CÁC SỬ LÝ CƠNG VĂN ĐI
Các loại cơng văn đến và đi trong văn phịng nếu khơng có cách quản lý khoa
học thì chúng chẳng khác nào mớ hỗn loạn, khơng thể kiểm sốt được
Kiểm tra, sửa trước khi trình ký
Hình thức
Nội dung
Lỗi chính tả
Cấu trúc câu
Văn phong phù hợp
Sắp xếp văn thư khi trình ký
Phương tiện trình ký: khay, se-mi
Dán nhãn trình ký
Xác định nơi cần ký
Sắp xếp cho tiện ký
Một số loại nhãn dán sơ mi thơng thường
Trình ký (to be signed)
Để biết (for your information)
Trình duyệt (for your approval)
Trình xin ý kiến (for your comment)
Trình xem (for reading)
Trình tự xử lý sau khi văn thư đã được ký:
Cho số
Ghi ngày
Vào sổ
Đóng dấu
Chuyển đi theo những hình thức thích hợp.
Trước khi gởi nên kiểm tra kỹ: Đã xử lý đầy đủ các bước trên hay chưa? Tài
liệu đính kèm? Địa chỉ trong và ngồi bì thư? Tem?.
Sổ nhật ký văn thư đi:
Thông thường phải bao gồm các nội dung sau đây: số văn thư, ngày văn thư,
ngày vào sổ, tính chất, tóm tắt nội dung, nơi nhận, người chịu trách nhiệm gởi, hình
thức gởi (gởi trực tiếp, gởi thư qua đường bưu điện, gởi bằng fax. E-mail), ghi chú hồi
âm của bên nhận, ghi chú khác.