Tin học ứng dụng quản trị văn phòng

Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

1
MỤC LỤC
CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ NĂNG CHO TIN
HỌC VĂN PHÒNG 3

Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành và soạn thảo văn bản 3
I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows 3
II. Soạn thảo văn bản 6
Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip 7
I. Mục đích: 7
II. Nén tệp tin, thư mục 7
III. Giải nén tệp tin, thư mục 8
IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar 9
Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng IDM 11
I. Dùng trình duyệt Google Chrome 11
II. Download tài liệu bằng IDM (Internet Download Manager) 18
Bài 4: Ghi đĩa CD 30
I. Cách cài đặt: 30
II. Các chức năng của Nero 31
III. Cách ghi đĩa CD chứa dữ liệu: 36
IV. Cách sao chép nguyên bản đĩa CD (CD, VCD, Audio CD, Data CD): 39
V. Cách ghi tập tin ảnh đĩa (Image Recorder) ra đĩa CD: 40
VI. Cách xóa đĩa CD-RW (Rewriteable): 41
Bài 5: Cài đặt font và chuyển đổi font 42
I. Cài đặt thêm font cho hệ thống 42
II. Cài đặt và sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo tiếng việt Vietkey 42

III. Cài đặt và sử dụng Unikey 44
CHƯƠNG II: SỬ DỤNG TÍNH NĂNG QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG MS
EXCEL ĐỂ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 48

Bài 1: Quản lý công văn 48
I. Thiết lập sổ quản lý công văn 48
II. Nhập dữ liệu và tìm công văn 49
Bài 2: Quản lý nhân sự 50
I. Lập cơ sở dữ liệu nhân sự 50
II. Sắp xếp danh sách nhân sự 55
III. Sử dụng tính năng lọc dữ liệu để tìm kiếm nhân sự 56
IV. Sử dụng hàm trong cơ sở dữ liệu để tổng hợp thông tin 58
Bài 3: Quản lý tài sản 60
I. Quản lý thiết bị văn phòng 60
II. Quản lý đồ dùng văn phòng 60
CHƯƠNG III: SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN, PHIÊN
BẢN 2.0 CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM61

Bài 1: Làm việc với phần mềm 61
1. Quyền hạn của người sử dụng và tài khoản 61
2. Đăng nhập vào hệ thống 61
3. Ra khỏi hệ thống 64
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

2
4. Đổi mật khẩu 64
5. Các thao tác quản trị 64

Bài 2: Làm việc với văn bản 69
1. Làm việc với văn bản đến 69
2. Văn bản phát hành 79
Bài 3: Xử lý công việc 80
1. Hồ sơ công việc 80
2. Thiết lập hồ sơ công việc 84
3. Xử lý công việc 88
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

3
CHƯƠNG I: NHỮNG PHẦN MỀM TIỆN ÍCH VÀ MỘT SỐ KỸ
NĂNG CHO TIN HỌC VĂN PHÒNG
Bài 1: Ôn tập và nâng cao khả năng sử dụng hệ điều hành
và soạn thảo văn bản
I. Sử dụng hệ điều hành MS Windows
1. Cấu trúc cây thư mục:
- Ổ đĩa vật lý, ổ đĩa logic
- Thư mục gốc, thư mục con
2. Tạo thư mục, tệp tin:
Tại cửa sổ thư mục cần tạo thư mục con, tệp tin bằng 1 trong 2 cách sau:
Cách 1:
- Bấm chuột phải vào một vị trí bất kỳ trong cửa sổ.
- Chọn New\folder hoặc New \ Tệp tin
- Xuất hiện biểu tượng thư mục / tệp tin với tên mặc định, ta gõ tên của thư
mục vào vị trí tên mặc định
Cách 2:
- Vào File→New→Folder / tệp tin

- Xuất hiện biểu tượng với tên mặc định, ta gõ tên của thư mục/tệp tin vào
vị trí tên mặc định.
3. Sao chép các tập tin, thư mục
Thao tác:
- Chọn đối tượng cần sao chép.
- Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Copy hoặc vào
Edit
→Copy hoặc ấn Ctrl + C
- Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác)
- Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào
Edit
→Paste hoặc ấn Ctrl + V
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

4
 Chú ý: Nếu thực hiện sao chép thư mục, tập tin trong cùng một cửa sổ ta
thực hiện bằng cách: Chọn các đối tượng, giữ phím Ctrl đồng thời ấn và di chuột
đến vị trí khác. Khi đó đối tượng được sao chép có tên như đối tượng đầu những
có chữ copy ở trước.
4. Di chuyển vị trí các tập tin, thư mục
Thao tác:
- Chọn các đối tượng cần di chuyển.
- Đưa các đối tượng vào bộ đệm: Bấm chuột phải chọn Cut hoặc vào
Edit
→Cut hoặc ấn Ctrl + X
- Chọn vị trí mới (có thể là thư mục khác, ổ đĩa khác)
- Dán các đối tượng ra bằng cách: Bấm chuột phải chọn Paste hoặc vào

Edit
→Paste hoặc ấn Ctrl + V
Chú ý: Có thể di chuyển nhanh bằng cách: Chọn các đối tượng, đồng thời ấn và
rê chuột để kéo đến cửa sổ khác cùng đang mở hoặc tên thư mục mà ta muốn
chuyển đến.
5. Đổi tên tập tin, thư mục
- Chọn đối tượng cần đổi tên.
- Vào File → Rename hoặc bấm chuột phải chọn Rename hoặc bấm một
lần vào phần tên của đối tượng.
- Gõ tên mới và ấn Enter
6. Xoá tập tin, thư mục
Cách 1:
- Chọn các đối tượng cần xoá.
- Vào File→Delete hoặc bấm chuột phải chọn Delete.
- Xuất hiện hộp thoại, ta xác nhận Yes hoặc No
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

5

Chú ý: Các đối tượng khi xoá sẽ được đưa vào thùng rác. Khi cần ta vẫn có thể
khôi phục lại được.
Cách 2:
- Chọn các đối tượng cần xoá.
- Bấm tổ hợp phím Shift + Delete, các đối tượng cần xoá sẽ mất hẳn không
lưu lại trong thùng rác.
7. Hiển thị thông tin của tập tin, thư muc
Thông tin của các đối tượng như: Ngày tạo lập, ngày sửa đổi gần nhất,

ngày truy cập gần nhất, kích thước, thuộc tính chỉ đọc, thuộc tính ẩn…
Thao tác:
- Nhắp chuột phải vào đối tượng chọn Properties hoặc vào File→Properties.
Khi đó xuất hiện hộp thoại
Đồng ý xoá
Không xoá
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

6



II. Soạn thảo văn bản
1. Soạn thảo quyết định bổ nhiệm trưởng khoa Công nghệ thông tin cho trường
Đại học Hoa Lư
2. Soạn thảo công văn mời họp liên tịch mở rộng của trường ĐHHL
3. Soạn thảo báo cáo tổng kết học kỳ I của lớp C15QTVP.
4. Bạn là nhân viên văn thư của một cơ quan. Hãy tạo thư mục văn thư riêng
của bạn, trong đó có các thư mục con để quản lý văn thư. Chẳng hạn thư
mục Công văn đến, thư mục công văn đi, thư mục con để quản lý nhân sự,
thư mục con để quản lý tài sản…Hãy lưu các văn bản mà bạn soạn thảo ở
trên vào thư mục tương ứng.


Kiểu
Đường dẫn
Kích thước

Kích thước trên đĩa cứng
Các đối tượng con
Thời gian tạo lập
Thuộc tính chỉ đọc
Thuộc tính ẩn
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

7
Bài 2: Sử dụng phần mềm nén và giải nén winrar/winzip
I. Mục đích:
Nén dữ liệu nhằm làm giảm kích thước dữ liệu để dễ dàng vận chuyển trên
mạng hay sao chép qua các bộ nhớ trung gian
II. Nén tệp tin, thư mục
Bước 1: Chọn thư mục, tệp tin cần nén
Bước 2: Nhấn chuột phải chọn Add to archive
Bước 3: Nhập tên tệp nén trong ô Archive name, chọn kiểu nén trong Archive
format, phương thức nén trong ô Compression method, nhấn OK.

Nếu muốn chọn vị trí khác để lưu tệp nén thì nhấn nút Browse để chọn.
Chú ý:
1. Nếu muốn nén dữ liệu và gửi email luôn thì nhấn chuột phải ở bước 2 rồi
chọn compress and email.
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

8
2. Ở ô Compression method:
- Store: chỉ tạo file nén .RAR (.ZIP) chứ ko có nén gì cả, dung lượng file ko
thay đổi, tốc độ thực hiện nhanh nhất.
- Fastest : có nén chút ít, tốc độ thực hiện nhanh.
- Fast: nén cao hơn chút nữa, tốc độ cũng tạm.
- Normal: nén ở chế độ chuẩn, tốc độ bình thường.
- Good: Nén mạnh, tốc độ thực hiện giảm lại.
- Best: tỉ lệ nén cao nhất, cho ra kết quả file nén nhỏ nhất, tuy nhiên tốc độ
nén chậm nhất nếu nén nhiều
3. Cut file :
a, Cut file cho đĩa mềm :
WinRar hỗ chợ nén rồi cut các File lớn hơn 1,38M b thành các File
1,38Mb(nên nhớ mỗi đĩa mềm chỉ chứa được cỡ 1,457,664bytes=1,38Mb)
vừa 1 đĩa mềm rất tiện cho việc chuyển dữ liệu. Việc cut file làm như sau:
Đầu tiên click phải tại file hoặc folder muốn cut rồi chọn Add to Archive sau
đó click vào Profiles… chọn Create 1.44MB volumes rồi ấn OK là xong.
WinRar sẽ tạo thành các file *.part1, *.part2… số lượng tùy theo dung lượng
file cần nén. Khi cần nối lại các bạn chỉ cần giải nén cho 1 trong những File
đã cut là WinRar tự động giải nén và nối chúng lại t hành 1 file hoặc folder
hoàn chỉnh.
b, Cut file tùy dung lượng :
Không chỉ cut file cho đĩa mềm mà WinRar còn hỗ trợ các bạn cut file theo
dung lượng tùy ý. Sau khi bạn Add to Archive thì ở ô Split to
volumes,bytes… bạn gõ dung lượng file muốn cut. Ở đây s ử dụng đơn vị
Byte nên 1M = 1,024,000 (chú ý dùng dấu phẩy để chia đơn vị hàng nghìn)
nếu bạn chưa rõ thì bật cái calculator lên để chia, rồi OK là xong.
III. Giải nén tệp tin, thư mục
Bước 1: Nhấn chuột phải lên tệp tin nén, chọn mục Extract files
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ

Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

9
Bước 2: Chọn vị trí lưu dữ liệu được giải nén trong mục Destination path.


Bước 3: Chọn chế độ cập nhật trong Update mode
Bước 4: Chọn chế độ đè trong Overwrite mode, OK.
Chú ý: Muốn giải nén ngay tại thư mục chứa tệp thì nhấn chuột phải chọn
Extract here.
IV. Nâng cao khả năng khai thác Winrar
1. Khởi động Winrar: Start / Programs / WinRAR / WinRAR
2. Menu File:
 Open Archive: Mở tệp đã nén
 Set default password: Tạo tệp nén có kèm password
 Copy / paste tương tự như làm việc với thư mục
3. Menu Edit:
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

10
 Add file to archive: Nén tệp
 Extract to specified folder: Giải nén đến thư mục cụ thể
 Test archive file: Kiểm tra tệp nén
 Xem, xóa, đổi tên, in tệp
 Add archive comment: thêm chú thích cho tệp nén

 Protech archive from damage: Bảo vệ tệp nén
5. Menu Tools:
 Scan archive for virus: Quét virus ở tệp nén
 Convert archive: Chuyển đổi tệp nén sang định dạng khác
(zip )
Bài tập: Thực hành nén và giải nén các tệp tin đã soạn thảo trong mục 2.

Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

11
Bài 3: Sử dụng Google Chrome, download tài liệu bằng
IDM
I. Dùng trình duyệt Google Chrome
Google Chrome (viết tắt là GC) là trình duyệt chạy các trang web tương tác,
các ứng dụng web và JavaScript rất nhanh. GC được thiết kế để đạt được hiệu
quả và tính dễ sử dụng: tìm kiếm và điều hướng đến các trang web từ cùng một
hộp ở Thanh địa chỉ, sắp xếp và tổ chức các tab theo bất kỳ cách nào bạn muốn
một cách nhanh chóng và dễ dàng, truy cập các trang web ưa thích của bạn chỉ
với một cú nhấp chuột từ hình thu nhỏ của các trang web được truy cập nhiều
nhất trong trang "Tab Mới".
So với Microsoft Internet E xplorer và Mozilla Firefox thì Google Chrome
chạy nhanh hơn nhiều, giao diện mới lạ và dễ sử dụng, hơn nữa nó chạy lại rất
ổn định và miễn phí. Phần nhiều các bản Microsoft Windows cài trên các máy ở
Việt Nam là bản không có bản quyền, nên Internet Explorer chạy rất chậm, hay
bị trục tặc, hay bị treo máy.
1. Cài đặt Google Chrome và khởi động
Để tải về trình duyệt mới nhất Google Chrome ta vào trang

web
xuất hiện màn hình chính của GC, nháy
vào nút "Tải xuống Google Chrome", bạn sẽ tải về máy tệp ChromeSetup.exe
dung lượng trên 500 KB. Sau đó chạy tệp này thì GC sẽ tự động được cài đặt và
chiếm gần 70 MB đĩa cứng, biểu tượng của GC có trên màn hình nền, nháy vào
biểu tượng GC thì GC sẽ khởi chạy. Màn hình ban đầu của GC có dạng:

Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

12


GC sử dụng trong trạng thái không hiển thị toàn màn hình, trình duyệt loại
bỏ toàn bộ thanh menu của trình duyệt thông thường vào hai nút phía bên phải
Thanh địa chỉ. GC có hệ thống Tab được đặt ở bên trên Thanh địa chỉ chứ không
phải ở dưới như truyền thống. Hãng cho biết cách thiết lập này sẽ giúp người
dùng "cảm giác" rõ hơn về Thanh địa chỉ đi liền với website, chứ không phải một
thành phần tách biệt. Ngoài ra, tên miền chính của site đang đọc cũng được làm
nổi rõ hơn bằng cách in đậm hơn.
Từ Thanh địa chỉ có thể tiến hành tìm kiếm, bộ máy tìm kiếm mặc định của
Chrome tất nhiên là Google, nhưng có thể thay đổi nếu muốn. Trong trang chủ
mặc định các site yêu thích nhất được "gom" vào một chỗ cùng với ảnh nhỏ xem
trước giúp truy cập nhanh, trình duyệt sẽ dựa vào tần suất viếng thăm để tự động
đưa website vào đây. Tại dòng cuối cửa sổ, bạn còn có thể chỉnh sửa lịch sử web
(history) của trình duyệt, truy nhập vào tab đã đóng gần đây.
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ

Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

13
2. Cách dùng các Tab
Việc điều khiển quá trình duyệt web nằm ở 3 dòng đầu của GC. Khi bắt đầu
khởi động GC ta có "Tab Mới", gõ địa chỉ để mở một trang web thì "Tab Mới"
được thay bằng tên trang web vừa gõ. Để tạo một "Tab Mới" ta nháy vào nút dấu
cộng (+) ở cuối dòng đầu tiên của trình duyệt, tại tab này ta lại mở được một
trang web khác. Một tab cũng được sinh ra khi ta nháy vào một liên kết của một
bài mà tác giả đặt thuộc tính mở trong cửa sổ mới đối với liên kết.
Trong các trình duyệt thông thường như Internet Explorer, FireFox biểu
tượng của các trang web đang mở hiện ở trên thanh Taskbar, trong GC thì chúng
hiện trên các Tab, tiêu đề một Tab là tên trang tương ứng. Để di chuyển giữa các
Tab, ta nháy vào Tiêu đề của Tab. Để đóng một Tab, nháy vào nút gạch chéo (X)
ở cuối tiêu đề Tab.


3. Trang "Tab Mới"
Khi bạn mở tab mới, Google Chrome sẽ tải trước tab này với các mục sau:
• Các trang web được truy cập nhiều nhất. Các hình vuông ảnh đại diện (còn
được gọi là hình thu nhỏ) của trang web bạn truy cập nhiều nhất được hiển
thị ở trên cùng. Nhấp vào hình thu nhỏ để truy cập trang web. Bạn cũng có
thể chọn để ẩn các hình thu nhỏ này khỏi chế độ xem.
• Các cửa sổ và tab đã đóng gần đây. Các tab và cửa sổ bạn đã đóng gần đây
được liệt kê trong phần 'Đã đóng gần đây'. Nhấp vào liên kết để khôi phục
tab hoặc cửa sổ đã đóng.
Để mở trang Tab Mới, nhấp vào biểu tượng + bên cạnh tab cuối cùng ở phía trên
cùng cửa sổ trình duyệt của bạn.
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ

Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

14
Xoá các hình thu nhỏ cụ thể khỏi trang . Để xoá các hình thu nhỏ được
hiển thị cho các trang web cụ thể, di chuột qua hình thu nhỏ. Khi khung màu
xanh xuất hiện xung quanh hình thu nhỏ, nhấp vào x xuất hiện ở góc phải trên
cùng của khung. Các hình thu nhỏ bạn xoá sẽ không bao giờ xuất hiện lại trên
trang Tab Mới nữa trừ khi bạn khôi phục các hình thu nhỏ đã xoá của mình.
Tuỳ chỉnh trang. Bạn có thể kiểm soát bố cục của trang Tab Mới.
• Để ẩn tất cả các hình thu nhỏ khỏi chế độ xem, nhấp vào nút hình thu
nhỏ x ở phần bên phải trên cùng của trang. Để hiển thị lại phần đó nhấn
vào tên phần ở cuối trang chọn tên phần đó.
• Để chuyển chỗ một hình thu nhỏ bạn chỉ cần dùng chuột kéo nó tới vị trí
khác.
• Các hình thu nhỏ của các trang web cụ thể có thể xuất hiện và biến mất
theo thời gian, do các thói quen duyệt web của bạn thay đổi. Để ngăn hình
thu nhỏ di chuyển xung quanh hoặc biến mất, hãy gắn chúng vào trang. Di
chuột qua hình thu nhỏ. Khi khung màu xanh xuất hiện xung quanh hình
thu nhỏ, hãy nhấp vào hình ghim
xuất hiện ở góc trái của khung. Để bỏ
gắn trang web, chỉ cần nhấp lại vào hình ghim.
4. Cách dùng Thanh địa chỉ
Thanh địa chỉ nằm ở dòng thứ hai màn hình GC. Nút mũi tên sang trái: nhấp
vào đây để quay lại trang web vừa xem trước, nháy và giữ để xem lịch sử các
trang đã duyệt. Nút mũi tên sang phải: nhấp vào đây để chuyển tiếp, giữ để xem
lịch sử. Nút mũi tên vòng tròn theo chiều kim đồng hồ: tải lại trang này.
Đánh dấu một trang web
Nút "Đánh dấu trang này" (hình ngôi sao). Giả sử bạn rất hay truy nhập vào

một trang web và muốn đánh dấu trang này để lần sau truy nhập được nhanh
hơn, trước tiên bạn hãy mở trang web, sau đó nháy vào nút ngôi sao, xuất hiện
một hộp thoại. Trong hộp thoại bạn cần lựa chọn tên trang web này sẽ đưa vào
"Thanh dấu trang" (phần bên trái dòng 3 của sổ GC), vào thư mục "Dấu trang
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

15
khác" (ở cuối dòng 3 cửa sổ GC), hoặc chọn vào một thư mục khác (trên dòng
3).
Tìm kiếm Web
Chỉ cần nhập cụm từ tìm kiếm vào ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ và nhấn Enter
để xem các kết quả từ công cụ tìm kiếm mặc định của bạn. Bạn có thể sử dụng
toán tử lôgic tìm kiếm thông thường như AND và OR
Truy cập vào các địa chỉ web
Cùng với các cụm từ tìm kiếm, bạn có thể nhập vào địa chỉ web của trang
web bạn đang cố truy cập, sau đó nhấn Enter. (Nếu bạn lỡ nhập sai địa chỉ, chỉ
cần nhấp vào biểu tượng x ở đầu ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ để ngăn Google
Chrome tải trang, bình thường biểu tượng này là dấu mũi tên vòng sang phải ở
đầu ô địa chỉ).
Tìm kiếm dấu trang và lịch sử duyệt web của bạn
Bất kỳ khi nào bạn nhập vào ô địa chỉ trên Thanh địa chỉ, GC sẽ tự động tìm
kiếm lịch sử duyệt web của bạn và hiển thị cho bạn thấy các trang web trong lịch
sử khớp với địa chỉ bạn nhập. Thanh địa chỉ cũng có thể tự động hiển thị cho bạn
các đề xuất của các cụm từ tìm kiếm và trang web có liên quan.
Một số biểu tượng trong trình đơn thả xuống của thanh địa chỉ giúp bạn phân
biệt các kết quả khác nhau xuất hiện như sau:
• Biểu tượng dấu sao xuất hiện cạnh các trang web được đánh dấu trang.

• Biểu tượng đồng hồ xuất hiện cạnh các trang web từ lịch sử duyệt web
của bạn.
• Biểu tượng kính lúp xuất hiện cạnh các tìm kiếm, bao gồm cả các tìm
kiếm được đề xuất nếu bạn bật đề xuất.
• Biểu tượng hình cầu xuất hiện cạnh các trang web được đề xuất, khi
bạn bật đề xuất.
Chức năng nút "Tùy chỉnh và điều khiển GC"
Nút này ở gần cuối của Thanh địa chỉ. Khi nháy vào nút này xuất hiện menu dọc
sau:
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

16


Mục "Tab Mới" là để tạo một Tab mới (giống như việc nháy dấu + ở cuối
dòng đầu tiên của màn hình GC).
Mục "Cửa sổ mới" tạo một cửa sổ mới (xuất hiện biểu tượng mới trên thanh
Taskbar của Windows) và một "Tab Mới" để vào địa chỉ một trang web mới.
Mục "Cửa sổ ẩn danh mới" để tạo một cửa sổ ẩn danh mới (xuất hiện biểu
tượng mới trên thanh Taskbar của Windows) cùng với biểu tượng ẩn
danh
ở góc trên cùng bên trái, bạn có thể tiếp tục duyệt bình thường như
trong các cửa sổ khác. Các trang bạn xem trong cửa sổ này sẽ không xuất hiện
trong lịch sử trình duyệt hoặc lịch sử tìm kiếm, đồng thời các trang này sẽ không
để lại dấu vết nào khác (ví dụ như cookie) trên máy vi tính của bạn sau khi bạn
đóng cửa sổ ẩn danh. Tuy nhiên, bất kỳ tệp nào bạn tải xuống hoặc dấu trang bạn
tạo sẽ được giữ lại. Truy cập ẩn danh không ảnh hưởng đến hoạt động của mọi

người, máy chủ hay phần mềm khác. Bạn hãy rất cảnh giác: các trang web thu
thập hoặc chia sẻ thông tin về bạn, nhà cung cấp hoặc người cho thuê dịch vụ
Internet theo dõi các trang bạn truy cập, phần mềm độc hại theo dõi thao tác gõ
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

17
phím của bạn, việc theo dõi của các tổ chức bí mật, những người đứng đằng sau
bạn.
Mục "Chỉnh sửa" : dùng để cắt, sao chép, dán khối văn bản.
Mục “Thu phóng”: Phóng to, thu nhỏ cỡ chữ trong cửa sổ trình duyệt
Mục "Lưu trang thành " để lưu trang web thành "Trang web, Toàn bộ" hay
"Trang web, chỉ HTML".
Mục "Tìm": dùng để tìm kiếm một cụm từ trong trang web đang mở, cụm từ
được nhập trong một ô.
Mục "In " để in trang web ra giấy.
Mục “Công cụ”: Các tùy chỉnh công cụ cho trình duyệt gồm:
“Luôn hiển thị thanh dấu trang”:
“Tạo phím tắt cho ứng dụng”:
“Tiện ích mở rộng”
“Trình quản lý tác vụ”
“Xóa dữ liệu duyệt”
Mục "Trình quản lý dấu trang": khi chọn mục này xuất hiện một cửa sổ có hai
khung. Khung bên trái là cây thư mục đánh dấu trang, khung bên phải hiện nội
dung thư mục chọn ở khung bên trái (liệt kê các trang web được đánh dấu nằm
trong thư mục). Toàn bộ thông tin của cửa sổ này cũng phản ánh trên Thanh dấu
trang (dòng thứ ba trên màn hình GC) với 3 loại đối tượng: các trang web ưa
thích, các thư mục chứa các trang đánh dấu, thư mục mặc định "Dấu trang

khác".
Mục "Lịch sử": thống kê lịch sử truy nhập các trang web của bạn ngày Hôm
nay, hôm qua và cũ hơn. Ở đây ta cũng có thể xóa Lịch sử duyệt web của một
ngày bất kỳ.
Mục "Tải xuống": liệt kê danh sách các tệp bạn download trên internet về máy
tính từ mới tới cũ.
Mục "Tùy chọn”: Các tùy chọn cho trình duyệt
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

18
Để chọn trang khi khởi động, đặt trang chủ, đặt trang tìm kiếm mặc định, và
các tùy chọn nâng cao khác.
Mục "Giới thiệu về Google Chrome": khi chọn mục này sẽ xuất hiện hộp thoại
giới thiệu về GC, nếu có phiên bản mới của GC thì trong hộp thoại xuất hiện nút
"Cập nhật", bạn nháy vào đây để cập nhật bản GC mới.
Mục "Trợ giúp": chọn mục này xuất hiện màn hình "Google chrome trợ giúp"
gồm các bài hướng dẫn dùng GC
II. Download tài liệu bằng IDM (Internet Download Manager)
1. Giới thiệu
IDM là 1 công cụ để tăng tốc download, có cơ chế tự phục hồi (resume) và sắp
xếp lịch download (schedule). Khi download IDM chia dữ liệu thành nhiều phần
để tăng tốc độ download. Có khả năng phục hồi những đoạn download bị lỗi do
mất kết nối, máy shutdown đột ngột…
2. Thanh toolbar của IDM
- Ấn “Add URL” button để nhập địa chỉ hoặc copy từ địa chỉ đã có sẵn vào để
tiến hành copy, hoặc vào tasks\Add new download.
- Nút Delete để xóa 1 file chọn từ danh sách và Delete Completed button để xoá

tất cả những file đã download xong.
- Stop để ngừng download file đang chọn và Stop All để dừng tất cả quá trình
download
- Sheduler: sắp xếp và tổ chức lịch download.
- Start queue: bắt đầu download hàng đợi
Stop queue: ngừng download hàng đợi
- Bên trái là mục Categories:

Đây là mục để người sử dụng tổ chức và quản lý các file đã download của
mình. Có thể tắt bằng cách click vào dấu x hoặc vào view\show categories (hoặc
hide categories). Bạn có thể xóa, chỉnh sửa, hoặc thêm vào mục mới mà bạn
thích.
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

19
R.click categories bất kì để thêm vào categories mới, hoặc chỉnh sửa và
delete những mục đã tồn tại, hoặc xem thuộc tính của category bất kì bằng cách
chọn properties. Khi bạn chọn ‘add categories’, bạn phải chọn kiểu đuôi mở rộng
của file cho loại category này, và chọn thư mục chứa mặc định khi download file
về cho loại category này
IDM sẽ tự động chọn category và thư mục để chứa file download khi file này
có phần đuôi mở rộng phù hợp danh sách các kiểu file trong category tương ứng.



3. Tùy biến giao diện IDM
R.click trên thanh toolbar và chọn mục thích hợp :

Small buttons : chỉnh các nút toolbar nhỏ lại
Large buttons : sử dụng với kích thước lớn
Look for new : tìm kiếm giao diện khác trên trang chủ của IDM
Sau khi đã download về, giải nén, đưa tất cả tập tin trong đó vào C:\Program
files\internet download manager\toolbar để có thể sử dụng giao diện mới, cẩn
thận vì có những giao diện mới trùng 1 số file với những giao diện cũ, nếu ghi đè
lên thì giao diện cũ sẽ mất.
Tắt IDM và khởi động lại, R.click trên thanh toolbar, click vào dòng của
thanh công cụ mới sẽ thấy công cụ mới xuất hiện
Classic buttons : các nút với giao diện cổ điển
3D Style : giao diện đồ họa 3D
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

20
- Tùy biến các nút công cụ trên IDM :
R.click trên thanh toolbar và chọn Customize
Thêm hoặc bớt các nút công cụ trên IDM bằng nút Add hoặc Remove, di
chuyển vị trí các button này bằng cách chọn Move up hoặc Move down


- Tùy biến các column của IDM trên giao diện chính :
R.click tại tiêu đề column, chọn column
Tại đây các bạn có thể chọn để cho hiển thị hoặc không với các tiêu đề cột
bằng cách check vào mục thích hợp, chỉnh độ rộng column

Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

21
4. Hộp thoại hiển thị quá trình Download

Nếu mục “Resume capability” là chữ No, thì khi bạn chọn pause (tạm ngưng
download), thì bạn ko thể phục hồi quá trình trước đó, phải down lại từ đầu
(vd với trang rapidshare)
5. Tùy chọn (Option) của IDM
General tab:
- Để download mà không sử dụng IDM:

- Chọn Keys
- Click chọn hay bỏ chọn “Use the following key(s) to prevent downloading
with IDM for any links” (khi IDM gặp sự cố không thể hoạt động, các bạn cũng
có thể dùng những tổ hợp phím này để download bằng công cụ của trình duyệt
web). Khi download kết hợp các phím này với việc click chuột.
- Bắt buộc download với IDM:
- Chọn Keys…

- Chọn hoặc bỏ chọn “Use the following key(s) to force downloading with
IDM for any links”. Khi download kết hợp các phím này với việc click chuột.
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

22

- Thông thường IDM chỉ tích hợp sẵn vào trình duyệt web IE. Khi cài
thêm những trình duyệt web khác, bạn phải tích hợp IDM vào những trình duyệt
web này nếu muốn download với chương trình IDM. Ngược lại, nếu bạn không
muốn IDM đảm nhận việc download từ trình duyệt web, tắt sự kết hợp giữa IDM
và trình duyệt web trong mục “Intergrate IDM into browsers”. Sau đó restart lại
máy tính thì mới có tác dụng.
- Vài tùy chọn khác tại general tab này:
Automatically start downloading of URLs placed to clipboard: tự động hiện
hộp thọai download khi chỉ mới copy link download tới clipboard (mà chưa chọn
Add URL button)
Connection tab:
Ở tab này bạn có thể chọn tốc độ kết nối internet phù hợp tại mục
“Connection Type/Speed”, nhưng thông thường nên để mặc định.
Tại mục Default max. conn. Number:
Để có thể tăng tốc download, ta có thể chọn mức lớn nhất là 16. Tuy nhiên
ko nên chọn số kết nối quá lớn, nên chỉ tới 8, vì nó có thể ảnh hưởng đến hiệu
suất truyền tải file hoặc dẫn đến 1 số hạn chế hay biện pháp bảo mật từ máy
server do bạn sử dụng mức tài nguyên quá cao để download từ máy server.
Nhưng mặt khác, điều này làm tăng đáng kể tốc độ tải file của bạn. Tuy nhiên
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

23
tốc độ download phụ thuộc phần lớn vào server mà bạn đang download và điều
kiện mạng hiện hành của bạn.
Nếu bạn muốn giới hạn việc download trên kết nối internet, bạn nên thiết lập

tại mục download limits. Nó hữu ích cho những link mà đòi hỏi sự công bằng
(Directway, Direct PC…), chẳng hạn nếu bạn muốn download được nhanh thì
người khác cũng muốn như vậy. Giả sử bạn thiết lập 40MB/hour, khi này IDM
sẽ download với tốc độ tối đa có thể có, và sẽ khôi phục 1 cách tự động sau 1h.
File types tab
- Automatically start downloading the following file types
Thể hiện danh sách các kiểu file sẽ được tự động download bởi IDM, nếu định
dạng đuôi mở rộng của kiểu file bạn sắp download ko có trong danh sách này thì
việc download sẽ được thực hiện bởi trình tải của trình duyệt web. Bạn có thể
thêm vào những định dạng nào bạn muốn mà chưa có trong đây (vd: .CHM)
- Don’t start downloading automatically from the following sites:
Bạn có thể không cho IDM tự động download ở những site đặc biệt bằng cách
thêm vào ở mục này, các tên sites được phân cách bởi 1 khoảng trắng, có thể
dùng kí tự * để đại diện cho kí tự bất kì
Vd: Bạn gõ *.ton ec.com thì những trang như ftp.tonec.com
hay
www.tonec.com đều ko download được với IDM.
- Don’t start downloading automatically from the following addresses:
Không cho IDM tự động download với những địa chỉ cụ thể, khác với ở trên, ở
trên là sites, sites có thể có nhiều địa chỉ.
Chọn edit list… Add address mà bạn ko muốn IDM tự động download vào.
Save to Tab:
Thiết lập nơi lưu file cho loại category được chọn và các đuôi mở rộng thích
hợp với loại category này. Bạn có thể thêm hoặc bớt những định dạng đuôi mở
rộng nào mà bạn muốn. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập những mục này tại cửa sổ
chính của IDM, tại mục category bên trái, R.click tại mục thích hợp, chọn
properties và tiến hành thiết lập.
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ

Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

24
Download tab:
Download progress dialog:
Bật hiển thị, tắt hiển thị hoặc thu nhỏ hộp thoại hiển thị tiến trình download


Mục “Show download complete dialog”:
Bỏ chọn để ko cần thấy hộp thoại thông báo đã download xong
Để IDM âm thầm download khi click vào link mà ko hiện hôp thoại nào, bạn bỏ
check vào 2 mục “ Show start download dialog” và “Show download complete
dialog”, đồng thời trong mục “download progress dialog” bạn chọn “ don’t
show”.
Để tối ưu hóa về tốc độ, IDM sẽ tự động download trong khi đang hiện bảng
hộp thoại “Download File Info”. Nếu bạn muốn download sau hoặc ko muốn
IDM tự động thực hiện việc này, bạn có thể bỏ dấu check tại mục “ Start
downloading immediately while displaying “Download File Info” dialog”. Để
thấy rõ hơn điều này, bạn thử download 1 file có dung lượng khoảng vài MB
hoặc vài KB, khi hộp thoại “download file info” hiện ra, bạn ko ấn “start
download” hay bất cứ nút nào mà cứ để hộp thoại như vậy, lát sau bạn chọn
Tin học ứng dụng trong quản trị văn phòng và lưu trữ


Phạm Thị Thanh – môn Tin học – ĐH Hoa Lư

25
“Download later”, bạn sẽ thấy IDM đã download xong file đó rồi hoặc cũng có
thể chỉ mới download một phần tùy thuộc vào thời gian chờ khi nãy.
Nếu bạn muốn sau khi download xong là sẽ chạy chương trình quét virus.

Tại mục “Virus scanner program”, chọn browse và đưa đến nơi chứa file thực thi
(.exe) của chương trình quét virus.
Sites Logins tab:
Tạo ra 1 danh sách những sites thông tin username và password. Click button
New để thêm vào URL và thông tin username và password. Chẳng hạn với
những sites bắt đầu là ftp, bạn chỉ có thông tin user và pass nếu bạn là thành viên
của nó và được máy chủ cung cấp user và pass rồi.
(Dưới đây chỉ là ví dụ, vì trang google không có đòi password)


Như vậy khi Add URL, lúc này mỗi lần nhập vào Address mà đòi hỏi sự cho
phép, thông tin login sẽ tự động hiện ra.
Thẻ Sound tab:
Thiết lập âm thanh cho những quá trình download của IDM, với đuôi mở
rộng là wmv, ví dụ như khi “Download complete”, download failed thì thực hiện
âm thanh nào…
Proxy tab: