Tình hình công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư của ubnd quận 10

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

NỘI DUNG BÁO CÁO
PHẦN I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
- Địa chỉ:

474 đường 3 tháng 2. Phường 14. Quân 10

- Điện thoại:

(08) 655 750 – (08) 655 907

- Fax:

(08) 655 909

- Website:

www.quan10.hochiminhcity.gov.vn

- Email:



A. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG THỰC TẬP:
I.TỔNG QUAN VỀ QUẬN 10:
Quận 10 có vị trí địa lí thuận lợi là một trong những quận trung tâm của thành
phố với tổng diện tích là 70 ha cùng với tổng số dân 210.669 người và mật độ dân
số trên km2 là 35.757 người( theo số liệu điều tra 2005)

Quận 10 có vị trí thuận lợi ở đây tập trung nhiều công ty lớn, các trung tâm
thương mại,siêu thị, các khu vui chơi giải trí. Quận lại giáp với các quận cùng có
nên kinh tế thuận lợi cho việc kinh doanh, buôn bán của người dân. Phía Bắc giáp
với quận Tân Bình, phía Đơng giáp với quận 3, phái Nam giáp với quận 5 và phía
Tây giáp với quân 11
Quận 10 là một trong những quận trung tâm thành phố có nhiều thuận lợi trong
việc giao lưu văn hóa xã hội và kinh tế với các quận, huyện nội và ngoại thành. Đây
là cơ hội phát triển kinh tế xã hội.
Trong công cuộc đổi mới của đảng và Nhà Nước nhằm đưa đất nước ngày càng
phát triển quận 10 cùng đất nước đang ngày ngày cố gắng để hồn thành tốt các
cơng việc trong mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa – xã hội
1. Quá trình thành lập và phát triển của cơ quan:
Cũng như các quận, huyện khác của thành phố Hồ Chí Minh vào thời Chúa
Nguyễn đã có cư dân người Việt vào sống tập trung ở đây.
Sau 30 tháng 4 năm 1975, miền Nam hồn tồn giải phóng, chính quyền cách
mạng bắt tay vào cơng cuộc cải cách tồn diện cơ cấu chính quyền của Thành phố
theo một hệ thống tổ chức mới. Địa bàn Quận 10 được giữ nguyên như cũ và được
chia lại thành 25 phường mới và đánh số từ phường 1 đến phường 25.
Lúc đầu cơ quan mang tên Ủy ban Quân dân, sau hiến pháp 1980 được đổi
thành Ủy ban nhân dân quận 10. Đến ngày 14 tháng 02 năm 1987 theo Quyết định
số 33 – HĐBT của hội đồng Bổ Trưởng, địa giới hành chính của một số phường
được điều chỉnh lại. Từ đó đến nay Quận 10 có 15 phường được đánh số thứ tự từ
phường 1 đến phường 15.

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

Trải qua 10 nhiệm kì hoạt động của hội đồng nhân dân va Ủy ban nhân dân bộ
máy nhà nước cấp phường, cấp quận ngày càng dược cũng cố, xây dựng và phát
triển. Các phòng ban trên mọi lĩnh lực được thành lập di vào hoạt động có hiệu quả.
Tháng 4 năm 2009 Hội đồng nhân dân giải thể và Quận 10 nằm dưới sự lãnh
đạo trực tiếp chỉ đạo các hoạt động của quận.
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự:
a. Chức năng của ủy ban:
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ủy ban nhân dân quận được quy định
căn cứ điều 103 và điều 106 của Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung theo nghị số 51/2001/QH 10 ngày 25
tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khoá X kỳ họp thứ X và điều 2 Luật tổ chức Hội
đồng nhân dân được Quốc hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XI
kỳ họp thứ IV thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 thì UBND huyện do HĐND
bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính ở địa phương, chịu
trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Quy chế làm việc mẫu của UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
(ban hành kèm theo quyết định số 75/2006/QĐ – TTg ngày 12 tháng 4 năm 2006
của thủ tưởng chính phủ)
Quyết định số 3631/QĐ – UBND Quận 10 – khóa X( nhiệm kì 2009 – 2014)
Nhưng tháng 4 năm 2009 hội đồng nhân dân giải thể và ủy ban nhân dân nằm
dưới sự trực tiếp lãnh đạo của nhà nước UBND cơ quan quản lý của nhà nước có
thẩm quyền chung ở địa phương, giúp UBND thành phố quản lý tất cả các hoạt
động trên tất cả mọi lĩnh vực
b.Nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan:
- UBND Quận 10 tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật , các văn
bản Nhà nước UBND cấp trên chỉ đạo trực tiếp UBND cấp dưới. Trong phạm vi
nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết định, chị thị thực hiện,

kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
- UBND cấp quận phối hợp với các cơ quan cấp dưới chuẩn bị nội dung các kỳ
họp, xây dựng đề án trình xét và quyết định.
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND trong việc thực hiện và quản lý Nhà nước.
- UBND quản lý nhà nước ở địa bàn trong quận tất cả các lĩnh vực như công
nghiệp, thương mại dịch vụ, văn hóa – xã hội, khoa học cơng nghệ…quản lí đất đai,
các tài nguyên khác
- Tuyên truyền pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, các
văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết trong các cơ quan nhà
nước, các tổ chức sản xuất kinh doanh, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân
ở trong địa bàn quận. Bảo đảm trật tự an toàn trong địa bàn quận.
SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

- Quản lý công tác tổ chức các hoạt động. UBND thực hiện việc quản lý địa
giới hành chính, xây dựng đề án để phân vạch điều chỉnh địa giới hành chính ở địa
phương. UBND thực hiện cung cấp các loại giấy tờ xây dựng các cơng trình từ các
cơng trình lớn của các doanh nghiệp cho đến các cơng trình nhỏ như cấp giấy phép
xây dựng nhà ở của dân trong địa bàn quận quản lí.
- Có trách nhiệm tiếp dân, trực tiếp chỉ đạo các hoạt động trên địa bàn quận
c. Cơ cấu tổ chức nhận sự:
Ủy ban Nhân dân Quận 10 được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập
trung dân chủ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận là người lãnh đạo và điều hành hoạt
động của Ủy ban Nhân dân Quận, chụi trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của mình, cùng với tập thể Ủy ban Nhân dân chụi trách nhiệm về
hoạt động của Ủy ban Nhân dân Quận trước Ủy ban Nhân dân thành phố. Vừa phát
huy vai trò lãnh đạo tập thể vừa đề cao trách nhiệm cá nhân của các thành viên làm
việc trong Ủy ban Nhân dân.
Uỷ ban Nhân dân Quận 10 thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước
trên tất cả các lĩnh vực, các mặt đời sống của xã hội trên địa bàn Quận theo quy định
của pháp luật.
Uỷ ban Nhân dân Quận 10 chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Uỷ ban Nhân dân
Thành phố của Đảng bộ Quận 10 và có trách nhiệm báo cáo tồn bộ hoạt động diễn
ra trên đại bàn Quận mình với Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, với cấp
Ủy Đảng Quận.
Từng thành viên của Uỷ ban Nhân dân chịu trách nhiệm tổ chức điều hành
lĩnh vực được phân công và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể
về hoạt động của Uỷ ban Nhân dân trước Uỷ ban Nhân dân Thành phố theo sự điều
hành tập trung thống nhất của Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân Quận.
Các cơ quan chuyên môn trực thuộc Uỷ ban Nhân dân Quận 10 được tổ chức
tinh gọn, hợp lý có phân cơng, phân cấp rõ ràng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng,
các cơ quan chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý cấp trên
Các Phó chủ tịch và các thành viên khác của Uỷ ban Nhân dân Quận thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn do Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân Quận phân công và phải chịu
trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân quận.

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN 10

CHỦ TỊCH

PCT
(VĂN XÃ)

PCT
(KINH TẾ)

PCT
(QLĐT)

KHỐI
NỘI CHÍNH

KHỐI VĂN
XÃ

KHỐI KINH
TẾ

KHỐI
QLĐT

PHỊNG
TƯ PHÁP

PHỊNG GD &

ĐT
PHỊNG
VH - TT
PHỊNG
LĐTB&XH

TRUNG TÂM
DẠY NGHỀ
BỆNH VIỆN
QUẬN 10

TRUNG TÂM
Y TẾ DỰ
PHỊNG
TRUNG TÂM
TDTT
TRUNG TÂM
VĂN HĨA
HỊA BÌNH

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

PHỊNG
TÀI CHÍNH
KẾ HOẠCH
PHỊNG
KINH TẾ

PHỊNG
THỐNG KÊ

CHI CỤC
THUẾ

PHỊNG
NỘI VỤ
PHỊNG
QUẢN LÍ ĐƠ
THỊ

BAN
QUẢN LÍ DỰ
ÁN
CƠNG TY
DVĐT -QLN

PHỊNG TÀI
NGUN MƠI
TRƯỜNG

KHO BẠC
NHÀ NƯỚC
BAN
BT&GPMB

VP HĐND &
UBND

THANH
TRA

VIỆN
KSND
CƠNG AN
TỊA ÁN
THI HÀNH
ÁN DÂN SỰ
BCHQS
UBND 15
PHƯỜNG

Trang 4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

- Lãnh đạo cơ quan gồm:
+ 01 chủ tịch
+ 03 phó chủ tịch
01 Phó chủ tịch kinh tế
01 Phó chủ tịch văn xã
01 Phó chủ tịch quản lí đơ thị
- Ngồi ra có các phịng ban chun mơn trực thuộc UBND Quận
- Các Ủy viên chuyên trách trên các lĩnh vực: Quân sự, Nội vụ, Thanh tra, Văn
phòng UBND, Viện kiểm sát, Trung tâm văn hóa Hịa Bình…
- Ngồi các phịng ban trên cịn có các phịng ban chun mơn giúp việc cho cấp
trên được chia làm 4 khối và mỗi khối có một chuyên viên tư vấn về một lĩnh vực
riêng cụ thể:
+ Khối nội chính: Quản lí cơng tác hành chính trong nội bộ cơ quan

+ Khối kinh tế : Phụ trách quản lí kinh tế, tài chính các vấn đề liên
quan tới kinh tế trên địa bàn quận.
+ Khối văn xã : Phụ trách về lĩnh vực đời sống văn hóa – xã hội, y tế,
giáo dục chăm lo đời sống cho nhân dân.
+ Khối quản lí đơ thị: Hỗ trợ xây dựng đô thị, bồi thường tái định cư,
quy hoạch thành phố…
3.Quy chế, quy định hoạt động của cơ quan và văn phịng:
 Vị trí, vai trị, chức năng:
Theo quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND Quận 10 ( ban hành
kèm quyết định số: 596/QĐ – UB ngày 27/ 01/2003 của quận 10 thì vị trí, chức
năng của văn phịng UBND Quận trong cơ cấu tổ chức được xác định như sau:

 Vị trí:
Văn phịng UBND là cơ quan chun mơn, giúp việc cho UBND Quận, chịu sự
lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của thường trực UBND Quận, đồng thời chịu sự chỉ
đạo và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của văn phịng UBND Thành phố, Sở y
tế, Ban tơn giáo Thành phố và Hội đồng thi đua khen thưởng Thành phố.

 Vai trị:
Trong cơng cuộc cải cách hành chính được tiến hành đồng bộ ở tất cả các cơ
quan nhà nước. Là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, nội dung cuộc cải
cách của UBND Q.10 bao gồm nhiều vấn đề nhưng vấn đề then chốt và chủ yếu
nhất là tổ chức được một bộ máy giúp việc phù hợp nhất với nhiệm vụ và quyền hạn
trong giai đoạn mới hiện nay.
SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

- Vì vậy văn phịng UBND đóng vai trị đặt biệt quan trọng trong việc điều hịa
phối hợp cơng tác tập thể Quận và giữa UBND Quận với các sở, các cơ quan ban
ngành, các tổ chức chính trị trên địa bàn địa phương cũng như trong quan hệ nội bộ
giữa các thành viên. Đồng thời cũng là nơi tiếp nhận các báo cáo, đề xuất của các cơ
quan chuyên môn trình lên UBND. Do vậy sự vận hành của bộ máy văn phịng có
ảnh hưởng quyết định đến tính lãnh đạo và kịp thời trong toàn bộ họat động của
UBND Quận.
- Trong giai đọan đất nước đổi mới hiện nay, khi cơ chế một cửa một dấu đã
được đưa vào thực hiện thì vai trị của văn phịng UBND Quận càng trở nên quan
trọng.
- UBND phải đảm bảo hai chức năng chính của văn phịng là đảm bảo hậu cần
phục vụ công tác điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo, tham mưu tổng hợp.

 Chức năng:
- Căn cứ vào điều 1 khoản 1.2 của quy chế tổ chức và hoạt động thì Văn
phịng UBND quận 10 có chức năng như sau:
- Văn phịng UBND Quận có chức năng giúp việc, phục vụ cho công tác chỉ
đạo điều hành mọi mặt công tác chung của UBND Quận.
Trực tiếp tham mưu cho UBND Quận xây dựng quy hoạch phát triển mọi kế
hoạch trên mọi lĩnh vực và đảm bảo làm theo pháp luật.
- Văn phịng UBND Quận 10 có con dấu riêng và có tài khoản tại kho bạc để
thực hiện nhiệm vụ tài chính cho hoạt động của các đơn vị trực thuộc UBND
Quận10 theo cơ chế “một cửa một dấu”.
4. Phân công nhiệm vụ giữa lãnh đạo và chánh văn phòng:
Văn phòng UBND được tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng do chánh
văn phịng phụ trách, có 03 Phó chánh văn phịng giúp việc.
II. CƠNG TÁC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG

CƠ QUAN:
1. Phân cơng giữa lãnh đạo với các trưởng phịng và nhân viên:
Theo quy chế tổ chức của văn phòng UBND Quận 10 (ban hành kèm theo
quyết định số: 596/QĐ-UB ngày 27 tháng 01 năm 2003 của UBND Quận 10) có quy
định.

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

 Sơ đồ phân chia công việc:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG UBND QUẬN 10
CHÁNH VĂN PHÒNG

TỔ TIẾP
DÂN

TỔ TIẾP NHẬN
TRẢ KẾT QUẢ

TỔ QUẢN
TRỊ MẠNG

PVP
QLĐT

PVP
TỔNG HỢP

PVP
HC - QT

PVP
NỘI CHÍNH

TỔ
VĂN THƯ

TỔ KẾ TỐN
TÀI VỤ

TỔ TỔNG
HỢP

TỔ PHỤC VỤ

TỔ BẢO VỆ

a.Cơ cấu tổ chức bộ máy:
Văn phòng ủy ban nhân dân làm việc theo chế độ thủ trưởng do chánh văn
phịng phụ trách và có chánh văn phịng hỗ trợ thường thì có 2 đến 3 người
Chánh văn phịng:
- Chịu trách nhiệm về tồn bộ hoạt động của văn phòng trước chủ tịch UBND
Quận. Về hoạt động của văn phòng theo từng nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của
văn phòng được qui định và ban hành

- Trực tiếp phụ trách tổ quản trị mạng tin học nhằm xây dựng một hệ thống
hoàn chỉnh trong UBND Quận, chỉ đạo cơng tác cải cách hành chính trong nội bộ
Văn phịng
- Theo dõi tổng hợp tình hình phục vụ kịp thời. Tham mưu cho việc chỉ đạo
công tác của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Quận.
- Dự thảo và trình UBND Quận thơng qua các chương trình cơng tác, các báo
cáo của UBND Quận.

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

- Quản lý công tác Văn thư, giấy tờ, kiểm tra về mặt hình thức Văn bản, tính
pháp lý và thẩm quyền ban hành các văn bản của UBND Quận trước khi trình ký…
- Phát hành văn bản, theo dõi tổng hợp kiểm tra tình hình thực hiện các Quyết
định, Chỉ thị của UBND Quận.
- Tổ chức lịch tiếp dân cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch và Ủy viên.
- Chuẩn bị nội dung, tổ chức các phiên họp của UBND.
- Phụ trách cơng tác tổ chức nhân sự.
Chánh Văn phịng UBND Quận còn chịu sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND
Quận, được Chủ tịch UBND ủy nhiệm làm chủ tài khoản các hoạt động của UBND
Quận.
- Được kí và sử dụng con dấu của văn phòng trong phạm vi hoạt động của văn
phịng. Ngồi ra cịn được sử dụng con dấu của UBND Quận theo quy chế thừa ủy
quyền của chủ tịch UBND.

 Phó chánh văn phịng:
- Phó văn phịng giúp việc cho Chánh văn phòng, được Chánh văn phòng phân
công phụ trách một số công việc cụ thể của đơn vị, liên đới chịu trách nhiệm trước
cấp trên về những việc được phân công phụ trách, được ủy quyền thực hiện một số
công việc cụ thể khi Chánh văn phịng vắng, chịu trách nhiệm đơn đốc các thành
viên trong các tổ trong cơng việc của đơn vị. Được kí và sử dụng con dấu của văn
phòng theo chức năng và nhiệm vụ được phân cơng
Văn phịng UBND Quận 10 có 3 phó chánh văn được phân cơng các nhiệm vụ
như sau:
* 1 phó chánh văn phịng phụ trách tổ tổng hợp và văn thư: Tổ chức thực hiện
công tác tổng hợp báo cáo thường kỳ tháng, quý, năm, báo cáo chuyên đề
- Tổ chức thực hiện theo dõi tiến độ thực hiện công tác và chấp hành chỉ đạo
trên các lĩnh vực khối nội chính
- Trực tiếp chỉ đạo các chuyên viên tổng hợp. Chụi trách nhiệm kiểm tra rà
sốt các văn bản do chun viên trình lãnh đạo theo u cầu và chun mơn
* 1 phó chánh văn phòng phụ trách tổ tài vụ – quản trị.
- Phụ trách cơng tác hậu cần, giúp chánh văn phịng tham mưu cho UBND
Quận quản lý tài chính, các trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công việc
- Cùng chánh văn phòng làm chủ tài khoản các hoạt động tài chính của văn
phịng UBND Quận. Giúp chánh văn phịng trong cơng tác tổ chức, tiền lương.
* 1 phó chánh văn phịng phụ trách cơng tác quản lý đơ thị.
- Trên lĩnh vực khối Quản lý đơ thị.

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

- Trực tiếp chỉ đạo, quản lý chuyên viên khối Quản lý đơ thị, chịu trách nhiệm
kiểm tra và rà sốt các văn bản do chuyên viên của khối trình lãnh đạo
- Chịu trách nhiệm tham gia tổng hợp báo cáo liên quan đến khối mình
b. Các tổ chuyên viên:
Để đảm bảo các hoạt động chuyên môn theo từng lĩnh vực cụ thểVăn phòng
UBND Quận tổ chức hoạt động theo các bộ phận chuyên môn giúp việc cho UBND
Quận, mỗi bộ phận có một Tổ trưởng chịu trách nhiệm điều hành hoạt động và tổ
chức của tổ mình, gồm:
* Tổ tổng hợp: (có 5 nhân viên)
Gồm các chun viên cơng tác dưới sự quản lý, tổ chức điều hành của lãnh đạo
văn phòng UBND Quận, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo UBND Quận 10 trên các
lĩnh vực chuyên môn.
- Giúp lãnh đạo kiểm tra, rà sốt hình thức, thể thức, nội dung và tính pháp lý
của văn bản trước khi trình lãnh dạo phê duyệt
- Theo giõi, tham mưu cho UBND Quận trả lời, giải quyết mọi thắc mắc của các
đơn vị
- Theo giõi tình hình chấp hành thực hiện báo cáo các cuộc họp của các đơn vị
* Tổ quản trị mạng:(có 2 nhân viên)
- Xây dựng hệ thống tin học tại UBND và các đơn vị có liên qua. Giúp Ủy
ban quản lý, phát triển cơ sở hạ tầng tin học vào trong công tác quản lý hành chính
* Tổ văn thư – lưu trữ:( có 5 nhân viên)
- Tổ chức nhận và phát hành công văn, lưu trữ văn bản…Đây là đầu mối trung
tâm quản lý văn bản tin học của UBND Quận 10. Phụ trách in ấn văn bản, tài liệu…
- Là khâu cuối cùng giúp kiểm tra rà soát thể thức văn bản lần trước khi phát
hành, đóng dấu ban hành.
- Quản lý dấu UBND Quận và dấu Văn phòng Quận.
* Tổ tiếp dân giải quyết khiếu nại khiếu tố ( có 3 nhân viên)
- Trực tiếp tiếp dân giải quyết các đơn vị khiếu nại, tố cáo tại các đơn vị trực

thuộc ủy ban nhân Quận.
- Tham mưu cho UBND Quận trả lời các cơ quan, báo chí về các nội dung khiếu
nại, tố cáo đã được giải quyết và xử lý
- Tham mưu cho UBND Quận kiểm tra đôn đốc các đơn vị chấp hành đúng qui
định của pháp luật
* Tổ tiếp nhận trả kết quả:(có 6 nhân viên)

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

- Tổ chức tiếp nhận, giao trả hồ sơ hành chính của dân trên các lĩnh vực kinh tế,
văn hóa – xã hội, quản lý đô thị…
- Theo dõi cập nhật cơng khai các qui trình, thủ tục, biểu mẫu hồ sơ hành chính
theo đúng qui định
* Tổ quản trị tài vụ: ( có 5 nhân viên)
- Tham mưu giúp việc trên lĩnh vực tài chính, phục vụ hậu cần, quản lý tồn bộ
tài sản, trang thiết bị phục vụ cơng tác cho các đơn vị thuộc trung tâm hành chính
Q.10 theo cơ chế một cửa một dấu.
- Tham mưu cho UBND Quận thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử
dụng kinh phí hành chính tại các cơ quan chuyên môn
- Theo giõi, tham mưu cho lãnh đạo văn phòng thực hiện chế độ chuyển ngạch,
nâng bậc lương cho nhân viên
* Tổ lái xe – phục vụ: ( có 5 nhân viên)
- Phục vụ lái xe cho lãnh đạo theo điều hành của lãnh đạo văn phòng.

- Bảo quản xe, phương tiện giao thông của đơn vị theo chế độ quy định
- Phục vụ hậu cần, vệ sinh cơ quan theo qui định
* Tổ bảo vệ: ( có 8 nhân viên)
- Chịu trách nhiệm cơng tác bảo vệ của Trung tâm hành chính Quận.
- Thường xuyên kiểm tra, triển khai thực hiện phương án phòng cháy, chữa cháy,
tổ chức giữ xe cho cán bộ và nhân dân đến ủy ban.
2. Khảo sát tình hình trang thiết bị văn phịng ở cơ quan – Cách bố trí và sắp xếp
trang thiết bị :
a. Ứng dụng trang thiết bị trong văn phòng cơ quan :
-UBND Quận đang sử dụng các trang thiết bị phục vụ cho công việc như: Tủ
đựng hồ sơ, máy vi tính, điện thoại, máy photocoppy, máy fax, máy in, hồ dán bút
mực, bút tẩy, cặp đựng tài liệu…Ngồi ra cịn sử dụng các vật dụng khác khi cần
thiết.
* Chức năng của một số trang thiết bị:
- Máy vi tính: Được nối mạng nên rất thuận lợi cho việc thu thập thơng tin,
máy cịn dùng để soạn thảo văn bản, lưu giữ văn bản đi đến, phát hành văn bản…
- Máy Fax: Dùng chuyển thư từ, văn bản lên UBND thành phố, giữa các
quận…
- Máy photocoppy: Dùng để sao nhận văn bản, giấy tờ, phóng to thu nhỏ khi
nhân viên có nhu cầu…
- Tủ đựng hồ sơ: Dùng đựng những tập hồ sơ khi cần lưu giữ…

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

b. Cách bố trí văn phịng trong cơ quan:
- Văn phịng là nơi thường xuyên giao dịch, trao đổi, liên hệ công tác nên
được xem như bộ mặt cơ quan. Các trang thiết bị được sắp xếp theo trật tự khoa học.
Để công tác văn thư đi vào hệ thống
- Văn phịng UBND được bố trí biệt lập, đảm bảo các ngun tắc về bố trí để
khơng ảnh hưởng tới các phịng ban, tài liệu được bảo mật an tồn, tránh thất thốt
mất tài liệu. Tuy nhiên, kiểu bố trí này vẫn gây khơng ít khó khăn trong q trình
cơng tác, trao đổi giám sát, quản lý công việc. Song hệ thống máy vi tinh, điện
thoại, máy Fax…đã phần nào khắc được khuyết điểm nói trên.
- Phịng văn thư được bố trí gần cơng ra vào rất tiện cho cơng việc trao đổi,
tiếp nhận hồ sơ, văn bản…
- Các yếu tố thúc đẩy năng suất lao động được quan tâm đúng mức. Phịng
làm việc thơng thống, n tĩnh. Tận dụng tối đa ánh sáng mặt trời. Phương tiện làm
việc luôn được cải tiến nhằm đảm bảo tiến độ công việc
- Chánh văn phịng thường xun đơn đốc theo giõi giám sát tiến độ cơng
việc.
- Việc bố trí văn phịng và trang thiết bị khá hợp lí
3. Nhận xét ưu điểm, hạn chế về công tác tổ chức lao động trong văn phịng và
giải pháp khắc phục:
a. Ưu điểm:
- Cơng tác lao động UBND Quận 10 được tổ chức nhịp nhàng, khá hợp lí. Hệ
thống các văn bản pháp luật được văn phịng hoạt động theo đúng khn khổ của
pháp luật
- Nguồn nhân lực trong văn phòng cơ quan được đào tạo qua trường lớp, có
trình độ chun mơn nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm nên công việc được giải quyết
triệt để Hệ thống các văn bản pháp luật được văn phòng hoạt động theo đúng khuôn
khổ của pháp luật.
- Cán bộ, nhân viên trong UBND có ý thức cao trong cơng việc. Trang thiết
bị được sử dụng hợp lý vì thế mà năng cao hiệu quả làm việc tiết kiệm thời gian cho

cán bộ.
b. Hạn chế và biện pháp khắc phục:
- Do số lượng cơng việc nhiều nên nhiều lúc cịn gặp nhiều khó khăn và
khơng tránh khỏi sai sót
- Khơng gian văn phòng nhỏ, hẹp nên làm mọi người cảm thấy bức bối mệt
mỏi. Một số trang thiết bị như máy photocoppy lại để phòng riêng làm cho cán bộ
mỗi lần cần dùng đi lại rất mất thời gian. Đề nghị UBND xem xét trang bị cho một
số phòng ban hay dùng máy như phòng văn thư, phòng tổng hợp một máy
photocoppy để tiện cho công việc.
- Chuyên viên tổng hợp là người hỗ trợ trực tiếp cho các cấp lãnh đạo có một
số lượng cơng việc q nhiều. Đề nghị có người hỗ trợ cơng việc cho chun viên.
- Nhằm tăng cường kết quả ứng dụng công nghệ cần đặc biệt chú ý đến vấn
đề bảo mật, khi sử dụng mạng tin học trong soạn thảo, quản lý hay tìm kiếm văn
bản. Cần đề phịng virut tấn cơng, hacker cố ý phá hoại. Đặc biệt là các thế lực thù
SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 11


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

địch muốn chống phá đất nước lợi dụng mạng tin học gây ảnh hưởng khó lường. Vì
vậy, ta cần cụ thể hóa các biện pháp tăng cường bảo mật.
- Cần mở thêm các lớp tập huấn về cơng tác Văn phịng – văn thư – lưu trữ
để nhằm nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ trong cơ quan nhằm giải
quyết công việc được tốt hơn.
- Trang bị thêm cơ sở vật chất và phòng làm việc cho cán bộ nhân viên trong
văn phòng cơ quan.

B. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CƠNG TÁC SOẠN THẢO
VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN.
1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan:
 Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản quản lý nhà
nước nhằm phục vụ cho các hoạt động điều hành, lãnh đạo… Trong hoạt động của
các cơ quan đơn vị , tổ chức chính trị-xã hội và các đơn vị vũ trang. Vì vậy, cơng tác
văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan , được xem là một phần không thể
thiếu làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước
- Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin cần thiết, đầy đủ, kịp thời, chính
xác giữ gìn bí mật của đảng, nhà nước hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ.
- Sử dụng phần mền trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản trên máy vi
tính trong quản lý văn bản vừa hiện đại hóa trong cơng tác văn phịng vừa đảm bảo
an toàn về nội dung, thể thức văn bản.
- Tiết kiệm công sức tiền của trong công việc xây dựng và ban hành văn bản.
- Phòng văn thư là nơi tiếp nhận và phát hành văn bản đi, đến của cơ quan.
Số lượng văn bản cần xử lý hằng ngày là rất nhiều. Để tránh nhầm lẫn phòng văn
thư đã bố trí tủ dành riêng cho việc tiếp nhân mọi giấy tờ ( văn bản, báo chí, thư
mời…) của lãnh đạo hay của các cơ quan đơn vị khác gửi tới. Các chuyên viên giúp
việc cho lãnh đạo, cũng như các phòng ban khác khi tới tổ văn thư nhận văn bản chỉ
cần kiểm tra ngăn tủ của mình và nhận tài liệu. Đây là một nét sáng tạo hợp lý trong
công tác văn thư.
- Nhận thấy tầm quan trọng của cơng tác văn thư UBND Quận 10 có một
phịng văn thư riêng biệt.
 Phịng văn thư có 5 nhân viên: Mỗi người có một nhiệm vụ riêng của mình
mà lãnh đạo giao. Nhưng ln hỗ trợ nhau trong công việc.
- 01 Người quản lý văn bản đi
- 01 Người quản lý văn bản đến
- 01 Người quản lý con dấu
- 01 Người phụ trách kỹ thuật
- 01 Người

 Trình độ nghiệp vụ: ( có 05 người )
- 03 Đại học
- 02 Trung cấp

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

2. Về việc tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:
a. Việc quản lý văn bản đến:
 Những cơ quan thường gửi văn bản đến:
- Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước, quản lý trên mọi lĩnh vực trên địa
bàn quận nên văn bản gửi đến thường từ:
+ Cơ quan quản lý hành chính nhà nước cấp trên như từ Chính phủ, các Bộ,
UBND thành phố, các sở ngành thành phố
+ Các tổ chức chính trị, đồn thể, hội liên hiệp phụ nữ…
+ Các phịng ban chuyên môn của quận
+ UBND 15 phường
+ Các đơn vị , doanh nghiệp, công ty kinh doanh trên địa bàn và các hộ
dân…
 Số lượng văn bản đến trong 2 năm gần đây:
- Tại UBND Quận chủ yếu thường nhận văn bản đến như là: Quyết định,
nghị định, nghị quyết, báo cáo, thông báo công văn…
 Năm 2008:
Tên

loại

Quyết
định

Nghị
định

Nghị
quyết

Báo
cáo

Chỉ
thị

Số
lượng

320

33

10

461

33

Thông Tờ Thơng
báo trình
từ

280

165

65

Cơng
văn

1801

 Năm 2009:
Tên loại

Báo cáo

Cơng văn

Thơng tư

Kế hoạch

Số lượng

1422

731

844

409

 Các loại công cụ để quản lý văn bản đến gồm:
- Sổ đăng ký văn bản đến.Ở UBND Quận 10 thì việc đăng ký cơng văn đến
gồm có 5 cuốn sổ đó là:
+ Sổ đăng ký cơng văn đến là công văn thường
+ Sổ đăng ký công văn đến gồm biên bản, công điện, báo cáo, giấy mời.
+ Sổ đăng ký công văn đến cho các lãnh đạo – các phịng ban.
+ Sổ đăng ký cơng văn đến gồm tờ trình, thơng báo, đơn thư khiếu nại.
+ Sổ đăng ký công văn đến gồm chỉ thị, thông tư, nghị định, nghị quyết,
quyết định.

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

 Quy trình tiếp nhận:
Văn bản đến là tồn bộ cơng văn, giấy tờ, tài liệu đơn thư do các cơ quan tổ
chức, cá nhân khác soạn thảo và gửi đến UBND. Bao gồm do cấp trên gửi xuống,
ngang cấp gửi đến, cấp dưới gửi lên và các cá nhân tổ chức gửi đến…
QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN THEO SƠ ĐỒ

Nhận văn bản
đến

Phân loại bóc
bì

Văn thư lưu

Nhập máy bút
phê của lãnh
đạo

Đóng dấu và
ghi ngày

Chuyển giao
theo bút phê
của lãnh đạo

Trình chánh
văn phòng bút
phê

Văn thư nhập
máy

 Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến:
* Tiếp nhận văn bản đến:
.- Khi tiếp nhận văn bản đến, là người trực tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư
của UBND Quận 10, phải tiến hành kiểm trình trạng bì thư và tính chính xác các

yếu tố trên bì thư. Nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần liên lạc
nơi gưi để xác minh hoặc xin ý kiến cấp trên. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn( thư
mời, baó cáo…) được ưu tiên đăng ký, trình và chuyển giao cho người có thẩm
quyền.
- Sau khi tiếp nhận đủ , cán bộ văn thư tiến hành phân loại sơ bộ các văn bản
nhận được thành 2 loại
+ Loại vào sổ nhưng khơng được bóc bì: là loại văn bản ngồi bì ghi đích
danh từng cá nhân cụ thể hoặc đối văn bản mật mà thủ trưởng cơ quan không cho
phép mở bì. Nhân viên văn thư khơng được bóc bì mà chuyển trực tiếp cho người có
tên trên phong bì. Sau khi xem xong chuyển trả lại cho nhân viên văn thư đăng ký
vào sổ hoặc là những công văn giấy tờ gửi có địa chỉ cụ thể như ghi tên cơ quan,
đơn vị, phịng ban chun mơn hoặc cá nhân có liên quan.
+ Loại văn bản gửi chung cho cơ quan thì được bóc bì
* Bóc văn bản và đăng ký văn bản:
- Cán bộ văn thư dựa vào những quy định văn phịng UBND Quận để bóc bì
văn bản đúng trình tự. Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ khẩn thì được bóc
trước ngay sau khi nhận. Khi bóc bì văn bản chú ý khơng được làm rách văn bản,
làm mất phần sổ, ký hiệu của văn bản ghi ở ngồi phong bì, khơng làm mất dấu bưu
điện trên phong bì để đối chiếu khi cần thiết.
- Với văn bản có kèm phiếu gửi thì đối chiếu văn bản bên trong, ký nhận và
trả phiếu cho nơi gửi. Khơng bóc bì văn bản có dấu mật
SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

- Sau khi bóc bì, nhân viên văn thư đóng dấu và ghi sổ, ngày đến. Đóng dấu
đến vào khoảng trống dưới số, ký hiệu văn bản( đối văn bản có tên loại ), dưới trích
yếu nội dung( đối với cơng văn )
- Hiện nay, ủy ban nhân dân quận 10 đã sử dụng phần mền quản lý văn bản
đi đến. Khi có văn bản đến nhân viên văn thư sẽ nhập các thông tin cần thiết về văn
bản trên giao diện trang thông tin điện tử UBND Quận tại mục “ Quản lý văn bản và
hồ sơ công việc ”:
 Mẫu đăng ký văn bản đến trên máy tính:

* Trình bày và chuyên giao văn bản đến:
- Sau khi đăng ký, văn bản đến được chuyển cho chánh văn phòng xử lý và
cho ý kiến phân phối văn bản. Sau đó, tổ văn thư nhân văn bản đúng số lượng cần
thiết để gửi cá nhân, đơn vị có thẩm quyền giải quyết, đồng thời đăng ký bổ sung tên
cá nhân, đơn vị xử lý vào máy.
- Tổ văn thư lập sổ chuyển giao văn bản đến để chuyển văn bản đến( thường
là thư khiếu nại, tố cáo…)đến đúng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết. Số
gồm các yếu tố: ngày tháng chuyển giao, loại văn bản, nội dung người nhận.
SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến:
Trang bìa:
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 10
VĂN PHÒNG UBND

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN
BẢN ĐẾN
NĂM: …………………
Từ ngày:…….đến ngày…….
Từ số:……….đến số:………

Quyển số:……………
Trang nội dung:
Số đến
1

Ngày
chuyển
2

Đơn vị( cá nhân nhận)

Ký nhận

Ghi chú

3

4

5

* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Sau khi văn bản được phân phối, cá nhân, đơn vị có trách nhiệm nghiên cứu
giải quyết ngay, trong trường hợp cần xin ý kiến chỉ đạo thì lập phiếu chuyển, đính

kèm văn bản và gửi cho lãnh đạo cơ quan.
- Việc giải quyết văn bản được theo dõi qua các hoạt động được kiểm tra,
giám sát và qua mục “ thông tin xử lý văn bản” trên giao diện trang thông tin điện
tử.
b. Việc quản lý văn bản đi:

 Những loại văn bản mà cơ quan ban hành, mẫu của các loại văn bản đó.
Tại UBND Quận thì thường ban hành các văn bản như Quyết định, Chỉ thị,
Báo cáo, công văn, thông tư, kế hoạch…
Mẫu của các loại văn bản
SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

dân.

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

* Mẫu quyết định: QPPL của UBND quận huyện
Chú ý: Đối với quận 10 khi ban hành quyết định không ghi Hội đồng nhân

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH(1)
ỦY BAN NHÂN DÂN…(2)…
____________
Số:

(3)

/QĐ-UBND

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
________________________
...(4)...., ngày

tháng

năm

QUYẾT ĐỊNH (5)

Về ……………………(6)………………………….
___________________________________

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11
năm 2003;
Căn cứ…………………….(7)………………………………………….;
Xét đề nghị của……………...(8)……………………………………….,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều1…………………………………………………………………………
Điều……Quyết định này có hiệu lực sau bảy ngày ký………(9)…………..
Điều…..Chánh văn phịng HDND và UBND quận (huyện)…,…có trách
nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận(12)
- Như điều …(13);

- ……..;
- Lưu VT,(14)

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN (10)
CHỦ TỊCH
(hoặc KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH)

Họ và tên(11)

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

 Mẫu báo cáo: Của UBND thành phố
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN…(1)…
____________
Số:

(3)

/QĐ-UBND

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
________________________
........., ngày

tháng

năm

BÁO CÁO(2)

Về ……………………(3)………………………….
___________________________________

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………/.

Nơi nhận(6)
- ……..;(7)
- Lưu VT,(8)

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN (4)

CHỦ TỊCH
(hoặc KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH)

Họ và tên(5)

Trang 18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

Quy trình ban hành và đăng ký văn bản đi:
Theo luật tổ chức HDND và UBND sửa đổi, bổ sung năm 2003, qua khảo sát
thực tế, UBND Quận có thẩm quyền ban hành Quyết định, Chỉ thị để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn. Ngồi ra cơ quan cịn ban
hành các hinh thức văn bản như: Thông báo, công văn, báo cáo, biên bản…
 Sơ đồ:Quy trình ban hành văn bản đi
Chuyên viên soạn
thảo văn bản

Trình lãnh đạo
xem xét
phê chuẩn

Lãnh đạo kiểm tra
phê dut và ký

Trình chủ tịch, phó

chủ tịch ký ban
hành

Chuyển tới các
phòng ban liên
quan

Chuyển tới các đơn
vị tổ chức, cơ quan
bên ngồi có liên
quan

Đóng dấu
UBND Quận
cho phát hành

Văn thư cho số và
thời gian ban hành,
sao văn bản

- Số lượng văn bản đi trong năm 2009 của ủy ban là hơn 9000 văn bản trong
đó phải kể đến là:
Tên loại

Quyết định

Báo cáo

Thơng báo

Kế hoạch

Cơng văn

Số lượng

3600

181

421

1600

123

- Kiểm tra thể thức hình thức, kỹ thuật trình bày: Văn bản đã soạn thảo trình
lãnh đạo xem xét. Sau khi kiểm tra đảm bảo nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày,

SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: ThS: Nguyễn Văn Báu

thẩm quyền ban hành, lãnh đạo ký và trình chủ tịch, phó chủ tịch UBND ký ban
hành. Văn bản được chuyển đến tổ văn thư, tổ văn thư có nhiệm vụ cho số và thời

gian ban hành, nhân bản đúng số lượng cần gửi đến nơi nhận và đóng dấu UBND
Quận.
- Đăng ký văn bản đi: Văn bản được đăng ký trên giao diện trang thông tin
điện tử UBND Quận 10 tại mục “quản lý văn bản và hồ sơ công việc”
 Mẫu đăng ký văn bản đến trên máy tính:

- Chuyển phát hành văn bản đi:
+ Văn bản đi được phát ngay trong ngày, có trường hợp chuyển phát ngày
làm việc tiếp theo
+ Văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện gửi trực tiếp hoặc qua
máy Fax.
 Cách lưu văn bản ở cơ quan:
- Văn bản đi được lưu lại tại văn thư một bản( có chữ ký của người có thẩm
quyền)
- Tại UBND Quận thì văn bản được lưu theo tên loại, nội dung và theo thời
gian.UBND Quận tiến hành nộp lưu tài liệu theo đúng quy định của nhà nước.
SVTH: Trần Thị Bích Thủy

Trang 20