(Luận văn thạc sĩ) hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu chi tại nhà khách số 8 bạch đằng văn phòng trung ương đảng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (449.27 KB, 86 trang )
i
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan:
a) Những nội dung trong luận văn này là do tôi thực hiện dưới sự
hướng dẫn trực tiếp của TS. Nguyễn Phùng.
b) Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai cơng bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.
Tác giả
Bùi Đỗ Như Hạnh
Luan van
ii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN......................................................................................................i
MỤC LỤC...............................................................................................................ii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................v
DANH MỤC CÁC BẢNG.....................................................................................vii
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ................................................................................vii
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
CHƯƠNG
1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI
TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU........................................................................4
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ................................4
1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.............................4
1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ......................................6
1.2. KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU......................................14
1.2.1. Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp có thu....................................14
1.2.2. Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu....................16
1.3. NỘI DUNG KIỂM SỐT NỘI BỘ THU CHI TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
CÓ THU .............................................................................................................18
1.3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các khoản thu chi:........................................18
1.3.2. Thủ tục kiểm sốt..................................................................................20
1.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1.............................................................................24
CHƯƠNG
2
THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI NHÀ
KHÁCH SỐ 8 BẠCH ĐẰNG VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG..................25
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ KHÁCH SỐ 8 BẠCH ĐẰNG.................25
2.1.1. Quá trình hình thành Nhà khách:...........................................................25
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Nhà khách.....................................................25
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Nhà khách số 8 Bạch Đằng........................26
Luan van
iii
2.1.4. Tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà khách..............................................30
2.2. TÌNH HÌNH THU CHI TẠI NHÀ KHÁCH SỐ 8 BẠCH ĐẰNG...............33
2.2.1. Tình hình thu hoạt động dịch vụ giai đoạn 2008 – 2010 .......................34
2.2.2. Tình hình chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụ giai đoạn 2008 – 2010:
.........................................................................................................................35
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI NHÀ
KHÁCH SỐ 8 BẠCH ĐẰNG.............................................................................36
2.3.1. Nội dung KSNB các khoản thu tại Nhà khách Số 8 Bạch Đằng............36
2.3.2. Nội dung KSNB các khoản chi tại Nhà khách Số 8 Bạch Đằng............42
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU
CHI TẠI NHÀ KHÁCH SỐ 8 BẠCH ĐẰNG....................................................49
2.4.1. Kết quả đạt được:...................................................................................49
2.4.2. Những mặt hạn chế trong quản lý thu chi tại Nhà khách.......................49
2.5. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2.............................................................................53
CHƯƠNG
3
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CÁC KHOẢN
THU
CHI
TẠI
NHÀ
KHÁCH
SỐ
8
BẠCH ĐẰNG VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG..........................................54
3.1. Hồn thiện mơi trường kiểm soát.................................................................54
3.1.1. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ..........................................................54
3.1.2. Nâng cao chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn....................................56
3.1.3. Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản thu tại Nhà khách Số 8
Bạch Đằng.......................................................................................................66
3.1.4. Hoàn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ các khoản chi tại Nhà khách.....68
3.2. KIẾN NGHỊ: ...............................................................................................76
3.2.1. Đối với Văn phòng Trung ương Đảng..................................................76
3.2.2. Đối với cơ quan tài chính ......................................................................76
3.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3.............................................................................76
KẾT LUẬN............................................................................................................77
Luan van
iv
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................78
Luan van
v
DANH MỤC CÁC
CHỮ VIẾT TẮT
1. BHTN
:
Bảo hiểm thất nghiệp
2. BHXH
:
Bảo hiểm xã hội
3. BHYT
:
Bảo hiểm Y tế
4. ĐVSN
:
Đơn vị sự nghiệp
5. HC-KT
:
Hành chính Kế tốn
6. KSNB
:
Kiểm sốt nội bộ
7. NKBĐ
:
Nhà khách Bạch Đằng
8. TSCĐ
:
Tài sản cố định
9. VPTW
:
Văn phòng Trung ương
Luan van
vi
Luan van
vii
DANH MỤC CÁC
BẢNG
Số hiệu bảng
Tên bảng
Trang
2.1
Tình hình thu hoạt động dịch vụ giai đoạn 2008 -2010
34
2.2
Tình hình chi hoạt động dịch vụ giai đoạn 2008 -2010
35
2.3
Bảng giá phòng tại Nhà khách
37
2.4
Bảng giá thuê hội trường tại Nhà khách
37
2.5
Bảng kê nộp tiền của Lễ tân
38
2.6
Bảng thanh toán phục vụ khách
39
2.7
Bảng giá dịch vụ giặt là tại Nhà khách
40
2.8
Phiếu bán hàng của tổ giặt là
41
2.9
Phiếu bán hàng của nhà hàng
42
3.1
Bảng báo cáo tình hình phịng sử dụng của Tổ buồng
61
3.2
Bảng báo cáo tình hình sử dụng vật tư của phịng VIP
62
3.3
Bảng báo cáo tình hình sử dụng vật tư của phịng
63
thường
3.4
Bảng báo cáo tình hình bán phịng của lễ tân
64
3.5
Bảng tổng hợp tình hình thực phẩm
65
3.6
Bảng báo cáo thành phẩm nhà bếp
67
3.7
Bảng báo cáo phục vụ
68
3.8
Bảng báo cáo tiếp nhận thực phẩm
75
3.9
Bảng báo cáo sử dụng thực phẩm
76
DANH MỤC CÁC
HÌNH VẼ
Số hiệu hình vẽ
Tên hình vẽ
Luan van
Trang
viii
1.1
Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội bộ
13
2.1
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Nhà khách
26
2.2
Sơ đồ quy trình kiểm sốt chi lương tại Nhà khách
43
2.3
Sơ đồ quy trình kiểm sốt mua hàng tại Nhà khách
45
2.4
Sơ đồ quy trình kiểm sốt mua thực phẩm tại Nhà
46
khách
2.5
Sơ đồ quy trình kiểm sốt mua sắm TSCĐ tại Nhà
48
khách
3.1
Sơ đồ hồn thiện quy trình kiểm sốt chi lương cơ
69
bản tại Nhà khách
3.2
Sơ đồ hồn thiện quy trình kiểm sốt mua hàng tại
71
Nhà khách
3.3
Sơ đồ hồn thiện quy trình kiểm sốt mua sắm
73
TSCĐ tại Nhà khách
3.4
Sơ đồ hồn thiện quy trình kiểm soát mua thực
phẩm tại Nhà khách
Luan van
74
1
MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với sự ra đời của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của
Chính phủ, trong những năm qua, Nhà nước ta đã có nhiều chính sách đối với các
đơn vị sự nghiệp nhằm tăng cường năng lực hoạt động của các đơn vị đặc biệt trong
việc phát huy quyền tự chủ tài chính, quyền tự chịu trách nhiệm để phát triển đơn
vị, tăng thu nhập cho cán bộ đồng thời giảm dần sự phụ thuộc vào ngân sách Nhà
nước.
Vì thế, vấn đề kiểm tra, kiểm soát là rất quan trọng và cần thiết trong việc
quản lý thu chi tại các đơn vị sự nghiệp, giúp việc quản lý chi tiêu được hiệu quả.
Từ đó, giúp nhà quản lý tránh những sai sót, có những thơng tin chính xác hơn và sẽ
xây dựng được dự toán thu, chi cho năm sau được tốt hơn.
Nhà khách số 8 Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng là một đơn vị sự
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ khách sạn, nhà hàng.
Hiện nay, Nhà khách số 8 Bạch Đằng là đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo kinh
phí hoạt động, được tận dụng cơ sở vật chất, kỹ thuật, lao động, mặt bằng được giao
quản lý để tổ chức một số hoạt động dịch vụ (ăn, ở và dịch vụ có thu khác) cho các
tổ chức, cơ quan, cá nhân có nhu cầu theo đúng quy định của pháp luật và của Văn
phịng Trung ương Đảng, khơng ảnh hưởng đến nhiệm vụ chính trị của đơn vị. Do
đó, cần có cơ chế quản lý tài chính, cũng như vấn đề kiểm soát nội bộ các khoản thu
chi phù hợp và đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm.
Vì vậy, việc chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản
thu chi tại Nhà khách số 8 Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng” là thiết
thực. Việc nghiên cứu này sẽ chỉ ra được những mặt mạnh và những mặt cịn hạn
chế, từ đó đưa ra giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản
thu chi nhằm giảm thiểu những rủi ro, sai sót có thể xảy ra.
Luan van
2
2. Mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở hệ thống hoá các vấn đề lý luận và nghiên cứu thực trạng kiểm
soát nội bộ các khoản thu chi tại Nhà khách số 8 Bạch Đằng, luận văn đề xuất các
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ các khoản thu chi tại Nhà khách
số 8 Bạch Đằng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu là cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản thu chi tại các
đơn vị sự nghiệp có thu.
- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung vào kiểm soát nội bộ các khoản thu
chi hoạt động dịch vụ tại Nhà khách số 8 Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp tiếp cận thông tin,
phương pháp tổng hợp, phân tích, đối chiếu với thực tế để làm rõ vấn đề nghiên
cứu.
5. Đóng góp của luận văn
- Về mặt lý luận: luận văn đã làm rõ các lý luận cơ bản về cơng tác kiểm sốt
nội bộ các khoản thu chi sự nghiệp trong đơn vị sự nghiệp có thu.
- Về mặt thực tiễn: thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Nhà
khách số 8 Bạch Đằng, luận văn đã đưa ra được những tồn tại trong cơng tác kiểm
sốt nội bộ các khoản thu chi tại Nhà khách số 8 Bạch Đằng cũng như hướng khắc
phục những tồn tại này. Qua đó, đề ra những giải pháp giúp đơn vị hồn thiện cơng
tác quản lý thu chi, góp phần chống thất thốt, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh.
Luan van
3
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ các khoản thu chi trong
các đơn vị sự nghiệp có thu.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản thu chi tại Nhà khách số 8
Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng.
Chương 3: Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản thu chi tại Nhà
khách số 8 Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng.
Luan van
4
CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC
KHOẢN THU CHI TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CĨ THU
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm sốt nội bộ (KSNB) đóng vai trị rất quan trọng trong hoạt động kinh tế
của các doanh nghiệp và tổ chức, giúp nhà quản lý doanh nghiệp quản lý hữu hiệu
và hiệu quả các nguồn lực kinh tế của đơn vị mình. Đồng thời, KSNB là những
phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót,
khuyến khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy
trình được thiết lập.
Văn bản hướng dẫn kiểm tốn quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các Nhà
kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa
ra như sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp,
thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi
mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh
trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị,
bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác,
tồn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thơng tin tài chính.
Phạm vi của hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn vượt ra ngồi những vấn đề có liên quan
trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống
kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là kiểm soát
nội bộ”.
Theo Liên đồn kế tốn quốc tế (The International Federation of Accountant
- IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết
lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau:
Luan van
5
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị;
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin;
+ Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý;
+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.
Theo định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi của COSO (Committee Of
Sponsoring Organization - Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ) thì kiểm sốt
nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm sốt nội bộ là một q trình do người quản
lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung
cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau:
+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
+ Các luật lệ và quy định được tuân thủ;
+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được xây dựng nhằm:
+ Bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định;
+ Để kiểm tra, kiểm soát và ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót;
+ Để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý;
+ Nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp được hiểu là có
hai phần: phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm tồn bộ các cơ chế
nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm
sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v...) nhằm làm cho hoạt động
của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn. Phần thứ hai của hệ thống kiểm sốt nội
bộ chính là các bộ kiểm tra giám sát chun trách, trong đó có kiểm tốn nội bộ
nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm sốt nội bộ nói trên được thực
hiện nghiêm, có hiệu quả.
Ngồi ra, hệ thống kiểm sốt nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình
nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm
soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau (chứ khơng đơn thuần là chỉ có cấp trên kiểm soát
Luan van
6
cấp dưới). Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị và hoạt
động trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu cơng việc để tìm biện
pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.
1.1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt
hoạt động, có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Một hệ
thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho đơn vị:
- Đảm bảo cho các nguồn lực của đơn vị sử dụng hợp lý, có hiệu quả, qua đó
hạn chế thất thốt cho đơn vị.
- Bảo đảm cho việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, nhờ đó các báo cáo
tài chính được lập một cách trung thực và khách quan.
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin. Thông tin được phản ảnh khách quan
và chính xác thì các nhà quản lý mới có những quyết định đúng đắn trong hoạt động
kinh doanh của đơn vị.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong quá trình hoạt động của đơn vị,
đồng thời có những biện pháp xử lý những sai phạm kịp thời và hiệu quả.
- Giúp cho nhà quản lý có những quyết định chính xác và tuân thủ đầy đủ các
chính sách, quy định có liên quan đến hoạt động của đơn vị mình quản lý.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ
1.1.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt phản ánh thái độ chung của lãnh đạo đơn vị về q
trình kiểm sốt và tầm quan trọng của nó đối với cơng tác quản lý tài chính ở đơn vị
mình, bao gồm tồn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị.
a. Các nhân tố bên trong:
- Đặc thù quản lý: đây là quan điểm có ảnh hưởng trực tiếp đến các chính
sách, chế độ, quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị. Nhà
quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị. Vì
vậy, nhận thức, thái độ, quan điểm, đường lối, hành vi quản trị và tư cách của họ
Luan van
7
ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. Tác
phong của nhà quản lý sẽ tạo ra các xu hướng khác nhau trong việc tổ chức kiểm
tra, kiểm soát.
+ Nếu nhà quản lý táo bạo dễ dẫn đến rủi ro cao, chính sách khơng ổn định,
đơn vị khó đi vào nề nếp và dẫn tới rủi ro kiểm soát.
+ Nếu nhà quản lý quá thận trọng thì dẫn tới bỏ lỡ thời cơ nhưng làm hệ
thống kiểm soát của đơn vị được tuân thủ.
- Cơ cấu tổ chức: là cách phân quyền trong bộ máy quản lý theo những xu
hướng khác nhau, là phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận, các thành
viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ
phận, tạo ra một mơi trường kiểm sốt lẫn nhau, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt
từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định.
- Chính sách nhân sự: con người là yếu tố quyết định sự thành công của mọi
hoạt động trong đơn vị, do đó cần có sự kết hợp 2 yếu tố: tài năng và đạo đức. Nếu
có một đội ngũ nhân viên tốt sẽ giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB. Nếu lực
lượng nhân viên yếu kém về năng lực, thì dù đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ
thống KSNB rất chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả được.
- Cơng tác kế hoạch và dự tốn: là các kế hoạch về tình hình thu chi, mua
sắm sửa chữa TSCĐ và cách thức hoạt động dịch vụ có thu của đơn vị. Việc lập kế
hoạch đúng sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả, đây là một
cơng cụ kiểm sốt rất hữu hiệu. Do đó, nhà quản lý phải kiểm tra tiến độ thực hiện
kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực tế so với kế hoạch để có giải pháp điều chỉnh
kịp thời.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ: là bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị,
thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị.
Một đơn vị có bộ phận kiểm sốt nội bộ hữu hiệu sẽ có được những thơng tin kịp
thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng cơng tác kiểm tốn nói riêng để
đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn. Do đó, bộ phận kiểm
Luan van
8
tốn nội bộ địi hỏi phải là những cán bộ có đạo đức nghề nghiệp cũng như năng lực
cơng tác tốt.
- Uỷ ban kiểm soát: bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị, đó là các thành viên trong hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm
các chức vụ quản lý và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban
này thường có quyền hạn và nhiệm vụ như:
+ Giám sát sự chấp hành pháp luật của đơn vị;
+ Giám sát cơng việc của kiểm tốn viên nội bộ;
+ Giám sát q trình lập báo cáo tài chính;
+ Dung hịa những bất đồng giữa Ban giám đốc và kiểm toán viên bên ngồi.
b. Các nhân tố bên ngồi: nhóm nhân tố này bao gồm ảnh hưởng của các cơ
quan chức năng nhà nước qua các văn bản ban hành các chính sách, chế độ liên
quan đến đơn vị, khách hàng, các trách nhiệm pháp lý như ngân hàng, kho bạc nhà
nước, thuế, kiểm toán và đơn vị cấp trên.
1.1.2.2. Hệ thống thơng tin kế tốn
Tính kiểm sốt của hệ thống kế toán được thực hiện qua 3 giai đoạn của một
quá trình kế tốn: lập chứng từ, hệ thống sổ sách kế tốn và lập báo cáo tài chính.
a. Lập chứng từ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ. Đây là khâu rất quan
trọng bởi vì chứng từ kế tốn có ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính
xác và phù hợp của thơng tin, nhất là thơng tin kế tốn. Sau khi nghiệp vụ xảy ra,
chứng từ là cơ sở quan trọng để kiểm tra vì nó cung cấp đầy đủ thơng tin về nội
dung nghiệp vụ, những cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm. Các chứng từ khi lập
phải được đánh số, lưu lại một liên cho người lập và phải có chữ ký của người lập
để xác định trách nhiệm của người lập trong việc kiểm sốt q trình lập chứng từ,
tránh việc lập chứng từ giả.
Chứng từ kế tốn cịn là một phương tiện thể hiện sự uỷ quyền. Để đảm bảo
sự xét duyệt của người uỷ quyền đối với mọi nghiệp vụ có thể thiết lập và là cơng
Luan van
9
cụ pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách nhiệm của các bên, kể cả đối với người
bên ngoài và bên trong đơn vị.
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ thể hiện các bước kiểm sốt của người
có thẩm quyền và sự kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
b. Hệ thống tài khoản
Đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho việc phản
ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng đảm bảo tính
chính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin cho nhà quản lý cũng như tổng
hợp doanh thu, chi phí.
c. Sổ sách kế tốn
Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ,
tổng hợp thơng tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm sốt
trong q trình xử lý chứng từ, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng hợp.
Vai trị của hệ thống sổ sách kế tốn trong kiểm sốt nội bộ là bảo đảm cung
cấp thơng tin tài chính tin cậy cho cơng tác quản lý của đơn vị, làm cơ sở cho sự
kiểm tra, truy cập lại chứng từ của mọi số liệu trên báo cáo kế toán. Hệ thống sổ kế
toán thường chia làm hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết
theo yêu cầu kiểm tra của bộ phận quản lý. Sổ kế toán chi tiết là cơ sở để bảo vệ tài
sản, cung cấp số liệu chi tiết cho việc điều hành hoạt động cụ thể.
d. Báo cáo tài chính
Là giai đoạn cuối cùng của q trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ
sách thành những chi tiết trên báo cáo. Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài
chính thể hiện trung thực tình hình tài chính. Thơng qua báo cáo tài chính đơn vị có
thể phân tích để phát hiện những trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách,
chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm.
1.1.2.3. Các thủ tục kiểm soát
Theo VAS 400: thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo
đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý
cụ thể.
Luan van
10
Các thủ tục kiểm soát bao gồm:
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu tài liệu liên quan đến đơn vị;
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn;
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;
- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;
- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;
- So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế tốn;
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu kế hoạch;
Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên ba nguyên tắc cơ bản sau:
a. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm:
Tuỳ thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức của đơn vị, các công việc và trách
nhiệm cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và nhiều người. Mục đích của
nó là khơng một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp
vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Tránh các xu hướng tập trung quyền hành hoặc quá
phân tán.
Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai
sót dễ phát hiện hơn và các gian lận ít xảy ra hơn. Việc phân cơng phân nhiệm cịn
có tác dụng tạo sự chun mơn hố, giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau
trong công việc.
b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc
khác nhau nhằm ngăn ngừa các hành vi sai phạm và lạm dụng quyền hạn để tham ô
tài sản của đơn vị, đồng thời dễ nhận ra sự sai sót, gian lận. Phân chia trách nhiệm
nhằm hướng đến sự tách biệt các hoạt động sau:
+ Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: các nhân viên bảo quản
tài sản không được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách về tài sản đó vì họ có thể tham
Luan van
11
ô tài sản, tự tiện sử dụng tài sản phục vụ cho mục đích cá nhân và che giấu hành vi
này bằng cách sửa lại sổ sách kế tốn.
Ví dụ: cần tách biệt kế toán vật tư và thủ kho của một đơn vị.
+ Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người xét
duyệt nghiệp vụ không được kiêm nhiệm việc giữ các tài sản liên quan vì sẽ làm
tăng rủi ro lạm dụng tài sản.
Ví dụ: tách biệt bộ phận vật tư với kế toán vật tư.
+ Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ: bộ phận thực hiện
nghiệp vụ trong đơn vị khơng được ghi chép sổ sách kế tốn, vì khi đó họ có thể ghi
chép và báo cáo sai lệch kết quả hoạt động của mình.
Ví dụ: tách biệt kế toán tiền mặt và thủ quỹ.
Ở Việt Nam, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, Điều 9 - Điều lệ tổ chức
kế toán Nhà nước, đã quy định: “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, cơng ty
hợp doanh và các đơn vị có sử dụng kinh phí Nhà nước hoặc đồn thể khơng được
kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác vật chất khác. Lãnh đạo
đơn vị, kể cả lãnh đạo cơng tác tài chính, kế tốn của các đơn vị trên khơng bố trí
người thân trong gia đình làm cơng tác tài chính kế tốn, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị
mình.”
Trên thực tế, nguyên tắc bất kiêm nhiệm được áp dụng ở đơn vị, tuy nhiên
cần chú ý có thể có trường hợp nhân viên ở các bộ phận khác nhau cùng nhau phối
hợp thông đồng để chiếm đoạt tài sản.
Ngoài ra, thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần phải chú ý đến việc cá
nhân thực hiện thủ tục thẩm tra nội bộ độc lập với cá nhân có trách nhiệm chuẩn bị
số liệu, như vậy mới đảm bảo tính khách quan, đúng đắn.
c. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:
Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm
vững. Uỷ quyền là người quản lý uỷ quyền cho cấp dưới được quyết định và giải
quyết một số công việc trong phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách
nhiệm về cơng việc đó. Người quản lý đơn vị không thể và không nên quyết định
Luan van
12
mọi vấn đề và giải quyết mọi sự vụ trong đơn vị, mà phải thực hiện sự uỷ quyền cho
cấp dưới. Nếu khơng uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những
công việc lẽ ra họ không phải làm.
Tuy nhiên, nếu uỷ quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực,
nhưng không đạt được kết quả mong muốn. Vì vậy, uỷ quyền cần phải được xem là
một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo doanh
nghiệp. Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá
trình uỷ quyền được tiếp tục mở xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân
chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất đi tính tập trung của đơn vị.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công
việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều
được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp.
Có 2 loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể:
+ Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để
áp dụng trong toàn đơn vị và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các
nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách.
+ Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ
riêng biệt chứ khơng đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng
đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không
thường xuyên xảy ra.
Việc thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do
cấp trên vẫn duy trì sự kiểm sốt đối với cấp dưới, đồng thời tránh được sai sót do
một người khơng phải giải quyết quá nhiều việc.
Kiểm soát độc lập với việc thực hiện các hoạt động và được thực hiện
thường xun và liên tục bởi kiểm tốn viên có vị trí độc lập với đối tượng bị kiểm
tra để xem xét việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát đã nêu trên. Thủ tục này là
rất cần thiết xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB.
Sơ đồ hệ thống kiểm sốt nội bộ theo Hình 1.1.
Luan van
