9 qlchiphi2

Chương 6
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (tiếp)
Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý


Nội dung
 Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án
 Các loại chi phí và phương pháp chuẩn bị
 Các quy trình liên quan đến dự tốn chi phí và chuẩn bị

dự tốn chi phí, ngân sách cho một dự án CNTT
 Lợi ích của việc quản lý giá trị thu được và quản lý danh

mục đầu tư dự án để hỗ trợ trong việc kiểm soát chi phí
 Giới thiệu phần mềm hỗ trợ trong quản lý chi phí dự án


3. Kiểm sốt chi phí
 Kiểm sốt chi phí dự án bao gồm:
 Giám sát chi phí thực hiện

 Đảm bảo rằng những thay đổi trong dự án chỉ thích hợp

trong một cơ sở chi phí thay đổi
 Thơng báo cho các bên liên quan có thẩm quyền về

những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến chi phí dự án
 Nhiều tổ chức trên tồn thế giới có vấn đề với kiểm sốt

chi phí

3. Kiểm sốt chi phí..
Quản lý giá trị thu được (Earned Value Management -EVM)
 EVM là một kỹ thuật đo lường hiệu suất dự án có tích hợp

phạm vi, thời gian và dữ liệu chi phí
Phải nhập thơng tin
thực tế định kỳ


3. Kiểm sốt chi phí..
 Tổng ngân sách ban đầu DA (Budget at completion – BAC)
 Giá trị dự kiến (planned value – PV hoặc BCWS)
 Chi phí thực tế (Actual cost – AC hoặc ACWP)
 Giá trị thu được (earned value – EV hoặc BCWP)
 EV được dựa trên chi phí dự kiến ​ban đầu cho dự án/hoạt động

và tốc độ mà nhóm nghiên cứu đang hồn tất dự án/hoạt động.


3. Kiểm sốt chi phí..
Khái niệm
Giá trị thu được (EV)
Chi phí phát sinh (CV - Cost
Variance)
Biến động lịch (SV - Schedule
Variance)
Chỉ số chi phí thực hiện (CPI - Cost
Performance Index)
Chỉ số thực hiện lịch (SPI –

Schedule performance Index)
Ước tính tại thời điểm hồn tất (EAC
- Estimate at completion)
Ước tính thời gian hồn tất (Estimate
time to complete)

Cơng thức
EV = PV * (% thời gian hoàn thành)
CV = EV – AC
SV = EV - PV
CPI = EV/AC
SPI = EV/PV
EAC = BAC/CPI

Ước tính thời gian ban đầu/SPI


3. Kiểm sốt chi phí..
Ví dụ:
PV = 600
AC = 360

Tính các chỉ số sau và cho nhận xét:
EV = ?

CV = ?

SV = ?

CPI = ?

SPI = ?

EAC = ?


3. Kiểm sốt chi phí..


3. Kiểm sốt chi phí..
Tỷ lệ hiệu suất
 Tỷ lệ hiệu suất (Rate of performance - RP) là tỷ số của

cơng việc thực tế hồn thành với tỷ lệ cơng việc đã lên
kế hoạch đã được hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào
trong vòng đời của dự án hoặc hoạt động
 Ví dụ:


3. Kiểm sốt chi phí..
 Hệ 𝑠ố 𝑐ℎ𝑢𝑦ể𝑛 đổ𝑖 =

𝟏
𝟏+𝒓

𝒌

Lãi suất r sau k năm
 Hệ số hoàn vốn (ROI) =
 Thời gian hồn vốn =

𝑳ợ𝒊 𝒏𝒉𝒖ậ𝒏 𝒃ì𝒏𝒉 𝒒𝒖â𝒏
𝑻ổ𝒏𝒈 đầ𝒖 𝒕ư

𝟏
𝑹𝑶𝑰

 Thu nhập ròng = Thu nhập quy đổi – chi phí quy đổi


3. Kiểm sốt chi phí..
Ví dụ:
Quản lý dự án làm việc tổng cộng 20 giờ và thành viên
dự án làm việc tổng cộng 60 giờ mỗi tuần trong sáu
tháng. Nhân viên quản lý dự án được 50 000 mỗi giờ, các
thành viên nhóm dự án khác là 70 000 mỗi giờ. Ước tính
chi phí 20 triệu để mua phần mềm và dịch vụ. Sau khi dự
án hồn thành, chi phí bảo trì là 5 triệu mỗi năm. Tổng
thu được dự kiến khoảng 100 triệu mỗi năm. Các ước
tính theo năm. Biết rằng, tiền vay để đầu tư với lãi suất
12% một năm
Lập bảng phân tích chi phí – lợi nhuận


3. Kiểm sốt chi phí..
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ – LỢI NHUẬN


3. Kiểm sốt chi phí..
 Đồ thị tính điểm hịa vốn

3. Kiểm sốt chi phí..
Quản lý danh mục vốn đầu tư dự án
 Năm cấp độ quản lý danh mục đầu tư dự án
1.

Đặt tất cả các dự án của bạn trong một cơ sở dữ liệu

2.

Ưu tiên các dự án trong cơ sở dữ liệu

3.

Chia dự án thành hai hay ba ngân sách dựa trên loại hình

đầu tư
4.

Tự động hóa kho dữ liệu

5.

Áp dụng lý thuyết danh mục đầu tư hiện đại, bao gồm các

công cụ rủi ro rằng bản đồ rủi ro


3. Kiểm sốt chi phí..

Lợi ích của việc quản lý danh mục đầu tư
 Thực hiện quản lý danh mục đầu tư của bộ phận IT:
 Tiết kiệm 6,5% ngân sách IT trung bình hàng năm vào cuối

năm đầu
 Hàng năm cải thiện dự án trung bình 45,2%
 Giảm chi phí IT cho việc quản lý thời gian, báo cáo tình

trạng dự án là 43% và lao động IT 55%
 Giảm thời gian hồn thành tài chính cho các dự án CNTT

mới 20,4%, hay 8,4 ngày


Sử dụng phần mềm hỗ trợ
 Bảng tính là một công cụ phổ biến cho việc lập kế hoạch

tài nguyên, chi phí dự tốn, chi phí ngân sách và kiểm
sốt chi phí
 Phần mềm ứng dụng tài chính
 Phần mềm quản lý dự án có nhiều tính năng tiết kiệm chi

phí liên quan


Tóm tắt chương
 Quản lý chi phí dự án là một lĩnh vực quản lý yếu kém

truyền thống của các dự án CNTT, vì thế quản lý dự án

cần cố gắng cải thiện khả năng để đảm bảo các dự án
trong phạm vi ngân sách được phê duyệt
 Các quá trình chính bao gồm:
 Ước tính chi phí
 Xác định ngân sách
 Kiểm sốt chi phí