Xay dung he thong thong tin quan ly hoat dong 119763

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời mở đầu
Thời gian thực tập trôi qua thật nhanh, đà đến lúc chúng em phải đa
ra các kết quả nghiên cứu và học tập sau đợt thực tập vừa qua.
Báo cáo thực tập lần này thể hiện quá trình biến đổi từ lý thuyết tới thực
tiễn, là khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn của sinh viên Đại học
Kinh tế Quốc Dân nói chung và sinh viên chuyên ngành Tin học nói
riêng.
Sau quá trình khảo sát thực trạng tin học, đồng thời tìm hiểu những yêu
cầu về mặt quản lý của cơ quan thực tập, em đà lựa chọn đề tài:
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng
đầu t gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu.
Đề tài này giải quyết một khâu quan trọng trong việc quản lý hoạt động
Xuất nhập khẩu của các công ty gia công vừa và nhỏ trên lÃnh thổ Việt
Nam.
Để có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài, em đà nhận đợc sự hỗ trợ
và giúp đỡ rất nhiều từ phía các thầy cô, các anh chị trong cơ quan thực
tập cùng các bạn bè trong và ngoài lớp. Em xin gởi lời cảm ơn các thầy
cô, các anh chị và các bạn!
Em xin cảm ơn K.S Hồ Thị Bích Hà - giáo viên hớng dẫn chính của
chuyên đề này, đồng thời cô là giáo viên chủ nhiệm của lớp em suốt 4
năm qua. Cô đà hớng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt 4 năm học
và đặc biệt trong thời gian em thực hiện chuyên đề của mình!
Em xin cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty TNHH Hanotex đà hớng
dẫn và tạo điều kiện để em có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài!
Em xin cảm ơn các bạn bè đà đóng góp ý kiến và hỗ trợ em trong quá
trình thực hiện đề tài này!
Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề cha phát huy đợc hết các công dụng của đề tài. Xong trong tơng lai em nhất định sẽ phát
triển chuyên đề của mình lên một tầm cao hơn nữa với kinh nghiệm và sự
nỗ lực. Rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô, các anh chị và
các bạn. Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

CAO THị THUý CHINH


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chơng I
Tổng quan về hệ thống
1. Tổng quan về công ty TNHH Hanotex
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH HANOTEX đợc thành lập theo quyết định số 2032QĐ/UB ngày 14/08/1997 của UBND Thành phố Hà Nội. Công ty chuyên
ngành kinh doanh sản xuất và xuất khẩu mặt hàng may mặc các loại.
Tên giao dịch: Công ty TNHH HANOTEX.
Trụ sở: Ngõ 538 Đờng Láng - Đống Đa - Hà Nội.
Tel: (04) 7762286 Fax: (04) 7762285
Tài khoản: Tại TECHCOMBANK HOAN KIEM
Tổng vốn đầu t: 7 tỷ VNĐ
Diện tích mặt bằng: 10.000 M2
Diện tích nhà xởng: 6.000 M2
Doanh số hàng năm: 10.000.000.000. VNĐ
Tổng số lao động: 1000 công nhân lành nghề
Trang thiết bị: 1000 máy may công nghiệp, 01 hệ thống thiết kế mẫu
gác sơ đồ, hệ thống là hơi công nghiệp và nhiều thiết bị chuyên dụng hiện
đại khác.
Phân xởng sản xt: gåm 2 ph©n xëng víi 10 d©y chun may và
một xởng giặt.
- Năng lực sản xuất: 400.000 quần âu hoặc 1.000.000 áo dệt kim mỗi
năm.
- Ngân hàng: TECHCOMBANK HOAN KIEM- 25 Lý Thêng KiƯt,
Hoµn KiÕm, Hµ Néi, ViƯt Nam.

Ngay từ khi mới đi vào hoạt động, Công ty đà xác định phơng hớng hoạt
động chủ yếu là gia công xuất khẩu sang thị trờng nớc ngoài.
1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Giám đốc: Là ngời đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu mọi trách
nhiệm với pháp luật và là ngời chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuÊt kinh
doanh.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Phó giám đốc 1: Chỉ đạo các phòng Lao động tiền lơng, Tổ chức
hành chính, Phân xởng sản xuất, KCS, Kỹ thuật may. Sau đó báo cáo lên
giám đốc kế hoạch của các phòng ban. Giám đốc đọc và quyết định rồi
chỉ thị cho các phòng ban. Nh vậy, Phó Giám đốc 1 là ngời chịu trách
nhiệm chung về tổ chức hành chính trong Công ty.
-Phó giám đốc 2: Phụ trách 2 phòng là phòng xuất nhập khẩu và
phòng Kinh doanh và nghiên cứu thị trờng. Khi có hợp đồng sản xuất,
Phó giám đốc 2 có thể ký hợp đồng sau đó chỉ thị cho phòng kinh doanh
và nghiên cứu thị trờng rồi trình lên giám đốc duyệt. Nhìn chung, phó
giám đốc 2 là ngời chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng sản xuất và làm
công tác đối ngoại.
-Kế toán trởng: Chỉ đạo chung phòng kế toán, ký các lệnh, chứng từ,
công văn có liên quan đến công tác tài chính. Theo dõi đa hàng đi gia
công ở đơn vị khác, điều hành cân đối tài chính toàn Công ty .
-Phòng lao động tiền lơng: Làm nhiệm vụ theo dõi sản xuất, xây
dựng định mức lao động, định mức tiền lơng, thanh toán tiền lơng và thực
hiện chính sách xà hội nh hu trí, bệnh tật, tài sản đối với ngời lao động.
- Phòng Kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện hạch toán
kinh doanh và phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị. Tổ chức thực hiện
các biện pháp hành chính, theo dõi tình hình vật t, tài sản, lập báo cáo tổ
chức thống kê theo quy định của nhà nớc.

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý lao động, sắp xếp
và tổ chức nhân sự, có kế hoạch đào tạo và bồi dỡng tay nghề, trình độ
nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, chỉ đạo công tác thi đua, khen thởng, bảo vệ an ninh trật tự cho Công ty .
-Phòng Kế hoạch và xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ chính là tìm kiếm
thị trờng và khách hàng, nghiên cứu, tiếp cận và thâm nhập vào các thị trờng mới, thị trờng phi quota và thực hiện thị trờng mới, thị trờng phi hạn
ngạch và thực hiện các hợp đồng ký theo điều kiện FOB với khách hàng
nớc ngoài, tìm thị trờng sản xuất - tiêu thụ, thực hiện các công tác đối
ngoại, thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá.
-Phòng kü tht may: Cã nhiƯm vơ tiÕp cËn kü tht may, gốc mẫu,
may mẫu đối, đối mẫu, làm định mức vật t với khách hàng, viết quy trình


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
công nghệ may, lên tác nghiệp cắt, chịu trách nhiệm chỉ đạo kỹ thuật toàn
Công ty
-Phân xởng sản xuất: bao gồm 2 xởng may và 1 xởng giặt .
-Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra tiêu chuẩn tất cả hàng hoá khi sản
xuất ra, trớc khi xuất hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hoá đúng theo
mẫu của hợp đồng.
-Phân xởng I,II: Thực hiện nhiệm vụ may các loại áo, quần bảo đảm
chất lợng, mẫu mÃ, kế hoạch sản xuất theo hợp đồng đà ký.
-Xởng giặt : Giặt hàng của những khách hàng có yêu cầu, ngoài ra
Công ty còn nhận hàng giặt nội địa khác.
1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
- Công ty sản xuất một số mặt hàng chủ yếu là: áo sơ mi, quần âu, quần
trẻ em, váy, áo dệt kim, quần soóc.
- Hoạt động chủ yếu của công ty là thực hiện gia công hàng dệt may cho
công ty và thơng nhân nớc ngoài.
Công ty may Hanotex thực hiện các hoạt động sản xuất theo hợp đồng
với các công ty cđa níc ngoµi, cơ thĨ lµ thùc hiƯn gia công hàng dệt may

với nguyên vật liệu do phía nớc ngoài cung cấp. Hợp đồng có nội dung
chính nh sau :
- Bªn A sÏ gưi nguyªn phơ liƯu cho bªn B theo điều kiện C.I.F Hải
phòng hoặc C&F sân bay Nội Bài.
Bên B có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu
về đến Công ty của mình và có trách nhiệm hạch toán SX-KD theo chế độ
quy định của Việt Nam.
- Bên A cung cấp cho bên B mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình
Bên B có trách nhiệm may hàng mẫu theo đúng nh quy trình mà bên A đa
đến để làm mẫu đối kiểm tra và nhận xét trớc khi đa vào sản xuất hang
loạt.
- Bên A có trách nhiệm bổ sung cho bên B mợn một số máy móc thiết bị
còn thiếu để phù hợp sản xuất mặt hàng của bên A. Số thiết bị máy móc
do bên A bổ sung có thể gửi sang làm nhiều đợt.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Bên B phải chịu trách nhiƯm lµm thđ tơc xt thµnh phÈm theo híng dÉn
cđa bên A và giao hàng đến tận cảng Hải phòng hoặc sân bay Nội Bài
theo điều kiện F.O.B Hải phòng hoặc Nội bài. Bên B có trách nhiệm lo
Quota.
(Trích theo mẫu Hợp đồng hợp tác sản xuất, gia công hàng may mặc
xuất khẩu.)
1.4 Thực trạng ứng dụng tin học của công ty:
Hệ thống máy tính của công ty đà đợc nối mạng Internet. Mỗi
phòng ban có thể liên hệ với nhau thông qua hệ thống máy tính nối mày
Lan, đồng thêi bé phËn Kinh doanh XuÊt nhËp khÈu cã thÓ trực tiếp liên
hệ với Hải quan thông qua mạng máy tính Internet.
Phần cứng: Máy tính Pemtium III 733 Mhz, Ram 128, HDD 20GB.
Phần mềm: Hệ điều hành Windows 98 SE, phần mềm Microsoft

Office 2000. Hệ điều hành màng winddows NT.
Nhân lực: Trình độ Tin văn phòng.
Thực trạng ứng dụng tin häc cđa bé phËn Kinh doanh xt nhËp khÈu:
Dïng phÇn mềm Ms Excel để quản lý và theo dõi các tờ khai và lu trữ hợp
đồng. Với tính năng xử lý tÝnh to¸n cao, cã thĨ nãi Ms Excel cã thể đảm
nhận khá tốt vai trò quản lý dữ liệu qua các tờ khai.
Tuy nhiên do khối lợng tờ khai càng ngày càng lớn, số hợp đồng gia công
thực hiện ngày một nhiều. Mặt khác, doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng
kinh doanh. Do đó yêu cầu tất yếu về một phần mềm quản lý hiệu quả.
2.

Đề tài nghiên cứu

2.1
Tên đề tài
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt ®éng xuÊt nhËp khÈu ë c«ng ty
TNHH Hanotex
2.2
Lý do lùa chọn đề tài
Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, công nghệ thông tin
đóng vai trò hết sức quan trọng và đợc ứng dụng ngày càng rộng rÃi. Đặc
biệt, đối với công tác quản lý tin học là một bộ phận không thể thiếu của
các nhà quản lý nếu muốn quản lý có hiệu quả, có những quyết định
chính xác, kịp thời. Trên thực tế từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ
cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketting...


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm đợc chi phí cũng nh thời
gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục đợc sai sót, nhầm

lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất
kinh doanh nghiên cứu đề tài này để góp phần xây dựng một hệ thống
quản lý tốt hơn này đồng thời phát huy những kiến thức đà đợc học trong
nhà trờng. Sau giai đoạn tìm hiểu và nghiên cứu về vai trò chức năng của
hoạt động quản lý.
Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài
xây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
mức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo ra
các báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả
năng đa ra quyết định dựa trên tình hình thực tế.
2.3

Mục tiêu của đề tài

- Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty.
- Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan chức năng một cách nhanh
chóng và chính xác.
- Thúc đẩy quá trình thực hiện các hợp đồng gia công.
2.4

Các phơng pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài

+
Sử dụng các mô hình:
Trong một hệ thống thông tin có 3 mô hình đó là : Mô hình lô gíc, mô
hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu ma nó
thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ
liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thồng sản sinh ra.
Mô hình này trả lời câu hỏi Cái gì? và Để làm gì?. Nó không quan

tâm tơí phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ
liệu đợc xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách
hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn
thấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả
cũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với
hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt
động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa ®iÓm thùc


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng. Mô hình
này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời
điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi:
Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin
tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này.
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh
vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà
là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới
loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và
tốc độ xử lý cđa thiÕt bÞ, tỉ chøc vËt lý cđa kho dữ liệu trong kho chứa,
cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu
hỏi: Nh thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở
quầy giao dịch0 theo mô hình vật lý trong này.
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kết
quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, và
mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn
định khác nhau, mô hình lô gíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là
hay biến đổi nhất.
+

MÃ hoá dữ liệu:
Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mà hoá dữ liệu. Việc
mà hoá dữ liệu mang lại những lợi ích sau:
-Nhận diện không nhầm lẫn các đối tợng
-Mô tả nhanh chóng các đối tợng
-Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn
Định nghĩa mà hoá dữ liệu
MÃ hiệu đợc xem nh là biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là ngắn
gọn vỊ mỈt thc tÝnh cđa mét thùc thĨ hc tËp hợp thực thể.
Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên ngời
ta thờng tạo ra những thuộc tÝnh nhËn diƯn míi gåm mét d·y ký hiƯu, chđ
u là những chữ cái chữ số, đợc gán cho một ý nghĩa mang tính ớc lệ.
MÃ hoá đợc xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức
mang tính quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên
hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diễn.
MÃ hoá là một công việc của thiết kế viên hệ thống thông tin. Có
thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng tự nhiên thành một dÃy ký
hiệu thích ứng với mục tiêu của ngời sử dụng. Mục tiêu đó có thể là nhËn


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lu trữ và thời
gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra lô gíc hình thức hoặc thể hiện
vài đặc tính của đối tợng.
Các phơng pháp mà hoá cơ bản
Trong thực tế ngời ta thờng dùng một số phơng pháp mà hoá nh
sau:
Phơng pháp mà hoá phân cấp
Nguyên tắc tạo lập bộ mà rất đơn giản. Ngời ta phân cấp đối tợng từ
trên xuống. Và mà số đợc xây dựng từ trái qua phải các chữ số đợc kéo

dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
Phơng pháp mà liên tiếp
MÃ kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo dÃy nhất định. Chẳng
hạn nếu ngời đợc tuyển dụng vào làm việc trớc có mà số 999 thì ngời tiếp
theo mang mà số 1000.
Ưu điểm : Không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng.
Nhợc điểm : Không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mà vào giữa
hai mà cũ.
Phơng pháp mà hoá tổng hợp
Khi kết hợp việc mà hoá phân cấp với mà hoá liên tiếp thì ta có phơng pháp mà hoá tổng hợp.
Phơng pháp mà hoá theo xeri
Phơng pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dÃy gọi là xeri.
Xeri đợc coi nh một giấy phép theo mà quy định.
Phơng pháp mà hoá gợi nhớ
Phơng pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tợng để xây dựng.
Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mà nh mà tiền tệ quốc
tế: VND, USD...
Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể mở rộng dễ dàng.
Nhợc điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự; phải chọn những đặc
tính ổn định nếu không bộ mà mất ý nghĩa.
Yêu cầu đối với bộ mÃ
Để sử dụng có hiệu quả việc mà hoá phải đảm bảo các tiêu chuẩn
cơ bản sau :
Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1
Chất lợng của một bộ mà đợc đo lờng bằng hai con số tỷ lệ sau:
Số lợng đối tợng thoả mÃn ®ỵc läc ra


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tỷ lệ kén chọn=

Tổng số đối tợng đợc lọc ra
Số lợng đối tợng thoả mÃn lọc ra
Tỷ lệ sâu sắc=
Tổng số đối tợng thoả mÃn có trong tập tin
MÃ số là phơng tiện để nhận diện hay truy tìm đối tợng do đó phải đảm
bảo tỷ lệ lựa chọn và sâu sắc bằng một đối với các tiêu chuẩn tìm kiếm đÃ
đặt ra.
Có tính uyển chuyển và lâu bền
Một bộ mà phải tiên lợng đợc khả năng thay đổi của đối tợng quản
lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó. Một bộ mà đợc xem là có
tính chất này khi nó cho phép nới rộng và bổ sung mà mới.
Tiện lợi khi sử dụng
Bộ mà càng ngắn gọn càng tốt. Điều đó gióp tiÕt kiƯm bé nhí, tiÕt
kiƯm thêi gian nhËp liƯu và giảm sai lầm khi sử dụng. Kinh nghiệm cho
thấy nếu mà số tăng lên một kỹ tự thì sai sót khi nhập mà số sẽ tăng gấp
đôi.
Kiểm tra dễ dàng cho những xử lý về sau là khía cạnh cần xem xét
khi xây dựng bộ mÃ. Bộ mà dÃy ký tự xử lý dễ dàng hơn cho các yêu cầu
phân nhóm, tổng hợp hơn là bộ mà số. Tuy nhiên mà số ngắn gọn hơn,
nhập nhanh hơn.
Giải mà dễ dàng tức là bộ mà phải xây dựng sao cho có thể diễn
dịch dễ và rõ ràng.
Cách thức tiến hành mà hoá
1.Xác định tập hợp các đối tợng cần mà hoá.
2.Xác định các xử lý cần thực hiện.
3.Lựa chọn giải pháp mà hoá.
Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn.
Kiểm tra lại những bộ mà hiện hành.
Tham khảo ý kiến của ngời sử dụng.
Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính.

Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tợng.
Triển khai mà hoá
ở đây bao gồm các công việc nh: Lập kế hoạch, xác định đội ngũ và
các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mÃ, thông tin đầy đủ về bộ mà cho các
đối tợng sử dụng và loại bỏ các bộ mà lỗi thời.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
MÃ hoá là công việc rất quan trọng của việc xây dựng hệ thống
thông tin. Chúng bắt đầu ngay cả khi ngời thiết kế hệ thống thông tin cha
ý thức rõ ràng về việc sử dụng chúng. Mà hoá và sử dụng mà xẩy ra trong
suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin.
2.5
Công cụ thực hiện đề tài
2.5.1
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Cho đến nay Microsoft Access đà trở thành phần mềm CSDL liên tục
phát triĨn, thĨ hiƯn bíc ngt quan träng vỊ sù dƠ dàng trong việc sử
dụng, nhiều ngời đà bị cuốn hút vào việc tạo các CSDL hữu ích của riêng
mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh.
Hiện nay, Microsoft Access đà trở thành một sản phẩm phần mềm
mạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc. Chúng ta hÃy xem xét lợi ích của
việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL nh Microsoft Access.
Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn
toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu
với ngời khác. Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử
lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu.
Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của
Microsoft Access.
Bảng (Table):

Bảng là đối tợng đợc định nghĩa và đợc dùng để lu dữ liệu. Mỗi bảng
chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trờng
(field) hay còn gọi là các cột (Column) lu giữ các loại dữ liệu khác nhau
và các bản ghi ( Record ) hay còn gọi là các hàng ( Row ) lu giữ tất cả các
thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. Có thể nói một khoá cơ
bản ( Primary ) ( gồm một hoặc nhiều trờng ) và một hoặc nhiều chỉ mục (
Index ) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu.
Mẫu biểu ( Form ):
Mẫu biểu là đối tợng đợc thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị
dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng. Các Mẫu biểu đợc
dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu đợc truy xuất từ các
bảng hoặc các truy vấn.
Cho phép in các Mẫu biểu. Cũng cho phép thiết kế các Mẫu biểu để
chạy các Macro hoặc một Module đáp ứng một sự kiện nào đó.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mẫu biểu là phơng tiện gia diện cơ bản giữa ngời sử dụng và một ứng
dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các Mẫu biểu cho nhiều mục
đích khác nhau.
+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu.
+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng.
+ Nhập các dữ liệu.
+ Hiển thị các thông báo.
Báo cáo ( Report ):
Báo cáo là một đối tợng đợc thiết kế để định quy cách, tính toán, in và
tổng hợp các dữ liệu đợc chọn.
2.5.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic
Sơ lợc về Visual Basic
- Visual Basic (VB) laứ saỷn phẩm phần mềm của Microsoft.

- VB là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng.
- Hiện nay phiên bản mới nhất là phiên bản 6.0 (năm 1998), cung
cấp một số tính năng
mới phục vụ cho lập trình trên Internet.
- VB 6.0 là chương trình 32 bit, chỉ chạy trên môi trường Win95 trở
lên.
- Phiên bản chương trình sử dụng là phieõn baỷn 6.0.
Tính năng của Visual Basic
* ệu ủieồm:
- Tieỏt kiệm được thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ
lập trình có cấu trúc khác vì bạn có thể thiết lập các hoạt động trên
từng đối tượng được VB cung cấp.
- Khi thiết kế chương trình có thể thấy ngay kết quả qua từng
thao tác và giao diện khi thi hành chương trình.
- Cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản.
- Khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động DLL.
* Nhược điểm:
- Yêu cầu cấu hình máy khá cao.
- Chỉ chạy được trên môi trửụứng Win95 trụỷ leõn.
Một số yêu cầu khi sử dụng Visual Basic
Máy tính của bạn phải được cài đặt phần mềm Visual Basic (5.0
hoặc 6.0) vì trong


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chửụng trỡnh khoõng cung caỏp phần mềm VB.
Bạn có thể tìm mua phần mềm VB (các phiên bản) tại các cửa
hàng dịch vụ tin học.
* Cách cài đặt Visual Basic (5.0 hoặc 6.0): Cách cài đặt VB cũng
giống như cách cài đặt các chương trình phần mềm khác trên Win95.

- Đưa CD chương trình nguồn vào ổ đóa CD ROM, chương trình
AutoRun tự động hiển thị.
- Bạn thực hiện theo từng bước hướng dẫn của chương trình cài
đặt.
- Lưu ý bạn có thể chọn thư mục lưu giữ chương trình VB khác
với hướng dẫn mặc định mà chương trình cài đặt đưa ra nhưng phải
nhớ chính xác để không gây rắc rối về sau.
- Sau khi cài đặt, VB sẽ tạo trên đóa cứng một thư mục chính
theo đường dẫn được chỉ
định trong quá trình cài đặt, trong đó chứa các dữ liệu khác nhau dùng
cho việc thiết kế hay những công cụ để làm vieọc vụựi VB.
Các thao tác cơ bản khi xây dựng chơng trình trong Visual Basic
Moọt soỏ ủũnh nghúa:
Moọt chửụng trỡnh bằng VB có 2 phần: Form và Code.
- Form là "bộ mặt" của chương trình và người sử dụng làm việc
với chương trình qua đối
tượng này, trên đó thể hiện các nút điều khiển hay một trình đơn... qui
định cách làm việc của Form.
- Code là phần bên trong của chương trình để điều khiển toàn
chương trình. Phần này chỉ người lập trình mới có thể thấu suốt nó và
thiết lập những đoạn lệnh ra lệnh cho đối
tượng thực hiện một công việc nào đó.
- Khi đã thực hiện xong việc tạo hai bước trên nghóa là bạn đã lập
một dự án (Project).
Mỗi dự án có thể có nhiều Form, hoặc cần có những tập tin chứa mã
lệnh riêng để xử lý
những thao tác đặc biệt, hoặc một số tập tin dùng để quản lý toàn bộ
dự án... Như vậy,
một dự án (Project) gồm có (các điều kiện liệt kê dưới đây có thể có
hoặc không trong

một Project tùy từng dự án):
+ Tập tin .FRM cho mỗi Form được thiết keá.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Taọp tin .FRX cho Form được thiết kế với các công cụ có dữ
liệu đặc biệt.
+ Tập tin .BAS cho các mã lệnh riêng.
+ Tập tin .RES chứa các tài nguyên của dự án như bitmap,
icon...
+ Tập tin duy nhất .VBP (chương trình chính) cho toàn bộ dự
án.
Các thao tác cơ bản khi xây dựng chương trình bằng VB:
* Cách thêm một đối tượng trên thanh ToolBox:
- RightClick vào đối tượng Pointer trên thanh ToolBox, chọn
Component…, hộp thoại
Component xuất hiện.
- Đánh dấu Check vào đối tượng muốn chọn, sau đó Click OK
để ghi nhận.
* Tạo mới một Project:
- Click chọn biểu tượng New Project hoặc vào trình đơn File\
New Project.
- Trong hộp thoại New Project qui định chương trình bạn muốn
viết ở mức độ nào, ở mức độ căn bản bạn chọn Standard EXE và click
OK. Các lựa chọn khác bạn sẽ tìm hiểu ở
mức lập trình cao hơn.
- Màn hình xuất hiện một Project mới chứa một Form trắng
tương ứng.
* Lưu Project:
- Click chọn biểu tượng Save hoặc vào trình đơn File\Save

Project để lưu Project và
File\Save Form để lưu Form.
- Đặt tên cho Project hay Form và click OK để chấp nhận.
* Mở Project có sẵn:
- Click chọn biểu tượng Open hoặc vào trình đơn File\Open
Project.
- Hộp thoại Open Project xuất hiện, chọn tên Project cần mở
trong khung File name và click Open để mở Project.
* Tạo Form: Từ trình đơn Project, chọn Add Form hoặc chọn biểu
tượng Add Form
trên thanh Standard.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
* Caựch goùi thi haứnh hay mở một Form: Trong một Project có thể
có nhiều Form, nếu bạn muốn mở Form này khi tác động đến một biến
cố nào đó trên Form đang hoạt động bạn
có thể dùng lệnh:
Tên Form cần mở.Show
@ Ví dụ: Giả sử Form frmMain đang hiện hành, bạn muốn khi
Click vào nút Tìmkiếm để tìm một người nào đó trong dữ liệu của bạn.
Các thông tin về người cần tìm được hiển thị trong Form frmTim, do
đó bạn phải cho hiển thị Form này lên trước bằng cách viết lệnh cho
biến cố Click của nút Tìm kiếm của Form frmMain:
Private Sub Timkiem_Click()
frmTim.Show
End
* Đặt một đối tượng lên Form: Có hai cách:
Cách 1: DoubleClick lên đối tượng cần đặt lên Form trên thanh
công cụ ToolBox.

Cách 2: Click chuột lên đối tượng trên thanh ToolBox, sau đó
đưa trỏ chuột lên Form và Click and Drag đến vị trí và kích thước thích
hợp.
* Chọn đối tượng đã có trên Form: Đưa trỏ chuột đến đối tượng
và Click, có thể nhấn giữ phím Shift và Click đến các đối tượng khác
để chọn nhiều đối tượng.
* Di chuyển một đối tượng trên Form: Chọn đối tượng cần di
chuyển và Click and Drag
đến vị trí mới hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + các phím di chuyển.
* Hiệu chỉnh kích thước đối tượng: Chọn đối tượng cần hiệu
chỉnh, đưa trỏ chuột đến 1
trong 8 nút điều khiển bao quanh đối tượng và Click and Drag cho đến
kích thước vừa ý
hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + Các phím di chuyển.
* Xóa một đối tượng trên Form: Chọn đối tượng cần xóa và nhấn
phím Delete.
* Mô tả cấu trúc của chương trình:
Chương trình Visual Basic được thực hiện theo hai bước:
- Tạo Form (Thiết kế giao diện): Thiết kế hình dáng Form và
bố trí các đối tượng trên Form.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Vieỏt Code (vieỏt ủoaùn mã lệnh cho các đối tượng): Dùng các
câu lệnh của VB để qui định cách làm việc của mỗi Form hay moói ủoỏi
tửụùng.

Chơng 2

Cơ sở phơng

phơng pháp luận xây dựng hệ thống
thông tin quản lý
1.
Hệ thống thông tin - hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL)
1.1. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và
phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học
hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs ) của hệ thống thông tin đợc lấy từ
các nguồn (Sources ) và đợc xư lý bëi hƯ thèng sư dơng nã cïng víi các
dữ liệu đà đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs ) đợc chuyển đến các
đích (Destination ) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).
Nguồn

Thu thập

Đích

Xử lý &
lu trữ

Phân phát

Kho dữ liệu

Mô hình xử lý thông tin
1.2. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System
)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các

hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý học
tập hoặc lập kế hoạch chiến lợc. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu
đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài
tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một
cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lợc t×nh h×nh vỊ


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thờng có tính so
sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đà đợc dự
kiến trớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các
dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ
liệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà
chúng sản sinh ra phơ thc rÊt nhiỊu vµo viƯc vËn hµnh tèt hay xấu của
hệ thống xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi
chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứ u
về thì trờng...là các hệ thống thông tin quản lý.
- Thu thập, phân tích và lu trữ các thông tin một cách hệ thống. Những
thông tin có ích đợc cấu trúc hoá để có thể khai thác trên các phơng
tiện tin học.
- Xử lý thông tin: thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm
chỉ tiêu, thực hiện tính toán tạo ra các thông tin kết quả.
- Phân phối cung cấp thông tin.
1.3. Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin quản
lý
Những vấn đề về quản lý
Những yêu cầu mới của nhà quản lý
Sự thay đổi của của công nghệ
Thay đổi sách lợc chính trị
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một

dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính
phủ ban hành (luật về thuế chẳng hạn ), việc ký kết một hiệp tác mới, đa
dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch
vụ mới. Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác
động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp
ứng. Ví dụ một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự
động, thực tế, sẽ bắt các ngân hàng khác phải cùng vợt lên phía trớc trong
việc tự động hoá.
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức
phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.
Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các
hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi
muốn sử dụng những công nghƯ míi nµy.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua.
Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống
thông tin. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin đợc phát triển chỉ vì ngời quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi
ông ta biết rằng thông tin là một phơng tiện thực hiện điều đó.
1.4. Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lÃnh đạo của tổ chức
những dữ liệu đích thực để ra quết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tơng đối
nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống
đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó,
xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các

mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc. Nội dung của báo cáo
phân tích chi tiết là cơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ
thống mới.
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT,
cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những
mục tiêu đà đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình lôgíc của hệ thống
mới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung
của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các dữ liệu đợc nhập vào.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô
hình lôgíc nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống. Mỗi phong án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha
phải là một mô tả chi tiết.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này phải đa ra đợc hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa
tất cả các đặc trng cđa hƯ thèng míi cÇn cho viƯc thùc hiƯn kü tht vµ tµi
liƯu híng dÉn ngêi sư dơng vµ nó mô tả cả phần thủ công và cả những
giao diện với những phần tin học hoá.
Giai đoạn 6:Triển khai kü thuËt hÖ thèng


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần
tin học hoá của hệ thống thông tin. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này
chính là phần mềm. Giai đoạn này phải cung cấp các bản hớng dẫn sử
dụng và thao tác, cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Giai đoạn này thùc hiƯn viƯc chun tõ hƯ thèng cị sang hƯ thống
mới. Việc chuyển đổi này cần đợc thực hiện với những va chạm ít nhất,
cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận.

2.

Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý

2.1. Khảo sát hệ thống
2.1.1. Các phơng pháp nghiên cứu hệ thống
Phơng pháp hộp đen:
Đợc sử dụng khi biết đầu vào, đầu ra nhng không biết rõ hoặc
không thật sù quan t©m tíi CÊu tróc cđa hƯ thèng. Víi mỗi đầu vào thuộc
một tập hợp đà xác định trớc, ta sẽ nhận đợc đầu ra tơng ứng. Việc nghiên
cứu hệ thống là quá trình phân tích nhằm làm rõ quan hệ giữa đầu vào và
đầu ra. Một kỹ thuật đợc áp dụng là mợn tạm Cấu trúc của một hệ thống
khác có hoạt động tơng tự, hay nói cách khác là có cơ Cấu đầu vào, đầu ra
tơng tự để từ đó có thể rút ra những giả thiết về cơ chế hoạt động của hệ
thống hiện tại.
Phơng pháp mô hình hoá :
Đợc sử dụng rộng rÃi để nghiên cức hệ thống. Các bớc chính cần
thực hiện: Nghiên cức sơ bộ hệ thống; Lập mô hình hệ thống; Xử lý, thử
nghiệm mô hình; Thực hiện điều hành;
Phơng pháp tiếp cận hệ thống:
Một trong những kĩ thuật thờng dùng là phân rà hệ thống thành các
phân hệ có kích thớc nhỏ hơn có quan hệ ràng buộc lẫn nhau. Mặt khác,
cũng cần nghiên cứu hệ thống ở dạng mở, có nghĩa là đặt nó vào trong
một hệ thống khác lớn hơn nó, chứa nó.
2.1.2. Khảo sát hệ thống
2.1.2.1. Khảo sát s¬ bé


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Việc khảo sát sơ bộ diễn ra trên ba phạm vi, khảo sát về công việc

chức năng, khảo sát về thông tin dữ liệu, về cách thức sử dụng dữ liệu,
cách thức lu trữ dữ liệu, khảo sát về ngời sử dụng trong hệ thống.
Các thông tin dữ liệu thu thập đợc phải đầy đủ, có tính thực tiễn và
tính hệ thống.
2.1.2.2. Khảo sát chi tiết
Mục tiêu là thu thập các thông tin, dữ liệu để có thể giúp cho nhóm
chuyên gia về toàn bộ các thao tác đang đợc thực hiện trong hệ thống. Với
mỗi phân hệ trong hệ thống cần phải đánh giá đợc mức độ cần thực hiện,
xác định đợc các chi phí, tìm ra những giải pháp tối u về kĩ thuật, tài
chính và thời gian.
Các vấn đề cần xem xét chi tiết:
- Nghiên cứu những ứng dụng của hệ thống trong các lĩnh vực.
- Xem xét lại các nguồn thông tin đà thu đợc và lập kế hoạch khảo sát
thêm.
Phân tích dữ liệu là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu. Nhiệm
vụ của phân tích viên là phải xác định xem mỗi đối tợng có ý nghĩa gì đối
với hệ thống, thông tin chứa trong nó có cần thiết đối với hệ thống hay
không và có thể cấu trúc hoá để lu trữ trên các phơng tiện tin học hay
không.
2.2. Phân tích hệ thống
Mục đích chính của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chẩn
đoán về hệ thống đang tồn tại nghĩa là xác định đợc những vấn đề
chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu
cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho
phép đạt đợc mục tiêu trên. Để làm đợc điều đó phân tích viên phải có
một hiểu biết sâu sắc về môi trờng trong đó hệ thống phát triển và hiểu
thấu đáo hoạt động của chính hÖ thèng.


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Ghi chép phỏng vấn kết quả khảo sát quan sát các mẫu

1.0
Xác định các yêu cầu hệ thống

Các yêu cầu hệ t hống

2.0
Cấu trúc hoá yêu cầu

Mô tả vê HT hiện tại và HT mới

Hồ sơ dự án
Xây dựng kế hoạch HTTT
Lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của hệ thống.

Mô tả vê HT mới

Công cụ mô hình hoá
3.0
Tìm và lựa chọn giải pháp

Chiến lợc đề xuất cho HT mới

1.

Sơ đồ luồng thông tin (IFD) : Đợc dùng để mô tả hệ thống thông

tin theo cáchCác

thứcbớc
động.
mô tảphân
sự ditích
chuyển
của dữ liệu, việc xử lý,
củaTức
giailàđoạn
hệ thống
lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký ph¸p cđa IFD :
- Xư lý :

Xư lý thđ công
toàn

- Kho lu trữ dữ liệu :

Giao tác ngời-máy

Tin học hoá hoàn