Tiểu luận môn học nghiệp vụ thư ký văn phòng đề tài trình bày việc lập và quản lý hồ sơ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂNN
KHOA HÀN QUỐC HỌC

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ
MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG
Đề tài: Trình bày việc lập và quản lý hồ sơ
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Nhóm 3
Vũ Thị Thùy Dung

2056200005

Trần Phú Hiển

2056200014

Lương Hồng Ngọc

2056200021

Bùi Nhã Uyên

2056200037

Hà Bin Bin

2056200043

Trần Trúc Quỳnh

2056200067

Châu Hải Đăng

2056200117

TP Hồ Chí Minh, Ngày 25/04/2023


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ..............................................................1
1. Khái niệm hồ sơ.............................................................................................1
2. Các loại hồ sơ.................................................................................................1
3. Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước...............................2
II. KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ:.............................................................................2
1. Khái niệm lập hồ sơ.......................................................................................2
2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập.....................................................................3
3. Phương pháp lập hồ sơ..................................................................................3
3.1. Mở hồ sơ......................................................................................................3
3.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong q trình theo dõi, giải quyết
cơng việc vào hồ sơ........................................................................................................3
3.3. Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ........................................................4
3.4. Kết thúc và biên mục hồ sơ.........................................................................4
III. Kỹ năng quản lý hồ sơ................................................................................5
1. Khái niệm quản lý hồ sơ...............................................................................5
2. Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan...............................................5
3. Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước............6
IV. Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ điện tử:...........................................................7
1. Hồ sơ điện tử:.................................................................................................7

2. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử.....................8
2.1. Đối với Danh mục hồ sơ.............................................................................8
2.2. Đối với việc lập hồ sơ..................................................................................8
2.3. Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan...........................8


3. Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu
trữ cơ quan trên Hệ thống.........................................................................................10
3.1. Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ...................................................................10
3.2. Bước 2: Lập hồ sơ.....................................................................................10
3.3. Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử và Lưu trữ cơ quan................................11
KẾT LUẬN


MỞ ĐẦU
Lập và quản lý hồ sơ là một phần quan trọng trong quản lý
thông tin và tài liệu của một tổ chức hoặc cá nhân. Hồ sơ là nơi chứa
đựng các thông tin liên quan đến hoạt động của tổ chức hoặc cá
nhân, như thơng tin tài chính, hồ sơ nhân viên, hồ sơ khách hàng và
các thông tin quan trọng khác.
Việc lập và quản lý hồ sơ đòi hỏi sự chuẩn bị và sắp xếp cẩn
thận, bao gồm việc đánh số, phân loại và lưu trữ các tài liệu theo
cách thức hợp lý. Khi quản lý hồ sơ, cần đảm bảo rằng các tài liệu
được giữ bí mật và an toàn. Ngoài ra, việc lập và quản lý hồ sơ cũng
cần phải tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến bảo mật thông
tin.
Một hệ thống lập và quản lý hồ sơ hiệu quả giúp cho các tổ
chức hoặc cá nhân tiết kiệm thời gian và tối đa hóa năng suất. Nó
cũng giúp cho các thơng tin liên quan đến hoạt động của tổ chức
hoặc cá nhân được tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng.

Chính vì vậy, với mong muốn giải đáp những thắc mắc liên
quan đến việc lập và quản lý hồ sơ nói chung cũng như tìm hiểu sâu
hơn và trang bị kiến thức về những nội dung liên quan đến lập hồ sơ
và quản lý hồ sơ, nhóm chúng em đã quyết định chọn đề tài “Trình
bày việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ”làm đề tài tiểu luận cuối kỳ
của nhóm.
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ
1. Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong cơng tác hành chính văn
phịng và cơng tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau:

PAGE \* MERGEFORMAT 15


Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một
đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải
quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2. Các loại hồ sơ
Hồ sơ công việc (hồ sơ cơng vụ)
Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc
có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành trong q trình giải quyết cơng
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
Hồ sơ nguyên tắc
Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định về
một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc
hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý
cơng việc).
Hồ sơ trình ký
Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề được sử dụng để soạn
thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban hành một

văn bản mới.
Hồ sơ nhân sự
Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng
viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…).
3. Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước
Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứ
chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất lượng
công tác của cán bộ.
Trong cơ quan, đơn vị nếu cơng văn giấy tờ trong q trình giải quyết và sau
khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề, sự việc
phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp
cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ,
PAGE \* MERGEFORMAT 15


nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết cơng việc có căn cứ
xác đáng và kịp thời. Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của
cán bộ cũng như tồn cơ quan, đơn vị.
Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thơng
tin của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị.
Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ thì sẽ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ
trưởng cơ quan quản lý được tài liệu chặt chẽ, nắm chắc được thành phần, nội dung và
khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải bảo quản cẩn thận,
chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có biện
pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của Nhà nước.
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên
cứu trước mắt và lâu dài.
II. KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ:
1. Khái niệm lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong

q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc, phương pháp
và đặc trưng nhất định.
Lập hồ sơ do người giải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với q
trình giải quyết cơng việc. Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản
ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu.
2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập.
Yêu cầu đối với hồ sơ được lập được quy định tại Mục III Hướng dẫn
17-HD/VPTW năm 2016 về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do
Ban Chấp hành Trung ương ban hành như sau:
Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau
Phản ánh đầy đủ, đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng cơng
việc mà cá nhân chủ trì giải quyết:

PAGE \* MERGEFORMAT 15


Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị
gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, cấp
dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau:
loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để
biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác
trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. 
Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị, loại gửi đến để biết thì khơng cần lập hồ sơ. Trước đây, trong Điều 22 của Điều lệ
về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu
phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ
sơ". Mục 4 điều 23 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
quy định: "Trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ
về công việc đó". Và mới đây, theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ trách nhiệm lập

hồ sơ được qui định như sau: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”.
Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có mối liên hệ
chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc:
Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn
đề, một sự việc, một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp
theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu
với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự
việc hoặc một con người. Ví dụ: - Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu
tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại
hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi
âm, ghi hình...
Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý
lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết
định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương,
nghỉ hưu...
PAGE \* MERGEFORMAT 15


Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp
pháp có giá trị như bản chính:
Văn bản, tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, đơn
vị có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá
trị tạm thời; loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong cơng việc là hết giá
trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa
vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét hủy. Đối với những
văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bản chính để đưa vào lưu giữ,
nếu khơng có bản chính thì mới lưu bản sao (phải chọn những bản giấy tốt; chữ rõ
ràng về thể thức phải đúng). 
Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thì

cần chia thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản). Lưu ý, khi phân
chia thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản
và có giá trị tương đối đồng đều. 
Ví dụ: một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu thì có thể chia thành
các tập như sau: 
Tập các văn bản, tài liệu chính của hội nghị;
Tập tài liệu tham luận của đại biểu; 
Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình. 
Tài liệu phục vụ hội nghị.
Trách nhiệm trong lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được Luật lưu trữ
quy định như sau : 
Người được giao giải quyết, theo dõi cơng việc của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy
đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức. 
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan. 

PAGE \* MERGEFORMAT 15


Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức
thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ
quan.
3. Phương pháp lập hồ sơ
3.1. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thơng tin ban đầu về hồ sơ
như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
Mỗi cá nhân khi giải quyết cơng việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về

cơng việc đó.
Trong năm, nếu có những cơng việc phát sinh thì cán bộ, cơng chức, viên chức
cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
3.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong q trình theo dõi, giải quyết
cơng việc vào hồ sơ
Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn
bản, tài liệu trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào hồ sơ kể cả tài liệu
phim, ảnh, ghi âm.
Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo,
tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ của hồ
sơ, tránh bị thất lạc.
Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không
liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan”
cần thu thập các văn bản sau: kế hoạch tổ chức hội nghị; chương trình hội nghị; lời
khai mạc; dự thảo báo cáo tổng kết; các báo cáo tham luận; bài phát biểu của lãnh đạo
cấp trên; nghị quyết hội nghị; biên bản hội nghị và các văn bản liên quan khác (nếu
có).

PAGE \* MERGEFORMAT 15


3.3. Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ
Sắp xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết một
vấn đề, sự việc…
Theo tên gọi của văn bản: (Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập
lưu văn bản đi, đến).
Theo tác giả: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản,
giấy tờ của cùng một tác giả. Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn đề,
nhiều sự việc khác nhau;

Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp
chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ.
Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ
sơ.
3.4. Kết thúc và biên mục hồ sơ
Sau khi cơng việc được giải quyết xong thì tiến hành kết thúc hồ sơ, trường
hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải quyết xong thì để lại năm sau và ghi vào Danh mục
hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết.
Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại nếu cịn thiếu văn bản, giấy tờ thì bổ
sung cho đầy đủ.
Loại ra những văn bản trùng thừa, khơng cịn giá trị, những tư liệu
khơng cần thiết, bản nháp và tài liệu tham khảo có trong hồ sơ.
Kiểm tra sự sắp xếp trật tự văn bản trong hồ sơ, nếu cịn lộn xộn thì
sắp xếp lại.
Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm khơng bị
thất lạc và tra tìm được nhanh chóng; số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn
bản bằng bút chì.
Ghi mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn và trên 20 năm “Mục lục văn bản” được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ, để tiện cho
việc quản lý văn bản và tra tìm.
PAGE \* MERGEFORMAT 15


Viết tờ kết thúc: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên
20 năm, cán bộ lập hồ sơ phải viết tờ kết thúc. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng
thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ; tờ kết thúc được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ.
III. Kỹ năng quản lý hồ sơ.
1. Khái niệm quản lý hồ sơ.
Quản lý hồ sơ bao gồm tồn bộ cơng việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo
đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá

trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc
được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử.
Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm
thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ.
Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những
ai cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc và nghiệp
vụ phù hợp. Hệ thống cơng việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem
khái niệm tài liệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu ở khâu văn thư
(quản lý văn bản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua
khâu lưu trữ cơ quan và kết thúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ
lịch sử.
2. Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan.
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trị, tác dụng rất lớn. Bởi vì nó giúp cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp (nói chung là cơ quan) thu thập, xử lý và cung cấp kịp
thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý
của cơ quan;
Là cơng cụ để kiểm sốt việc thi hành quyền lực của cơ quan;
Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý;
Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thơng tin trong văn bản;
Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và
giám sát;
PAGE \* MERGEFORMAT 15


Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước.
Phân loại hồ sơ:
Hồ sơ có nhiều loại khác nhau, hồ sơ việc được giữ lại, xác định giá trị và
chuyển vào lưu trữ trong cơ quan, nếu có giá trị lịch sử sẽ nộp về lưu trữ lịch sử; Hồ
sơ nguyên tắc chỉ giữ lại để làm cơ sở giải quyết các công việc hàng ngày của cán bộ,

công chức, viên chức; Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ tại bộ phận quản lý nhân sự
phục vụ cho việc quản lý con người trong cơ quan, tổ chức, khi có sự luân chuyển
cơng tác hoặc nghỉ hưu thì hồ sơ sẽ được chuyển qua cơ quan, đơn vị mới để tiếp tục
theo dõi hoặc chuyển về lưu trữ theo quy định của Nhà nước…Chính vì những đặc
trưng cơ bản của các loại hồ sơ khác nhau nên đòi hỏi cách quản lý cũng khác nhau, vì
vậy cần có sự phân loại rõ ràng để có biện pháp quản lý tốt nhất, phục vụ cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức.
Đánh giá giá trị tài liệu, hồ sơ:
Việc đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra. Mục đích của việc xác
định giá trị tài liệu, hồ sơ là:
Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau;
Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo
quản vĩnh viễn;
Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy.
Chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực tài liệu trong hồ sơ:
Đây là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác
lập hồ sơ để tổ chức một cách khoa học các tài liệu trong hồ sơ nhằm bảo đảm an tồn
và sử dụng chúng có hiệu quả nhất.
Thống kê hồ sơ:

PAGE \* MERGEFORMAT 15


Thống kê hồ sơ là áp dụng các công cụ, phương tiện chun mơn, nghiệp vụ để
nắm được chính xác thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu trong hồ sơ và
cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống bảo quản tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.
Bảo quản hồ sơ, tài liệu:
Bảo quản tài liệu, hồ sơ là áp dụng các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện
pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, hồ sơ nhằm

phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trước mắt và lâu dài. Các biện
pháp bảo quản tài liệu, hồ sơ trong phạm vi cơ quan, tổ chức:
Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ
Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ
Chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất
Xây dựng nội quy phòng hỏa
Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể.
Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu
Đây là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ
chức để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu giải quyết các công việc
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
IV. Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ điện tử:
1. Hồ sơ điện tử:
Trong thời điểm hiện tại, sự phát triển của thời đại công nghệ đang ngày càng
tân tiến và tiện dụng hơn rất nhiều so với lúc trước. Việc mỗi người đều có cho mình
một nơi lưu trữ tất cả thông tin trên những phần mềm cũng đã là điều khơng cịn xa lạ
gì nữa. Điều này giúp mọi người có thể lưu trữ và sử dụng thơng tin ở bất kỳ nơi đâu
mình muốn và cực kỳ tiện lợi.
Hồ sơ điện tử là dạng lưu trữ thông tin, ghi nhận và sao lưu các tài liệu điện tử,
lưu chứng từ theo dõi các lịch sử thay đổi và phân các quyền truy cập vào hệ thống hồ
sơ điện tử. In các loại tài liệu được lưu trữ và quản lý thông tin một cách dễ dàng.
PAGE \* MERGEFORMAT 15


Nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh,
ngày 23/5/2022 Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 689/SNV-CCVTLT về việc lập
hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài
liệu điện tử với những nội dung chủ yếu như sau:
2. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử

2.1. Đối với Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật
về công tác văn thư;
Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ
thống.
2.2. Đối với việc lập hồ sơ
Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của cơ
quan, tổ chức trên Hệ thống;
Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện
theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
2.3. Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
Hồ sơ điện tử nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, cụ thể:
Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày
cơng trình được quyết tốn.
Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày cơng việc kết
thúc.
Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy
định của pháp luật về công tác văn thư, cụ thể:
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện
nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.

PAGE \* MERGEFORMAT 15


Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên
kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ
lưu trữ điện tử trên Hệ thống.

PAGE \* MERGEFORMAT 15

3. Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu
trữ cơ quan trên Hệ thống
3.1. Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, ban hành Danh mục hồ sơ vào
đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.
Cách lập: Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức, kế hoạch công tác năm của cơ quan để xây dựng Danh mục hồ sơ (Mẫu danh
mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP
ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư trên Hệ thống).
Văn phịng/bộ phận hành chính cơ quan, đơn vị cập nhật Danh mục hồ sơ cho
từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống;
3.2. Bước 2: Lập hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ
để thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống bao gồm:
Văn bản đến;
Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần 1,2,3,…);
Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong q trình quản lý
điều hành, giải quyết cơng việc;
Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý cơng việc.
Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ
Q trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến;
Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo
soạn thảo bản đi.
Trường hợp hồ sơ đang giải quyết chưa có trong Danh mục hồ sơ hoặc hồ sơ
mới phát sinh, cá nhân tự cập nhật bổ sung vào danh mục.
PAGE \* MERGEFORMAT 15

Kết thúc hồ sơ
Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ thực hiện rà sốt lại tồn
bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hồn thiện hồ sơ;
Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ, thành phần hồ
sơ nộp lưu hàng năm của đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo;
Kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ
thành định dạng PDF và lưu hồ sơ;
Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ
thống.
3.3. Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử và Lưu trữ cơ quan
Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục quy định
tại Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn
thư.
KẾT LUẬN
Qua bài tiểu luận, nhóm chúng em đã trình bày và tìm hiểu về
quy trình lập và quản lý hồ sơ. Trong đó, ở phần lập hồ sơ, chúng em
đã đưa ra một số khái niệm, yêu cầu và phương pháp của việc lập hồ
sơ, các bước của việc lập hồ sơ như mở hồ sơ, thu nhập và cập nhật
văn bản, tài liệu trong quá trình theo dỏi và giải quyết hồ sơ, sắp
xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ, kết thúc và biên mục của hồ sơ.
Về kỹ năng lập hồ sơ, chúng em đã nêu khái niệm và vai trò của việc
quản lý hồ sưo trong cơ quan và các công việc quản lý hồ sơ trong
cơ quan hành chính nhà nước. Trong thời đại cơng nghệ 4.0, với
cơng nghệ thơng tin phát triển, nhóm chúng em cũng đã tìm hiểu và
trình bày thêm về việc lập và lưu trữ hồ sơ điện tử để có thể hiểu rõ
hơn về việc lập hồ sơ trên các hệ thống lưu trữ thông tin bằng công
nghệ.

PAGE \* MERGEFORMAT 15

Tổng hợp lại, việc lập và quản lý hồ sơ là một phần quan trọng
trong quản lý thông tin và tài liệu của một tổ chức hoặc cá nhân.
Một hệ thống lập và quản lý hồ sơ hiệu quả giúp cho các tổ chức
hoặc cá nhân tiết kiệm thời gian và tối đa hóa năng suất. Nó cũng
giúp cho các thông tin liên quan đến hoạt động của tổ chức hoặc cá
nhân được tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng.
Để lập và quản lý hồ sơ hiệu quả, cần thực hiện các bước
chuẩn bị và sắp xếp cẩn thận, bao gồm việc đánh số, phân loại và
lưu trữ các tài liệu theo cách thức hợp lý. Cần đảm bảo rằng các tài
liệu được giữ bí mật và an tồn, đồng thời tuân thủ các quy định
pháp lý liên quan đến bảo mật thông tin.
Quản lý hồ sơ không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ thơng tin, mà
cịn là việc sử dụng thơng tin đó để đưa ra quyết định và hoạt động
kinh doanh hiệu quả. Vì vậy, việc lập và quản lý hồ sơ đóng vai trị
rất quan trọng trong việc quản lý và phát triển một tổ chức hoặc cá
nhân.
Thông qua môn học Nghiệp vụ Thư ký văn phịng nói chung và q trình tìm
hiểu để làm bài tiểu luận nói riêng, nhóm chúng em đã học được rất nhiều kiến thức
quý giá chắc chắn sẽ giúp ích cho chúng em rất nhiều trong những môn học sau và sau
khi ra trường.
PHỤ LỤC CÂU HỎI
1. Làm rõ vì sao trong hoạt động quản lý hành chính cần lập hồ sơ ngun tắc?
2. Vì sao trong hoạt động cơng việc cần lập hồ sơ và nếu không lập hồ sơ thì sẽ
ảnh hưởng gì trong hoạt động hành chính hằng ngày?
3. Nếu trong hoạt động của người thư ký khơng có lập hồ sơ thì dẫn đến hậu quả
gì?
4. Trong thời đại cơng nghệ thì lập hồ sơ như thế nào trong các thiết bị điện tử?

PAGE \* MERGEFORMAT 15


5. Muốn tra tìm tài liệu nhanh chóng thì việc sắp xếp hồ sơ phải thực hiện như
thế nào?
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng
cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng
chủ đề, ví dụ như: Báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo
từng cụm, ví dụ như: Cụm quý 1, 2, 3, 4...
Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng
nhóm, ví dụ như: Nhóm quý 1, 2, 3, 4...
Sắp xếp hồ sơ: Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một
cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ
sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ
dàng.
Sau khi phân loại hồ sơ, cần sắp xếp một cách hợp lý
Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví
dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: Thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị.
Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ:
Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…
Hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải
quyết xong…
6. Sử dụng phần mềm gì để lưu hồ sơ điện tử?
Các phần mềm quản lý hồ sơ điện tử: DocEye, CloudOffice, GXD, Faceworks,
C-Office, EFY, IBOM…

PAGE \* MERGEFORMAT 15


7. Làm rõ tác dụng của việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu đối với việc
quản trị, điều hành của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp?
Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc
tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Như
vậy, lập hồ sơ là một q trình, bao gồm các cơng việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo những nguyên
tắc và phương pháp nhát định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một
đơn vị bảo quản. Lập hồ sơ sẽ có tác dụng : - Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi
cần thiết; - Làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả; - Bảo
đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và giữ gìn bí mật; - Tạo điều
kiện tốt cho công tác lưu trữ.
8. Những hồ sơ nào phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan?
Theo Khoản 2 Điều 17 Thông tư 07/2012/TT-BNV, thành phần hồ sơ, tài liệu
nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo
quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi
văn bản hết hiệu lực thi hành.
Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn
vị chủ trì).
Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

PAGE \* MERGEFORMAT 15