Thuyết trình lưu trữ tài liệu hồ sơ trong các phòng ban

1. Vương Ngọc Đoan Thư K104071253
2. Nguyễn Thị Tường Vy K104071275
3. Nguyễn Thị Mỹ Linh K104071198
4. Phạm Thị Song Toàn K104071257
5. Nguyễn Thị Diệu Linh K104071197
6. Tô Hồng Hưng K104071191
7. Bùi Hồng Nhung K104071220
8. Lê Thị Phương Thảo K104071247
9. Nguyễn Thị Duyên K104071167
10. Đỗ Thị Thu Thảo K104071246
11. Lương Phú Thịnh K104061000
Danh Sách Nhóm 7Danh Sách Nhóm 7
NNỘỘI DUNGI DUNG
II
IIII
KHÁI QUÁT CÔNG TÁC LKHÁI QUÁT CÔNG TÁC LƯƯU TRU TRỮỮ
KKỸỸ NĂNG LNĂNG LƯƯU TRU TRỮỮ TTẠẠI CÔNG TYI CÔNG TY
1.1. Công Công táctác llưưuu trtrữữ làlà gìgì??
2.2. VaiVai tròtrò
3.3. QuyQuy trìnhtrình
I. Khái I. Khái quát công tác lquát công tác lưưu tru trữữ
•• LLựựa a chchọọn + gin + giữữ llạại + bi + bảảo quo quảản n
nhnhữững tài ling tài liệệu có giá tru có giá trịị mmộột cách t cách
khoakhoa hhọọcc
•• MMụụcc đích: Đđích: Đểể làm blàm bằằng chng chứứng + ng +
tra ctra cứứu thông tin u thông tin quáquá khkhứứ
•• YêuYêu ccầầu: đu: đảảm bm bảảo tính khoa ho tính khoa họọc c
+ tính c+ tính cơơ mmậậtt
I. Khái I. Khái quát công tác lquát công tác lưưu tru trữữ
1. Công tác l1. Công tác lưưu u trtrữữ

•• CungCung ccấấpp thôngthông tin tin chocho lãnhlãnh đđạạoo kkịịpp ththờờii
•• GiúpGiúp ngngườườii ccầầnn ssửử ddụụngng hhồồ ssơơ tàitài liliệệuu xxửử lýlý côngcông viviệệcc
nhanhnhanh chóngchóng
•• TTạạoo ssựự thuthuậậnn llợợii khikhi chuychuyểểnn giaogiao hhồồ ssơơ tàitài liliệệuu gigiữữaa cáccác
phòngphòng ban ban khikhi ccầầnn thithiếếtt
I. Khái I. Khái quát công tác lquát công tác lưưu tru trữữ
2. Vai trò2. Vai trò
Công tác lCông tác lưưu u
trtrữữ
Khai thác Khai thác
ssửử ddụụngng
ThThốống kê, ng kê,
kikiểểm tram tra
BBảảo o
ququảảnn
ChChỉỉnh lý nh lý
tài litài liệệuu
Thu thThu thậập, p,
bbổổ sungsung
I. Khái I. Khái quát công tác quát công tác llưưu u trtrữữ
3. Quy trình 3. Quy trình
•• VănVăn ththưư đãđã gigiảảii quyquyếếtt xongxong
•• TàiTài liliệệuu cũcũ còncòn đđểể llạạii ởở cáccác đđơơnn vvịị, , ttổổ chchứứcc, ,
cácá nhânnhân, , cáncán bbộộ
•• TàiTài liliệệuu do do cácá nhânnhân, , giagia đìnhđình, , dòngdòng hhọọ nnộộpp
vàovào llưưuu trtrữữ
•• Theo Theo yêuyêu ccầầuu ccủủaa ccơơ quanquan, , llưưuu trtrữữ nhànhà
nn
ướướ
cc

a. Thu tha. Thu thậập, bp, bổổ sung tài lisung tài liệệu lu lưưu tru trữữ
b. b. ChChỉỉnhnh lý tài lilý tài liệệu u llưưu u trtrữữ
ChChỉỉnh lý nh lý
tài litài liệệuu
Phân loPhân loạại, li, lậập hp hồồ ssơơ
Xác đXác địịnh giá trnh giá trịị tài litài liệệuu
Biên mBiên mụục hc hồồ ssơơ
NhânNhân ttốố phá hophá hoạại tài lii tài liệệu u llưưuu trtrữữ
+ + TTựự nhiên: nhiên:
VdVd: : đđộộ ẩẩm, tm, t
oo
, ánh sáng, ánh sáng, ,
nnấấm m mmốốc, c, côn côn trùngtrùng
….….
c. Bc. Bảảo quo quảản tài lin tài liệệu lu lưưu tru trữữ
+ Con + Con ngngườườii::
VdVd: : kkẻẻ giangian llấấyy ccắắpp, , ngngườườii ssửử
ddụụngng ccẩẩuu ththảả, , llưưuu trtrữữ chchưưaa
đúngđúng quyquy đđịịnhnh,…,…
+ + HóaHóa hhọọc: c:
VdVd: : hóahóa chchấất, cht, chấất xâm nht xâm nhậập p
ttừừ môi trmôi trườường bng bịị ô ô nhinhiễễm…m…
MMụục đíchc đích
• Lập kế họach bổ sung tài liệu
• Xác định giá trị tài liệu, kế hoạch mua sắm trang
thiết bị bảo quản
• Làm cơ sở cho quản lý nhà nước
d. Thd. Thốống kê và king kê và kiểểm tra tài m tra tài liliệệuu
Công cCông cụụ ththốống kêng kê
•• SSổổ nhnhậập tài lip tài liệệu vào kho lu vào kho lưưu tru trữữ

•• MMụục lc lụục hc hồồ ssơơ
•• SSổổ đăng ký mđăng ký mụục lc lụục hc hồồ ssơơ
•• SSổổ ththốống kê phôngng kê phông
•• Báo cáo tBáo cáo tổổng hng hợợp: kho tàng, cán bp: kho tàng, cán bộộ, tài li, tài liệệu u llưưu u
trtrữữ
•• SSổổ xuxuấất tài lit tài liệệu u llưưu u trtrữữ
• Đối chiếu số lượng, tình hình thực tế với sổ
sách
 Ghi lại sai lệch, lập biên bản điều tra
• Sau kiểm tra: tìm, bổ sung, đòi lại, phục chế,…
Phương pháp kiểm tra
HìnhHình ththứức sc sửử ddụụngng
•• TTổổ chchứức phòng đc phòng đọọcc
•• CCấấp phát bp phát bảản n sao sao llụục (trích lc (trích lụục) c)
•• TriTriểển n lãm tài lilãm tài liệệuu
•• Công bCông bốố tài litài liệệu u llưưu u trtrữữ
e. Khai thác, se. Khai thác, sửử ddụụng tài ling tài liệệu lu lưưu u trtrữữ
1.1. TiTiếến n trình ltrình lưưu tru trữữ
2.2. Công cCông cụụ llưưu tru trữữ
3.3. MMẹẹo đo đểể chchọọn tn tủủ hhồồ ssơơ
4.4. Thao tác lThao tác lưưu chuyu chuyểển tài lin tài liệệu hu hồồ ssơơ vào tvào tủủ
II. KII. Kỹỹ năng lnăng lưưu tru trữữ ttạại công tyi công ty
a.a. Phân loPhân loạại hi hồồ ssơơ ccầần ln lưưu tru trữữ
HHồồ ssơơ ttốối ci cầần thin thiếết t
Các Các hhồồ ssơơ ccầần n thithiếết cho st cho sựự ttồồn tn tạại ci củủa a ttổổ chchứức,không c,không
ththểể thay thay ththếế đđượượcc
 CCầần ln lưưu tru trữữ trong ttrong tủủ chchốống cháyng cháy
VDVD:: bbảản chính hn chính hợợp đp đồồng, hng, hợợp đp đồồng đng đạại lý, con di lý, con dấấu, u,
nhãn nhãn hihiệệu u ththươương ng mmạại…i…
1. Ti1. Tiếến n trình ltrình lưưu tru trữữ

II. KII. Kỹỹ năng lnăng lưưu tru trữữ ttạại công tyi công ty
HHồồ ssơơ quanquan trtrọọngng
Có Có ththểể thaythay ththếế hohoặặcc saosao llạạii nhnhưưngng ttốốnn kémkém
 CCầầnn llưưuu trtrữữ trongtrong ttủủ chchốốngng cháycháy
VD:VD: (tài (tài chínhchính) ) hhồồ ssơơ vvềề thuthuếế, , cáccác tàitài khokhoảản n phphảảii trtrảả
phphảảii thu, hóa thu, hóa đđơơnn, s, sổổ llươươngng,…,…
HHồồ ssơơ ththườường sng sửử ddụụng ng
Có Có ththểể thay ththay thếế hohoặặc tái bc tái bảản đn đượượcc
Không cKhông cầần tn tủủ chchốống cháy vì dng cháy vì dễễ nhân nhân bbảảnn
VD:VD: đđơơn n đđặặt hàng, tht hàng, thỏỏa thua thuậận kinh doanh, danh sách n kinh doanh, danh sách
nhân nhân viên, nhà cung cviên, nhà cung cấấp, hp, hợợp đp đồồng chuyên chng chuyên chởở,…,…
HHồồ ssơơ không ckhông cầần thin thiếết t
Nên Nên hhủủyy sausau khikhi kkếếtt thúcthúc côngcông viviệệcc sausau khi khi llưưuu vàivài ngàyngày, ,
tutuầầnn, , vàivài thángtháng
VD:VD: ththưư ttừừ giaogiao ddịịchch hhằằngng ngàyngày: : thôngthông báo báo nnộộii bbộộ, ,
thông báo thông báo cáccác cucuộộcc hhọọpp, , llịịch ch côngcông táctác,…,…
Các cách phCác cách phổổ bibiếến nhn nhấất hit hiệện nay:n nay:
Theo mTheo mẫẫu tu tữữ ABCABC
Theo sTheo sốố ththứứ ttựự hhồồ ssơơ
Theo mTheo mẫẫu tu tựự ssốố ththứứ ttựự
TTheo chheo chủủ đđềề
TTheo thheo thờời giani gian
Theo đTheo địịa danha danh
b. Sb. Sắắp xp xếếp hp hồồ ssơơ, tài li, tài liệệu mu mộột cách khoa ht cách khoa họọcc
c. Lên lc. Lên lịịch lch lưưu tru trữữ
− Quy định thời gian để giữ lại các hồ sơ được lưu trữ
trong bộ hồ sơ
− Một số tài liệu hồ sơ cần được lưu lại (theo qui định nhà
nước)
VD: khoản phải trả - nhận, báo cáo hàng năm, hợp đồng,

hiến pháp, luật lệ, bản quyền, lịch khấu hao, bảng quyết toán
tài chính, sổ lương, chứng thư về tài sản, hồ sơ về thuế, nhãn
hiệu đăng ký.
d. Cách hd. Cách hủủy by bỏỏ hhồồ ssơơ, tài li, tài liệệuu
LLưưu ýu ý: đ: đốối vi vớới tài lii tài liệệu cu củủa ca cơơ quan ququan quảản lý nhà nn lý nhà nướước, hc, hồồ ssơơ
tài litài liệệu tiêu hu tiêu hủủy phy phảải đi đượược thc thốống kê, đng kê, đượược phê duyc phê duyệệt, sau t, sau
khi hkhi hủủy phy phảải có văn bi có văn bảản báo cáo cho thn báo cáo cho thủủ trtrưởưởng cng cơơ quan.quan.
−− MMộột t ssốố gigiấấy ty tờờ thông ththông thườường đng đượược hc hủủy by bỏỏ hàng ngày hàng ngày
bbằằng cách bng cách bỏỏ vào givào giỏỏ rácrác
−− MMộột t ssốố gigiấấy ty tờờ phphảải thêu hi thêu hủủy, by, bỏỏ vào máy vào máy nghinghiềền n làm làm
nguyên linguyên liệệu u hohoặặc c máy cmáy cắắt t vvụụnn
e. Le. Lưưu tru trữữ hhồồ ssơơ tài litài liệệuu
−− LLậập p danh mdanh mụục hc hồồ ssơơ: b: bảản lin liệệt kê có ht kê có hệệ ththốống hng hồồ
ssơơ ccủủa đa đơơn vn vịị, ph, ph
−− Tìm Tìm vvịị trí nhtrí nhấất đt địịnh đnh đểể llưưu tru trữữ, sao cho đáp , sao cho đáp ứứng ng
nhu cnhu cầầu nhanh chóngu nhanh chóng
II. KII. Kỹỹ năng lnăng lưưu tru trữữ ttạại công tyi công ty
2. Công c2. Công cụụ llưưu tru trữữ
Có nhiều cách bố trí hồ sơ:Có nhiều cách bố trí hồ sơ:
+ Để đứng (vertical files)+ Để đứng (vertical files)
+ Nằm (horizontal files) + Nằm (horizontal files)
+ Hai bên (lateral files)+ Hai bên (lateral files)
+ Kệ (shelf files), + Kệ (shelf files),
+ Di động (mobile files),…+ Di động (mobile files),…
 Vậy Vậy nên công cụ lưu trữ rất đa dạngnên công cụ lưu trữ rất đa dạng
ĐĐểể đđứứngng
ĐĐểể ngangngang
Hai bênHai bên
Di đDi độộngng
KKệệ