bài giảng access

ACCESS
CAO ĐẲNG SƯ PHẠM ĐIỆN BIÊN
THÁNG 11/2008

NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu về Access

Chương 2: Table và Relationship

Chương 3: Một số thao tác trên CSDL

Chương 4: Query

Chương 5: Form

Chương 6: Report

Chương 7: Macro

Chương 8: Menu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ACCESS

I. Giới thiệu Access

Microsoft Access là một hệ quản trị CSDL quan
hệ chạy trên Windows.

Microsoft Access bắt đầu được phát hành trong

bộ Office năm 1992 và cho đến nay nó là một
trong những chương trình cơ sở dữ liệu văn
phòng phổ biến nhất thế giới.

Access dùng để xây dựng hệ CSDL đồng thời xử
lý và quản lí chúng theo những yêu cầu đặt ra,
xây dựng trọn gói các phần mềm quản lý quy mô
vừa và nhỏ.

II. Chế độ làm việc của Access
Acces có hai chế độ làm việc, đó là:

Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: giúp người sử
dụng không chuyên có thể xây dựng chương
trình quản lí

Chế độ lập trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual
Basic for Application), người sử dụng chuyên
nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát chặt
chẽ dữ liệu, phân quyền truy nhập.

III. Khởi động Access
Ta có thể khởi động Access bằng một trong
các cách sau:

Cách 1

Kích nút Start trên Taskbar của Windows

Di chuyển trỏ chuột đến All Program, một

menu con xuất hiện

Di chuyển trỏ chuột đến Microsoft Office
Tools, một menu con nữa xuất hiện

Kích chọn Microsoft Access có biểu tượng

Khởi động Access (tiếp)

Cách 2:

Nháy chuột vào biểu tượng trên
thanh công cụ chuẩn của Microsoft
Office nếu máy cài Microsoft Office
Shortcut Bar (thanh bảng chọn ở phía
trên, góc phải của màn hình)

Khởi động Access (tiếp)

Cách 3:

Có thể tạo biểu tượng tắt (ShortCut) cho
chương trình trên màn hình làm việc
(Desktop) và khi muốn khởi động thì
nháy đúp vào biểu tượng này .

IV. Cửa sổ làm việc của Access

Sau khi khởi động Access, ta sẽ thấy môi trường làm việc
của Access xuất hiện với các thành phần sau:

Thanh tiêu
đề
Thanh menu
chính
Thanh công cụ
Standard
Vùng làm
việc

Cửa sổ làm việc của Access (tiếp)

Thanh tiêu đề: Bao gồm tên của phần cửa sổ (Microsoft
Access) và ba nút điều khiển cửa sổ (thu nhỏ, phóng to,
đóng).

Thanh Menu chính:

Các thanh công cụ: Trong Access có rất nhiều thanh công cụ,
nhưng ngầm định hiển thị sẵn thanh công cụ chuẩn vì chúng
thường xuyên được sử dụng. Trong quá trình làm việc, khi
cần hiển thị thanh công cụ nào thì kích vào
View/Toolbars/Customize và chọn tên thanh công cụ cần
hiển thị.

Vùng làm việc: Chứa tất cả các cửa sổ của các đối tượng dữ
liệu khi ta mở ra để thao tác trên đó.

V. Tạo cơ sở dữ liệu mới-Database

B1: Trên menu File, chọn

New, xuất hiện thanh tác
vụ New File

B2: Kích chọn Blank
Database,
xuất hiện hộp thoại File
New Database

Tạo cơ sở dữ liệu mới-Database (tiếp)

B3: Đặt tên cho Database
vào mục File name

B4: Kích chọn Creat

VI. Làm việc với cơ sở dữ liệu đã có
1. Nếu thanh tác vụ đã được
mở:

B1: Kích chọn tên CSDL
cần mở trong mục Open
a file hoặc kích vào
More file… , trên màn
hình xuất hiện hộp thoại
Open

B2: Chọn tên CSDL cần
mở trong danh sách hoặc
gõ tên CSDL cần mở vào
ô File name.


B3: Kích Open

Làm việc với cơ sở dữ liệu đã có (tiếp)
2. Nếu thanh tác vụ chưa mở:

B1: Trên menu File, kích Open , xuất
hiện hộp thoại Open

B2: Chọn tên CSDL cần mở (Giống như
ở mục 1.)

VII. Các đối tượng chính của Access

Bảng (tables): Là thành phần căn bản nhất của
CSDL. Bảng là nơi trực tiếp chứa dữ liệu. Ta có thể
nhập khẩu, kết nối các bảng từ các ứng dụng cơ sở
dữ liệu khác như Paradox, Excel, FoxPro, dBase, …

Truy vấn (Queries): Thực hiện chức năng tìm kiếm,
Tạo nguồn dữ liệu cho các giao diện nhập liệu
(Form), các báo cáo (Report), …

Biểu mẫu (Form): Hiển thị dữ liệu có trong các bảng
hay truy vấn và cho phép bổ sung các dữ liệu mới,
đồng thời hiệu chỉnh hay xóa dữ liệu hiện có. Có
thể kết hợp ảnh và đồ thị vào biểu mẫu, thậm chí cả
âm thanh.

Các đối tượng chính của Access(tiếp)


Báo cáo (Report): In dữ liệu từ các bảng hoặc
các truy vấn. Access cho phép bổ sung đồ họa
vào báo cáo.

Macro: là một hình thức lập trình đơn giản. Nó
được dùng để gắn kết các đối tượng chính
trong chương trình như liên hệ giữa các form,
tạo menu.

Module: Là chương trình viết bằng VBA.

IIX. Thoát khỏi Access

Muốn thoát khỏi Access, ta có thể thực
hiện 1 trong 3 cách sau:

Cách 1: Từ thanh menu, chọn File/Exit

Cách 2: Kích vào nút Close trên thanh
tiêu đề

Cách 3: Gõ tổ hợp phím Alt+F4

IX. Công cụ Wizard và Builder
1. Wizard

Wizard: cung cấp các dịch vụ đơn giản hóa việc
tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu mới. Wizard dẫn
ta qua một loạt các bước định sẵn xác định các

đặc tính đối tượng mà ta muốn tạo ra.

Wizard có thể sử dụng ở nhiều nơi khác nhau:
+ Tạo lập toàn bộ một CSDL (Database Wizard).
+ Trên Bảng, Truy vấn, Form, Report.
+ Trên các điều khiển.
+ Tạo trang Web.

Công cụ Wizard và Builder (tiếp)
2. Expresion Builder

Là bộ công cụ thuận tiện nhất để tạo các biểu thức, đặc
biệt là các biểu thức có chứa điều khiển liên quan tới
biểu mẫu hoặc báo cáo.

CHƯƠNG 2: TABLE VÀ RELATIONSHIP

I. Một số thuật ngữ
1. Bảng (Table):
- Bảng là cấu trúc cơ bản nhất của CSDL quan hệ. Mỗi
bảng trong một CSDL phải chứa những thông tin thích
hợp cho một đối tượng. Ví dụ: một trường học tiêu biểu
gồm có các học sinh, giáo viên và các lớp. Một ứng dụng
CSDL về trường học phải có một bảng chứa thông tin về
học sinh, một bảng về giáo viên và một bảng về lớp.
- Mỗi dòng trong bảng (hay còn gọi là bản ghi- record)
tượng trưng cho đối tượng được lưu trữ trong bảng. Ví dụ
mỗi dòng trong bảng HOCSINH biểu thị cho một học sinh.
- Mỗi cột trong bảng (hay còn gọi là trường-field) chứa một
mục dữ liệu cần quản lí về đối tượng. Ví dụ mỗi học sinh

có các mục dữ liệu càn lưu trữ là: Số báo danh, Họ tên,…

Một số thuật ngữ (tiếp)
2. Tên trường (Field name): được dùng để mô tả
mục dữ liệu cần lưu trữ. Mỗi bảng không thể có
hai tên cột trùng nhau
3. Kiểu dữ liệu (Data type): kiểu được dùng để gán
cho dữ liệu chứa trong cột
4. Thuộc tính trường (Field Property): là tập hợp các
đặc điểm được kết hợp vào mỗi trường. Ví dụ:
SBD là xâu 3 kí tự, hocbong co giá trị > 200.000,…
5. Thuộc tính bảng (Table Property): là tập hợp các
đặc điểm liên quan đến nhiều trường được kết
hợp vào bảng. Ví dụ: NGAYSINH+14<=NGAYVD

Một số thuật ngữ (tiếp)
6. Khoá chính (Primary key): Một hay nhiều trường
dùng để nhận dạng duy nhất từng dòng trong
bảng dữ liệu gọi là khoá chính. Mỗi bảng có một
khoá chính. Dữ liệu trong khoá chính phải là duy
nhất cho mỗi bản ghi. Khoá chính còn được dùng
để tạo các liên kết giữa các bảng trong một CSDL.
7. Khóa kết nối: Trong 1 CSDL thường có nhiều
bảng, các bảng này có mối liên kết với nhau. Để
xác định mối liên kết này, ta dùng khóa kết nối.
Thông thường khóa kết nối của 2 bảng là cột có
cùng tên nằm ở 2 bảng đó.

II. Qui ước tên trường


Tên trường dùng để mô tả dữ liệu chứa trong
trường, tên trường dài tối đa 64 ký tự và có thể
chứa các kí tự chữ cái, chữ số, khoảng trắng và
các kí tự đặc biệt khác.

Tên trường không được phép chứa dấu chấm (.),
chấm than (!), dấu huyền (`), dấu móc vuông ([])

Tên trường không được bắt đầu bằng khoảng
trắng

Tên trường không phân biệt chữ hoa, chữ
thường.
Ví dụ: Số báo danh, Họ tên, Toan, Ly,…

III. Các loại dữ liệu
1). Text: các từ hoặc số không được sử dụng trong
các phép tính. Chiều dài tối đa cho kiểu text là 255
kí tự
2). Memo: một trường mở sử dụng cho các lời ghi chú
3). Number: Các số âm hoặc dương
4). Date/Time: Ngày tháng, thời gian
5). Currency: tiền tệ
6). AutoNumber: một trường số được tự động nhập
vào
7). Yes/No: logic
8). OLE Object: một đối tượng như ảnh,
9). Hyperlink: các địa chỉ Web