Các hệ thống quản lý bảo trì, hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính (CMMS). Ứng dụng CMMS cho một nhà máy điển hình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM
KHOA KINH TẾ

BÁO CÁO MÔN
QUẢN LÝ BẢO TRÌ CƠNG NGHIỆP
ĐỀ TÀI: Các hệ thống quản lý bảo trì, hệ
thống quản lý bảo trì bằng máy tính (CMMS).
Ứng dụng CMMS cho một nhà máy điển hình.

GV HƯỚNG DẪN
NHĨM SV THỰC HIỆN
LỚP

: ThS. NGUYỄN PHƯƠNG QUANG
: NHÓM 6
: MAIM330406_06

TP Hồ Chí Minh, tháng 4, năm 2022


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………


DANH SÁCH THÀNH VIÊN
HỌ TÊN

MSSV

Dương Hoàng Long

17143213

Nguyễn Thị Kiều Loan

19124266

Đặng Thị Minh Nhật

19124287

Nguyễn Thu Nhi

19124292

Tô Thanh Phong

19124299

NỘI DUNG THỰC

ĐIỂM CÁ

HIỆN

NHÂN


MỤC LỤC
1. Khái niệm hệ thống quản lý bảo trì và hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính
(CMMS)

1

1.1.

Khái niệm hệ thống quản lý bảo trì

1

1.2.

Khái niệm hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính CMMS

2

2. Các chức năng của CMMS

4

3. Cơng việc của CMMS

5

4. Những lợi ích của CMMS

6

4.1.

Lợi ích kỹ thuật

6

4.2.

Lợi ích về tài chính

6

4.3.

Lợi ích về quan điểm tổ chức

6

5. Tình hình phát triển và ứng dụng CMMS của các doanh nghiệp

8

6. Những nguyên nhân gây ra thất bại khi ứng dụng CMMS

9

7. Những yếu tố tạo nên thành công khi ứng dụng CMMS

10

8. Ứng dụng triển khai phần mềm Speedmaint Cloud CMMS trong nhà máy sản
xuất gạch men thuộc Công ty Cổ phần Viglacera Thăng Long

11

8.1.

Giới thiệu về Công ty Cổ phần Viglacera Thăng Long

11

8.2.

Giới thiệu về phần mềm Speedmaint Cloud CMMS

12

8.3.

Quy trình triển khai phần mềm CMMS

15

8.3.1.

Những khó khăn mà nhà máy Viglacera Thăng Long gặp phải

8.3.2.

Mục tiêu nhà máy Viglacera Thăng Long đề ra khi triển khai phần

mềm
8.3.3.

15
Quy trình triển khai CMMS cho nhà máy sản xuất Viglacera Thăng

Long
8.3.4.

15

16
Mơ tả quy trình thực hiện phần mềm tại nhà máy

17


8.3.5. Những khó khăn khi nhà máy Viglacera áp dụng Speedmaint Cloud
CMMS
8.3.6.

18

Những lợi ích khi nhà máy Viglacera áp dụng Speedmaint cloud

CMMS

18

KẾT LUẬN

20


1.

Khái niệm hệ thống quản lý bảo trì và hệ thống quản lý bảo trì bằng máy
tính (CMMS)

1.1.

Khái niệm hệ thống quản lý bảo trì
Hệ thống quản lý bảo trì là một trong những công cụ quản lý doanh nghiệp

nhằm quản lý các hoạt động bảo trì theo đúng mục tiêu, nâng cao hiệu quả sản xuất,
điều hành tốt hơn các tổ chức bảo trì và những bộ phận có liên quan. Hệ thống quản
lý bảo trì có thể được thực hiện thủ cơng hoặc được máy tính hóa.

Từ việc phân tích một chu kì hoạt động bảo trì cơ bản, từ đó ta có thể hiểu rõ
hơn hoạt động của máy tính khi quản lý bảo trì. Quy trình này cho thấy đầu tiên phải
phân tích cơng việc bảo trì, từ đâu sẽ đặt ra kế hoạch và thực thi kế hoạch, cuối cùng
là ghi nhận kết quả đạt được và từ đó rút kinh nghiệm để lần sau bảo trì đạt kết quả
tốt hơn.

Hệ thống quản lý bảo trì có thể được thực hiện thủ cơng hoặc được máy tính
hóa. Áp dụng hệ thống quản lý bảo trì thủ cơng khi số lượng máy móc, thiết bị ít;
những yêu cầu thay đổi trong hệ thống không nhiều; chi phí cho vật tư, phụ tùng thấp;
có đội ngũ quản lý đầy đủ và nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên cần chú ý rằng hệ thống
quản lý bảo trì thủ cơng địi hỏi nhiều thời gian vận hành, khó truy xuất thơng tin, độ
chính xác và tính nhất qn cịn là vấn đề cần khắc phục, khả năng phản hồi thông tin
chưa được nhanh chóng và kịp thời. Để khắc phục những nhược điểm trên người ta
sử dụng Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính CMMS (Computerized Maintenance
Management System).
1 | Page


1.2.

Khái niệm hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính CMMS
Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính CMMS (Computerized Maintenance

Management System) là hệ thống quản lý bảo trì có sử dụng phần mềm ứng dụng và
máy tính (hoặc hệ thống máy tính nối mạng). Có 2 cách phổ biến để một phần mềm
CMMS có thể chạy được: cài trực tiếp trên máy tính của khách hàng hoặc chạy trên
nền web.
On-premise: Khi một doanh nghiệp muốn chịu trách nhiệm với chính hệ thống
CMMS của mình thì đó được gọi là On-Premise CMMS. Tức là cài đặt, sử dụng, lưu
trữ tại cơng ty. Lợi ích của loại này là người dùng có tồn quyền kiểm sốt truy xuất
vào CMMS server và có tồn quyền quyết định chính sách về dữ liệu. Điểm yếu là
việc triển khai CMMS theo mô hình này khá tốn chi phí và phức tạp. Bộ phận IT phải
tìm kiếm, khởi tạo server, backup dữ liệu cho phịng bảo trì, và việc cập nhật phần
mềm rất bất tiện và không được thường xuyên.
SAAS (Hạ tầng Cloud): Khi một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS
chạy online, nó được gọi là SAAS CMMS. Với phương án này, cơng ty phần mềm

bảo trì có thể lo mọi thứ về IT như server, bảo mật dữ liệu cho hệ thống. Hệ thống
phần mềm bảo trì CMMS có thể truy xuất từ bất cứ máy tính nào với các trình duyệt
phổ biến như Chrome, Firefox…mà khơng cần phải cài đặt bất cứ một công cụ thứ 2
nào vào máy tính của nhân viên bảo trì. Một điểm mạnh nửa của phần mềm CMMS
chạy trên nền web là việc cập nhật hệ thống được xử lý thường xuyên, người dùng
lúc nào cũng sử dụng phiên bản mới nhất. Tuy nhiên cũng có mặt hạn chế là việc phụ
thuộc và hạ tầng mạng và sự kết nối internet.
CMMS có thể giúp doanh nghiệp thực hiện:
− Quản lý thiết bị, tài sản và cơng việc bảo trì tốt hơn.
− Thu thập và xử lý nhanh chóng các dữ liệu liên quan đến: vật tư, lao động,
dụng cụ cũng như chi phí phụ tùng.
− Tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất một cách hiệu quả hơn.
Mỗi ngành công nghiệp đều cần phần mềm quản lý bảo trì. Có 4 nhóm đối tượng
chính sử dụng phần mềm này:

2 | Page


− Ngành cơng nghiệp sản xuất: Có nhiều cơng ty sản xuất các sản phẩm vật chất.
Họ có nhiều máy móc, dây chuyền sản xuất, xe nâng hàng và các thiết bị nặng
địi hỏi cần phải bảo trì thường xun.
− Cơ sở vật chất của tồ nhà: Những cơng ty này phải quản lý các tòa nhà. Các
tòa nhà chung cư, rạp chiếu phim và các tồ nhà chính phủ; tất cả đều yêu cầu
phải bảo trì. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS giúp họ giải quyết các
vấn đề về cấu trúc, và các vấn đề về cung cấp nước.
− Cơng ty vận tải: Có nhiều cơng ty quản lý hàng tá xe cộ và phương tiện giao
thông. Các công ty cho thuê xe hơi, xe phân phối pizza, xe bus công cộng và
tàu vận chuyển hàng cùng với hàng tá xe tải. Tất cả đều cần được sửa chữa
định kỳ bởi phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS.
− Ngành giao thơng vận tải: Đây là phân loại đặc biệt của bảo trì cho những cơng

ty có tài sản như đường sá, đường ống dẫn nước, cáp quang trải dài trên diện
tích rộng. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể giúp bạn quản lý
hệ thống bảo trì phức tạp để giữ máy móc ln vận hành hiệu quả.
Ưu điểm của CMMS so với hệ thống quản lý bảo trì thủ cơng:
− Số hóa việc lưu trữ dữ liệu thiết bị
− Quản lý thơng tin bảo trì và thiết bị nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi
− Tìm kiếm, truy xuất dữ liệu nhanh chóng và chính xác
− Giảm đáng kể cơng việc giấy tờ
− Tối ưu hóa nguồn lực và nguyên vật liệu cho cơng tác bảo trì
− Tích hợp được với các hệ thống quản lý khác trong doanh nghiệp (dùng chung
mạng máy tính)
− Báo cáo tổng hợp về bảo trì thiết bị theo nhiều dạng khác nhau

3 | Page


2.

Các chức năng của CMMS

Hình 2.1: Chức năng của CMMS
− Quản lý các phiếu bảo trì, sắp xếp các việc thực hiện theo thứ tự ưu tiên và
theo dõi việc sửa chữa và theo dõi các thiết bị và cụm thiết bị.
− Theo dõi việc thực hiện các phiếu bảo trì khẩn cấp và bảo trì kế hoạch.
− Lưu trữ những quy định về bảo trì và theo dõi thời gian bảo hành của máy và
bộ phận.
− Lưu trữ những tài liệu kỹ thuật của bộ phận và hướng dẫn sử dụng của các
thiết bị và bộ phận của thiết bị.
− Báo cáo công việc được thực hiện theo thời gian thực.
− Dựa trên bảo trì định kỳ theo thời gian lịch hay theo thời gian chạy máy, tự

động tạo ra các Phiếu bảo trì.
− Theo dõi chi phí bảo trì.
− Quản lý hàng tồn kho và chức năng tự động kiểm sốt đặt hàng.
− Thơng báo sự cố cho người cung cấp dịch vụ hoặc bộ phận bảo trì

4 | Page


3.

Cơng việc của CMMS

Một hệ thống quản lý bảo trì CMMS gồm có các cơng việc như sau:
− Điều khiển danh sách của cơng ty về tài sản bảo trì thơng qua một sổ ghi tài
sản.
− Kiểm sốt sổ sách tài sản, giá mua, tỷ lệ giảm giá.
− Lập danh mục kế hoạch bảo trì phịng ngừa hàng ngày.
− Điều khiển quy trình bảo trì phịng ngừa và đưa ra tài liệu.
− Kiểm soát những vấn đề phát sinh và đưa ra tài liệu cơng việc bảo trì có kế
hoạch và khơng có kế hoạch.
− Tổ chức dữ liệu nhân viên bảo trì bao gồm những danh mục thay đổi cơng
việc.
− Bảng kê kích thước cho máy đo và dụng cụ.
− Điều khiển thiết bị xách tay để kiểm tra.
− Giúp đỡ trong dự án quản lý bảo trì.
− Cung cấp bảo trì kho và thống kê chi phí.
− Điều khiển bảo trì hàng hố tồn kho (quản lý cửa hàng, yêu cầu và mua).

5 | Page

Những lợi ích của CMMS

4.

Phần mềm CMMS hỗ trợ rất hiệu quả và giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí cho các
hoạt động bảo trì so với việc thực hiện thủ công. Một hệ thống CMMS khi được
ứng dụng và sử dụng một cách tối ưu sẽ mang lại rất nhiều lợi ích. Sau đây là những
lợi ích mà hệ thống CMMS mang lại.
4.1.

Lợi ích kỹ thuật
Để đảm bảo độ tin cậy của thiết bị, cần phải đáp ứng một cách nhanh chóng

các u cầu bảo trì. Với CMMS có thể xác định ngay lập tức nguồn nhân lực và các
công việc cần phải giải quyết để đưa ra yêu cầu bảo trì. CMMS sẽ cho phép lập kế
hoạch bảo trì phịng ngừa và kiểm sốt kế hoạch một cách dễ dàng. Từ đó, những
thiết bị đơn giản cho đến phức tạp sẽ ln ở trong tình trạng sẵn sàng. Cụ thể
CMMS luôn đáp ứng được mục tiêu sản xuất và cho dù chúng ta quản lý một hay
nhiều nhà máy đều có thể sử dụng CMMS với mục đích:
− Kiểm soát hoạt động và hoạch định sử dụng nguồn nhân lực cho cơng việc
bảo trì được cải thiện.
− Kiểm sốt các dụng cụ, thiết bị và máy móc bảo trì hiệu quả hơn.
− Kiểm sốt được các danh mục bảo trì chưa hồn thành một cách hiệu quả.
− Chất lượng sản phẩm và năng suất được cải thiện.
− Tiết kiệm thời gian.
− Bảo đảm kiểm sốt có hiệu quả dù có số lượng cơng việc lớn.
− Giảm lượng tồn kho.
− Tổ chức dữ liệu và hoạt động bảo trì hiệu quả hơn.
− Sử dụng nguồn lực bảo trì tối ưu, linh hoạt về nhân sự.

4.2.

Lợi ích về tài chính
Khi ứng dụng CMMS đúng, có thể:

− Giảm chi phí vận hành.
− Giảm chi phí đầu tư.
− Giảm chi phí bảo trì.
4.3.

Lợi ích về quan điểm tổ chức
Khi ứng dụng CMMS đúng, có thể cải thiện:
6 | Page


− Sự thỏa mãn của khách hàng.
− Khả năng bảo trì.
− Khả năng sẵn sàng.
− Năng suất hoạt động.
4.4. Lợi ích chung khi sử dụng CMMS
− Tối thiểu hóa số thiết bị và chi phí sửa chữa
− Tối đa hóa độ tin cậy của thiết bị
− Tăng hiệu quả và vòng đời thiết bị cũng như khả năng sử dụng
− Nâng cao năng suất lao động
− Giảm chi phí đầu tư
− Giảm đáng kể thời gian ngừng máy của thiết bị
− Tăng khả năng sử dụng nhân lực
− Tối ưu hóa hiệu quả bảo trì tồn diện
− Tăng khả năng an toàn và chỉ số khả năng sẵn sàng
− Tối đa hóa ROI (suất thu hồi vốn)

− Nâng cao chất lượng sản phẩm
− Kiểm tra yêu cầu công việc dễ dàng và nhanh chóng
− Kiểm sốt tồn kho và mua sắm thiết bị
− Chẩn đoán thiết bị rõ ràng với dữ liệu lưu trữ
− Bảo đảm các tiêu chuẩn về an toàn và sức khỏe

7 | Page


5.

Tình hình phát triển và ứng dụng CMMS của các doanh nghiệp

CMMS ngày càng được áp dụng để quản lý kế hoạch bảo trì trong sản xuất hiện đại.
CMMS đã và đang được ứng dụng rộng rãi, đa dạng và CMMS được phát triển phù
hợp với tiêu chuẩn ISO.
Một số hệ thống cho phép thêm các loại tài liệu (Word, PDF, quét sao chép, hình ảnh
kỹ thuật số, Audios, video hoặc website liên kết) để người dùng tiện sử dụng trong
nhiều tình huống khác nhau.
Các doanh nghiệp (nhựa, dệt may, dầu khí, thực phẩm, giày dép, ...) đã ứng dụng
CNTT vào quản lý.
Phần mềm CMMS được ứng dụng khắp mọi nơi, ở đâu có thiết bị là ở đó cần có cơng
tác bảo trì. Đặc biệt là trong các nhà máy sản xuất, lắp ráp, nhà máy xi măng, phân
bón, hóa chất, dầu khí, thực phẩm … cả trong khách sạn hay văn phòng, việc xem xét
các thiết bị điện, nước, máy văn phòng... định kỳ là rất cần thiết.
Nhiều đơn vị như Mỏ than Làng Cẩm, Ngã Hai (Công ty Than Quang Hanh), … đã
ứng dụng Hệ thống giám sát các thơng số mơi trường trong hầm lị (CMMS) vào sản
xuất nhằm giám sát và cảnh báo các thông số trong hầm lị đang khai thác như: nồng
độ khí CH4, CO, nhiệt độ, độ ẩm, tốc độ gió.
Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay vẫn còn một vài nhà quản lý vẫn chưa đánh giá được

tất cả tầm quan trọng của CMMS vào quản lý bảo trì.

8 | Page


6.

Những nguyên nhân gây ra thất bại khi ứng dụng CMMS
Hệ thống CMMS khi sử dụng đúng sẽ có những tính năng vượt trội hơn hẳn so

với các hệ thống quản lý truyền thống. Tuy nhiên, nếu ứng dụng không đúng sẽ gây
lãng phí rất lớn và khơng cho hiệu quả cao. Sau đây là một số nguyên nhân dẫn đến
thất bại khi ứng dụng CMMS.
− Yếu tố con người: đây là một yếu tố then chốt để hệ thống CMMS làm việc
có hiệu quả. Nếu thiếu sự hợp tác của các thành viên sẽ dẫn đến cơng tác
bảo trì của tồn hệ thống khơng cịn hiệu quả nữa. Bên cạnh đó, các nhân
viên bảo trì có kinh nghiệm khác nhau, chất lượng của các kinh nghiệm và
kiến thức về kỹ thuật khơng đồng đều và có khả năng nhân viên chưa hoàn
toàn hiểu rõ bản chất các hư hỏng, vì vậy việc đưa ra các quyết định sửa
chữa có khi không được chuẩn xác. Việc sử dụng và vận hành hệ thống
CMMS đòi hỏi người sử dụng phải được đào tạo và hướng dẫn kĩ càng mới
có thể khai thác và sử dụng tối ưu những tính năng của hệ thống.
− Lựa chọn hệ thống chưa phù hợp: việc lựa chọn hệ thống quản lý bảo trì
khơng phù hợp với những quy trình, tiêu chuẩn và tình trạng của nhà máy
có thể dẫn đến thất bại. (ví dụ doanh nghiệp nhỏ chỉ cần quản lí thủ cơng
thay vì áp dụng hệ thống quản lí bảo trì để đỡ tốn kém và đem lại hiệu quả
cao)
− Sự sai lệch của nguồn thông tin thu thập và sự thiếu hiểu biết về các giá trị
của những thơng tin và mục đích dài hạn của nó: các thơng tin này thường
khơng chính xác, rõ ràng và cụ thể, không đủ để sử dụng chúng như lầ các

giá trị đầu vào với độ tin cậy cao.
− Ngộ nhận rằng máy tính có thể thay thế con người trong tương lai: khi mới
áp dụng hệ thống CMMS, do máy tính theo dõi thường trực nên nhân viên
bảo trì làm việc với áp lực cao hơn bình thường, mọi thứ đều được can thiệp
bởi máy tính. Điều này có thể dẫn đến một số nhân viên chống lại sự thay
đổi, gây ra thất bại của hệ thống CMMS.
− Do sự hiểu sai của con người: CMMS chỉ là hệ thống hỗ trợ con người làm
việc hiệu quả bằng những tính năng của nó. Cịn làm việc có hiệu quả hay
khơng thì cịn phụ thuộc vào con người, con người là đối tượng điều khiển
9 | Page


máy tính. Nếu lạm dụng máy tính vào các cơng việc mang tính cá nhân làm
ảnh hưởng khơng nhỏ đến mơi trường làm việc.
Ngồi ra có thể cịn có nhiều nguyên nhân khác nữa, những nguyên nhân đó phụ thuộc
vào tình trạng ứng dụng thực tế tại các doanh nghiệp cụ thể.
7.

Những yếu tố tạo nên thành công khi ứng dụng CMMS
Không phải công ty nào cũng ứng dụng thất bại CMMS có những cơng ty thất

bại nhưng cũng có những công ty đã ứng dụng CMMS thành công không những giảm
chi phí bảo trì và tối đa hóa hiệu suất thiết bị hằng ngày cho doanh nghiệp khi sản
xuất mà cịn hiệu quả cơng việc tăng cao mang lại lợi nhuận đáng kể cho họ. Sau đây
là các yếu tố đó:
Đầu tiên là về hệ thống phù hợp: việc lựa chọn một hệ thống CMMS phù hợp với lĩnh
vực sản xuất kinh doanh, mơ hình cơ cấu tổ chức và quy mơ của doanh nghiệp. Điều
đó sẽ mang lại hiệu quả cho việc đầu tư, cũng như đóng góp hiệu quả cho hệ thống
quản lý của doanh nghiệp. TMojca (2009) tuyên bố rằng các dự án CMMS nhằm mục
đích thay đổi quy trình kinh doanh của tổ chức hơn là công nghệ thông tin. Nếu bất

kỳ tổ chức nào khơng chuẩn bị để thay đổi các quy trình kinh doanh của mình, họ có
thể khơng đạt được sự cải thiện về hiệu suất và khả năng cạnh tranh. Mô hình hóa
quy trình kinh doanh là một vai trị quan trọng; đặc biệt là trong giai đoạn đầu tiên
của việc triển khai CMMS.
Thứ hai, người lãnh đạo: nhận thức đúng đắn, hiểu rõ những lợi ích mà hệ thống
CMMS mang lại, từ đó có những chính sách hợp lý đầu tư cho hệ thống. Nhờ áp dụng
CMMS mà thông tin được cung cấp kịp thời, dễ dàng điều chỉnh theo yêu cầu quản
lý, từ việc quản lý các nguồn lực hiệu quả giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí.
Phân cơng vai trị hợp lý nếu người dùng nhận được cơng việc phù hợp theo vai trị
cơng việc thực tế của họ, sẽ khơng có bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Sau đó q trình bảo
trì sẽ chạy trơn tru. Trong khi thực hiện quy trình CMMS, người quản lý bảo trì nên
xem xét việc phân cơng vai trị chính xác cho người dùng. Và thơng qua việc tận
dụng tối đa khả năng lưu trữ, tích hợp và liên kết thông minh với các thiết bị ngoại vi
của máy vi tính, cho phép sử dụng thêm các loại tài liệu (Word, PDF, quét sao chép,
hình ảnh kỹ thuật số, Audios, video hoặc website liên kết) để tối ưu hóa việc ứng
dụng hệ thống CMMS.
10 | Page


Thứ ba, tiêu chuẩn dữ liệu: việc tuân theo tiêu chuẩn dữ liệu tốt và bền vững sẽ làm
tăng năng suất. Ví dụ: nếu một cơng ty tn theo tiêu chuẩn đặt tên tốt cho việc quản
lý phụ tùng của họ, người dùng có thể xác định phụ tùng thay thế một cách dễ dàng
và có thể sử dụng để sửa chữa mà khơng bị chậm trễ. Nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả
của hệ thống bảo trì. Bởi vì mục tiêu cuối cùng của quá trình bảo trì là tính sẵn sàng
của máy móc.
Cuối cùng, kết hợp nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý: có sự kết hợp giữa bộ phận
bảo trì với bộ phận trực tiếp sản xuất điều đó mang lại hiệu quả bảo trì rất lớn, có
nghĩa là có sự tham gia của người trực tiếp vận hành máy móc vào cơng việc bảo trì.
Góp phần làm giảm đáng kể thời gian cũng như chi phí cho cơng tác bảo trì. Thay thế
hình thức quản lý thủ công tốn nhiều nhân lực và công sức bằng hệ thống máy tính

với tốc độ cơng việc ngày càng nhanh và hiệu quả, số người thực hiện quản lý ngày
càng ít đi và cơng việc ngày càng nhẹ nhàng hơn. Giải phóng con người khỏi các
cơng việc thường ngày (cơng việc hành chính và thủ tục giấy tờ: ghi nhận lưu trữ dữ
liệu, lập báo cáo, tìm kiếm thơng tin…) để họ có thể tập trung vào các công việc
chuyên môn.
8.
8.1.

Ứng dụng triển khai phần mềm Speedmaint Cloud CMMS trong nhà máy
sản xuất gạch men thuộc Công ty Cổ phần Viglacera Thăng Long
Giới thiệu về Công ty Cổ phần Viglacera Thăng Long

Hình 8.1: Logo Cổ phần Viglacera Thăng Long
Tên viết tắt: TLT
Địa chỉ: Phường Phúc Thắng, Thành Phố Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc

11 | Page


Công ty Cổ phần Viglacera Thăng Long thành đơn vị thành viên trực thuộc Tổng
công ty Viglacera – CTCP. Được thành lập theo quyết định số: 1379/QĐ-BXD ngày
22/09/2000 của Bộ trưởng Bộ xây dựng với tên gọi Nhà máy gạch men Thăng Long.
Viglacera Thăng Long chuyên cung cấp các dòng sản phẩm gạch ốp, gạch lát, ngói
tráng men, platinum, ngoại thất & giả cổ chất lượng cao.
Tầm nhìn: Duy trì vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng, phát
triển nhanh chóng và bền vững các sản phẩm có lợi thế cạnh tranh như sản phẩm
xanh, sản phẩm thân thiện với môi trường, hướng tới trở thành thương hiệu hàng đầu
ở thị trường Đông Nam Á.
Sứ mệnh: Cung cấp các sản phẩm gạch ốp lát mang thương hiệu Viglacera với chất
lượng hàng đầu Việt Nam, được thị trường quốc tế ghi nhận, góp phần thay đổi diện

mạo kiến trúc của các dự án, cơng trình.
8.2.

Giới thiệu về phần mềm Speedmaint Cloud CMMS

Hình 8.2: Logo Speedmaint
Cơng ty TNHH MTV phần mềm Speedmaint tiền thân là Công ty TNHH MTV phần
mềm Citywork Việt Nam. Năm 2020, công ty chính thức đổi tên thành SpeedMaint
với sứ mệnh mở rộng lĩnh vực của CityWork, cung cấp một giải pháp quản lý bảo trì
đầy đủ đối với mọi loại tài sản, thiết bị của doanh nghiệp.
Phần mềm SpeedMaint CMMS tiên phong trên nền tảng Cloud để hỗ trợ tối đa công
tác quản lý tài sản và cơng việc bảo trì từ xa trên các máy móc cơng trì.
Mục tiêu của Speedmaint là trở thành đơn vị cung cấp các giải pháp phần mềm quản
lý bảo trì tài sản, thiết bị của doanh nghiệp hàng đầu ở tất cả các lĩnh vực, giúp doanh
nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi
phí trong việc bảo trì tài sản, gia tăng hiệu quả sử dụng tài sản, kéo dài vòng đời tài
sản, đảm bảo sản xuất hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.
Ưu điểm của phần mềm:
12 | Page


− Quét mã QR code tra cứu thông tin máy móc
− Tự động tổng hợp và phân tích các chỉ số KPI đánh giá chỉ tiêu chất lượng
công việc của nhân viên. Từ đó đánh giá được mức độ hài lịng từ phía khách
hàng.
− Cơng cụ hỗ trợ quản lý, thực hiện công việc trên web và mobile một cách linh
hoạt.
− Hỗ trợ cảnh báo, nhắc nhở công việc đến hạn, mức độ ưu tiên.
− Tự động phân loại công việc bảo trì và các dự án theo thời gian và tính chất
mức độ.

Đặc điểm của phầm mềm:
− Lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây, dễ cài đặt, tiết kiệm chi phí
− Các đơn vị chủ động tạo hoặc chỉnh sửa nội dung và cung cấp nhanh thông tin
tới đối tác và khách hàng
− Dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi thông qua kết nối Internet
− Ứng dụng trên Mobile hỗ trợ làm việc mọi lúc, mọi nơi một cách linh hoạt
Chức năng chính của phần mềm:
Chức năng Quản lý tài sản cho phép doanh nghiệp theo dõi tài sản vật chất và
tài sản cố định, chẳng hạn như trang thiết bị, máy móc, phương tiện cơ giới và cơ sở
hạ tầng. Đối với mỗi tài sản, phần mềm có thể ghi nhận và lưu trữ các thông tin quan
trọng và cần thiết cho công tác quản lý tài sản như: ngày mua, giá cả, số sê-ri, thông
số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, vị trí lắp đặt, tình trạng sử dụng, lịch sử
vận hành, lịch sử bảo trì, giấy phép kiểm định… Tính năng này cũng cho phép doanh
nghiệp sắp xếp, phân loại tài sản theo loại, phòng ban và các danh mục khác.
Chức năng Quản lý vật tư phụ tùng (VTPT) tồn kho này giúp doanh nghiệp có
thể đảm bảo rằng VTPT cần thiết cho cơng tác bảo trì ln sẵn sàng khi cần đến. Tính
năng này cho phép theo dõi lượng VTPT tồn kho, lịch sử sử dụng VTPT. Từ đó đưa
ra các khuyến nghị về ngưỡng tồn kho VTPT tối thiểu và an tồn cho hoạt động bảo
trì của doanh nghiệp. Tính năng này cũng cho phép cảnh báo khi VTPT tồn kho nằm
dưới ngưỡng an toàn này và sẽ tự động đề xuất mua hàng VTPT bổ sung.
Chức năng Quản lý mua hàng & nhà cung cấp VTPT phần mềm tích hợp tính
năng quản lý mua hàng, cho phép ghi nhận các thông tin đơn hàng mua sắm VTPT
13 | Page


như: loại vật tư, kiểu vật tư, giá cả, nhà cung cấp, lịch sử mua hàng, địa điểm và chính
sách bảo hành cụ thể cho từng loại VTPT.
Chức năng Quản lý cơng tác bảo trì cho phép hợp lý hóa các nhiệm vụ bảo trì,
chẳng hạn như kiểm tra và sửa chữa. Khách hàng hoặc nhân viên vận hành có thể gửi
yêu cầu bảo trì trực tiếp từ điện thoại đến hệ thống dữ liệu phần mềm. Khi đó, nhà

quản lý có thể theo dõi, sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc và phân công công việc
phù hợp theo năng lực của từng nhân viên bảo trì. Với mỗi u cầu cơng việc bảo trì,
phần mềm cho phép theo dõi kết quả việc bảo trì sữa chữa, các vấn đề thiết bị, lịch
sử bảo trì, tổng thời gian ngừng máy và chi phí sửa chữa phát sinh.
Chức năng Bảo trì phịng ngừa đây là chức năng giúp các doanh nghiệp phát
triển một lịch trình bảo trì định kỳ dựa trên tình hình vận hành tài sản hoặc thời gian
hoạt động thực tế.
Chức năng Bảo trì dự đốn phần mềm thu thập dữ liệu vận hành, từ đó phân
tích ra tình trạng máy móc thiết bị để đưa ra dự đốn về các sự cố máy có thể xảy ra.
Nếu bất kỳ điều kiện nào vượt quá phạm vi chấp nhận được, phần mềm có thể tự
động kích hoạt cảnh báo và tạo ra yêu cầu công việc gửi đến bộ phận bảo trì.
Chức năng Truy cập di động – Đây là chức năng của phần mềm CMMS cho
phép nhân viên bảo trì tại hiện trường có thể tra cứu thông tin thiết bị và yêu cầu hàng
công việc qua điện thoại thơng minh hoặc máy tính bảng. Người dùng cũng có thể
chụp ảnh thiết bị và tiến độ sửa chữa, yêu cầu trợ giúp và đặt mua phụ tùng thay thế
thơng qua thiết bị di động của mình phần mềm quản lý bảo trì Speedmaint CMMS
cũng cho phép quét mã QR hoặc mã vạch trên thiết bị hoặc kho VTPT để hiển thị
thông tin về chúng trong cơ sở dữ liệu của phần mềm.
Chức năng Lập lịch bảo trì – Phân hệ lập lịch bảo trì cho phép doanh nghiệp
có thể phân cơng nhiệm vụ bảo trì dựa trên sự sẵn sàng của nhân viên bảo trì và các
chương trình bảo trì dự đốn hoặc phịng ngừa đang triển khai. Phần mềm cũng có
thể cảnh báo người dùng khi đến hạn bảo trì dựa trên quy định của chính phủ hoặc
khuyến nghị của nhà sản xuất, ước tính dự đốn thực tế của bộ phận bảo trì hoặc của
các chuyên gia
Chức năng Báo cáo và phân tích – Phân hệ Báo cáo và phân tích giúp các cơng
ty tạo báo cáo sẵn sàng kiểm toán để chứng minh việc tuân thủ các quy định về an
14 | Page


tồn và mơi trường. Phần mềm CMMS cũng cung cấp các cơng cụ phân tích quản lý

để kiểm sốt các thơng số chính liên quan đến KPI bảo trì như năng suất thiết bị, chi
phí nhân lực bảo trì và lợi tức đầu tư ROI.
8.3.

Quy trình triển khai phần mềm CMMS

8.3.1. Những khó khăn mà nhà máy Viglacera Thăng Long gặp phải
Hiện tại, Viglacera Thăng Long đang gặp phải các thách thức trong cơng tác quản lý
– bảo trì thiết bị như sau:
Về quản lý tài sản: Toàn bộ dữ liệu tài sản nhà máy đang được quản lý trên phần mềm
file Excel và được tổng hợp thống kê hàng năm. Quản lý theo các dây chuyền máy
móc theo từng phân xưởng và các dữ liệu hiện tại về tài sản hiện chưa đầy đủ như
đặc tính kỹ thuật, tình trạng, hiện trạng…
Về mặt bảo trì thiết bị: Cụ thể là dây chuyền máy ép của các phân xưởng sản xuất.
Hiện Viglacera Thăng Long đang có một quy trình bảo trì tài sản nhà máy. Tuy nhiên,
Quy trình rườm rà, mất nhiều công đoạn, thời gian, gây chậm trễ việc sản xuất làm
ảnh hưởng đến thời gian bàn giao khách hàng.
Thường xuyên xảy ra tình trạng chưa đến kỳ bảo dưỡng, thay thế mà các phụ kiện,
phụ tùng đã bị mòn hỏng gây ra vấn đề là thường xuyên bị vỡ kế hoạch bảo trì định
kỳ đã đặt ra
Bên cạnh đó, cũng xảy ra nhiều vấn đề phát sinh như tại kho vật tư, tình trạng chênh
lệch thơng tin so với ghi chép trong sổ sách xảy ra với tần suất ngày một tăng. Khó
có thể quy trách nhiệm hay tìm nguyên nhân vì số liệu thiếu nhất quán. Hệ thống quản
lý thơng tin máy móc, thiết bị khơng đầy đủ, đồng bộ khiến quá trình xác định thời
gian bảo trì và thực hiện bảo trì khơng đúng như u cầu kỹ thuật cần thiết. Để biết
chính xác đặc tính kỹ thuật của máy móc, thiết bị, kỹ sư phải lục tìm nhiều thơng tin
trên sổ sách và các nền tảng khác. Vì vậy quá trình bảo trì thường kéo dài hơn dự kiến
và tiêu tốn thời gian vào những công việc không cần thiết.
8.3.2. Mục tiêu nhà máy Viglacera Thăng Long đề ra khi triển khai phần mềm
Trong khi quy mơ Nhà máy của Viglacera chắc chắn sẽ cịn mở rộng. Mà việc quản

lý hệ thống máy móc, thiết bị từ những năm 2000 đã khơng cịn phù hợp, liên tục xảy
ra sự cố cũng như làm kéo dài thời gian bảo trì, mất giấy tờ, tình trạng bỏ sót lịch bảo
trì, ... liên tục xảy ra. Cơng ty nhận thấy vấn đề quản lý thiết bị và quản lý bảo trì của
15 | Page