(Luận văn thạc sĩ) Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------

Nguyễn Thị Kim Phượng

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ,
QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC,
CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ
(thuộc Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh)

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------

Nguyễn Thị Kim Phượng

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ,
QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC,
CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ
(thuộc Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh)
Chun ngành:

Quản trị văn phòng

Mã số:

60 34 04 06

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Vũ Thị Phụng

HÀ NỘI - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy
định về hoạt động văn phịng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Cơng nghệ
và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)” là cơng trình
nghiên cứu của tơi.
Trong q trình nghiên cứu tài liệu và viết luận văn, tơi có tham khảo các
cơng trình nghiên cứu khác và một số tài liệu, văn bản của Trung tâm Phát triển
Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ, các văn bản của cơ quan Trung ương
Đoàn và các Trung tâm sự nghiệp tương ứng, tuy nhiên tơi đều có chú thích cụ
thể theo đúng quy định.
Luận văn của tôi được thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS.Vũ Thị
Phụng, Chủ tịch Hội đồng Khoa học đào tạo, Trưởng bộ môn Quản trị Văn
phòng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã
hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
Các số liệu, kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là hồn tồn
trung thực do chính tơi thực hiện khảo sát, tìm hiểu và chưa từng được công bố
trên bất cứ phương tiện nào.
Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung

nghiên cứu của đề tài này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2020

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Kim Phượng


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS. Vũ Thị Phụng nói riêng và
Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và
Nhân văn đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và tạo điều kiện cho tôi được tiếp cận
các tư liệu của Khoa để hoàn thành luận văn thạc sĩ của mình.
Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cá nhân đồng chí Nguyễn Đức
Hồng, Giám đốc Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ và
các anh, chị tại Văn phòng Trung tâm đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận các tài
liệu, quy định, quy chế của Trung tâm để tơi hồn thiện luận văn thạc sĩ “Hoàn
thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát
triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung ương Đồn TNCS Hồ
Chí Minh”
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nỗ lực nhưng do thời gian có hạn và kinh
nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn cịn có những hạn chế, tơi
rất mong nhận được ý kiến góp của các Thầy/Cơ và bạn bè, đồng nghiệp, đồng
mơn để luận văn được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Học viên

Nguyễn Thị Kim Phượng


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC ............................................................................................................. 1
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ....................................................................... 5
LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................ 6
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 6
2. Mục tiêu ......................................................................................................... 7
3. Nhiệm vụ ....................................................................................................... 7
4. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 8
5. Đối tƣợng, khách thể và phạm vi nghiên cứu.............................................. 10
6. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................. 11
7. Đóng góp của luận văn ................................................................................ 11
8. Tài liệu tham khảo ....................................................................................... 12
9. Bố cục của luận văn ..................................................................................... 12
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN
CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ..................... 13
1.1. Văn phịng và vị trí, vai trị, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng ............... 13
1.1.1. Văn phịng.......................................................................................... 13
1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng ............................................................. 14
1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng ............................................ 15
1.2. Quản trị văn phòng ....................................................................................... 19
1.3. Hoạt động văn phòng và tổ chức khoa học hoạt động văn phòng ................ 19
1.3.1. Hoạt động văn phòng ........................................................................ 19
1.3.2. Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng ........................................... 19
1.4. Khái niệm quy chế, quy định và các loại quy chế, quy định cơ bản về
hoạt động văn phòng ............................................................................................ 21

1.4.1. Khái niệm quy chế, quy định ............................................................. 21
1.4.2. Các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng ............ 22
1


1.5. Tầm quan trọng của việc xây dựng các quy chế, quy định về hoạt
động văn phòng.................................................................................................... 24
1.5.1. Tạo sự thống nhất trong quản lý, điều hành ..................................... 24
1.5.2. Đưa hoạt động của văn phịng vào khn khổ, nề nếp ..................... 24
1.5.3. Nâng cao năng suất công việc và tiết kiệm thời gian, chi phí .......... 25
1.5.4. Giảm bớt việc chỉ đạo công việc theo ý của cá nhân
người lãnh đạo ..................................................................................................... 25
1.5.5. Là cơ sở cho việc hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá hoạt động
văn phòng ............................................................................................................. 26
1.6. Quy trình và phƣơng pháp xây dựng quy chế, quy định .............................. 26
1.6.1. Xác định mục đích ............................................................................. 26
1.6.2. Thu thập văn bản, tài liệu liên quan ................................................. 27
1.6.3. Xây dựng dự thảo .............................................................................. 27
1.6.4. Tổ chức lấy ý kiến và thảo luận......................................................... 28
1.6.5. Hoàn thiện và ban hành .................................................................... 28
1.7. Trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về
hoạt động văn phòng ............................................................................................ 28
1.7.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan ....................................... 29
1.7.2. Trách nhiệm của văn phòng .............................................................. 29
1.7.3. Trách nhiệm của người thực hiện ..................................................... 30
Tiểu kết chương 1 ............................................................................................... 31
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC
QUY CHẾ, QUY ĐỊNH TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC,
CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ .................................................................. 32
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm và Văn phịng

Trung tâm Phát triển Khoa học, Cơng nghệ và Tài năng trẻ ............................... 32
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm KHCN .......... 32
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Trung tâm KHCN ................................................................................................. 34
2.2. Các quy chế, quy định hiện có về hoạt động của Trung tâm và Văn
phịng Trung tâm KHCN ..................................................................................... 37
2


2.2.1. Quy chế làm việc ............................................................................... 37
2.2.2. Quy chế chi tiêu nội bộ ...................................................................... 41
2.2.3. Quy định đánh giá xếp loại lao động hàng tháng đối với CBNV ..... 44
2.3. Quy trình và phƣơng pháp xây dựng các quy chế, quy định về hoạt
động Văn phòng Trung tâm KHCN .................................................................... 48
2.3.1. Quy trình............................................................................................ 49
2.3.2. Nội dung và phương pháp thực hiện ................................................. 50
2.4. Biện pháp tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động của
Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN ....................................................... 53
2.4.1. Phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy định.................. 53
2.4.2. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định ................. 54
2.5. Khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có
tại Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN .................................................. 55
2.5.1. Đối với Quy chế làm việc .................................................................. 56
2.5.2. Đối với Quy chế chi tiêu nội bộ......................................................... 59
2.5.3. Đối với Quy định bình xét ABC ......................................................... 62
2.5.4. Đánh giá chung tình hình thực hiện các quy chế, quy định tại
Văn phòng Trung tâm KHCN .............................................................................. 64
2.6. Khảo sát và so sánh tình hình thực hiện các quy chế, quy định ở một số
đơn vị khác thuộc Trung ƣơng Đồn ................................................................... 68
2.6.1. Tình hình thực hiện quy chế, quy định tại Trung tâm Giới thiệu

việc làm thanh niên .............................................................................................. 68
2.6.2. Tình hình thực hiện quy chế, quy định tại Trung tâm Thanh thiếu
nhi Trung ương .................................................................................................... 70
Tiểu kết chương 2 ............................................................................................... 73
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ,
QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM
PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ ................... 74
3.1. Xác định danh mục các loại quy chế, quy định, nội quy cần ban hành
tại Trung tâm........................................................................................................ 75
3.1.1. Quy chế làm việc ............................................................................... 75
3.1.2. Quy chế chi tiêu nội bộ ...................................................................... 76
3


3.1.3. Quy định về thi đua, khen thưởng ..................................................... 76
3.1.4. Quy định văn hóa cơng sở và đạo đức cơng vụ ................................ 76
3.1.5. Quy định công việc và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ, lao công .... 76
3.1.6. Quy định chức trách, nhiệm vụ của CBNV Văn phòng hoặc Bảng
phân cơng cơng việc CBNV Văn phịng............................................................... 76
3.2. Những quy chế, quy định cần chỉnh sửa, bổ sung ........................................ 77
3.2.1. Quy chế làm việc ............................................................................... 77
3.2.2. Quy chế chi tiêu nội bộ ...................................................................... 78
3.2.3. Quy định bình xét ABC ...................................................................... 81
3.3. Những quy chế, quy định, nội quy mới cần xây dựng và ban hành ............. 82
3.3.1. Quy định văn hóa cơng sở và đạo đức cơng vụ ................................ 82
3.3.2. Quy định chức trách, nhiệm vụ của CBNV Văn phòng hoặc Bảng
phân cơng cơng việc CBNV Văn phịng ...................................................... 84
3.3.3. Quy định công việc và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ, lao công
hoặc Nội quy làm việc nhân viên bảo vệ, lao cơng ............................................. 87
3.4. Xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi các quy chế, quy định ...................... 88

3.4.1. Chuẩn bị và dự thảo nội dung ........................................................... 88
3.4.2. Tổ chức lấy ý kiến.............................................................................. 89
3.4.3. Thông qua văn bản ............................................................................ 89
3.4.4. Trình ký và ban hành văn bản ........................................................... 89
3.4.5. Quy trình ban hành văn bản .............................................................. 90
3.5. Biện pháp tổ chức thực hiện các quy chế, quy định ..................................... 91
3.5.1. Phổ biến, hướng dẫn ......................................................................... 91
3.5.2. Kiểm tra, đánh giá ............................................................................. 91
3.5.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc hiện đại ...... 91
3.5.4. Xây dựng môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp............... 92
3.5.5. Nâng cao vai trò, trách nhiệm trong tham mưu, tổ chức thực hiện
quy chế, quy định của Văn phòng Trung tâm ...................................................... 92
Tiểu kết chương 3 ............................................................................................... 94
KẾT LUẬN.......................................................................................................... 95
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 97
PHỤ LỤC
4


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CBNV

Cán bộ, nhân viên

KHCN

Khoa học, cơng nghệ

TNT

Tài năng trẻ

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

KHKT

Khoa học kỹ thuật

ĐVTN

Đồn viên, thanh niên

TNCS

Thanh niên cộng sản

5


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là bộ máy tham mƣu, tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động
của cơ quan, tổ chức; là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ
cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực quản
trị, hậu cần, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ
quan, tổ chức. Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của văn phòng là một yếu tố khách
quan, có vai trị và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Hoạt động

của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp, do đó tổ chức khoa học
cơng tác văn phịng có ý nghĩa rất quan trọng, tạo tiền đề và điều kiện cho cơ
quan, tổ chức hoàn thành tốt mục tiêu đề ra để tồn tại và phát triển.
Trong quá trình hình thành và phát triển cũng nhƣ trong thực hiện mục
tiêu và nhiệm vụ đề ra, Trung tâm Phát triển Khoa học, Cơng nghệ và Tài năng
trẻ thuộc Trung ƣơng Đồn TNCS Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là Trung tâm)
khơng ngừng hồn thiện về bộ máy, cơ cấu tổ chức, nhân sự và các nội quy,
quy chế, quy định … của Trung tâm nói chung và của văn phịng nói riêng. Tuy
nhiên trong q trình làm việc, do các yếu tố chủ quan và khách quan, hoạt
động của một số phòng, ban trong Trung tâm đã bộc lộ nhiều mặt hạn chế và
bất cập. Đặc biệt là hoạt động ở văn phịng Trung tâm, việc thừa hành cơng
việc của các nhân sự trong văn phòng chƣa đều, dẫn đến xung đột trong cơng
việc, trong quyền lợi; có những lĩnh vực cơng việc quy định chƣa phù hợp với
tình hình thực tế gây khó khăn, bất cập cho ngƣời thực thi nhiệm vụ từ đó tốn
kém về nhân lực, vật lực, gây chậm trong xử lý công việc. Nguyên nhân chính
do các quy định, quy chế áp dụng trong văn phịng có điểm chƣa cụ thể, chƣa
linh hoạt và cịn cứng nhắc hoặc chung chung khó áp dụng; thứ hai công tác
kiểm tra, giám sát chƣa thƣờng xuyên; việc sửa đổi, bổ sung các quy định, quy
chế cho phù hợp hơn với tình hình thực tế và xu thế của xã hội còn chậm và
chƣa kịp thời, ...
6


Với những lý do trên, là ngƣời đang công tác ở vị trí lãnh đạo Văn phịng
tơi ln trăn trở: ngồi việc bố trí, phân cơng cán bộ đúng năng lực, sở trƣờng
cơng tác thì cần phải xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định trong hoạt
động văn phòng đúng với quy định hiện hành của Nhà nƣớc, của cơ quan cấp
trên trực tiếp nhƣng cũng phải phù hợp với tình hình chung của Trung tâm. Đặc
biệt sau khi theo học và tích lũy đƣợc lƣợng kiến thức rất bổ ích từ thầy, cơ và
bạn bè tại khóa Cao học Quản trị Văn phòng, trƣờng Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, tơi đã quyết định chọn đề Hồn
thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát
triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đồn TNCS
Hồ Chí Minh) tài để làm luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Mục tiêu
- Thứ nhất, hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về văn phịng, quản trị văn
phịng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
- Thứ hai, khảo sát, đánh giá các quy chế, quy định hiện có và tình hình
thực hiện quy chế, quy định của cán bộ, nhân viên Văn phịng Trung tâm Phát
triển Khoa học, Cơng nghệ và Tài năng trẻ.
- Thứ ba, phân tích những hạn chế, bất cập và đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc
thay thế các quy chế, quy định khơng cịn phù hợp với hoạt động của Văn phòng.
- Thứ tư, đề xuất các biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu lực
trong thực hiện các quy chế, quy định của Văn phịng Trung tâm Phát triển Khoa
học, Cơng nghệ và Tài năng trẻ.
3. Nhiệm vụ
Để thực hiện đƣợc mục tiêu của đề tài, tôi tập trung nghiên cứu một số nội
dung sau:
- Hệ thống những vấn đề lý luận về tổ chức khoa học hoạt động văn
phịng, trong đó có vấn đề xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định.
- Khảo sát, đánh giá tính đầy đủ và sự phù hợp của các quy chế, quy định
về hoạt động văn phịng và tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có.
7


- Tham mƣu, đề xuất các biện pháp sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các quy
định khơng cịn phù hợp với tình hình thực tế và các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả thực hiện các quy chế, quy định.
4. Lịch sử nghiên cứu
Liên quan đến nội dung của đề tài, cho đến nay, tác giả đã khảo sát và

tham khảo một số cơng trình nghiên cứu về văn phịng và quản trị văn phịng,
chuẩn hóa hoạt động văn phịng, cụ thể nhƣ sau:
a) Các cơng trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng
Trong khoảng mƣời năm trở lại đây đã có nhiều cuốn sách, giáo trình
hoặc các cơng trình nghiên cứu về văn phịng và quản trị văn phịng đƣợc cơng
bố và xuất bản, ví dụ nhƣ:
- Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn
Thắng (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia
thành phố Hồ Chí Minh.
- PGS. TS. Vũ Thị Phụng (số 03/2018), Văn phịng - các góc độ tiếp cận
và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn thời gian.
- Học viện Hành chính (2009) Giáo trình Hành chính văn phịng trong cơ
quan nhà nước, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội.
- TS. Lƣu Kiếm Thanh (2008), Khoa Văn bản và Cơng nghệ Hành chính,
Học viện Hành chính, Cơng tác văn phịng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành
chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc số 11/2008.
- PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2013), Giáo trình Quản trị học, Nhà xuất
bản khoa học xã hội.
- Tập thể tác giả Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2005), Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Lưu trữ
học và Quản trị Văn phịng.
Trong các cơng trình nghiên cứu trên, khái niệm về văn phịng, quản trị
văn phịng, quản trị hành chính văn phịng và tầm quan trọng của cơng tác hành
chính văn phòng đã đƣợc các tác giả làm rõ và phân tích tƣơng đối đầy đủ.
8


b) Các cơng trình nghiên cứu, bài viết về chuẩn hóa hoạt động văn phịng.
Về mặt lý thuyết, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một trong những nội
dung của quản trị văn phòng. Việc ban hành các quy chế, quy định là một trong

các biện pháp nhằm chuẩn hóa hoặt động văn phịng. Vì vậy, trong thời gian qua,
vấn đề này đã đƣợc nghiên cứu và trình bày trong một số bài viết và luận văn cao
học ngành quản trị văn phịng. Ví dụ:
- TS. Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019), Bài viết Hệ thống văn bản nội
bộ điều chỉnh hoạt động hành chính văn phịng của các cơ quan: khái niệm, văn
trị và quy trình xây dựng, Tạp chí Dấu ấn thời gian.
- Phùng Thị Phƣơng Liên (khóa QH-2016-2019), luận văn tốt nghiệp
Thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn (gọi tắt là KHXH và NV), Đại học Quốc gia Hà Nội.
- Ngơ Thị Diên (khóa 2012-2016), Báo cáo thực tập hiện đại hóa văn
phịng tại Văn phịng Bộ Lao động Thương binh và xã hội.
- PSG. TS. Đào Xuân Chúc (2017), Tập bài giảng Chức năng và Công
nghệ Quản trị Văn phòng (tài liệu lƣu hành nội bộ).
- PGS. TS. Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia.
Các bài viết, luận văn trên đã bàn đến một số vấn đề: sự cần thiết phải
chuẩn hóa hoạt động trong văn phịng thơng qua việc xây dựng và ban hành các
tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc các quy chế, quy định tƣơng ứng với từng vấn đề của
hoạt động văn phòng; tổ chức xây dựng môi trƣờng làm việc năng động, sáng
tạo; nâng cao vai trò, trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tham mƣu, thực
hiện và tổ chức hiện đại hóa các trang thiết bị văn phịng để tăng năng suất làm
việc, góp phần đánh giá chính xác kết quả làm việc của từng cán bộ, nhân viên
trong văn phòng, …
Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng tơi, vẫn chƣa có cơng
trình nào đi sâu nghiên cứu về việc xây dựng và thực hiện các quy chế, quy định

9


về hoạt động văn phòng của một cơ quan cụ thể. Vì vậy, đề tài Hồn thiện hệ

thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển
Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí
Minh) của chúng tơi hồn tồn khơng trùng lặp với các cơng trình nghiên cứu
nào từ trƣớc.
5. Đối tượng, khách thể và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tƣợng nghiên cứu: các quy chế, quy định có liên quan đến hoạt động
của Văn phịng nói riêng và Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài
năng trẻ (thuộc Trung ương Đồn TNCS Hồ Chí Minh) nói chung.
- Đối tƣợng khảo sát:
+ Tồn thể cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng Trung tâm
+ Một số cán bộ, nhân viên thuộc phòng, ban khác trong Trung tâm
+ Lãnh đạo và một số cán bộ, nhân viên công tác tại đơn vị sự nghiệp trực
thuộc cơ quan Trung ƣơng Đoàn.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về nội dung:
- Khảo sát, đánh giá việc xây dựng và sự phù hợp của các quy chế, quy
định hiện có.
- Đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định của cán bộ, nhân
viên trong Văn phòng Trung tâm.
- Đề xuất các giải pháp sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các quy chế, quy
định khơng cịn phù hợp với tình hình hoạt động của Văn phòng để hoạt động
của Văn phòng Trung tâm ngày càng hiệu quả và văn minh, hiện đại hơn.
+ Về không gian: Tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài
năng trẻ.
+ Về thời gian: Luận văn của chúng tôi tập trung khảo sát việc ban hành
và thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động Văn phòng trong 05 năm trở lại
đây (từ năm 2015-2019).
10

6. Phương pháp nghiên cứu:
6-1. Phương pháp luận: luận văn vận dụng phƣơng pháp luận duy vật biện
chứng và lịch sử
6.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: phƣơng pháp này đƣợc dùng để hệ
thống các vấn đề lý luận về văn phòng, quản trị văn phịng, chuẩn hóa hoạt động
văn phịng và quy trình, phƣơng pháp, trách nhiệm của văn phòng trong việc xây
dựng các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng.
- Phương pháp khảo sát: luận văn sử dụng phƣơng pháp này trong việc
nghiên cứu, tìm hiểu các quy chế, quy định của Trung tâm Phát triển Khoa học,
Công nghệ và Tài năng trẻ nói chung và của Văn phịng nói riêng; tìm hiểu thực
trạng tình hình thực hiện các quy chế, quy định của cán bộ, nhân viên trong Văn
phòng Trung tâm.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mơ tả, thống kê: căn cứ vào các tài
liệu, chứng cứ thu thập đƣợc và các kết quả khảo sát tình hình thực tế trong việc
chấp hành các quy chế, quy định hiện có của Trung tâm nói chung cũng nhƣ việc
chấp hành các quy định của cán bộ, nhân viên văn phịng Trung tâm nói riêng,
tác giả sử dụng các phƣơng pháp trên để phân tích những ƣu điểm và hạn chế để
bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Phương pháp phỏng vấn và sử dụng phiếu hỏi: đƣợc áp dụng để tìm
hiểu ý kiến của cán bộ, nhân viên Văn phòng Trung tâm và lãnh đạo, cán, nhân
viên công tác tại một số đơn vị sự nghiệp trực thuộc Trung ƣơng Đoàn trong việc
nhận xét, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có.
7. Đóng góp của luận văn:
Luận văn góp phần cung cấp những thơng tin, cơ sở khoa học giúp Trung
tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ kịp thời sửa đổi, bổ sung
hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định khơng cịn phù hợp liên quan đến họat động
Văn phòng.
11

8. Tài liệu tham khảo:
Để thực hiện luận văn trên ngoài việc sử dụng nguồn tài liệu nhƣ đã liệt
kê ở mục 4, tơi cịn sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo:
- Các bài viết, sách chuyên khảo về Quản trị học; văn phòng và quản trị
văn phòng; chuẩn hóa hoạt động văn phịng, … của Nhà xuất bản Đại học Quốc
gia Hà Nội; Nhà xuất bản Khoa học xã hội; Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội và
của các thầy, cô giáo khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Trƣờng Đại
học Khoa học, Xã hội và Nhân văn.
- Các luận văn, khóa luận của học viên cao học, sinh viên Khoa Lƣu trữ
và Quản trị Văn phòng thuộc Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;
Học viện Hành chính Quốc gia; Trƣờng Đại học Nội vụ; Đại học Quốc gia Hà
Nội và TP. Hồ Chí Minh, ….
- Các bài viết về cơng tác văn phòng và quản trị văn phòng đăng trên các
phƣơng tiện thông tin đại chúng.
- Các kỷ yếu hội thảo khoa học về cơng tác văn phịng và quản trị văn
phịng của các cán bộ, nhân viên đang làm cơng tác văn phòng tại các Bộ, Ban,
Ngành, địa phƣơng nhƣ: Văn phịng Chính phủ; Bộ Nội vụ; Ủy ban Nhân dân
TP. Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, …
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn bao gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận của việc xây dựng và hoàn thiện các quy chế,
quy định về hoạt động văn phòng.
Chƣơng 2. Thực trạng xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy
định tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ.
Chƣơng 3. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt
động văn phịng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Cơng nghệ và Tài năng trẻ.

12

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN
CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG
1.1. Văn phịng và vị trí, vai trị, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
1.1.1. Văn phòng
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong tất cả các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là cơ quan).
Hiện nay có nhiều cách định nghĩa về văn phịng. Năm 2015, trong cuốn
giáo trình Quản trị văn phịng1, các tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn
Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng cho rằng:
- Theo nghĩa hẹp, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là
nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức
trách nhất định (thị trƣởng, nghị viên, luật sƣ, …)
- Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc đƣợc lập ra để thực
hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt
động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ
đạo, điều hành mọi mặt công tác của ngƣời lãnh đạo.
Trong bài viết gần đây PGS.TS Vũ Thị Phụng2 đã đƣa ra 04 định nghĩa về
văn phòng nhƣ sau:
a) Định nghĩa 1: Văn phòng là trụ sở, nơi làm việc của lãnh đạo và bộ
máy tham mƣu, giúp việc; là trung tâm giao dịch, liên lạc chính thức của các cơ
quan, đơn bị.
b) Định nghĩa 2: Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc, có chức năng
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành;
đồng thời tổ chức thực hiện hoặc theo dõi kết quả thực hiện những quyết định
quản lý đã ban hành.
1

Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015): Quản trị văn phòng
(giáo trình đại học), Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh.

2
PGS. TS. Vũ Thị Phụng (số 03/2018): Văn phịng - các góc độ tiếp cận và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn
thời gian.

13


c) Định nghĩa 3: Văn phịng là bộ phận có chức năng tham mƣu tổng hợp
và đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho lãnh đạo và bộ máy tham
mƣu, giúp việc của các cơ quan.
d) Định nghĩa 4: Văn phịng là từ để chỉ những cơng việc, hoạt động liên
quan đến văn bản, giấy tờ, thủ tục, quy chế, quy định, quy chuẩn, quy trình, …
Từ các định nghĩa trên cho thấy bất cứ cơ quan nào dù lớn, dù nhỏ cũng
không thể hoạt động đƣợc nếu khơng có văn phịng.
Trong luận văn của mình, tác giả sẽ sử dụng khái niệm văn phòng theo định
nghĩa 2 (mục b) và định nghĩa 3 (mục c) nêu trên vì hai định nghĩa này tƣơng
đồng với chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học,
Cơng nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ƣơng Đồn) mà tác giả chọn là địa bàn
nghiên cứu.
1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng
Là một thực thể hiện hữu ở tất cả các cơ quan do đó vị trí và vai trị của
văn phịng thể hiện ở chính chức năng mà nó đảm nhiệm: đảm bảo thơng tin cho
hoạt động quản lý, điều hành; đảm bảo điều kiện và phƣơng tiện làm việc; duy
trì và phát triển các mối quan hệ của cơ quan, …
Theo PGS.TS. Vũ Thị Phụng3 nếu thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ
đƣợc giao, Văn phịng có vai trị và vị trí nhƣ sau:
- Văn phịng là bộ phận chun mơn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của
lãnh đạo cơ quan. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo đƣợc trôi chảy,
thuận lợi, hiệu quả đƣợc thơng qua các chƣơng trình, kế hoạch do văn phịng xây
dựng nhƣ lịch cơng tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh

đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ phƣơng tiện đi lại, kinh
phí chi tiêu mỗi khi lãnh đạo đi cơng tác, … Ngồi ra, văn phịng cịn là “bộ lọc”
giúp cho lãnh đạo khơng mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày để
tập trung vào các vấn đề chiến lƣợc cho sự phát triển của cơ quan.
3

PGS.TS. Vũ Thị Phụng (số 03/2018): Văn phịng - các góc độ tiếp cận và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn
thời gian.

14


- Văn phịng là đầu mối thơng tin của cơ quan. Văn phịng tổ chức các nguồn
thơng tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý của
lãnh đạo cũng nhƣ hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác.
- Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thơng tin chính thức ra ngồi
cơ quan. Các thơng tin của văn phịng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng
tin cậy vì đã đƣợc xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm sốt chặt chẽ. Và
những thơng tin văn phịng cung cấp ra ngồi là những thơng tin chính thức
của cơ quan.
- Văn phòng là bộ phận tham mƣu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác
điều hành, quản lý hành chính cơ quan. Trong cơng tác quản lý cơ quan các
quyết định của lãnh đạo ban hành hầu nhƣ đều có sự đóng góp của văn phịng
thơng qua những cơng việc cụ thể nhƣ cung cấp thông tin, đánh giá tình hình,
nghiên cứu các văn bản pháp luật, đƣa ra dự báo và giải pháp. Có thể nói ở vị
trí này, văn phòng đƣợc coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo.
- Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ
quan. Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan
với cơng dân, đối tác, khách hàng đều đƣợc tổ chức tại văn phòng. Việc tiếp
đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên

cũng nhƣ phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài
lịng vì đƣợc tơn trọng. Thiết kế văn phịng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ
cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tƣợng lớn đối với khách. Tất
cả những ấn tƣợng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan,
góp phần quảng bá thƣơng hiệu của cơ quan. Chính vì thế, văn phịng cịn đƣợc
coi là “bộ mặt” của cơ quan.
1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những
điều kiện tồn tại nhƣ bất kỳ một thực thể nào thông qua mối quan hệ đặc trƣng
với mơi trƣờng mà nó tồn tại. Hoạt động của văn phịng có mục tiêu riêng và liên
15


tục đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với môi trƣờng của nó. Theo PGS.TS. Đào
Xn Chúc4 văn phịng có các chức năng và nhiệm vụ nhƣ sau:
a) Chức năng của văn phịng: Có 03 chức năng sau
* Chức năng tham mƣu
Chức năng tham mƣu của văn phịng có đặc điểm khác so với chức năng
tham mƣu của các phòng, ban, đơn vị (gọi tắt là phòng, ban). Chức năng tham
mƣu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức, điều hành công việc trong cơ quan
nhƣ: xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong cơ quan;
xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cơng tác tháng, quý, năm; sắp xếp lịch làm việc
hàng tuần của cơ quan; thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ kịp
thời giúp lãnh đạo ra quyết định quản lý; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện các chƣơng trình kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý; tổ chức
sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp báo cáo công tác thƣờng kỳ về hoạt động
của cơ quan; thẩm định văn bản do các phịng, ban chun mơn soạn thảo, ...
* Chức năng tổng hợp
Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin, các biện pháp, phƣơng tiện
xử lý thông tin và qua đó theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên tất cả các

mặt hoạt động của cơ quan. Những thơng tin đó đƣợc phân tích, xử lý, kiểm tra,
đánh giá và tổng hợp báo cáo lãnh đạo. Kết quả tham mƣu phải đƣợc xuất phát
từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thơng tin đầu vào, đầu ra, kể cả
những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đƣợc.
* Chức năng hậu cần
Mọi hoạt động của cơ quan không thể thiếu cơ sở vật chất, phƣơng tiện,
trang thiết bị, tài chính ... là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo việc
vận hành của mỗi cơ quan, chúng phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và
không ngừng đƣợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt
PSG.TS. Đào Xuân Chúc (2017): Tập bài giảng Chức năng và Cơng nghệ Quản trị văn phịng (tài liệu lƣu
hành nội bộ).
4

16


động của cơ quan đó. Đó cũng chính là chức năng hậu cần của văn phịng, một
hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi
cơ quan.
Nhƣ vậy, việc xác định rõ chức năng của văn phòng là hết sức cần thiết,
các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ và bổ sung cho nhau. Nhận thức đúng
về chức năng của văn phòng sẽ đƣa tới những quan niệm đúng trong việc tuyển
chọn, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ thực thi nhiệm vụ hiệu quả nhất, nâng cao năng
suất và chất lƣợng cơng việc của tồn cơ quan.
b) Nhiệm vụ của văn phịng: Có 06 nhiệm vụ sau
* Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế, quy định của cơ quan
Mỗi một cơ quan muốn vận hành đƣợc trôi chảy, thông suốt đều phải tuân
thủ thống nhất những quy chế, quy định đã ban hành. Những văn bản pháp lý
này là công cụ quyền lực và là nhiệm vụ bắt buộc đầu tiên phải làm khi cơ quan
nói chung và văn phịng nói riêng đi vào hoạt động.

* Xây dựng chƣơng trình kế hoạch cơng tác của cơ quan
Trong q trình hoạt động mỗi một cơ quan đều có những chức năng,
nhiệm vụ và mục tiêu riêng, do đó các cơ quan đều phải đề ra chiến lƣợc, kế
hoạch, phƣơng hƣớng phù hợp để hƣớng tới mục tiêu chung đã đặt ra đạt hiệu
quả cao nhất. Việc xây dựng và giám sát thực hiện các chƣơng trình, kế hoạch đó
là nhiệm vụ của văn phòng.
* Thu thập, quản lý và xử lý thơng tin
Thơng tin có mặt trong tất cả các khâu của q trình quản lý và lãnh
đạo. Thơng tin có nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Chính vì vậy,
ngƣời lãnh đạo khơng thể tự thu thập, xử lý tồn bộ thơng tin đƣợc mà phải
giao nhiệm vụ đó cho văn phịng thực hiện. Nhiệm vụ của văn phòng là đảm
bảo việc thu thập, chuyển phát tất cả các thông tin đến, đi, phân loại và xử lý
thông tin đƣợc kịp thời, chính xác để khơng ảnh hƣởng tới mục tiêu chung của
cơ quan.
17


* Thực hiện cơng tác văn thƣ, lƣu trữ
Văn phịng phải giải quyết tất cả các công việc liên quan đến công tác văn
thƣ, lƣu trữ của cơ quan; tổ chức, theo dõi việc giải quyết các văn bản và chịu
trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản khi ban hành văn
bản với đầy đủ về nội dung, đúng thẩm quyền và tổ chức lƣu trữ hồ sơ, tài liệu
theo đúng quy định hiện hành của cơ quan cấp trên.
* Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan
Văn phịng lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, hàng q
và tham mƣu phân phối hạn mức kinh phí, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của
Nhà nƣớc và quy định của cơ quan cấp trên.
Văn phịng có nhiệm vụ quản lý tài sản công, hƣớng dẫn các đơn vị làm
báo cáo, thống kê, đánh giá tài sản, tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng tài sản
cơng của cơ quan và kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc về sử

dụng tài sản cơng. Những cơng việc này có ảnh hƣởng trực tiếp tới hoạt động
của cơ quan.
* Tổ chức các hoạt động đối nội, đối ngoại
Hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của các cơ quan với công dân,
đối tác, khách hàng đều đƣợc tổ chức tại văn phịng. Việc tiếp đón trang trọng,
ứng xử lịch sự trong giao tiếp của CBNV, phong cách làm việc chun nghiệp sẽ
làm đối tác, khách hàng hài lịng vì đƣợc tơn trọng. Thiết kế văn phịng hợp lý,
khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn
tƣợng tốt đối với khách. Những ấn tƣợng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế,
uy tín và góp phần quảng bá thƣơng hiệu của cơ quan.
Ngồi các nhiệm vụ chính của văn phòng mà bất cứ cơ quan nào cũng
phải thực hiện nhƣ đã phân tích ở trên, tuy nhiên trên thực tế văn phịng cịn có
những nhiệm vụ khác tùy theo tính chất, đặc trƣng và điều kiện, hồn cảnh cụ
thể của từng cơ quan.
18


1.2. Quản trị văn phòng
Theo PGS.TS. Đào Xuân Chúc5 quản trị và quản trị văn phòng đƣợc hiểu
nhƣ sau:
Quản trị là những hoạt động cần thiết đƣợc thực hiện nhằm duy trì và tạo
điều kiện cho tập thể, con ngƣời hoạt động hƣớng về mục tiêu chung.
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nhằm hoạch
định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm sốt các cơng việc hành chính
văn phịng của cơ quan một cách khoa học và hiệu quả.
1.3. Hoạt động văn phòng và tổ chức khoa học hoạt động văn phòng
1.3.1. Hoạt động văn phịng: là từ để chỉ các cơng việc, nhiệm vụ đƣợc một
hoặc nhiều ngƣời, một hoặc nhiều bộ phận triển khai, thực hiện nhằm hƣớng tới
mục tiêu nhất định.
Hoạt động văn phịng là những cơng việc, nhiệm vụ thuộc chức năng,

nhiệm vụ của văn phòng, do văn phòng triển khai, thực hiện, nhằm hƣớng tới
mục tiêu đảm bảo nguồn thông tin văn bản và các phƣơng tiện, điều kiện làm
việc tốt nhất cho cơ quan6.
1.3.2. Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng: đƣợc hiểu là những phƣơng
pháp, kỹ thuật thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đƣa bộ máy, hoạt động
văn phòng đƣợc bài bản và khoa học7, …
Trong quá trình hoạt động của văn phịng, việc tổ chức khoa học hoạt
động văn phịng có ý nghĩa và ảnh hƣởng đến hiệu quả không chỉ của văn
phịng mà cịn của cả cơ quan nói chung. Muốn cơng việc trong văn phịng
đƣợc hoạt động bài bản, khoa học thì cần phải chuẩn hóa tất cả các hoạt động
của văn phòng.
PSG.TS. Đào Xuân Chúc (2017): Tập bài giảng Chức năng và Cơng nghệ Quản trị văn phịng (tài liệu lƣu
hành nội bộ).
6
Phùng Thị Phƣơng Liên (khóa QH-2016-2019): Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng,
Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (gọi tắt là KHXH và NV), Đại học Quốc gia Hà Nội.
7
PSG.TS. Đào Xuân Chúc (2017): Tập bài giảng Chức năng và Cơng nghệ Quản trị văn phịng (tài liệu lƣu
hành nội bộ).
5

19


a) Chuẩn hóa hoạt động văn phịng: đƣợc hiểu là các biện pháp của cơ
quan nhằm ban hành, phổ biến, hƣớng dẫn các quy chế, quy định hoặc tiêu
chuẩn, quy chuẩn về hoạt động văn phòng, đồng thời kiểm tra và xử lý kết quả
thực hiện trên cơ sở các quy chế và quy định đang còn hiệu lực8.
Nhƣ vậy, về mặt lý thuyết chuẩn hóa hoạt động văn phịng có 03 mức độ:
- Chuẩn hóa băng các quy chế, quy định

- Chuẩn hóa bằng các tiêu chuẩn
- Chuẩn hóa bằng các quy chuẩn
Trong phạm vi đề tài nghiên cứu, luận văn của tơi chỉ nghiên cứu vấn đề
chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở mức độ ban hành và tổ chức thực hiện các quy
chế, quy định.
b) Mục tiêu và lợi ích của việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng: mục tiêu
của việc chuẩn hóa nói chung là tạo ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý,
điều hành. Trong phạm vi văn phịng, việc chuẩn hóa hoạt động văn phịng cũng
nhằm tạo nên sự thống nhất chung.
Có thể nói, việc chuẩn hóa các hoạt động nói chung và hoạt động văn
phịng nói riêng sẽ mang lại những lợi ích sau đây cho các cơ quan:
Thứ nhất, việc triển khai, thực hiện các cơng việc, nhiệm vụ của văn
phịng sẽ có căn cứ, cơ sở, tuân thủ theo những nguyên tắc đã đƣợc xác định và
đáp ứng các yêu cầu đặt ra.
Thứ hai, việc kiểm tra, đánh giá kết quả các cơng việc, nhiệm vụ đã hồn
thành cũng dựa trên các chuẩn mực đã đƣợc thống nhất, tránh việc đánh giá theo
ý kiến chủ quan của ngƣời quản lý.
Thứ ba, việc chuẩn hóa sẽ giúp các cơ quan, tổ chức tiết kiệm thời gian,
công sức, tiền bạc. Bởi lẽ, việc thực hiện các cơng việc có nhiều phƣơng pháp,
cách thức khác nhau. Nếu khơng có chuẩn mực, khi thực hiện sẽ mất thời gian
bàn bạc, lựa chọn cách nào cho phù hợp.
Phùng Thị Phƣơng Liên (khóa QH-2016-2019): Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng,
Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (gọi tắt là KHXH và NV), Đại học Quốc gia Hà Nội.
8

20


Thứ tƣ, nếu hoạt động văn phịng đƣợc chuẩn hóa sẽ hạn chế việc điều
hành, chỉ đạo theo ý kiến chủ quan của ngƣời lãnh đạo, quản lý dẫn đến mỗi

ngƣời mỗi ý khác nhau, tạo ra sự thiếu thống nhất trong q trình thực hiện, …
Có thể nói, việc chuẩn hóa các hoạt động văn phịng là việc làm cần thiết,
tất yếu và để chuẩn hóa hoạt động văn phịng thì các nhà quản lý khơng cịn cách
nào khác là cần ban hành các quy chế, quy định cho từng hoạt động cụ thể của
văn phòng.
1.4. Khái niệm quy chế, quy định và các loại quy chế, quy định cơ bản về
hoạt động văn phòng
1.4.1. Khái niệm quy chế, quy định
Hiện nay, trong Thông tƣ 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã quy định
32 loại văn bản hành chính, trong đó có quy chế và quy định. Tuy nhiên, cho
đến nay, vẫn chƣa có văn bản nào định nghĩa hoặc giải thích cũng nhƣ phân
biệt sự khác nhau giữa hai loại văn bản nói trên. Trong bài viết gần đây nhất
của TS Nguyễn Thị Kim Bình 9 đã đƣa ra khái niệm về quy chế và quy định
nhƣ sau:
a) Quy chế: là loại hình văn bản quản lý nội bộ do các cơ quan ban hành
trên cơ sở quy định của pháp luật, quy định nguyên tắc, quyền và trách nhiệm
pháp lý đối với từng đối tƣợng có liên quan trong việc thực hiện các hoạt động
chung hoặc hoạt động từng lĩnh vực của chính cơ quan nhằm đảm bảo sự thống
nhất, khoa học và hiệu quả.
Ví dụ: để một cơ quan đi vào hoạt động đƣợc đúng tôn chỉ, mục đích
khi thành lập thì bao giờ cũng phải có quy chế tổ chức và hoạt động để quy
định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, nhân sự, … là văn
bản pháp lý quan trọng để từ đó ngƣời đứng đầu có căn cứ pháp lý triển khai
công việc cũng nhƣ ban hành các văn bản để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao
của cơ quan.
9

TS. Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019): Bài viết Hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh hoạt động hành chính
văn phịng của các cơ quan: khái niệm, văn trò và quy trình xây dựng, Tạp chí Dấu ấn thời gian.

21