Bài giảng Chương 4: Kiểm soát ngân quỹ, kiểm soát chất lượng, kiểm soát sự lượng giá

CH NG 4ƯƠ
CH NG 4ƯƠ
: KI M SOÁT NGÂN QU , Ể Ỹ
: KI M SOÁT NGÂN QU , Ể Ỹ
KI M SOÁT CH T L NG, KI M SOÁT Ể Ấ ƯỢ Ể
KI M SOÁT CH T L NG, KI M SOÁT Ể Ấ ƯỢ Ể
S L NG GIÁ Ự ƯỢ
S L NG GIÁ Ự ƯỢ
4.1 Ki m soát ngân quể ỹ
4.1 Ki m soát ngân quể ỹ
4.2 Ki m soát ch t l ngể ấ ượ
4.2 Ki m soát ch t l ngể ấ ượ
4.3 Ki m soát s l ng giáể ự ượ
4.3 Ki m soát s l ng giáể ự ượ


Chương 4 :
KiÓm so¸t
s
ự
®¸nh gi¸
s
ự
gi¸m s¸t,
®iÒu hµnh
ng©n s
ách
chÊt lîng

1. Ngân sách

Mọi tổ chức, dù nhỏ hay lớn có một lợng ngân sách
sẵn có nhất định

Nghệ thuật của việc quản lý ngân sách là phân
bổ lợng chi tiêu trong giai đoạn nhất định, ví
dụ: 1 năm

Chi tiêu mỗi tháng nên đợc tính toán

Tổ chức nên giữ một tài khoản hoạt động . Tài
khoản này chỉ ra những khoản chi tiêu có nằm
trong phân bổ hay không.


1.Ngân sách
1.
1.
Ngân sách đợc chi tiêu vào các hạng
Ngân sách đợc chi tiêu vào các hạng
mục chung nh:
mục chung nh:

nhân viên

chơng trình, dịch vụ

công việc hành chính

trang thiết bị và chi phí cung ứng

chơng trình

hành chính


Ng©n s¸ch

chi phÝ x©y dùng

chi phÝ giao th«ng/®i l¹i

c«ng nghÖ th«ng tin vµ truyÒn th«ng

Nh÷ng chi phÝ kh¸c


1.Ngân sách
2.
2.
Quản lý ngân sách dựa vào các đề mục
Quản lý ngân sách dựa vào các đề mục


mỗi chơng trình

tổng ngân sách

chi tiêu phân bổ hàng tháng

khoản ngân sách đã tiêu cho đến
khoản ngân sách đã tiêu cho đến hiện tại

những chi phí trong tơng lai nếu có


1. Ngân sách
Đa ra sự cảnh báo và yêu cầu sự giải thích nếu:

Chi tiêu đang ở tình trạng vợt mức cho phép

Dự tính chi tiêu trong tơng lai cũng sẽ vợt
Dự tính chi tiêu trong tơng lai cũng sẽ vợt
mức cho phép
mức cho phép
đề nghị/ cắt giảm chi tiết


1. Ngân sách
3. Mỗi đầu ngân quỹ nên đợc phân bổ nhỏ hơn
thành các chơng trình khác nhau.

VD: chơng trình cho các nhóm hỗ trợ cho ngời
HIV

đội ngũ làm chơng trình

đội ngũ hành chính

trang thiết bị và chi phí cung ứng

chi phí xây dựng

chi phí giao thông, đi lại


1.
1.
Ngân sách
Ngân sách


October budget (10 months- 83 %)
October budget (10 months- 83 %)
dịch vụ/
chơng
trình
ngân quỹ
cả năm
ngân quỹ
tháng
tổng đã tiêu chiếm %
ngân quỹ
năm
các nhóm hỗ trợ
nhân viên/ tình nguyện viên

1. chơng trình
2.
2. hành chính
trang thiết bị/ cung ứng
1.
1. chơng trình
2.
2. hành chính
chi phí hoạt động


Budgeting
Budgeting ng©n quü–
How would you react?
How would you react? b¹n sÏ ph¶n øng ntn?–
Possible explanations?
Possible explanations? – lêi gi¶i thÝch
Possible responses?
Possible responses? – ®èi phã cña b¹n


1. Ngân sách
Những lời giải thích có thể

chi tiêu khẩn cấp

đầu t vào khoản đắt đỏ

không cẩn thận trong ghi
không cẩn thận trong ghi

chép chi tiêu
chép chi tiêu
Những đối phó có thể

gây quỹ gấp

Rút từ
Rút từ các khoản khác

ngừng tất cả chi tiêu cho đến
cuối năm

vay mợn


L
Lập kế hoạch ngân quỹ


1. Quỹ cố định:
Duy trì một khoản kinh phí cố định từ năm nay
sang năm khác là nh nhau

Sự tăng hoặc giảm ngân sách mỗi năm phụ
thuộc vào thu nhập hàng năm của tổ chức và sự
cung cấp phí của các nhà tài trợ

Các nhà quản lí đa ra các định mức nhất định
cho mỗi lĩnh vực trong các dịch vụ của tổ chức

Không có thay đổi quá lớn nào đối với chơng
trình tổng thể


2. Lập ngân quỹ bắt đầu từ con số O

mỗi lĩnh vực công việc phải kiểm tra mọi thứ và quyết
định chi tiêu cho:

kết quả công việc

tầm quan trọng cho tổ chức và các mối quan hệ
trong ngoài có liên quan đến tổ chức

Khối lợng
Khối lợng công việc

nhu cầu cộng đồng
Lập kế hoạch ngân quỹ


Budget Planning
Budget Planning lập kế
họch ngân quỹ
2. (tiếp)

đòi hỏi yêu cầu ý kiến về

Alternative ways the service could be provided
Alternative ways the service could be provided dịch vụ

có thể đợc cung cấp dựa trên các cách thức nào

The effects if the service was discontinued
The effects if the service was discontinued các tác động
nếu dịch vụ bị ngắt quãng

In theory this system
In theory this system trong lí thuyết, hệ thống này

Encourages better priority setting
Encourages better priority setting khuyến khích xếp đặt
sự u tiên

Focuses budget decisions on providing service in the
Focuses budget decisions on providing service in the
most effective way
most effective way tập trung việc quyết định ngân quỹ
vào cung cấp dịch vụ theo cách thức hữu hiệu nhất


L
Lập kế hoạch ngân quỹ

Budget planning and itemising is particularly important
Budget planning and itemising is particularly important
as an essential part of
as an essential part of lập kế hoạch ngân quỹ và việc ghi
thành điều khoản là quan trọng khi là một phần thiết yếu của

Applying for grants

Applying for grants việc đi xin tiền trợ cấp

Justifying activities and service
Justifying activities and service


to donors
to donors hoạch
định hoạt động và dịch vụ cho các nhà tài trợ

Ensuring that the expenditure of your organisation
Ensuring that the expenditure of your organisation
matches its stated goals and priorities
matches its stated goals and priorities bảo đảm việc
chi tiêu của tổ chức phù hợp với mục tiêu và u tiên ban
đầu


2. C
2. Chất lợng
Chất lợng có 2 khía cạnh:

kiểm soát chất lợng

lập tiêu chuẩn

kiểm tra xem có phù hợp không

đảm bảo chất lợng

đa các số liệu vào vị trí trớc để đảm bảo dịch vụ
tốt và cải thiện


1.1 kiểm soát chất lợng
Các tiêu chuẩn có thể áp dụng cho
1. chăm sóc khách hàng- tổ chức/cơ sở làm việc
với thân chủ dựa trên tiêu chuẩn/nguyên tắc
nào
2. các đầu ra, cần phải đạt đợc cái gì để đạt đ
ợc mục đích của tổ chức
3. các đầu vào và tiến trình cần thiết để đạt đ
ợc chúng nh bằng cấp và đào tạo đội ngũ


1.1 kiểm soát chất lợng
Các tiêu chuẩn tối thiểu cần đợc lập ra cho toàn bộ
tổ chức với kiến thức và việc sử dụng đợc đào
tạo của đội ngũ.
1. Chăm sóc khách hàng
VD

trả lời điện thoại không lâu hơn 4 tiéng chuông

có những câu trả lời/ câu hỏi cung cấp thông tin
và thân thiện


1.1 kiểm soát chất lợng

Trả lời những lá th trong vòng một tuần hoặc gửi đi
những bản công nhận với một khoảng thời gian cho
những câu trả lời lâu hơn.

Tiếp xúc/liên hệ với sự thay đổi mới của thân chủ
trong vòng 2 ngày


1.1 kiểm soát chất lợng

giữ cho khu vực lễ tân sạch sẽ và thoải mái

giữ đúng giờ hẹn với thân chủ

nhân viên lễ tân phải là ngời biết chào đón và có nhiều
kiến thức


1.1 kiểm soát chất lợng

Dành thời gian cho sự phản hồi, đánh giá hay thao
luận với ngời dùng dịch vụ

Lu giữ những bản ghi chép cập nhật và dễ hiểu




1.1 kiểm soát chất lợng
2. Đầu ra. VD

không đứa trẻ nào ở trong nhà tình thơng lâu hơn 6
tháng

một ngời có thể sống tại nhà của mình có trợ cấp đến
khi giá hỗ trợ cho việc này trở nên đắt đỏ hơn nhà tình
thơng.

nhu cầu điều chỉnh và hỗ trợ gia đình của một ngời
khuyết tật nên đợc đánh giá trong 3 tuần kể từ ngày
chuyển


1.1 kiểm soát chất lợng
3. đầu vào và các tiến trình nh:

tất cả những ngời dùng dịch vụ sẽ có một đánh
giá bằng văn bản và nột kế hoạch hành động do
thân chủ đồng ý và kí vào.

mỗi kế hoạch hành động phải kê chi tiết cần
phải làm gì để đạt đợc mục đích và ai làm cái
gì.


1.1 kiểm soát chất lợng

tổ chức và thân chủ sẽ cùng thỏa thuận về khung
thời gian làm việc dựa trên nền tảngchính
thức( một lần/tháng?thờng xuyên hơn? ít thờng

xuyên hơn?)

nếu giữa các cuộc hẹn chính thức, một thân chủ
liên lạc với văn phòng đề nghị nói chuyện với
nhân viên CTXH, thân chủ đó sẽ đợc liên hệ
24/24


1.1 kiểm soát chất lợng

công cụ quản lí để đảm bảo rằng:

tổ chức hoạt động hiệu quả



có thể nhận ra sai lầm hoặc những nỗi khổ của thân chủ
một cách nhanh chóng

cần đợc biết và áp dụng trong tổ chức và không
chỉ trong một đội hay một phần của tổ chức

không lập ra những tiêu chí mà không thể đạt đ
ợc- xem xét gợi ý từ nhân viên