Tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy tại công ty cổ phần dược traphaco

Lời nói đầu
Có thể nói xà hội hiện đại là x· héi doanh nghiƯp. NỊn kinh tÕ thÞ trêng ë
níc ta phát triển, cơ chế kinh tế thoáng đà mở ra những cơ hội cho sự gia tăng
của các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp này với ý nghĩa là tế bào của nền kinh
tế hoạt động đà cung cấp ngày càng nhiều các loại dịch vụ, hàng hoá nhằm thoả
mÃn nhu cầu sinh hoạt của con ngời và nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn xÃ
hội. Hơn nữa, trong những năm gần đây, cũng nh nhiều quốc gia khác, việc mở
cửa quan hệ kinh tế với các nớc trên thế giới vẫn luôn là mối quan tâm của Việt
Nam. Tõ khi thùc hiƯn chÝnh s¸ch më cưa, ViƯt Nam đà thiết lập đợc nhiều mối
quan hệ hợp tác kinh tế thơng mại với nhiều nớc. Vì vậy, hàng hoá tràn vào Việt
Nam với khối lợng lớn và ngày càng đa dạng, phong phú cả về chất lợng, mẫu mà và
chủng loại. Từ đó tạo ra một sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong
nớc và giữa doanh nghiệp trong nớc với các doanh nghiệp nớc ngoài. Để chiến
thắng trong cuộc cạnh tranh này, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tổ chức quản lý
tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhất là tăng cờng quản lý đối với
khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Bởi vì đối với các doanh nghiệp này, tiêu thụ
là giai đoạn cực kỳ quan trọng trong mỗi chu kỳ kinh doanh, nó có tính chất
quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp và cũng chỉ giải
quyết tốt khâu này thì doanh nghiệp mới thực sự thực hiện chức năng của
mình là: cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng.
Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và quản lý tiêu thụ
nói riêng, có nhiều công cụ khác nhau, trong đó kế toán là một công cụ hữu hiệu.
Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý là một trong những cơ sở cung cấp
thông tin quan trọng nhất cho việc chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh có
hiệu quả. Để công cụ kế toán phát huy hết vai trò của mình, đòi hỏi doanh
nghiệp phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói
chung và kế toán tiêu thụ nói riêng. Sự cải thiện đó không chỉ dừng lại ỏ công tác
tổ chức kế toán thuần tuý mà phải cải thiện cả công nghệ làm kế toán. Trong
thời đại ngày nay- thời đại của công nghệ thông tin, để có sức cạnh tranh mạnh
mẽ, mỗi doanh nghiệp cần phải kịp thời nắm bắt, ứng dụng những tiến bộ khoa
học kỹ thuật này vào hỗ trợ công tác kế toán.

Nhận thức đợc những điều trên đây, qua quá trình thực tập tại công ty
cổ phần dợc TRAPHACO, dới sự giúp đỡ của giáo viên hớng dẫn và các cán bộ, nhân
viên của phòng kế toán em đà đi sâu để tìm hiểu tình hình thực tế của công
tác kế toán ở đây và em cho rằng kế toán tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng
phần mềm kế toán máy của công ty là một vấn đề đáng nghiên cứu.
Chuyên đề kế toán trởng đợc trình bày theo hai phần cơ bản sau:
Phần I: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết
quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ
phần dợc Traphaco.
Phần II: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức
hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều
kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ phần dợc Traphaco.

1


2


Phần I
tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xáC định kết quả tiêu thụ trong
điều kiện ứng dụng kế toán máy
tại công ty cổ phần dợc TRAPHACO
1. Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần dợc TRAPHACO
Công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y tế TRAPHACO-Bộ Giao thông vận tải
là một công ty nhà nớc cổ phần hoá thuộc Bộ Giao thông vận tải. Hiện nay, công
ty đang là một trong những đơn vị sản xuất kịnh doanh đầu đàn trong ngành
dợc Việt Nam. Với xuất phát điểm là một tổ sản xuất thuốc thuộc Ty y tế đờng
sắt với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán bộ công nhân ngành đờng sắt trong
thời kỳ bao cấp, để có đợc thành tựu lớn mạnh cả về lợng và về chất nh ngày nay

khi nền kinh tế đà chuyển đổi sang cơ chế thị trờng, công ty đà trải qua một
quá trình hình thành và phát triển dài với những bớc tiến ngoạn mục.
Ngày 28/11/1972 tổ sản xuất thuốc thuộc ty y tế đờng sắt thành lập.
Năm1981, tổ sản xuất đợc mở rộng thành Xởng sản xuất thuốc đờng sắt.
Năm1993, để đáp ứng nhu cầu phát triển của xởng nói riêng và để theo
kịp sự đổi mới của nền kinh tế nói chung xởng dợc đợc đổi tên thành xí nghiệp
dợc phẩm đờng sắt với tên giao dịch là TRAPHACO.
Năm1994 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 666QĐ/TCCB-LĐ thành lập
công ty dợc TRAPHACO từ xí nghiệp dợc TRAPHACO với chức năng, nhiệm vụ: Thu
mua dợc liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh, sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế.
Năm1997 công ty đợc đổi tên thành công ty dợc và thiết bị vật t y tế
TRAPHACO.
Tháng 1 năm 2001, công ty quyết định tiến hành cổ phần hoá với 45% vốn
của nhà nớc theo quyết định 2566/1999 của Bộ GTVT và bắt đầu mở rộng thị
trờng ra các nớc trên thÕ giíi ®ång thêi më réng lÜnh vùc kinh doanh sang xuất
nhập khẩu nguyên vật liệu. Lúc này công ty mang tên công ty cổ phần dợc và
thiết bị vật t y tế-Bộ GTVT và đặt trụ sở tại 75 phố Yên Ninh- Quận Ba Đình- Hà
Nội. Ngày 05/07/2001, công ty đổi tên thành công ty cổ phần dợc TRAPHACO và
cho đến nay, công ty vẫn hoạt động dới tên gọi đó với quy mô sản xuất kinh
doanh thì không ngõng më réng. HiƯn nay, c«ng ty cã mét chi nhánh tại Thành
phố Hồ Chí Minh cùng 6 phân xởng sản xuất và 10 địa điểm kinh doanh tại 6
quận thuộc thành phố Hà Nội.
Ngày nay Công ty Traphaco luôn tạo đợc uy tín với ngời tiêu dùng và trở
thành một trong số 130 doanh nghiệp đứng đầu về hàng Việt Nam chất lợng
cao.
2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y
tế TRAPHACO là thu mua dợc liệu, sản xuất thuốc , kinh doanh dợc phẩm, ngoài
ra công ty còn có hoạt động xuất nhập khẩu nguyên liệu và hoá chất.
Hiện nay sản phẩm của công ty có mặt ở khắp nơi trên thị tr ờng cả nớc

cũng nh ở nớc ngoài vơí các chủng loại vô cùng phong phú nh các loại thuốc dạng
viên nén, viên nang, viên bao film theo tiêu chuẩn GMP Asean, các loại thuốc dạng
nớc... Công ty đà bố trí một mạng lới phân phối bao gồm 4 cửa hàng thuốc đặt ở
Hà Nội tại các địa chỉ: 36 Nguyễn Chí Thanh, 102 Thái Thịnh, 20 Giải Phóng,
108 Thành Công và một chi nhánh đặt tại thành phố Hồ Chí Minh chuyên phụ
trách mảng thị trờng miền Nam, tại mỗi địa điểm phân phối đều có bác sĩ và

3


dợc sĩ t vấn. Ngoài ra, hiện nay, công ty đang xây dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn
GMP tại Hoàng Liệt- Thanh Trì. Công ty cũng có một hệ thống kho tàng tơng đối
hoàn chỉnh với đầy đủ các phơng tiện, dụng cụ để bảo quản, bảo vệ nguyên
vật liệu, hàng hoá trong kho ở tất cả các địa điểm kinh doanh của mình
Trải qua một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dài và mặc dù phải
vận động trong cơ chế thị trờng với tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt, song
công ty vẫn khẳng định đợc chỗ đứng của mình trên thị trờng dợc Việt Nam
cũng nh thế giới và ngày càng đạt đợc những thành tựu ®¸ng kĨ. Cã thĨ thÊy râ
®iỊu ®ã qua viƯc so sánh kết quả sản xuất kinh doanh vài năm gần đây nh
sau:
Chỉ tiêu

Năm 2000

Năm 2001

1. Tổng doanh thu

2.
3.

51755539124 7799387830
4
Doanh thu bán hàng hoá
259905768 4395703989
Doanh thu bán thành
51495633356 7024947481
phẩm
5
Doanh thu hàng xuất
0 3348699500
khẩu
Các khoản giảm trừ
842173812 916182917
Doanh thu thuần
50913364342 7707769538
7
Giá vốn hàng bán
24601930178 3834306054
5
Lợi nhuận trớc thuế
13449805880 1733287060
1
Lợi nhuận sau thuế
9145867998 9924067293

Năm 2002
9799033417
4
9531237748

8439075642
6
4068340000

0
9715178678
4
4.
4700280325
4
5.
1873474596
4
6.
1274017086
0
7. Nộp ngân sách nhà nớc
7063826307 6251039209 8598150820
8. Thu nhập bình quân
1800000
2200000
2400000
Biểu1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh
3. Tổ chức quản lý.
Công ty cổ phần TRAPHACO hiện nay tổ chức quản lý theo hình thức trực
tuyến theo sơ đồ sau:
Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát

HĐQT
PGĐ điều hành phụ
trách KHKD
Phòng kế hoạch
KD

Giám đốc điều hành

Cung ứng vật tư
Kho hoá chất
Kho dược liệu
Kho phụ
4 liệu
Kho thành phẩm

P. Tổ chức hành
chính
P. Tài chính kế toán
P. Nguyên cứu
phát triển


Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức quản lý của công ty cổ phần dợcTRAPHACO
4.Khái quát chung về phơng thức và mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại
công ty Traphaco.
Tại công ty, công tác kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung, bộ máy
kế toán đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu.
Kế toán trưởng
KT
tổng

hợp

KT tiền
mặt

KT
TGNH

KT HTK

KT bán
hàng

KT công
nợ

Thủ
quỹ

Nhân viên kế toán 4 cửa
hàng và chi nhánh

Chỉ đạo trực tiếp
Sơ đồ 2:Tổ chức bộ máy kế toán
Báo sổ
5. Giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại công ty TRAPHACO
Hiện nay công ty đang ứng dụng phần mềm kế toán Fast Accounting2002. Chơng trình nµy cho phÐp truy cËp theo 2 kiĨu: theo nghiƯp vụ và theo
chức năng (nghĩa là ngời dùng tiến hành hạch toán kế toán trên máy tính theo nội
dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tiến hành sao chép các bút toán đà hạch
toán sẵn trên sổ sách của kế toán thủ công vào các chứng từ theo chơng trình).

Phân tích số liệu liên quan đến khách hàng, vật t, hàng hoá tài sản cố định có
thể tiến hành theo 3 chiều mềm dẻo khác nhau (theo khách hàng; theo vật t,
hàng hoá hoặc theo tài sản cố định). Bổ sung thêm vào các báo cáo quản trị và
báo cáo tài chính là các báo cáo nhanh và các báo cáo phân tích tình hình tài
chính.
5.1 Các phân hệ nghiƯp vơ
cđa Fast Accounting- 2002.
Sỉ q tiỊn mỈt
Vèn b»ng tiỊn
PhiÕu thu/Chi
Giâý báo Nợ/Có

Tiền gửi Ngân
hàng

5
Phải Thu

Hoá đơn bán hàng

Báo cáo bán hàng
Sổ chi tiết công

Tổng

Sổ chi tiết tài
khoản
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
Nhật ký chứng từ

Bảng kê


Các phân hệ nghiệp vụ và các báo cáo chính của Fast Accounting- 2002 đợc liên kết với nhau qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Sơ đồ liên kết các phân hệ kế toán trong Fast Accounting2002
5.2 Làm việc với Fast Accounting- 2002
Màn hình giao diện của Fast Accounting- 2002
Màn hình giao diện của Fast Accounting- 2002 đợc thiết kế theo kiểu thực
đơn, theo phân hệ nghiệp vụ. Mỗi khi một mục của thực đơn mẹ đợc chọn thì
một thực đơn con sẽ xuất hiện gồm những mục chọn tơng øng víi c¸c thđ tơc
cho phÐp ngêi dïng thùc hiƯn nhu cầu cập nhật dữ liệu hay kết xuất báo cáo, liên
quan đến phân hệ nghiệp vụ đà chọn.(Màn hình giao diƯn: H×nh 1- Phơ
lơc)
Víi “HƯ thèng”, ngêi dïng cã thể tiến hành cập nhật và kết xuất các danh
mục từ điển cơ bản nh danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục
ngoại tệ, danh mục khoản mục, danh mục vụ việc... và thực hiện các thao tác liên
quan đến toàn bộ hệ thống nh khai báo các biến hệ thống, tạo, chọn năm làm
viêc, sao chép dữ liệu vào ra, hay quản lý ngời sử dụng hệ thống.
Phân hệ nghiệp vụ Tiền mặt- Ngân hàng đợc dùng để cập nhật các
chứng từ liên quan đến kế toán vốn bằng tiền nh phiếu thu/ chi, giấy báo nợ/ báo
có và kết xuất các báo cáo có liên quan.
Phân hệ Bán hàng đợc sử dụng để quản lý nghiệp vụ bán hàng, với việc
cập nhật các chứng từ liên quan nh hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bÞ

6


trả lại và các chứng từ phải thu khác cũng nh việc lên các sổ sách kế toán về
nghiệp vụ bán hàng.

Phân hệ nghiệp vụ Mua hàng đợc sử dụng để quản lý nghiệp vụ mua
hàng, với việc cập nhật các chứng từ liên quan nh phiếu nhập mua hàng, phiếu
xuất hàng trả lại ngời bán và các chứng từ phải trả khác và lên các báo cáo về
nghiệp vụ mua hàng.
Bằng cách sử dụng phân hệ Vật t, ngời dùng có thể quản lý và theo dõi
đợc tình hình nhập, xuất và tồn kho của các vật t, hàng hoá và thực hiện tính
đơn giá trung bình/ đơn giá hạch toán tháng cho những vật t, hàng hoá tính giá
trung bình/ giá hạch toán.
Với Tổng hợp, ngời dùng có thể thực hiện các bút toán phân bổ, điều
chỉnh, kết chuyển và lên các báo cáo tổng hợp.
Phân hệ TSCĐ, cho phép ngời dùng theo dõi tài sản cố định về nguyên
giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, theo dõi tăng giảm và lý do tăng
giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao cũng nh việc kết xuất các báo cáo về tài
sản cố định.
5.3 Xây dựng các danh mục từ điển và cập nhật số liệu ban đầu
Fast Accounting- 2002 quản lý các danh mục từ điển (danh mục các đối tợng cụ thể cần quản lý) và cập nhật số liệu ban đầu bằng hai thực đơn chính là
Hệ thống và Vật t. Để cập nhật các danh mục: tài khoản , khách hàng, vụ
việc, khoản mục và ngoại tệ với số d đầu kỳ, sử dụng thực đơn Hệ thống, với
danh mục vật t hàng hoá cùng với tồn kho đầu kỳ, sử dụng thực đơn Vật t.
Đối với danh mục tài khoản: Chơng trình đà cập nhật sẵn một danh mục tài
khoản theo chÕ ®é, song vÉn cho phÐp ngêi dïng cËp nhật thêm, xoá bỏ hoặc
sửa các tài khoản tuỳ thuộc yêu cầu quản lý.
Mỗi một tài khoản trong danh mục tài khoản đợc mô tả thông qua các thuộc
tính sau:
Số hiệu tài khoản; tên tài khoản; mà ngoại tệ; loại tài khoản ( tổng hợp hoặc
chi tiết, khi cập nhật dữ liệu, chỉ đợc phép hạch toán vào tài khoản chi tiết,
không đợc hạch toán vào tài khoản tổng hợp, tuy nhiên khi kết xuất báo cáo, chơng trình kế toán vẫn cho phép kết xuất báo cáo liên quan đến tài khoản tổng
hợp); tài khoản mẹ; bậc tài khoản (Tài khoản tổng hợp có bậc 0, tài khoản chi tiết
có bậc từ 1 trở lên, các tài khoản càng chi tiết có bậc càng cao); tài khoản theo
dõi công nợ chi tiết (C/ K): C- tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách

hàng, K- tài khoản không theo dõi công nợ chi tiết; nhóm tài khoản; tài khoản sổ
cái- tài khoản đợc sử dụng khi lên báo cáo quyết toán nh bảng cân đối kế toán,
bảng báo cáo kết quả kinh doanh (C/ K: C- là tài khoản sổ cái, K- không là tài
khoản sổ cái). Khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp, chơng trình kế toán sẽ gộp
số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái, số d đầu kỳ, đầu
năm của tài khoản (chỉ vào số d đầu kỳ cho các tài khoản chi tiết).
Đối với danh mục khách hàng:
Danh mục khách hàng cho phép theo dõi chi tiết mua/ bán vật t hàng hoá
và các khoản phải thu, phải trả khác cho từng khách hàng. Trong số các thuộc
tính mô tả khách hàng, mà khách hàng luôn đợc sử dụng khi cập nhật, xử lý dữ
liệu và kết xuất báo cáo, nên cần hết sức cẩn thận khi thiết kế bộ mà khách hàng
sao cho thuận tiện trong sử dụng và hiệu quả trong khai thác.
Các thông tin về khách hàng:

7


MÃ khách hàng, tên khách hàng, loại khách (C/ D): C- khách hàng đơn lẻ, Dkhách hàng là đơn vị, địa chỉ, tài khoản: Số hiệu tài khoản công nợ ngầm
định của khách hàng (131- nếu là ngời mua, 331- nếu là ngời bán), hạn thanh
toán: Số ngày tín dụng ngầm định khi mua bán với khách hàng (có thể sửa đổi
đợc khi cập nhật chứng từ cụ thể).
Đối với danh mơc vơ viƯc:
Fast Accounting- 2002 cho phÐp theo dâi các chi tiết và tổng hợp phát sinh
liên quan đến các vụ việc, hợp đồng, thông qua mà vụ việc đợc khai báo trong
danh mục vụ việc.
Các thông tin về vụ việc:
MÃ vụ việc, tên vụ viêc, tài khoản (dùng trong trờng hợp muốn theo dõi số d
của vụ việc)
Đối víi danh mơc kho¶n mơc:
Danh mơc kho¶n mơc cho phÐp theo dõi các khoản mục trên các tài khoản

chi phí và một số tài khoản khác nh lý do tăng, giảm nguồn vốn; tài sản quỹ: lý
do tăng giảm quỹ; tài sản cố định: lý do tăng giảm tài sản cố định... Có thể
theo dõi các khoản mục này bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tơng
ứng. Mỗi các có những u ngợc điểm riêng, nên cần tự đánh giá và chọn ra cách
theo dõi các khoản mục phù hợp nhất.
Các thông tin về khoản mục: MÃ khoản mục
Đối với danh mục ngoại tệ:
Danh mục này dùng để theo dõi các loại ngoại tệ và tỷ giá quy đổi.
Danh mục kho vật t, hàng hoá
Danh mục này dùng để theo dõi các kho vật t hàng hoá và thành phẩm.
Danh mục nhóm vật t hàng hoá
Fast Accounting- 2002 cho phép theo dõi vật t hàng hoá không những theo
danh điểm mà còn theo nhóm vật t hàng hoá. Vật t hàng hoá đợc tổ chức phân
cấp dới dạng nhóm Mẹ- Con hay còn gọi là cấu trúc hình cây. Nhóm có thể phân
cấp đến sáu mức. Cây danh mục nhóm các vật t hàng hoá trong Fast
Accounting- 2002 rất năng động và uyển chuyển. Có thể dễ dàng thực hiện các
thao tác tạo, sửa, xoá hoặc di chuyển các danh điểm vật t hàng hoá giữa các
nhóm với nhau, khi cần thiết.
Nhờ việc quản lý vật t hàng hoá theo nhóm, nên trong các báo cáo, có thể
cộng giá trị hay số lợng theo nhóm.
Các thông tin về danh mục nhóm vật t hàng hoá.
MÃ, tên nhóm, đơn vị tính (có thể bỏ trống trờng này đối với nhóm hàng
thuộc loại dịch vụ), nhóm mẹ (cho các nhãm cã bËc tõ 2 trë lªn), bËc cđa nhãm
vËt t hàng hoá, số thứ tự nhóm (khi lên báo cáo, chơng trình sẽ sắp xếp theo số
thứ tự nhóm chứ không theo mà hoặc tên nhóm), nhóm cuối ( C- là nhóm cuối, Kcha phải là nhóm cuối).
Danh mục vật t hàng hoá:
Danh mục vật t hàng hoá dùng để theo dõi mọi phát sinh và theo dõi tồn
kho của từng vật t hàng hoá cũng nh các mặt hàng là dịch vụ nh bốc xếp, vận
tải.
Thông tin về vật t hàng hoá

MÃ, tên vật t hàng hoá, đơn vị tính (nếu không khai báo thì khi cập nhật
số liệu, chơng trình sẽ bỏ qua trờng Số lợng), số thứ tự (dùng để sắp xếp, khi

8


in hoặc xem), tài khoản kho (152, 153, 155, 156), tài khoản giá vốn, tài khoản
hàng bán bị trả lại, tháng, số lợng Min, số lợng Max, tính tồn kho, tính giá tồn kho
(giá thực tế, trung bình tháng hoặc giá hạch toán).
Tính thuế GTGT (C/ K) và thuế suất GTGT (%), nếu là vật t hàng hoá đợc
khai báo có tính thuế GTGT, thì trong các chứng từ liên quan nh hoá đơn bán
hàng, chơng trình kế toán tự động tính thuế theo thuế suất đà định và cập
nhật định khoản thuế GTGT.
Danh mục chứng từ.
Fast Accounting- 2002 quản lý các loại chứng từ bằng danh mục các chứng
từ. Mỗi màn hình cập nhật đợc gắn với một hoặc một số chứng từ, mỗi chứng từ
gắn với một số tham biến ngầm định, để tiện lợi cho việc cập nhật và xử lý số
liệu.
Mỗi loại chứng từ sử dụng cho một số nghiệp vụ kế toán nhất định, số lợng
loại chứng từ đợc Fast Accounting- 2002 định sẵn và ngời sử dụng chỉ đợc phép
sửa đổi một vài tham số của chứng từ, chứ không thể thêm hoặc xoá mét lo¹i
chøng tõ trong danh mơc hiƯn cã cđa Fast Accounting- 2002.
Các thông tin về loại chứng từ.
MÃ, tên chứng từ, tiêu đề (Tiêu đề trên chứng từ trong trờng hợp in chứng từ
bằng máy), số liên, tài khoản Nợ/ Có: là tài khoản Nợ/ Có ngầm định, khi vào một
chứng từ mới, nhằm giảm bớt một số thao tác. Tuy vậy, chơng trình vẫn cho phép
sửa tài khoản này khi nhËp sè liƯu.
Fast Accounting- 2002 cho phÐp khai b¸o một số biến hệ thống để chơng trình
phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể. Các biến này cần đợc khai báo ngay từ
đầu và có giá trị trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống kế toán sau đó

(có thể không khai báo những biến hệ thống này nếu không cần máy tự động
hạch toán mà kế to¸n sÏ tù nhËp trong tõng nghiƯp vơ) nh m· ngoại tệ ngầm
định, mà đồng tiền hạch toán, kiểu hạch toán ngoại tệ, tài khoản chênh lệch giá
hàng tồn kho- chênh lệch giữa giá gốc và giá bình quân cả kỳ dự trữ (412), tài
khoản thuế GTGT đầu ra (3331), cho phÐp cËp nhËt trêng bé phËn cđa nghiƯp
vơ b¸n hàng, cho phép cập nhật trờng kế toán doanh thu, giá vốn...
6. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm ở công ty cổ phần d ợc TRAPHACO
Quá trình tiêu thụ tại công ty bao gồm cả tiêu thụ thành phẩm và tiêu thụ
hàng hoá. Hàng hoá có thể đợc công ty thu mua (gọi là hàng công ty), hoặc do
các cửa hàng tự thu mua (gọi là hàng khai thác).
Công ty thực hiện tiêu thụ qua 2 hình thức là giao hàng trực tiếp tại công ty và
bán lẻ ở các cửa hàng phụ thuộc. Các phơng thức thanh toán chủ yếu là:
Đối với phơng thức giao hàng trực tiếp công ty sử dụng các phơng thức
thanh toán: Tiền mặt, Séc, trả chậm, trả trớc.
Đối với phơng thức bán lẻ, công ty sử dụng hai phơng thức thanh toán đó là
bằng séc hoặc tiền mặt, trong đó chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt.
Có thể khái quát quy trình hạch toán tiêu thụ tại công ty nh sau:
HĐGTGT, Báo cáo bán
hàng, PNK,PXKKVCNB

Chứng từ mà hoá nhập dữ liệu vào
máy tính (HĐBH, PKT, PXĐC)

Nhật ký bán hàng

Nhật ký chung

Sổ cái TK 155, 156, 632, 511,

9

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ
7.Đánh giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho.
Tại công ty, giá vốn thực tế thành phẩm, hàng hoá xuất kho đợc tính bằng
phơng pháp bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân cuối kỳ). Song khoản
chi phí mua hàng không đợc tính vào giá vốn của hàng hoá mà lại đợc hạch toán
vào khoản chi phí bán hàng bằng tiền khác. Cuối tháng hoặc sang đầu tháng
sau, khi đà cập nhật đầy đủ các chứng từ nhập xuất kho thành phẩm, hàng hoá,
kế toán hàng tồn kho sẽ thực hiện tính giá vốn hàng xuất bằng cách vào phân hệ
kế toán hàng tồn kho, chọn tính giá trung bình, chọn tài khoản chênh lệch nhập,
xuất, sau đó chơng trình sẽ tự động tính giá xuất trung bình cho từng loại
thành phẩm, hàng hoá.
Giá thực tế hoa hoè
xuất tháng 12/2002

(đồng)

=

Giá thực tế
tồn đầu kỳ
Số lượng tồn
đầu kỳ

Giá thực tế

+nhập trong kỳ
+

Số lượng nhập
trong kỳ

Số lượng
xxuất
trong
kỳ

=

1587298

8. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá.
8.1 Chứng từ sử dụng
Đối với nghiệp vụ nhập kho thành phẩm, hàng hoá (xem mục 9- kế toán
hàng bán bị trả lại)
Đối với nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá.
Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá đợc vận
dụng tuỳ theo phơng thức bán hàng nh sau:
Phơng thức giao hàng trực tiếp.
Đây là phơng thức bán hàng trực tiếp tại công ty theo hợp đồng kinh tế và
đơn đặt hàng đà ký kết với khách hàng. Theo phơng thức này, trình tự tiêu thụ
sản phẩm, hàng hoá đợc thực hiện nh sau:
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận đơn
đặt hàng của khách hàng trình ban giám đốc duyệt và ký kết hợp đồng kinh tế
hoặc hợp đồng xuất khẩu. Sau đó dựa trên những nội dung đà thoả thuận trong
hợp đồng về số lợng, chủng loại, quy cách của hàng hoá và thời gian giao hàng,
tiến hành viết hoá đơn GTGT thành bốn liên sau đó chuyển cho kế toán một
bản hợp đồng kinh tế kèm theo một liên hoá đơn GTGT để nhập vào máy tính
(Hoá đơn bán hàng: Hình 2- Phụ lục),01 liên lu tại phòng, 01 liên giao cho

khách hàng. 01 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng bán.
Biểu số 2: Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng

10


Hoá đơn (gtgt)

Theo công văn số: 195
TCT/AC
Liên 3: (Kế toán lu)
Ngày 16/01/2001 của
TCT
Ngày 01 tháng 12 năm 2002
Ký hiệu AA/2001
Số 000429
Đơn vị bán hàng: Công ty dợc TRAPHACO
TK:......................
Địa chỉ: 75 Yên Ninh- Ba Đình- Hà Nội. MS:
Họ tên ngời mua hàng: Bác sĩ Hà
Địa chỉ:........................
Hình thức thanh toán:........
MS:
STT
Tên, quy cách
ĐVT
Số lợng
Đơn giá
Thành tiền Ghi chú
1

Thuốc cứu thơng
Túi
8
92381
739048
Cộng tiền hàng :
739048
Thuế GTGT: 10%
Tiền thuế GTGT:
73904,8
Tổng cộng tiền thanh toán:
812952,8
Số tiền bằng chữ: Tám trăm mời hai nghìn chín trăm năm mơi ba đồng
Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Phơng thức bán lẻ tại các cửa hàng phụ thuộc:
Công ty có 4 cửa hàng phụ thuộc ở Hà Nội, đặt tại 36- Nguyễn Chí Thanh,
102- Thái Thịnh, 20- Giải Phóng, 108- Thành Công.
Khi có lệnh điều động nội bộ đà đợc duyệt của kế toán trởng và giám đốc
công ty về việc xuất thành phẩm, hàng hoá xuống các cửa hàng để bán lẻ, phòng
kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành
3 liên, 1 liên thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho, 1 liên kế toán sử dụng để nhập số
liệu vào máy tính, còn 1 liên lu tại phòng kế hoạch kinh doanh.
Trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ngời lập sẽ ghi các chỉ tiêu:
Tên nhÃn hiệu, quy cách thành phẩm, hàng hoá, đơn vị tính, số lợng thực tế xuất
kho. Thủ kho tiến hành xuất đúng theo số lợng, chủng loại đà đợc ghi trên phiếu.
Sau khi nhận đợc liên 3, phòng kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy tính trên các chỉ
tiêu về số lợng. Kế toán vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và nhập phiếu xuất
điều chuyển nội bộ theo định khoản: Nợ TK 6321, 6322
Có TK 155, 156
(Phiếu xuất điều chuyển: Hình 3 - Phụ lục)

Kế toán phải nhập các chỉ tiêu sau: Ngày chứng từ; số chứng từ; diễn giải;
mà nhập xuất: kế toán khai báo tài khoản 6321 hoặc 6322 (đây chính là tài
khoản đối ứng với tài khoản kho); mà kho xuất; mà kho nhập; mà hàng: kế toán
khai báo mà hàng và chơng trình sẽ tự động hiện tên hàng, đơn vị tính, và tài
khoản kho (156, 155); số lợng: khai báo số lợng xuất
Cột đơn giá và cột thành tiền (không phản ánh giá bán đơn vị nh Hoá
đơn GTGT mà phản ánh giá vốn đơn vị) cha tính đợc tại thời điểm xuất thành
phẩm, hàng hoá cho các cửa hàng mà cuối tháng kế toán hàng tồn kho sẽ tính
trên máy vi tính và in ra phiếu xuất kho đà có cột đơn giá và cột thành tiền.
Biểu số 3: Mẫu phiếu xt kho kiªm vËn chun néi bé

11


Đơn vị: Công ty dợc TRAPHACO
Địa chỉ: 75- Yên Ninh- Ba
Đình- HN

Mẫu số 03- VT- 3LL
Ban hành theo QĐ số Ban hành theo QĐ
số 1141- TC/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC
AX/ 01-B
Phiếu xuất kho
Kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 20 tháng 12 năm 2002
Liên 3: kế toán
Căn cứ lện điều động số: ...ngày .... tháng....năm 20.... của ....về việc....
Họ tên ngời vận chuyển: Anh Hng.
Hợp đồng số.....

Phơng tiện vận chuyển: Ô tô tải
Xuất tại kho: Thành phẩm Phú Thợng
Nhập tại kho: 102- Thái Thịnh- Hà Nội
STT
Tên nhÃn hiệu, quy
MÃ
Đơn
Số lợng
Đơn
Thành
cách phẩm chất vật t số
vị
giá
tiền
Thực Thực
(sp,hh)
tính
xuất nhập
1
Hoa hoè 1 gãi= 100 g
Gãi
50
50
4200 210000
2
3

Cao Hµ thđ 1gãi =
100g
Cưu tÝnh 1 gói =

500g
Cộng

Gói

20

20

Gói

20

20

4560
0
4100

912000
82000
1204000

Xuất, ngày 20 tháng 12 năm 2002
Nhập ngày, 20 tháng 12 năm 2002
Ngời lập phiếu
Thủ kho xuất
Ngời vận chuyển
Thủ kho
nhập

Theo phơng thức này, kế toán bán lẻ phải mở sổ nhận hàng và thanh toán, đối với
các đối tợng không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, kế toán bán lẻ phải lập
bảng kê hàng bán lẻ, theo từng lần bán, từng loại hàng và cuối tháng gửi báo cáo
bán hàng về phòng Tài chính- Kế toán, tại đây kế toán bán hàng sẽ nhập hoá
đơn bán hàng vào máy tính qua phân hệ kế toán bán hàng.
8.2 Hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá xuất bán.
Để hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá công ty cổ phần dợc TRAPHACO
sử dụng phơng pháp thẻ song song.
a. Các loại sổ, thẻ sử dụng:
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá
- Bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất kho.
- Các báo cáo nhập, xuất, tồn kho thành phẩm.
b. Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá.
Phiếu nhập kho

Hoá đơn GTGT

Thẻ kho

Sổ chi tiết thành
phẩm, hàng hoá

12

Phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển
nội bộ

Báo cáo tổng hợp

nhập- xuất- Tån


Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá.
Tại kho: Thủ kho căn cứ Hoá đơn GTGT, PhiÕu xt kho kiªm vËn chun
néi bé, PhiÕu nhËp kho để ghi thẻ kho về mặt số lợng, mỗi chứng từ ghi một dòng
thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm sản phẩm, hàng hoá.
Sau khi kế toán nhập các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển
nội bộ thông qua phân hệ kế toán hàng tồn kho và nhập hoá đơn GTGT thông
qua phân hệ kế toán bán hàng, chơng trình sẽ tự động hạch toán lên chi tiết
thành phẩm, hàng hoá và báo cáo tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn nh sơ đồ trên và kết
chuyển sang các phân hệ khác, lên các báo cáo, sổ sách liên quan. Sổ chi tiết
thành phẩm, hàng hoá đợc kế toán mở theo từng kho, từng loại sản phẩm tơng
ứng với thẻ kho ở kho nhng theo dõi cả về số lợng và giá trị.
Biểu 4: Mẫu thẻ kho
Thẻ kho
Kho: Kho thành phẩm Phú Thợng
Vật liệu (sp, hh): Hoa hoè
Trang:
Quy cách phẩm chất:
Đơn vị tính: gói
Chứng từ
Số lợng
Ghi
Ngày
Số
Diễn giải
chú
thán
Nhập

Xuất
Tồn
Nhập
Xuất
g
Tháng 11
300
...
....
...
...
...
...
...
...
05/1 PN 16
CT
1200
1210
2
TraphacoSapha
0
0
...
...
...
...
...
...
...

18/1
1190
PX 34098 Kho 31- Láng Hạ
100
2
0
...
...
...
...
...
...
...
28/1
HD17285
CTDP Bắc C¹n
600
8500
2
1200
Céng
3800
8500
0

13


9. Kế toán giá vốn hàng bán
9.1 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán giá vốn hàng bán tại cong ty sử dụng các tài khoản sau:
TK 155: Tài khoản này để theo dõi tình hình biến động và hiện có của
thành phẩm trong kỳ.
TK 156: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của
hàng hoá trong kỳ.
TK 632: Tài khoản này để phản ánh giá thành thực tế của thành phẩm, giá
mua và chi phí thu mua hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và đợc chi tiết nh sau:
TK 6321- Giá vốn hàng bán: Hàng hoá.
TK 6322- Giá vốn hàng bán: Thành phẩm.
9.2 Trình tự hạch toán.
Cuối tháng, sau khi đà nhập đầy đủ các phiếu nhập thành phẩm, hàng
hoá, kế toán tiến hành tính giá vốn cho hàng bán. Kế toán chỉ việc vào phân hệ
kế toán hàng tồn kho và chạy Tính giá trung bình, sau đó chơng trình sẽ tự
động tính giá vốn trung bình cho các loại thành phẩm, hàng hoá. Giá này sẽ tự
động cập nhật vào trong các phiếu xuất điều chuyển và hoá đơn bán hàng.
Đồng thời tổng giá vốn cũng sẽ tự động cập nhật vào nhật ký chung, sổ cái tài
khoản 155, 156, tài khoản 6321, 6322, các báo cáo quyết toán kế toán tài chính
và báo cáo quản trị liên quan khác.
Biểu số 5.
Nhật ký chung
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
Chứng từ
Tài
Phát sinh Phát sinh
Diễn giải
Ngà
khoản
nợ
có
Số

y
01/1
2
...

HD 32
...

Biểu số 6.

Chứng từ
Ngày
01/1
2
05/1
2
...
25/1
2
....

Số
HD 32
HD
9741
...
PN 7
....

Nhợng bán 8 túi thuốc cứu

thơng cho BS Hà
...
Tổng phát sinh

632
155
...
...

620.091
...
...

620.091
...
...

` Sổ cái tài khoản
TK 155- Thành phẩm
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 11.068.877.219
TK
Số phát sinh
Diễn giải
đối
PS nợ
PS có
ứng
Nhợng bán 8 túi thuốc cứu
6322

620.091
thơng cho BS Hà
Hà phòng tài vụ

6322

...
Hàng nhập lại (CTDP Quảng
Bình)
.....

...

...

6322

1.179.844

14

....

703.500
...
....

.....

31/1
2

PX 6

Xuất hàng huỷ theo biên
46.261.50
bản huỷ hàng ngày
6422
2
18/01/02`
Tổng phát sinh nợ: 4.643.486.873
Tổng phát sinh có: 6.440.457.296
D nợ cuối kỳ
: 9.271.906.796

Biểu số 7.

Sổ cái tài khoản
TK 156- Hàng hoá
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 3.405.961.985
Chứng từ
Số phát sinh
TK đối
Diễn giải
ứng
Ngày
Số
PS nợ

PS có
03/1
2.009.08
HD 9727 CTDP ThanhHoá
6321
2
8
09/1
6.476.64
HD 9775 Công ty dợc phẩm Đà Nẵng
6321
2
0
...
....
.....
....
.....
.....
20/1
PX 35100
102- Thái Thịnh
6321
1204000
2
...
...
...
...
...

...
31/1
Nhập lại hàng 7/12/02 Sa
15.23
PN 11
6321
2
pha
8
....
....
.....
....
....
.....
31/1
Nhập lại hàng 7/12/02 (108
59.93
PN 9
6321
2
Thành Công)
6
...
....
.....
....
....
....
Tổng phát sinh nợ: 783.826.401

Tổng phát sinh có: 896.043.007
D nợ cuối kỳ
: 3.293.745.379
Biểu số 8.
TK 6321- GVHB:Hàng hoá
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
Chứng từ
TK
Số phát sinh
Diễn giải
đối
Ngày
Số
PS nợ
PS có
ứng
03/1
HD
Công ty dợc và TBVT Y tế
156
2.009.088
2
9727
Thanh Hoá
09/1
HD
Công ty dợc phẩm Đà Nẵng
156
6.476.640

2
9775
...
....
.....
....
.....
.....
20/1
PX
120400
102- Thái Thịnh
6321
2
35100
0
...
....
.....
....
.....
.....

15


31/1
2
....
31/1

2
...

PN 11
....
PN 9
....

Nhập lại hàng 7/12/02 Sa
156
15.238
pha
.....
....
....
.....
Nhập lại hàng 7/12/02 (108
156
59.936
Thành Công)
.....
....
....
....
Tổng phát sinh nợ: 1.116.473.101
Tổng phát sinh có: 1.116.473.101
D nỵ ci kú
:0

16

Biểu số 9.

Chứng từ
Ngày
01/1
2
05/1
2
...
25/1
2
....
31/1
2
...

Số
HD 32
HD
9741
....

Sổ cái tài khoản
TK 6322- GVHB: Thành phẩm
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
TK
Số phát sinh

Diễn giải
đối
PS nợ
PS có
ứng
Nhợng bán 8 túi thuốc cứu
155
620.091
thơng cho BS Hà
Hà phòng tài vụ

155

703.500

.....
....
.....
.....
Hàng nhập lại (CTDP Quảng
PN 7
155
1.179.844
Bình)
....
.....
....
....
.....
Điều chỉnh DT 7/12/02 (36

12.487.66
HD 31
155
Nguyễn Chí Thanh)
1
....
.....
....
....
....
Tổng phát sinh nợ: 5.371.357.563
Tổng phát sinh có: 5.371.357.563
D nợ cuối kỳ
:0
10. Kế toán doanh thu tiêu thụ
Doanh thu tiêu thụ của công ty bao gồm doanh thu tiêu thụ các loại sản
phẩm dợc do công ty tự sản xuất, doanh thu từ tiêu thụ các loại hàng hoá d ợc phẩm
do công ty nhập về, doanh thu tiêu thụ nội bộ nh từ hàng khuyến mại, hàng biếu,
hàng quảng cáo, doanh thu hàng xuất khẩu.
10.1 Tài khoản sử dụng.
Để hạch toán doanh thu tiêu thụ công ty sử dụng các tài khoản sau:
TK 511: Doanh thu bán hàng
Tài khoản này đợc dùng để theo dõi doanh thu bán hàng và đợc chi tiết nh
sau:
K 5111: Doanh thu bán hàng hoá
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
K 512: Doanh thu bán hàng nội bộ.
Tài khoản này đợc công ty sử dụng để phản ánh doanh thu của số hàng
hoá, thành phẩm sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh , chủ yếu là hàng
khuyến mại, hàng sử dụng cho hội nghị khách hàng.

Và đợc chi tiết thành:
TK 5121- Doanh thu bán hàng nội bộ: Hàng hoá
TK 5122- Doanh thu bán hàng nội bộ: Thành phẩm
10.2 Chứng từ sử dụng.
Các chứng từ đợc công ty sử dụng trong chu trình tiêu thụ bao gồm:
Hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có, báo cáo bán hàng.
10.3 Phơng pháp hạch toán.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT và Báo cáo bán hàng, kế toán sẽ tiến hàng nhập
liệu vào máy tính. Để theo dõi đợc chi tiết cho từng mặt hàng, kế toán nhập Hoá
đơn GTGT vào Hoá đơn bán hàng trong phân hệ kế toán bán hàng theo định
khoản:

17


Đối với khoản doanh thu bán hàng:

Nợ TK 131, 111,...
Có TK 5111, 5112,...
Có TK 3331
Đối với khoản doanh thu tiêu thụ nội bộ
Nợ TK 6418
Có TK 5121, 5122
Các thông tin trên hoá đơn bán hàng mà kế toán cần nhập bao gồm:
Ngày chứng từ; số chứng từ; số seri
Mà khách công nợ: kế toán cập nhật mà khách hàng (mà này đợc quy định
trong danh mục khách hàng), chơng trình sẽ tự động hiện tên khách, địa chỉ,
mà số thuế của khách.Trong trờng hợp này (tiêu thụ nội bộ) thì mà khách đợc nhập
chính tên công ty.
Diễn giải: nhập nội dung nghiệp vụ

MÃ nhập, xuất: khai báo tài khoản doanh thu và thuế GTGT đầu ra (131,
6418)
Mà kho: Khai báo mà kho xuất bán, có thể là kho công ty hay kho cửa hàng...
Mà hàng: Mà vật t, sản phẩm, hàng hoá bán ra. Sau khi chọn xong mà hàng,
chơng trình sẽ tự động gán tên hàng, đơnvị tính, tài khoản hàng tồn kho, tài
khoản giá vốn, tài khoản doanh thu.
Số lợng: Khai báo số lợng hàng bán ra
Đơn giá vốn: Do công ty sử dụng giá trung bình nên kế toán không phải
nhập trờng này mà chơng trình kế toán sẽ tự động cập nhật đơn giá vốn tính
đợc sau khi chạy đơn giá trung bình tháng.
Đơn giá bán: giá bán VND hoặc giá bán ngoại tệ.
Thành tiền: tiền vốn và doanh thu. Chơng trình tự động cập nhật 2 trờng
này.
MÃ thuế: thuế suất thuế GTGT đối với mặt hàng tiêu thụ, chơng trình tự
động tính tiền thuế.
Tài khoản thuế: Nhập tài khoản thuế GTGT đầu ra (33311)
Hạn thanh toán: nhập số ngày đến hạn phải thu tiền hàng của ngời mua.
Trong trờng hợp bán hàng trả chậm kế toán chỉ cần nhập hoá đơn bán
hàng, phiếu xuất kho.
Trong trờng hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân
hàng, kế toán phải cập nhật cả chứng từ:
Hoá đơn bán hàng: chứng từ này đợc sử dụng để phục vụ cho việc quản lý
kho hàng và lên báo cáo thuế GTGT.
Phiếu thu tiền (hoặc giấy báo có của ngân hàng): đợc dùng để hạch toán.
Việc khử trùng về chứng từ (lựa chọn thông tin từ các chøng tõ chøa th«ng
tin gièng nhau cđa cïng 1 nghiƯp vụ) sẽ do chơng trình tự động thực hiện.
Căn cứ vào các thông tin trên các chứng từ do kế toán nhập trên đây, chơng
trình sẽ tự động hạch toán và cho ra các báo cáo, sổ sách về tiêu thụ bao gồm:
Bảng kê hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng, báo cáo
doanh số bán hàng theo khách hàng, theo hợp đồng, báo cáo tổng hợp thanh toán

theo giá bán, sổ cái tài khoản 5111, 5112, nhật ký bán hàng.
Biểu số 10.
bảng kê hoá đơn bán hàng
Tháng 12 năm 2002
Tên công ty: Công ty dỵc Traphaco
M· sè:

18


Địa chỉ
: 75 Yên Ninh- Ba Đình- HN
Chứng từ
Doanh số
Khách hàng
bán (cha
Ngày
Số
thuế)
...
...
.....
....
3/12
06/1
2
...

HD 9727
HD 9750

Kế toán trởng

...

Thuế
GTGT

...
2800231948
CTD Thanh Hoá
2.005.704
100285
1
CTD Thái
3.052.01
61.040.293
4600103170
Nguyên
5
...
...
...
...
Cộng:
13.782.098.467 689.104.923
Ngày ....tháng....năm 2003
Ngời lập biểu

19

....

MÃ số thuế


Biểu số 11.

Chứng từ
Ngày
01/1
2
05/1
2
...
24/1
2
....
31/1
2
31/1
2

Số
HD 32
HD
9741
....
HD
10171

....
PKT
2860
PKT
2900

Biểu số 12.

Chứng từ
Ngày

Số

03/1
2
09/1
2
...
31/1
2
....
31/1
2
...

HD
9727
HD
9775
....

PKT
2860
....
PKT
2900
....

Sổ cái tài khoản
TK 5112- DTTT: Thành phẩm
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
TK
Số phát sinh
Diễn giải
đối
PS nợ
PS có
ứng
Nhợng bán 8 túi thuốc cứu
1313
739048
thơng cho BS Hà
Hà phòng tài vụ

1311

.....

....

Công ty dợc phẩm Đà Nẵng

1311

.....

....

KC 531 511 5312 5112

5312

KC 511 911
5112 911

911

1.316.572
.....

.....
35.602.383

....
67.200.74
6

.....

12.521.988.

323
Tổng phát sinh nợ: 12.589.610.853
Tổng phát sinh có: 12.589.610.853
D nợ cuối kỳ
:0

Sổ cái tài khoản
TK 5111- DTTT: Hàng hoá
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002
D nợ đầu kỳ: 0
TK
Số phát sinh
Diễn giải
đối
PS nợ
PS có
ứng
Công ty dợc và TBVT Y tế
1311
2.005.704
Thanh Hoá
Công ty dợc phẩm Đà Nẵng

1311

.....

....

KC 531 511 5311 5111

5311

.....

....

6.152.400
.....

.....

41.151.357

....
.....
1.151.336.
KC 511  911 5111 911
911
257
.....
....
....
....
Tỉng ph¸t sinh nợ: 1.192.487.614
Tổng phát sinh có: 1.192.487.614
D nợ cuối kỳ
:0

20