Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh thương mại dịch vụ và chuyển giao công nghệ an phát

Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đã trải qua quãng đường hơn 20 năm kể từ khi thực hiện
công cuộc đổi mới.Đã có rất nhiều những thành tựu được ghi nhận khiến thế
giới kinh ngạc,khiến chúng ta tự hào và cả những khó khăn,thách thức to lớn
còn chờ phía trước đòi hỏi chúng ta phải nỗ lực tột bực để vượt qua nhằm
thực hiện mục tiêu đến năm 2020 đưa nước ta cơ bản trở thành một nước
công nghiệp.Trong lĩnh vực kinh tế,chúng ta ngày càng hội nhập sâu rộng vào
nền kinh tế thế giới.Chúng ta gia nhập các tổ chức các diễn đàn đa phương
như ASEAN,APEC,WTO,…Chúng ta kí hiệp định tự do thương mại và có
trao đổi thương mại với hầu hết các quốc gia, các tổ chức và các vùng lãnh
thổ trên thế giới như Mỹ, EU ,Nhật, Trung Quốc,…và được thừa nhận là quốc
gia có nền kinh tế thị trường.
Mặc dù nền kinh tế thị trường ở Việt Nam vẫn đang trong giai đoạn hoàn
thiện nhưng cạnh tranh trong hầu hết các lĩnh vực đã diễn ra vô cùng gay gắt
và quyết liệt và chuyện các doanh nghiệp Việt Nam bị thua ngay trên sân nhà
không còn là điều mới mẻ. Từ thực phẩm, đồ chơi, thuốc, sữa hay trong lĩnh
vực xây dựng cơ bản các doanh nghiệp Việt Nam đều tỏ ra lép vế. Để tồn tại
trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp Việt Nam không còn con đường
nào khác ngoài đổi mới công nghệ , chú trọng phát triển nguồn nhân lực, giảm
chi phí đầu vào, tăng cường chất lượng và mẫu mã phù hợp với các quy luật
của thị trường.
Trong nền kinh tế thị trường, khi lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối
cùng của doanh nghiệp thì mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận
ngày càng được quan tâm. Các doanh nghiệp đều cớ gắng cắt giảm chi phí sản
xuất và hạ giá thành sản phẩm. Với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi
phí, ngun vật liệu là đối tượng địi hỏi sự quản lý thật sự nghiêm túc và
khoa học. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm,

hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 1


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Muốn vậy, doanh
nghiệp phải chú trọng vào công tác tổ chức hạch tốn ngun vật liệu thật hợp
lý, đầy đủ và chính xác mới có thể phục vụ tốt cho việc phân tích đánh giá kết
quả và từng bước hồn thiện bộ máy tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất. Và khi
việc quản lý nguyên vật liệu được thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ
hội thành công hơn trong mục tiêu lợi nhuận của mình.
Nhận thức về thực trạng của vấn đề trên,trong thời gian thực tập tại Công
ty TNHH thương mại và chuyển giao công nghệ An Phát, em chọn chuyên
đề : “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại
dịch vụ và chuyển giao công nghệ An Phát” để làm chuyên đề thực tập của
mình.
NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP GỒM 3 CHƯƠNG :

Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
TNHH thương mại dịch vụ và chuyển giao công nghệ An Phát

Chương 2: Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty TNHH thương
mại dịch vụ và chuyển giao công nghệ An Phát
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương
mại dịch vụ và chuyển giao công nghệ An Phát.

Do nhận thức và trình độ vẫn còn hạn chế nên trong chuyên đề thực tập
của mình không tránh khỏi có những sai sót nhất định em rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp để nội dung chuyên đề thực tập được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Thạc sĩ
Đàm Thị Kim Oanh đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này.

Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 2


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội , ngày

02 tháng 05

năm

2010
Sinh viên

Nguyễn Thị Lê

Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 3

Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG
NGHỆ AN PHÁT
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại dịch vụ
và chuyển giao công nghệ An Phát
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thương mại dịch
vụ và chuyển giao công nghệ An Phát là
STT
NGÀNH NGHỀ
1
Sản xuất các cấu kiện kim loại.
2
Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị
phân phối và điều khiển điện.
3
Sản xuất thiết bị điện khác.
4
Sản xuất, phân phối hơi nước, nước nóng, điều hịa
khơng khí và sản xuất nước đá.
5
Sửa chữa máy móc, thiết bị.
6
Xây dựng nhà các loại.

7
Xây dựng cơng trình đường sắt và đường bộ.
8
Phá dỡ
9
Xây dựng cơng trình cơng ích
10 Dịch vụ lưu trú ngắn ngày (Khơng bao gồm kinh
doanh qn bar, phịng hát Karaoke, vũ trường)
11 Xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác: xây
dựng cơng trình cơng nghiệp
12 Chuẩn bị mặt bằng
13 Dịch vụ tắm hơi, massage và các dịch vụ tăng cường
sức khỏe tương tự (trừ hoạt động thể thao)
(Không bao gồm châm cứu, day ấn huyệt và xông
hơi bằng thuốc y học cổ truyền)
14 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình
khác:
- Cho th máy móc, thiết bị xây dựng.
15 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải:
Giao nhận hàng hóa.
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

MÃ NGÀNH
2511
2710
2790
3530
3312
4100
4210

4311
4200
5510
4290
4312
9610

7730
5229

Page 4


Khoa kế tốn_ĐHKTQD

16

17

18

19
20
21
22

23
24
25
26

27
28
29
30
31
32

Chun đề thực tập tốt nghiệp

Bán bn kim loại và quặng kim loại
- Bán buôn quặng kim loại
- Bán buôn vàng, bạc và kim loại quý khác
- Bán bn sắt, thép
Bán lẻ hàng hóa mới trong các cửa hàng chuyên
doanh
- Bán lẻ vàng, bạc, đá quý và đá bán quý, đồ trang
sức trong các cửa hàng chuyên doanh
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây
dựng
- Bán bn xi măng
- Bán bn gạch xây, ngói, đá, cát sỏi
- Bán bn kính xây dựng
- Bán bn sơn, vecni
- Bán buôn đồ ngũ kim
- Bán buôn gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh
Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình: Bán bn đồ
điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện
Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ

nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia
đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa
hàng chuyên doanh
Sản xuất các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp
Gia cơng cơ khí: xử lý và tráng phủ kim loại
Lắp đặt hệ thống điện
Lắp đặt hệ thống cấp, thốt nước, lị sưởi và điều hịa
khơng khí
Lắp đặt hệ thống xây dựng khác
Hồn thiện cơng trình xây dựng
Đại lý
Sản xuất máy thông dụng khác: Sản xuất tủ lạnh
hoặc thiết bị làm lạnh công nghiệp, bao gồm: dây
chuyền và linh kiện chủ yếu
Hoạt động tư vấn quản lý, quản trị và điều hành
doanh nghiệp (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài
chính, thuế, chứng khốn)
Hoạt động tư vấn đầu tư;

Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

4662

4773

4663

3320
4649
4652

4759

2816
2592
4321
4322
4329
4330
4610
2819
7020
6619

Page 5


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

nên danh mục nguyên vật liệu của công ty có rất nhiều đòi hỏi công tác
quản lý của công ty phải chặt chẽ , khoa học . Để giải quyết vấn đề này
và cũng để thuận tiện cho công tác hạch toán , kế toán công ty tiến hành
phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối
với q trình sản xuất :
- Ngun vật liệu chính là những ngun vật liệu mà sau q trình gia
cơng chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.Danh từ nguyên
liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.
- Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuấtkinh doanh,được sử dụng kết hợp với NVLC để hồn thiện và nâng cao tính
năng,chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho cơng cụ

lao động hoạt động bình thường,hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ
thuật,nhu cầu quản lý. Vật liệu phụ gồm : đinh , nhựa đường ,vải địa , các
chất phụ gia,...
- Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra năng lượng cho các hoạt động
sản xuất kinh doanh như than , củi , xăng , dầu , điện , ….Nhiên liệu là một
dạng đặc biệt của vật liệu phụ nhưng tại Công ty TNHH thương mại và
chuyển giao công nghệ An Phát ( cũng như nhiều công ty kinh doanh trong
những lĩnh vực tương tự ) , nhiên liệu lại chiếm tỷ trọng lớn do liên quan đến
vấn đề cung ứng cho các hoạt động của xe , máy địi hỏi cơng tác quản lý và
u cầu kỹ thuật khác với các loại vật liệu phụ thông thường.
- Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa
bảo dưỡng như : vòng bi, dây curoa, bulong …
- Vật liệu khác như ống nhựa , giấy dầu , que hàn,cốp pha…
Danh mục một số loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại
dịch vụ và chuyển giao công nghệ An Phát:
TT

152 ( 1 )

152 ( 2 )

1.

Xi măng

Nhựa đường

2.

Cát đen

Thép buộc

Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 6


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

3.

Cát vàng

Đinh các loại

4.

Đá 1 x 2 , 2 x 4

Que hàn

5.

Ớng thép

Cớp pha

6.

Ớng nhựa HĐPE

Vòng bi

7.

Cấp phới đá dăm loại I

Dây cu roa

8.

Cấp phối đá dăm loại II Diesel

9.

Thép D 22

Xăng

10.

Thép D 26

Dầu nhớt

11.

Thép D 18

Dầu thủy lực

12.

Thép D 12

Sơn chống rỉ

13.

Thép D 14

Dây điện

14.

Thép D 10

Các chất phụ gia

15.

Thép D 6

Trần

16.

Thép D 8

Vách

17.

Đất đồi

Thạch cao

18.

Gạch xây

.........
Tất cả các nguyên vật liệu trên được công ty ký hợp đồng đặt mua tại các
nhà cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau . Tùy theo đặc điểm của từng công
trình thi công cũng như hồ sơ trúng thầu đã được chủ đầu tư phê duyệt mà nhà
cung cấp được lựa chọn hoặc ở gần khu vực sản xuất hoặc ở nhiều cự ly khác
nhau . Ví dụ , công ty thi công một công trình giao thông . Theo hồ sơ thiết kế
, công trình có sử dụng nguyên vật liệu là xi măng , sắt thép và đất đồi K95 và
K98 . Mặt hàng xi măng , sắt thép công ty có thể ký hợp đồng với các nhà
cung cấp có nguồn cung cấp ở gần xung quanh công trình nhưng đất đồi
nguồn cung có thể cách xa thậm chí hàng chục km mới có loại đất phù hợp
với hồ sơ thiết kế . Điều này sẽ có ảnh hưởng không nhỏ đến giá vốn cũng
như tiến độ của công trình vì vậy cần phải quản lý chặt chẽ và xem xét từ đơn
vị đối tác đến đơn vị ủy thác , đơn vị vận chuyển để vật liệu đến công trình
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 7

Khoa kế tốn_ĐHKTQD

Chun đề thực tập tốt nghiệp

của cơng ty an toàn , đảm bảo về số lượng , quy cách , phẩm chất mà chi phí
khơng bị đẩy lên quá cao. Hiện nay, vấn đề lạm phát ở Việt Nam đang có
những tác động rất rõ rệt lên giá cả thị trường đặc biệt là của các loại nguyên
vật liệu ( theo số liệu của Tổng cục thống kê , lạm phát năm 2010 ở Việt Nam
là 11,7 %) . Điều này đòi hỏi những người liên quan đến công tác cung ứng
nguyên vật liệu của công ty phải ln có sự cập nhật thơng tin thị trường , lập
kế hoạch sản xuất cho từng tháng , quý , năm …
Bên cạnh việc phân loại nguyên vật liệu trong công ty thì việc phân
nhóm nguyên vật liệu cũng đóng vai trò quan trọng . Đặc điểm sản xuất kinh
doanh của công ty là thi công các công trình xây dựng nghĩa là tại cùng một
thời điểm có thể sẽ có nhiều công trình cùng thi công ở nhiều địa điểm khác
nhau . Vì vậy , cùng một đầu vào là các loại nguyên vật liệu như xi măng , sắt
thép , cát , đá nhưng giá cả có thể sẽ khác nhau lại được sử dụng cho nhiều
hạng mục và công trình khác nhau gây khó khăn cho công tác hạch toán và
tính giá thành công trình . Phân nhóm nguyên vật liệu sẽ giúp việc quản lí dễ
dàng hơn và tránh nhầm lẫn . Công ty sẽ coi mỗi một công trình như một kho
riêng biệt và nguyên vật liệu cho những công trình đó cũng được theo dõi
riêng . Trong quá trình hạch toán , nếu nguyên vật liệu trong các kho được
luân chuyển trong nội bộ công ty thì sẽ hạch toán như một nhà cung cấp .
Việc này sẽ khiến kế toán vất vả hơn nhưng do công việc được thực hiện trên
máy tính nên không mất quá nhiều thời gian lại giúp việc hạch toán lỗ lãi và
thanh quyết toán công trình được dễ dàng .
Công ty không tiến hành mã hóa nguyên vật liệu có thể do hiện tại công
ty mới chỉ tham gia kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng mà đặc thù các công

trình xây dựng của công ty thường có giá trị từ vài trăm triệu đồng đến vài tỷ
đồng và thi công trong thời gian không dài . Điều này không gây ảnh hưởng
đến công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty nhưng trong tương lai ,
cùng với sự lớn mạnh đi lên không ngừng của công ty và việc công ty sẽ mở

Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 8


Khoa kế tốn_ĐHKTQD

Chun đề thực tập tốt nghiệp

rợng ra nhiều lĩnh vực kinh doanh khác thì việc mã hóa nguyên vật liệu là cần
thiết .
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
thương mại dịch vụ và chuyển giao công nghệ An Phát
* Các phương thức hình thành :
Tổ chức cung cấp nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc
tổ chức thi công công trình theo phương pháp dây chuyền . Cung cấp nguyên
vật liệu ảnh hưởng đến quá trình thi công và tiến độ thi công . Khi trúng thầu
một công trình xây dựng nào đó một trong những việc đầu tiên của công ty đó
là hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho mình . Với đội
ngũ cán bộ công nhân viên giàu tâm huyết và có nhiều kinh nghiệm , công
việc này luôn được triển khai nhanh nhất có thể và thông tin về các nhà cung
cấp tiềm năng liên tục được cập nhật để ban giám đốc công ty có những lựa
chọn tối ưu .Với nhiều năm kinh nghiệm qua các công trình được các chủ đầu
tư đánh giá cao , công ty đã tạo được các mối quan hệ lâu bền và sự tin tưởng
của các nhà máy , xí nghiệp , đại lý cung cấp vật liệu thiết bị cho công tác xây

lắp công trình . Để có được giá cả hợp lý nhất, công ty áp dụng mọi phương
tiện có thể để mua vật tư nguyên liệu tại các nhà máy, đại lý phân phối lớn
chuyển thẳng đến công trình .
Quy trình thu mua nguyên vật liệu của công ty có thể mô tả như sau :
Sau khi trúng thầu hoặc được giao thầu một công trình nào đó , bên cạnh
công tác chuẩn bị thi công, bộ phận kỹ thuật của công ty sẽ tiến hành bóc tách
hồ sơ để tính toán khối lượng vật liệu và các loại vật liệu sẽ được sử dụng cho
công trình . Trong khi đó , những người chịu trách nhiệm sẽ tìm hiểu những
đối tác có khả năng cung ứng vật liệu cho công trình vừa đảm bảo chất lượng
vừa phù hợp giá cả . Trong trường hợp này , ưu tiên những đối tác đã có quan
hệ mua bán trước đó với công ty có tính tới giá cả của thị trường và của các
nhà cung cấp khác . Sau khi tìm hiểu , xem xét khả năng , công ty sẽ tiến hành
thương thảo hợp đồng và bắt đầu thực hiện hợp đồng .
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 9


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Tất cả các loại vật tư , vật liệu đưa vào công trình đều phải đảm bảo đúng
chủng loại , chất lượng , hình dáng , kích thước … theo yêu cầu của hồ sơ
thiết kế và những quy định đã ghi trong hồ sơ mời thầu , các quy định của
Nhà nước và của địa phương nơi công trình thi công. Những vật liệu chính
như xi măng , sắt thép, cát, đá … phải được giám định chất lượng tại cơ quan
có thẩm quyền của Nhà nước (có giấy giám định chất lượng kèm theo ) và
nguồn gốc sản xuất. Khi sử dụng các chủng loại vật tư khác phải có chất
lượng tương đương và được sự đồng ý của chủ đầu tư hoặc tư vấn giám sát .

Các loại nguyên vật liệu liên quan đến hoàn thiện công trình phải có chứng
chỉ chất lượng và nguồn gốc mua . Toàn bộ các loại nguyên vật liệu chính
trước khi thi công đều phải có mẫu trình chủ đầu tư và được chấp nhận mới
đưa vào thi công.
Nguyên vật liệu sau khi nhập về có loại có thể sử dụng được luôn như cát
, đá , xi măng ,… nhưng cũng có những loại phải qua quá trình gia công chế
biến như sắt thép , ván khuôn định hình ,…Tùy theo tình hình thực tế mà
công ty tự tổ chức gia công hay thuê đơn vị khác gia công nhưng tất cả đều
phải đảm bảo nguyên tắc chất lượng và giá cả .
Ngoài ra , nguyên vật liệu trong quá trình vận chuyển , sử dụng sẽ bị hao
hụt (ví dụ, các nguyên vật liệu rời như cát , đá ,…dù được đo đếm cẩn thận
sau mỗi lần nhận không thể chính xác tuyệt đối mỗi xe là 24 m3). Để khắc
phục tình trạng này , công ty sẽ có định mức để tính hao hụt . Định mức được
tính theo định mức của Nhà nước đối với công trình xây dựng và định mức
của công ty đối với tùy từng trường hợp cụ thể .
*Các phương thức sử dụng :
Vật tư , vật liệu sau quá trình thu mua sẽ được tập kết về các công trình
chuẩn bị cho công tác thi công . Vật tư , vật liệu thường là các nguyên liệu thô
sau khi về các công trình , qua quá trình gia công bằng máy móc và bằng con
người vật tư , vật liệu sẽ chuyển hóa một phần hoặc toàn bộ hình thái vật chất
của mình vào sản phẩm của công ty đó là các công trình xây dựng như đường

Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 10


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

xá , cầu cống , nhà cửa,…Dưới đây là khái quát quy trình luân chuyển vật tư ,
vật liệu tại các công trình của công ty :
Nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn sau khi nhập về sẽ được phân loại để đưa
vào sử dụng. Đối với công trình giao thông , vật liệu để thi công chủ yếu là
cát đen , cát vàng , đất đồi , cấp phối đá dăm loại I , cấp phối đá dăm loại II và
bê tông asphalt hoặc bê tông xi măng. Ngoài ra , còn có xi măng , sắt thép ,
gạch , đá , …để thi công các hạng mục cống , rãnh và hố ga . Vật liệu thi công
và kỹ thuật thi công phải tuân thủ triệt để theo hồ sơ thiết kế và hồ sơ trúng
thầu đã được chủ đầu tư phê duyệt , nếu có thay đổi hay phát sinh phải được
chủ đầu tư và tư vấn giám sát (TVGS ) chấp thuận.
Đầu tiên , các phương tiện chuyên dụng (máy xúc , máy ủi ) sẽ bóc đi
một lớp đất hữu cơ và thay vào đó là các loại vật liệu phù hợp . Các loại vật
liệu này cũng sẽ được các phương tiện chuyên dụng ( máy ủi , máy san ) đắp
thành từng lớp dày từ 10 – 15 cm tùy theo hồ sơ thiết kế. Mỗi lớp sẽ được san
bằng , được vuốt mái theo độ dốc quy định , được điều chỉnh độ ẩm cho phù
hợp và được lu lèn cẩn thận đảm bảo đạt độ chặt theo yêu cầu của hồ sơ thiết
kế ( K 95 , K 98 ) và phải được TVGS và chủ đầu tư kiểm tra đạt yêu cầu mới
được thi công lớp tiếp theo . Tùy theo loại hình đường giao thông thi công là
đường cấp 1 , cấp 2 , cấp 3 đồng bằng hay đường giao thông nông thôn hoặc
đường giao thông miền núi và tình hình thực tế thi công mà có các lớp khác
nhau . Thông thường , đường giao thông có ba lớp : lớp dưới (vật liệu chủ yếu
là cát đen hay cấp phối ) , lớp đất đồi và lớp cấp phối đá dăm ( loại I và loại II
) . Phía trên cùng ( lớp mặt ) sẽ được thảm bê tông asphalt dày 7 - 12 cm hoặc
bê tông xi măng dày 20 - 30 cm .
Đối với công trình nhà ở , nhà làm việc , vật liệu chủ yếu sẽ là cát đen ,
cát vàng , xi măng và sắt thép các loại . Khác với công trình giao thông địa
hình và tuyến thi công thường dài , mặt bằng thi công hay bị vướng hoặc chưa
giải tỏa thì công trình nhà ở , nhà làm việc của công ty mặt bằng tương đối
thuận lợi không gian nhỏ , gọn thuận tiện cho công tác kiểm tra , bảo vệ . Do

công ty chưa tham gia xây dựng các chung cư , tòa nhà cao tầng mới chỉ thi
công và sửa chữa các công trình trường học , cơ quan có số vốn từ nhỏ đến
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 11


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

vừa nên việc quản lý và sử dụng các loại nguyên vật liệu cơ bản chặt chẽ và
khoa học .
Ngay khi có mặt bằng thi công , đơn vị thi công sẽ tiến hành công tác
chuẩn bị và gửi các yêu cầu về vật liệu sử dụng để được cung ứng kịp thời .
Vật liệu sẽ được sử dụng theo đúng hồ sơ thiết kế đã được phê duyệt và phải
đảm bảo không xảy ra tình trạng thất thoát, lãng phí . Yêu cầu đặt ra đối với
người chịu trách nhiệm thi công là đọc kỹ bản vẽ thi công, phối hợp với
những người liên quan để có những biện pháp xử lý phù hợp nhất .
Ví dụ , trong bản vẽ thi công , phần móng nhà hoặc các tầng nhà sẽ sử
dụng rất nhiều loại thép ( thép cây , thép cuộn ) với các kích thước và độ dài
ngắn khác nhau. Người chịu trách nhiệm thi công sẽ phải tính toán để cùng
một cây thép có độ dài tiêu chuẩn là 11,7 m cắt được nhiều loại thép sử dụng
nhất . Hay trong phần đổ bê tông xi măng cốt thép móng nhà , các tầng nhà và
đặc biệt là lớp mái , người chịu trách nhiệm thi công phải đặc biệt lưu ý đến
công tác bảo dưỡng bê tông để chống mất nước và bổ xung nước cho bê tông ,
giúp sự thủy hóa của xi măng được thuận lợi và hoàn toàn , từ đó đảm bảo
chất lượng của bê tông . Điều này cực kỳ quan trọng vì nếu không được bảo
dưỡng đầy đủ bê tông có thể bị nứt do thấm nước làm ảnh hưởng đến tuổi thọ
công trình , ảnh hưởng đến uy tín công ty và gây thiệt hại kinh tế trong công

tác duy tu bảo hành công trình sau này .
Khi giá cả thị trường ít biến động , biện pháp thi công thường là cuốn
chiếu tức là thi công đến đâu vật liệu cung ứng đến đấy ( ngoại trừ lớp cấp
phối đá dăm cần có bãi tập kết để ủ ) nhưng khi giá cả thị trường liên tục có
những biến động nhất là vào mùa thi công nhiều loại nguyên vật liệu chủ chốt
thường rơi vào tình trạng khan hàng dẫn đến giá cả tăng cao làm chậm tiến độ
và sụt giảm lợi nhuận hoặc thua lỗ . Điều này đòi hỏi các đơn vị thi công và
bộ phận cung ứng nguyên vật liệu của công ty phải chủ động nắm bắt diễn
biến thị trường , chủ động trong những biện pháp thi công cụ thể để vừa đảm
bảo không bị chậm tiến độ vừa tiết kiệm được chi phí mà vẫn đáp ứng được
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 12


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

các yêu cầu rất cao về chất lượng công trình . Đây là yêu cầu không dễ trong
bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay nhưng tất cả cán bộ công nhân viên
trong công ty đã nỗ lực cao nhất để hoàn thành nhiệm vụ của mình .
* Hệ thống kho tàng bến bãi :
Bên cạnh việc thu mua và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý , hệ
thống kho tàng , bến bãi cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc giảm
tiêu hao và đảm bảo chất lượng khi đưa vào sử dụng . Do đặc thù của công ty
là các công trình thường rải rác không tập trung do vậy nếu không có một hệ
thống kho tàng , bến bãi đảm bảo sẽ xảy ra tình trạng thất thoát , hư hỏng vật
liệu làm giảm hiệu năng sử dụng và tăng hao phí . Hiện tại , công ty không có
một tổng kho để tập kết nguyên vật liệu . Nguyên vật liệu sẽ được tập trung

tại mỗi công trình cụ thể theo yêu cầu công việc và tiến độ thi công .
Tại mỗi công trình , tùy theo thực tế , sẽ có một kho tạm để bảo quản
những nguyên vật liệu dễ hư hỏng như xi măng , sắt thép . Kho tạm đặt ở vị
trí dễ bốc xuống , lấy ra thi công thuận tiện . Kho tạm được lợp mái tôn , vách
bằng tôn , nền xếp gạch chỉ , khi dỡ bỏ có thể sử dụng lại . Kho cốp pha , cây
chống ta sử dụng diện tích trống để làm kho hở chứa đựng .
Xi măng , sắt thép chuyển đến công trường được giao nhận đầy đủ , được
để trong kho , được bảo quản che đậy tránh mưa dột . Xi măng xếp trên sàn
ván cách mặt đất 20-25 cm , sắt cây để trên giá để dễ lấy , dễ phân loại và
tránh ẩm . Gạch xây được xếp theo kiêu đúng nơi quy định và được tưới ẩm
trước khi xây . Các loại vật liệu khác như cát , đá được đổ theo yêu cầu của
thi công và được dọn sạch sẽ trước khi đổ , giữ đủ khoảng cách để tránh bị lẫn
lộn giữa vật liệu này và vật liệu khác . Nguyên vật liệu trên công trường được
sắp xếp , bảo quản ở những vị trí phù hợp nhất có thể để đảm bảo khả năng
luân chuyển và xoay vòng tránh tồn đọng có thể gây hư hỏng và ứ đọng vốn .
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thương mại
dịch vụ và chuyển giao công nghệ An Phát
Công ty TNHH thương mại dịch vụ và chuyển giao công nghệ An Phát
được thành lập từ những cán bộ , kỹ sư có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 13


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

xây dựng đến nay đã trải qua quá trình bốn năm phát triển và trưởng thành .
Trong những năm qua , bộ máy tổ chức quản lý của công ty vẫn không

ngừng được hoàn thiện . Xác định nguyên vật liệu có một vị trí trọng yếu có
ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của công ty , công tác tổ chức quản lý
nguyên vật liệu luôn được công ty chú trọng và tăng cường .
Do là công ty nhỏ nên cơ cấu tổ chức quản lý của công ty rất gọn nhẹ và
linh hoạt , một người làm phần việc của nhiều người và tùy theo tình hình
thực tế mà có những luân chuyển cán bộ cho phù hợp . Công ty không thành
lập Phòng Vật tư - Thiết bị và cũng không cử một cán bộ chỉ chuyên trách
mảng vật tư , vật liệu . Tuy nhiên , không vì thế mà công tác quản lý nguyên
vật liệu bị xem nhẹ . Một phó giám đốc sẽ chịu trách nhiệm quản lý chung
trong đó có vật tư , vật liệu . Nhiệm vụ cụ thể của phó giám đốc được quy
định rõ .
Bên cạnh những công việc khác , phó giám đốc có trách nhiệm đôn đốc
các đội thi công trông giữ, bảo quản nguyên vật liệu tránh không để xảy ra
tình trạng hư hỏng , thất thoát , xây dựng định mức hao phí nguyên vật liệu
nếu thấy cần thiết, tìm hiểu thị trường và không ngừng cập nhật thông tin thị
trường cũng như đưa ra những dự đoán dựa trên những phân tích khoa học
làm cơ sở cho ban giám đốc công ty xem xét , xử lý . Khi đơn vị thi công yêu
cầu được cung cấp một loại vật liệu bất kỳ , phó giám đốc có trách nhiệm
phối hợp với đội trưởng đội thi công nghiên cứu , tìm hiểu để lựa chọn ra nhà
cung cấp phù hợp nhất vừa đảm bảo chất lượng vừa phù hợp giá cả .
Khi trúng thầu công trình hoặc được giao thầu công trình , công ty sẽ tiến
hành thành lập các đội thi công . Các đội thi công có thể được thành lập dựa
trên các đội thi công đã thi công trước đó hoặc được thành lập hoàn toàn mới .
Công ty áp dụng cơ chế khoán gọn cho các đội thi công . Đây là cơ chế phổ
biến trong các công ty xây dựng hiện nay vừa đảm bảo chức năng quản lý vừa
tiết kiệm được chi phí lại tăng tính tự chịu trách nhiệm của các tổ chức , cá
nhân.
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 14

Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Cơ cấu khung các đội thi công sẽ bao gồm đội trưởng chịu trách nhiệm
quản lý chung , một kỹ thuật chịu trách nhiệm thi công , một kế toán đội , một
thủ kho kiêm thống kê vật tư hàng hóa để thực hiện yêu cầu của đội thi công
và của công ty và tổ bảo vệ. Tùy theo thực tế tại mỗi công trình mà sẽ có thêm
đội phó hoặc những cá nhân khác phụ trách các mảng khác nhau. Nhiệm vụ
cụ thể của những cá nhân liên quan đến công tác tổ chức quản lý , sử dụng
nguyên vật liệu được quy định cụ thể như sau :
Đội trưởng đội thi công : chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước công
ty về chất lượng công trình mà mình thi công . Đội trưởng đội thi công chịu
trách nhiệm mọi mặt trong phạm vi đơn vị mà mình quản lý . Khi có những
biến động trên thị trường hoặc những nguyên nhân khách quan ( ví dụ, biến
động của tỷ giá dẫn đến giá một số loại nguyên vật liệu như sắt thép tăng cao ,
cấm đường ở Hà Nội trong những ngày lễ lớn hay những sự kiện quan trọng)
đội trưởng phải chủ động trong công tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu .
Phối hợp với ban giám đốc công ty để lựa chọn ra những nhà cung cấp phù
hợp nhất, báo cáo kế hoạch thi công để công ty có phương hướng chuẩn bị và
cân đối nguồn vốn.
Kỹ thuật có trách nhiệm đưa nguyên vật liệu vào thi công sao cho đạt
hiệu năng sử dụng là cao nhất . Chịu trách nhiệm giám sát trực tiếp việc sử
dụng nguyên vật liệu trên công trường , giảm thiểu hư hao , bố trí bãi tập kết
nguyên vật liệu , phân công nhân sự và công việc . Đôn đốc các tổ đội thi
công trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu đúng với hồ sơ thiết kế đã được phê
duyệt .Kỹ thuật cũng có trách nhiệm lập kế hoạch và biểu đồ tiến độ thi công
hàng tháng , hàng quý để đội trưởng và ban giám đốc công ty chủ động trong

công tác chuẩn bị thu mua nguyên vật liệu .
Kế toán đội chịu trách nhiệm trước kế toán công ty trong lĩnh vực mà
mình phụ trách . Định kỳ tập hợp chứng từ , tiến hành xây dựng định mức hao
phí nguyên vật liệu nếu cần thiết , phối hợp với thủ kho kiêm thống kê vật tư

Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 15


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

kiểm kê nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ và vật tư còn tồn cuối kỳ , báo cáo
lên đội trưởng và công ty để có kế hoạch bổ xung , dự trữ cho phù hợp .
Thủ kho kiêm thống kê vật tư có trách nhiệm nhập xuất nguyên vật liệu
trực tiếp tại công trường . Nguyên vật liệu khi giao nhận phải được cân , đong
, đo , đếm cụ thể trên các phương tiện vận chuyển của nhà cung cấp và ghi
chép đầy đủ số lượng , chủng loại khi xuất . Khi nhập xuất , phải có đầy đủ
các phiếu nhập kho , phiếu xuất kho có chữ ký của những người có liên quan .
Định kỳ tập hợp chứng từ có liên quan cho kế toán đội để kế toán đội tiến
hành các nghiệp vụ kế toán theo yêu cầu tại đội và yêu cầu của công ty . Thủ
kho kiêm thống kê vật tư cũng có trách nhiệm trông giữ , bảo quản nguyên
vật liệu tránh hư hỏng thất thoát , đôn đốc nhắc nhở những người trực tiếp
tham gia thi công lấy và để nguyên vật liệu đúng nơi quy định . Báo cáo , đề
xuất lên cấp quản lý những hiện tượng bất thường có ảnh hưởng đến chất
lượng , độ an toàn của nguyên vật liệu .
Bảo vệ có trách nhiệm trông giữ , bảo quản nguyên vật liệu nói riêng và
trang thiết bị trên công trường nói chung . Phối hợp với thủ kho kiêm thống

kê vật tư trong công tác chuẩn bị bãi tập kết vật liệu và nhận vật liệu . Nhắc
nhở những người trực tiếp tham gia thi công nếu thấy sử dụng vật liệu không
hợp lý gây thất thoát , lãng phí .
Trong công tác tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu, vấn đề chống
thất thoát lãng phí luôn là một trong những ưu tiên hàng đầu . Để khuyến
khích các cá nhân , tổ chức không ngừng phát huy những sáng kiến ,Công ty
đề ra những hình thức khen thưởng cụ thể các đơn vị, cá nhân sử dụng tiết
kiệm hợp lý nguyên vật liệu vừa đảm bảo chất lượng vừa đảm bảo hiệu quả .
Tuy nhiên , trong thực tế thi công , vẫn xảy ra những trường hợp thất thoát ,
lãng phí vật tư vật liệu . Do các đội thi công thường được khoán gọn một
phần hoặc toàn bộ công trình mà công ty trúng thầu nên nếu xảy ra thất thoát
các đội thi công sẽ phải chịu những khoản chi phí phát sinh liên quan đến sự
thất thoát nguyên vật liệu này . Tuy vậy , để đảm bảo chức năng quản lý , đối
với những trường hợp này , công ty sẽ yêu cầu các đội thi công phải giải trình
nguyên nhân . Nếu là nguyên nhân khách quan như do tiến độ hay do mặt
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 16


Khoa kế tốn_ĐHKTQD

Chun đề thực tập tốt nghiệp

bằng thi cơng chật hẹp nên hệ thống kho bãi không đáp ứng được yêu cầu …
công ty có thể xem xét hỗ trợ một phần kinh phí . Nếu là nguyên nhân chủ
quan do công tác quản lý yếu kém của các đội thi công tùy mức độ nặng nhẹ
mà công ty có những hình thức xử lý phù hợp với các cá nhân , tổ chức liên
quan từ khiển trách , cảnh cáo, trừ lương , buộc thôi việc , chấm dứt hợp đồng
đến giải tán đội thi công.

Ngoài ra , công tác quản lý , sử dụng nguyên vật liệu được xác định là
nhiệm vụ của không chỉ những người có liên quan . Nó là trách nhiệm của
mỗi cán bộ công nhân viên trong công ty nhằm không ngừng nâng cao hiệu
năng sử dụng nguyên vật liệu . Đây là vấn đề không mới nhưng khó đòi hỏi
tính chuyên nghiệp và ý thức cao .

Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 17


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ AN
PHÁT
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM DV &
chuyển giao công nghệ An Phát
2.1.1 Thủ tục nhập - xuất nguyên vật liệu và các chứng từ kế toán có
liên quan :
* Thủ tục nhập - xuất nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM DV&
chuyển giao công nghệ An Phát.
- Thủ tục nhập nguyên vật liệu :
Theo quy định , tất cả các loại nguyên vật liệu khi về đến công ty đều
phải tiến hành các thủ tục nhập kho . Hàng tháng , căn cứ vào kế hoạch sản
xuất của các đội thi công , công tác thu mua nguyên vật liệu được tiến hành .
Đối với các loại nguyên vật liệu đã có hợp đồng với những nhà cung cấp từ

trước , vật liệu sẽ được cung ứng theo những thỏa thuận trong hợp đờng . Đối
với ngun vật liệu mua ngồi hay phát sinh thêm, các đợi thi cơng lấy báo
giá trình giám đốc, giám đốc sẽ ký duyệt vào phiếu báo giá có đơn giá phù
hợp nhất. Nếu nguyên vật liệu mua vào có giá trị thấp hoặc nguyên vật liệu đó
được bán theo giá quy định của Nhà nước (ví dụ , xăng , dầu) các đội thi
công có thể không phải lấy báo giá mà chỉ cần hóa đơn bán hàng và phiếu
giao hàng. Sau khi có hóa đơn bán hàng hoặc phiếu giao hàng ( trường hợp đã
có hợp đồng mua bán ) , thủ kho kiêm thống kê vật tư tiến hành viết phiếu
nhập kho. Phiếu nhập kho được viết theo những biểu mẫu quy định của Nhà
nước và của công ty ( minh họa phần dưới ).
Phiếu nhập kho viết thành 2 liên:
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 18


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Liên 1: Lưu tại đội thi công ( kế toán đội giữ )
- Liên 2: Phòng kế toán
Hóa đơn bán hàng được tập hợp cho kế toán để làm thủ tục thanh toán
với người bán . Tại Công ty TNHH TM DV & chuyển giao công nghệ An
Phát cũng như nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, các loại
nguyên vật liệu như xi măng , sắt thép , cát , đá được cung cấp cho các công
trình theo những hợp đồng đã ký kết giữa công ty và các nhà cung cấp, định
kỳ ( cuối tháng hoặc xong công trình) mới tiến hành làm các thủ tục đối chiếu
chứng từ , xuất hóa đơn, xác nhận công nợ thực tế và thanh toán cho nhà cung
cấp. Do đó , phản ánh trên hóa đơn bán hàng thường là số liệu tổng hợp của

những lần nhập nguyên vật liệu trong tháng hoặc trong thời gian thi công
công trình. Cơ sở để viết phiếu nhập kho đối với những nguyên vật liệu đó sẽ
là phiếu giao hàng và đơn giá đã được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng .
Căn cứ vào phiếu nhập kho , thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư ghi rõ số
lượng thực nhập và cùng với người bán hàng hoặc người giao hàng ký đầy đủ
vào hai liên . Nếu phát hiện vật tư giao nhận thừa thiếu hoặc vật tư không
đúng chủng loại quy cách phẩm chất , thủ kho có thể không nhập hoặc báo lên
những người có liên quan để xin ý kiến giải quyết . Trường hợp vật tư có sự
sai lệch giữa hóa đơn và số lượng thực nhập , thì phải lập biên bản kiểm
nhận . Sau khi có phiếu nhập kho , thủ kho sẽ căn cứ vào đó để viết thẻ kho .
Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được để đúng nơi quy định , được sắp
xếp riêng biệt đảm bảo dễ dàng xuất kho khi có yêu cầu .
Minh họa thủ tục nhập kho ( gồm hóa đơn bán hàng , phiếu giao hàng ,
phiếu nhập kho ) :
Hóa đơn GTGT

Mẫu số : 01 GTKT - 3LL

Liên 2 : Giao khách hàng
Ngày 26 tháng 06 năm 2010

Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

GX /2010 B
0062283

Page 19


Khoa kế toán_ĐHKTQD

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH TM Phúc Nguyên
Địa chỉ : 54 TT Công ty Cơ khí điện B - La Khê - Hà Đông - Hà Nội
MST : 0104066527
Họ tên người mua : Hồ Viết Thân
Đơn vị : Công ty TNHH TM & DV chuyển giao công nghệ An Phát
Địa chỉ : Tầng 7, Toà nhà Vân Nam, số 26 đường Láng
phường Ngã Tư Sở,quận Đống Đa, Hà Nội
Hình thức thanh toán : TM / CK
STT
A

Tên hàng hóa ,dịch
vụ
B

Đơn
vị
tính

Số
lượng

C

1

MST : 0103971042

Đơn giá

Thành tiền

2

3=1 x 2

1

Xi măng PC 30

Tấn

120

872.727,27 104.727.273

2

Thép O 6 - O 12

Tấn

12

13.272.727,27 159.272.727

3

Thép buộc

Kg

200

18.181,82

3.636.364

Cộng tiền hàng :
267.636.364
Thuế suất GTGT : 10 %

Tiền thuế GTGT
26.763.636

Tổng cộng tiền thanh toán :
294.400.000
Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm chín mươi tư triệu , bốn trăm nghìn đồng
chẵn
Nguyễn Thị Lê_MSSV:TC404418

Page 20