Tài liệu ISO 9001:2000: Thủ tục mua hàng

THỦ TỤC MUA HÀNG
Mã số : QT-KD03
Lần phát hành : 01
Soát xét/sửa đổi : 02
Ngày hiệu lực : 19/08/08
Trang số : 2/3
Bản số :
1/ MỤC ĐÍCH:
- Nhằm đảm bảo rằng các nguyên liệu phục vụ sản xuất phù hợp với yêu cầu chất
lượng sản phẩm.
- CTY luôn có mối quan hệ tốt với các nhà thầu phụ cung ứng nguyên liệu, tạo ra một
hệ thống mua bán tin cậy và sự hợp tác có lợi cả hai bên theo đúng chính sách chất lượng đã
phân bố.
2/ PHẠM VI ÁP DỤNG:
Thủ tục này áp dụng cho tất cả các loại nguyên liệu khi được đưa vào nhà máy.
3/ TÀI LIỆU THAM CHIẾU:
- BRC : 5 điều khoản 3.6
4/ TRÁCH NHIỆM:
Giám Đốc CTY, Ban Giám Đốc Xí Nghiệp, Phòng Quản Lý Chất Lượng và Phòng Kế
Hoạch Kinh Doanh chòu trách nhiệm chính trong việc thực hiện và duy trì thủ tục này.
5/ NỘI DUNG:
5.1/ Đánh giá nhà thầu phụ cung ứng nguyên liệu:
- Dựa trên nguyên tắc công khai đấu thầu xét chọn, CTY phải tiến hành đánh giá nhà
thầu phụ cung ứng nguyên liệu có khả năng thỏa mãn các yêu cầu của Hợp đồng cung ứng.
- Những nhà thầu cung cấp nguyên liệu cho CTY phải hội đủ các điều kiện như sau:
+ Khả năng cung cấp nguyên liệu.
+ Điều kiện nhà xưởng đạt tiêu chuẩn ngành thủy sản.
+ Nguyên liệu phải đảm chất lượng.
+ Giao hàng đúng thời gian.
+ Giá cả hợp lý.
- Việc đánh giá nhà thầu phụ thực hiện theo biểu mẫu M1QT-KD03.

- Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh lưu trữ và cập nhật thường xuyên danh sách những nhà
thầu được phê duyệt theo biểu mẫu M2QT-KD03. Tất cả danh sách các nhà cung cấp được
chấp nhận phải được Ban Lãnh Đạo CTY CPCB & XNK TS Cadovimex xem xét hằng năm.
5.2/ Hồ sơ mua hàng:
THỦ TỤC MUA HÀNG
Mã số : QT-KD03
Lần phát hành : 01
Soát xét/sửa đổi : 02
Ngày hiệu lực : 19/08/08
Trang số : 3/3
Bản số :
Các đơn hàng và Hợp đồng mua hàng phải được thiết lập thành văn bản dựa trên các
yêu cầu:
- Chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng.
- Tên gọi, điều kiện kỹ thuật, bản vẽ (Nếu cần).
- Phương thức giao nhận, thời gian giao nhận sản phẩm.
- Giá cả, phương thức thanh toán.
- Các điều khoản thỏa thuận về đảm bảo chất lượng.
- Giám Đốc CTY, Ban Giám Đốc Xí Nghiệp và Phòng Kế Hoạch Kinh doanh chòu
trách nhiệm thực hiện đúng quy đònh về trình tự phê duyệt đơn hàng.
5.3/ Thẩm tra Tôm nguyên liệu:
- Tất cả các nguyên liệu Tôm đầu vào có liên quan trực tiếp đến chất lượng phải được
kiểm soát theo đúng quy đònh.
- Khi nhận nguyên liệu đầu vào do nhà thầu phụ cung cấp cần có sự kiểm tra của nhân
viên Phòng Quản Lý Chất Lượng theo biểu mẫu ghi chép trước khi đưa vào quá trình sản
xuất.
- Trong trường hợp cần thiết Giám Đốc CTY, Ban Giám Đốc Xí Nghiệp và Phòng Kế
Hoạch Kinh Doanh tổ chức kiểm tra các đại lý giao Tôm để đảm bảo chất lượng đúng quy
đònh.
5.4/ Trường hợp ngoại lệ:

- Trường hợp ngoại lệ khi nhà máy cần nguyên liệu nên mua từ những nơi mà nhà máy
chưa đánh giá hay giám sát. Thì việc mua hàng này được cử cán bộ có năng lực thực hiện và
giám sát, đồng thời lô hàng trên được tách riêng từ khi tiếp nhận đến thành phẩm cuối cùng.
5.5/ Lưu trữ hồ sơ:
- Các dữ liệu về mua hàng.
- Các Hợp đồng mua hàng của CTY.
- Các hóa đơn, chứng từ và Hợp đồng đặt mua hàng.
- Các hồ cơ liên quan khác.
- Hồ sơ lưu trữ ít nhất là 02 năm.
6/ BIỂU MẪU ÁP DỤNG:
STT TÊN BIỂU MẪU KÝ HIỆU LƯU TRỮ
01 Đánh giá nhà thầu phụ M1QT-KD03 Một năm
THỦ TỤC MUA HÀNG
Mã số : QT-KD03
Lần phát hành : 01
Soát xét/sửa đổi : 02
Ngày hiệu lực : 19/08/08
Trang số : 4/3
Bản số :
02 Danh sách nhà thầu phụ được phê duyệt M2QT-KD03 Một năm