Soạn thảo văn bản HÃY MIÊU TẢ VỊ TRÍ VÀ CÁCH TRÌNH BÀY CÁC YẾU TỐ THÔNG TIN SỐ 3, SỐ 4, SỐ 5 TRONG THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (CHỌN 5 THỂ LOẠI VĂN BẢN CỤ THỂ ĐỂ PHÂN TÍCH VÀ CHỨNG MINH)

MỤC LỤC
Mở Đầu……………………………………………………………………………………..2
Nội Dung…………………………………………………………………………………...3
I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT………………………………………………………………...3
1.Văn bản hành chính………………………………………………………………...3
2. Vị trí, cách trình bày các yếu tố thơng tin trong thể thức của một văn bản hành
chính………………………………………………………………………………………...3
2.1. Yếu tố thông tin số 3………………………………………………………….3
2.2. Yêu tố thông tin số 4……………………………………………………….....4
2.3. Yếu tố thơng tin số 5………………………………………………………….4
II. Ví dụ về THỂ LOẠI VĂN BẢN TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH……………5
1. Nghị quyết………………………………………………………………………...5
2. Quyết định………………………………………………………………………...6
3. Chỉ thị……………………………………………………………………………..7
4. Công điện…………………………………………………………………………8
5. Thông báo………………………………………………………………………...9
Kết luận…………………………………………………………………………………..10
Tài Liệu Tham Khảo


MỞ ĐẦU
Nhà quản lý mà chức năng cơ bản là hoạch định, ra quyết định, ra quyết định, tổ
chức, điều hành và kiểm sốt, khơng thể thiếu được cơng cụ hữu hiệu là hệ thống văn bản.
Trong thực tế, nhận thức đúng, hiểu thấu và viết chuẩn một loại văn bản nào đó cần rất
nhiều thời gian và cơng sức. Cụ thể đó là một văn bản hành chính.
Để hiểu rõ cách soạn thảo một văn bản hành chính, chúng ta cần hiểu rõ thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản, trong đó có các yếu tố thơng tin. Để giúp cho sinh viên nắm
dược những kiến thức cơ bản nhất, hiểu rõ về quy trình soạn thảo, vị trí và trình bày của
các u tố thơng tin của các loại văn bản này. Đồng thời đưa ra các thể loại trong văn bản
hành chính để minh họa. Với những lí do trên, nên em chọn đề tài “Hãy miêu tả vị trí và
cách trình bày các yếu tố thông tin số 3, số 4, số 5 trong thể thức của văn bản hành chính

(chọn 5 thể loại văn bản cụ thể đề phân tích và chứng minh)”

1


NỘI DUNG
I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước,
văn bản hành chính có nhiều vài trị khác nhau, có thể là thơng báo, truyền đạt thông tin từ
tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác.
Văn bản hành chính cũng có thể dùng để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, giải
quyết những cơng việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức.
Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:
-

Văn bản hành chính cá biệt (Quyết định, chỉ thị, nghị quyết)

-

Văn bản hành chính thơng thường
+ Văn bản khơng có tên loại (Cơng văn)
+ Văn bản có tên gọi (Thơng báo, báo cáo, biên bản)

Đặc điểm của văn bản hành chính:
Văn bản hành chính cần có những nội dung sau:
 Quốc hiệu và tiêu ngữ
 Địa điểm và ngày tháng làm văn bản
 Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản
 Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản

 Nội dung thơng báo , đề nghị báo cáo
 Chữ kí và họ tên người gửi văn bản
2. Vị trí, cách trình bày các yếu tố thông tin trong thể thức của một văn bản
hành chính
2.1. Yếu tố thơng tin số 3
Là số, kí hiệu của văn bản
a) Vị trí
Yếu tố thơng tin số 3 được trình bày ở góc bên trái của văn bản, nằm phía dưới yếu
tố thơng tin số 2 (Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) và nằm trên yếu tố thơng tin số
5b (Trích yếu nội dung cơng văn)
b) Cách trình bày
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
2


kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0
phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký
hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND; Số: 23/BCBNV,…
2.2. u tố thơng tin số 4
Là địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a) Vị trí
Yếu tố thơng tin số 4 được trình bày ở góc phải của văn bản, nằm bên dưới yếu tố
thông tin sô 1 (Quốc hiệu và tiêu ngữ).
b) Cách trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dịng
với số, ký hiệu văn bản, tại ơ số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và
ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu, ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh,
ngày 05 tháng 02 năm 2009,…
2.3. Yếu tố thông tin số 5

Là tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
a) Vị trí
Yếu tố thông tin số 5 gồm hai loại là 5a và 5b
Yếu tố thơng tin 5a được trình bày ở góc phải văn bản, nằm ở trên yếu tố thơng tin
số
9a (Nơi nhận) và nằm cạnh yếu tố thông tin số 5b (Trích yếu nội dung cơng văn)
Yếu tố thơng tin 5b được trình bày ở góc trái văn bản, nằm ở dưới thông tin số 3
(Số, ký hiệu của văn bản) và nằm cạnh yếu tố thông tin số 5a (Tên loại và trích yếu nội
dung văn bản).
b) Cách trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại
ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại
văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích
yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
3


Về việc điều động cán bộ
--------------Trích yếu nội dung cơng văn được trình bày tại ơ số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn
bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, Ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009

II. 5 THỂ LOẠI VĂN BẢN TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Nghị quyết

Yếu tố thơng số 3 là Số: 78/NQ-CP chính là số, kí hiệu của văn bản nghị quyết;
được trình bày ở góc trái của văn bản nghị quyết, nằm dưới thông tin số 2 (CHÍNH PHỦ) .
Trong đó, Số: 78 là số thứ tự đăng ký của văn bản nghị quyết; còn NQ-CP là chữ viết tắt
tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước. Cụ thể là
Nghị quyết của Chính phủ ban hành
Yếu tố thông tin sô 4: Hà Nội, ngày 20 tháng 7 năm 2021 chính là địa danh và ngày
tháng, năm, ban hành văn bản nghị quyết; được trình bày ở góc phải của văn bản nghị
quyết, nằm bên dưới yếu tố thơng tin số 1 (Quốc hiệu). Trong đó địa danh của văn bản trên
là Hà Nội, vì văn bản nghị quyết do chính phủ ban hành mà chính phủ là cơ quan, tổ chức
4


thuộc Trung ương nên trong văn bản ghi tên thành phố trục thuộc, nơi có cơ quan, tổ chức
đóng tru sở; còn ngày 20 tháng 7 năm 2021 là ngày, tháng, năm ban hành văn bản nghị
quyết.
Yếu tố thông tin số 5: tên loại và trích yếu nội dung văn bản; tên loại văn bản được
canh giữa và trích yếu nội của văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, nằm
bên trên yếu tố thông tin số 9a (nội dung) và bên cạnh yếu tố thông tin số 5b (trích yếu nội
dung của cơng văn).
Cụ thể: tên loại văn bản là nghị quyết; cịn trích yếu nội dung của văn bản là phiên
họp Chính Phủ chuyên đề về phịng, chống dịch COVID–19.
2 . Quyết định

Yếu tố thơng tin số 3: Số: 10/2021/QĐ-UBND chính là số, kí hiệu của văn bản
quyết định; được trình bày ở góc trái của văn bản quyết định, nằm dưới thông tin số 2
(CHÍNH PHỦ). Trong đó Số: 10/2021 là số thứ tự đăng ký văn bản quyết định; còn QĐUBND là chữ viết tắt của văn bản quyết định và do ủy ban nhân dân ban hành
Yếu tố thông tin sô 4: Hà Nam, ngày 29 tháng 4 năm 2021, chính là địa danh và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản quyết định; được trình bày ở góc phải của văn bản
quyết định, nằm bên dưới yếu tố thông tin số 1 (Quốc hiệu). Trong đó Hà Nam là địa

danh, vì văn bản quyết định trên do ủy ban nhân dân nhân ban hành mà ủy ban nhân dân
thuộc cơ quan, tổ chức cấp tỉnh nên trong văn bản ghi tên của tỉnh; còn ngày 29 tháng 4
năm 2021 là ngày, tháng, năm ban hành văn bản quyết định.
Yếu tố thông tin số 5: tên loại và trích dẫn của văn bản; tên loại văn bản được canh
giữa và trích yếu nội của văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, nằm bên
trên yếu tố thông tin số 9a (nội dung) và bên cạnh yếu tố thông tin số 5b (trích yếu nội
5


dung của công văn).
Cụ thể: tên loại văn bản là quyết định; cịn trích dẫn của văn bản là ban hành “Quy
dịnh về trình tự thủ tục lập, thẩm định, phê duyệt và tổ chức thực hiện đầu tư xây dựng hạ
tầng kỹ thuật Khu đấu giá quyền sử dụng đất trên địa bàn tỉnh Hà Nam"
3. Chỉ thị

Yếu tố thơng tin số 3: Số: 16/CT-TTg chính là số, kí hiệu của văn bản chỉ thị; được
trình bày ở góc trái của văn bản chỉ thị, nằm dưới thông tin số 2 (THỦ TƯỚNG-CHÍNH
PHỦ). Trong đó, Số 16 là thứ tự đăng ký văn bản chỉ thị; còn CT-TTg là chữ viết tắt của
văn bản chỉ thị và do thủ tương chính phủ ban hành.
Yếu tố thơng tin số 4: Hà Nội, ngày 29 tháng 7 năm 2013 chính là địa danh và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản chỉ thị; được trình bày ở góc phải của văn bản chỉ thị,
nằm bên dưới yếu tố thông tin số 1 (Quốc hiệu). Trong đó, Hà Nội là địa danh, vì văn bản
chỉ thị do thủ tướng-chính phủ ban hành mà thủ tướng-chính phủ là cơ quan, tổ chức
thuộc Trung ương nên trong văn bản ghi tên thành phố trục thuộc, nơi có cơ quan, tổ chức
đóng tru sở; cịn ngày 29 tháng 7 năm 2013 là ngày, tháng, năm ban hành văn bản chỉ thị.
Yếu tố thông tin số 5: tên loại và trích dẫn của văn bản; tên loại văn bản được canh
giữa và trích yếu nội của văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, nằm bên
trên yếu tố thông tin số 9a (nội dung) và bên cạnh yếu tố thơng tin số 5b (trích yếu nội
dung của công văn).
Cụ thể: tên loại của văn bản là chỉ thị; cịn trích dẫn nội dung của văn bản là về

tăng cường thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong quản lý, khai thác, sử dụng tài
nguyên, vốn, tài sản và lao động tại các doanh nghiệp nhà nước.

6


4. Công điện

Yếu tố thông tin số 3: Số 156/CĐ-TTg chính là số, kí hiệu của văn bản cơng điện;
được trình bày ở góc trái của văn bản cơng điện, nằm dưới thơng tin số 2 (THỦ TƯỚNGCHÍNH PHỦ). Trong đó, Số: 156 là số thứ tự đăng ký của văn bản cơng điện; cịn CĐTTg là chữ viết tắt của văn bản cơng điện và do thủ tướng-chính phủ ban hành.
Yếu tố thông tin số 4: Hà Nội, ngày 02 tháng 02 năm 2017 chính là địa danh và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản cơng điện; được trình bày ở góc phải của văn bản
cơng điện, nằm bên dưới yếu tố thông tin số 1 (Quốc hiệu). Trong đó, Hà Nội là địa danh,
vì văn bản cơng điện do thủ tướng-chính phủ ban hành mà thủ tướng-chính phủ là cơ
quan, tổ chức thuộc Trung ương nên trong văn bản ghi tên thành phố trục thuộc, nơi có cơ
quan, tổ chức đóng tru sở; cịn ngày 02 tháng 02 năm 2017 là ngày, tháng, năm ban hành
văn bản công điện.
Yếu tố thông tin số 5: là tên loại và trích dẫn của văn bản
Cụ thể: tên loại của văn bản là cơng điện; cịn trích dẫn nội dung của văn bản là Về
việc đôn đốc thực hiện nhiệm vụ sau kỳ nghỉ Tết Nguyên đán Đinh Dậu 2017.

7


5. Thông báo

Yếu tố thông tin số 3: Số: 222/TB-VPCP chính là số, kí hiệu của văn bản thơng báo,
được trình bày ở góc trái của văn bản thơng báo, nằm dưới thơng tin số 2 (VĂN PHỊNG
CHÍNH PHỦ). Trong đó, Số: 222 là số thứ tự đăng ký của văn bản thơng báo; cịn TBVPCP là chữ viết tắt của văn bản thơng báo và do văn phịng chính phủ ban hành.
Yếu tố thông tin số 4: Hà Nội, ngày 28 tháng 6 năm 2013 chính là địa danh và ngày,

tháng, năm ban hành văn bản thông báo; được trình bày ở góc phải của văn bản thơng báo,
nằm bên dưới yếu tố thông tin số 1 (Quốc hiệu). Trong đó, Hà Nội là địa danh, vì văn bản
thơng báo do văn phịng chính phủ ban hành mà văn phịng chính phủ là cơ quan, tổ chức
thuộc Trung ương nên trong văn bản ghi tên thành phố trục thuộc, nơi có cơ quan, tổ chức
đóng tru sở; cịn ngày 28 tháng 6 năm 2013 là ngày, tháng, năm ban hành văn bản công
điện.
Yếu tố thông tin số 5: là tên loại và trích dẫn của văn bản; tên loại văn bản được
canh giữa và trích yếu nội của văn bản được canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, nằm
bên trên yếu tố thông tin số 9a (nội dung) và bên cạnh yếu tố thơng tin số 5b (trích yếu nội
dung của công văn).
Cụ thể: tên loại của văn bản là thơng báo; cịn trích dẫn nội dung của văn bản là Kết
luận của Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng tại buổi làm việc với Trung ương Hội
Cựu chiến binh Việt Nam

8


KẾT LUẬN
Tất cả mọi hoạt động của con người đều cần có văn bản. Khi muốn ai đó tham gia
một buổi học phải có giấy mời, tổng kết năm học cũng cần soạn báo cáo tổng kết hay đên
việc khen thưởng cùng có quyết định,… Vì vậy em thấy bộ mơn Soạn thảo văn bản Tiếng
Việt rất bổ ích và thiết thực. Qua quá trình học tập và nguyên cứu về các thể thức và cách
trình bày giúp em hiểu rõ hơn về các quy tắc, trật tự cũng như vị trí các bộ phận của một
văn bản hành chính. Bên cạnh đó, cịn giúp cho sinh viên có thể trình bày một văn bản
hành chình cũng như cũng các thể loại khác một cách chính xác, trang bị một số nghiệp vụ
cơ bản khác trong công tác quản lý và kinh doanh của các cơ quan Nhà nước, các doanh
nghiệp và các tổ chức kinh tế -xã hội, đồng thời cung cấp những kĩ năng làm việc trên con
đường lập nghiệp của sinh viên sau này.

9

TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Phạm Thị Huyền (2015). Bài tiểu luận môn Kỹ năng tạo lập văn bản Tiếng Việt - Học
viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng.Tiểu luận. Học viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng

10