Tài liệu hướng dẫn sử dụng cổng dịch vụ công trực tuyến và phần mềm một cửa điện tử (dành cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ)

TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI VIETTEL
-------------------oOo-------------------

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
CỔNG DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN VÀ
PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ
(Dành cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ)

Hậu Giang - 2020


MỤC LỤC
PHẦN 1: ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG .............................................................................. 5
PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG.......................................................... 7
1. Tiếp nhận hồ sơ ............................................................................................................. 7
1.1.

Tiếp nhận một cửa.................................................................................................. 7

1.1.1.

Ý nghĩa ............................................................................................................ 7

1.1.2.

Thao tác ........................................................................................................... 7

1.2.

Tiếp nhận trực tuyến ............................................................................................ 10

1.2.1.

Ý nghĩa .......................................................................................................... 10

1.2.2.

Các bước thực hiện........................................................................................ 10

1.3.

Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ ..................................................................................... 11

1.3.1.

Ý nghĩa .......................................................................................................... 11

1.3.2.

Bước thực hiện .............................................................................................. 11

1.4.

Từ chối tiếp nhận hồ sơ ........................................................................................ 11

1.4.1.

Ý nghĩa .......................................................................................................... 11

1.4.2.

Các bước thực hiện........................................................................................ 11

1.5.

In phiếu kiểm soát ................................................................................................ 12

1.5.1.

Ý nghĩa .......................................................................................................... 12

1.5.2.

Thao tác ......................................................................................................... 12

1.6.

Sửa chữa hồ sơ ..................................................................................................... 13

1.6.1.

Ý nghĩa .......................................................................................................... 13

1.6.2.

Thao tác ......................................................................................................... 13

1.7.

Xóa hồ sơ ............................................................................................................. 14

1.7.1.

Ý nghĩa .......................................................................................................... 14

1.7.2.

Thao tác ......................................................................................................... 14

1.8.

In hướng dẫn ........................................................................................................ 15

1.8.1.

Ý nghĩa .......................................................................................................... 15

1.8.2.

Thao tác ......................................................................................................... 15

1.9.

Sao chép hồ sơ ..................................................................................................... 16


1.9.1.

Ý nghĩa .......................................................................................................... 16

1.9.2.

Thao tác ......................................................................................................... 16

2. Bàn giao ...................................................................................................................... 17
2.1.

Ý nghĩa ................................................................................................................. 17

2.2.

Các thao tác thực hiện .......................................................................................... 17

2.2.1.

In phiếu bàn giao ........................................................................................... 17

2.2.2.

Bàn giao hồ sơ ............................................................................................... 18

3. Thanh tốn phí ............................................................................................................ 19
4. Trả kết quả giải quyết ................................................................................................. 20
4.1.

Ý nghĩa ................................................................................................................. 20

4.2.

Các các thao tác thực hiện.................................................................................... 20

5. Tra cứu ........................................................................................................................ 20
5.1.

Ý nghĩa ................................................................................................................. 20

5.2.

Thao tác ................................................................................................................ 20

5.3.

Các chức năng ...................................................................................................... 21

5.3.1.

Xem chi tiêt hồ sơ ......................................................................................... 21

5.3.2.

Xem nhật ký xử lý ......................................................................................... 22

6. Thống kê báo cáo ........................................................................................................ 22
6.1.

Ý nghĩa ................................................................................................................. 22

6.2.

Thao tác chọn chức năng Thống kê báo cáo ........................................................ 22

6.3.

Các tiêu chí, chức năng lựa chọn phục vụ tạo báo cáo ........................................ 23

6.3.1.

Nhóm dữ liệu ................................................................................................. 23

6.3.2.

Từ ngày – đến ngày ....................................................................................... 23

6.4.

Tuỳ chọn xây dựng báo cáo riêng theo các tiêu chí mong muốn ........................ 23

6.5.

Danh mục các loại báo cáo .................................................................................. 23

6.5.1.

Hồ sơ tiếp nhận trực tiếp ............................................................................... 24

6.5.2.

Hồ sơ tiếp nhận trực tuyến ............................................................................ 24

6.5.3.

Hồ sơ đã trả kết quả....................................................................................... 24

6.5.4.

Hồ sơ hoàn thành giải quyết .......................................................................... 24

6.5.5.

Hồ sơ từ chối giải quyết ................................................................................ 24


6.5.6.

Hồ sơ rút không giải quyết ............................................................................ 24

6.5.7.

Hồ sở đang thụ lý giải quyết ......................................................................... 25

6.5.8.

Hồ sơ tạm dừng bổ sung điều kiện ................................................................ 25

6.5.9.

Hồ sơ chờ tiếp nhận trực tuyến ..................................................................... 25

6.5.10. Hồ sơ chờ bàn giao thụ lý ............................................................................. 25
6.5.11. Hồ sơ chờ hồn thành thanh tốn .................................................................. 25
6.5.12. Tổng hợp hồ sơ của đơn vị ............................................................................ 25

6.5.13. Tổng hợp hồ sơ cả năm của đơn vị ............................................................... 25
6.5.14. Mức độ hài lòng dịch vụ của đơn vị.............................................................. 25
6.5.15. Mức độ hài lòng lịch vụ cả năm của đơn vị .................................................. 25
6.5.16. Tổng hợp đánh giá cán bộ ............................................................................. 25
7. Đổi thông tin tài khoản ............................................................................................... 26


PHẦN 1: ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG
Người sử dụng truy cập vào hệ thống một cửa điện tử tỉnh Hậu Giang qua địa chỉ:
Sau đó chọn nút Đăng nhập.

Hệ thống sẽ tự động chuyển sang giao diện đăng nhập bằng Hệ thống xác thực tập
trung của tỉnh Hậu Giang.


NSD thực hiện nhập “Tên đăng nhập” và “Mật khẩu”. Sau đó, bấm chọn “Đăng
nhập” hoặc “Enter” trên bàn phím. Sau khi đăng nhập thành công hệ thống sẽ hiển thị
màn hình trang chủ của trang hành chính “Một cửa” (tùy từng đối tượng sử dụng được
cấp quyền sử dụng các chức năng của hệ thống mà màn hình trang chủ có các chức năng
hiển thị khác nhau). Tại màn hình trang chủ, NSD có thể thực hiện các chức năng của hệ
thống.


PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG
1. Tiếp nhận hồ sơ
1.1. Tiếp nhận một cửa
1.1.1. Ý nghĩa
Chức năng “Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC)” cho phép NSD là cán
bộ tiếp nhận hồ sơ cập nhật thông tin của các hồ sơ, TTHC do công dân nộp trực tiếp tại
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. In phiếu hẹn trả kết quả hồ sơ

1.1.2. Thao tác
1.1.2.1. Thêm mới hồ sơ
Bước 1: Cán bộ tiếp nhận nhấp chọn “Tiếp nhận một cửa” sau đó click chọn “thêm hồ
sơ mới”

Bước 2: Cán bộ chọn loại “thủ tục hành chính” phù hợp rồi chọn “Đồng ý”:

Bước 3: Cán bộ nhập đầy đủ “Thông tin chủ hồ sơ” và “Thành phần hồ sơ” sau đó
chọn “Tiếp Nhận”:



1.1.2.2 In phiếu hẹn
Sau khi NSD hoàn thành xác nhận tiếp nhận hồ sơ, NSD in phiếu hẹn cho cá nhân/tổ
chức, các thao tác thực hiện như sau:
Bước 1: Tại danh sách hồ sơ vừa tiếp nhận, NSD chọn
Bước 2: NSD chọn “In phiếu biên nhận”

tại cột “Thao tác”

Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị phiếu hẹn, NSD chọn vào hình

Bước 4: NSD lựa chọn máy in phù hợp và nhấn “Print”

để in:


1.2. Tiếp nhận trực tuyến
1.2.1. Ý nghĩa
Chức năng “Tiếp trực tuyến” cho phép NSD là cán bộ tiếp nhận hồ sơ tiếp nhận

những hồ sơ nộp trực tuyến trên cổng hành chính cơng
1.2.2. Các bước thực hiện
Bước 1: Cán bộ chọn “Tiếp nhận trực tuyến” rồi chọn hồ sơ cần xử lý tại danh sách

Bước 2: NSD chọn “Thành phần hồ sơ” và kiểm tra các thành phần hồ sơ nộp vào

Bước 3: cán bộ chọn “Xử lý hồ sơ” sau đó một trong các chức năng “u cầu hồn
thiện hồ sơ” hoặc “từ chối tiếp nhận hồ sơ” hoặc “bàn giao thụ lý”


1.3. Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ
1.3.1. Ý nghĩa
Cho phép NSD yêu cầu hoàn thiện hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu
1.3.2. Bước thực hiện
Sau khi NSD nhấp chọn hồ sơ tại màn hình danh sách hồ sơ, NSD thực hiện các thao tác:
Bước 1: NSD chọn “Xử lý hồ sơ”
Bước 2: NSD chọn “Yêu cầu hồn thiện trực tuyến”
Bước 3: NSD điền các thơng tin tại mục“ Ý kiến cán bộ”
Bước 4: NSD chọn “Xác nhận”

1.4. Từ chối tiếp nhận hồ sơ
1.4.1. Ý nghĩa
Cho phép NSD từ chối tiếp nhận với những hồ sơ không đạt yêu cầu khi tiếp nhận hồ sơ.
1.4.2. Các bước thực hiện
Sau khi NSD nhấp chọn hồ sơ tại màn hình danh sách hồ sơ, NSD thực hiện các thao tác:


Bước 1: NSD nhấp chuột vào “Từ chối tiếp nhận”
Bước 2: NSD điền “Ý kiến cán bộ”,
Bước 3: NSD chọn “Xác nhận”

1.5. In phiếu kiểm soát
1.5.1. Ý nghĩa
Giúp NSD in phiếu kiểm soát theo quy định kèm theo hồ sơ
1.5.2. Thao tác
Bước 1: Tại danh sách hồ sơ “Tiếp nhận một cửa”, NSD chọn
Bước 2: NSD chọn “In phiếu kiểm sốt”
Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị phiếu hẹn, NSD chọn vào hình
Bước 4: NSD lựa chọn máy in phù hợp và nhấn “Print”

tại cột “Thao tác”
để in


1.6. Sửa chữa hồ sơ
1.6.1. Ý nghĩa
Giúp NSD sửa lại thông tin những hồ sơ đã tiếp nhận và chưa bàn giao cho phịng chun
mơn
1.6.2. Thao tác
Bước 1: Tại danh sách hồ sơ vừa tiếp nhận, NSD chọn
tại cột thao tác.
Bước 2: NSD chọn “Sửa chữa hồ sơ”
Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị những thông tin hồ sơ đã nhập trước đó, NSD sửa lại những
thơng tin cần thiết
Bước 4: Chọn “Lưu hồ sơ” để lưu lại


1.7. Xóa hồ sơ
1.7.1. Ý nghĩa
Giúp NSD xóa hồ sơ đã tiếp nhận nhưng chưa bàn giao cho phòng chuyên môn

1.7.2. Thao tác
Bước 1: Tại danh sách hồ sơ vừa tiếp nhận, NSD chọn
tại cột thao tác.
Bước 2: NSD chọn “Xóa hồ sơ”
Bước 3: Hệ thống sẽ hiện thơng báo, NSD chọn “OK” để xác nhận xóa hồ sơ


1.8. In hướng dẫn
1.8.1. Ý nghĩa
Giúp NSD in các thông tin hướng dẫn chuẩn bị thành phần hồ sơ cần chuẩn bị nộp đối
với từng thủ tục hành chính
1.8.2. Thao tác
Bước 1: Từ màn thành tiếp nhận hồ sơ, NSD chọn “Hướng dẫn thủ tục”

Bước 2: NSD lựa chọn thủ tục hành chính, điền thơng tin cá nhân/tổ chức cần in hướng
dẫn


1.9. Sao chép hồ sơ
1.9.1. Ý nghĩa
Giúp NSD sao chép thông tin của hồ sơ đã tiếp nhận trước điền vào thông tin hồ sơ tiếp
nhận mới để tiếp nhận, giúp NSD không cần nhập lại thông tin.
1.9.2. Thao tác
Bước 1: Tại danh sách hồ sơ vừa tiếp nhận, NSD chọn
Bước 2: NSD chọn “Sao chép hồ sơ”

tại cột thao tác.


2. Bàn giao

2.1. Ý nghĩa
Cho phép NSD bàn giao và in danh sách các hồ sơ hành chính đã tiếp nhận và chuyển
cho phịng chun mơn xử lý.
2.2. Các thao tác thực hiện
2.2.1. In phiếu bàn giao
Sau khi cán bộ chọn hồ sơ tại danh sách hồ sơ cần bàn giao, NSD thực hiện các bước như
sau:
Bước 1: Cán bộ chọn “Bàn giao hồ sơ” tại menu chức năng
Bước 2: tại cột thao tác, NSD chọn nút “
Bước 3: NSD chọn “In phiếu bàn giao”

” tương ứng với hồ sơ cần bàn giao

Bước 4: Màn hình sẽ hiển thị Bàn giao, NSD chọn vào hình
Bước 5: NSD lựa chọn máy in phù hợp và nhấn “Print”

để in


2.2.2. Bàn giao hồ sơ
Sau khi cán bộ chọn hồ sơ tại danh sách hồ sơ cần bàn giao, NSD thực hiện các bước như
sau:
Bước 1: Cán bộ chọn “Bàn giao hồ sơ” tại menu chức năng
Bước 2: NSD chọn nút “ ”
Bước 3: NSD chọn “Bàn giao hồ sơ”


3. Thanh tốn phí
Thu phí
Cán bộ click “Thu phí” rồi chọn hồ sơ cần xử lý:

Cán bộ có thể “Tra cứu hóa đơn” và “in biên lai” tại mục “thanh tốn”
Trường hợp Tổ chức cơng dân chưa nộp phí, Cán bộ chọn “yêu cầu nộp phí lại”, nhập
“lệ phí”, “phí” sau đó click “xác nhận”:
Hồn thành thu phí
Trong trường hợp cơng dân tổ chức đã thanh tốn phí thành cơng, Cán bộ chọn “Đã hồn
thành thu phí” và click “xác nhận”:


4. Trả kết quả giải quyết
4.1. Ý nghĩa
Cho phép NSD trả kết quả giải quyết của những hồ sơ đã hoàn thành giải quyết
4.2. Các các thao tác thực hiện
Bước 1: NSD chọn “Trả kết quả” từ menu các chức năng
Bước 2: NSD chọn “Chờ trả kết quả” và chọn hồ sơ cần xử lý

Bước 3: NSD chọn mục “Xử lý hồ sơ” rồi click “trả kết quả”
Bước 4: NSD chọn “xác nhận” để hoàn tất.

5. Tra cứu
5.1. Ý nghĩa
Giúp NSD tìm kiếm những thơng tin hồ sơ đã tiếp nhận của cá nhân/tổ chức, lựa
chọn tra cứu hồ sơ theo các trạng thái.
5.2. Thao tác
Tại giao diện chính sau khi đăng nhập, NSD chọn chức năng “Tra cứu hồ sơ”


5.3. Các chức năng
5.3.1. Xem chi tiêt hồ sơ
Giúp hiển thị nhật ký quá trình giải quyết của một hồ sơ.

Tại màn hình “Tra cứu hồ sơ”, NSD chọn vào một hồ sơ ở trước mỗi hồ sơ sau đó
nhấn vào nút

Hệ thống sẽ hiển thị thông tin hồ sơ như sau:


Xem tài liệu của một hồ sơ:
NSD nhấp trọng “Thành phần hồ sơ”
Tại màn hình này, NSD có thể xem danh sách các tài liệu thuộc hồ sơ đã chọn.
5.3.2. Xem nhật ký xử lý
NSD nhấp chọn chức năng “Nhật ký sửa đổi”
6. Thống kê báo cáo
6.1. Ý nghĩa
Giúp NSD thống kê, báo cáo tình hình giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính theo
nhiều tiêu chí, phân quyền theo các phạm vi khác nhau. Hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý
của cơ quan quản lý nhà nước.
6.2. Thao tác chọn chức năng Thống kê báo cáo
Tại giao diện chính sau khi đăng nhập, NSD chọn chức năng “Thống kê báo cáo”
tại menu bên trái.


6.3. Các tiêu chí, chức năng lựa chọn phục vụ tạo báo cáo
Các báo cáo khi kết xuất đều cho phép lựa chọn các tiêu chí phục vụ việc báo cáo được
chi tiết, đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của NSD. Dưới đây là các nút lựa chọn tiêu chí
chính:
6.3.1. Nhóm dữ liệu
Nhóm tiêu chí “dữ liệu” được chia làm 2 hạng mục:
- Thủ tục: Báo cáo theo danh mục các thủ tục hành chính
-

Cơ quan: Báo cáo theo từng cơ quan, đơn vị

6.3.2. Từ ngày – đến ngày
Đây là tiêu chí chọn báo cáo đối với các hồ sơ phát sinh, xử lý trong khoảng thời gian
“từ ngày” đến khoảng thời gian “đến ngày”
1) Trạng thái:
Nhóm tiêu chí theo trạng thái của hồ sơ được chia làm 7 hạng mục: Chờ bàn giao, đang
thụ lý, chờ bổ sung điều kiện, từ chối giải quyết, rút hồ sơ, chờ trả kết quả, đã trả kết quả.
Với các tiêu chí rõ ràng, cụ thể, NSD có thể hồn tồn thống kê báo cáo theo đầy đủ
các trạng thái của hồ sơ. Nắm rõ hồ sơ phần nhiều đang tồn đọng ở đâu, tại bước xử lý nào
trong quy trình.
6.4. Tuỳ chọn xây dựng báo cáo riêng theo các tiêu chí mong muốn
Đây là chức năng đặc biệt, hỗ trợ NSD kết xuất, khởi tạo báo cáo theo đúng nhưng gì
mình mong muốn, với đầy đủ các cơng cụ hỗ trợ, đảm bảo đúng các tiêu chí cần thiết.
Lựa chọn chức năng này bằng cách click vào “Tuỳ chọn”:
Sau đó hệ thống sẽ hiển thị tồn bộ các tiêu chí để có thể xây dựng, khởi tạo 1 báo cáo
mà NSD mong muốn. NSD có thể lựa chọn 1 hoặc nhiều tiêu chí trong đó, tạo thành các
báo cáo của riêng mình. Đây chính là các “cột” dữ liệu sẽ được đưa ra khi xuất báo
cáo.Sau khi lựa chọn các tiêu chí báo cáo theo nhu cầu, NSD tiến hành chọn nút “Tạo
báo cáo”. Kết quả sẽ cho ra báo cáo với đầy đủ các tiêu chí đã lựa chọn
6.5. Danh mục các loại báo cáo
Hiện tại, phần mềm đang đã có 16 loại báo cáo thống kê đang hoạt động gồm:


6.5.1. Hồ sơ tiếp nhận trực tiếp
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm hành chính
cơng tỉnh và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các đơn vị.
6.5.2. Hồ sơ tiếp nhận trực tuyến
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ mà cá nhân, tổ chức nộp qua cổng Dịch vụ
công trực tuyến tỉnh.

6.5.3. Hồ sơ đã trả kết quả
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ đã xử lý xong và đã trả kết quả tới người dân,
tổ chức.
6.5.4. Hồ sơ hoàn thành giải quyết
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ đã giải quyết xong các bước chuyên môn,
đang nằm ở khâu chờ trả kết quả cho người dân, tổ chức.
6.5.5. Hồ sơ từ chối giải quyết
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ bị các phòng ban, lãnh đạo đơn vị từ chối giải
quyết. Bao gồm lý do rõ ràng.
6.5.6. Hồ sơ rút không giải quyết
Báo cáo này thống kê tồn bộ các hồ sơ đang trong q trình giải quyết nhưng người
dân, tổ chức yêu cầu rút hồ sơ, khơng có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính nữa.


6.5.7. Hồ sở đang thụ lý giải quyết
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ đang nằm tại phịng chun mơn, đang trong
q trình thụ lý giải quyết.
6.5.8. Hồ sơ tạm dừng bổ sung điều kiện
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ đang tạm dừng, chờ người dân, tổ chức bổ
sung các điều kiện còn thiếu.
6.5.9. Hồ sơ chờ tiếp nhận trực tuyến
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ người dân, tổ chức đã nộp trực tuyến, đang
chờ bộ phận tiếp nhận xem xét để tiếp nhận.
6.5.10.Hồ sơ chờ bàn giao thụ lý
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ nằm ở bước chờ bàn giao cho cán bộ chuyên
môn thụ lý hồ sơ.
6.5.11.Hồ sơ chờ hồn thành thanh tốn
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ chờ người dân, tổ chức thanh tốn phí, lệ phí
của hồ sơ.
6.5.12.Tổng hợp hồ sơ của đơn vị

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ được tiếp nhận, xử lý, giải quyết, trả kết quả
tại 1 đơn vị.
6.5.13.Tổng hợp hồ sơ cả năm của đơn vị
Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ được tiếp nhận, xử lý, giải quyết, trả kết quả
tại 1 đơn vị trong 1 năm.
6.5.14.Mức độ hài lòng dịch vụ của đơn vị
Báo cáo này thống kê mức độ hài lòng của người dân, tổ chức khi tiến hành thực hiện
thủ tục hành chính tại 1 đơn vị.
6.5.15.Mức độ hài lịng lịch vụ cả năm của đơn vị
Báo cáo này thống kê mức độ hài lòng của người dân, tổ chức khi tiến hành thực hiện
thủ tục hành chính tại 1 đơn vị trong 1 năm.
6.5.16.Tổng hợp đánh giá cán bộ
Báo cáo này thống kê mức độ hài lòng của người dân, tổ chức khi tiến hành thực hiện
thủ tục hành chính tại toàn bộ các đơn vị.