Cách xử lý công văn đến

CÁC SỬ LÝ CƠNG VĂN ĐẾN
Các loại cơng văn đến và đi trong văn phịng nếu khơng có cách quản lý khoa
học thì chúng chẳng khác nào mớ hỗn loạn, khơng thể kiểm sốt được.
Xử lý văn thư đến:
Phân loại văn thư:
 Phân loại theo nội dung: công văn, thư từ; sách báo tài liệu; đơn từ.
 Phân loại theo đối tượng nhận: thủ trưởng; các phòng, bộ phận; cá nhân
 Phân loại theo tính chất: thường; mật, khẩn; tuyệt mật, thượng khẩn.
 Phân loại theo trình tự xử lý: trình trước khi xử lý; xử lý trước khi trình;
vừa trình vừa xử lý; khơng cần trình nhưng phải trả lời; khơng cần trả
lời, chuyển ngay (chỉ có tính chất thơng báo); lưu ngay.
Trình tự xử lý một bức thư:
Mở thư, trải thẳng, đóng dấu, ghi số, ngày nhận
Kiểm tra vật gởi đính kèm và gắn “Phiếu giải quyết văn bản đến” (hoặc ghi chú
thêm) vào thư.
Xử lý thích hợp khi gặp các bất thường: thư khơng có địa chỉ người gởi, thư đã
bị mở, không thấy vật gởi kèm
Chuyển đến người nhận, ký nhận (nếu thuộc loại khơng trình) hoặc trình lãnh
đạo. Khi trình, xếp thành chồng theo thứ tự quan trọng từ trên xuống dưới và nên xếp
vào những loại se-mi phân biệt đã được thỏa thuận trước với lãnh đạo (dựa vào màu
sắc se-mi và dán nhãn se-mi).
Thư chuyển qua nhiều người, bộ phận để xem, thì gắn thêm “Phiếu chuyển
đọc” vào thư để những người xem và ký tên (routine slip).
Sổ nhật ký theo dõi hàng ngày:
Thông thường phải bao gồm các nội dung sau đây: số văn thư đến của công ty,
ngày nhận nhận văn thư; ký hiệu văn thư (số, ngày của văn thư); tên người hoặc cơ
quan gởi; tính chất văn thư; tóm tắt nội dung; tên người nhận; ký nhận; ghi chú khác.
(Xem chi tiết CV 425 ở phụ lục đính kèm)