Kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần thương mại và vận tải phương nam

Mở đầu
Hoạt động buôn bán ngày nay chịu sức cạnh tranh đến từ nhiều phía
khơng những của các doanh nghiệp nội địa mà cịn của các doanh nghiệp nước
ngồi. Bên cạnh đó, cịn chịu sự ảnh hưởng từ tình hình kinh tế, chính trị của các
nước trên thế giới và các chính sách của chính phủ như việc quy định mức lương
tối thiểu cho người lao động, tăng giá điện, giá dầu…. Như vậy, chỉ có các đơn
vị xây dựng cho mình một chính sách bán hàng hợp lý đủ sức thắng được các
đối thủ cạnh tranh thì mới có thể có chỗ đứng trên thị trường. Nhiệm vụ của một
kế tốn bán hàng trong doanh nghiệp khơng đơn thuần là ghi chép lượng hàng
bán ra mà quan trọng hơn cả là theo dõi sự biến động giá bán, thực thi các chính
sách bán hàng với khách hàng như chiết khấu thanh tốn, chiết khấu thương
mại, theo dõi cơng nợ phải thu từ khách từ đó cung cấp thơng tin, tư vấn cho chủ
doanh nghiệp phương án tối ưu nhất trong quá trình bán hàng, nâng cao hiệu quả
kinh doanh.
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên qua q trình thực tập
tại Cơng ty cổ phần thương mại và Vận tải Phương Nam dưới sự hướng dẫn tận
tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự giúp đỡ của các anh chị trong phịng
kế tốn, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Kế toán bán hàng và thanh tốn tiền
hàng tại Cơng ty cổ phần Thương mại và Vận tải Phương Nam”. Báo cáo thực
tập gồm 3 phần
Phần I: Đặc điểm, tình hình SXKD của CTCP Thương mại và Vận tải
Phương Nam
Phần II: Thực trạng cơng tác bán hàng và thanh tốn tiền hàng tại CTCP
Thương mại và Vận tải Phương Nam
Phần III: Nhận xét, đánh giá.t ưu, nhược điểm và một số ý kiến đóng góp.
Do thời gian nghiên cứu và khả năng có hạn nên trong phạm vi bài
chuyên đề tốt nghiệp của mình, em chỉ xin được tập trung nghiên cứu quy trình
bán hàng, thanh tốn tiền hàng., số liệu năm 2013.

1

Phần 1: Đặc điểm tình hình đơn vị thực tập: Công ty cổ phần Thương mại
và Vận tải Phương Nam
1.1: Q trình hình thành và Phát triển của Cơng ty
- Tên Công ty: Công ty cổ phần Thương mại và Vận tải Phương Nam
được sở đầu tư Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số 0103011097 ngày 07 tháng
03 năm 2006. Là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hạch tốn độc lập, có
con dấu riêng, hoạt động theo pháp luật và theo điều lệ tổ chức của công ty.
- Tên chủ doanh nghiệp: Ông Lại Văn Nam
- Địa chỉ: Xóm 6 – Xã Xuân Phương – Huyện Từ Liêm – Hà Nội
- Mã số thuế: 0101886899
- Tài khoản mở ngân hàng: 142564057 tại ngân hàng TMCP Hà Nội – Sài
Gòn - chi nhánh Cầu Diễn
- Số điện thoại: 04.8374346
- Vốn điều lệ: 1.890.000.000 VNĐ
* Quá trình hình thành và phát triển:
Chỉ tiêu
Vốn đầu tư của
chủ sở hữu
Doanh thu
Lợi nhuận
thuần
Tài sản cố định

ĐVT
Triệu
đồng
Triệu
đồng
Triệu

đồng
Triệu
đồng

Năm 2010

Năm 2011

Năm2012

Năm 2013

1.890

1.890

1.890

2.500

580

850

1.550

3.250

-45

-102

10,5

85,8

150

226

520

890

Lượng nhân
Người
4
6
12
15
viên
* Nhận xét:
Căn cứ vào bảng số liệu trên có thể thấy, Cơng ty ngày càng đầu tư nhiều
vốn, mở rộng kinh doanh, kết quả kinh doanh ngày càng khởi sắc, có tín hiệu
tốt.
1.2: Đặc điểm tTổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của CTCP Thương mại
và Vận tải Phương Nam
- CTCP Thương mại và Vận tải Phương Nam là một doanh nghiệp thương
mại, chuyên kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng như: Cát đổ nền, cát
2

đen, cát vàng, đá…Ngồi ra, Cơng ty cịn cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng.
Tuy nhiên, mảng kinh doanh vật liệu xây dựng vẫn là hoạt động chính, mang lại
nguồn thu chủ yếu cho Cơng ty. Quy trình kinh doanh mang đặc trưng của các
doanh nghiệp hoạt động theo phương thức “ mua gì bán nấy”.
Tiền 1

VLXD

Tiền”

Sơ đồ 1: Quy trình kinh doanh
Bảng:

Chỉ tiêu
Hoạt động
Doanh thu
Giá vốn

Năm 2013

Thương mại

Vận chuyển

So sánh

( +/-)
2.600.000.000

650.897.000 1.949.910.300
3.125.780.000
415.625.890 2.710.154.110
( Nguồn: Báo cáo quản trị năm 2013)

(%)
399.45
752.06

Nhận xét:
Cơng ty đã có rất nhiều cố gắng trong việc tìm kiếm nhà cung cấp, nâng
cao chất lượng sản phẩm, mở rộng thị trường, ngày càng ký được nhiều hợp
đồng và đã bắt đầu chú trọng đầu tư, phát triển các dịch vụ hậu mãi. Trong sản
xuất kinh doanh Công ty luôn coi trọng hiệu quả kinh tế và ln ln lấy chữ tín
làm mục tiêu để phấn đấu nên đã duy trì được một lượng khách hàng khá ổn
định.
1.3: Đặc điểmTổ chức bộ máy quản lý của CTCP Thương mại và Vận tải
Phương Nam
1.3.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của CTCP Thương mại và Vận tải Phương Nam
Bộ máy của Công ty gọn nhẹ theo cơ cấu tổ chức quản lý một cấp, ban giám đốc
của Công ty bao gồm giám đốc và phó giám đốc.

3


Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý
Giám Đốc

Phó Giám Đốc

Phịng
Tài
Chính
Kế Tốn

Phịng
Hành
Chính
Nhân Sự

Phịng
Kinh
Doanh

Phịng
Kế
Hoạch
Mua
hàng

Phịng
vận tải

1.3.2: Nhiệm vụ, quyền hành của các phịng ban
- Giám đốc : Là người có quyền quyết định cao nhất về điều hành mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty nói chung và quyền quyết định trong
việc tiêu thụ hàng hóa nói riêng.
Kiểm tra, kiểm soát, ký và phê duyệt tất cả các kế hoạch, định mức về chi
phí và doanh thu lợi nhuận của cơng ty do các phịng ban và cấp dưới đưa lên.
Quyết định tồn bộ giá mua bán hàng hóa và chi phí hoạt động cho các

đơn vị, phịng ban cụ thể trong công ty.

4


Giám sát tồn bộ q trình, hệ thống hoạt động kinh doanh của công ty
bao gồm tất cả các vấn đề về chi phí, tiêu thụ hàng hóa và doanh thu, lợi nhuận
tại cơng ty.
- Phó giám đốc: Ccó nhiệm vụ giúp giám đốc, phụ trách về bán hàng,
điều hành kinh doanh , tình hình hoạt động kinh doanh đảm bảo cho quá trình
kinh doanh được liên tục và được uỷ quyền khi giám đốc đi vắng.
- Phịng tài chính kế tốn : Ccó chức năng mở sổ kế tốn, ghi chép , thu
thập và xử lý các thông tin kinh tế phát sinh liên quan đến vấn đề chi phí và
doanh thu, tổng hợp thanh tốn quyết tốn theo kỳ đảm bảo nguồn vốn phục vụ
cho hoạt động kinh doanh của cơng ty. Giám sát tình hình doanh thu chi phí,
tình hình biến động vốn, tình hình cơng nợ, quản lý TSCĐ, thực hiện đầy đủ các

chế độ kế tốn tài chính, lập các báo cáo tài chính theo quy định, cung cấp
đầy đủ kịp thời, chính xác tình hình kinh tế, kết quả hoạt động kinh doanh cho
giám đốc và các nhà quản lý của cơng ty.
- Phịng kinh doanh:
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực phụ trách.
- Xây dựng kế hoạch bán hàng phân phối.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên trong hệ thống phân phối.
- Xây dựng tổ chức nhân sự các bộ phận thuộc bộ phận kinh doanh.
- Tham mưu cho Giám đốc xây dựng chi phí và các chính sách bán hàng.
- Trực tiếp phụ trách quản lý bộ phận kinh doanh.
- Chỉ đạo phân công công việc cho các nhân viên bộ phận kinh doanh.
- Chăm sóc khách hàng.
- Phịng Kế hoạch: có nhiệm vụ nghiên cứu và khai thác nguồn hàng và

đồng thời cũng là nơi quyết định mua hàng, đặt hàng và phân phối hàng hóa.
- Phịng vận tải: Chịu trách nhiệm bố trí, sắp xếp nhân sự thực hiện các
hợp đồng vận chuyển hàng.
1.4: Đặc điểm tTổ chức Cơng tác kế tốn của CTCP Thương mại và Vận tải
Phương Nam
1.4.1: Đặc điểm tTổ chức bộ máy kế tốn:
Bộ máy kế tốn của Cơng ty bao gồm 7 thành viên, người có quyền hạn cao nhất
là kế tốn trưởng.
a- Sơ đồ tổ chức phịng kế toán
5


Kế Toán
Trưởng
Kế Toán Tổng
Hợp

Kế toán

Kế toán

Thủ quỹ

Kế máy
toán kế toán của CTCP Thương mại và VậnKế
Bộ
tảitốn
Phương Nam
cơng nợ
mua hàng

tiền

ngân hàng

lương

Đang trong thời kỳ phát triển và hoàn thiện do vậy bộ máy kế toán bao
gồm:
- Kế toán trưởng: Làlà người phụ trách chung giúp việc cho giám đốc về
công tác chuyên môn, chịu trách nhiệm trước cấp trên và chấp hành luật pháp,
chế độ tài chính hiện hành, chỉ đạo nhiệm vụ hướng dẫn tồn bộ cơng việc kế
tốn theo chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế theo pháp luật của nhà nước.
- Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm trợ giúp kế tốn trưởng phụ trách các
hoạt động của phịng, đồng thời có trách nhiệm vụ trách tổng hợp các chứng từ,
bảng kê chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối ngày, tháng, quý , năm.
Sau đó tổng hợp vào sổ cái theo từng tài khoản rồi lập báo cáo theo nội dung
u cầu của Cơng ty.
- Kế tốn thanh tốn: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tiêu thụ ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lượng tiền tệ trong công ty đồng
thời theo dõi các khoản nợ của khách hàng, của công nhân viên.Thường xuyên
theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho. Cuối tháng kế tốn kiểm tra lại tồn bộ
cơng nợ phải thu, phải trả, trường hợp cần phải đối chiếu phải sang gặp bên A,
chốt lại công nợ và lập bên bản xác nhận công nợ. Lên tổng hợp số phải thu phải
trả cùng thời điểm phát sinh báo cáo Giám đốc để có kế hoạch thu hồi vốn cũng
như thanh tốn cơng nợ một cách hợp lý. Kế toán lên tổng hợp thu chi lên bảng
báo cáo kết quả kinh doanh trong tháng.

6

- Thủ quỹ: Cchịu trách nhiệm về tiền mặt của Công ty. Hàng ngày căn cứ
vào phiếu thu, chi qua các chứng từ gốc, theo dõi sử dụng vốn theo đúng mục
đích, ghi sổ quỹ, cuối ngày đối chiếu với kế tốn quỹ, nếu có sai sót phải sửa kịp
thời, khi có yêu cầu của cấp trên thủ quỹ và các bộ phận có liên quan kiểm kê lại
quỹ tiền mặt hiện có. Nếu thiếu hụt sẽ phải tìm ngun nhân và đề ra phương án
xử lý.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng:
Giám sát việc thu chi qua các chứng từ gốc theo dõi và sử dụng vốn đúng mục
đích, có hiệu quả, đồng thời theo dõi tình hình thanh tốn với khách hàng thơng
qua: Giấy báo nợ, giấy báo có, sao kê tài khoản, ủy nhiệm chi.
- Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi việc chấm cơng , phiếu
nghiệm thu sản phẩm, để làm căn cứ tính lương , thanh toán tiền lương, và các
khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong Công ty . Cuối tháng lập bảng
thanh tốn tiền lương, tập hợp chi phí tiền lương, bảng phân bổ tiền lương để
làm căn cứ trả lương cho người lao động.
Phịng kế tốn tài chính được đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc Công ty.
Bộ máy kế tốn có trách nhiệm tổ chức việc thực hiện kiểm tra tồn bộ cơng tác
kế tốn trong Cơng ty, tổ chức các thơng tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế,
hướng dẫn chỉ đạo các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ việc ghi chép và
chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính
1.4.2: Chế độ kế tốn áp dụng tại CTCP Thương mại và Vận tải Phương Nam
- CTCP Thương mại và Vận tải Phương Nam đang áp dụng chế độ kế
toán theo Quyết định 48 ngày 14/09/2006..
a- Hệ thống chứng từ kế tốn
Hiện nay, để giảm nhẹ lượng cơng việc của Phịng kế tốn, Cơng ty đã
tiến hành trang bị phần mềm kế toán Dsoft – viết tắt là DTHACPRO.
Danh mục chứng từ kế toán mà CTCP Thương mại và Vận tải Phương
Nam đang sử dụng theo quyết định 48 ngày 14/09/2006.:
TT
 

TÊN CHỨNG TỪ

Mẫu số
 

I- Lao động tiền lương

1

Bảng chấm cơng

01a-LĐTL

2

Bảng chấm cơng làm thêm giờ

01b-LĐTL

3

Bảng thanh tốn tiền lương

02-LĐTL
7


4

Bảng thanh toán tiền thưởng

03-LĐTL

5

Giấy đi đường

04-LĐTL

6

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

06-LĐTL

7

Bảng thanh tốn tiền th ngồi

07-LĐTL

8

Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

10-LĐTL

9

Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội

11-LĐTL

 

II- Hàng tồn kho

 

 

1

Phiếu nhập kho

01-VT

 

2

Phiếu xuất kho

02-VT

 

3

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản
03-VT
phẩm, hàng hố

 

4

Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ

04-VT

 

5

Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm,
hàng hố

05-VT

 

6

Bảng kê mua hàng

06-VT

 

7
 

Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ,
07-VT
dụng cụ

 

 

IV- Tiền tệ

 

1

Phiếu thu

01-TT

2

Phiếu chi

02-TT

3

Giấy đề nghị tạm ứng

03-TT

 

4

Giấy thanh toán tiền tạm ứng

04-TT

 

5

Giấy đề nghị thanh toán

05-TT

 

6

Biên lai thu tiền

06-TT

7

Bảng kê chi tiền

09-TT

 

 

V- Tài sản cố định

 

 

1

Biên bản giao nhận TSCĐ

01-TSCĐ

 

8

 

 


2

Biên bản thanh lý TSCĐ

02-TSCĐ

 

3

Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn
03-TSCĐ
thành

 

4

Biên bản đánh giá lại TSCĐ

04-TSCĐ

 

5

Biên bản kiểm kê TSCĐ

05-TSCĐ

 

6

Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

06-TSCĐ

 

b- Hệ thống tài khoản kế toán
- CTCP Thương mại và Vận tải Phương Nam đang áp dụng gần hết hệ thống tài
khoản theo Quyết định 48.
Cụ thể như sau:

TT

Số hiệu tài khoản
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3

1

111

Tên Tài Khoản
Tiền mặt việt Nam đồng

2

112

Tiền Việt Nam gửi ngân hàng

3

131

Phải thu của khách hàng

4

133

Thuế GTGT được khấu trừ

5

1331

Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

1332

Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
Phải thu khác

138
1381

Tài sản thiếu chờ xử lý

1388

Phải thu khác

6

141

Tạm ứng

7

142

Chi phí trả trước ngắn hạn
9


8

152

Ngun liệu, vật liệu

9

153

Cơng cụ dụng cụng

10

154

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

11

156

Hàng hóa

12

211

13

214

Hao mịn TSCĐ

14

241

Xây dựng cơ bản dở dang

15

242

Chi phí trả trước dài hạn

16

311

Vay ngắn hạn

17

331

Phải trả cho người bán

18

333

Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

19

334

Phải trả người lao động

20

335

Chi phí phải trả

21

338

Phải trả phải nộp khác

22

411

Nguồn vốn kinh doanh

23

421

Lợi nhuận chưa phân phối

24

353

Quỹ khen thưởng, phúc lợi

25

511

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

26

515

Doanh thu hoạt động tài chính

27

521

Các khoản giảm trừ doanh thu

28

642

Chi phí quản lý doanh nghiệp

29

711

Thu nhập khác

30

811

Chi phí khác

31

821

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

,

Tài sản cố định

10


32

911

Xác định kết quả kinh doanh

11


TK 111, TK 112, TK 141, TK 131, TK 133, TK 154, TK 152, TK 153, Tk 156,
TK 211, TK 213, TK 214, TK331, Tk 311, TK 341, TK 334, Tk 338, TK 411,
Tk 421, TK 642, TK 711, Tk 811, TK 911……
c- Hình thức sổ kế tốn

Doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ Nhật Ký Chung để phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các loại sổ doanh nghiệp áp dụng bao gồm: Sổ
Nhật Ký Chung, sổ Cái, sổ kế tốn chi tiết. Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng hệ
thống máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán DTHACPRO. Với sự hỗ trợ
của phần mềm kế toán này, số liệu từ các chứng từ gốc sau khi được cập nhật
vào máy sẽ tự động vào sổ Nhật Ký Chung và được vào sổ Cái tương ứng. Các
báo cáo tài chính được lập hàng ngày đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho
các đối tượng quan tâm. Hệ thống sổ được lưu trong máy và được in ra khi cần
thiết.

Cơng ty áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn trêm máy vi tính phần mềm kế tốn
DTH.
Giao diện bên ngồi phần mềm kế tốn

12


Giao diện bên ngồi phần mềm kế tốn

Đâay là phần mềm kế tốn mới được nhóm phát triển cơng nghệ phần
mềm mảng kế tốn cơng ty cổ phần cơng nghệ DTH và giải pháp số viết ra, cập
nhật ataj đầy đủ các thông tư, nghị định mới như: TT45/2013/BTC về tài sản cố
13


định, TT219 về thuế GTGT….cho phép in phiếu xuất kho cũng như phiếu nhập
kho.

Các phần hành cụ thể của phần mềm kế toán ACPRODsoft Accounting
:

- Trong mục kế toán gồm: Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng , hạch
toán chứng từ kế tốn .
- Trong mục hàng hóa: Kế tốn nhập kho, xuất kho hàng hóa, nhập
khẩu hàng hóa
- Trong mục vật tư: Kế toán nhập xuất kho vật tư
Chứng từ gốc: Hóa đơn
GTGT, hợp đồng giao khốn

Phần mềm kế toán: Xử lý
chứng từ

( chưa bổ sung à) miêu tả qua phần giao diện bên trong ý.
Trình tự ghi sổ kế tốn máy theo hình thức Nhật Ký Chung
Tờ kê và bảng
phân bổ

Sổ nhật ký chung

Sổ cái các tài khoản

Bảng cân đối số phát sinh

14
Báo cáo tái chính

Sổ thẻ kế toán chi
tiết

Bảng tổng hợp
chi tiết

Ghi chú:
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng.
: Kiểm tra, đối chiếu.
 Các sổ tổng hợp: Nhật Ký Chung, Sổ Cái, Bảng phân bổ chi phí trả trước
ngắn hạn, dài hạn, Bảng tính khấu hao.
 Các sổ chi tiết gồm có:
- Thẻ, Sổ chi tiết NVL, hàng hóa, CCDC
- Sổ chi tiết dùng cho các tài khoản 131, 138, 338,331…….
d- Cơng tác lập và nộp báo cáo tài chính:
Chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty: Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01/01 đến ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.
Quy trình xử lý thơng tin trên phần mềm kế tốn tại cơng ty.

15


CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ
PHÁT SINH

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

NHẬP LIỆU

TỆP DỮ LIỆU NGHIỆP VỤ

TỆP SỔ CÁI

TỆP SỐ LIỆU THÁNG

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sơ đồ 3.3: Quy trình xử lý thơng tin trên phần mềm kế tốn
Báo cáo tài chính năm của Cơng ty gồm có 4 loại sau:
- Bảng cân đối kế toán
Mẫu số B 01 - DN
- Báo cáo kết quả kinh doanh
Mẫu số B 02 - DN
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Mẫu số B 03 - DN
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Mẫu số B 09 - DN
Báo cáo tài chính được lập khi hết niên độ kế toán và được nộp lên chi cục thuế
huyện Từ Liêm trước ngày 31/03 năm sau.
Bên cạnh đó, để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành, lập kế hoạch và ra
quyết định kinh doanh, kế tốn Cơng ty cịn lập một số báo cáo cho nội bộ quản
trị như:
- Báo cáo tồn quỹ tiền mặt
- Báo cáo tổng hợp kiểm kê công nợ
- Báo cáo kiểm kê vật tư.
e- Một số vấn đề khác về chế độ kế toán Công ty:
16


- Công tác kiểm kê TSCĐ: Hiện nay, CTCP Thương mại và Vận tải Phương
Nam tiến hành kiểm kê TSCĐ theo năm.
- Phương pháp tính giá thực tế hàng xuất: Bình quân gia quyền

- Phương pháp kê khai hàng tồn kho: Công ty áp dụng theo phương pháp kê
khai thường xuyên.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty xác định số khấu hao theo phương
pháp đường thẳng theo Thông tư số 45/2013/QĐ - BTC ngày 25/04/2013 của Bộ
tài chính
- Phương pháp tính thuế GTGT: Áp dụng phương pháp khấu trừ.
- Kỳ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12

17


PHẦN 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ
THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CTCP THƯƠNG MẠI VÀ VẬN TẢI
PHƯƠNG NAM
2.1: Tổng quan về kế toán bán hàng và thu tiền hàng tại CTCP Thương mại và
Vận tải Phương Nam.
2.1.1: Đặc điểm và phương thức bán hàng:Các mặt hàng bán ra tại công ty
CTCP Thương mại và Vận tải Phương Nam là công ty hoạt động trong
lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng. Hiện nay, Công ty đang nghiên cứu mở
rộng mạng lưới phân phối không những chỉ ở Hà Nội mà là toàn miền Bắc, miền
Trung với mong muốn trở thành nhà cung cấp vật liệu xây dựng lớn nhất nước
ta.
Hiện nay công ty chuyên kinh doanh và cung cấp nhiều loại hàng hóa đa
dạng và phong phú. Với mỗi mặt hàng kinh doanh lại bao gồm nhiều chủng loại,
mẫu mã với kích thước khác nhau đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng:
STT
Tên hàng hóa
Đơn vị tính
1
Đá hộc

M3
2
Đá Base
M3
3
Cát đen mịn
M3
4
Cát đen nền
M3
5
Cát vàng
M3
6
Gạch lát 400 * 400 Cottto
M2
7
Gạch lát 300 * 300 A1
M2
8
Gạch lát 400 * 400 Tuynel
M2
9
Gạch xây
Viên
10
Bậc thềm
M2
…………………………….
18

2.1.2: Khách hàng và thị trường tiêu thụ:
Tuy chịu sự cạnh tranh rất khốc liệt trong thị trường kinh doanh vật liệu
xây dựng, nhất là trong điều kiện ngành xây dựng vừa mới trải qua thời kỳ đóng
băng song hiện tại Phương Nam đang là nhà cung cấp chính cho nhiều cơng
trình lớn như: Cơng trình trường mầm non Thụy Phương, Cơng trình xây trụ sở
hợp tác xã Vân Canh, Quỹ Tín Dụng Vân Canh và nhiều đối tác lớn như: Công
ty cổ phần tư vấn Viglacera, Công ty cổ phần Xây dựng Kinh Đô, Công ty
TNHH Thương mại Hương Quỳnh....Cơng ty đang dốc sức khai thác, tìm kiếm
thị trường mới song khách hàng hiện tại của Công ty tập trung ở miền Bắc, chủ
yếu ở Thành phố Hà Nội.
2.1.3: Các phương thức bán hàng:
* Bán hàng theo hợp đồng: là một hình thức bán hàng được diễn ra trong một
thời gian dài với khối lượng hàng lớn phát sinh nhiều lần. Khi nắm bắt được nhu
cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh tiếp cận và tư vấn cho khách hàng.
Nếu hợp đồng được ký kết, 01 bản lưu tại Kế tốn, 01 bản lưu tại phịng kinh
doanh để theo dõi thực hiện.

19


Sơ đồ 2.1: Quá trình bán hàng theo hợp đồng

Trách nhiệm
Các bước thực hiện
Nhân viên kinh
Tiếp nhận yêu cầu của khách
doanh
hàng

Phụ trách kinh
doanh
hoặc
người ủy quyền
Nhân viên kinh
doanh

Mô tả/biểu mẫu
Lập báo giá hoặc
hợp đồng

Duyệt

Thu tiền đặt cọc của khách
hàng bằng tiền mặt hoặc
chuyển khoản

Nhân viên đặt
hàng

Đặt hàng

Nhân viên điều
phối hàng

Đưa ra yêu cầu xuất kho

20

Tỷ lệ yêu cầu tối

thiểu 40% giá trị
đơn hàng hoặc hợp
đồng

Giấy biên nhận và
phiếu xuất kho


Thủ kho/ lái
xe/ nhân viên
bán hàng

Nhân viên kinh
doanh

Nhân viên kế
toán
Nhân viên kinh
doanh

Xuất kho/ nhận hàng, giao
hàng và lắp đặt/ nhân viên
bán hàng cập nhật công nợ
khách hàng.
Theo dõi tiến độ nghiệm thu,
quyết tốn chuyển về kế tốn
đề nghị viết hóa đơn

Hồn thành hóa đơn chứng từ
cho khách hàng

-Biên bản nghiệm
thu quyết tốn hợp
đồng
- Mẫu đề nghị xuất
hóa đơn
Hóa đơn GTGT,
phiếu thu

Giao hóa đơn, chứng từ cho
khách và thu hồi cơng nợ

Nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, tiến hành lập
bảng báo giá (giá bán căn cứ theo bảng giá niêm yết của công ty) hoặc hợp đồng
ký duyệt của phụ trách kinh doanh hoặc người được ủy quyền.
Sau khi khách hàng xác nhận đặt hàng bằng văn bản, nhân viên kinh
doanh phải tiến hành thu tiền đặt cọc tối thiểu bằng 40% giá trị lô hàng. Hình
thức đặt cọc có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trong trường hợp các hợp
đồng có giá trị lớn thì các điều khoản về tạm ứng thanh tốn phải đạt được thỏa
thuận của hai bên và phải được lãnh đạo công ty CP GSC Việt Nam chấp nhận
nhưng nên để theo tỉ lệ như sau:
40% tạm ứng ngay sau khi ký kết hợp đồng
40% tiếp theo khi tập kết hàng đến chân cơng trình
20% cịn lại khi nghiệm thu/ bàn giao và xuất hóa đơn GTGT.
Nhân viên kinh doanh chuyển thông tin đặt hàng cho bộ phận đặt hàng.
Ngày đặt hàng tính từ ngày nhận được tiền đặt cọc. Nhân viên điều phối hàng
theo dõi tiến độ đơn hàng kết hợp với bộ phận kinh doanh thực hiện các thủ tục
giấy tờ để xuất chuyển hàng cho khách đúng tiến độ hợp đồng đã ký kết. Lập
bảng kê bán hàng sau khi nhận được giấy biên nhận có xác nhận của khách hàng
từ nhân viên giao hàng. Giấy biên nhận gồm ba liên: liên 1 giữ tại cuống, liên 2,

21


liên 3 giao cho nhân viên giao hàng xuống kho nhận hàng. Nhân viên lắp đặt
giao hàng cho khách rồi xin chữ kí xác nhận của khách hàng, liên 2 giao lại cho
khách, liên 3 mang về giao cho nhân viên điều phối làm căn cứ lập bảng kê bán
hàng chuyển kế tốn cập nhật cơng nợ. Nhân viên kinh doanh theo dõi, xác minh
tiến độ giao hàng của đơn hàng do mình phụ trách đẩy nhanh tiến độ, lập biên
bản nghiệm thu quyết toán hợp đồng, yêu cầu kế tốn xuất hóa đơn, làm thủ tục
thanh lý hợp đồng và thu hồi công nợ. Tùy thuộc vào giá trị đơn đặt hàng/hợp
đồng và các điều khoản quy định trong đó, kế tốn phải bám sát để theo dõi tiến
độ thanh tốn của khách hàng thơng qua một số biện pháp nghiệp vụ: email,
điện thoại, fax,… để yêu cầu bộ phận thanh toán của khách hàng chuyển tiền
thanh toán. Kế toán căn cứ vào chứng từ phiếu thu, giấy biên nhận và cá giấy
báo có của ngân hàng, các phiếu nhập lại hàng (nếu có) cập nhật cơng nợ cho
khách. Sau khi nhận được bản nghiệm thu quyết tốn cơng trình và giấy đề nghị
viết hóa đơn kế tốn có trách nhiệm hoàn thiện các thủ tục cuối cùng. Khi có
nhu cầu viết hóa đơn GTGT, nhân viên kinh doanh/bán hàng viết giấy đề nghị
viết hóa đơn.
 Bán lẻ: ( Chủ yếu hướng đến đối tượng: cá nhân đang xây dựng)
Sơ đồ 2.2: Quá trình bán hàng theo hình thức bán lẻ

Trách nhiệm
Các bước thực hiện
Nhân viên bán
- Lập báo giá có lãnh đạo ký
hàng
duyệt

Mơ tả/biểu mẫu

Áp dụng theo bảng
giá bán chuẩn của
công ty ban hành

- Xác nhận đặt hàng của
khách

Nhân viên bán
hàng

Thu tiền đặt cọc

Nhân viên đặt
hàng

Đặt hàng

Nhân viên bán
hàng/ Lái xe

Chuyển hàng, lắp đặt

22

Phiếu thu
Tỷ lệ yêu cầu 40%
giá trị đơn hàng

Bàn giao giấy biên
nhận cho khách

Nhân viên bán
hàng
Kế tốn/ nhân
viên bán hàng

Giao hóa đơn và thu hồi công
nợ
Theo dõi và đối chiếu công
nợ

Mẫu đề nghị xuất
hóa đơn
Đối chiếu số liệu
cơng nợ

Nhân viên đặt hàng có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận lại thông tin trước
khi tiến hành đặt hàng. Nhân viên bán hàng sắp xếp bố trí hàng hóa, cơng nhân
bốc xếp để triển khai cơng việc có trách nhiệm viết giấy biên nhận (hóa đơn bán
hàng) và các thủ tục giấy tờ khác để thực hiện việc xuất kho được nhanh chóng,
thuận lợi nhất.
Thủ kho: có trách nhiệm xuất hàng đầy đủ, đúng yêu cầu và bàn giao cho
người nhận hàng. Nhân viên bán hàng hoặc lái xe có trách nhiệm giao hàng hóa
đến khách hàng, lắp đặt hàng, lấy chữ ký xác nhận của khách hàng. Nộp đầy đủ
biên nhận về cho nhân viên phịng bán hàng. Thực hiện thu tiền cơng nợ khi có
yêu cầu của người có thẩm quyền. Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm bám
sát, theo dõi tiến độ giao hàng. Tiến hành nhanh các bước nghiệm thu, quyết
toán hợp đồng và đề nghị xuất hóa đơn GTGT và thu hồi cơng nợ. Nhân viên kế
tốn có trách nhiệm cập nhật, theo dõi công nợ, đôn đốc nhân viên kinh

doanh/bán hàng thu nợ. Hoàn thành nhanh các thủ tục về cung cấp số liệu đối
chiếu, quyết tốn cơng trình, xuất hóa đơn GTGT. Trình ban giám đốc các báo
cáo về doanh số và tình hình cơng nợ. Nhân viên bán hàng lập báo giá theo bảng
giá chuẩn do công ty ban hành đưa cho phụ trách kinh doạnh hoặc người được
ủy quyền phê duyệt. Fax cho khách hàng, nhận đặt hàng và tiến hành thu tiền đặt
cọc (40% giá trị lô hàng). Chuyển thông tin đặt hàng cho nhân viên đặt hàng.
Khi hàng về nhân viên điều phối sẽ làm thủ tục cần thiết để đưa hàng đi lắp và
bàn giao cho khách. Nhân viên bán hàng đề nghị xuất hóa đơn GTGT giao cho
khách hàng và thu hồi hết công nợ.
2.1.4: Các phương thức thu tiền hàng mà CTCP Thương mại và vận tải Phương
Nam áp dụng:
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán qua ngân hàng đối với các hóa đơn giá trị trên 20.000.000đ
2.1.2: Khách hàng và thị trường tiêu thụ:
23


Tuy chịu sự cạnh tranh rất khốc liệt trong thị trường kinh doanh vật liệu
xây dựng, nhất là trong điều kiện ngành xây dựng vừa mới trải qua thời kỳ đóng
băng song hiện tại Phương Nam đang là nhà cung cấp chính cho nhiều cơng
trình lớn như: Cơng trình trường mầm non Thụy Phương, Cơng trình xây trụ sở
hợp tác xã Vân Canh, Quỹ Tín Dụng Vân Canh và nhiều đối tác lớn như: Công
ty cổ phần tư vấn Viglacera, Công ty cổ phần Xây dựng Kinh Đô, Công ty
TNHH Thương mại Hương Quỳnh....Công ty đang dốc sức khai thác, tìm kiếm
thị trường mới song khách hàng hiện tại của Công ty tập trung ở miền Bắc, chủ
yếu ở Thành phố Hà Nội.
2.1.35: Cách mã hóa đối tượng hàng hóa và khách hàng:
- Đối tượng khách hàng: Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách
hàng.
Ví dụ: Mã chi tiết 01: Công ty TNHH Hùng Hạnh

Mã chi tiết 02: Công ty cổ phần tư vấn Viglacera
- Hàng hóa: Theo dõi theo từng loại mặt hàng
Ví dụ: Mã chi tiết 01: Đá hộc
Mã chi tiết 02: Cát đen

24


Chụp giao diện phần mã hóa TK 156 và TK 131 trên phần mềm
2.1.4: Các phương thức thu tiền hàng mà CTCP Thương mại và vận tải
Phương Nam áp dụng:
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán qua ngân hàng đối với các hóa đơn giá trị trên 20.000.000đ
2.2: Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và thanh tốn tiền hàng tại CTCP
Thương mại và Vận tải Phương Nam
2.2 Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và thanh toán tiền hàng tại
CTCO thương mại và vận tải Phương Nam
2.2.1: Chứng từ kế tốn sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ trong công tác
bán hàng và thanh toán tiền hàng:
- Phiếu xuất kho
- Đề nghị thanh toán
- Hóa đơn Giá trị gia tăng
- Phiếu thu
- Giấy báo có.
* Trình tự ln chuyển chứng từ:
Hoạt động trong lĩnh vực cung cấp vật liệu xây dựng nên CTCP Thương mại và
Vận tải Phương Nam chủ yếu bán hàng qua hai hình thức: bán bn và bán lẻ.
Đối với hình thức bán bn : Theo hình thức các cơng ty xây dựng ,cửa
hàng ,đại lý vật liệu xây dựng sẽ lấy hàng của công ty theo đơn đặt hàng với số
lượng nhiều và liên tục, hàng sẽ bán với giá thấp hơn giá thị trường. Khách

25