1 qt tiếp cận mở đại lý mới

CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTMĐL
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 1 of 2

QUY TRÌNH TIẾP CẬN MỞ ĐẠI LÝ
1. Lưu đồ & Diễn giải.
Tiến
trình

Dịng cơng việc cần thực hiện

 Khai
Khai thác
thác thông
thông tin
tin
Kinh
doanh

Đại
Đại lý

lý



Khai
Khai thác/
thác/ Thu
Thu
Thập
thông
Thập thông tin
tin

Kinh
doanh

Đồng ý

Không đồng ý



Khảo
Khảo sát
sát địa
địa điểm
điểm
thực
tế
của

Đại
lý
thực
tế
của
Đại
lý
Kinh
doanh
Đồng ý


Kinh
doanh


GĐKD
TGĐ


Kinh
doanh
TCKT


Kinh
doanh

1

Không đồng ý

Lập
Lập Hợp
Hợp đồng
đồng
Đại
Đại lý
lý

Diễn giải Lưu đồ
- Phòng KD khai thác TT Đại lý tiềm
năng từ các nguồn như: Marketing;
Internet; Quan hệ; Đi trực tiếp; V.v...
- Danh sách Đại lý tiềm năng được cập
nhật vào file dữ liệu để theo dõi.
- Sau khi có thơng tin Đại lý tiềm năng,
Phịng kinh doanh sẽ liên hệ qua hình
thức điện thoại. zalo, mail... để tìm hiểu
sơ bộ về nhu cầu hợp tác, mặt bằng, mơ
hình và địa bàn kinh doanh...
- Tùy theo thơng tin thu thập được và
lịch cơng tác Phịng kinh doanh xuống
trực tiếp địa điểm kinh doanh của Đại lý
để trao đổi và đánh giá thực tế.
- Các yếu tố cần đánh giá được thể hiện
chi tiết trong Biểu mẫu Hồ sơ Đại lý.
- Nếu Đại lý đủ điều kiện theo quy định
thì NV Kinh doanh làm Hợp đồng chốt
ký trước với Khách hàng.

- NV Lên đơn hàng và yêu cầu Khách
hàng thanh toán theo đúng quy định.

Biểu mẫu

HHP-BM01

HHP-BM02

HHP-BM03

HHP-BM04

Lãnh
Lãnh đạo
đạo
Phê
Phê duyệt
duyệt

- TP.Kinh doanh duyệt lần cuối trước
khi trình Ban Giám đốc phê duyệt.
- Giám đốc phê duyệt Hợp đồng Đại lý.

HHP-BM05

Mở
Mở mã
mã
Đại

Đại lý
lý

- Sau khi GĐ phê duyệt Phịng KD gửi
mail thơng báo việc mở mã Đại lý.
- Mail yêu cầu đầy đủ thông tin: Tên
Đại lý, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ
mail, chủ Đại lý, giá được hưởng và địa
bàn Đại lý được phân vùng.

HHP-BM06

- Phịng KD trình hợp đồng lên GĐ để
xác định mức thưởng năm cho Đại lý.
GĐ phê duyệt dựa theo tình hình thực tế
từng khu vực.
- Phòng KD gửi hợp đồng xuống để Đại
lý ký kết rồi chuyển về Công ty.
- Hợp đồng chia làm 2 bản, mỗi bên giữ
1 bản và là chứng từ để tính thưởng cho
Đại lý tại thời điểm cuối năm tài chính.

HHP-BM07

Lập
Lập Hợp
Hợp đồng
đồng
Đại
lý

Đại lý


CƠNG TY TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn



KD Triển
Triển khai
khai mặt
mặt bằng/
bằng/
ĐL Nhận
Nhận diện
diện thương
thương hiệu
hiệu



Tờ trình Tài chính
Kinh Tờ trình Tài chính
Hỗ
trợ Biển hiệu, v.v...
doanhHỗ trợ Biển hiệu, v.v...


KD

TCKT

Lưu
Lưu Hồ
Hồ sơ
sơ

Code
Version
Dated
Page

- Sau khi ký hợp đồng Đại lý, Phòng
kinh doanh phối hợp đơn đốc Đại lý
hồn thiện hình ảnh điểm bán như: Biển
bảng, Giá kệ, Logo, Wesite... theo tiêu
chuẩn của Công ty.
- Các hỗ trợ Đại lý mới (Biển bảng, Giá
kệ, Logo, Website...) theo quy định được
Phòng KD làm tờ trình sau khi các hạng
mục hồn tất.
- Hỗ trợ được giảm trừ vào công nợ Đại
lý sau khi phát sinh đơn hàng đầu tiên.
- Hồ sơ Đại lý được lưu trữ sau khi ký
Hợp đồng bao gồm: Hợp đồng Đại lý,
Hợp đồng ký gửi hàng hóa, Hợp đồng
ký quỹ, Hồ sơ Đại lý, hình ảnh mặt
bằng Showroom sau hồn thiện.

: BM-QTMĐL

: 4.0
: 01/08/2023
: Page 2 of 2

HHP-BM08

HHP-BM09

HHP-BM10

2. Hồ sơ đính kèm.
TT

Hồ sơ

Mã số

Thời gian lưu

Nơi lưu

1

Biểu mẫu khai thác thơng tin

HHP-BM01

01 năm

Phịng KD

2

Biểu đánh giá KH tiềm năng

HHP-BM02

01 năm

Phịng KD

3

Biểu mẫu khảo sát Đại lý

HHP-BM03

01 năm

Phòng KD

4

Biểu mẫu Hợp đồng Đại lý

HHP-BM04

01 năm

Phịng KD

5

Biểu mẫu trình BLĐ phê duyệt

HHP-BM05

03 năm

Phòng KD/ TCKT

6

Biểu mẫu Yêu cẩu mở mã ĐL

HHP-BM06

03 năm

Phòng KD/CNTT

7

Hợp đồng Đại lý

HHP-BM07

03 năm

Phòng KD/TCKT

8

Biểu mẫu theo dõi tiến độ

HHP-BM08

03 năm

Phịng KD

9

Biểu mẫu trình Tài chính

HHP-BM09

03 năm

Phịng KD/TCKT

10

Hồ sơ lưu

HHP-BM10

03 năm

Phòng KD/ TCKT

Phú Thọ, ngày 01 tháng 08 năm 2023
Người viết Quy trình

2