Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
quản lý
Phan Hữu Trung

4. Xây dựng một hệ thống thông tin
hiệu quả
a. HTTT hiệu quả:

Đạt được mục tiêu thiết kế đề ra của tổ chức

Chi phí chấp nhận được

Đáp ứng được các chuẩn mực của một hệ
thống thông tin hiện hành

Sản phẩm có giá trị xác đáng

Dễ học, dễ sử dụng

Mềm dẻo, có thể kiểm tra và phát triển được

4. Xây dựng một hệ thống thông tin
hiệu quả
b. Các yếu kém:
•
Thiết kế
•
Dữ liệu
•
Giá thành

•
Hoạt động

4. Xây dựng một hệ thống thông tin
hiệu quả
c. Các giải pháp:
•
Nhu cầu bảo đảm chất lượng phần mềm
•
Kiểm nghiệm phần mềm
•
Các phương pháp và công cụ nâng cao chất
lượng phần mềm
•
Hướng đối tượng
•
Hướng chức năng
•
Case

5. Các loại hệ thống thông tin

Phân loại theo chức năng
–
Hệ thống tự động văn phòng (OAS)
–
Hệ thống truyền thông (CS)
–
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS)
–

Hệ cung cấp thông tin thực hiện (EIS)
–
Hệ thống thông tin quản lý (MIS)
–
Hệ hỗ trợ quyết định (DSS)
–
Hệ điều hành (ESS)
–
Hệ hỗ trợ làm việc theo nhóm (GS)

5. Các loại hệ thống thông tin (tiếp)

Phân loại theo đặc tính kỹ thuật:
–
HT thông tin cá nhân (PIS)
–
Hệ thông tin làm việc theo nhóm (GIS)
–
Hệ thông tin doanh nghiệp (EIS)

Hệ thống thông tin tích hợp (Integrated
Information System)

Chương 2. Nghiên cứu hiện trạng

Được tiến hành trong cả 2 giai đoạn của quá
trình phát triển hệ thống

Lập kế hoạch (xây dựng dự án khả thi)


Phân tích hệ thống (phân tích hệ thống)

2.1. Mục tiêu và ý nghĩa

Mục tiêu: Xác định nhu cầu thông tin của tổ
chức nhằm phục vụ cho việc xây dựng dự án
phát triển hệ thống, làm cơ sở cho việc phân
tích và thiết kế hệ thống sau này

Ý nghĩa:
–
Giai đoạn đầu của quá trình xây HTTT
–
Quyết định việc hình thành dự án và chất lượng
của việc phân tích và thiết kế

2.2. Quan điểm tiếp cận tổ chức

Tư tưởng: tiếp cận hệ thống
–
Từ mức cao nhất ->mức thấp nhất
–
Từ trừu tượng đến cụ thể
–
Từ tổng quát đến chi tiết

Vận dung: xem tổ chức là một hệ thông tin xã hội kỹ
thuật, trong mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận
–
Từ lãnh đạo->trung gian ->cán bộ

–
Từ mục tiêu tổ chức ->các lĩnh vực hoạt động->công việc
cụ thể

2.3. Tiến trình khảo sát

Các giai đoạn khảo sát

Các bước cần thực hiện trong mỗi giai đoạn
khảo sát

Các giai đoạn khảo sát

Khảo sát sơ bộ
–
Mục tiêu: phục vụ hình thành dự án phát triển ht
–
Đối tượng: từ lãnh đạo trở xuống
–
Kết quả: (sơ đồ chức năng, giải pháp, mục tiêu…)

Khảo sát chi tiết
–
Mục tiêu: thu thập được nh cầu thông tin chi tiết của tổ
chức
–
Đối tượng: mọi công việc ở mọi vị trí làm việc và các mức
quản lý thuộc lĩnh vực nghiên cứu
–
Kết quả: liệt kê các chức năng, các công việc cần thực

hiện….

Các bước cần thực hiện

Thực hiện khảo sát

Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo
sát

Tổng hợp kết quản khảo sát

Hợp thức hóa kết quả khảo sát

2.4 Phương pháp và công cụ sử dụng

Có 4 phương pháp thường được sử dụng:
–
Phương pháp quan sát
–
Phương pháp phỏng vấn
–
Phương pháp điều tra
–
Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp quan sát

Quan sát trực tiếp
–
Tại chỗ

–
Quan sát và ghi chép
–
Thường thực hiện lúc bắt đầu của qúa trình khảo
sát

Quan sát gián tiếp
–
Quan sát từ xa, hay qua phương tiện
–
Quan sát kết hợp với ghi chép
–
Khi cần bổ sung thông tin đã thu được

Phương pháp quan sát (tiếp)

Nội dung thông tin cần thu thập
–
Các công việc, thao tác của người làm việc
–
Vật mang tin sử dụng
–
Phương tiện trao đổi thông tin
–
Các đối tượng, bộ phận liên quan
–
Tần xuất, khối lượng công việc
–
Khó khăn gặp phải
–

Những biến cố đặc biệt

Phương pháp quan sát (tiếp)

Hạn chế
–
Kết quả mang tính chủ quan
–
Người bị quan sát dễ bị tác động, không thể hiện
bình thường
–
Người bị quan sát bị động
–
Tốn thời gian
–
Thông tin bề ngoài, hạn chế

Phương pháp phỏng vấn

Đây là pp hỏi trực tiếp người có liên quan.
Đây là phương pháp chính, cho nhiều thông
tin và có chất lượng cao.

Yếu tố ảnh hưởng chất lượng phỏng vấn:
–
Sự chuẩn bị
–
Chất lượng câu hỏi, phương pháp ghi chép
–
Kinh nghiệm và khả năng giao tiếp

–
Sự hiểu biết về nghiệp vụ

Phương pháp phỏng vấn (tiếp)

Tổ chức phỏng vấn
–
Chuẩn bị:

Cần tiếp xúc sơ bộ, làm quen

Hẹn gặp và thỏa thuận nội dung, thời gian, địa điểm

Chuẩn bị trước cho buổi gặp gỡ và làm việc đầu tiên

Chuẩn bị các câu hỏi

Dự kiến kết quả
–
Thực hiện phỏng vấn

Nên làm 2 nhóm người

Sớm hình thành sơ đồ chức năng

Cuối buổi pv, nên nhắc lại nội dung

Ko nên kéo dài

Phương pháp phỏng vấn (tiếp)


Nội dung tập trung
–
Người lãnh đạo, quản lý

Mô hình tổ chức quản lý

Nhiệm vụ, chức năng, mục tiêu tổ chức, bộ phận

Mối quan hệ nội bộ

Vai trò của các bộ phận chính

Cái mạnh, cái yếu, khó khăn cản trở cần giải quyết

Ý định, kiến nghị, phương án giải quyết nếu có thể
–
Với chỗ làm của nhân viên

Hoạt động công việc

Điều kiện làm việc

Thông tin sử dụng, thông tin tạo ra

Chu kỳ, tần xuất, thời gian, khối lượng thực hiện

Quy tắc, thủ tục cần tuân theo

Hồ sơ, tài liệu sử dụng và cách lưu trữ


Thông tin tạo ra, nơi đến, mục đích, khó khăn, đề xuất

Phương pháp phỏng vấn (tiếp)

Những hạn chế giao tiếp khi pv
–
Ngôn ngữ sử dụng
–
Khái niệm không thống nhất
–
Trạng thái tinh thần người hỏi và được hỏi
–
Định kiến sẵn có
–
Sự tin cậy chưa cao, cách xử sự tập thể

Những lưu ý:
–
Cần chú ý nghe, biết im lặng
–
Tránh hỏi chuyện nội bộ, cá nhân
–
Chú ý quan sát thay đổi kịp thời
–
Từng bước thiết lập quan hệ hợp tác
–
Câu hỏi tập trung vào lĩnh vực nghiên cứu, ngắn gọn, mở
–
Gặp khó khăn khi bị hỏi lại – nên trung thực

Phương pháp điều tra

Nội dung:
–
Dùng thăm dò dư luận, thông tin đại chúng
–
Thường dùng để bổ sung thêm thông tin định hướng tác dụng
hạn chế
–
Những nội dung cần thăm dò:

Những khó khăn của tổ chức

Nguyên nhân có thể có

Giải pháp xây dựng HTTT là tốt nhất

Khó khăn khi áp dụng HTTT
–
Câu hỏi thăm dò thường ở dạng các khả năng lựa chọn có sẵn
–
Chỉ dùng như phương pháp bổ sung, thông tin thu thập hạn
chế trong phạm vi hẹp, chỉ cho thông tin định tính

2.5. Các khái niệm sử dụng trong khảo
sát

Chức năng – công việc: là tập hợp các hành động
thực hiện ở một phạm vi nào đó (activity – task –

action)

Quy tắc – thủ tục: là một sự thể hiện mục tiêu đã
chọn

Thủ tục quản lý: là những quy định cần tuân thủ để
đảm bảo y/c mục tiêu quản lý

Quy tắc tổ chức: là quy tắc cần tuân thủ của tổ chức

Quy tắc kỹ thuật: là quy tắc đảm bảo y/c kỹ thuật

2.6 Công cụ sử dụng

Phiếu phỏng vấn

Lưu đồ công việc

Bảng tổng hợp hồ sơ

Bảng tổng hợp chức năng

Mô tải chi tiết tài liệu

Mô tả chi tiết dữ liệu

2.7 Củng cố kết quả khảo sát

Sau khi phỏng vấn cần xem lại và hoàn thiện
tài liệu thu được


Phát hiện chỗ thiếu sót, chỗ chưa rõ, chuẩn
bị câu hỏi bổ sung

Hoàn chỉnh sơ đồ phân cấp chức năng

Tiếp tục phỏng vấn hoặc các biện pháp khác
để hoàn chỉnh tài liệu

2.8 Tổng hợp kết quả khảo sát
Tổng hợp các xử lý

Tổng hợp kết hợp với tổ chức
–
nhằm mục tiêu làm rõ các thiếu sót và sự rời rạc
của các yếu tố liên quan, trình bày tường minh để
người sử dụng xem xét đánh giá và hợp thức hóa
–
Tổng hợp theo các lĩnh vực hoạt động
–
Hình thức hóa: bằng công cụ mô tả

Tổng hợp tách khỏi tổ chức: làm rõ hoạt
động là bất biến trong lĩnh vực