lý tình huống
a) Phương án 1: Tiếp tục giải thích, đề nghị và hướng dẫn bà Nền liên
hệ cơ quan đại diện ngoại giao ở Hoa Kỳ thực hiện thủ tục.
Như đã phân tích ở trên, do bà Nền đã được cơ quan có thẩm quyền Hoa
Kỳ cấp thẻ thường trú, là căn cứ cho thấy bà Nền là công dân Việt Nam định cư
ở nước ngồi thì theo quy định tại khoản 3, Điều 7 Luật hộ tịch thì việc cơng
chức Phịng Tư pháp UBND huyện Hoa Lư xác định Cơ quan đại diện Việt Nam
tại Hoa Kỳ có thẩm quyền ghi chú kết hơn cho bà Nền là có cơ sở.
Cơng chức tiếp nhận hồ sơ cần giải thích rõ các điều luật căn cứ mà mình
vận dụng để xác định thẩm quyền giải quyết ghi chú kết hôn cho bà Nền hiểu,
đồng thời có thể hướng dẫn cho bà Nền nếu do ảnh hưởng của dịch Covid, bà
Nền không thể trực tiếp đến cơ quan đại diện của Việt Nam tại Hoa Kỳ thực hiện
thủ tục có thể gửi lại hồ sơ và làm thủ tục ủy quyền cho chồng bà là ơng
Josep.E.Miller đến liên hệ với cơ quan có thẩm quyền bằng đường bưu chính
theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP:
“Điều 2. Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch
1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình
trạng hơn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật
hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác
thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký
nhận cha, mẹ, con thì khơng được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng
một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền,
khơng phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.
Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của
pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng,
12

Downloaded by ng?c trâm ()

lOMoARcPSD|15963670

13
anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng
thực.”
Ưu điểm: Thủ tục được giải quyết đúng theo thẩm quyền.
Nhược điểm: Sẽ tốn thời gian và chi phí cho cơng dân do hồ sơ cần được
vận chuyển giữa hai quốc gia, đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh diễn biến phức
tạp.
b) Phương án 2: Phối hợp với Công an huyện Hoa Lư hướng dẫn bà
Nền thực hiện thủ tục khai báo thông tin về nơi cư trú hoặc đăng ký thường
trú, khi có giấy tờ xác minh của Công an về nơi cư trú của bà Nền tại huyện
Hoa Lư thì thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ.
Do bà Nền cùng chồng có nhu cầu về Việt Nam thường trú và thực tế bà
Nền đã cư trú tại hộ gia đình ơng Nguyễn Văn Đức tại thôn Đông, xã Trường
Yên, huyện Hoa Lư từ tháng 02/2021, Phịng Tư pháp có thể phối hợp với Công
an huyện Hoa Lư hướng dẫn bà Nền thực hiện thủ tục đăng ký thường trú tại
thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa Lư. Việc đăng ký thường trú vừa đảm
bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của bà Nền khi bà cùng gia đình về Việt
Nam sinh sống, vừa phục vụ việc quản lý của nhà nước về cư trú cũng là cơ sở
để xác định thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính.
Trong trường hợp bà Nền chưa đủ điều kiện để đăng ký thường trú có thể
hướng dẫn bà Nền thực hiện thủ tục khai báo thông tin về nơi cư trú. Tại khoản 1
Điều 19 Luật Cư trú 2020 quy định:
Nơi cư trú của người khơng có cả nơi thường trú và nơi tạm trú do không
đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú là nơi ở hiện tại của người đó;
trường hợp khơng có địa điểm chỗ ở cụ thể thì nơi ở hiện tại được xác định là
đơn vị hành chính cấp xã nơi người đó đang thực tế sinh sống. Người khơng có
nơi thường trú, nơi tạm trú phải khai báo thông tin về cư trú với cơ quan đăng

ký cư trú tại nơi ở hiện tại.
Đây là quy định mới được bổ sung tại Luật Cư trú năm 2020, có hiệu lực
từ ngày 01/7/2021. Việc bổ sung quy định này nhằm bảo đảm quản lý tốt hơn đối
với người chưa đăng ký thường trú, tạm trú ở đâu tại Việt Nam; đồng thời bảo
đảm quyền, lợi ích hợp pháp của một bộ phận công dân Việt Nam chưa có nơi
13

Downloaded by ng?c trâm ()


lOMoARcPSD|15963670

14
thường trú, nơi tạm trú. Quy định này sẽ là cơ sở để các địa phương xây dựng và
áp dụng các chính sách về kinh tế - xã hội phù hợp cho nhóm người này; bảo
đảm tốt hơn nữa trong công tác quản lý dân cư, giữ vững an ninh, trật tự, nhất là
trong giai đoạn hiện nay khi đất nước ta áp dụng phương thức quản lý dân cư
bằng Cơ sở dữ liệu điện tử thông qua mã số định danh cá nhân.
Sau khi bà Nền đã được cơ quan Công an đăng ký thường trú hoặc cấp
giấy xác nhận thông tin về nơi cư trú tại thôn Đông, xã Trường Yên, huyện Hoa
Lư, phòng Tư pháp đủ căn cứ để xác định thẩm quyền đăng ký thủ tục ghi chú
việc kết hôn của bà Nền thuộc UBND huyện Hoa Lư theo quy định thì tiến hành
tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục.
Trong trường hợp cơ quan Công an không thể thực hiện thủ tục đăng ký
thường trú hoặc xác nhận thôn tin về nơi cư trú của bà Nền thì hướng dẫn bà Nền
liên hệ Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Hoa Kỳ để làm thủ tục ghi chú kết hôn
theo phương án 1.
Ưu điểm:
+Thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự tận tâm phục vụ nhân dân của công
chức.

+ Vừa đảm bảo thủ tục được giải quyết đúng theo thẩm quyền, vừa đảm
bảo quyền và lợi ích của cơng dân.
Nhược điểm:
+ Địi hỏi sự phối hợp giữa hai cơ quan.
+ Sẽ tốn thời gian đăng ký thủ tục cư trú.
3.2.2. Lựa chọn phương pháp xử lý tình huống
Căn cứ vào những ưu, nhược điểm của các phương án đã nêu, phương án 2
là lựa chọn tối ưu nhất trong tình huống này. Thay vì chỉ đưa ra phương án lựa
chọn có tính khả thi thấp cho công dân là thực hiện thủ tục tại cơ quan đại diện
ngoại giao ở Hoa Kỳ, việc phối hợp với Công an hướng dẫn công dân thực hiện
các thủ tục cần thiết khác để đăng ký thông tin cư trú tuy sẽ mất thời gian thực
hiện thủ tục nhưng mang tính khả thi, thuận tiện hơn cho cơng dân trong tình
hình dịch bệnh phức tạp, vừa đảm bảo thủ tục được giải quyết đúng theo thẩm
quyền, vừa đảm bảo quyền và lợi ích của cơng dân. Cách làm này cũng thể hiện
14

Downloaded by ng?c trâm ()


lOMoARcPSD|15963670

15
tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân tận tụy cũng như trình độ, sự am
hiểu về mặt luật pháp, thủ tục hành chính khơng chỉ ở lĩnh vực chun mơn mà
cịn ở nhiều lĩnh vực khác của công chức; thể hiện trách nhiệm phối hợp giữa cơ
quan hành chính và Cơng an nhân dân.
- Các bước xử lý tình huống:
T
T
T

Văn bản/
Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/
Kết quả

1 Phối hợp với Công an huyện Hoa
Lư hướng dẫn công dân thực hiện

thủ tục khai báo thông tin về nơi
cư trú hoặc đăng ký thường trú
Công dân thực hiện thủ tục khai
báo thông tin về nơi cư trú hoặc
đăng ký thường trú

Phịng Tư pháp
Cơng an huyện Hoa
Lư

Cơng văn đề nghị
phối hợp

Cá nhân
Công an huyện Hoa
Lư/ Công an xã

Trường Yên
Cá nhân

B Cá nhân chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và
1 nộp hồ tại Bộ phận TN&TKQ

Trong giờ
hành chính

Cá nhân

Cơng chức tiếp nhận 1 ngày
CC một cửa của UBND huyện tiếp tại Bộ phận TN và
TKQ hoă ̣c gửi hồ sơ
nhận hồ sơ (theo Bước 2 QT.07).
- Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp quan hê ̣ thống bưu
chính hă ̣c gửi hồ sơ
lệ của thành phần hồ sơ
theo hê ̣ thống đăng
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì ghi
ký hơ ̣ tịch trực tuyến
giấy biên nhận hẹn ngày và nhập
thông tin vào hệ thống phần mềm
dùng chung.

B Tiếp nhận hồ sơ:
2

- Trường hợp hồ sơ khơng hợp lệ
thì hướng dẫn bổ sung đầy đủ thành

15

Downloaded by ng?c trâm ()

- Thành phần
hồ sơ theo mục 5. 2

Mẫu số 01 QT.07.
Mẫu số 02. QT.07.


lOMoARcPSD|15963670

16
phần hồ sơ và chuẩn bị lại hồ sơ.

Mẫu số
05.QT.07

- Ln chuyển hồ sơ đến Cơng
chức chun mơn Phịng Tư pháp
(theo Bước 3 QT.07).
B Phân công xử lý hồ sơ (nhận
3 chuyển thông tin qua phần mềm
một cửa điện tử)

Trưởng phòng

Ngay sau

khi nhận
đủ hồ sơ

B Thẩm định hồ sơ ( thực hiện theo
3 Bước 4 QT.07).
Trường hợp hồ sơ đảm bảo theo
yêu cầu quy định tại Điều 48 Luật
Hộ tịch: chuyên viên phụ trách
trình thẩm định nếu thấy yêu cầu
ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn là
đủ điều kiện theo quy định. Dự
thảoTờ trình, vào phần mềm quản
lý đăng ký hô ̣ tịch

Mẫu số 02. QT.07.

Trường hợp cần phải giải trình và
Trưởng Phịng Tư
bổ sung thêm, thơng báo cho cá
pháp
nhân văn bản nêu rõ lý do, nội dung
cần yêu cầu bổ sung thơng qua
BPTN&TKQ u cầu bổ sung,
hồn thiện hồ sơ.

02 ngày

Trường hợp hồ sơ không đáp ướng
yêu cầu trả lại hồ sơ và thông báo
bằng văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp hồ sơ nếu thấy yêu cầu
là phù hợp thì ghi vào Sổ hộ tịch,
nhập thơng tin vào phần mềm Hộ
tịch một cửa điện tử.

16

Downloaded by ng?c trâm ()

Mẫu số 04 .QT.07


lOMoARcPSD|15963670

17
B Phòng Tư pháp ghi vào sổ hộ tịch
4 báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện thông qua VP

HĐND&UBND huyện. Lãnh đạo
Văn phòng HĐND&UBND thẩm
định thể thức, nội dung. Nếu hồ sơ
đạt yêu cầu, trình lãnh đạo UBND
huyện; đồng thời tích chuyển thơng
tin trên hệ thống phần mềm dùng
chung.

Phịng Tư pháp
Lãnh đạo UBND
huyê ̣n

02 ngày

Nếu hồ sơ chưa đạt u cầu,
chuyển lại Phịng Tư pháp để bổ
sung, hồn thiện cấp trích lục cho
người yêu cầu.

Mẫu số 01 QT.07.
Mẫu số 02. QT.07.
BM.TP.01
BM.TP.02

Trường hợp cần xác minh thì thời
hạn giải quyết không quá 10 ngày
làm việc).
B Trả kết quả: Công chức tiếp nhận
6 tại Bộ phận TN và TKQ nhận văn
bản do Phòng Tư pháp chuyển đến,
ký biên bản bàn giao
B
7

Lưu hồ sơ

Cơng chức tiếp nhận Ngay sau
khi có kết
tại Bộ phận TN và
quả
TKQ

Mẫu số 01 QT.07.
Mẫu số 02. QT.07.
BM.TP.01
BM.TP.02

Công chức chun mơn Phịng Tư pháp

17

Downloaded by ng?c trâm ()


lOMoARcPSD|15963670

18

18

Downloaded by ng?c trâm ()