15. KY NANG DIEU HANH CUOC HOP ppt

ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP
ẹIEU HAỉNH MOT CUOC HOẽP

Nội dung chính
Nội dung chính

Tại sao phải điều hành một cuộc họp?
Tại sao phải điều hành một cuộc họp?

Các chức năng của một cuộc họp
Các chức năng của một cuộc họp

Các kiểu họp
Các kiểu họp

Chuẩn bò cho một cuộc họp
Chuẩn bò cho một cuộc họp

Đònh nghóa mục tiêu
Đònh nghóa mục tiêu

Con người
Con người

Bài thuyết trình
Bài thuyết trình


Chủ tọa
Chủ tọa

Điều hành cuộc họp
Điều hành cuộc họp

Thời gian trình bày
Thời gian trình bày

Kết thúc cuộc họp
Kết thúc cuộc họp

Tại sao phải vận hành cuộc họp?
Tại sao phải vận hành cuộc họp?

Các cuộc họp là lãng
Các cuộc họp là lãng
phí thời gian quý báu
phí thời gian quý báu
và tiền.
và tiền.

Các cuộc họp là đầy
Các cuộc họp là đầy
dẫy các vấn đề, tranh
dẫy các vấn đề, tranh
cãi, mâu thuẩn và nếu
cãi, mâu thuẩn và nếu
có chỉ là một ít sự đồng
có chỉ là một ít sự đồng

thuận và giải pháp.
thuận và giải pháp.

Các giải pháp cho các
Các giải pháp cho các
vướng mắc trong thế giới
vướng mắc trong thế giới
thực được tìm thấy xuyên
thực được tìm thấy xuyên
qua cuộc họp và thảo luận
qua cuộc họp và thảo luận
nhóm
nhóm

Một cuộc họp vẫn tốt hơn là
Một cuộc họp vẫn tốt hơn là
điện thoại, máy fax, hội
điện thoại, máy fax, hội
nghò bằng video, máy vi
nghò bằng video, máy vi
tính, các sản phẩm khác của
tính, các sản phẩm khác của
công nghệ thông tin hoặc
công nghệ thông tin hoặc
các cá nhân làm việc một
các cá nhân làm việc một
mình
mình

Tại sao phải vận hành cuộc họp?

Tại sao phải vận hành cuộc họp?

Nh ng cu c h p đóng vai trò r t quan tr ng, vì đó là nõi mà b u ữ ộ ọ ấ ọ ầ
Nh ng cu c h p đóng vai trò r t quan tr ng, vì đó là nõi mà b u ữ ộ ọ ấ ọ ầ
khơng khí và v n hố c a t ch c đ c duy trì, là m t trong ă ủ ổ ứ ựợ ộ
khơng khí và v n hố c a t ch c đ c duy trì, là m t trong ă ủ ổ ứ ựợ ộ
nh ng cách th c đ các t ch c nói v i đ i ng nhân viên c a mình ữ ứ ể ổ ứ ớ ộ ũ ủ
nh ng cách th c đ các t ch c nói v i đ i ng nhân viên c a mình ữ ứ ể ổ ứ ớ ộ ũ ủ
r ng: “B n là m t thành viên c a t p th ”ằ ạ ộ ủ ậ ể
r ng: “B n là m t thành viên c a t p th ”ằ ạ ộ ủ ậ ể

N u b n t ch c nh ng cu c h p bu n t , y u kém mà l i kéo ế ạ ổ ứ ữ ộ ọ ồ ẻ ế ạ
N u b n t ch c nh ng cu c h p bu n t , y u kém mà l i kéo ế ạ ổ ứ ữ ộ ọ ồ ẻ ế ạ
dài lê thê, thì các nhân viên s b t đ u tin r ng mình đang làm vi c cho ẽ ắ ầ ằ ệ
dài lê thê, thì các nhân viên s b t đ u tin r ng mình đang làm vi c cho ẽ ắ ầ ằ ệ
m t cơng ty t nh t, kém c i và khơng bi t q tr ng th i gian ộ ẻ ạ ỏ ế ọ ờ
m t cơng ty t nh t, kém c i và khơng bi t q tr ng th i gian ộ ẻ ạ ỏ ế ọ ờ

Các chức năng của một cuộc họp
Các chức năng của một cuộc họp
Sự hình thành nhóm
C
h
i
a

s
e
õ

k
i
e
á
n

t
h
ư
ù
c
,

k
i
n
h

n
g
h
i
e
ä
m
,

s
ư
ï

đ
a
ù
n
h

g
i
a
ù
,
v
a
ø

c
a
ù
c

t
r
u
y
e
à
n

t

h
o
á
n
g

d
a
â
n

g
i
a
n
C
o
â
n
g

v
i
e
ä
c

t
a
ä

p

t
h
e
å

v
a
ø

s
ư
ï

đ
o
ù
n
g

g
o
ù
p

c
a
ù

n
h
a
â
n
Ra các quyết đònh quyết
đoán và cam kết
T
r
a
n
h

đ
a
á
u

Đ
ư
ù
c

t
í
n
h

c
u

û
a

l
a
õ
n
h

đ
a
ï
o

v
a
ø

n
h
o
ù
m
/

c
o
â
n
g

v
i
e
ä
c

n
h
o
ù
m

Các kiểu họp
Các kiểu họp

Hội nghò
Hội nghò

Hội đồng
Hội đồng

y ban
y ban

Thường xuyên
Thường xuyên

Điều đình, thỏa thuận
Điều đình, thỏa thuận


Động viên
Động viên

Ra quyết đònh
Ra quyết đònh

Hàng ngày
Hàng ngày

Hàng tuần hoặc hàng tháng
Hàng tuần hoặc hàng tháng

Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt
Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt

Chuẩn bò cho một cuộc họp
Chuẩn bò cho một cuộc họp

“
“
Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc
Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc
họp ”
họp ”

“
“
Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để
Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để

xác đònh có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất
xác đònh có hay chăng cuộc họp là thành không hoặc thất
bại ”
bại ”

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp

Xác đ nh rõ nh ng m c tiêu và k t qu mong đ i. B n c n bi t ị ữ ụ ế ả ợ ạ ầ ế
Xác đ nh rõ nh ng m c tiêu và k t qu mong đ i. B n c n bi t ị ữ ụ ế ả ợ ạ ầ ế
chính xác mình đang c g ng đ t đ c đi u gì thông qua cu c ố ắ ạ ượ ề ộ
chính xác mình đang c g ng đ t đ c đi u gì thông qua cu c ố ắ ạ ượ ề ộ
h p. ọ
h p. ọ

Xác đ nh xem li u nh ng ho t đ ng khác có th s phù h p hõn ị ệ ữ ạ ộ ể ẽ ợ
Xác đ nh xem li u nh ng ho t đ ng khác có th s phù h p hõn ị ệ ữ ạ ộ ể ẽ ợ
không, hay nh t thi t ph i t ch c các cu c h p bàn. ã có không ấ ế ả ổ ứ ộ ọ Đ
không, hay nh t thi t ph i t ch c các cu c h p bàn. ã có không ấ ế ả ổ ứ ộ ọ Đ
ít cu c h p vô b đ c tri u t p, trong khi ch m t vài cu c đi n ộ ọ ổ ượ ệ ậ ỉ ộ ộ ệ
ít cu c h p vô b đ c tri u t p, trong khi ch m t vài cu c đi n ộ ọ ổ ượ ệ ậ ỉ ộ ộ ệ
tho i, trao đ i email, hay g p g tr c ti p s hi u qu hõn r t ạ ổ ặ ỡ ự ế ẽ ệ ả ấ
tho i, trao đ i email, hay g p g tr c ti p s hi u qu hõn r t ạ ổ ặ ỡ ự ế ẽ ệ ả ấ
nhi u. ề
nhi u. ề

Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp

Xác đ nh các ch đ tr ng tâm và hình th c th o lu n t t nh t c a ị ủ ề ọ ứ ả ậ ố ấ ủ

Xác đ nh các ch đ tr ng tâm và hình th c th o lu n t t nh t c a ị ủ ề ọ ứ ả ậ ố ấ ủ
m i cá nhân. B n c n hi u rõ mình mu n đ t đ c đi u gì thông ỗ ạ ầ ể ố ạ ượ ề
m i cá nhân. B n c n hi u rõ mình mu n đ t đ c đi u gì thông ỗ ạ ầ ể ố ạ ượ ề
qua nh ng th o lu n này. ữ ả ậ
qua nh ng th o lu n này. ữ ả ậ

c l ng th i gian cho cu c h p. Nh ng ng i tham gia Ướ ượ ờ ộ ọ ữ ườ
c l ng th i gian cho cu c h p. Nh ng ng i tham gia Ướ ượ ờ ộ ọ ữ ườ
c n bi t th i l ng cu c h p đ lên k ho ch công vi c cho phù ầ ế ờ ượ ộ ọ ể ế ạ ệ
c n bi t th i l ng cu c h p đ lên k ho ch công vi c cho phù ầ ế ờ ượ ộ ọ ể ế ạ ệ
h p. ợ
h p. ợ

Lịch trình cuộc họp một cách chi
Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
tiết và cụ thể:

Tuyên b th i đi m b t đ u và th i đi m k t thúc. Th i gian là vàng ố ờ ể ắ ầ ờ ể ế ờ
Tuyên b th i đi m b t đ u và th i đi m k t thúc. Th i gian là vàng ố ờ ể ắ ầ ờ ể ế ờ
b c … hãy lên k ho ch m t cách sáng su t! ạ ế ạ ộ ố
b c … hãy lên k ho ch m t cách sáng su t! ạ ế ạ ộ ố

Xác đ nh đ a đi m t ch c cu c h p. ị ị ể ổ ứ ộ ọ
Xác đ nh đ a đi m t ch c cu c h p. ị ị ể ổ ứ ộ ọ

Lên danh sách nh ng ng i tham d và khách m i. ữ ườ ự ờ
Lên danh sách nh ng ng i tham d và khách m i. ữ ườ ự ờ

Lịch trình cuộc họp một cách chi

Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
tiết và cụ thể:

Th ng kê vai trò c a nh ng ng i tham gia cu c h p và nh ng ố ủ ữ ườ ộ ọ ữ
Th ng kê vai trò c a nh ng ng i tham gia cu c h p và nh ng ố ủ ữ ườ ộ ọ ữ
đi u b n mong đ i h . Vi c này “b t bu c” nh ng ng i ề ạ ợ ở ọ ệ ắ ộ ữ ườ
đi u b n mong đ i h . Vi c này “b t bu c” nh ng ng i ề ạ ợ ở ọ ệ ắ ộ ữ ườ
tham d thu th p t t c nh ng thông tin có liên quan mà h c n ự ậ ấ ả ữ ọ ầ
tham d thu th p t t c nh ng thông tin có liên quan mà h c n ự ậ ấ ả ữ ọ ầ
mang t i cu c h p. ớ ộ ọ
mang t i cu c h p. ớ ộ ọ

Chu n b cho nh ng cu c th o lu n đ c di n ra m t cách có t ẩ ị ữ ộ ả ậ ượ ễ ộ ổ
Chu n b cho nh ng cu c th o lu n đ c di n ra m t cách có t ẩ ị ữ ộ ả ậ ượ ễ ộ ổ
ch c, phù h p v i m c tiêu, ch đ và đ nh h ng chung c a cu c ứ ợ ớ ụ ủ ề ị ướ ủ ộ
ch c, phù h p v i m c tiêu, ch đ và đ nh h ng chung c a cu c ứ ợ ớ ụ ủ ề ị ướ ủ ộ
h p.ọ
h p.ọ

G i tr c l ch trình cho nh ng ng i tham d đ h có th i ử ướ ị ữ ườ ự ể ọ ờ
G i tr c l ch trình cho nh ng ng i tham d đ h có th i ử ướ ị ữ ườ ự ể ọ ờ
gian lên k ho ch và chu n b cho cu c h p. ế ạ ẩ ị ộ ọ
gian lên k ho ch và chu n b cho cu c h p. ế ạ ẩ ị ộ ọ

Phân công người ghi chép (lập biên
Phân công người ghi chép (lập biên
bản cuộc họp)
bản cuộc họp)


Nh ng ai đã có m t. ữ ặ
Nh ng ai đã có m t. ữ ặ

Nh ng v n đ nào c n đ c th o lu n. ữ ấ ề ầ ượ ả ậ
Nh ng v n đ nào c n đ c th o lu n. ữ ấ ề ầ ượ ả ậ

Nh ng quy t đ nh ch ch t nào c n h ng t i. ữ ế ị ủ ố ầ ướ ớ
Nh ng quy t đ nh ch ch t nào c n h ng t i. ữ ế ị ủ ố ầ ướ ớ

Các b c ti p theo (hành đ ng c th ): ướ ế ộ ụ ể
Các b c ti p theo (hành đ ng c th ): ướ ế ộ ụ ể

Nh ng ai ph i hoàn thành nhi m v đ t ra – lên danh sách các t p ữ ả ệ ụ ặ ậ
Nh ng ai ph i hoàn thành nhi m v đ t ra – lên danh sách các t p ữ ả ệ ụ ặ ậ
th và các thành viên bên ngoài. ể
th và các thành viên bên ngoài. ể

Ngày b t đ u và ngày k t thúc nhi m v . ắ ầ ế ệ ụ
Ngày b t đ u và ngày k t thúc nhi m v . ắ ầ ế ệ ụ

Nh ng vi c h c n hoàn thành chính xác là gì. ữ ệ ọ ầ
Nh ng vi c h c n hoàn thành chính xác là gì. ữ ệ ọ ầ

Đònh nghóa mục tiêu
Đònh nghóa mục tiêu

Cung cấp thông tin -
Cung cấp thông tin -
Dể hiểu
Dể hiểu


Có cấu trúc- nguyên
Có cấu trúc- nguyên
thủy
thủy

Các trách nhiệm thi
Các trách nhiệm thi
hành
hành

Bộ khung pháp lý
Bộ khung pháp lý
Cái gì
T
a
ï
i

s
a
o
Ơ
Û

đ
a
â
u
Khi nào

T
h
e
á

n
a
ø
o
A
i

Con người
Con người

Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp.
Tối ưu hóa số người tham dự cuộc họp.

Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với các thành viên
Kế hoạch sơ bộ của cuộc họp và thảo luận với các thành viên
chủ chốt trước cuộc họp.
chủ chốt trước cuộc họp.

Văn kiện
Văn kiện

Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là
Tài liệu quan trọng nhất trong một cuộc họp là
chương trình
chương trình

nghò sự
nghò sự
vì vậy hãy chuẩn bò nó thật cẩn thận.
vì vậy hãy chuẩn bò nó thật cẩn thận.

Phân loại chúng cẩn thận: cái nào cho
Phân loại chúng cẩn thận: cái nào cho
thông tin
thông tin
, cái nào cho
, cái nào cho
thảo luận
thảo luận
, hoặc cái nào cho
, hoặc cái nào cho
quyết đònh
quyết đònh
để mà sự quan trọng và
để mà sự quan trọng và
thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại
thời gian đã được yêu cầu, có thể được tiến hành trên mỗi loại

Chủ tọa
Chủ tọa

Bạn là “xếp”, điều đó đúng nhưng đừng quá nhấn mạnh vào
Bạn là “xếp”, điều đó đúng nhưng đừng quá nhấn mạnh vào
điều đó khi điều hành một cuộc họp
điều đó khi điều hành một cuộc họp


Lắng nghe
Lắng nghe
, và không nói mãi cho đến khi nào bạn thấy là cần
, và không nói mãi cho đến khi nào bạn thấy là cần
thiết.
thiết.

Vai trò của bạn
Vai trò của bạn
là
là
hổ trợ nhóm
hổ trợ nhóm
để đi đến một kết luận tốt nhất
để đi đến một kết luận tốt nhất
có thể hoặc quyết đònh trong một cách có hiệu quả nhất và
có thể hoặc quyết đònh trong một cách có hiệu quả nhất và
dẫn
dẫn
đến
đến
một quyết đònh chấp nhận được hoặc một quyết đònh mà
một quyết đònh chấp nhận được hoặc một quyết đònh mà
được hiểu và được chấp nhận bởi đa số.
được hiểu và được chấp nhận bởi đa số.

Bắt đầu cuộc họp
Bắt đầu cuộc họp

Truy n đ t m c tiêu và k t qu mong mu n t i t t c nh ng ề ạ ụ ế ả ố ớ ấ ả ữ

Truy n đ t m c tiêu và k t qu mong mu n t i t t c nh ng ề ạ ụ ế ả ố ớ ấ ả ữ
ng i tham d cu c h p. ườ ự ộ ọ
ng i tham d cu c h p. ườ ự ộ ọ

Làm rõ nh ng cách th c tham gia và giao ti p trong cu c h p mà ữ ứ ế ộ ọ
Làm rõ nh ng cách th c tham gia và giao ti p trong cu c h p mà ữ ứ ế ộ ọ
b n mong mu n. ạ ố
b n mong mu n. ạ ố

t ra nh ng nguyên t c cõ b n (Tiêu chu n): Đặ ữ ắ ả ẩ
t ra nh ng nguyên t c cõ b n (Tiêu chu n): Đặ ữ ắ ả ẩ

Khi nào cu c h p d ng l i và k t thúc. ộ ọ ừ ạ ế
Khi nào cu c h p d ng l i và k t thúc. ộ ọ ừ ạ ế

Các thành viên s đ c nghe bàn th o nh th nào. ẽ ượ ả ư ế
Các thành viên s đ c nghe bàn th o nh th nào. ẽ ượ ả ư ế

Các mâu thu n, xung đ t s đ c gi i quy t nh th nào. ẫ ộ ẽ ượ ả ế ư ế
Các mâu thu n, xung đ t s đ c gi i quy t nh th nào. ẫ ộ ẽ ượ ả ế ư ế

Mong đ i nh ng gì m i thành viên. ợ ữ ở ỗ
Mong đ i nh ng gì m i thành viên. ợ ữ ở ỗ

Nh ng ch đ ch đ c l u hành n i b . ữ ủ ề ỉ ượ ư ộ ộ
Nh ng ch đ ch đ c l u hành n i b . ữ ủ ề ỉ ượ ư ộ ộ

Hãy th hi n r ng b n th c s đánh giá cao các ki n, nh n đ nh ể ệ ằ ạ ự ự ư ế ậ ị
Hãy th hi n r ng b n th c s đánh giá cao các ki n, nh n đ nh ể ệ ằ ạ ự ự ư ế ậ ị
và ch t v n c a m i ng i. ấ ấ ủ ọ ườ

và ch t v n c a m i ng i. ấ ấ ủ ọ ườ

Dẫn dắt cuộc họp
Dẫn dắt cuộc họp

Dành th i gian đ trò chuy n và nghe m i ng i nói, đ ng th i ờ ể ệ ọ ườ ồ ờ
Dành th i gian đ trò chuy n và nghe m i ng i nói, đ ng th i ờ ể ệ ọ ườ ồ ờ
chia s v i h nh ng câu chuy n đó. ẻ ớ ọ ữ ệ
chia s v i h nh ng câu chuy n đó. ẻ ớ ọ ữ ệ

Làm rõ và di n gi i c n th n nh ng ki n then ch t. ễ ả ẩ ậ ữ ư ế ố
Làm rõ và di n gi i c n th n nh ng ki n then ch t. ễ ả ẩ ậ ữ ư ế ố

ngh m i ng i đ a ra quan đi m c a mình, b o v nh ng Đề ị ọ ườ ư ể ủ ả ệ ữ
ngh m i ng i đ a ra quan đi m c a mình, b o v nh ng Đề ị ọ ườ ư ể ủ ả ệ ữ
t ng m i. ư ưở ớ
t ng m i. ư ưở ớ

S d ng nh ng “k n ng đ ng não” (brainstorming ử ụ ữ ỹ ă ộ
S d ng nh ng “k n ng đ ng não” (brainstorming ử ụ ữ ỹ ă ộ
techniques).
techniques).

Ghi l i nh ng t ng và l u trên m t bi u đ minh ho : ạ ữ ư ưở ư ư ộ ể ồ ạ
Ghi l i nh ng t ng và l u trên m t bi u đ minh ho : ạ ữ ư ưở ư ư ộ ể ồ ạ

Dẫn dắt cuộc họp
Dẫn dắt cuộc họp

S d ng các màu sáng và ch in đ m. ử ụ ữ ậ

S d ng các màu sáng và ch in đ m. ử ụ ữ ậ

S d ng hình nh cùng các câu ch . ử ụ ả ữ
S d ng hình nh cùng các câu ch . ử ụ ả ữ

S d ng các d u hoa th (*) đ nh n m nh các đi m them ch t. ử ụ ấ ị ể ấ ạ ể ố
S d ng các d u hoa th (*) đ nh n m nh các đi m them ch t. ử ụ ấ ị ể ấ ạ ể ố

S d ng không quá 7 t trên m t dòng và 7 dòng trên m t bi u đ . ử ụ ừ ộ ộ ể ồ
S d ng không quá 7 t trên m t dòng và 7 dòng trên m t bi u đ . ử ụ ừ ộ ộ ể ồ

ng t i t t c các bi u đ đ m i ng i có th d dàng tham Đă ả ấ ả ể ồ ể ọ ườ ể ễ
ng t i t t c các bi u đ đ m i ng i có th d dàng tham Đă ả ấ ả ể ồ ể ọ ườ ể ễ
kh o khi c n thi t. ả ầ ế
kh o khi c n thi t. ả ầ ế

Vào cu i cu c h p, chuy n các bi u đ này t i ng i th k ghi ố ộ ọ ể ể ồ ớ ườ ư ư
Vào cu i cu c h p, chuy n các bi u đ này t i ng i th k ghi ố ộ ọ ể ể ồ ớ ườ ư ư
chép đ sau đó đ a chúng vào biên b n cu c h p. ể ư ả ộ ọ
chép đ sau đó đ a chúng vào biên b n cu c h p. ể ư ả ộ ọ

Dẫn dắt cuộc họp
Dẫn dắt cuộc họp

a ra nh ng câu h i m nh m khuy n khích s đóng góp Đư ữ ỏ ở ằ ế ự ư
a ra nh ng câu h i m nh m khuy n khích s đóng góp Đư ữ ỏ ở ằ ế ự ư
ki n c a m i ng i. ế ủ ọ ườ
ki n c a m i ng i. ế ủ ọ ườ

H ng s t p trung vào t ng, quan đi m, ch không ph i ướ ự ậ ư ưở ể ứ ả

H ng s t p trung vào t ng, quan đi m, ch không ph i ướ ự ậ ư ưở ể ứ ả
vào nh ng con ng i. ữ ườ
vào nh ng con ng i. ữ ườ

n đ nh nh ng b c ti p theo trong th i gian di n ra cu c h p Ấ ị ữ ướ ế ờ ễ ộ ọ
n đ nh nh ng b c ti p theo trong th i gian di n ra cu c h p Ấ ị ữ ướ ế ờ ễ ộ ọ
và đ m b o r ng nh ng hành đ ng này đ u đ c phân công m t cách ả ả ằ ữ ộ ề ượ ộ
và đ m b o r ng nh ng hành đ ng này đ u đ c phân công m t cách ả ả ằ ữ ộ ề ượ ộ
c th . ụ ể
c th . ụ ể

Bám sát ch đ c a cu c h p đã đ ra trong l ch trình. ng quá ủ ề ủ ộ ọ ề ị Đừ
Bám sát ch đ c a cu c h p đã đ ra trong l ch trình. ng quá ủ ề ủ ộ ọ ề ị Đừ
l ch h ng kh i nh ng ch đ đã đ nh hay làm cho nó tr nên r i ệ ướ ỏ ữ ủ ề ị ở ố
l ch h ng kh i nh ng ch đ đã đ nh hay làm cho nó tr nên r i ệ ướ ỏ ữ ủ ề ị ở ố
r m. L ch trình cu c h p x ng đáng đ đ c th c hi n m t cách ắ ị ộ ọ ứ ể ượ ự ệ ộ
r m. L ch trình cu c h p x ng đáng đ đ c th c hi n m t cách ắ ị ộ ọ ứ ể ượ ự ệ ộ
nghiêm túc … nh ng đ ng d p t t s sáng t o hay làm t n th õng ư ừ ậ ắ ự ạ ổ ư
nghiêm túc … nh ng đ ng d p t t s sáng t o hay làm t n th õng ư ừ ậ ắ ự ạ ổ ư
đ n nh ng ng i tham d cu c h p đang đi l ch h ng ế ữ ườ ự ộ ọ ệ ướ
đ n nh ng ng i tham d cu c h p đang đi l ch h ng ế ữ ườ ự ộ ọ ệ ướ

Duy trì trọng tâm và tiến triển của
Duy trì trọng tâm và tiến triển của
cuộc họp
cuộc họp

Thu nh n nh ng thông tin và d li u t cu c h p. m b o ậ ữ ữ ệ ừ ộ ọ Đả ả
Thu nh n nh ng thông tin và d li u t cu c h p. m b o ậ ữ ữ ệ ừ ộ ọ Đả ả
r ng t t c m i ng i đ u đã đ c nghe và bi t nh ng thông tin ằ ấ ả ọ ườ ề ượ ế ữ

r ng t t c m i ng i đ u đã đ c nghe và bi t nh ng thông tin ằ ấ ả ọ ườ ề ượ ế ữ
đó.
đó.

m i ng i tham d th c thi n i dung cu c h p, b n ch là Để ọ ườ ự ự ộ ộ ọ ạ ỉ
m i ng i tham d th c thi n i dung cu c h p, b n ch là Để ọ ườ ự ự ộ ộ ọ ạ ỉ
ng i d n d t ti n trình mà thôi. ườ ẫ ắ ế
ng i d n d t ti n trình mà thôi. ườ ẫ ắ ế

Bi u l s c m kích và ng h nh ng đóng góp mang tính xây ể ộ ự ả ủ ộ ữ
Bi u l s c m kích và ng h nh ng đóng góp mang tính xây ể ộ ự ả ủ ộ ữ
d ng c a m i ng i. ự ủ ọ ườ
d ng c a m i ng i. ự ủ ọ ườ

S d ng l ch trình đ đ m b o cu c h p ti n tri n theo đúng k ử ụ ị ể ả ả ộ ọ ế ể ế
S d ng l ch trình đ đ m b o cu c h p ti n tri n theo đúng k ử ụ ị ể ả ả ộ ọ ế ể ế
ho ch. ạ
ho ch. ạ

Duy trì trọng tâm và tiến triển của
Duy trì trọng tâm và tiến triển của
cuộc họp
cuộc họp

i u ch nh nh p đ c a cu c h p: đ y nhanh, ch m l i, t m Đ ề ỉ ị ộ ủ ộ ọ ẩ ậ ạ ạ
i u ch nh nh p đ c a cu c h p: đ y nhanh, ch m l i, t m Đ ề ỉ ị ộ ủ ộ ọ ẩ ậ ạ ạ
ng ng, thay đ i h ng ti n tri n.ư ổ ướ ế ể
ng ng, thay đ i h ng ti n tri n.ư ổ ướ ế ể

m i ng i bi t r ng h đang giai đo n nào trong l ch trình Để ọ ườ ế ằ ọ ở ạ ị

m i ng i bi t r ng h đang giai đo n nào trong l ch trình Để ọ ườ ế ằ ọ ở ạ ị
cu c h p đã đ nh. ộ ọ ị
cu c h p đã đ nh. ộ ọ ị

Sõ k t đ nh k nh ng đi m ch ch t và đ m i ng i thông qua. ế ị ỳ ữ ể ủ ố ể ọ ườ
Sõ k t đ nh k nh ng đi m ch ch t và đ m i ng i thông qua. ế ị ỳ ữ ể ủ ố ể ọ ườ

Giúp đ m i ng i đ t đ c s đ ng thu n và tìm k t lu n.ỡ ọ ườ ạ ượ ự ồ ậ ế ậ
Giúp đ m i ng i đ t đ c s đ ng thu n và tìm k t lu n.ỡ ọ ườ ạ ượ ự ồ ậ ế ậ

Chủ tọa
Chủ tọa

Bạn nên
Bạn nên
chỉnh lý chương trình nghò sự
chỉnh lý chương trình nghò sự
và đảm bảo rằng
và đảm bảo rằng
thời
thời
gian là không bò lãng phí
gian là không bò lãng phí
với từng nội dung họp hoặc các tiêu
với từng nội dung họp hoặc các tiêu
chuẩn khác
chuẩn khác
khống chế thời gian thảo luận
khống chế thời gian thảo luận
hoặc

hoặc
không cho
không cho
phép các phát biểu dài
phép các phát biểu dài
.
.

Đảm bảo rằng
Đảm bảo rằng
tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói
tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói

Điều hành cuộc họp
Điều hành cuộc họp

Đảm bảo rằng
Đảm bảo rằng
tất cả thành viên
tất cả thành viên
hiểu rằng tại lúc bắt đầu
hiểu rằng tại lúc bắt đầu
nội
nội
dung nào là được thảo luận
dung nào là được thảo luận
,
,
vấn đề cần giải quyết
vấn đề cần giải quyết

và
và
các
các
mục tiêu
mục tiêu
cần phải đạt được của cuộc họp
cần phải đạt được của cuộc họp

Lắng nghe
Lắng nghe


cẩn thận và duy trì cuộc họp
cẩn thận và duy trì cuộc họp


tập trung
tập trung


về các
về các
mục tiêu của nó.
mục tiêu của nó.

Đơn giản hóa
Đơn giản hóa

tất cả
tất cả


những phức tạp
những phức tạp


sử dụng các tóm tắt và
sử dụng các tóm tắt và
tổng kết
tổng kết
.
.

Ngăn chặn
Ngăn chặn


các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng
các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng


duy trì sự
duy trì sự
trong sáng
trong sáng


trong các buổi thảo luận

trong các buổi thảo luận

Điều hành cuộc họp
Điều hành cuộc họp

Kết thúc các thảo luận dài
Kết thúc các thảo luận dài


trước khi quá muộn.
trước khi quá muộn.

Cố gắng để
Cố gắng để
đạt được sự mãn nguyện
đạt được sự mãn nguyện
lẫn nhau nhưng không
lẫn nhau nhưng không
lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ
lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ

Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết
Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết
cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.