(Luận Văn Thạc Sĩ) Nâng Cao Chất Lượng Lập Hồ Sơ Và Nộp Lưu Hồ Sơ Vào Lưu Trữ Tại Ủy Ban Nhân Dân Quận 12, Thành Phố Hồ Chí Minh.pdf

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ăn

HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP
LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học

HƯỚNG DẪN NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP

ĐỊNH HƯỚNG NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP
Hà Nội, năm 2021


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP
LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số
: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. CHU THỊ HẬU

Hà Nội, năm 2021


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của cá nhân tơi
Các kết quả trình bày trong Luận văn do tơi tự tìm hiểu, phân tích trung thực
và chưa được cơng bố trong bất kỳ một cơng trình nghiên cứu khoa học nào.
Nội dung trong Luận văn có sử dụng tài liệu tham khảo đều được trích dẫn
nguồn đầy đủ, chính xác.
Tác giả

Trịnh Thị Tịnh


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài Luận văn này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự
tri ân sâu sắc đối với Ban Giám hiệu, các phòng, khoa của Trường Đại học Nội
vụ Hà nội đặc biệt là khoa Văn thư – Lưu trữ, phòng Quản lý đào tạo sau đại học,
các thầy cô của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Các thầy cô thỉnh giảng … đã
tận tình giảng dạy, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tơi trong suốt q trình
học tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ.
Đặc biệt, tơi xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc nhất đến TS.Chu Thị Hậu đã dành
nhiều thời gian chỉ bảo, hướng dẫn cho tôi thực hiện Luận văn này.
Xin trân thành cảm ơn Ban Giám đốc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh; Các anh chị em đồng nghiệp đã tạo điều kiện

giúp đỡ trong suốt thời gian tôi thực hiện đề tài luận văn.
Xin trân thành cảm ơn lãnh đạo UBND Quận 12, thành phố Hồ Chí Minh;
Lãnh đạo các phịng và các anh, chị thuộc các phịng chun mơn Quận 12, thành
phố Hồ Chí Minh đã tận tình giúp đỡ để tơi hồn thành được đề tài luận văn.
Mặc dù bản thân rất nổ lực, cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện
Luận văn, song do thời gian, trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn
hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tơi kính mong
nhận được sự thơng cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của quý thầy, cô
giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp, bạn bè để Luận văn được hồn thiện hơn.
Tơi xin trân trọng cảm ơn!
Ngày tháng năm 2021
Tác giả

Trịnh Thị Tịnh


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT

VIẾT TẮT

VIẾT ĐẦY ĐỦ

01

CT

Chủ tịch

02

Đoàn TN

Đồn Thanh niên

03

HĐND

Hội đồng nhân dân

04

HS

Hồ sơ

05

NXB

Nhà Xuất bản

06

PCT

Phó Chủ tịch

07

P.GD-ĐT

Phòng Giáo dục – Đào tạo

08

P. Kinh tế

Phòng Kinh tế

09

P. LĐTB và XH

Phòng Lao động thương binh và Xã hội

10

P. Nội vụ

Phịng Nội vụ

11

P.QLĐT

Phịng Quản lý đơ thị

12

P. TC-KH

Phịng Tài chính – Kế hoạch

13

P.TNMT

Phịng Tài ngun mơi trường

14

P. Tư pháp

Phịng Tư pháp

15

P.VHTT

Phịng Văn hóa thơng tin

16

P. Y Tế

Phịng Y tế

17

TP.HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

18

THBQ

Thời hạn bảo quản

19

TW

Trung ương

20

UBND

Ủy ban nhân dân

21

VP

Văn phòng

22

VT

Văn thư


MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ......................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 01
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ . 08
1.1. Cơ sở lý luận ......................................................................................................... 08
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản ................................................................................... 08
1.1.1.1. Hồ sơ ................................................................................................................ 08
1.1.1.2. Lập hồ sơ ......................................................................................................... 08
1.1.1.3. Các loại hồ sơ .................................................................................................. 09
1.1.1.4. Lưu trữ cơ quan ............................................................................................... 09
1.1.1.5. Nộp lưu hồ sơ .................................................................................................. 10
1.1.2. Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ ...................................................................... 10
1.1.2.1. Yêu cầu lập hồ sơ ............................................................................................ 10
1.1.2.2. Phương pháp lập hồ sơ .................................................................................... 12
1.1.3. Yêu cầu, quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ...................... 14
1.1.3.1. Yêu cầu ............................................................................................................ 14
1.1.3.2. Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ........................ 15
1.1.4. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ......... 16
1.1.5. Chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ .................................................................................................................... 16

1.1.5.1. Khái niệm ........................................................................................................ 16
1.1.5.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng ..................................................................... 17
1.2. Cơ sở pháp lý ...................................................................................................... 19


1.2.1. Văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương ...... 19
1.2.2. Văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận ................ 20
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ,
TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ TẠIỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 ....................... 22
2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận 12 ......... 22
2.1.1. Vị trí, chức năng ................................................................................................ 22
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................................... 22
2.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................... 23
2.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND
Quận 12 ........................................................................................................................ 24
2.3. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ tại UBND
Quận 12 ........................................................................................................................ 25
2.3.1. Tổ chức công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .......... 25
2.3.1.1. Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .................................................................................... 25
2.3.1.2. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan ..................................................................................................... 26
2.3.1.3. Tổ chức triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan ................................................................ 27
2.3.1.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ .................................................................................................................................. 28
2.3.1.5. Công tác tổ chức, bố trí cơng chức làm cơng tác Văn thư- Lưu trữ ................ 29
2.3.1.6. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ.............................................................................................................. 30
2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ ......................................................................................... 31

2.3.2.1. Xây dựng danh mục hồ sơ ............................................................................... 31
2.3.2.2. Lập hồ sơ ......................................................................................................... 32
2.3.2.3. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ..................................................... 39


2.4 Nhận xét, đánh giá ................................................................................................ 42
2.4.1. Ưu điểm .............................................................................................................. 42
2.4.2. Hạn chế .............................................................................................................. 43
2.4.3. Nguyên nhân ...................................................................................................... 45
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP
LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ UBND QUẬN 12 ................................ 48
3.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý ............................................................... 48
3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .............................................................. 48
3.1.2. Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ ................................................................................................. 50
3.1.3. Đa dạng hóa hình thức triển khai, qn triệt văn bản quy định, hướng dẫn
công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ .......................................... 51
3.1.4. Tăng cƣờng kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài
liệu vào lƣu trữ ............................................................................................................ 51
3.1.5. Bổ sung, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho bộ phận làm công tác
Văn thư Lưu trữ .......................................................................................................... 52
3.1.6. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .................................................................................. 54
3.1.7. Chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của
quận .............................................................................................................................. 54
3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ .......................................................... 54
3.2.1. Xây dựng Danh mục hồ sơ ................................................................................ 55
3.2.2. Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ .................................................................................................................... 57

KẾT LUẬN ................................................................................................................. 60
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHẦN PHỤ LỤC


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lập hồ sơ khi thực hiện nhiệm vụ là việc làm bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức,
viên chức, điều này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cách đây hơn nửa thế kỷ, Hội đồng
Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ra Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 để ban hành
Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, trong đó tại điều 21 đã ghi:
“Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác
chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm việc liên quan đến cơng văn, giấy tờ đều phải
lập hồ sơ về những việc mình đã làm” 1.
Cho đến nay, nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền vẫn tiếp tục nhắc lại và nhấn mạnh điều đó. Điều 9 Luật
Lưu trữ 2011 quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm lập hồ sơ về cơng việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan…”.
Ủy ban nhân dân (UBND) Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM) là cơ
quan quản lý hành chính Nhà nước cấp huyện, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân
dân (HĐND) Quận 12 và UBND TP. HCM về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội trên địa bàn Quận 12. Để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc thẩm
quyền và trách nhiệm của mình, hàng năm UBND Quận 12 hình thành rất nhiều văn
bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Do vậy công tác lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ vào lưu trữ tại UBND Quận 12 là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của
đơn vị nói chung và cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng.
Trong những năm gần đây cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

tại UBND Quận 12 đã được thực hiện. Ở các phịng chun mơn thuộc UNND Quận 12
đã bước đầu lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
cũng đã được tiến hành. Tuy nhiên, còn nhiều đơn vị chưa nhận thức đúng, đầy đủ về vị
trí, vai trị, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

1

Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Cục

Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, trang 50


2

Công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
chưa được thực hiện thường xun; tình trạng khơng lập hồ sơ, tài liệu và nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan cịn phổ biến hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng quy trình,
phương pháp; Chất lượng hồ sơ, tài liệu được lập chưa cao, chưa phát huy hết được giá
trị của tài liệu trong hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị.
Phần lớn hồ sơ, tài liệu của các đơn vị vẫn do cán bộ, công chức chuyên môn quản
lý dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ cịn tích đống, phân tán, chưa được thu thập đầy đủ và
nộp lưu theo quy định, gây tốn kém ngân sách của nhà nước trong việc chỉnh lý.
Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND Quận 12 chưa đầy đủ: Đơn vị chưa xây dựng được bảng
thời hạn bảo quản tài liệu và Danh mục hồ sơ hàng năm; chưa có văn bản hướng dẫn về
cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: "Nâng cao chất
lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành
phố Hồ Chí Minh" làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được đề cập nhiều trong
các giáo trình, sách chuyên khảo; luận văn thạc sỹ; các bài viết trên tạp chí, cụ thể:
Về giáo trình, sách chun khảo điển hình là: Lý luận và phương pháp cơng tác
văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) - PGS. Vương Đình Quyền,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011; Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội) – PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016.
Một số luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và học viên cao học
chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ví dụ như:
- Đề tài: “Phương pháp lập hồ sơ hiện hành tại Văn phịng Chính phủ và các biện
pháp chỉ đạo và hướng dẫn” - Luận văn thạc sĩ của Vũ Văn Quỳnh năm 2012. Đề tài
viết về phương pháp lập hồ sơ hiện hành và các biện pháp chỉ đạo hướng dẫn tại Văn
phịng Chính phủ trong đó chủ yếu nêu một số thực trạng; những nhận xét, đánh giá về
ưu điểm và những mặt còn hạn chế về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phịng Chính phủ


3

đồng thời đề xuất các giải pháp về tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn nhằm nâng cao chất
lượng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phịng Chính phủ.
- Đề tài: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND
cấp quận thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Hạnh năm 2013. Đề tài
nêu lên tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của
UBND cấp quận tại Thành phố Hà Nội; Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ từ đó nêu một số giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ vào lưu trữ của UBND cấp quận tại Thành phố Hà Nội.
- Đề tài: “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên” - Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị
Hường năm 2019. Đề tài nghiên cứu về thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên từ đó đưa ra các giải pháp

để nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở,
ban, ngành tại tỉnh Thái Ngun.
Ngồi ra có các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của
các tác giả: Lã Thị Hồng “Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các
hồ sơ cơng việc”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2006; Trần Trung Kiên “Một
vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ cơng việc ở địa
phương”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2008; PGS Nguyễn Văn Hàm “Trách
nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên chức trong lập hồ sơ công việc đã giải quyết
xong”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2011; GS Nguyễn Văn Thâm “Trách
nhiệm công vụ và thể chế hố cơng tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan cơng
quyền”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2011….
Như vậy vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ đã được nghiên cứu khá
nhiều trong các giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, tạp chí … Qua tìm
hiểu chúng tơi nhận thấy trong các giáo trình, các tác giả đã đưa ra những vấn đề cơ bản
nhất về lý luận của công tác lập hồ sơ hiện hành như: Các khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ,
mục đích, ý nghĩa, yêu cầu và phương pháp lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan. Các khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ …đã tập trung nghiên cứu công tác lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở các cơ quan Đảng, Văn phòng Chính phủ, các cơ quan cấp bộ,
cấp quận các sở, ban, ngành thuộc tỉnh …thực trạng, những tồn tại và giải pháp nhằm


4

khắc phục công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan…Tuy nhiên nghiên cứu về các
giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ vào nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ tại một cơ quan cụ thể - UBND Quận 12, TP. HCM thì chưa có đề tài nghiên
cứu nào. Việc nghiên cứu về nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ tại UBND Quận 12, TP. HCM sẽ giúp cho đơn vị có những giải pháp cụ thể
nhằm nâng cao chất lượng trong công tác lập hồ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ từ
đó có thể rút ra những bài học kinh nghiệm cho những đơn vị trong phạm vi quản lý của

đơn vị cũng như các quận khác trên địa bàn TP. HCM.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Mục tiêu của đề tài:
Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan của UBND Quận 12, qua đó thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan cần
phải nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
trong giai đoạn hiện nay.
Xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12.
Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND Quận 12.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định:
Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận về hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan; cơ sở pháp lý, việc ban hành những văn bản quản lý, chỉ đạo của
cơ quan quản lý Nhà nước ở Trung ương, địa phương (TP. Hồ Chí Minh) về hoạt động
lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Khảo sát, tìm hiểu sơ lược chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND
Quận 12; khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan một số phịng chun mơn thuộc UBND Quận 12.
Đề xuất những giải pháp để thực hiện tốt hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan, trong đó chú trọng việc Hồn thiện Danh mục hồ sơ cho UBND
Quận 12.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu


5

- Đối tƣợng nghiên cứu:
+ Hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND Quận 12.
+ Phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại UBND Quận 12, bao

gồm các quy trình nghiệp vụ cụ thể như: Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Do hạn chế về thời gian nghiên cứu nên đề tài chỉ đề cập,
nghiêu cứu đến vấn đề nâng cao chất lượng của công tác lập hồ sơ, tài liệu giấy và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu giấy vào lưu trữ tại UBND Quận 12. Các cơ quan, đơn vị sự nghiệp
khác thuộc Quận 12 không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài.
+ Về thời gian: Đề tài tập trung tìm hiểu, khảo sát công tác lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ UBND Quận 12 trong khoảng thời gian 5 năm (giai đoạn từ năm 2016 đến ngày
04/03/2020 - trước thời điểm nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành).
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này chúng tôi sử dụng, áp dụng các phương pháp nghiên cứu
chính như: Khảo sát thực tế, hệ thống, thống kê, phân tích, tổng hợp, phỏng vấn,...dựa
trên quan điểm mang tính phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin dưới góc độ
Lưu trữ học và quản lý; các phương pháp được kết hợp linh hoạt, đan xen trong quá
trình thực hiện đề tài.
- Phương pháp khảo sát thực tế được sử dụng khi khảo sát thực tế công tác lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại UBND Quận 12;
- Phương pháp hệ thống và thống kê được vận dụng nhằm đánh giá tình hình, chất
lượng hồ sơ được lãnh đạo cấp phịng, cơng chức lập khi giải quyết công việc được
giao;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp được vận dụng khi phân tích các nội dung về
hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chỉ ra những ưu điểm, hạn
chế trong hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở đó đưa
ra các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này tại UBND Quận 12;


6

- Phương pháp phỏng vấn được thực hiện đối với một số lãnh đạo quản lý các
phịng của Quận; cơng chức văn thư, lưu trữ; công chức chuyên môn của UBND Quận 12
về bố trí biên chế thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ; trình độ chun mơn, đào tạo, bồi
dưỡng; chế độ chính sách cho người làm cơng tác văn thư, lưu trữ; việc tham mưu thủ
trưởng cơ quan ban hành những văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện nghiệp
vụ công tác văn thư nói chung, hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan nói
riêng; việc thực hiện lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của lãnh đạo
UBND Quận, Văn thư cơ quan, công chức chuyên môn thuộc UBND Quận 12.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế về
công tác lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, để từ đó nâng cao chất
lượng cơng tác lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại UBND Quận 12.
Là cơ sở để các cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn Quận, các cơ quan Phường thuộc
Quận vận dụng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác lập và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Góp phần nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, cơng chức về vị trí, vai trị
của văn bản, tài liệu lưu trữ và trách nhiệm lập hồ sơ công việc khi được giao giải
quyết, đưa hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đi vào nề nếp ở
mỗi đơn vị.
- Công trình nghiên cứu này có thể là tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập,
nghiên cứu của các học viên, sinh viên chuyên ngành văn thư, lưu trữ.
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn chia làm 3 phần: Ngoài phần mở đầu, Phần kết luận, tài liệu tham khảo
và phụ lục, phần nội dung của luận văn có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ. Trong chương này chúng tơi trình bày về cơ sở lý
luận và pháp lý của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong
đó tập trung vào một số khái niệm như hồ sơ, lập hồ sơ, các loại hồ sơ, nộp lưu hồ sơ;
Mục đích, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Tiêu chí
đánh giá chất lượng cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

7

Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại
Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. Căn cứ những tiêu chí đã được
xây dựng ở Chương 1, trong Chương 2 chúng tôi đi vào khảo sát thành phần, nội dung
tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND Quận 12; Thực trạng công tác
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 từ đó nêu lên những
kết quả đạt được và hạn chế trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan tại UBND Quận 12.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. Từ những
hạn chế cịn tồn tại được trình bày trong Chương 2, trong Chương 3 chúng tơi đưa ra
những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ tại UBND Quận 12 như: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công
chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Ban hành các
văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;
Đa dạng hóa hình thức triển khai, qn triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Bổ sung, nâng cao trình độ chun mơn
nghiệp vụ cho bộ phận làm công tác Văn thư Lưu trữ; Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết
bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Chỉ đạo
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của quận; Xây dựng
Danh mục hồ sơ; Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ.


8

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Hồ sơ
Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương Đình
Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011) thì: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc
một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá
trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau
về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” 19, tr.309.
Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ
sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng
cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 18, tr2.
Theo Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về cơng tác văn thư thì:"Hồ sơ" là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 09, tr2.
Như vậy có rất nhiều khái niệm về hồ sơ khác nhau, mỗi khái niệm có nội dung và
cách diễn đạt khác nhau, trong phạm vi của đề tài chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ
trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ năm 2011vì đã phản ánh đầy
đủ, chính xác đặc điểm, tính chất của hồ sơ cũng như nguồn gốc hình thành của hồ sơ.
1.1.1.2. Lập hồ sơ
Theo tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn
thư (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011): “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản
hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng
vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và
biên mục chúng theo phương pháp khoa học”19, tr312.

9

Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp,
sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 18, tr2.
Theo Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về cơng tác văn thư thì:"Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định”09, tr2.
Như vậy “Lập hồ sơ” cũng có nhiều định nghĩa khác nhau.Trong phạm vi của đề
tài chúng tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ được nêu Luật lưu trữ 2011 vì lập hồ sơ
không chỉ là sự tập hợp tài liệu mà chúng phải được sắp xếp theo những nguyên tắc,
phương pháp nhằm đảm bảo tính đầy đủ hồn thiện của hồ sơ được lập và được thuận
tiện, dễ dàng hơn trong việc tra cứu, sử dụng.
1.1.1.3. Các loại hồ sơ
Trong hoạt động ở các cơ quan, tổ chức thường hình thành 3 loại hồ sơ cơ bản, đó
là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Động năm
2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau:
- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề
một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên gọi, tác giả, ... hình thành trong q trình
giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị 10, tr154.
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về
từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân 10, tr154.
- Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ
đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ...)10, tr154.
1.1.1.4. Lưu trữ cơ quan
Theo khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lưu trữ cơ quan là tổ

chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” [18,
tr01].


10

1.1.1.5. Nộp lưu hồ sơ
Nộp lưu hồ sơ là tập hợp những hồ sơ đã kết thúc có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở
lên từ bộ phận chuyên mơn cho bộ phận lưu trữ theo quy trình và phương pháp nhất định.
1.1.2. Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ
1.1.2.1. Yêu cầu lập hồ sơ
- Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết công việc
Theo khái niệm của Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp
xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 18, tr2.
Từ khái niệm này có thể thấy lập hồ sơ phải được thực hiện trong suốt quá trình giải
quyết công việc của cán bộ, công chức nghĩa là phải được tiến hành song song với tiến
trình giải quyết cơng việc của cán bộ, công chức là khi bắt đầu thực hiện một công việc,
cán bộ công chức cần mở hồ sơ, thu thập cập nhật toàn bộ văn bản, tài liệu phát sinh
vào hồ sơ. Khi công việc kết thúc thì thực hiện kết thúc hồ sơ và hồ sơ được hoàn thành
chờ nộp lưu vào lưu trữ theo quy định.
- Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ
Quy trình, phương pháp lập hồ sơ đã được quy định cụ thể trong Nghị định, Thơng
tư hướng dẫn của Chính phủ và các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố về
công tác văn thư nhằm hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ khi giải quyết công việc.
Để lập được những bộ hồ sơ có chất lượng thì khi lập hồ sơ địi hỏi cán bộ, cơng chức
phải tn theo những quy trình, phương pháp về lập hồ sơ cụ thể là các phương pháp về
việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ.
- Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện
Hồ sơ được lập khi cơng việc bắt đầu và hồn thiệc hồ sơ khi công việc kết thúc là

trách nhiệm của cán bộ, công chức chuyên môn. Bởi chỉ những người trực tiếp theo dõi,
giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình lập hồ sơ mới hiểu được quá
trình, diễn biến của sự việc từ khi công việc phát sinh đến khi công việc kết thúc. Khi
lập hồ sơ cán bộ, công chức chuyên môn sẽ biết hồ sơ gồm những tài liệu gì do đó họ sẽ
là người thu thập, cập nhật tài liệu liên quan đến công việc đầy đủ, chính xác nhất.
- Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau:


11

Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình
thành hồ sơ.
Lập hồ sơ đảm bảo u cầu này có nghĩa là tồn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ở thời điểm mà hồ sơ đó hình thành.
Những văn bản khơng phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thì
khơng lập hồ sơ. Nếu lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này sẽ góp phần phản ánh đúng đắn
hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu đồng
thời nâng cao chất lượng hồ sơ được lập.
Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và
phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
Khi lập hồ sơ phải chú ý đến vấn đề cần giải quyết. Văn bản hình thành trong quá
trình giải quyết cơng việc có mối quan hệ mật thiết với nhau theo trình tự giải quyết vấn
đề. Hồ sơ được lập đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản sẽ phản ánh vấn đề, sự
việc được trọn vẹn và giữ được mối liên hệ lịch sử của chúng, do vậy sẽ giúp cho người
nghiên cứu tra tìm, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh.
Khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu phải xắp xếp theo một trình tự nhất định
đảm bảo đúng diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị
Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị thường sản sinh các loại văn
bản có giá trị khác nhau. Do các loại văn bản có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu,

sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản của chúng cũng không giống nhau.
Xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý phân biệt
giá trị của văn bản sao cho các văn bản trong một hồ sơ phải có giá trị giống nhau hay
nói cách khác văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị. Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu
này một cách cứng nhắc, không nên tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xem xét giá trị
của chúng bởi lẽ thực tế có những hồ sơ gồm nhiều văn bản có nội dung liên quan mật
thiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ.
Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản
Hồ sơ nếu muốn có giá trị nghiên cứu và có thể làm bằng chứng pháp lý thì địi
hỏi văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do các cơ quan có thẩm


12

quyền quy định như các yếu tố về quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn
bản, địa điểm và thời gian ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan
… Nếu văn bản thiếu những yếu tố trên sẽ không thể dùng làm bằng chứng pháp lý và
trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ cần coi trọng đúng mức yêu cầu
này, chú ý thu thập và lựa chọn những văn bản đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.
Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác
Hồ sơ được biên mục đầy đủ, chính xác sẽ giúp cho cơng tác người nghiên cứu
nắm được thành phần và nội dung các văn bản có trong hồ sơ để tra cứu được nhanh
chóng và thuận tiện đồng thời giúp cho cán bộ lưu trữ xác định được giá trị của hồ sơ để
bảo quản tài liệu.
1.1.2.2. Phương pháp lập hồ sơ
a) Xây dựng Danh mục hồ sơ
Thông thường Danh mục hồ sơ do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công
tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liên quan góp
ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung
và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành. Tuy nhiên cũng có thể xây dựng danh

mục hồ sơ bằng cách ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể
của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn
thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành văn bản
danh mục hồ sơ của tồn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành.
Dù được thực hiện theo cách nào thì khi xây dựng danh mục hồ sơ cũng được thực
hiện qua 5 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ (có thể
xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan).
Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị, người lập.
Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của
nhà nước để dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Bước 4: Sắp xếp, đánh số và ký hiệu hồ sơ: Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số
thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn.


13

Bước 5: Hồn thiện dự thảo và trình ký: Bộ phận văn thư, lưu trữ trình bộ phận Văn
phịng hoặc Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan ký ban hành vào đầu năm.
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các cá nhân, đơn vị có
liên quan để thực hiện việc lập hồ sơ theo Danh mục.
Trong q trình thực hiện nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế thì kịp thời
sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của đơn vị mình để văn thư tổng hợp, bổ
sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
b) Quy trình Lập hồ sơ
Lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước, cụ thể như sau:
Bước 1: Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu
về hồ sơ, như: Số và ký hiệu hồ sơ; tên đề mục và tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, thời hạn
bảo quản của hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch cơng tác.
Đối với những hồ sơ có trong Danh mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên căn cứ vào Danh

mục hồ sơ đã ban hành để mở hồ sơ theo những thơng tin đã có trong Danh mục hồ sơ.
Đối với những hồ sơ khơng có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm
vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ,
thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu để mở hồ sơ.
Mỗi cá nhân khi giải quyết cơng việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về cơng
việc đó.
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu
phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của
lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy
đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay
những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi,
giải quyết vào hồ sơ.
Bước 3: Kết thúc hồ sơ
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.


14

Đối với những hồ sơ đã kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn
bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại
thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn
thiện, kết thúc hồ sơ.
Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05
năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết
chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Đối với những hồ sơ hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực
hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
1.1.3. Yêu cầu, quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.1.3.1. Yêu cầu
Theo khoản 1, Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020
của Chính phủ về cơng tác văn thư thì hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải
đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định 09, tr15.
- Đúng thành phần: Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm
toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ hồ sơ
nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của
mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành; Hồ
sơ về những công việc chưa giải quyết xong; Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường
hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì) và các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
- Đúng thời hạn: Hồ sơ, tài liệu khi nộp lưu vào lưu trữ phải được thực hiện theo
đúng thời hạn quy định. Theo Luật lưu trữ năm 2011, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ
các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan là trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc
kết thúc; Đối với những hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì thời hạn nộp lưu là 03 tháng
kể từ ngày cơng trình được quyết tốn 18, tr5.
- Đúng trình tự, thủ tục quy định: Để hồ sơ, tài liệu được giao nộp đầy đủ, không bị thất
lạc thì khi nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cần thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục.
+ Cán bộ các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu. Cán bộ lưu trữ cần
đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ,
những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh.


15

+ Lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ
sơ, tài liệu” theo đúng mẫu quy định. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ
quan giữ mỗi loại 01 bản.
+ Người giao và nhận cần ký, ghi rõ họ tên vào bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” và “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”.
1.1.3.2. Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Để việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đạt hiệu quả thì khi tiến hành
nộp lưu cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Xây dựng và ban hành Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan. Kế hoạch cần ghi rõ khối tài liệu, thời gian, địa điểm để các đơn vị có hồ
sơ, tài liệu nộp lưu có thời gian chuẩn bị để giao nộp đúng thành phần theo Kế hoạch.
Bước 2: Tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu
Căn cứ vào Kế hoạch đã ban hành, các đơn vị tập, cá nhân hoàn thiện việc lập hồ
sơ; Xác định nhũng hồ sơ có giá trị lưu trữ và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu”. Đối với những hồ sơ đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại đơn vị để phục vụ
công việc phải được sự đồng ý về thời hạn giao nộp của Thủ trưởng cơ quan.
Cán bộ phụ trách công tác văn thư căn cứ vào Danh mục hồ sơ và Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu đã lập tiến hành kiểm đếm, đối chiếu hồ sơ, tài liệu theo thực tế thực
hiện tiếp nhận hồ sơ, tài liệu kèm “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; Trường hợp phát
hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung.
Bước 3: Hoàn thành thủ tục giao nộp: Hai bên tiến hành lập Biên bản giao nhận
tài liệu ghi rõ thời gian, địa điểm giao nhận, bên giao, bên nhận, tên khối tài liệu giao
nộp, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu, tình trạng tài liệu giao nộp; Biên bản phải
được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị như nhau.
Bước 4: Báo cáo kết quả thu thập Hồ sơ, tài liệu: Sau mỗi đợt thu thập hồ sơ, tài
liệu, cán bộ văn thư lập báo cáo kết quả thu thập hồ sơ, tài liệu báo cáo Chánh văn
phòng về số lượng, chất lượng hồ sơ được giao nộp, khó khăn, vướng mắc, tồn tại, hạn
chế … để có hướng giải quyết.


16

1.1.4. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Trong phạm vi từng cơ quan, việc lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức
Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, nếu tài liệu sản sinh trong q trình

giải quyết cơng việc được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự
việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận,
sẽ giúp cho việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được
hồn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết cơng việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do
đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng,
của cơ quan nói chung.
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ
Khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ
quan, đơn vị và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối
lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải
bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất
mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
Theo quy định của Luật Lưu trữ, hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân sau 01 năm
kể từ ngày công việc kết thúc, đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ phải nộp
vào lưu trữ cơ quan.
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời lẻ. Do
vậy nếu cơng tác lập hồ sơ được làm tốt sẽ góp phần phân loại và xác định được giá trị
hồ sơ. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị để giao
nộp vào lưu trữ cơ quan. Nếu hồ sơ được lập tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ
lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chun mơn khác, tránh được những
lãnh phí về ngân sách cho hoạt động chỉnh lý tài liệu của địa phương.
1.1.5. Chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
vào lưu trữ
1.1.5.1. Khái niệm


17

Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về chất lượng. Trong phạm vi của đề tài

chúng tôi sử dụng cách hiểu theo tiêu chuẩn ISO 9000:2015 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa
Quốc tế ban hành: Chất lượng là “Mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của một
đối tượng đáp ứng các yêu cầu”2.
Như vậy chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ được hiểu là
mức độ đáp ứng/thỏa mãn các nguyên tắc, quy định của công tác lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
Tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ là những dấu hiệu, tiêu chuẩn nhất định làm cơ sở cho việc đánh giá. Mỗi tiêu chí
được xem là một căn cứ để đánh giá “đạt” hay “không đạt” về chất lượng của công tác
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ ở một phương diện nhất định.
- Nếu đáp ứng từ 90-100% các yêu cầu là chất lượng TỐT;
- Nếu đáp ứng từ 70-89% các yêu cầu là chất lượng KHÁ;
- Nếu đáp ứng từ 50-69% các yêu cầu là chất lượng TRUNG BÌNH;
- Nếu đáp ứng dưới 50% các yêu cầu là KHÔNG ĐẠT chất lượng.
1.1.5.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng
Có nhiều tiêu chí đánh giá chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ, trong phạm vi của đề tài chúng tôi tập chung vào 3 nhóm tiêu chí cơ bản sau:
Nhóm tiêu chí về quản lý công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan: Đây là nhóm tiêu chí giữ vai trị là ngun nhân (yếu tố tác động trực tiếp)
tạo nên kết quả là chất lượng hồ sơ được lập.
Có nhiều tiêu chí về quản lý công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ trong đó cần chú ý đến: Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên văn thư, lưu trữ, công
chức chuyên môn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan; Tổ chức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Tổ chức kiểm tra, đánh giá và
rút kinh nghiệm đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
2

/>