Những kỹ năng hợp tác trong một dự án phi lợi nhuận pdf

Những kỹ năng hợp tác trong một dự án phi lợi nhuận
Kiểu hợp tác phù hợp
Cân nhắc lợi ích và rủi ro của việc đề nghị mọi người tham gia vào công việc.
Quyết định bạn có khả năng hoàn thành công việc một mình hay không?
Nếu cần có sự tham gia của người khác, hãy tìm cách xác định kiểu hợp tác
phù hợp nhất:
Hợp tác chuyên môn: Người (B) có những kiến thức, kinh nghiệm hoặc kỹ
năng chuyên môn về một khía cạnh nhất định (tốt hơn A) bắt buộc hoặc thiết
yếu trong công việc
Hợp tác đơn giản: Mục tiêu là những việc khá đơn giản và lặp lại cần những
tình nguyện viên (B) hỗ trợ do khối lượng công việc nhiều.
Hợp tác chia sẻ trách nhiệm: (A) mong muốn (B) thể hiện sự cam kết tham
gia lâu dài, chủ động và có trách nhiệm đối với một phần, một giai đoạn hoặc
toàn bộ công việc. (B) được kỳ vọng sử dụng năng lực sáng tạo và tầm nhìn
của mình đem lại những giá trị mới và nâng cao cho sản phẩm.
Hợp tác dạy và học: (B) mong muốn thông qua việc tham gia hợp tác sẽ học
tập được kinh nghiệm, kiến thức hoặc trau dồi kỹ năng từ (A) và những
người khác.
Chọn người
Có thể chia những người tham gia (B) vào dự án hợp tác thành 6 nhóm lớn:
Người quan tâm: họ quan tâm và coi kết quả dự án là quan trọng; sẵn sàng
dành nhiệt huyết của mình để bảo đảm công việc thành công. Đây là nguồn
lực tình nguyện viên.
Người ủy quyền hoặc có trách nhiệm: Nhóm này giám sát tiến trình công
việc, chia sẻ và hỗ trợ các nguồn lực đảm bảo kết quả công việc.
Người có thông tin hoặc kinh nghiệm: Nhóm này đóng góp một số mặt
chuyên môn có tính thiết yếu cho một vài giai đoạn hoặc toàn bộ dự án
Người bị ảnh hưởng bỏi dự án: Những thông điểm từ nhóm này luôn cần phải
được lắng nghe. Mục tiêu và cách thức thực hiện dự án có thể phải điều chỉnh
cho phù hợp với ý kiến của nhóm.
Người có quan điểm khác biệt: những người đại diện cho các nhóm thiểu số,

hoặc hoặc không phản đối (một phần hoặc toàn bộ) dự án. Dù có thể không
đồng ý với nhóm này nhưng việc lắng nghe họ cũng có thể đưa ra những
quyết định cải thiện trong khi thực thi dự án.
Người gây rối: Giá trị của nhóm này nằm ở nguồn năng lượng (lý do) mà họ
thực hiện hành vi phá hoại. Nếu những người này tham gia dự án, hãy hoan
nghênh họ, xem xét khách quan quan điểm của họ, kính trọng và tìm ra
những giá trị hữu ích từ họ.
Sắp xếp và định lượng thành viên và nhóm thành viên tiềm năng vào các
nhóm kể trên
Đánh dấu thành viên bắt buộc và thành viên ưu tiên
Xác định các giai đoạn của dự án và những đặc điểm ưu tiên của thành viên
cần lựa chọn.
Khởi động dự án:
Vấn đề: 1) Quyết định bắt đầu dự án, xác định kiểu hợp tác; 2) Xác định
thành viên tham gia; 3) Cách thức mời tham gia
Nhiệm vụ: 1) Tập hợp thông tin; 2) Xác định và xếp hạng các khả năng, lựa
chọn có thể; 3) Thảo luận ưu & nhược điểm; 4) Đưa ra quyết định
Đặc điểm thành viên ưu tiên: Có kiến thức; cởi mở; tầm nhìn rộng và sáng
tạo
Thực thi dự án:
Vấn đề: Duy trì sự hợp tác của các thành viên theo đúng kế hoạch
Nhiệm vụ: 1) Luôn đặt mục tiêu chính của dự án lên làm đầu và ở trung tâm;
2) Trình bày cho mọi người biết cách thức hoạt động của dự án; 3) Hỗ trợ
mọi người tham gia; 4) Định kỳ đánh giá các hình thức hợp tác cần thiết; 5)
Luôn thân thiện và cởi mở với các quan điểm và ý kiến khác biệt; 6) Trân
trọng bất kỳ đóng góp vào dự án
Đặc điểm thành viên ưu tiên: Quyết tâm cao; Khả năng hợp tác, Thân thiện;
Biết suy nghĩ thấu đáo; Làm việc tỉ mỉ
Hoàn thiện dự án:
Vấn đề: Kết thúc dự án và mở ra tương lai khác

Nhiệm vụ: 1) Kết nối các phần và kết quả của dự án lại với nhau; 2) Xác định
các sự kiện then chốt; 3) Thảo luận về kinh nghiệm đã đạt được; 4) Tiếp thu
các bài học
Đặc điểm thành viên ưu tiên: Làm việc tỉ mỉ; phán đoán cụ thể, logic; Suy
nghĩ thấu đáo; Thân thiên và Ham hiểu biết
Cách thức mời tham gia
Lập danh sách cộng sự mong muốn với những chú thích về sở trường, yêu
cầu và mối quan tâm của từng cá nhân
Quyết định hình thức phương tiện liên lạc và trao đổi thích hợp: gặp trực tiếp,
email, chat, banner quảng cáo, hội nghị gặp gỡ v.v.
Chuẩn bị thông điệp và các thông tin đầy đủ về dự án
Tiếp nhận quyết định của (B). Trong trường hợp (B) từ chối thì đề nghị cung
cấp các thông tin mới sau khi dự án đã khởi động để tiếp tục thuyết phục.
Cám ơn tất cả những cộng sự mong muốn bao gồm cả những người từ chối
tham gia. Thiết lập hệ thống liên lạc hữu hiệu để tái sử dụng cho các dự án
tiếp theo.
Cách duy trì hợp tác
Thường xuyên đề cập đến mục đích của dự án với tất cả mọi người tham gia
Luôn bảo đảm các giá trị cốt lõi của dự án, tất cả mọi người đang tập trung
vào nhiệm vụ và mọi đóng góp đều được ghi nhận
Hỗ trợ các thành viên khi được yêu cầu
Luôn cởi mở đón nhận những ý kiến phản hồi từ các cộng tác viên
Hãy mỉm cười khi một vài thành viên rời khỏi dự án
Chú ý đến tất cả các bộ phận của dự án
Chỉ khởi động dự án khi đã có kế hoạch cụ thể để hoàn thành.
Hãy bắt đầu ở quy mô nhỏ
Cách thức tiến hành một buổi họp
Hãy chào đón từng thành viên tham gia buổi họp
Dành thời gian ban đầu để các thành viên làm quen và thiết lập quan hệ với
nhau

Tạo điều kiện cho các thành viên chủ động tham gia vào việc xây dựng bức
tranh toàn cảnh về hiện trạng và mục tiêu dự tính của dự án
Quyết định ai phải làm gì theo cách thức mà mọi (/đa số) thành viên đều ủng
hộ (/hiểu cặn kẽ).
Kết thúc buổi họp bằng các thông tin rút gọn, các câu hỏi mở hoặc tiếp thu
các phản hồi để hoàn thiện buổi họp tiếp theo
Cách kết thúc công việc
Thông báo với mọi người về thời điểm và sản phẩm của dự án khi dự án đang
đi vào giai đoạn kết thúc
Cùng hướng sự chú ý của các cộng sự mọi thành phần của dự án, bảo đảm sự
liên thông giữa các module với nhau
Lắng nghe các mong muốn và các hướng đề xuất về sản phẩm của dự án
Dành thời gian thảo luận về các dự án trong tương lai
Cùng chúc mừng thành quả chung và bàn bạc về các kết nối tiếp theo