bài giảng chứng từ kế toán - đại học mở tp hồ chí minh

1
CHƯƠNG 1: CHỨNG TỪ KẾ TỐN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM, KHOA KẾ TỐN KIỂM TỐN
1
 Sau khi học xong chương này sinh viên có thể:
 Giải thích và trình bày được một quy trình kế tốn trong doanh
nghiệp
 Phân tích ý nghĩa, vai trò của chứng từ kế tốn
 Phân loại, xử lý và lập được một số chứng từ kế tốn
 Phân tích các quy định pháp lý lên quan đến lập, lưu trữ, bảo
quản chứng từ kế tốn
 Áp dụng các kiến thức đã học trên một số chứng từ kế tốn
MỤC TIÊU
2
NỘI DUNG
 Tổng quan về quy trình kế tốn
 Chứng từ kế tốn
 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn tại doanh nghiệp
 Thực hành một số biểu mẫu chứng từ chủ yếu
3
SINH VIÊN THAM KHẢO TÀI LIỆU
Luật kế toán
Nghị định 129/2004/NĐ-CP
Chế độ chứng từ KT: QĐ15/2006 /QĐ-BTC
Thông tư 64/ 2013/TT-BTC
4
2
KHÁI NIỆM
CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN
KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN

KHÁI NIỆM
Quy trình kế toán là các bước của một quá trình xử
lý dữ liệu để hình thành thông tin kế toán.
6
CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH KẾ TOÁN
 Quy trình kế toán bao gồm:
 Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế toán
 Xử lý trên sổ sách kế toán
 Lập và trình bày các báo cáo kế toán
 Lồng ghép trong quy trình kế toán là việc kiểm soát các
hoạt động.
7
QUI TRÌNH KẾ TOÁN
Dữ liệu
kinh tế
Ghi chép
ban đầu
(Chứng
từ)
Phân loại,
ghi chép,
tổng hợp
(Sổ sách)
Cung cấp
thông tin
(Báo cáo)
Thông
tin
8
3

GIẢI THÍCH QUI TRÌNH
 Hoạt động kinh doanh của đơn vị mang đến cho hệ thống kế toán
nguồn dữ liệu kinh tế cần xử lý để có được các thông tin hữu ích.
 Đầu tiên, kế toán sẽ thu thập dữ liệu thông qua việc ghi chép trên
chứng từ kế toán.
 Chứng từ kế toán được phân loại, tổng hợp số liệu, ghi chép vào hệ
thống sổ kế toán.
 Kế toán xử lý dữ liệu đã ghi chép trên sổ để hình thành báo cáo kế
toán
 Cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
9 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN
 Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình do người quản lý, hội
đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được
thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện
các mục tiêu của đơn vụ nói chung.
 KSNB tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính.
10
TÌNH HUỐNG 1
 Công ty A là một đơn vị kinh doanh bất động sản (xây dựng
các chung cư cao cấp sau đó bán lại). Trích một đoạn qui trình
thanh toán cho nhà thầu như sau: “…. Với khoản thanh toán
lần đầu: Ứng theo tỷ lệ % của hợp đồng, hồ sơ thanh toán
gồm: Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị thanh toán của nhà thầu
đã được duyệt, Hóa đơn GTGT trên số tiền tạm ứng. Kế toán
sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập UNC và trình Tổng giám đốc duyệt
thanh toán”.
Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về qui trình thanh toán trên
11
TÌNH HUỐNG 2
 Công ty B là một đơn vị kinh doanh các sản phẩm cơ khí. Kế

toán trưởng là bạn thân của Giám đốc, được sự tin tưởng tuyệt
đối.
 Phòng kế toán giữ con dấu của công ty
 KTT có thể ký chữ ký của Giám đốc giống tuyệt đối so với chữ
ký mà Giám đốc ký nên đôi khi Giám đốc đi vắng thì KTT ký
chữ ký của Giám đốc chỉ cần điện thoại cho Giám đốc hoặc báo
cáo qua mail.
Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về tính kiểm soát của hệ thống này.
12
4
TÌNH HUỐNG 3
 Công ty C là một công ty sản xuất kinh doanh thép. Vì hệ thống kế
toán không mạnh nên Giám đốc giao việc theo dõi số liệu khách
hàng phải thu và phải trả cho phòng kinh doanh. Nhân viên kinh
doanh có trách nhiệm đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp
định kỳ hằng tháng.
 Sự việc trên tồn tại từ nhiều năm, kế toán không kiểm tra cũng như
không nhận biên bản đối chiếu trên. Khi kiểm toán làm việc với
phòng kế toán, phát hiện 10 khoản tiền phải thu của khách hàng
được phòng kinh doanh trừ nợ phải thu 02 lần.
Yêu cầu: Hãy cho nhận xét về cách tổ chức của Giám đốc công ty C.
13
KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
PHÂN LOẠI
YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TỪ
CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ
LẬP, LƯU CHUYỂN, BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật

mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi
sổ kế toán.
15
VAI TRÒ CỦA CHỨNG TỪ
Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối
với chất lượng thông tin kế toán.
Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc
quản lý.
Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp
vụ kinh tế.
Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh
chấp, kiện tụng.
16
5
BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 1
 Ông A phải đi công Đà Nẵng – Chi nhánh của Công ty. Theo
dự toán, ông A cần có khoản tiền chi phí 10.000.000đ. Theo
các anh/chị, ông A cần phải làm gì để ứng được số tiền này từ
công ty và công ty phải làm gì để chi số tiền này cho ông A.
 Có rất nhiều khoản chi phí phát sinh: Chi phí đi máy bay, chi
phí lưu trú ở khách sạn, chi phí taxi, chi phí ăn uống tiếp
khách,… Ông A phải làm gì?
 Để thanh toán với số tiền đã tạm ứng, ông A phải làm gì?
 Theo các anh/chị, trong các chứng từ được lập, chứng từ nào là
căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán.
17
BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 2
 Công ty X ký hợp đồng mua 20 tấn thép từ công ty Y. Trong hợp
đồng qui định, thời gian nhận hết 20 tấn thép là 1 tháng kể từ ngày

ký hợp đồng. Công ty X phải ứng trước 20% giá trị cửa hợp đồng
cho công ty Y.
 Công ty Y gặp khó khăn trong nguồn hàng nên công ty Y chỉ giao
và xuất hóa đơn cho công ty X 16 tấn thép. Theo hợp đồng, Cty Y bị
phạt 20 trđ trừ vào số tiền X nợ Y.
 Công ty X đã chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng cho công
ty Y sau khi trừ đi 20 trđ tiền phạt.
Yêu cầu: Hãy nêu những chứng từ cơ bản phát sinh tại công ty X và Y.
18
PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
 Phân loại theo nội dung phản ánh:
 Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy
báo Có
 Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
 Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm công, Bảng
thanh toán tiền lương
 Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán
hàng)
 Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản
thanh lý
19
PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
Phân loại theo công dụng của chứng từ:
 Chứng từ mệnh lệnh
 Chứng từ chấp hành
 Chứng từ liên hợp
20
6
BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 3
Lấy bài thực hành số 1 và số 2, hãy phân loại

chứng từ đã phát sinh theo nội dung phản ánh.
21
BÀI THỰC HÀNH SỐ 4
Lấy bài thực hành số 1 và số 2, hãy phân loại
chứng từ đã phát sinh theo công dụng của
chứng từ.
22
PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ:
 Chứng từ bên trong
 Chứng từ bên ngoài
23
PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
Phân loại theo tính bắt buộc:
 Chứng từ bắt buộc
 Chứng từ hướng dẫn
24
7
25
 Phân loại theo nội dung phản ảnh:
 Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy
báo Có
 Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
 Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm công, Bảng
thanh toán tiền lương
 Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng)

 Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh
lý
PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

YÊU CẦU ĐỐI VỚI CHỨNG TƯ
Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính
xác của số liệu.
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui
định.
Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ
phần còn trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên
các chứng từ.
26
CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CHỨNG TỪ
 Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán
 Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
 Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân lập
chứng từ
 Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá nhân nhận
chứng từ
 Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ
 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và
những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
27
BÀI TẬP THỰC HÀNH SỐ 5
 Căn cứ vào mẫu Phiếu thu, cho biết trình tự ký duyệt trên
phiếu thu
 Căn cứ vào mẫu Hóa đơn, nhận diện các yếu tố cơ bản của
chứng từ này.
28
8
29 30

LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế
Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận
Kiểm tra chứng từ
Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế toán
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
31
Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế
Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ
Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường
có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập
Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được
lập trong máy tính và in ra.
32
9
Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận
Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều bộ phận trước
khi được dùng ghi sổ:
 Xét duyệt nghiệp vụ
 Thực hiện nghiệp vụ
Để thiết kế, đánh giá q trình lưu chuyển chứng từ,
người ta sử dụng lưu đồ (flowchart)
33
BÀI TẬP THỰC HÀNH 6
 Dựa vào lưu đồ đơn giản ở slide sau, giải thích:
 Nếu kế tốn thanh tốn đi vắng, việc lập Phiếu chi có thể giao
cho ai thực hiện?
 Kế tốn thanh tốn sẽ làm những cơng việc gì trước khi lập
Phiếu chi?
 Giám đốc rất bận nên đề nghị sau khi kế tốn trưởng ký là có thể

chi; cuối ngày trình Giám đốc ký sau. Theo bạn có được khơng?
 Nếu chứng từ được nhập và in ra từ máy tính, kế tốn thanh tốn
có thể ghi Sổ kế tốn ngay khi nhập liệu xong khơng?
34
NGUYÊN TẮC CỦA LẬP CHỨNG TỪ
 Chứng từ kế tốn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
 Nội dung chứng từ kế tốn phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung
thực.
 Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt.
 Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số.
 Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên
theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy
than.
36
10
NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ
 Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế tốn đều phải ký bằng bút
bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,
chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo
từng liên.
 Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất
và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường
hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với
chữ ký các lần trước đó.
37
NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ
 Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc,
Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế tốn trưởng
(hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải
phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân

hàng.
 Chữ ký của kế tốn viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã
đăng ký với kế tốn trưởng.
38
NGUYÊN TẮC CỦA KÝ CHỨNG TỪ
 Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ,
khơng được ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi hoặc chưa ghi
đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
 Việc phân cấp ký trên chứng từ kế tốn do Tổng Giám đốc
(Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, u
cầu quản lý, đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản.
39
KIỂM TRA CHỨNG TỪ
 Người kế tốn cần kiểm tra chứng từ trước khi ghi nhận:
 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản
ảnh trên chứng từ.
 Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh.
 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ.
 Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những
người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ kế tốn.
40
11
NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ
 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các
yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn;
 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh đã ghi trên chứng từ kế tốn, đối chiếu chứng từ kế tốn
với các tài liệu khác có liên quan;
 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế

tốn.
41
CHỨNG TỪ GỐC
Phiếu chi
Giấy đề nghị
thanh tốn
Hóa đơn
Phiếu nhập
BÀI TẬP THỰC HÀNH 7
 Nêu chứng từ gốc của các chứng từ sau:
 Hóa đơn bán hàng của doanh nghiệp
 Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng
 Phiếu thu tiền mặt
43
NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ
 Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện có hành vi vi
phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài
chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Khơng xuất quỹ,
thanh tốn, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc
doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
44
12
 Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội
dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm
tra hoặc ghi sổ phải trả lại, u cầu làm thêm thủ tục và điều
chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
NGUYÊN TẮC KIỂM TRA CHỨNG TỪ
45
HỒN CHỈNH CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ
 Trước khi ghi sổ kế tốn cần hồn chỉnh chứng từ:

 Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;
 Phân loại chứng từ;
 Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế tốn trên chứng
từ.
46
BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
 Sau khi ghi sổ kế tốn xong, chứng từ kế tốn cần phải được
sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật
kế tốn.
 Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã
được thanh lý.
47
THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
 5 năm đối với chứng từ khơng dùng để ghi sổ kế tốn và lập
BCTC
 10 năm đối với chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ kế tốn và
lập BCTC, sổ sách kế tốn, BCTC, báo cáo kiểm tra, kiểm
tốn, Biên bản tiêu hủy TLKT , TLKT của đơn vị chủ đầu
tư, TLKT liên quan đến việc chia, tách, sáp nhập , hồ sơ
kiểm tốn.
 Vĩnh viễn đối với TLKT có tính sử liệu
48
13
YÊU CẦU
NỘI DUNG
TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
YÊU CẦU
 Tuân thủ các quy định pháp lý
 Phù hợp với đặc điểm của đơn vị
 Đáp ứng yêu cầu quản lý

 Phù hợp khả năng của đơn vị
50
TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
 Xây dựng danh mục chứng từ kế toán sử dụng
 Quản lý, thiết kế, và sử dụng biểu mẫu chứng từ
 Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng chế độ
chứng từ kế toán
 Lập và tổ chức thực hiện quy trình lưu chuyển chứng từ
 Tổ chức xử lý chứng từ ở phòng kế toán
 Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ
51
DANH MỤC CHỨNG TỪ
 SV tham khảo danh mục chứng từ trong chế độ kế toán theo
quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
 SV tham khảo thông tư 64/2013/TT-BTC liên quan đến hoá
đơn bán hàng hoá và dịch vụ.
52
14
53
Quy trình hạch toán hàng hóa xuất kho
Có
Có
Không
Lập yêu cầu
xuất kho
Chấp nhận
thông tin của PXK
trên hệ thống
Kết
thúc

Lập PXK trên
hệ thống
Phê duyệt phiếu
hạch toán trên hệ
thống
Phê duyệt
phiếu hạch toán được
in ra và các chứng từ
đính kèm
Ký nhận vào
biên bản bàn
giao và PXK
Lưu giữ chứng
từ kế toán
Bắt
đầu
Lập phiếu Hạch
toán cho hàng
xuất kho trên hệ
thống
Đối chiếu PXK trên
hệ thống với thực
tế PXK và Đơn ĐH
Kiểm tra và
chấp nhận đơn
đặt hàng
Có
Không
54
Quy trình hạch toán và quản lý tài sản cố định

Bắt đầu Tài sản
Dán nhãn
Cập nhật sổ Tài
sản cố định
Tính thời gian sử
dụng và trích khấu
hao cuối kì
Bảng tính
khấu hao
Phê duyệt
Cập nhật sổ kế
toán
Kết thúc Có
Không
Mua sắm
Mua sắm
Chứng từ thanh lý
Thanh lý
Xuất hóa đơn
thanh lý
Lập phiếu Hạch
toán kế toán
Phê duyệt Phiếu
hạch toán kế toán
Quy trình
nhập kho
Quy trình
ghi nhận
công nợ
phải trả

BA
THỰC HÀNH MỘT SỐ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ