SKKN: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường THPT 123

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG
THPT

PHẦN I- MỞ ĐẦU
I. Lí do chọn đề tài
Ngày nay tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong
mọi ngành kinh tế trên thế giới nói chung và ở Việt
Nam nói riêng. Khoa học máy tính đang phát triển với
tốc độ ngày càng nhanh chóng và xâm nhập ngày càng
sâu vào mọi lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, xã
hội, quản lý Nhà Nước, quản lý doanh nghiệp.
Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học hóa
rất phổ biến ở nước ta là lĩnh vực quản lý. Tin học hóa
trong quản lý đã giúp cho các nhà quản lý điều hành
công việc một cách khoa học, chính xác, hiệu quả.
Quản lý thư viện là một trong những công việc tương đối
phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức. Quản lý thư
viện đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi chính xác một
số lượng sách báo rất lớn, thuộc nhiều loại, đối tượng
phục vụ của thư viện lại rất đa dạng. Chính vì vậy, tin
học hóa trong lĩnh vực quản lí thư viện là một yêu cầu
tất yếu. Muốn quản lý tốt cần có được các phần mềm

tốt, phần mềm phải đảm bảo được độ bảo mật cao, dễ
sử dụng thích hợp nhiều tiện ích. Cần phải hiểu rõ và
nắm bắt được các công việc của quản lý thư viện, phân
tích hệ thống quản lý thư viện theo đúng yêu cầu, cuối

cùng là phải thiết kế được chương trình với các chức
năng đã chỉ rõ ở bước phân tích hệ thống. Vì vậy,
chương trình quản lí thư viện sẽ giúp cho các thủ thư
đỡ mất công tìm kiếm thủ công trong mớ tài liệu đồ sộ,
giúp việc quản lí sách và độc giả dễ dàng, thuận tiện
hơn. Do đó, tôi chọn đề tài “XÂY DỰNG CHƯƠNG
TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT”.
Do trong khuôn khổ thời gian có hạn, trình độ chuyên
môn, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân còn hạn
chế. Nên tôi rất mong được sự góp ý của quý thầy cô
đồng nghiệp để chương trình của tôi hoàn thiện hơn và
được ứng dụng trong thực tế.

II. Mục đích nghiên cứu của đề tài
1. Xây dựng phần mềm phục vụ cho công việc quản lý sách, công việc
mượn và trả sách của độc giả (học sinh) trong thư viện.
2. Tạo ra công cụ hỗ trợ cho bộ phận Thủ thư của thư viện có thể làm việc
chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
III. Nhiệm vụ nghiên cứu
Tạo một chương trình Quản lý Thư viện để việc quản lý và hoạt động của
Thư viện có hiệu quả hơn.
IV. Đối tượng nghiên cứu
Một số chức năng quản lí thư viện Trường THPT Trấn Biên.
V. Phương pháp nghiên cứu
- Nhóm phương pháp nghiên cứu lí luận: Nghiên cứu tài liệu và các Website liên

quan đến đề tài.

- Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
+ Quan sát, điều tra;
+ Tổng kết kinh nghiệm quản lí thư viện của các đơn vị.
- Nhóm phương pháp hỗ trợ: Lập bảng biểu, sơ đồ, thống kê …


PHẦN II - NỘI DUNG

I. PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI
- Các hoạt động trong công việc quản lý của thư viện:
 Quản lý sách
Quản lý sách nhập vào thư viện: Sách nhập phải có mã sách, tên sách, số
lượng, đơn giá và phải đúng chính xác và không được trùng lặp
Việc quản lý sách này phải được in báo cáo định kỳ
 Quản lý sách cho mượn
Ghi nhận ngày tháng mượn và trả sách
Tính ngày mượn để in ra báo cáo độc giả chưa trả sách
 Quản lý danh mục
Cập nhập danh mục Sách
Cập nhập danh mục NXB
Cập nhập danh mục tác giả
Xem danh sách các danh mục
 Thống kê chi tiết
Thống kê các cuốn sách có trong thư viện
Danh sách độc giả mượn trong tháng
Thống kê độc giả còn thiếu sách

II. MÔ TẢ HỆ THỐNG
1. Nghiên cứu hiện trạng: Hệ thống quản lý thư viện bằng thủ công với
nhiều nhược điểm: quản lý trên giấy tờ, thao tác quản lý chưa nhanh.
 Lập thẻ độc giả











 Quản lý sách











 Quản lý mượn – trả sách

 Lập báo cáo thống kê

THẺ ĐỘC GIẢ
Mã số độc giả:
Họ tên:
Ngày sinh: Nơi sinh:
Khóa: Lớp:

Ngày. . .tháng. . năm . . . .

QUẢN LÝ SÁCH
Mã số sách:
Nhan đề:
Số trang:

Số lượng:
Năm xuất bản:
Mã NXB: Mã tác giả:
Mã danh mục: Giá tiền :

PHIẾU MƯỢN SÁCH
Số phiếu mượn:. . . . . . . .
Mã số độc giả:
Họ và tên:
Ngày sinh:
Lớp:

Ngày mượn :
Ngày trả:

Đã trả : 

Stt

Mã s
ố sách

Tên sách

Tác gi
ả

Mã lo
ại

1
2

2. Phân tích tổng hợp điều tra:
2. Nhiệm vụ của hệ thống
Thư viện trường gồm 4 nhiệm vụ chính sau:
Quản lý sách
Quản lý độc giả
Quản lý việc mượn- trả sách
Quản lý thông kê

BÁO CÁO VỀ TÌNH HÌNH SÁCH
Tháng /20

Mã sách Tên sách NXB Tác giả Số lượng Danh mục



Ngày tháng năm 20
Người báo cáo

BÁO CÁO VỀ ĐỘC GIẢ NỢ SÁCH
Tháng /20

Mã độc giả Tên độc giả Ngáy sinh Lớp Ghi chú


Ngày tháng năm 20
Người báo cáo


III. PHÂN TÍCH TỔNG HỢP

1- Dữ liệu nạp vào hệ thống
 Thông tin về độc giả (mã thẻ, họ tên, năm sinh, tên lớp )
 Thông tin về sách có trong thư viện (mã sách, tên sách, NXB, tác giả
)
 Thông tin về phiếu mượn (mã phiếu, tên sách mượn, tổng số sách
mượn, tên độc giả, thời gian mượn, thời gian trả )
2- Dữ liệu tính toán
 Tính được tổng số sách (danh mục) trong thư viện
 Tính số lượng độc giả mượn sách (trong ngày, tuần, tháng, năm )
 Tính được số lượng sách độc giả đã mượn (trong ngày, tuần, tháng,
năm )
 Tính được số lượng sách còn lại (trong ngày, tuần, tháng, năm )
 Tính được loại sách độc giả mượn nhiều nhất (trong tuần, tháng, năm
)
3- Dữ liệu đưa ra
 Thông tin về phiếu mượn
 Bảng thống kê sách
 Thống kê những độc giả mượn sách quá thời hạn
 Giới hạn số lượng sách độc giả được mượn một lần.
4- Mệnh đề điều kiện
 Tính số lượng độc giả mượn sách: bằng tổng số phiếu mượn
 Tính số lượng sách độc giả mượn: tổng số lượng sách trong phiếu
mượn
 Tính số lượng sách còn lại: bằng tổng số sách trong thư viện trừ tổng
số sách đã mượn
 Thống kê độc giả mượn sách quá thời hạn: điều kiện ngày trả nhỏ hơn
ngày hiện tại
 Giới hạn số lượng sách độc giả được mượn trong 1 phiếu mượn: tổng
số sách trong phiếu mượn nhỏ hơn max (max=5).

IV. THÀNH PHẦN DỮ LIỆU

1. Mô hình Thực thể
- Thực thể DOCGIA : Mỗi thực thể tượng trưng cho một độc giả trong quy
trình mượn trả sách ở thư viện. Các thuộc tính: Mã độc giả, Tên độc giả, Mã
khoa học, Lớp, Ngày sinh, Nơi sinh
- Thực thể DANHMUC : Mỗi thực thể tượng trưng cho một loại sách, các
thuộc tính : Mã danh mục, Tên danh mục
- Thực thể PHIEUMUON : Mỗi thực thể đặc trưng cho một phiếu mượn.
Các thuộc tính : Mã phiếu mượn, Mã độc giả, Mã sách, Ngày mượn, Ngày trả,
Đã trả.
- Thực thể SACH : Mỗi thực thể tượng trưng cho một cuốn sách. Các thuộc
tính : Mã sách, Mã danh mục, Mã nxb, Mã tác giả, Tên sách, Số trang, Năm xb,
Số lượng, Giá tiền
- Thực thể NXB : Mỗi thực thể tượng trưng cho một NXB. Các thuộc
tính : Mã nxb, Tên NXB, Địa chỉ, Điện thoại
- Thực thể TACGIA : Mỗi thực thể tượng trưng cho một tác giả. Các
thuộc tính : Mã tác giả, Tên tác giả
- Thực thể KHOAHOC : Mỗi thực thể tượng trưng cho một khóa học.
Các thuộc tính : Mã khóa học, Tên khóa học

2. Mô hình thực thể kết hợp
Sau khi phân tích hiện trạng hệ thống dựa vào các Thẻ quản lý sách, Thẻ
độc giả, Phiếu mượn sách, và từ những công việc thực tế trong hệ thống quản lý
thư viện, ta phát hiện được các thực thể và các mối liên kết giữa các thực thể này
trong hệ thống quản lý thư viện. Ở mức khái niệm, ta thể hiện các thực thể và
các mối liên kết qua mô hình dữ liệu mức khái niệm như sau:

DOCGIA

SACH

(1,1)
(1,n)
(1,n)

(1,1)
(1,n)
(1,1)
(1,1) (1,n)
MADOCGIA
TENDOCGIA
MAKH
LOP
NGAYSINH
NOISINH

Thuộc

MASACH
MADANHMUC
MANXB
MATG
TENSACH
SOTRANG
NAMXB
SOLUONG
GIATIEN

MANXB
TENNXB
DIACHI
DIENTHOAI
MAKH
TENKH
KHOAHOC

NXB

MATG
TENTG
TACGIA

MAPHIEUMUON
MADOCGIA
MASACH
NGAYMUON
NGAYTRA
DATRA

PHIEUMUON

Đăng kí
Viết bởi
Thuộc
Nhập
MADANHMUC
TENDANHMUC

DANHMUC

Thuộc
(1,5)

(1,n)
(1,n)
(1,1)

 Mô tả thực thể
Thực thể SACH
Tên thực thể:
SACH

STT

Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu DL
1
2
3
4

5
6
7
8
9
MASACH
MADANHMUC
MANXB
MATG
TENSACH
SOTRANG
NAMXB
SOLUONG
GIATIEN
Mã số sách
Mã danh mục
Mã NXB
Mã tác giả
Tên của cuốn sách
Số trang của một cuốn sách
Năm xuất bản
Số lượng mỗi cuốn sách
Giá tiền
Text
Text
Text
Text
Text
Number
Number

Number
Currency

Thực thể TACGIA
Tên thực thể: TACGIA
STT

Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu DL
1
2
MATG
TENTG
Mã số tác giả
Tên tác giả
Text
Text

Thực thể NXB
Tên thực thể: NXB
STT

Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu DL
1
2
3
4
MANXB
TENNXB
DIACHI
DIENTHOAI

Mã số nhà xuất bản
Tên nhà xuất bản
Địa chỉ
Điện thoại
Text
Text
Text
Number

Thực thể DANHMUC
Tên thực thể:
DANHMUC

STT

Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu DL
1
2
MADANHMUC
TENDANHMUC
Mã số phân loại danh mục sách
Tên loại danh mục
Text
Text

Thực thể DOCGIA
Tên thực thể:
DOCGIA

STT

Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu DL
1
2
3
4
5
6
MADOCGIA
TENDOCGIA
MAKHOAHOC
LOP
NGAYSINH
NOISINH
Mã số độc giả
Họ và tên độc giả
Mã khóa học của độc giả
Lớp
Ngày sinh
Nơi sinh
Text
Text
Text
Text
Date/Time
Text

Thực thể KHOAHOC
Tên thực thể:

KHOAHOC

STT

Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu DL
1
2
MAKH
TENKH
Mã số khóa học
Tên của khóa học
Text
Text

Thực thể PHIEUMUON
Tên thực thể:

PHEUMUON

STT

Tên thuộc tính Diễn giải Kiểu DL
1
2
3
4

5
6
MAPHIEUMUON
MADOCGIA
MASACH
NGAYMUON
NGAYTRA
DATRA
Mã số phiếu mượn
Mã số của độc giả
Mã sách cần mượn
Ngày bắt đầu mượn
Ngày phải trả
Tình trạng đã trả hay chưa
Text
Text
Text
Date/Time
Date/Time
Yes/No

3. Mô hình dữ liệu mức Logic
Từ kết quả của quá trình phân tích hệ thống như trên, đến đây ta có thể
đưa ra mô hình dữ liệu mức logic. Mô hình này mô tả cụ thể, thực tế việc tổ
chức vật lý dữ liệu của cơ sở dữ liệu trong hệ thống. Toàn bộ mô hình sẽ được
trình bày như sau:
SACH (MASACH, MADANHMUC, MATG, MANXB,TENSACH,
SOTRANG, NAMXB , SOLUONG, GIATIEN )

DANHMUC (MADANHMUC, TENDANHMUC)

NXB (MANXB, TENNXB, DIACHI, DIENTHOAI)

TACGIA (MATG, TENTG)

DOCGIA (MADOCGIA, MAKH, MASV, TENDOCGIA, NGAYSINH,
NOISINH, LOP )

KHOAHOC (MAKH, TENKH)

PHIEUMUON (MADOCGIA, MASACH, NGAYMUON, NGAYTRA,
DATRA)



V. GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1. Giới thiệu chức năng

a. Sơ đồ phân cấp chức năng:

b. Chức năng
- Đăng nhập: Có thể thay đổi và thêm tài khoản người sử dụng trong bảng
T_acc
- Quản lý chung:
+ Quản lý sách: Cập nhật thông tin về sách
+ Quản lý độc giả: Cập nhật thông tin về độc giả
+ Quản lý danh mục sách: cập nhật thông tin về danh mục sách
+ Quản lý tác giả: Cập nhật thông tin về tác giả
+ Quản lý nhà xuất bản: Cập nhật thông tin về các nhà xuất bản
+ Quản lý khóa học: Cập nhật thông tin về các khóa học của độc giả
- Quản lý mượn sách: Danh sách độc giả mượn, các báo cáo thống kê
- Tìm kiếm: sách, độc giả, phiếu mượn
Quản lý thư viện
Điều hành
Xử lý tài liệu Mượn – trả sách
Cập nhập sách

Làm thẻ độc giả
Tổng hợp – báo cáo
Quản lý DMục
Làm phiếu mượn
Thống kê tình hình
Nhận, xử lý yêu cầu
Xác nhận mượn – trả
Tổng hợp – báo cáo
Quản lý tác giả
Quản lý NXB

2. Hướng dẫn sử dụng:
Màn hình đăng nhập:


Màn hình chính:






Đăng nhập tài
khoản hợp lệ

Màn hình quản lý sách:

Màn hình quản lý độc giả:

Màn hình quản lý danh mục sách:

Màn hình quản lý tác giả:


Màn hình quản lý nhà xuất bản:

Màn hình quản lý khóa học


Màn hình quản lý mượn sách


Màn hình quản lý phiếu mượn

Màn hình quản lý danh sách mượn


Màn hình quản lý thống kê






Màn hình tìm kiếm

PHẦN III-KẾT LUẬN
I. Những kết quả đã đạt được
 Hỗ trợ cho Thư viện Biên mục sách một cách dễ dàng và thuận tiện.
 Hỗ trợ Thư viện in phiếu phân loại phân loại, In thẻ bạn đọc, thống kê báo cáo
với một số các biểu mẫu theo yêu cầu.
 Quản lý Bạn đọc và sách theo mã quy định.
 Hỗ trợ cho Bạn đọc tra cứu sách trên máy tính trước khi mượn, đỡ mất thời gian
chờ đợi .
II. Khả năng ứng dụng của đề tài
 Có thể ứng dụng trong quản lý thư viện trong các trường THPT.
 Hệ thống các chức năng thông dụng trong công việc thư viện, quản lý độc giả
và sách một cách thuận tiện và hiệu quả.
III. Những hạn chế của đề tài
Do thời gian thực hiện đề tài khá ngắn với một khối lượng công việc nhiều, hơn
nữa do bản thân chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài còn có phần hạn chế.
- Chỉ mới thực hiện được một số chức năng cơ bản nhất của đơn vị trường.
- Khả năng thâm nhập thực tế còn chưa cao để có thể ứng dụng phù hợp với các
đơn vị khác.
- Sáng kiến kinh nghiệm không thể đi sâu vào phân tích mọi khía cạnh của đề
tài, chưa thể thực hiện được hết các chức năng của đề tài, thiết nghĩ đó chính là hướng
nghiên cứu tiếp theo của đề tài này.
Rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của quý đồng nghiệp để chuyên đề
được hoàn thiện hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình MS Access 2000 của tác giả Nguyễn Sơn Hải
2. Website:
3. Bài giảng lập trình VBA của tác giả Phạm Thị Kim Ngoan.

NGƯỜI THỰC HIỆN




Đỗ Thị Thúy Ngần