Giáo trình quản trị văn phòng

HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG






QUN TR VN PHÒNG
(Dùng cho sinh viên h đào to đi hc t xa)
Lu hành ni b









HÀ NI - 2008




HC VIN CÔNG NGH BU CHÍNH VIN THÔNG

QUN TR VN PHÒNG

Biên son : THS. PHM M HNH
LI NÓI U

Qun tr vn phòng là vic hach đnh, t chc, phi hp, tiêu chun hóa và kim sóat các
hat đng x lý thông tin trong các c quan, doanh nghip.
Ngày nay, vn phòng không còn ch là hình nh quen thuc vi nhng hành lang im ng,
các cánh ca khép vi bng đ tên phòng ban k ch nghiêm trang, hay ting đánh máy ch lc
cc. Ngày nay vn phòng đã mang mt b mt đa dng hn: trang thit b hin đi. không gian
m
, bài trí linh hat, thích ng vi nhiu nhu cu và phng thc làm vic phong phú. Thm chí
có c các vn phòng làm vic t xa, vn phòng ti nhà và vn phòng o.
Cho dù di dng thc nào, mt khi đã xác lp s có mt ca vn phòng thì các nhà qun
tr vn có nhng mi quan tâm chung v cht lng, tính hiu qu t các h thng, qui trình và
thói quen cng nh tp quán làm vic tt nhm phát huy ti đa các ch
c nng và nhim v ca
vn phòng. Hn th na, nhà qun tr s ngày càng nhn rõ rng vic t chc và qun lý tt hat
đng vn phòng có nh hng ln đn hiu sut chung, thm chí c đn li nhun ca công ty.
Hành chánh vn phòng hin din trong bt c các b phn phòng ban ch không ch riêng
 phòng hành chánh qun tr. Các c quan đu có nhiu phòng ban khác nhau, và m
i b phn đó
đu có công vic hành chánh vn phòng và vì th cn phi có công tác qun tr hành chánh vn
phòng. Bt c cp qun tr nào, ngai tr công nhân trc tip sn xut, đu phi làm công vic
hành chánh vn phòng. Tt c đu phi qun tr hành chánh vn phòng ca mình sao cho có hiu
qu. B phn nào cng cn phi lên lch thi biu công tác, thi biu d án; c

n phi qun tr
thông tin, qun tr h s, cn phi hach đnh t chc các cuc hi tho, hi ngh và các chuyn đi
công tác; đu phi vit báo cáo các chng trình và th t liên lc; đu phi tip khách và gi đin
thai; đu phi sp xp ch làm vic sao cho va thm m, va qun tr qua các h thng và th

tc, và va có hiu qu. Tt c các hat đng hành chánh vn phòng nêu trên đu phi đc thc
hin mt cách khoa hc theo tiêu chun hin đi di nhãn quan qun tr.
S thành công ca các bn ti các doanh nghip hay không, phn ln là nh vào vic qun
tr hành chánh vn phòng! Cun sách này s giúp cho các bn sinh viên nm đc nhng điu c
bn nht v qun tr hành chánh vn phòng. Trong quá trình biên san không sao tránh khi
nhng khim khuyt, rt mong nhn đc s đóng góp chân tình ca quí đng nghip và các bn
sinh viên đ cun sách này ngày càng hòan thin hn!


Tác gi

Phm M Hnh

3
CHNG 1

MT S VN  CHUNG V QUN TR VN PHÒNG

Bt c mt c quan nào dù ln hay nh cng đu có mt b phn tip khách, qun lý và
gii quyt vn bn đi-đn, lu tr h s tài liu, t chc sp xp hi hp là cánh tay đc lc ca
cp qun lý, đó chính là vn phòng (hay phòng hành chánh qun tr).
 các hat đng vn phòng trong c quan đc thng nht và có hiu qu, c
n phi có
nhng ngi chuyên nghip v hành chánh vn phòng, đó là chánh vn phòng hay trng phòng
và th ký hay nói cách khác đó là các nhà qun tr hành chánh vn phòng.

 giúp mi ngi cùng làm vic vi nhau mt cách có hiu qu, hòan thành các mc tiêu,
thì cn phi xây dng và duy trì mt c cu qui đnh nhng vai trò, chc nng, nhim v và chc
v công tác. ó chính là vic t chc b máy hành chánh vn phòng.  có ý ngha, mt vai trò
hoc ch
c nng nhim v phi đc gn vi mc tiêu rõ ràng, vi s nhn thc đy đ v bn
phn, hoc hành đng có liên quan vi nhau. Quyn hn phi đc giao mt cách rõ ràng kèm
theo các công c, các ngun tài nguyên và thông tin cn thit đ hòan thành nhim v đó.  các
vai trò h tr nhau mt cách có hiu qu, chúng phi đc sp xp theo mt trt t nht đnh,
hng v mc tiêu. ó là nhng ni dung đc trình bày trong chng 1 này.
1.1 KHÁI NIM, CHC NNG VÀ NHIM V VN PHÒNG
1.1.1 Khái nim vn phòng
Vn phòng là b máy làm vic tng hp và trc tip ca mt c quan chc nng phc v
cho vic điu hành ca lãnh đo. Các c quan thm quyn chung hoc ln thì thành lp vn
phòng, nhng c quan nh thì có phòng hành chánh.
Vn phòng còn đc hiu là tr s làm vic ca c quan, đn v, là đa đim giao tip đi
ni, đi ngai ca c
 quan, đn v đó. Ngòai ra, vn phòng còn có th là phòng làm vic ca th
trng có tm c cao. Ví d vn phòng Chính ph, vn phòng Tnh y, vn phòng Tng công ty
Vn phòng đc hiu là mt lai hat đng trong các c quan, doanh nghip. Vn phòng
thiên v vic thu nhn, bo qun, lu tr các lai công vn giy t trong c quan. Nói đn vn
phòng ngi ta thng ngh đn m
t b phn ch làm nhng công vic liên quan đn công tác vn
th.
Nh vy: Vn phòng là b máy điu hành tng hp ca c quan, doanh nghip; là ni thu
thp, x lý thông tin h tr cho hat đng qun lý; là ni chm lo mi lnh vc dch v hu cn
đm bo các điu kin vt cht cho hat đng ca mi c quan, t
chc.
1.1.2 Chc nng vn phòng
Vn phòng hoc phòng hành chánh có các chc nng sau:
-Chc nng giúp vic điu hành.

-Chc nng tham mu tng hp.
-Chc nng hu cn, qun tr.
1.1.3 Nhim v vn phòng
Vn phòng có nhng nhim v ch yu sau đây:
-Xây dng chng trình và t chc thc hin chng trình.

4
-Thu thp, x lý, qun lý và s dng thông tin.
-Thc hin nhim v t vn vn bn cho th trng.
-Xây dng, cng c t chc b máy vn phòng.
-T chc giao tip, đi ni, đi ngai.
-Duy trì hat đng thng xuyên, liên tc ca vn phòng.
-Bo đm nhu cu hu cn, kinh phí chi tiêu, qun lý vt t tài sn ca doanh nghip.
Vn phòng làm vi
c theo ch đ th trng. Th trng vn phòng (chánh, phó vn
phòng) phi đ cao trách nhim qun lý trong vn phòng và chu trách nhim pháp lý trc th
trng c quan.
1.2 QUN TR VN PHÒNG
1.2.1 Khái nim qun tr và qun tr hành chánh vn phòng
1.2.1.1 Khái nim qun tr
Qun tr là s phi hp tt c các tài nguyên thông qua tin trình hach đnh, t chc, lãnh
đo và kim tra nhm đt đc các mc tiêu đã đ ra.
1.2.1.2 Khái nim qun tr hành chánh vn phòng
Qun tr hành chánh vn phòng là vic hach đnh, t chc, phi hp, tiêu chun hóa
và kim sóat các hat đng x lý thông tin.
1.2.2 Chc nng ca qun tr hành chánh vn phòng
-Hach đnh công vic hành chánh
-T chc công vic hành chánh vn phòng
-Lãnh đo công vic hành chánh vn phòng
-Kim sóat công vic hành chánh

-Dch v hành chánh vn phòng. [tài liu 2]
1.3 T CHC B MÁY HÀNH CHÁNH VN PHÒNG
1.3.1 Hình thc, c cu t chc vn phòng
Bt c khi nào và bt c  đâu có mt nhóm ngi làm vic chung đu phi có mt t
chc đc hach đnh rõ ràng. Mi quan h gia h phi đc xác đnh và thng nht. Ngi nào
làm cái gì? Ai báo cáo ai? Ai là ngi ra quyt đnh? ó là nhng vn đ ct li ca t chc.
1.3.1.1 Hình thc t chc vn phòng
Vn đ ch yu trong mt t chc hành chánh là các hat đng hành chánh nên tp trung
hay phân tán? Các hat đng đó đc đt di s kim sóat trc tip ca nhà qun tr hay không?
Vì các hat đng hành chánh có nh hng xuyên sut t chc, t vn phòng giám đc
đn các đn v, ban ngành, đn nhân viên hành chánh có mc lng thp nht, cho nên hành
chánh vn phòng không nên phân tán. Phân tán ngha là công vic hành chánh vn phòng ca mi
b ph
n phòng ban đu do b phn đó qun lý mt cách đc lp và vì th thiu hn s phi hp.
Hu qu là công vic hành chánh vn phòng s trùng lp, hao tn vn phòng phm và sc lc, và
nht là thiu s phi hp. Vì vy cn phi tp trung công vic hành chánh vn phòng sao cho
thng nht.
Có hai hình thc tp trung: tp trung theo đa bàn và tp trung theo chc nng.
a)- Hành chánh vn phòng tp trung theo
đa bàn (Physical centralization)

5
Hành chánh vn phòng tp trung vào mt đa bàn ngha là: mi hat đng h s vn th
đu phi tp trung vào mt đa đim duy nht đó là phòng hành chánh, di quyn qun tr ca
nhà qun tr hành chánh.


Hình 1.1:
Hành chánh vn phòng tp trung theo đa bàn.

u đim:
Ü D b trí và sp xp nhân s.
Ü D kim tra.
Ü Tp trung trang thit b.
Ü n gin th tc
Nhc đim:
Ü Khó chuyên môn hóa
Ü Công vic thiu chính xác do thiu quan tâm đn tm quan trng ca tng lai công
vic.
Ü Trì tr do chuyn giao công vic
Vì vy ch nên áp dng lai hình này đi v
i các doanh nghip nh hoc cá th.
b)- Hành chánh vn phòng tp trung theo chc nng (functional centralization)
Hành chánh vn phòng tp trung theo chc nng ngha là các hat đng hành chánh vn
đt ti đa đim ca các b phn chuyên môn ca nó nhng phi đc đt di quyn phi hp,
tiêu chun hóa và giám sát ca nhà qun tr hành chánh.
NHÀ QUN TR
HÀNH CHÁNH
MI CÔNG VIC HÀNH CHÁNH CHO CÁC B PHN
A, B, C

6

Hình 1.2:
Hành chánh vn phòng tp trung theo chc nng.

u đim:
Thu hút đc nhiu chuyên viên vào công tác qun lý. Các chuyên viên này s tham mu
(c vn) cho nhà qun tr hành chánh vn phòng cho tng b phn chuyên môn.
Nhc đim:

D vi phm ch đ mt th trng ngha là ln quyn các cp qun tr chuyên môn.
Loi hình này áp dng cho hu ht các doanh nghip.
1.3.1.2 C cu t chc vn phòng
C cu t chc ca b phn hành chánh vn phòng tùy thuc vào tng qui mô ca công ty
và tùy thuc vào chin lc kinh doanh ca công ty. Nó cng tùy thuc vào tng lai sn phm và
dch v ca c quan t chc.
i vi doanh nghip cá th và qui mô rt nh thì không có b phn hành chánh vn
phòng chuyên bit mà ch có mt nhân viên hành chánh vn phòng hoc th ký đm nhn mi
công vic hành chánh vn phòng ca doanh nghip đó. Ngi này đm nhn tt c các công vic
hành chánh tng quát ln chuyên ngành nh làm k tóan, s lng, tip tân, đánh máy, trc đin
thai
Khi doanh nghip này phát trin thành qui mô nh hoc trung bình nh thì bt đu có các
trng phòng, trong đó có trng phòng hành chánh qun tr (Senior Administration Manager)
kiêm luôn công vic qun tr tài nguyên nhân s.

NHÀ QUN TR
HÀNH CHÁNH
B PHN A
CÔNG VIC
HÀNH CHÁNH
B PHN B
CÔNG VIC
HÀNH CHÁNH
B PHN C
CÔNG VIC
HÀNH CHÁNH

7

Hình 1.3:
Phòng hành chánh qun tr ca mt doanh nghip nh.

Khi doanh nghip có qui mô ln va, thì tùy chin lc, mc đích kinh doanh, và c cu
mt hàng dch v hoc th trng mà c cu t chc ca b phn hành chánh vn phòng thay đi.
Khi phát trin vi qui mô ln hoc rt ln, nhiu công ty có hn mt v phó tng giám đc
ph trách các dch v hành chánh vn phòng.



Hình 1.4:
S đ t chc b phn hành chánh ca doanh nghip có qui mô ln.

Nói tóm li, mi công ty có c cu t chc riêng. Không có c cu t chc nào là ti ho
c. T chc tt là t chc nng đng và uyn chuyn (dynamic and flexible) phù hp vi môi
trng, khung cnh và chin lc ca công ty đó.
TRNG PHÒNG
HÀNH CHÁNH
QUN TR
TRNG N V
TÀI NGUYÊN
NHÂN S
TRNG N V
DCH V HÀNH
CHÁNH VN
TRNG N V
K THUT VÀ
BO TRÌ
CHUYÊN VIÊN
HÀNH CHÁNH

QUN TR
TNG GIÁM C
PHÓ TNG GIÁM
C MARKETING
PHÓ TNG GIÁM
C TÀI CHÍNH

PHÓ TNG GIÁM
C DCH V
HÀNH CHÁNH VP
TR LÝ TNG
GIÁM C
CHUYÊN VIÊN
MARKETING
GIÁM C NGHIÊN
CU TIP TH
GIÁM C KINH
DOANH
TR

NG KHU VC
A
TR

NG KHU VC
B
TNG KIM TÓAN
TRNG PHÒNG
K TÓAN
GIÁM C NHÂN

S
GIÁM C DCH
V HÀNH CHÁNH
VN PHÒNG
TRNG PHÒNG
GIAO - NHN
TRNG PHÒNG
HÀNH CHÁNH
TNG HP

8
1.3.2 B trí vn phòng
B trí vn phòng là t chc, sp xp phòng c, bàn gh, dng c sao cho phù hp đ có
mt tin nghi ti đa cho nhân viên và cho khách; Sp xp sao cho vic di chuyn tài liu càng
ngn càng d kim sóat.  nghiên cu s xp đt trong công vic, ta theo các giai đan sau:
- Trc ht, cn phác ha lc đ ca khang trng. Sau đó v bn đ ca phòng c theo t
l chi
u cao, chiu ngang, chiu dài ca mi phòng và nhn đnh mi phòng bng cách đo chu vi
hành lang ca các bc tng, cu thang ó là nhng đim chính phi chú ý khi v bn đ.
- o các khang cách đ xp đt các bàn gh sao cho thun tin. Vi bn đ, ta có th thay
đi v trí ca các vt mt cách d dàng trc khi bt tay thc hin khuân vác sp xp; đng thi
nó cho ta mt hình
nh din tin công vic.
Khoa hc chng minh đc rng vic sp xp phòng c, bàn gh mt cách khoa hc và
thm m s làm cho tinh thn nhân viên phn chn, th dãn bt cn thng và nht là nng sut lao
đng cao. Vic sp xp phòng c cho tng b phn chuyên môn không khoa hc, s gây ra hu
qu mt rt nhiu công sc và thi gian di chuyn lung công vic (flow of work) s r
t phí phm.
Ngòai ra, vic b trí các phòng làm vic riêng (private offices) cho nhân viên s gây ra lãng phí.
Khi sp xp các phòng làm vic, nhà qun tr hành chánh cn phi theo mt s nguyên tc

sau đây:
1.3.2.1 Chú ý đn mi tng quan gia các b phn phòng ban
Nhà qun tr phi quan tâm sp xp các phòng ban di cái nhìn tng th ca các h thng.
Các b phn này quan h mt thit vi nhau. Sau đây là mt s nguyên tc:
1. Các b phn phòng ban đc b trí gn các b phn chính ca công ty. Các b phn
chính là b phn điu hành, kinh doanh, mua sm, k tóan, tài chính, dch v hành chánh, và
phòng nhân s.
2. Sp xp sao cho mt khi t chc phát trin, chúng ta d dàng thay đ
i v trí phòng ban.
3. Sp xp các phòng ban có quan h mt thit vi nhau  gn hay sát nhau. Mc dù tt c
các b phn đu có quan h vi nhau, nhng có mt vài b phn quan h nhiu hn. Thí d nh
phòng hi hp nên gn phòng ca các cp qun tr thng hay s dng nó.
4. B trí các b phn hay tip xúc vi khách hàng hay vi các c quan bên ngòai  gn li
ra vào, thang máy hoc khu v
c tip tân.
5. Cách ly xa ch làm vic nhng b phn hay gây ting n hoc gây d dáy bn thiu.
6. Tách các b phn cn bo mt xa khi ch công cng hoc nhiu ngi hay lui ti.
1.3.2.2 B trí phòng ban hoc bàn làm vic theo lung công vic (flow of work)
C gng sp xp các phòng ban hoc bàn làm vic theo lung công vic nhm ti thiu
hóa vic di chuyn khi chuyn giao tài liu hoc trao đi công vic. Khang cách quá xa s làm
mt rt nhiu thi gian. Ngòai ra nó còn gíup ta gim bt kh nng làm tht lc giy t, gây trì tr
và gián đan công vic.

9

Hình 1.5:
Mô hình sp xp bàn gh, phòng ban không khoa hc, không theo lung công vic.








10



Ghi chú:

Vn th đn
Vn th đi
Lung công vic
S di chuyn ca nhân viên.

Hình 1.6:
Mô hình sp xp bàn gh, phòng ban theo th tc và lung công vic.

1.3.2.3 Hn ch s dng phòng riêng (h thng vn phòng “đóng”)
Khuynh hng ngày nay ít s dng phòng riêng cho các b phn hành chánh mà thng
dành các khu vc trng trãi rng rãi cho nhân viên hành chánh làm vic. D nhiên, lai hình kinh
doanh nh hng đn s lng phòng riêng. Du sao, các công ty cng cn mt s phòng riêng.
Nói mt cách tng quát, các phòng riêng đc b trí cho các cp lãnh đo đ tng uy tín
(prestige), cho các công vic có tính cách bo mt hoc cn tp trung tinh thn.

Vì sao ngày nay có khuynh hng ít s dng phòng riêng?
- Phòng riêng chim t hai đn mi ln din tích dành cho mt nhân viên làm vi
c ti khu
vc trng trãi.

11
- Phòng riêng làm cho công ty tng chi phí nhiu hn đ tr tin đin, ánh sáng, thông gió.
- Phòng riêng ít uyn chuyn trong vic thay đi công vic, thay đi v trí.
- Nhc đim ln nht khi s dng phòng riêng là khó kim tra và làm trì tr lung công
vic.
H thng vn phòng “đóng” đc ngn cách bi vách ngn, tng cao, phân chia thành
tng phòng riêng bit.
u đim:
Ü m bo yu t an tòan, bí mt ca công vi
c.
Ü m bo tính riêng t ca mi nhân viên trong vn phòng.
Ü Phù hp vi công vic tp trung cao.
Nhc đim:
Ü Chim nhiu din tích.
Ü Chi phí hành chánh cao.
Ü Khó giám sát công vic, qun lý nhân viên.
1.3.2.4 S dng vách ngn (h thng vn phòng “m”)
Thay vì b trí nhiu phòng riêng cho nhân viên hành chánh, các công ty thng b trí các
vách ngn đ ngn cách các nhân viên khi nhìn thy nhau và trò chuyn; hoc giúp cho mi nhân
viên có ch riêng đ làm vic. Vách ngn ch cao c ngang đu mt ngi khi ngi hoc cao bng
khung ca ra vào. Phn đu có th bng king, có th là không.
Li đim ca vic s dng vách ngn trong mt khu vc rng ln là giúp cho mi ngi
làm vic có tính cách riêng t, nh
ng li không gây gián đan lung công vic hoc cn ánh sáng
và thông gió. Thun tin trong vic giao tip gia các nhân viên và công vic. D tp trung các

hat đng trong vn phòng. Nó d dàng trong vic xê dch khi phi thay đi v trí lúc cn thit và
tit kim đin, vt dng.
1.3.2.5 B trí phòng ca cp lãnh đo
Khi sp xp b trí phòng ca cp lãnh đo cao cp, theo tiêu chun quc t, vn phòng ca
v này gm có các phòng c sang trng. Thông thng vn phòng này gm có mt phòng tip
khách (receiving office) vi mt cô tip tân hay th ký tip tân; mt phòng hp (conference
room); các phòng làm vic khác; phòng v sinh; mt phòng riêng ca th ký giám đc (executive
secretary) đc trang hòang đp; và mt phòng ln.
Thng thì cô tip tân di quyn ca v chánh vn phòng.
1.3.2.6 B trí phòng hp chung
Phòng hp chung là mt b phn vn phòng ca cp qun tr cao cp. Tuy nhiên, nó cng
đc s dng cho các cp qun tr khác, nhân viên và khách hàng. Mt th ký s chu trách nhim
lên lch s dng các cuc hp ti đây.
Mc du các cuc hp ca hi đng qun tr, các cuc hp ca các cp lãnh đo, các cuc
hp vi khách hàng u tiên hn các cu
c khác, tuy nhiên cn phi m rng cho các hat đng ca
nhân viên đ tn dng ht kh nng ca nó.
Nên sp xp bàn gh sao cho mi thành viên ngi hp đu thy mt nhau, mt đi mt
(face to face). Cn phi có đ các bng, biu đ và bn đ [tài liu 1]
1.3.3 Trang thit b vn phòng và hin đi hóa công tác vn phòng

12
1.3.3.1 Trang thit b vn phòng
a)- Máy vi tính (Computer)
Ngày nay, chic máy vi tính là vt dng không th thiu đc trong các vn phòng. Nó
giúp cho các th ký trong vic san tho các vn bn, thng kê, tính tóan và lu tr, qun lý
thông tin mt cách tin dng và khoa hc.
Ngòai ra, chic máy tính còn là mt phng tin hu hiu trong vic trao đi, cp nht và
tìm kim nhng thông tin cn thit vi tc đ cao; gi và nhn các vn bn, tài liu va nhanh
chóng, không s tht lc, mt mát li va ít tn kém nht.

Tùy theo qui mô và c cu t chc ca b phn hành chánh vn phòng mà có th trang b
mt hay nhiu máy và dung lng máy cho các nhân viên.
b)- Máy in laser
Máy in laser là thit b không th thiu đ kt ni vi máy vi tính. ây là thit b rt cn
thit đ đa (truy xut) nhng d liu trong máy tính ra giy đ làm h s, chng t, vn bn giao
dch, qu
n lý
Tùy vào qui mô hat đng ca tng c quan hay doanh nghip mà đn v trang b nhng
máy in đ có th in đc nhng trang giy kh ln nh nhng mu biu hoc bn v, bn thit
k
c)- Máy scanner
Máy scanner là thit b dùng đ chp (nhp) nhng d liu dng hình nh hoc ch vit
vào máy tính mt cách nhanh chóng đ làm h s tài liu vì ta không có file ca nh
ng d liu đó.
d)- Máy photocopy
Máy photocopy giúp có đc bn sao nhanh chóng và chính xác theo bn gc.
Giúp thay th nhng tài liu cng knh bng nhng h s thu nh đ vic lu tr tr nên
d dàng hn.
e)- Máy fax
Tht là thiu sót khi các cp qun tr hành chánh vn phòng cha trang b cho b phn
mình mt máy fax. Cng nh máy tính và máy photocopy, máy fax giúp tin li trong vic
chuyn nhn nhng vn bn đc nhanh chóng và chính xác.
f)- Máy hy h s
Máy hy h s dùng đ tiêu hy nhng h, tài liu không còn s dng na nhng không
đc phép đ lt tài liu này ra ngòai.
g)- Máy đin thai
Máy đin thai là phng tin thông tin liên lc nhanh chóng và tin li nht. Giúp cho
các cuc đàm thai đc trc tip và d dàng hn, công vic đc gii quyt nhanh chóng hn;
tit kim đc th
i gian và chi phí đi li.

Tuy nhiên, nó cng có nhc đim là nhiu ngi li dng máy c quan đ nói chuyn
riêng t vô ích, tn kém công qu, đôi khi ngi nghe cm thy b quy ry. Do đó, cn phi có
nhng qui đnh, đnh mc s dng đin thai sao cho hp lý và có hiu qu.
h)- Máy ghi âm, ghi hình
Trong điu kin k thut phát trin hin nay, vic trang b máy ghi âm, ghi hình t
i vn
phòng là mt vic cn thit.

13
-Ghi li nhng din bin ca các hi ngh quan trng, các cuc hi đàm có tính cam kt.
Ghi li các công vic mà giám đc không có mt ti c quan, ghi li li nhn
-Ghi li nhng bài ging, tp húân nghip v phc v cho các đn v.
Máy ghi âm, ghi hình đc ci tin liên tc đ thích hp. Có nhng phòng đc bit có th
b trí ghi âm, ghi hình c đnh.
i)- Phng tin chuyên ch
- Xe con ch
 lãnh đo
- Xe đa rc công nhân
- Xe dùng di chuyn dng c, vt t, hàng hóa
j)- Vt dng vn phòng (vn phòng phm)
Vn phòng phm bao gm: cp ba dây, hp đng h s, bìa trình ký, lch, kp giy, dng
c dp ghim, đc l, các lai phong bì, giy, bút, mc in phi đy đ, có sn ti ni làm vic to
nên uy tín trong công vic.
Vn phòng phm không nên mua lai xu, r ti
n vì chúng có th làm h hng các trang
thit b, mt thi gian, gây bc mình và làm mt v thm m ca vn bn.
Mt s lai vn phòng phm cn phi đúng kích c, đúng qui đnh nh: Danh thip, giy
vit th
k)- T, giá các lai
Giá g hoc st đ cha nhng hp đng h s đang khai thác, sách báo tham kho, hoc

nh
ng vt dng vn phòng khác.
T h s, tài liu đ cha nhng h s, tài liu hoc hp đa, hp bng cn lu tr. T phi
có nhiu ngn đ lu theo th t và phi có khóa chc chn.
l)- Bàn gh các lai
Bàn gh có nhiu lai tùy theo yêu cu s dng:
-Bàn làm vic ca lãnh đo, ca th ký và gh phù hp. Bàn gh
không đc quá cao hay
quá thp s nh hng trc tip ti nng sut lao đng. Ngi ta thng kê bàn hình L và gh
ngi có bánh xe đ ngi làm vic đc thun tin, không phi đng lên nhiu ln.
-Bàn gh tip khách (bàn trà).
-Bàn đng đ dùng tip khách: phích, m, chén, ly, cc
1.3.3.2 Hin đi hóa công tác vn phòng
Hot đng ca vn phòng rt đa dng, phong phú và phc tp. T chc khoa hc công tác
vn phòng có ý ngha thit thc to điu kin cho doanh nghip hoàn thành tt mc tiêu đ tn ti
và phát trin. Hin đi hoá công tác vn phòng là mt đòi hi bc xúc ca các nhà qun tr.
Hin đi hoá công tác vn phòng theo hng:
- “Vn phòng đin t”.
- “Vn phòng không giy”
- “V
n phòng t đng hoá”
- “Vn phòng ca th k 21”.
Phng pháp hin đi hoá:
- T chc b máy vn phòng tinh, gn, đúng chc nng.

14
- Tng bc tin hc hoá công tác vn phòng. S dng các mng ni b và mng quc
t internet.
- Trang b các thit b vn phòng phù hp nh: máy tính, máy fax, máy photocopy,
đin thoi

- Không ngng phát trin k thut và nghip v hành chánh [tài liu 2]

15
TÓM TT

Vn phòng là ni din ra các hat đng x lý vn th và điu hành các công vic hành
chánh, ngha là ni san tho, s dng và t chc các h s, công vn giy t nhm mc đích
thông tin sao cho có hiu qu. Nh vy, công vic hành chánh vn phòng hin din  khp mi
ni, t các nhân viên hành chánh s nghip đn tt c các cp qun tr.
C
n b trí, sp xp vn phòng cng nh trang thit b đc s dng sao cho phù hp vi
tng điu kin c th ca tng c quan hay doanh nghip đ công tác hành chánh vn phòng
không b trùng lp, chng chéo mà ngc li vn phòng phi ngày càng tr nên hin đi hóa đ
mang li hiu qu công tác cao nht.
Cn phân bit công vic hành chánh và công vic qun tr. Nhà qun tr
thc hin công
vic qun tr, ngha là hach đnh, t chc, lãnh đo và kim tra, h làm vic bng t tng và vi
con ngi; còn nhân viên hành chánh vn phòng thì làm các công vic hành chánh vn phòng, h
làm vic vi s tr giúp ca các dng c hành chánh vn phòng.
Bt c cp qun tr nào cng ít nhiu làm các công vic hành chánh vn phòng. Và vì là
cp qun tr, h phi qun tr v
n phòng làm vic ca mình, ngha là phi qun tr hành chánh vn
phòng. Là nhà qun tr, h phi phi hp tt c các tài nguyên thông qua tin trình hach đnh, t
chc, lãnh đo và kim tra nhm đt đc các mc tiêu đã đ ra mt cách có hiu qu.

CÂU HI ÔN TP
1.Trình bày khái nim vn phòng?
2.Trình bày chc nng, nhim v ca vn phòng?
3.Khái nim qun tr và qun tr hành chánh v
n phòng?
4.Hành chánh vn phòng tp trung theo đa bàn, theo chc nng là gì? Hãy trình bày u

nhc đim ca mi hình thc trên?
5.V s đ c cu t chc ca doanh nghip ni anh/ch đang làm vic và trình bày nhng
u-nhc đim v c cu t chc đó?
6.Các trang thit b vn phòng bao gm nhng th nào?
7.Trình bày xu hng hin đi hóa công tác vn phòng hin nay?
8.Vi
c b trí, sp xp các phòng làm vic nh th nào đ đt hiu qu công vic cao?
9.Bn là chánh vn phòng ca mt Tng công ty, hãy thit k mt vn phòng theo xu
hng hin đi.







16
CHNG 2

QUN TR VN PHÒNG

Thi gian, mt khi đã mt đi thì không bao gi ly li đc. Tc ng Vit nam có câu
“Thi gi là vàng bc” và phng Tây có câu “Thi gian là tin bc” (Time is money). Mi ngi
trong chúng ta ai cng có khang thi gian nh nhau, nhng không phi ai cng bit tn dng nó.
Các cp qun tr s dng thi gian mt cách khoa hc. H tn dng thi gian đ cng hin cho c
quan, làm cho c quan phát tri
n. Nhng vn còn mt s ngi s dng qu thi gian ca mình đ
làm nhng vic riêng, gây điu ting không tt v hình nh mt cán b công s.
Ngày nay, vi mt lng thông tin hàng ngày đn vi mi ngi nói chung, đn vi c
quan công s nói riêng là rt ln vi đ mi hình thc nh: bng vn bn, công vn, th t, các

thông tin truyn mi
ng mt đi mt, thông tin truyn qua các phng tin truyn tin Vi lng
thông tin ln nh vy, các c quan phi có b phn x lý kp thi, phi bit qun tr nó mt cách
có khoa hc.
Cng chính vì s gia tng ca các phng tin truyn thông đã làm tng khi lng thông
tin bng giy t. Các giy t này là trung tâm hat đng ca doanh nghip nh: các đn mua
hàng, các th
a thun hp tác kinh doanh, các chính sách, các bng tng trình và tt c các lai
vn bn khác. Các lai giy t h s này rt quan trng đi vi doanh nghip, cho nên chúng phi
đc gi gìn và duy trì đ lúc nào cng có sn khi cn thit. Nói mt cách khác, nó phi đc
qan tr mt cách khoa hc.
 hiu rõ nhng vn đ nêu trên đây, ta ln lt nghiên cu xem làm th nào đ qun tr
thi gian đ
c tt, tránh nhng vic làm mt nhiu thi gian mà không đem li hiu qu cao; Làm
th nào đ qun lý mt lng thông tin hàng ngày rt ln ti mi doanh nghip; Và sau cùng là
chúng ta nên sp xp các giy t h s theo h thng nh th nào đ khi cn thit không phi mt
thi gian tìm kim. ó là nhng ni dung đc đ cp trong chng này.

2.1 QUN TR THI GIAN
2.1.1 S cn thit phi qun tr thi gian
Qun tr thi gian là mt tin trình hoch đnh, t chc và kim soát vic s dng qu thi
gian vô giá ca mình mt cách có hiu qu.
Phn ln nhng nhà qun tr coi thi gian là mt th tài sn. Hn na, đó là th tài sn có
mt không hai. Ngi ta không th tích ly nó nh tích tr nhiên liu. Dù mun hay không thì
chúng ta vn c phi tiêu dùng nó, vi tc đ sáu m
i giây trong mt phút. Ngi ta không th
bt nó chy hay bt nó ngh nh mt cái máy đc, cng không th thay th nó nh thay th con
ngi. Và ngi ta cng không th thu hi nó li đc. Chaplin Tyler có nói: “Thi gian là nhân
t không suy suyn và không co giãn nht trong cuc sng chúng ta”. Nhng chính chúng ta li có
th quyt đnh phng thc s dng nó.

Cng nh mi tài sn, thi gian có th đc kim soát có hiu qu hoc không đc kim
soát gì c. Các Mác nhìn nhn vn đ này nh sau: “Tt c mi vn đ suy ra cho cùng là vn đ
tit kim thi gian”, và Lê Nin cng nói: “Tranh th đc thi gian là tranh th đc tt c”. Theo
Peter Drucker, mt tác gi v qun tr và mt c vn v kinh doanh đã nhn xét: “Thi gian là th
him có nht trong các loi tài sn và nu không kim soát đc nó thì chúng ta s không kim
soát
đc gì c”. Còn theo tp chí Tun kinh doanh (M) thì cho rng: “Chính là thi gian ch

17
không phi là tin bc mi là tài sn quí nht ca mt xí nghip. Xí nghip nào bit giao cho nhân
viên ca mình trách nhim giúp đ các giám đc thì đó là xí nghip bit s dng thi gian mt
cách tt nht. [tài liu 1]
2.1.2 Nguyên nhân làm mt thi gian
Trong quá trình làm vic, mt thi gian do các nguyên nhân sau:
- Các cuc gi đin thai.
- Các cuc thm ving xã giao, tip khách.
- Các câu hi ca nhân viên.
- c và tr li th tín.
- Các cuc hp kéo dài.
- Bàn giy ngn ngang, ba bn.
- c tài liu quá chm, không bit phng pháp đc nhanh.
- Khung cnh vn phòng làm vic gây s trí lo ra.
Tính theo hêu qu thì: 1 gi ca thi gian làm vic không b gián đan có giá tr bng 3
gi c
a thi gian làm vic b gián đan.
2.1.3 Các bin pháp qun tr thi gian
Vi t cách là cp qun tr hay chuyên viên, bn phi bit t chc mt ngày làm vic khoa
hc, bit lên lch công tác trong tun và trong tháng. Bn phi bit tit kim thi gian bng cách
s dng máy đc hay máy ghi âm, bng phng pháp đc nhanh; không nên lãng phí thi gian
cho vic tip khách; bit lc la nhng cú đên thai. Bn phi bit s dng thi gian trong các

cuc hp; cn phi s
p xp h s, bàn giy và khung cnh làm vic sao cho không mt thi gian
vào các vic vn vt.  đt đc nhng mc tiêu đó, ta có các bin pháp qun tr thi gian nh
sau:
-Các công c hach đnh thi gian biu.
-Tit kim thi gian trong th tín.
-Tit kim thi gian bng cách s dng máy đc hay máy ghi âm.
-Tit kim thi gian bng phng pháp đc nhanh.

-Tit kim thi gian tip khách.
-Tit kim thi gian gi và tr li đin thai.
-Tit kim thi gian hi hp.
-Sp xp ch làm vic khoa hc.
2.1.3.1 Các công c hach đnh thi gian biu
a)- Lch thi gian biu công tác hàng ngày
Các hat đng hàng ngày ca c cp qun tr ln th ký cn phi đc đa lên k hach c
th, không đ thi gian b gián đan (interruption). Lch thi gian biu công tác (time schedule) là
nhng phng tin đ lp k hach và do đó giúp cho vic qun tr thi gian mt cách có hiu
qu.
Chính vì không lên lch thi gian biu công tác đ quyt đ
nh nên đt trng tâm vào công
vic nào trong ngày, công vic nào là ph, cho nên rt nhiu cp qun tr cng nh các th ký và
các chuyên viên thng mt rt nhiu thi gian vào các công vic vn vt. Theo Steffen (ngun:
tài liu (1) trang 209) thì chúng ta thng s dng 80% thi gian cho các công vic tng đi

18
không quan trng hoc không cn thit, và ch có 20% cho các công vic thc s là quan trng
hoc có nng sut cao.

THI GIAN HAT NG

Thng làm
Nên làm

Hình 2.1:
Thi gian thng đc s dng và nên đc s dng nh th nào.

Theo Ray Panko (ngun: tài liu (1) trang 209) đã rút ra các bài hc giá tr khi nghiên cu
các cp qun tr s dng thi gian nh sau:
- 50% thi gian đc s dng trong các cuc hp đi mt (đc vào máy và làm vic vi
th ký).
- 6% thi gian đc s dng đ gi đin thai.
- 20% thi gian đc s
dng đ đc và vit.
- 24% thi gian còn li đc s dng đ phân tích, lên lch thi biu, và làm các công vic
hành chánh vn phòng, các vic khác.
 thc hin công vic hàng ngày mt cách có hiu qu, nhà qun tr cng nh th ký cn
thit k lch thi biu công tác. Trc khi thit k lch, nên lu ý đn hai đim sau đây:
- Lch thi biu công tác mt khi đã
đc thit k cn phi tuân theo mt cách
cht ch.

- Lch thi biu công tác nên là các hat đng thng nht. [tài liu 2]








Các hat đng
kém hiu qu

80% thi gian
dành cho các
hat đng này

20% các công
vic có hiu qu
20% các công
vic kém hiu
qu

80% thi gian
dành cho công
vic có hiu qu
nhng cái quan
trng có mc tiêu
dài hn

19

7:00-7:15
Giám đc
Th ký
ánh giá mc tiêu và đ ra mc tiêu mi, làm k hach trong ngày.
7:15-7:45 Làm vic vi phòng K hach. Nhn công vn đn và phân
lai.
7:45-9:00 Xem công vn đn, xem bn d tho hp đng
đ chun b ký vi đi tác.
San tho vn bn đôn đc các
đn v trong vic hòan thành
k hach nc rút cui nm.
9:00-30 Thông tin đin thai.
9:30-11:00 Xung xí nghip A. Công vic hành chánh vn
phòng.
11:00-13:00 n tra, ngh tra.
13:00-14:00 Th tín.
14:00-15:00 Thông tin đin thai.
15:00-16:30 Tip 2 đòan khách đã đng ký trc. Công vic hành chánh vn
phòng.
16:30-17:00 ánh giá s hòan thành công vic trong ngày, rút kinh nghim nhng vic còn
khim khuyt và san tho danh sách các công vic cn phi làm cho ngày hôm
sau.

Hình 2.2:
Lch thi biu công tác cho giám đc và th ký.

Nhà qun tr nên có mt bng danh sách các vic phi làm ngày hôm nay (things to do
today) kèm theo các ô kim tra xem đã thc hin cha.

20

Hình 2.3:
Mu các vic cn phi làm hôm nay.

b)- S tay, nht ký và lch đ bàn
S tay, nht ký và lch đ bàn là công c giúp ích cho chúng ta ghi nh các công vic phi
làm. Có 4 li khuyên:
- Phi cp nht hóa k hach làm vic ca mình.
- Xp nhng vn đ quan trng nht lên hàng đu và đánh s nó không phi theo th t
quan trng hay u tiên mà theo lúc nào thc hin nó tt nht.
- ng lúc nào đ b lôi cun theo ý mu
n gii quyt nhng vic nh trc, đó là con
đng đã dn sn đ đi đn tht vng.
- Lai khi k hach ca bn tt c mi vic có th phân công cho ngi khác.

NGÀY:
1 ___________________________________________________
2 ___________________________________________________
3 ___________________________________________________
4 ___________________________________________________
5 ___________________________________________________
6 ___________________________________________________
7 ___________________________________________________
8 ___________________________________________________
CÁC VIC CN PHI LÀM
HÔM NAY

21
TH HAI, NGÀY
7 gi


8 gi

9 gi

10 gi

11

12

13

14

15

16

17


Hình 2.4:
Mu ghi chép các cuc hn hoc các vic cn gii quyt.

c)- Bìa h s và th h s nht ký (Tickler/Card file)
Bìa h s và th h s nht ký là các công c rt hu ích cho các nhà qun tr và th ký ghi
chép nhng vic cn phi làm tng ngày trong tháng. Nhng vic này đc ghi chép mt cách vn
tt trên mt phiu nh. Các phiu này đc b trong mt hp h s
th nht ký. Các h s gii
quýêt theo tng ngày trong tháng đc đng trong các bìa có ghi tng ngày c th trong tháng.
Khi tin hành th h s nht ký, cn lu ý hai đim sau:
-Không đc s dng nó nh mt cun s ghi các cuc hn. Nó là h s công vic đang
tin hành.
-S dng th h s nht ký nh mt phng tin nhc nh k h
n sp ti.

22

Hình 2.5:
Mu th h s nht ký.

2.1.3.2 Tit kim thi gian trong th tín
Theo thng kê, các cán b cao cp mi ngày đã b ra t 2 – 3 gi đ đc và tr li th t.
 tit kim thi gian trong th tín nên tp trung tòan b th mang v nhà đc hoc tranh th
trong lúc đi máy bay, ngi trên xe la, trên ô tô đ đc th.

2.1.3.3 Tit kim thi gian bng cách s dng máy đc hay máy ghi âm
Dùng máy ghi âm thì li nói ghi li đc chính xác hn là bn tc ký, th ký có th nghe
li và đánh máy li vào lúc nào thun tin nht. Còn khi giám đc đang nói vào máy, thì th ký
không cn ngi đy mà có th làm nhiu vic khác quan trng hn.
Theo thng kê, 1 gi ngi ghi âm bng 5 gi ngi vit tay. Nghe máy ghi âm thi gian
đánh máy s nhanh hn 33% so vi đc bn vit tay.

2.1.3.4 Tit kim thi gian bng phng pháp đc nhanh
Qua điu tra, khang 83% giám đc nói là h không có thi gian đc đ nm đc tình
hình. Bin pháp đ khc phc tình trng này là:
-Phân công cho ngi khác đc.
-c nhanh.
Nu bn áp dng phng pháp đc nhanh thì trong 3 nm, bn s tit kim đc mt
khang thi gian là 6 tháng (= 1/6 thi gian).
a)- Mt s phng pháp đc nhanh
-Trong khi đc mt hàng ch, đng lc đu t trái sang phi.
-ng x
ng âm trong khi đc.
-ng bao gi quay ngc tr li.

-M rng vùng đc ca mình bng cách nhìn bao quát mt nhóm ch thay vì đc tng ch
mt.
-Bt đu bng ch th hai hoc ch th ba ca mi dòng đ khi lãng phí vùng đc vì nhìn
ra ngòai l.
b)- Các nguyên tc trong phng pháp đc nhanh
-Hãy xem đng h bn đc đc bao nhiêu t trong 10 phút chng hn. Ngày hôm sau
cng đc lâu nh v
y nhng hãy c đc nhiu hn.
-Trong lúc đc, hãy tp trung ti đa đ đt kt qu mau chóng. ng bao gi đc chm li.
ng bao gi đc ngc tr li đan trc vì s đ sót. [tài liu 2]
2.1.3.5 Tit kim thi gian tip khách
K hn 9 tháng 10
Lp ngân sách cho nm tài
khóa 2006
(D kin tng 7.3% doanh thu)

Nguyn Vn Công

23
Thng thì trong các vn phòng, vic dùng máy đin thai đc hn ch nghiêm ngt hn
là vic tip khách. Ngi ta thng quen dành nhiu thi gian cho vic tip khách nhiu hn bt
k hat đng nào khác trong ngày.  tit kim thi gian tip khách ta có các bin pháp sau:
a)- Làm ch vic tip khách
Nhà qun tr hãy cho phép th ký hn vi khách đ lc bt nhng ngi khách mun đn
và hãy đnh gi
 cho vic tip khách. Mun vy, nhà qun tr cn:
-n ch làm vic ca cp di: phng pháp này có my cái li:
+Không làm gián đan công tác vì có th làm xong vic ri mi đn gp cp di.
+Không cho khách ti phòng làm vic thì ta đ b đng hn.
+Ta s ch đng hn vì mun rút lui lúc nào cng đc.

+Ta s đn gn ni xy ra vn đ hn ngha là g
n ni gi h s, bn v và mi
th liên h khác đn vn đ đang gii quyt.
+Cán b cp di s phn khi hn khi đc th trng ti ni làm vic ca
mình.
-Tip khách ngòai phòng làm vic: nu mt ngi khách không nói rõ anh ta đn có vic
gì thì tt nht nên tip anh ta ngòai phòng làm vic nh vy s làm ch tình th hn. Tip khách
theo kiu này tit kim đc rt nhiu thi gian.
-ng đ tip khách: nu ta đã đng thì khách không th ngi, và nh vy ta đã chim
đc u th v phng din tâm lý.
-Nh th ký kim sóat thi gian cuc nói chuyn vi khách: th ký có th hoc là gi đin
thai hoc là m ca bc vào đ nhc lãnh đo v mt cu
c hn nào đó mà lãnh đo cn phi đi,
nh vy có c hi đ kt thúc câu chuyn.
-Qui đnh thi gian tip khách: cn phi nói rõ ngay t đu là dành bao nhiêu thi gian đ
tip khách.
-ng cho gián đan công tác: trong lúc đang tp trung làm vic, đng cho phép bt c ai
đn thm hoc quy ry bng bt c lý do gì, tr trng hp ht sc khn cp. Ch có mt ng
i
đc phép, đó là th ký.
-Hãy tip xúc ti phòng n: đ nm đc tình hình và tho lun nhng vn đ đôi bên
cùng quan tâm. Làm nh vy, s gim thiu rt nhiu vic tip khách ti phòng làm vic, thm chí
còn gim thiu đc nhiu cuc hi ngh na.
b)- ng quên đóng ca phòng làm vic
Nhm to đc s yên tnh, riêng t và có thi gian liên t
c đ suy ngh.
c)- Quan h xã hi
Chúng ta là nhng sinh vt xã hi và tt yu có xu hng mun m rng quan h xã hi
ca mình. Ngi lãnh đo hiu qu phi luôn luôn tnh táo mà đ phòng tác đng ca xu hng
này; “Phi hc cách kt thúc mt cuc nói chuyn”. [tài liu 1]

2.1.3.6 Tit kim thi gian gi và tr li đin thai
Nhng nguyên nhân gây mt thì gian trong các cuc đin thai là:
-Ngi qun lý mun làm tt c mi vic.
-K lut bn thân li lng.
-Bt lc không th kt thúc cuc nói chuyn đã quá dài hoc vì n nang.

24
-Không bit s dng có hiu qu nhân viên th ký ca mình.
Nhng bin pháp khc phc:
-Th ký phi bíêt cách can thip nhng cuc đin thai gi t bên ngòai.
-S dng phng pháp gi li.
-Giao cho th ký vic gi đin thai ra ngòai: th ký s dn nhiu cuc đin thai
li đ gi cùng mt lúc và trong mt thi đi
m thun tin. Chun b sn mi tài liu có liên quan
đn nhng vn đ s tho lun qua đin thai vi tng đi tng đ khi quên, khi sót.
-Tìm cách đ kt thúc mt cuc nói chuyn.
2.1.3.7 Tit kim thi gian hi hp
Hi hp là mt trong nhng nguyên nhân làm mt nhiu thi gian nht, các nhà qun tr
thng mt khá nhiu thi gian cho các bui hp.  bui hp có hiu qu phi:
-Có mc đích rõ ràng.
-Có s chun b trc.
-Có s phi hp vi các b phn liên quan.
-Có đy đ các thành phn liên quan đ tham gia gii quyt vn đ và ra quyt đnh.

2.1.3.8 Sp xp ch làm vic khoa hc
 tit kim thi gian, nâng cao nng sut làm vic, tâm hn thai mái, không b cng
thng mt mi, ta cn phi bit:
-T chc ni làm vic.
-Trang trí ni làm vic.
-Hãy đ bàn giy trng trãi:

+Các giy t không liên quan đn vn đ đang gii quyt thì hãy lai nó ra khi
bàn giy.
+Vn kin nào cha có điu kin gii quyt thì đng đ trên bàn.
+ng bao gi gác đ án đang làm li mà chy theo nhng công vic hp dn
hn.
+Gii quyt xong mt h s thì chuyn nó đi ngay.
+Phi gi cho bàn giy luôn luôn sch s, ngn np, đy đ nhng dng c và tài
liu cn thit.
2.2 QUN TR THÔNG TIN
2.2.1 Tng quan v h thng thông tin
Bt c cp qun tr nào cng phi bit qun tr h thng thông tin. Qun tr h thng thông
tin là vic hach đnh, t chc - phi hp, điu hành và kim sóat các h thng thông tin sao cho
có hiu qu.
Thông tin hin din  đu vào và đu ra. Thông tin đu vào có lung thông tin đu vào
(input information flow); Thông tin đu ra có lung thông tin đu ra (output information flow) hay
còn gi là vn th đi. Thông Tin đu vào-đu ra g
m có: các vn bn, th t, các lai thông tin
đin t đu vào k c vic lu chuyn thông tin, vn th đn các b phn liên h
Thông tin đu vào s đc phân phi đn các b phn liên quan đ x lý, đó là lung
thông tin ni b (internal information flow).