Bài Giảng Microft Access - Tin học B docx

Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS
1.1 Giới thiệu chung
- Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chạy trên môi trường
Windows. Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức
mạnh trong công việc tổ chức, tìm kiếm và quản lý thông tin.
- Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên
kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh.
Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng CSDL
khác nhau.
- Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng
thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản
lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài
liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp.
1.2 Cài đặt Microsoft Access :
1.2.1 Yêu cầu về phần cứng và hệ điều hành
- Máy vi tính cấu hình 486 trở lên, chạy trên nền hệ điều hành Windows
95 trở lên.
- Bộ nhớ RAM tối thiểu 32MB
- Dung lượng đĩa cứng tối đa 640MB
1.2.2 Cài đặt Microsoft Access
- Khởi động hệ điều hành Windows thành công.
- Đưa bộ cài đặt chương trình và kích hoạt chúng từ tập tin Setup.exe
- Trả lời yêu cầu lệnh cụ thể theo từng màn hình.
1.3 Thiết kế một cơ sở dữ liệu :
1.3.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu.
- Dưới góc độ của Microsoft Access, CSDL là một kho chứa thông tin –
là tập hợp những số liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích quản lý
khai thác nào đó.
- Trước khi chúng ta sử dụng Microsoft Access để thực sự xây dựng các
Table, các Form, và các đối tượng khác sẽ làm nên cơ sở dữ liệu của chúng ta,

điều quan trọng là phải dành thời gian để thiết kế cơ sở dữ liệu Cho dù chúng ta
đang sử dụng một cơ sở dữ liệu Microsoft Access hoặc một đề án Microsoft
Access, thì việc thiết kế tốt cơ sở dữ liệu là nền tảng chủ yếu để tạo một cơ sở
Trang 1
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
dữ liệu nhằm thực hiện những gì mà chúng ta muốn một cách hiệu quả, chính
xác.
1.3.2 Các bước thiết kế một cơ sở dữ liệu và xác định mục tiêu khai thác.
Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của chúng ta. Điều này
quyết định các loại sự kiện chúng ta sẽ đưa vào MS Access.
Bước 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết.
Bước 3: Xác định trường
Bước 4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng.
Bước 5: Tinh chế, hiệu chỉnh lại thiết kế.
1.3.3 Xác định các bảng cần thiết trong cơ sở dữ liệu.
Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao
cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo giảm tối đa tình
trạng gây dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ liệu được hiểu đơn giản là tình trạng lưu
trữ những dữ liệu không cần thiết trên một số bảng. Tác hại của hiện tượng
này sẽ gây: sai lệch dữ liệu tác nghiệp và làm tăng dung lượng dữ liệu không
cần thiết); giảm tối đa dung lượng CSDL có thể, đồng thời tạo môi trường làm
việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo .
1.3.4 Xác định trường.
Sau khi đã xác định xong các bảng cần thiết, tiếp đến ta phải chỉ ra thông
tin nó cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các trường. Mỗi loại thông
tin trong bảng gọi là trường. Mọi mẫu tin trong cùng một bảng đều có chung
cấu trúc các trường. Ví dụ: Trong lý lịch khoa học cán bộ, những trường (thông
tin) cần quản lý l: “HỌ VÀ TÊN”, “CHUYÊN MÔN”, “HỌC VỊ”, “HỌC
HÀM”,
1.3.5 Xác định các mối quan hệ.

Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ liệu trong bảng này liên hệ thế
nào với dữ liệu trong bảng khác. Thêm trường hoặc tạo bảng mới để làm ra
mối quan hệ này. Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tạo được quan hệ tốt sẽ
giúp chúng ta nhanh chóng truy tìm tìm và kết xuất dữ liệu.
1.3.6 Tinh chế lại thiết kế.
Phân tích lại thiết kế ban đầu để tìm lỗi, tạo bảng dữ liệu và nhập vào vài
bản ghi, thử xem CSDL đó phản ánh thế nào với những yêu cầu truy xuất của
Trang 2
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
chúng ta, có rút được kết quả đúng từ những bảng dữ liệu đó không. Thực hiện
các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần thiết.
1.3.7 So sánh quan hệ cơ sở dữ liệu và ứng dụng vào tính
Những ứng dụng cơ sở dữ liệu có thế được chia thành hai loại cơ bản:
các ứng dụng làm việc với cơ sở dữ liệu độc lập và các ứng dụng làm việc với
cơ sở dữ liệu quan hệ. Bảng tính Excel là một chương trình xử lý cơ sở dữ liệu
độc lập đó là các bảng. Trong bảng, tất cả thông tin liên quan phải được đưa
vào cùng một bảng. Có nghĩa là bất cứ thông tin nào dùng chung cho một số
mẫu tin (bản ghi) sẽ được lặp lại cho mỗi bản ghi đó. Ngược lại trong Ms
Access, một cơ sở dữ liệu quan hệ sử dụng nhiều bảng khác nhau. Một mối
quan hệ cho phép bạn nhập thông tin vào một bảng và kết nối thông tin đó với
một bản ghi trong một bảng khác thông qua một ký hiệu nhận dạng gọi là khoá.
1.4 Khởi động và sử dụng các đối tượng trong cơ sở dữ liệu :
1.4.1 Khởi động và thoát khỏi Access
1. Khởi động
Có nhiều cách để khởi động Microsoft Access. Tuy nhiên, chúng ta làm
quen với cách khởi động cơ bản sau: từ menu Start -> programs -> chọn biểu
tượng của Microsoft Access.
Sau khi kích hoạt khởi động, Microsoft Access sẽ yêu cầu chúng ta thực
hiện các công việc tương ứng với hộp thoại Microsoft Access (Hình 1) như
sau:

• Blank Database: tạo một CSDL
mới.
• Database Wizard: tạo một
CSDL mới với sự hỗ trợ tự
động của Microsoft Access.
• Open an Existing Database: mở
một CSDL đã tạo tương ứng với
việc lựa chọn đường dẫn (chúng
ta sẽ bàn kỹ vấn đề này trong
phần sau).
Chú ý: Nếu như chúng ta chọn
1 trong 2 mục của Create a New Database Using (tạo mới một CSDL),
Trang 3
Hình 1: Hộp thoại Microsoft
Access
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
Microsoft Access sẽ yêu cầu chúng ta xác nhận thêm các thông tin cơ bản cho
CSDL sẽ tạo, tương ứng với hộp thoại File New Database (Hình 2) như sau:
• Mục Save in: chọn
đường dẫn, nơi xác
định vị trí lưu trữ của
tập tin CSDL tương
ứng.
• File name: nhập tên tập
tin CSDL.
• Nhấn nút Create để
chấp nhận tạo lập tập
tin CSDL.
Sau khi thực hiện các xác lập về một CSDL ban đầu, giao diện của
Microsoft Access sẽ có dạng như sau (Hình 3):

2. Thoát khỏi Access:
Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng
một trong các cách:
Cách 1: Mở thực đơn FILE->EXIT
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4
Trang 4
Hình 2: Hộp thoại File New Database
Hình 3: Giao diện Microsoft Access
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
Cách 3: Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.
1.4.2 Tạo mới và mở cơ sở dữ liệu.
1. Tạo mới một CSDL: thao tác này cho phép chúng ta tạo mới hoàn toàn một
CSDL. Thao tác thực hiện như sau:
Bước 1: Từ menu FILE
-> NEW (hoặc kích chuột vào
biểu tượng New trên thanh
công cụ Standard) -> xuất hiện
hộp thoại New (Hình 4) với các
thông số như sau:
• Tab General: cho phép
chúng ta tạo một CSDL
trống với mục Blank
Database.
• Tab Databases: cho phép chúng ta tạo một CSDL với sự hỗ trợ thiết kết
của trình Wizard của Microsoft Access. Với sự trợ giúp này, chúng ta có
thể tạo một CSDL theo mẫu có sẵn.
Chú ý: Phần này chúng ta làm quen với việc tạo một CSDL trống (Tab
General) với các thao tác thực hiện tiếp theo như sau:
Bước 2: Chọn nút OK tương ứng với mục Blank Database để chấp nhận
tạo CSDL trống -> xuất hiện hộp thoại File new database (Hình 5) với các

thông số như sau:
• Mục Save in: chọn
đường dẫn – nơi sẽ lưu
trữ tập tin CSDL.
• Mục File name: nhập tên
tập tin CSDL.
• Nhấn nút lệnh Create để
chấp nhận tạo CSDL.
Cửa sổ Database sẽ xuất hiện, từ đây chúng ta có thể tạo lập các thông
tin cho CSDL.
2. Mở CSDL có sẵn
Trang 5
Hình 4: Hộp thoại New
Hình 5: Hộp thoại File New Database
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
Từ menu FILE -> OPEN hoặc kích chuột vào biểu tượng Open trên
thanh công cụ Standard -> xuất hiện hộp thoại Open (Hình 6) với các thông số
như sau:
• Mục Look in: chọn
đường dẫn – nơi xác
định vị trí lưu trữ của tập
tin CSDL cần mở.
• Mục File name: nhập tên
tập tin CSDL cần mở.
Chúng ta có thể chọn
trực tiếp tập tin CSDL
bằng cách kích chuột
vào biểu tượng của tập tin CSDL tương ứng trong hộp liệt kê thư mục và
tập tin chi tiết.
1.4.3 Sử dụng cửa sổ Database.

Với các thao tác tạo mới hoặc mở một tập tin CSDL, hệ thống sẽ xuất
hiện cửa sổ Database với các thành phần cơ bản như sau (Hình 7):
• Tab Tables (Bảng biểu): là thành phần cơ bản của CSDL trong Microsoft
Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất dùng để ghi nhận các số liệu
cơ sở, các nghiệp vụ phát sinh, các biến động tiếp theo của những thông
tin muốn quản lý. Trong một Table, số liệu được tổ chức lưu trữ trên
nhiều dòng (mẩu tin – Records), mỗi dòng có nhiều cột (trường – Field).
• Tab Queries (Truy vấn):là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các
thao tác trên số liệu và quản lý chúng. Chúng ta thường sử dụng Query
để liên kết các số liệu nằm trên các Table khác nhau trong CSDL nhằm
để chọn lựa ra các dữ liệu cần quan tâm. Ngoài ra, Query còn là công cụ
Trang 6
Hình 6: Hộp thoại Open
Hình 7: Cửa sổ Databases
Chương I: Tổng quan về Microsoft Access
để cập nhật số liệu, tạo Table mới, xoá số liệu… thông qua các câu lệnh
trên Microsoft Access.
• Tab Forms (biểu mẫu): dùng vào mục đích thiết kế các màn hình nhập
hoặc truy xuất dữ liệu và quản lý chúng, nhằm đảm bảo tính thân thiện
hoá các thao tác truy cập đến dữ liệu giữa con người và CSDL.
• Tab Reports (báo biểu): là nơi dùng để thiết kế kết quả cuối cùng và
quản lý các báo cáo đã thiết kế của một quá trình khai thác dữ liệu trên
CSDL. Từ đây, chúng ta có thể thiết kế các báo cáo tổng hợp về các dữ
liệu đã lưu trữ trên CSDL.
• Tab Macros (lệnh ngầm): là nơi dùng để thiết kế và quản lý các lệnh
nhằm tự động hoá một thao tác có tính chất lặp đi lặp lại nhiều lần trong
các quá trình truy xuất dữ liệu. Macro của Microsoft Access được xem
như một công cụ lập trình đơn giản, giúp chúng ta thao tác thông tin một
cách có khoa học và hiệu quả hơn.
• Tab Modules (đơn thể): là nơi dùng để thiết kế các hàm, thủ tục truy xuất

dữ liệu. Module hoạt động tương tự như Macro, tuy nhiên sản phẩm cuối
cùng của Module là các hàm/các thủ tục, còn sản phẩm cuối cùng của
Macro là các lệnh.
Trang 7
Chương 2: Bảng (Table)
CHƯƠNG II: BẢNG (TABLE)
2.1 Khái niệm về bảng
Bảng (Table) là thành phần quan trọng của CSDL trong Microsoft
Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất dùng để ghi nhận các số liệu cơ sở,
các nghiệp vụ phát sinh, các biến động tiếp theo của những thông tin muốn
quản lý. Một bảng trên Microsoft Access được tổ chức như sau:
• Số liệu được lưu trữ trên nhiều dòng, mỗi dòng được gọi là một mẫu tin
(Record).
• Trên mỗi dòng có các cột gọi là trường (Field)
2.2 Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu: Tạo bảng không dùng Table Wizard
2.2.1 Cửa sổ Table trong chế độ Design view
Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View
Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK
Hoặc nhấn trên thẻ Tables. Hộp thoại thiết
kế cấu trúc một bảng xuất hiện:
Hình 2.1. Hộp thoại New Table
Trang 8
Chương 2: Bảng (Table)
2.2.2 Thêm trường vào bảng.
Ở mục Field Name: nhập tên trường cần thiết kế cho bảng.
2.2.3 Đặt tên trường.
Tên trường không nên chứa dấu cách (space), chữ tiếng Việt có dấu.
Tên các trường trong bảng phải không được trùng lẫn nhau.
2.2.4 Các kiểu dữ liệu và chọn kiểu dữ liệu
Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu

dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng.
Các kiểu dữ liệu trong Access
Tên kiểu Miền giá trị
Text Chứa các xâu ký tự có chiều dài lên đến 255 ký tự
Memo Chứa các văn bản có thể lên đến 65535 ký tự
Number Chứa các giá trị số
Date/Time Chứa các giá trị ngày/giờ
Currency Chứa các giá trị thuộc kiểu tiền tệ
Autonumber Giá trị số tăng liên tục do Microsoft Access gắn vào
Yes/No Giá trị luân lý (Boolean) (Đúng/Sai)
OLE Object Chứa các đối tượng nhúng (hình ảnh, tài liệu Word…)
Hyperlink Chứa chuỗi văn bản là đầu mối liên kết một địa chỉ trên
Internet
Hình 2.2. Cửa sở Table trong chế độ Design New
Trang 9
Nhấn Sẽ được kiểu
M Memo
C Currency
H Hyperlink
O OLE
Chương 2: Bảng (Table)
Lookup Wizard Chứa giá trị trong danh sách các giá trị
Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột chọn kiểu dữ liệu từ hộp thả;
mặt khác cũng có thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi khi
định vị đến ô Data Type cần làm việc. Ví dụ:
Ví dụ: Thiết kế một bảng dữ liệu như sau:
2.2.5 Mô tả trường.
Việc mô tả trường chính là việc quy định thuộc tính cho trường nhằm:
Nhấn
Sẽ được kiểu

A
Autonumber
N
Number
T
Text
Y
Yes/No
D
Date/Time
Hình 2.3. Ví dụ tạo table mới
Trang 10
Chương 2: Bảng (Table)
• Điều khiển cách hiển thị dữ liệu.
• Hạn chế một số sai lầm khi nhập dữ liệu.
• Xác định trị mặc định nhiên của 1 trường.
• Quy định trường sắp xếp dữ liệu.
Để quy định thuộc tính cho một trường, trong cửa sổ định nghĩa cấu trúc
bảng, chọn truờng cần đặt thuộc tính, sau đó xác định từng thuộc tính. Chúng ta
sẽ tiếp tục nghiên cứu ở chương III.
2.2.6 Bố trí lại và xóa trường
- Để bố trí lại các trường trong bảng dữ liệu: Khởi động ở cửa sổ Open,
chọn trường và di chuyển đến vị trí mới.
- Xóa một trường: Chọn trường cần xóa (nhấp chuột tại biên trái của
dòng chứa trường cần xóa), bấm phím Delete. Hoặc đặt con trỏ tại trường cần
xóa rồi chọn trên menu Edit/Delete Row.
2.2.7 Đặt khóa chính cho bảng và ghi bảng
1. Đặt khoá chính cho bảng
Sức mạnh của một Hệ QTCSDL như Microsoft Access, là khả năng mau
chóng truy tìm và rút dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau trong CSDL. Để hệ

thống có thể làm được điều này một cách hiệu quả, mỗi bảng trong CSDL cần
có một trường hoặc một nhóm các trường có thể xác định duy nhất một mẫu tin
trong số rất nhiều mẫu tin đang có trong bảng. Đây thường là một mã nhận
diện như Mã nhân viên hay Số Báo Danh của học sinh. Theo thuật ngữ CSDL
trường này được gọi là khóa chính (primary key) của bảng. MS Access dùng
trường khóa chính để kết nối dữ liệu nhanh chóng từ nhiều bảng và xuất ra kết
quả yêu cầu.
Nếu trong bảng chúng ta đã có một trường sao cho ứng với mỗi trị thuộc
trường đó chúng ta xác định duy nhất một mẫu tin của bảng, chúng ta có thể
dùng trường đó làm trường khóa của bảng. Từ đó cho ta thấy rằng tất cả các trị
trong trường khóa chính phải khác nhau. Chẳng hạn đừng dùng tên người làm
trường khóa vì tên trường là không duy nhất.
Nếu không tìm được mã nhận diện cho bảng nào đó, chúng ta có thể
dùng một trường kiểu Autonumter (ví dụ Số Thứ Tự) để làm trường khóa
chính.
Khi chọn trường làm khóa chính chúng ta lưu ý mấy điểm sau:
Trang 11
Chương 2: Bảng (Table)
• MS Access không chấp nhận các giá trị trùng nhau hay trống (null) trong
trường khóa chính.
• Chúng ta sẽ dùng các giá trị trong trường khóa chính để truy xuất các
mẫu tin trong CSDL, do đó các giá trị trong trường này không nên quá
dài vì khó nhớ và khó gõ vào.
• Kích thước của khóa chính ảnh hưởng đến tốc độ truy xuất CSDL. Để
đạt hiệu quả tối ưu, dùng kích thước nhỏ nhất để xác định mọi giá trị cần
đưa vào trường.
Ta có thể tự chọn trường làm khóa chính cho bảng bằng các bước sau đây:
- Mở bảng ở chế độ Design View
- Nhắp chọn trường cần đặt.
- Thực hiện lệnh Edit - Primary Key hoặc nhắp chọn nút trên thanh

công cụ của mục này.
Ví dụ:
(1)- bảng THISINH của CSDL thi tuyển sinh, trường khoá là
SoBaoDanh. Vì mỗi thí sinh có thể nhiều trường có giá trị hệt nhau, nhưng
SoBaoDanh thì duy nhất.
(2)- bảng CANBO trường MaCanBo sẽ là trường khóa vì không thể tồn
tại 2 cán bộ nào trong bảng này trùng MaCanBo
(3)- bảng HANGBAN của CSDL Quản lý bán hàng, 2 trường
hangID và hoadonID là một bộ trường khoá. Vì không thể trên một hoá đơn
bán hàng nào có bán một mặt hàng nào đó ghi lặp lại 2 lần.
chú ý: Không phải mọi trường đều có thể làm khóa chính, mà chỉ có các
trường có các kiểu dữ liệu không phải là Memo và OLE Object., Hyper Link.
Để hủy bỏ khóa chính hoặc các đã thiết lập thì thực hiện lệnh View -
Indexes, trong hộp thoại này chọn và xóa đi những trường khóa đã thiết lập:
2. Ghi bảng dữ liệu
Trang 12
Chương 2: Bảng (Table)
Sau khi thiết kế xong, ta tiến hành lưu bảng vào CSDL, có thể thực hiện
một trong hai thao tác sau:
- Thực hiện lệnh File - Save.
- Nhắp chọn nút trên thanh công cụ của mục này (Table Design)
- Hãy gõ tên bảng và nhấn OK.
Đặc biệt:
• Với những bảng không thiết lập trường khoá, trong quá trình ghi
lại cấu trúc bảng, máy tính sẽ hỏi:
Nhấn Yes- máy tính sẽ tạo thêm một trường mới có tên ID và thiết lập
trường này làm khoá. Nếu không muốn như vậy hãy nhấn No; nhấn Cancel để
huỷ lệnh cất.
• Tên bảng không nên chứa dấu cách, các ký tự đặc biệt khác hoặc
chữ Việt có dấu.

2.3 Xem và thêm mẫu tin vào bảng.
- Muốn xem thông tin trong một bảng chúng ta phải chuyển bảng sang
một chế độ hiển thị khác gọi là Datasheet. Trong chế độ hiển thị này, mỗi bản
ghi hay còn gọi là mẫu tin được thể hiện trên một hàng ngang, hàng đầu tiên là
các tên trường.
Hình 2.6. Hộp thoại Save
Trang 13
Chương 2: Bảng (Table)
- Sau đây là các cách để chuyển sang chế độ hiển thị Datasheet:
• Trong của sổ Database của CSDL đang mở, nhấp chọn tab Table.
Trong mục này chọn bảng cần hiển thị rồi chọn nút Open, bảng sẽ
được mở để bổ sung và chỉnh sửa dữ liệu.
• Ta có thể chuyển sang chế độ Datasheet ngay khi đang ở trong chế
Design, bằng cách nhắp chọn nút thì bảng sẽ chuyển sang chế
độ Datasheet, để quay trở về chế độ Design, ta nhắp chọn lại nút
. Hoặc chọn lệnh View - /Design View.
- Sau khi hoàn thành công việc thiết kế cấu trúc bảng, ta tiến hành nhập dữ liệu,
tức là thêm các mẫu tin, cho bảng. Hiển thị bảng ở chế độ hiển thị Datasheet,
mỗi hàng đại diện cho một mẫu tin
- Đang đứng tại một mẫu tin nào đó (không phải là mẫu tin mới), chọn nút
trên thanh công cụ. Hoặc thực hiện lệnh Record - Go To – New để bổ sung
mẫu tin mới.
- Khi đang nhập dữ liệu cho một mẫu tin nào đó, thì đầu hàng của mẫu
tin đó xuất hiện biểu tượng .
Tổ hợp phím Tác dụng
Tab Sang ô kế tiếp
Shift Tab Sang ô phía trước
Home Đến đầu dòng
End Đến cuối dòng
Ctrl Home Đến mẫu tin đầu tiên

Ctrl End Đến mẫu tin cuối
cùng
Shift F2 Zoom
- Theo chuẩn, khi nhập dữ liệu thì Access sẽ lấy font mặc định là MS
San Serif, điều này có thể giúp cho ta hiển thị được tiếng Việt chỉ khi MS San
Serif đó là của VietWare hoặc của ABC.
Trang 14
Chương 2: Bảng (Table)
- Để không phụ thuộc vào điều này, ta nên chọn font trước khi tiến hành
nhập dữ liệu. Trong chế độ hiển thị Datasheet, thực hiện lệnh Format - Font
- Khi nhập dữ liệu là trường cho trường OLE Object, ta thực hiện như
sau: Lệnh Edit - Object
2.4 Quan hệ giữa các bảng
2.4.1 Quan hệ giữa các bảng
1. Các loại quan hệ trong cơ sở dữ liệu ACCESS
a. Quan hệ một -một (1-1)
Trong quan hệ một -một, mỗi bản ghi trong bảng A có tương ứng với
một bản ghi trong bảng B và ngược lại mỗi bản ghi trong bảng B có tương ứng
duy nhất một bản ghi trong bảng A.
Ví dụ: Cho 2 bảng dữ liệu
Bảng Danhsach(Masv, ten, Ngaysinh, gioitinh) và bảng Diemthi(Masv, diem)
Ten Ngaysinh Gioitin
h
Masv Masv diem
An 20/10/77 Yes A001 A001 9
Bình 21/07/80 No A002 A002 7
Thuỷ 02/12/77 Yes A003 A003 9
Lan 03/04/80 No A004 A004 4
Hồng 12/11/77 No A005 A005 5
Bảng Danhsach và diemthi có mối quan hệ 1-1 dựa trên trường Masv.

b Quan hệ một nhiều ( 1-
∞
)
Là mối quan hệ phổ biến nhất trong CSDL, trong quan hệ một nhiều :
Một bản ghi trong bảng A sẽ có thể có nhiều bản ghi tương ứng trong bảng B,
nhưng ngược lại một bản ghi trong bảng B có duy nhất một bản ghi tương ứng
trong bảng A.
Ví dụ: Trong một khoa của một trường học nào đó có nhiều sinh viên,
những một sinh viên thuộc một khoa nhất định. Ta có 2 bảng dữ liệu như sau:
Trang 15
Chương 2: Bảng (Table)
Bảng Danhsachkhoa(Makhoa, tenkhoa, sodthoai)
Bảng danhsachsv(Makhoa, Ten, Quequan, lop)
Tenkhoa Sodthoa
i
Makhoa Makhoa Ten Queuqan Lop
CNTT 826767 01 01 Thanh Huế K23
TOÁN 878787 02 01 Tùng Qbình K24
LÝ 868785 03 02 Thuỷ Huế K25
02 Hùng ĐN K26
03 Lan Huế K25
03 Hương ĐN K26
Bảng Danhsachkhoa và bảng danhsachsv có mối quan hệ 1-∞ dựa trên
trường Makhoa.
c. Quan hệ nhiều nhiều( ∞-∞ )
Trong quan hệ nhiều nhiều, mỗi bản ghi trong bảng A có thể có không
hoặc nhiều bản ghi trong bảng B và ngược lại mỗi bản ghi trong bảng B có thể
có không hoặc nhiều bản ghi trong bảng A.
Khi gặp mối quan hệ nhiều- nhiều để không gây nên sự trùng lặp và dư
thừa dữ liệu thì người ta tách quan hệ nhiều-nhiều thành 2 quan hệ một-nhiều

bằng cách tạo ra một bảng phụ chứa khóa chính của 2 bảng đó.
Ví dụ: Một giáo viên có thể dạy cho nhiều trường và một trường có nhiều
giáo viên tham gia giảng dạy. Đây là một mối quan hệ nhiều-nhiều
Bảng Danhsachgv(Magv,ten)
Bảng Danhsachtruong(Matruong, Tentruong)
Tạo ra bảng Phancongday(Magv, matruong)
Ten Magv Magv Matruon
g
Matruon
g
tentruon
g
Thanh G1 G1 KH KH DHKH
Trang 16
Chương 2: Bảng (Table)
Thuý G2 G1 SP SP DHSP
Hùng G3 G2 YK YK DHYK
G2 SP
G3 KH
G3 YK
Bảng Danhsachgv và bảng Phancongday có mối quan hệ 1-∞ dựa trên
trường Magv.
Bảng Danhsachtruong và bảng Phancongday có mối quan hệ 1-∞ dựa
trên trường Matruong.
2. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng dữ
liệu (Relationships)
- Tại cửa sổ Database, thực hiện
lệnh Tools/Relationship
- Trong cửa sổ Show Table chọn
Table và chọn các bảng cần thiết lập quan

hệ, sau đó chọn Add và Close.
- Kéo trường liên kết của
bảng quan hệ vào trường của bảng
được quan hệ (Table related).
- Bật chức năng Enforce
Referential Integrity (Nếu muốn quan hệ này bị ràng buộc tham chiếu toàn
vẹn), chọn mối quan hệ (one-many) hoặc (one-one).
- Chọn nút Create.

Chú ý:Quan hệ có tính tham chiếu toàn vẹn sẽ đảm bảo các vấn đề sau:
Trang 17
Chương 2: Bảng (Table)
• Khi nhập dữ liệu cho trường tham gia quan hệ ở bên nhiều thì phải tồn
tại bên một.
• Không thể xoá một bản ghi của bảng bên một nếu trong quan hệ đã tồn
tại những bản ghi bên nhiều có quan hệ với bản ghi bên một đó.
• Trường hợp vi phạm các quy tắc trên thì sẽ nhận được thông báo lỗi.
Ví dụ: Thiết lập quan hệ cho các bảng như sau
2.4.2 Xem và điều chỉnh các quan hệ đã có trong cơ sở dữ liệu.
- Xem các quan hệ đã có: chọn nút trên Relationships trên thanh
công cụ.
- Muốn sửa các quan hệ:
Chọn hiển thị các quan hệ
Chọn quan hệ cần sửa (nhắp chuột tại đường nối giữa 2 bảng)
Chọn trên menu Relationships/Edit Relationships
- Xóa quan hệ: Chọn quan hệ cần xóa, bấm phím Delete
2.4.3 Tùy chọn Cascade Update và Cascade Delete.
Trang 18
Chương 2: Bảng (Table)
Trong khi chọn mối quan hệ giữa các bảng, có 2 thuộc tính tham chiếu

toàn vẹn đó là Cascade update related fields,Cascade Delete related records,
có thiết lập 2 thuộc tính này.
Nếu chọn thuộc tính Cascade update related fields, khi dữ liệu trên khoá
chính của bảng bên một thay đổi thì Access sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó
vào các trường tương ứng (có quan hệ) trên các bảng bên Nhiều, hay nói cách
khác, dữ liệu ở bảng bên nhiều cũng thay đổi theo.
Nếu chọn thuộc tính Cascade Delete related records, khi dữ liệu trên
bảng bên một bị xoá thì dữ liệu trên bảng bên nhiều cũng sẽ bị xoá
Trang 19
Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế bảng
CHƯƠNG III:
CHỈNH SỬA CẤU TRÚC VÀ TINH CHẾ BẢNG
3.1 Thiết lập các đặc trưng trường (thuộc tính trường)
3.1.1 Điều chỉnh kích thước trường (Field Size) :
- Đối với dữ liệu kiểu chuỗi, chọn kích thước tối đa của dữ liệu.
- Đối với dữ liệu kiểu số, chọn 1 trong các loại có ý nghĩa như sau:
Loại Phạm vi số lẻ Kích thước
Byte 0 đến 255 Không 1 byte
Integer -32768 đến 32767 Không 2 bytes
Long
Integer
-2,147,483,648 đến
2,147,483,647
Không 4 bytes
Single -3.4x10
38
đến 3.4x10
38
7 4 bytes
Double -1.797x10

308
đến
1.797x10
308
15 8 bytes
3.1.2 Đặt thuộc tính Format.
Việc quy định khuôn dạng hiển thị dữ liệu thông thường dùng cho các
truờng kiểu ngày, số, boolean. Để chọn khuôn dạng hiện thị cho một truờng,
trong cửa sổ thiết kế cấu trúc cho bảng ta chọn tên trường và chọn một trong
khuôn mẫu hiển thị trong danh sách kéo xuống của mục Format. Chẳng hạn
như hình 2.4 sau minh họa việc quy định khuôn dạng mẫu cho truờng kiểu
ngày.

Hình 2.4. Quy định khuôn dạng hiển thị dữ liệu cho một trường của bảng
Quy định dạng hiển thị dữ liệu, tùy thuộc vào từng kiểu dữ liệu.
Trang 20
Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế bảng
Kiểu chuỗi: Gồm 3 phần
<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>
Trong đó:
<Phần 1>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa
văn bản.
<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không
chứa văn bản.
<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null
Các ký tự dùng để định dạng chuỗi
Ký tự Tác dụng
@ Chuỗi ký tự
> Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in hoa
< Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in

thường
“Chuỗi ký tự “ Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy
\<ký tự> Ký tự nằm sau dấu \
[black] [White] [red]
Hoặc [<số>]
Trong đó
0<=số<=56
Màu
Ví dụ
Cách định dạng Dữ liệu Hiển thị
@@@-@@@@ 123456
abcdef
123-456
abc-def
> Tinhoc TINHOC
< TINHOC Tinhoc
@;”Không có”;”Không
biết”
Chuỗi bất kỳ
Chuỗi rỗng
Giá trị trống
(Null)
Hiển thị chuỗi
Không có
Không biết
Kiểu Number
Trang 21
Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế bảng
Định dạng do ACCESS cung cấp
Dạng Dữ liệu Hiển thị

General
Number
1234.5 1234.5
Currency 1234.5 $1.234.50
Fixed 1234.5 1234
Standard 1234.5 1,234.50
Pecent 0.825 82.50%
Scientific 1234.5 1.23E+03
Định dạng do người sử dụng
<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>;<Phần 4>
<Phần 1>:Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số dương.
<Phần 2>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm.
<Phần 3>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng zero.
<Phần 4>: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null.
Các ký tự định dạng
Ký tự Tác dụng
.(Period) Dấu chấm thập phân
,(comma) Dấu phân cách ngàn
0 Ký tự số (0-9)
# Ký tự số hoặc khoảng
trắng
$ Dấu $
% Phần trăm
Ví dụ
Định dạng Hiển thị
0;(0);;”Null”
Số dương hiển thị bình thường
Số âm được bao giữa 2 dấu ngoặc
Số zero bị bỏ trống
Trang 22

Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế bảng
Null hiện chữ Null
+0.0;
-0.0;
0.0
Hiển thị dấu + phía trước nếu số dương
Hiển thị dấu - phía trước nếu số âm
Hiển thị 0.0 nếu âm hoặc Null
Kiểu Date/Time
Các kiểu định dạng do ACCESS cung cấp
Các ký tự định dạng
Ký tự
Tác dụng
: (colon) Dấu phân cách giờ
/ Dấu phân cách ngày
d Ngày trong tháng (1-31)
Dạng Hiển thị
General date 10/30/99 5:10:30PM
Long date Friday, may 30 ,
1999
Medium date 30-jul-1999
Short date 01/08/99
Long time 6:20:00 PM
Medium time 6:20 PM
Short time 18:20
Trang 23
Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế bảng
dd Ngày trong tháng 01-31)
ddd Ngày trong tuần (Sun -Sat0
W Ngày trong tuần (1-7)

WW Tuần trong năm (1-54)
M Tháng trong năm (1-12)
MM Tháng trong năm (01-12)
q Quý trong năm (1-4)
y Ngày trong năm (1-366)
yy Năm (01-99)
h Giờ (0-23)
n Phút (0-59)
s Giây (0-59)
Ví dụ
Định dạng Hiển thị
Ddd,”mmm d”,yyyy Mon,jun 2, 1998
Mm/dd/yyyy 01/02/1998
Kiểu Yes/No
Các kiểu định dạng
Định dạng Tác dụng
Yes/No Đúng/Sai
True/False Đúng/Sai
On/Off Đúng/Sai
Định dạng do người sử dụng: Gồm 3 phần
<Phần 1>;<Phần 2>;<Phần 3>
Trong đó: <Phần 1>: Bỏ trống
<Phần 2>: Trường hợp giá trị trường đúng
<Phần 3>: Trường hợp giá trị trường sai
Ví dụ
Định dạng Hiển thị
Trang 24
Chương 3: Chỉnh sửa cấu trúc và tinh chế bảng
Trường hợp
True

Trường hợp False
;”Nam”;”Nu” Nam Nu
;”co”;”Khong” Co Khong
3.1.3 Tạo mặt nạ nhập cho dữ liệu (Input Mask) :
Để quy định khuôn dạng nhập liệu cho bảng, ta có thể gõ trực tiếp các
mã quy định cho khuôn dạng (xem chi tiết trong bảng Các ký hiệu dùng cho
Input Mask) hoặc chọn nút ở dòng Input Mask và dùng công cụ Input Mask
Wizard để chọn khuôn dạng (Hình 2.5).
Bảng các ký hiệu dùng làm Input Mask
Ký tự Tác dụng
0 Bắt buộc nhập ký tự số
9 Không bắt buộc nhập, ký tự số
# Không bắt buộc nhập, số 0-9, khoảng trắng, dấu +
và -
L Bắt buộc nhập, ký tự chữ
? Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc khoảng trắng
a Bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số
A Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số
& Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ
C Không bắt buộc nhập ký tự bất kỳ
< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ thường
> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ hoa
! Dữ liệu được ghi từ phải sang trái
\<Ký tự> Ký tự theo sau \ sẽ được đưa thẳng vào
Trang 25