(Tiểu luận) báo cáo nội dung môn học dữ liệu – thông tin – tri thức các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin quản lý

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA CƠNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO NỘI DUNG MÔN HỌC
Giảng viên hướng dẫn:

Th.S Lâm Hoàng Trúc Mai

Sinh viên thực hiện:

Phan Thị Ngọc Huyền – 2121010343
Nguyễn Dương Gia Hân – 2121001080

Lớp:

Hệ thống thông tin quản lý sáng thứ 3

Mã lớp học phần:

2231112002201

h


Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 9 năm 2022

h


1)

Mục Lục

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN.............................................................................................................3
1.1)
1.1.1

Dữ liệu là gì? Cho ví dụ?...................................................................................................3

1.1.2

Phân loại dữ liệu? Cho ví dụ?...........................................................................................3

1.1.3

Thơng tin là gì? Cho ví dụ?...............................................................................................3

1.1.4

Giá trị của thơng tin là gì?.................................................................................................4

1.1.5

Đặc điểm của thơng tin là gì?............................................................................................4

1.1.6

Knowledge là gì?................................................................................................................5

1.2)

Hệ thống và các khái niệm liên quan........................................................................................5

1.2.1.

System là gì?.......................................................................................................................5

1.2.2.

Hệ thống con.......................................................................................................................6

1.3)

Tổ chức.......................................................................................................................................6

1.4

Khái Niêm Về Hệ Thống Thông Tin.........................................................................................7

1.4.1
2)

Dữ liệu – Thông tin – Tri thức..................................................................................................3

Hệ thống thông tin ( information system)........................................................................7

CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ..............................8
2.1) Cơ Sở Hạ Tầng Công Nghệ Thông Tin.........................................................................................8
2.1.1) Hệ Thống Phần Cứng..............................................................................................................8
2.1.2) Hệ Thống Phần Mềm............................................................................................................11

- Các loại phần mềm ứng dụng..............................................................................................................12
2.1.3) Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu.................................................................................................12
2.1.4) Viễn Thơng Và Mạng............................................................................................................13
2.2) Quy Trình Nghiệp Vụ..................................................................................................................15
2.3) Nhân Lực......................................................................................................................................16

3. ĐẶC TRƯNG CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN...............................................................................19
3.1.

Khái niệm.................................................................................................................................19

4. TÍNH CHẤT CỦA THÔNG TIN THEO CÁC CẤP........................................................................20
5. CHẤT LƯỢNG CỦA HTTT..............................................................................................................25

h


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1:CPU........................................................................................................................ 9
Hình 2:ổ đĩa cứng...............................................................................................................9
Hình 3:Ổ đĩa mềm............................................................................................................10
Hình 4: Ổ đĩa quang.........................................................................................................10
Hình 5: Đĩa Quang...........................................................................................................10

h


1) CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1)

Dữ liệu – Thông tin – Tri thức
1.1.1 Dữ liệu là gì? Cho ví dụ?
Dữ liệu là một khái niệm rất trừu tượng, chính là thơng tin đã được đưa vào
máy tính. Dữ liệu sau khi tập hợp và xử lý sẽ cho ta thông tin. Nói một cách
khác, dữ liệu là thơng tin đã được mã hóa trong máy tính.
Dữ liệu cịn được định nghĩa là chuỗi bất kỳ của một hoặc nhiều ký tự có ý
nghĩa thơng qua việc giải thích một hành động cụ thể nào.
Dữ liệu biểu diễn số lượng, tính chất hoặc ký hiệu hoạt động được máy tính
lưu trữ trên ổ cứng từ, đĩa quang và được truyền đi dưới dạng tín hiệu điện.
Ví dụ: như con số điểm thi là một dữ liệu hoặc con số về nhiệt độ trong ngày là
một dữ liệu, hình ảnh về con người hay phong cảnh cũng là những dữ liệu,…
1.1.2 Phân loại dữ liệu? Cho ví dụ?
Dữ liệu được phân làm 3 loại :
 Dữ liệu công khai: Là dữ liệu doanh nghiệp có thể tiết lộ cơng khai ra
ngồi.
VD: thơng tin liên hệ của doanh nghiệp, các bài viết chia sẻ kiến thức,
thông tin san phẩm trên blog, page, website của doanh nghiệp đó.
 Dữ liệu nội bộ : Là dữ liệu có u cầu bảo mật thấp nhưng khơng đồng
nghĩa với việc công khai thông tin nội bộ ra bên ngoài.
VD:Những tài liệu nghiên cứu về thị trường của cơng ty.
 Dữ liệu bí mật: Là loại dữ liệu nội bộ đặc biệt nhạy cảm. Nếu dữ liệu này bị
phát tán, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về mặt tài chính hoặc pháp lý. Dữ
liệu bí mật yêu cầu doanh nghiệp phải luôn bảo vệ nghiêm ngặt.
VD: thông tin nội bộ thiết kế sản phẩm mới của công ty phải được bảo mật
cho đến khi sản phẩm được tung ra thị trường. Nếu thông tin này được tung
ra bên ngoài bị đối thủ cạnh tranh sao chép và hồn thành trước sẽ khiến
cho cơng ty tổn thất về mặt tài chính hoặc nếu ra sản phẩm sau sẽ chịu phạt
hành chính vì vi phạm bản quyền.
1.1.3 Thơng tin là gì? Cho ví dụ?
Thơng tin là tập hợp các dữ liệu được tổ chức để tăng thêm giá trị cá nhân của

từng dữ liệu.
Khi các dữ liệu được sắp xếp theo một cách có ý nghĩa thì chúng trở thành
thông tin Thông tin là tập hợp các dữ liệu được tổ chức để tăng thêm giá trị cá
nhân của từng dữ liệu.

h


Khi các dữ liệu được sắp xếp theo một cách có ý nghĩa thì chúng trở thành
thơng tin.
VD: Khi đi phỏng vấn việc làm chúng ta cần phải cung cấp những thông tin
cho người phỏng vấn như họ tên, tuổi, quê quán, địa chỉ đăng ký thường
trú, số điện thoại liên hệ, email, những công việc đã từng làm…
1.1.4 Giá trị của thơng tin là gì?
Giá trị của thơng tin được liên kết trực tiếp với cách mà nó giúp người sử dụng
thơng tin đạt được mục đích sử dụng thơng tin của họ. Thơng tin có giá trị giúp
người sử dụng thơng tin hồn thành cơng việc một cách hiệu quả hơn.
VD: Đối với bộ phận nghiên cứu thị trường, thông tin về biến động thị trường,
hành vi người tiêu dùng rất quan trọng trong việc tổng hợp, đưa ra dự đốn thị
trường. Từ đó, cơng ty sẽ lập kế hoạch hoat động hiệu quả.
1.1.5 Đặc điểm của thông tin là gì?
Rõ ràng, dễ hiểu và khách quan là tất cả các đặc điểm giúp thông tin dễ sử
dụng. Văn phong, ngữ pháp và thuật ngữ kỹ thuật cần phải lưu ý đến người
dùng cuối.
+ Tính chính xác (Accurate): thơng tin chính xác là những thơng tin khơng
chứa lỗi. Ví dụ: những thơng tin của khách hàng cần phải chính xác để cho các
shop bán hàng có thể quản lý thơng tin để thực hiện chính sách tri ân khách
hàng.
+ Tính đầy đủ (Complete): thơng tin khơng cần q nhiều, thông tin cần
đầy đủ đối với người sử dụng thơng tin. Thiếu thơng tin cần thiết sẽ gây khó

khăn trong công việc đối với người cần sử dụng thông tin.
Ví dụ: thơng tin về một vụ phạm tội, cơng an cần đầy đủ thông tin, chứng cứ
để phục vụ về việc điều tra của mình.
+ Tính kinh tế (Economical): Thông tin được sử dụng phải tạo ra giá trị cao
hơn giá trị để tạo ra nó.
Ví dụ: chi phí để nghiên cứu, khảo sát thị trường phải thấp hơn doanh thu kinh
doanh của cơng ty.
+Tính mềm dẻo (Flexible): Thơng tin được sử dụng cho nhiều mục đích,
cơng việc khác nhau thì gọi là tính mềm dẻo của thơng tin.
Ví dụ: thơng tin hàng hố đang lưu kho, giúp xác định số lượng hàng hoá tồn
kho, số lượng hàng hoá đã bán ra, doanh số bán hàng,…
+
Tính tin cậy (Reliable): tính đáng tin cậy của thơng tin là
+
Tính phù hợp (Relevant): thơng tin rất đa dạng, vì vậy cần lọc ra các
thông tin cần thiết nhất đối với người sử dụng thơng tin.
Ví dụ: Khi khách hàng nhập đầy đủ thông tin của bản thân, nhân viên sẽ lọc ra
những thông tin cần thiết như ngày tháng năm sinh, căn cước công dân, tên
khách hàng, nơi ở để chuyển hàng khách đặt đến nơi ở của khách , tổ chức tri
ân cho khách khi đến sinh nhật khách.

h


+
Tính đơn giản (Simple): thơng tin phải được rút gọn nhưng đầy đủ
đối với người sử dụng thông tin để họ dễ dàng khai thác, nghiên cứu.
Ví dụ: Giám đốc chỉ cần bản báo cáo kết quả hoạt động theo q kinh doanh từ
phịng kế tốn để biết được hiệu quả kinh doanh của cơng ty.
+

Tính kịp thời (Timely): thơng tin kịp thời là thông tin đến kịp lúc với
người cần sử dụng thơng tin đó.
Ví dụ: Thơng báo bằng sms đến người dân ở các địa phương nhiều nơi để cập
nhập tình hình tiêm vacxin.
+
Tính kiểm tra được (Verifiable): cho phép người khác kiểm tra sự
chính xác của thơng tin từ những nguồn khác nhau.
Ví dụ:
+
Tính dễ khai thác (Accessible): thơng tin có thể dễ dàng tra cứu và
sử dụng đối với những người có quyền với thơng tin đó.
Ví dụ: danh sách thu chi của cơng ty hàng tháng tổng kết từng file excel để dễ
dàng tra cứu sổ sách và khi giám đốc xem doanh thu chi tiêu trong tháng dễ
nhìn và tra cứu hơn.
+
Tính an tồn (Secure): Thông tin cần được bảo mật trước những
người không có thẩm quyền với thơng tin đó.
Ví dụ: thơng tin các chủ tài khoản ngân hàng phải được bảo mật, không được
để lộ thông tin tài khoản, mật khẩu của khách hàng với những người khơng
phải chính khách hàng, gây ra những vụ chiếm đoạt tiền, lừa đảo.
1.1.6 Knowledge là gì?
Knowledge : là nhận thức và sự hiểu biết từ tập hợp các thông tin và cách mà
thông tin được tạo ra có ích để hỗ trợ một cơng việc cụ thể hoặc ra quyết định.
VD: hiểu biết của doanh nghiệp về khách hàng , các đối thủ , các đối tác, mơi
trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh và các hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp- cơ sở quan trọng để có thể ra được những quyết định kinh
doanh hiệu quả, hết sức quan trọng và mang tầm chiến lược.
1.2)

Hệ thống và các khái niệm liên quan

1.2.1. System là gì?
Hệthống (System): là một tập hợp các yếu tố hoặc thành phần tương tác với
nhau để đạt được mục tiêu chung. Chính những thành phần và các mối liên hệ
trong hệ thống xác định hệ thống làm việc như thế nào. Hệ thống bao gồm đầu
vào (Inputs), cơ chế xử lý (Processing mechanisms), đầu ra (Outputs) và sự
phản hồi (Feedback).
VD: xem xét một hệ thống rửa xe tự động.Đầu vào của hệt hống này là xe cần
rửa, nước và các thành phần lau rửa. Thời gian, nguồn điện, kỹ năng và kiến
thức cũng là những đầu vào vì ta cần chúng để điều hành hệ thống. Kỹ năng là
khả năng đểđiềuhành thành công các tia nước, chổi quét và các thiết bịsấy khô.

h


Kiến thức được dùngđểxác định các bước rửa xe. Cơ chế xử lý là chọn lựa hình
thức rửa: chỉ rửa; rửa và đánh bóng;rửa, đánh bóng và sấy khơ;...Cơ chế phản
hồi là việc đánh giá về việc chiếc xe sạch như thế nào. Một chiếc xe sạch là
đầu ra của hệ thống này.
1.2.2. Hệ thống con
+ Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế với mục đích để tạo nên một

cấu trúc tốt gồm những hệ thống con, đó là những hệ thống được ghi chép lại
những thơng tin nội bộ của tổ chức doanh nghiệp, hệ thống tình báo, hệ thống
tìm hiểu và nghiên cứu cuối cùng là hệ thống hỗ trợ và đưa ra quyết định sau
cùng.
+ Hệ thống con nhằm giảm thiểu sự phức tạp, cồng kềnh. Giúp người quản lý
dự án phân chia công việc cho các nhóm phát triển, xác định thứ tự thực hiện
các phần việc của hệ thống. Nhằm tạo ra sự thuận lợi cho quá trình thiết kế
cũng như khai thác, bảo dưỡng sau này.

VD: Hệ thống con khách hàng gồm những chức năng liên quan đến khách
hàng như xử lý đơn hàng, xử lý hóa đơn, thanh tốn, xử lý nợ đọng….
1.3) Tổ chức
 Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác
định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ
phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền
hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao. Việc tổ chức này gọi là tổ chức
bộ máy. Hoạt động tổ chức còn là việc bố trí sắp xếp việc thực hiện các cơng việc
trong một cơ cấu tổ chức như: Doanh nghiệp sản xuất (gọi là tổ chức sản xuất),
Dự án (gọi là tổ chức thực hiện dự án, trường hợp đặc thù là trong dự án xây
dựng gọi là tổ chức xây dựng (tổ chức thi cơng là một phần của nó) và tổ chức thi
công (tức tổ chức thực hiện xây dựng trên công trường).
 Tổ chức là hệ thống do đó nó cũng có các thành phần của hệ thống như đầu vào,
cơ chế xử lý, đầu ra, cơ chế phản hồi. Tổ chức sử dụng các yếu tố: tiền, con
người, nguyên vật liệu, máy móc và các thiết bị khác, dữ liệu, thơng tin và các
quyết định. Trong đó, vật liệu, con người, tiền được xem như là đầu vào của hệ
thống lấy từ môi trường, qua cơ chế xử lý, chuyển đổi để sản xuất đầu ra cho môi
trường. Đầu ra thường là sản phẩm hoặc dịch vụ mà đương nhiên là có giá trị cao
hơn so với từng đầu vào. Thông qua việc tạo ra các giá trị tăng thêm từ đầu vào,
các tổ chức cố gắng đạt được mục tiêu của mình.

h






Dưới góc độ quản lý, một tổ chức được cấu thành từ 3 mức, mỗi mức thực hiện
những hoạt động khác nhau và có những nhu cầu thơng tin khác nhau. Ba mức

quản lý ở đây là:
 Chiến lược
 Chiến thuật
 Tác nghiệp
- Những người chịu trách nhiệm điều hành ở mức chiến lược có nhiệm vụ xác
định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, từ đó thiết lập các chính
sách và đường lối chung cho tổ chức. Trong một doanh nghiệp sản xuất thơng
thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch – Tổng giám đốc hoặc các phó chủ tịch
hãng phụ trách. Những trách nhiệm chiến thuật thuộc về mức kiểm soát quản
lý, nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược do
mức chiến lược đặt ra.
Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục
tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật mua sắm, tung ra các sản phẩm mới,
thiết lập và theo dõi ngân sách là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý chiến
thuật. Trong doanh nghiệp, thông thường các vị trí quản lý như trưởng phịng tài
vụ, trưởng phịng tổ chức hay trưởng phòng cung ứng thuộc về mức quản lý
này.
VD: tổ chức ở công ty đứng đầu là giám đốc, sau đó đến phó giám đốc, trưởng
phịng ban, nhân viên.
1.4 Khái Niêm Về Hệ Thống Thông Tin
1.4.1 Hệ thống thông tin ( information system)
 Information system viết tắt là IS, có nghĩa là hệ thống thơng tin. Hệ thống
thơng tin là một tập hợp các yếu tố có mối quan hệ mật thiết với nhau cùng làm
nhiệm vụ là thu thập, xử lý, tổng hợp, lưu trữ và truyền đạt thơng tin để đặt một
mục đích cụ thể nào đó cho cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp.
 Hệ thống thông tin gồm nhiều yếu tố khác nhau tạo nên khối dữ liệu khổng lồ
và được phân chia thành từng lĩnh vực hệ thống thông tin nhất định như truyền
thông, giao thông, hệ thống thông tin các trường học… Đồng thời, hệ thống
thơng tin có những dạng khác nhau, có thể dưới dạng hữu hình như máy móc,
thiết bị, phịng ban, nhân sự…

 Nhưng hệ thống thơng tin cũng tồn tại dưới dạng vơ hình, phi vật chất như số
liệu, dữ liệu data, các quy trình xử lý, quy tắc… Trước đây hệ thống thông tin

h


chủ yếu thu thập và lưu trữ bằng những tủ hồ sơ, văn bản nhưng ngày nay công
nghệ thông tin phát triển, hệ thống thông tin được lưu trữ bằng phần mềm,
phần cứng và được quản lý dễ dàng bằng cách tự động hóa.
VD: một doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm thu thập hệ thống thông tin về
spa, cơ sở thẩm mỹ và làm đẹp hiện tại đang hoạt động trên địa bàn sẽ giúp
doanh nghiệp đề ra được phương án tiếp cận khách hàng này phù hợp và hiệu
quả.
2) CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.1) Cơ Sở Hạ Tầng Công Nghệ Thông Tin
2.1.1) Hệ Thống Phần Cứng
- Phần cứng (Hardware) bao gồm bất kỳ các thiết bị, máy móc hỗ trợ các hoạt
động nhập, xửlý, lưu trữvà xuất là một thuật ngữ dùng để miêu tả tất cả những thiết bị vật
lý hữu hình nằm ở bên trong và bên ngồi máy tính mà người dùng có thể nhìn thấy và
cầm nắm chúng được.
Một chiếc máy tính sẽ được cấu thành từ các thiết bị phần cứng nằm bên ngồi như: Màn
hình máy tính, bàn phím keyboard, chuột máy tính mouse, tai nghe headphone, máy
in, máy chiếu, loa, USB... Bên cạnh đó khơng thể khơng kể đến những thiết bị nằm bên
trong bao gồm: bộ nguồn, chip CPU, bo mạch chủ mainboard, RAM, ROM, card màn
hình card âm thanh, quạt tản nhiệt, Modem, thiết bị lưu trữchính (primary storage hoặc
memory) và phụ (secondarystorage), thiết bịxử lý (bộ xử lý trung tâm)… cùng một số
Drive như: Bluray, DVD, CD-ROM, ổ cứng, ổ đĩa mềm,…
a) Thiết Bị Xử Lý Và Lưu Trữ
-

Bộ xử lý trung tâm (Central Processing Unit-CPU) được xem là não bộ của máy
tính với nhiệm vụ chính là xử lý các chương trình vi tính, dữ kiện đầu vào của
máy tính và xử lý tất cả các lệnh mà CPU nhận được từ phần cứng và phần mềm
chạy trên laptop hay máy tính

Hình 1:CPU

h


-

Thiết bị lưu trữ: Thiết bị lưu trữ (bộ nhớ kỹ thuật số, bộ lưu trữ, phương tiện lưu
trữ) là 1 phần khơng thể thiếu cho một chiếc máy tính, đảm nhiệm chức năng lưu
trữ đa dạng dữ liệu và các ứng dụng trên một máy tính tạm thời hoặc vĩnh viễn. 

-

Có 2 loại thiết bị lưu trữ được sử dụng với máy tính: 


Thiết bị lưu trữ chính: RAM máy tính 



Thiết bị lưu trữ phụ: Ổ cứng. Bộ nhớ thứ cấp có thể tháo rời, bên trong hoặc
bên ngồi.

Hình 2:ổ đĩa cứng

Hình 3:Ổ đĩa mềm

h


Hình 4: Ổ đĩa quang

Hình 5: Đĩa Quang

b) Thiết bị nhập
Trong điện toán, thiết bị nhập là một thiết bị được sử dụng để cung cấp dữ liệu và tín hiệu
điều khiển cho một hệ thống xử lý thông tin như máy tính hoặc các thiết bị thơng tin. Ví
dụ về các thiết bị đầu vào bao gồm bàn phím, chuột máy tính, máy quét, máy ảnh kỹ
thuật số, cần điều khiển và micro
c) Thiết bị xuất
Thiết bị xuất. Máy tính nhận thơng tin, xử lý và phải xuất thơng tin. Như vậy nơi để
nhận dữ liệu xuất ra sau khi xử lý gọi là bộ phận xuất hay thiết bị xuất. Hiện nay
người ta thường dùng hai thiết bị xuất chủ yếu là màn hình và máy in.

h


2.1.2) Hệ Thống Phần Mềm
Phần mềm (Software) có thể hiểu là một tập hợp các tập tin có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau, đảm bảo thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng nào đó trên thiết bị điện tử. Các tập
tin này có thể bao gồm: các file mã nguồn viết bằng một hoặc nhiều ngơn ngữ lập
trình, các file dữ liệu (thư viện), các file hướng dẫn.
a) Phần Mềm Hệ Thống
Phần mềm hệ thống là tập hợp những chương trình sử dụng để quản lý tài
nguyên của máy tính và những thiết bị đã kết nối trực tiếp với máy tính. Từ đó,

cho phép người dùng và phần mềm ứng dụng có thể tương tác với các phần cứng
của máy tính một cách hiệu quả.
Hay có thể hiểu, phần mềm hệ thống là phần mềm được thiết kế nhằm hỗ trợ
người dùng giao tiếp với những phần cứng hay các phần mềm ứng dụng đã có sẵn
trên máy tính hiện nay. Thuật ngữ phần mềm hệ thống này bao gồm tất cả những
công cụ phát triển mềm như: trình biên dịch, trình liên kết hay trình sửa lỗi hay.
b) Phần Mềm Ứng Dụng
-

Phần mềm ứng dụng (tiếng Anh: Application software, cịn viết tắt là Application
hoặc app) bao gồm tồn bộ các chương trình có thể chạy trên hầu hết mọi thiết bị
điện tử thơng minh như: máy tính để bàn, máy tính xách tay, điện thoại… Là phần
mềm được phát triển và cài đặt trên một môi trường nhất định, nhằm thực hiện
những công việc, những tác nghiệp cụ thể.
Môi trường hoạt động của phần mềm ứng dụng chính là phần mềm hệ thống vì
phần mềm hệ thống có thể tạo ra môi trường cho các phần mềm ứng dụng làm việc
trên đó và ln ở trạng thái làm việc khi thiết bị số hoạt động.
Phần mềm ứng dụng trực quan, được phát triển toàn diện, giao diện người dùng
đơn giản, xây dựng dựa trên những tiện ích tốt nhất dành cho người dùng.
- Các loại phần mềm ứng dụng

. Ứng dụng dành cho máy tính bàn
. Ứng dụng chạy trên nền tảng Web
. Bộ ứng dụng

h


-

Hiện nay, một sốlĩnh vực phát triển mạnh của phần mềmứng dụng là :
-Phần mềm xử lý văn bản (Word Processing)
-Phần mềm xử lý bảng tính (Wordsheet Processing)
-Phần mềm quản trịcơ sở dữ liệu DBMS
-Phần mềm tiện ích (Utility)-Phần mềm xửlý hìnhảnh
-Phần mềm đa phương tiện (Multimedia)
-Trình duyệt Internet (Internet browser)
-Ngơn ngữ lập trình (Programming language)

2.1.3) Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu
a) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu chính là một gói phần mềm được dùng để xác định, thao tác
cũng như truy xuất và quản lý dữ liệu. Hệ quản trị thường sẽ thao tác với các dữ liệu
của chính hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
 Hệ quản trị CSDL (Database Management System −DBMS) là một phần mềm máy
tính, cho phép tạo mới và quản trị các CSDL theo một mơ hình đã được lựa chọn.
Ngày nay, với mơ hình cơ sở dữ liệu quan hệ, các hệ quản trị thường được sử dụng là
Access, SQL Server và Oracle.
VD: định dạng dữ liệu, tên của file, cấu trúc của bản record và cả cấu trúc của file.
Ngoài ra, hệ quản trị cũng sẽ giúp xác định những quy tắc nhằm xác thực cũng như
thao tác với những dữ liệu này.
 Sự hình thành các mơ hình CSDL xuất phát từ nhu cầu quản lý dữ liệu trong thao tác
quản lý của mọi ngành, đặc biệt đối với các ngành hệ thống thông tin. Cùng với sự
phát triển của công nghệ thơng tin, dẫn đến tính phức tạp của các hệ thống quản lý
ngày càng tăng, cách thức quản lý dữ liệu theo kiểu quản lý tập tin (tập tin word,
excel, …) truyền thống bộc lộ những khuyết điểm khó hoặc không thể khắc phục:
 Dữ liệu được lưu trữ trùng lắp, dư thừa trong các tập tin, …
 Khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật, bảo trì, …
 Gây nhiều mâu thuẫn tiềm ẩn trong dữ liệu, …
 Bên cạnh việc tìm hiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì thì việc nắm rõ các chức năng

của hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng rất quan trọng như:
 Chức năng quản lý Data Dictionary.
 Kiểm soát truy cập nhiều người dùng
 Chức năng chuyển đổi và trình bày dữ liệu

h


 Chức năng quản lý tình tồn vẹn của dữ liệu
VD: hệ quản trị cơ sở dữ liệu bao gồm MySQL, PostgreSQL, Microsoft
Access, SQL Server, FileMaker, Oracle, RDBMS, dataBASE, Clipper và
FoxPro. Hiện tại có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu nên điểm mấu chốt là
phải có ngơn ngữ chung để chúng giao tiếp với nhau.
2.1.4) Viễn Thông Và Mạng
1. Viễn thông và mạng
a. Viễn thông:
 Viễn thông có tên trong tiếng Anh là: “Telecommunication”.
 Lĩnh vực viễn thơng bao gồm các cơng ty giúp giao tiếp có thể thực hiện được
trên phạm vi toàn cầu, cho dù đó là thơng qua điện thoại hay Internet, qua sóng
khơng dây hoặc cáp, qua dây hoặc không dây. Các công ty này đã tạo ra cơ sở
hạ tầng cho phép gửi dữ liệu bằng lời nói, giọng nói, âm thanh hoặc video đến
mọi nơi trên thế giới. Các công ty lớn nhất trong lĩnh vực này là các nhà khai
thác điện thoại (cả có dây và khơng dây), các cơng ty vệ tinh, các cơng ty
truyền hình cáp và các nhà cung cấp dịch vụ Internet.
 Lĩnh vực viễn thông bao gồm các công ty truyền dữ liệu bằng lời nói, giọng
nói, âm thanh hoặc video trên tồn cầu.
VD: mạng máy tính, Internet, mạng điện thoại chuyển mạch cơng cộng
(PSTN), mạng Telex tồn cầu, mạng ACARS hàng khơng, và các mạng vô
tuyến không dây của các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông điện thoại di động.
 Hệ thống viễn thông (Telecommunication System) là tập hợp các yếu tố phần

cứng và phần mềm tương thích, phối hợp nhau để truyền thông tin từ điểm này
đến điểm khác. Các hệ thống viễn thông cho phép truyền văn bản, ảnh đồ họa,
âm thanh và video.
 Các yếu tố cấu thành hệ thống viễn thơng bao gồm:
 Các máy tính để xử lý thông tin.
 Các thiết bị đầu cuối hay các thiết bị vào/ra để gửi/nhận dữ liệu.
 Các kênh truyền thông để truyền dữ liệu hoặc âm thanh giữa các thiết bị
nhận/gửi trong một hệ thống mạng.
 Các kênh truyền thông sử dụng nhiều phương tiện truyền thông khác nhau:
đường điện thoại, cáp quang, cáp xoắn và truyền thông không dây.
 Các bộ xử lý truyền thông như Modem, bộ tập trung (Concentrator), bộ phân
kênh (Multiplex), bộ kiểm sốt truyền thơng (Controller) và bộ tiền xử lý
(Front – End Processor) với chức năng hỗ trợ truyền và nhận thông tin.
 Phần mềm truyền thơng (Telecommunication Software) có nhiệm vụ kiểm sốt
các hoạt động vào/ra và quản lý các chức năng khác của mạng truyền thông.

h


Các chức năng cơ bản của hệ thống viễn thông: để có thể thực hiện truyền và
nhận thơng tin từ một điểm tới điểm khác, một hệ thống viễn thông phải thực
hiện rất nhiều chức năng khác nhau:
 Truyền thông tin
 Thiết lập các giao diện giữa người nhận và người gửi
 Chuyển các thông báo theo đường truyền hiệu quả nhất
 Thực hiện các thao tác xử lý thông tin cơ bản để đảm bảo rằng các thông
báo đúng loại đến đúng người nhận
 Thực hiện các thao tác hiệu chỉnh dữ liệu, ví dụ kiểm tra những lỗi truyền
thông và tái tạo lại khuôn dạng cho dữ liệu - Chuyển đổi các thơng báo từ
một tốc độ (ví dụ tốc độ của máy tính) sang một tốc độ khác (ví dụ tốc độ

của đường truyền) hay chuyển đổi dữ liệu từ khuôn dạng này sang khuôn
dạng khác .
b. Mạng:
 Mạng viễn thơng có tên trong tiếng Anh là: “Telecommunications network”
 Mạng viễn thơng là một nhóm các nút được kết nối với nhau bằng các liên
kết viễn thông được sử dụng để trao đổi thông điệp giữa các nút. Các liên
kết có thể sử dụng nhiều cơng nghệ khác nhau dựa trên các phương pháp
luận của chuyển mạch kênh, chuyển mạch bản tin hoặc chuyển mạch gói để
chuyển các bản tin và tín hiệu.
 Căn cứ trên cấu hình, ta phân mạng truyền thơng thành năm loại chính sau
đây:
 Mạng đường trục (Bus Topology)
 Mạng vòng (Ring Topology)
 Mạng hình sao (Star Topology)
 Mạng hình cây (Tree Topology)
 Mạng hỗn hợp (Mesh Topology)
 Sau đây là một cách phân loại khác đối với mạng truyền thông:
 Mạng viễn thông (Computer Telecommunications Networks)
 Mạng cục bộ (Local Area Networks)
 Mạng xương sống (Backborn Networks)
 Mạng diện rộng (Wide Area Networks)
 Mạng Internet
 Để tạo điều kiện cho các nhân viên trong tổ chức chia sẻ phần mềm, thông tin
và năng lực xử lý, người ta thiết lập các mạng theo mơ hình chủ/khách

h


(client/server network). Đó là một loại mạng gồm một hay nhiều máy chủ có
khả năng cung cấp một số loại dịch vụ nhất định cho các máy tính khác (gọi là

máy khách). Những dịch vụ mà máy chủ có thể cung cấp là:
 bảo trì các phần mềm và các thơng tin mà các máy khác trong mạng có thể
truy cập và sử dụng;
 tham gia các hoạt động xử lý phối hợp với các máy trạm.
VD: bạn có thể sử dụng một modem và quay số để kết nối đến một Internet
Service Provider (ISP).
 Ở nơi làm việc, bạn có thể là một phần nằm trong mạng nội bộ Local
Area Network (LAN) của cơng ty, nhưng bạn vẫn có thể kết nối với
Internet bằng cách sử dụng một ISP mà công ty của bạn đã ký kết hợp
đồng cung cấp dịch vụ này. Khi kết nối với ISP của mình thì bạn sẽ trở
thành một phần trong mạng của họ. ISP sau đó có thể kết nối với một
mạng lớn hơn và lại trở thành một phần của mạng đó. Internet đơn giản
là mạng của các mạng (network of networks).

2.2) Quy Trình Nghiệp Vụ
 Quy trình là các tiến trình nghiệp vụ được định nghĩa, tổ chức, thể hiện và ban hành
gắn với các điều kiện, ràng buộc cụ thể nhằm tạo ra những sản phẩm, dịch vụ trong tổ
chức. Mỗi quy trình với những quy định cụ thể sẽ tạo ra một sản phẩm hoặc một dịch
vụ hoàn chỉnh. Nói một cách khác, quy trình là các tiến trình được vật lý hóa để cài
đặt (được quy định gắn với các tham số thích hợp) và đưa vào vận hành trên những hệ
thống cụ thể. Các quy trình khi được ban hành, lưu trữ trong các kho quy trình ở các
dạng tài liệu. Đây là cơ sở để tiến hành các hoạt động giám sát, theo dõi sản xuất kinh
doanh của tổ chức và tái sử dụng khi cần thiết.
 Các tiến trình nghiệp vụ được phân tích, thiết kế và ban hành thành các quy trình bằng
các hệ thống quản lý tiến trình nghiệp vụ. Các hệ thống này sử dụng các quy trình để
thực hiện việc giám sát, theo dõi, đánh giá các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Khác
với các khái niệm trong quản lý, các quy trình ở đây khơng chỉ là một tập hồ sơ giấy
tờ mà được “chạy” thực sự. Toàn bộ quá trình thực thi các quy trình được theo dõi,
giám sát, điều chỉnh trên các hệ thống thông tin chuyên biệt. Và như vậy các hoạt
động sản xuất, kinh doanh sẽ được tổ chức thành các “quy trình” và thực hiện trên các

hệ thống thơng tin. Và đây chính là phương pháp luận của hoạt động ứng dụng công
nghệ trong quản lý theo định hướng tiến trình nghiệp vụ.
VD: Các dạng quy trình nghiệp vụ như sau:

h


Xem xét: văn bản được xem xét bởi người lãnh đạo và sẽ được hoàn trả cho tác giả
cùng với các quyết định.
Thực hiện: văn bản được chuyển đi để thực hiện cho tất cả người sử dụng trong danh
sách và cho người kiểm soát để theo dõi kỷ luật thực hiện. Một trong số những người
sử dụng có thể được chỉ định là người chịu trách nhiệm thực hiện.
Thống nhất ý kiến: trong khn khổ của quy trình nghiệp vụ này, văn bản được đưa ra
để thống nhất ý kiến của những người được hỏi và sau đó hồn trả cho người khởi
xướng quy trình để tham khảo kết quả thống nhất ý kiến.
Duyệt: văn bản được đưa tới người có trách nhiệm để duyệt và hồn trả cho tác giả
văn bản để tham khảo kết quả duyệt.
Đăng ký: văn bản được đưa tới thư ký để ghi số đăng ký, đóng dấu cơng ty và gửi cho
người nhận.
Tham khảo: bằng quy trình nghiệp vụ này, văn bản cần thiết được gửi đi cho tất cả
người sử dụng theo danh sách tham khảo.
Ủy nhiệm: bằng quy trình nghiệp vụ này, có thể tạo ra ủy nhiệm cơng việc cho nhân
viên và kiểm tra việc thực hiện này.
Quy trình nghiệp vụ Ủy nhiệm bắt đầu lập nhiệm vụ Thực hiện ủy nhiệm đối với
người thực hiện, sau khi người sử dụng ấn định thực hiện nhiệm vụ này, còn nhiệm vụ
Kiểm tra thực hiện dành cho người khởi xướng quy trình nghiệp vụ.
2.3) Nhân Lực
- Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, vì con người tham gia
vào hai hoạt động cơ bản của tổ chức vừa là nguồn lực trực tiếp thực hiện các
công việc không thể tự động hố (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo

vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trị điều khiển các loại nguồn lực khác
(vận hành máy, lập trình, hoạch định cơng việc,…). Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và
phát triển trong môi trường cạnh tranh địi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ
mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh
hoặc tăng hiệu quả kinh doanh.
- Như chúng ta đã biết đối với hệ thống thống tin quản trị nhân lực cung cấp
thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của
nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng
của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả
những người lao động cho tổ chức. Như vậy ta thấy các hệ thống thơng tin quản
trị nhân lực  đóng vai trị rất quan trọng đối với hoạt động trợ giúp cho bộ phận
quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ mà
còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp
cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện
các chức năng quản trị nhân lực khác.

h


- Trong hệ thống thông tin nguồn lực con người rất đa dạng và phong phú nó
baogồm: cácchuyên gia vềhệthống thơng tin (phân tích viên hệ thống, lập trình
viên,nhân viên đứng máy...); Người dùng cuối (tất cảnhững người sửdụng hệ
thống thông tin, từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, các nhân viên thừa hành
và tác nghiệp)
- Có hai cách phân loại nhân sự cơ bản sau:
-Theo vị trí đối với tổ chức:
+ trong tổ chức: nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp trung, nhà quản lý
tác nghiệp, nhân viên tác nghiệp
+ ngoài tổ chức :khách hàng, nhà cung cấp
- Theo vai trị trong hệ thống thơng tin.

- Các đặc điểm và yêu cầu vềthông tin theo từng cấp quản lý
+ Nhà quản lý cấp cao (senior managers)
-

Đặc điểm:
O Nhìn bao qt, có mối quan tâm tầm chiến lược
O Phát triển kếhoạch dài hạn cho sứmạng và mục tiêu của tổchức
O Cung cấp sựkhởi đầu cho dựán của hệthống thông tin

-

Yêu cầu vềthông tin:
O Ởmức tổng quát, lượng thơng tin tương đối ít
O Thơng tin từngồi tổchức: các dựbáo liên quan, xuhướng công nghệ, cácmối đe
dọa cạnh tranh, các vấn đềliên quan chính phủ (thuộcvềhành langpháp lý)
+ Nhà quản lý cấp trung (middle managers)

-

Đặc điểm:
O Tạo sựdẫn hướng, tài nguyên cần thiết, phản hồi đến các nhà quản lý cấpthấp

h


O Hỗtrợcác chức năng cơ bản của tổchức
-

Yêu cầu vềthông tin
O Thông tinởmức chi tiết hơn nhà quản lý cấp cao

O Lượng thơng tinởmức trung bình
+ Nhà quản lý tác nghiệp (operational managers)

-

Đặc điểm:
O Quản lý nhóm các nhân viên tác nghiệp
O Chịu trách nhiệm vềhiệu suất của nhân viên tác nghiệp
O Thực hiện các hoạt động quản lý/giám sát hàng ngày
O Thực hiện ra cácquyết định khi cần thiết’

-

Yêu cầu vềthông tin:
O Thông tin hỗtrợra quyết địnhởmức thấp
O Lượng thông tin tương đối nhiều, nhưng không ở mức thô (không ở mức chi tiết
nhất)
+ Nhân viên tác nghiệp

-

Đặc điểm:
O Nhìn cục bộ
O Tương tác với hệthống hàng ngày
O Phụthuộc vào hệthống xửlý giao tác (transaction processing system) để nhập và
nhận dữ liệu cần thiết cho các hoạt động tác nghiệp
O Thực hiện chức năng của hệthống

-

Yêu cầu vềthông tin:

h