Quy chế sử dụng và quản lý xe

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
====== o0o ======
Phú Thọ, ngày ...... tháng ..... năm 2023

QUY CHẾ
V/v: Quản lý và sử dụng xe Ơtơ của Cơng ty TNHH HHP Tồn Tâm
(Ban hành kèm theo Quyết định số ...... ngày ...... tháng ...... năm 2023
của Giám đốc Cơng ty TNHH HHP Tồn Tâm)
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng.
1.1 Phạm vi điều chỉnh.
Quy chế này quy định về việc quản lý, sử dụng xe ô tô của Cơng ty TNHH
HHP Tồn Tâm (sau đây gọi tắt là Công ty), trách nhiệm của lái xe, của tất cả Cán bộ
công nhân viên (CBCNV) trong Công ty khi sử dụng xe ô tô của Công ty (sau đây gọi tắt
là xe).
1.2 Đối tượng áp dụng.
Quy chế này áp dụng với mọi CBCNV Công ty, nhân viên lái xe và các cá nhân
khác có liên quan đển việc quản lý, sử dụng xe (Gọi chung là người sử dụng xe).
Điều 2: Mục đích.
Quy định trách nhiệm cá nhân, bộ phận trong quản lý, sử dụng xe nhằm bảo vệ
tài sản của Cơng ty, góp phần thiết thực thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc
sử dụng xe.
Đưa tổ lái xe hoạt động có tính chun nghiệp cao, sẵn sàng phục vụ và hồn
thành tốt nhiệm vụ được Cơng ty giao cho.
Điều 3: Nguyên tắc.
Phân định cụ thể trách nhiệm của cá nhân, bộ phận khi được giao quản lý, sử
dụng xe, xử lý nghiêm những hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý vi phạm
nguyên tắc quản lý làm hư, hại tài sản của Công ty
Xe chỉ được sử dụng phục vụ cho công việc của Cơng ty. Chi phí xăng, xe phải

được hạch tốn đầy đủ cho các đối tượng và công việc đã sử dụng.
Hàng năm Phòng HCNS lập đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe theo đúng thời hạn
đảm bảo xe tốt, phục vụ kịp thời, có hiệu quả và an tồn tuyệt đối. Tổ xe chịu trách
nhiệm trước Trưởng phòng HCNS và Giám đốc về quản lý sử dụng xe.


Phịng Tài chính - Kế tốn trực tiếp chi kinh phí xăng xe và các chi phí duy trì
hoạt động của xe theo định mức và các khoản kinh phí có liên quan đến hoạt động của
xe đã được Giám đốc phê duyệt.
Tất cả các đối tượng (Trừ Giám đốc) có nhu cầu sử dụng xe đều phải có kế
hoạch cơng tác hoặc thơng báo với Phịng HCNS ít nhất trước 04 (bốn) giờ đồng hồ và
phải được Giám đốc phê duyệt theo quy định.
CHƯƠNG II: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE
Điều 4: Quy định cụ thể phạm vi và đối tượng sử dụng xe.
4.1. Đón từ nhà riêng đến nơi làm việc và ngược lại.
- Chỉ áp dụng đối với Giám đốc Công ty.
- Trường hợp khác khi được bố trí xe đi cơng tác đều đi từ trụ sở Cơng ty hoặc
Văn phịng đại diện.
4.2. Đi sân bay và đón về.
- Đối với Giám đốc khi đi cơng tác bằng máy bay hoặc các Trưởng bộ phận, cá
nhân (Có quyết định Giám đốc) sẽ được bố trí đón từ trụ sở Cơng ty hoặc Văn phịng
đại diện đến sân bay và ngược lại. Nếu khơng bố trí được xe, Phịng HCNS có trách
nhiệm th xe ơ tơ ngồi phục vụ.
4.3. Đi cơng tác trong và ngồi tỉnh, thực hiện các hoạt động đối nội, đối ngoại.
- Bộ phận Kinh doanh đi cơng tác với mục đích: Gặp gỡ Khách hàng, dự khai
trương cửa hàng, hỗ trợ Khách hàng, chốt hợp đồng...
- Bộ phận Kế toán đi làm việc với các cơ quan chức năng về nghiệp vụ kế toán.
- Bộ phận Sản xuất - Kỹ thuật đi xử lý khiếu nại sản phẩm lỗi trong cơng trình
của Khách hàng, đi bảo trì bảo dưỡng máy móc như: chiết màu tự động, máy lắc...
- Bộ phận HCNS đi nộp báo cáo cho cơ quan nhà nước: hành chính cơng, sở

xây dựng,... hoặc đi thăm hỏi CBCNV, người nhà CBCNV bị ốm đau, nằm viện, các
đám tang của thân nhân CBCNV khi được Giám đốc phê duyệt.
- Đưa đón Khách hàng khi về Công ty tham quan nhà máy, các cổ đông về dự
Đại hội cổ đông thường niên....
4.4. Trường hợp người sử dụng xe tự lái xe.
- Người sử dụng xe chỉ được tự lái xe ô tô Công ty khi có đủ tiêu chuẩn và điều
kiện điều khiển xe ô tô theo quy định và được Giám đốc đồng ý, phê duyệt bằng văn
bản.
Điều 5: Trách nhiệm của người sử dụng xe.
Sử dụng đúng mục đích, đúng giờ, đúng nơi xuất phát và lộ trình trên kế hoạch
mà Giám đốc phê duyệt.


Khi có nhu cầu sử dụng xe, phải viết kế hoạch gửi Phịng HCNS ít nhất trước
04 (bốn) giờ trong ngày làm việc.
Có trách nhiệm tham gia bảo vệ tài sản, tạo điều kiện cho lái xe hoàn thành nhiệm
vụ.
Nếu trong q trình sử dụng xe có nhu cầu phát sinh thì người sử dụng xe phải
thơng báo đến Trưởng phòng HCNS xác nhận để làm căn cứ cho lái xe thanh tốn chi phí.
Hạn chế tối đa việc sử dụng xe đột xuất (Ngoài kế hoạch)
Người được Giám đốc cho mượn xe để phục vụ việc cá nhân trong những ngày
Cơng ty nghỉ làm:
+ Tự chịu chi phí xăng dầu, phí vé giao thơng, bảo quản xe và chịu trách nhiệm
về an toàn của xe và tài sản trên xe theo cam kết trong biên bản mượn xe.
+ Tự chịu trách nhiệm vật chất khi xảy ra sự cố, tai nạn.
Điều 6: Trách nhiệm của Phòng HCNS.
Trưởng phòng HCNS căn cứ vào đối tượng, kế hoạch công tác xem xét, điều
động, bố trí lái xe cho phù hợp, tiết kiệm mà Giám đốc phê duyệt đảm bảo đúng thời
gian, kế hoạch cơng tác cho đối tượng sử dụng xe.
Phịng HCNS điều lái xe theo yêu cầu công tác và thông báo cho đối tượng sử

dụng xe biết.
Trường hợp không đủ xe phục vụ, Phịng HCNS có trách nhiệm th xe bên
ngoài để phục vụ cho đối tượng cần sử dụng xe.
Trường hợp đột xuất, Phịng HCNS có thể điều động xe thông qua điện thoại và
làm Lệnh điều động xe sau.
Điều 7: Trách nhiệm của Trưởng phịng HCNS.
Bố trí, điều động lái xe để Giám đốc sử dụng bất cứ khi nào cần.
Điều xe, lái xe phục vụ công tác đúng đối tượng, đúng thời gian, đảm bảo hiệu
quả và an toàn.
Xác nhận đề nghị tạm ứng cho lái xe theo quy định và hướng dẫn của Phịng
Tài chính - Kế toán
Xác nhận đề nghị thanh toán xăng, dầu, ăn, nghỉ, vé bến cho lái xe theo thực tế
sau khi hoàn thành những chuyến đi.
Quản lý, xác nhận và kiểm tra kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa xe.
Điều 8: Trách nhiệm của Phịng Tài chính - Kế tốn.
Phối hợp với Phòng HCNS xây dựng, điều chỉnh mức xăng dầu cho các loại xe
cho phù hợp với tình hình thực tế.


Kiểm tra, theo dõi và duyệt chi thanh toán các khoản sửa chữa, bảo dưỡng, thay
thế phụ tùng, các hợp đồng dịch vụ th xe ngồi Cơng ty.
Thanh tốn kịp thời chi phí xăng, dầu theo hóa đơn và định mức đã được phê
duyệt. Thanh tốn vé bến, chi phí cơng tác phí cho lái xe theo đúng lộ trình của chuyến đi.
Mọi thanh tốn chi phí xe ơ tơ th ngồi phải có xác nhận của Phịng HCNS.
Điều 9: Sổ theo dõi sử dụng xe.
Mỗi xe đều có sổ theo dõi sử dụng xe.
- Sổ sử dụng xe là sổ nhật ký ghi rõ tình hình sử dụng xe hàng ngày, người sử
dụng xe, người lái xe theo dõi xăng dầu, sửa chữa, bảo dưỡng và các thông tin khác
cần thiết cho việc quản lý xe.
- Lái xe có trách nhiệm ghi nhận đầy đủ các thông tin vào sổ sử dụng xe, lưu tại xe

Trưởng phịng HCNS có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc ghi sổ sử dụng
hàng ngày.
Điều 10: Thủ tục điều xe.
Người sử dụng xe khi đi công tác hoặc phục vụ công việc Công ty phải có kế
hoạch cơng tác được Giám đốc ký duyệt và thơng qua Trưởng phịng HCNS.
Trưởng phịng HCNS sau khi nhận được kế hoạch công tác, ký lệnh điều xe,
chuyển và trao đổi với lái xe được phân công. Trường hợp không đủ xe phục vụ sẽ căn
cứ vào mức độ quan trọng của cơng việc, lịch trình cơng tác để đặt thứ tự ưu tiên đối
với người sử dụng xe.
Điều 11: Quy định về nơi để xe.
Lái xe có trách nhiệm để xe vào nơi quy định ở Công ty khi hết giờ làm việc
hoặc kết thúc chuyến cơng tác ngồi giờ hành chính.
Trước khi sử dụng xe, lái xe phải kiểm tra hiện trạng trong và ngoài xe. Nếu
phát hiện thấy điều bất thường lái xe phải báo ngay cho TP.HCNS để kịp thời xử lý.
Điều 12: Quy định về chi phí xe (Trừ chi phí bảo dưỡng, sửa chữa).
Chi phí xe bao gồm: Chi phí xăng dầu, chi phí cơng tác phí, chi phí gửi xe, vé
bến, rửa xe
Trưởng phòng HCNS ký duyệt tạm ứng tiền phù hợp để chi phí xe và quyết
tốn chi phí xe với Phịng Tài chính - Kế tốn, thời gian quyết tốn khơng q 15 ngày
kể từ ngày nhận tiền tạm ứng.
Lái xe có trách nhiệm lấy hóa đơn VAT ghi đầy đủ thông tin về Công ty làm cơ
sở cho thanh tốn của mình. Chi phí quyết tốn phải phù hợp với kế hoạch cơng tác,
lịch trình xe.


CHƯƠNG III: QUẢN LÝ LÁI XE
Điều 13: Thời gian làm việc, lương làm thêm giờ và chế độ công tác phí.
Lái xe làm việc theo thời gian làm việc của Công ty, đồng thời chịu phân công
theo yêu cầu công việc.
Do đặc thù của công việc, lái xe chỉ được nhận lương làm thêm giờ vào ngày

chủ nhật khi có phát sinh theo quy định của Luật Lao động.
Khi đi công tác, lái xe sẽ được chi trả tiền ăn, nghỉ qua đêm (Nếu đi công tác
ngoại tỉnh dài ngày) theo quy định của Công ty.
Điều 14: Quy định về trang phục và thái độ ứng xử.
Áo quần chỉnh tề, sạch sẽ, lịch sự, phù hợp điều kiện và tiếp xúc của mình.
Phải đi giầy hoặc dép quai hậu khi điều khiển xe. Nghiêm cấm các lái xe đi dép
lê khi điều khiển xe.
Phải thắt dây an toàn khi điều khiển xe và nhắc người sử dụng xe thắt dây an
toàn khi xe di chuyển.
Mở cửa cho người sử dụng xe hoặc khách đi lên, xuống xe, hướng dẫn người sử
dụng xe hoặc khách sử dụng các thiết bị trên xe, tránh trường hợp sử dụng sai gây hư hỏng.
Tích cực hỗ trợ người sử dụng xe hoặc khách trong việc vận chuyển hành lý, tài liệu,
công cụ dụng cụ liên quan đến q trình cơng tác, cung cấp các thơng tin mà mình biết.
Điều 15: Trách nhiệm của Lái xe.
Lái xe phải có đủ tiêu chuẩn, điều kiện cụ thể như:
Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định của Công ty và Pháp luật. Chấp
hành đúng Lệnh điều xe và điều động đột xuất của Trưởng phòng HCNS và Giám đốc.
Sẵn sàng làm việc ngồi giờ và đi cơng tác xa khi có yêu cầu.
Tuyệt đối chấp hành Luật Giao thông đường bộ khi lái xe. Không uống rượu
bia khi làm nhiệm vụ, không sử dụng chất ma túy, chất kích thích. Tự chịu mọi trách
nhiệm nếu vi phạm Luật giao thơng đường bộ.
Đưa đón đúng địa điểm, đúng thời gian quy định, không được tự tiện lái xe đi
nơi khác nếu khơng có sự đồng ý của người sử dụng xe.
Khi không đi công tác, trong giờ hành chính phải có mặt tại Cơng ty, khi có u
cầu đột xuất thì phải có mặt chậm nhất là sau 5 phút để làm nhiệm vụ.
Giữ gìn sức khỏe, nếu bản thân cảm thấy không đủ sức khỏe để phục vụ cơng
tác thì báo ngay cho Trưởng phịng HCNS cử người thay.
Vệ sinh, chăm sóc xe sạch sẽ hàng ngày, quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa hoặc đề
xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe theo đúng chế độ quy định (1 năm/lần)

Thường xuyên kiểm tra kỹ thuật xe trước khi đi công tác, đặc biệt là công tác xa
như: kiểm tra tình trạng dầu mỡ, xăng, điện, phanh, săm lốp.
Chịu trách nhiệm chung về tình trạng kỹ thuật máy móc của xe được giao. Khi
hư hỏng hoặc có dấu hiệu hư hỏng, phải báo ngay cho Trưởng phòng HCNS để đề
xuất Giám đốc phê duyệt sửa chữa hoặc thay thề. Nếu xe có hư hỏng trên đường đi
cơng tác, lái xe phải báo về Trưởng phịng HCNS, báo chi phí phát sinh cho Phịng Tài
chính Kế tốn sau đó sửa chữa. Lái xe không được tự thực hiện sửa chữa hoặc thay đổi
kết cấu xe. Nếu tự gây ra hư hỏng thì phải chịu chi phí sửa chữa.
Thường xun ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ sử dụng xe, theo dõi thực trạng
xe, kê khai chi phí xăng dầu, vé bến theo đúng lộ trình.
Trung thực, có ý thức tiết kiệm, quan hệ hòa nhã, vui vẻ, lịch sự đối với mọi
người, thể hiện văn hóa doanh nghiệp.
Điều 16: Trách nhiệm vật chất của Lái xe khi để xảy ra sự cố, tai nạn.
Khi điều khiển xe gây tai nạn, Lái xe phải chịu trách nhiệm vật chất như sau:
+ Chi phí sửa chữa, thay thế thiết bị đối với trường hợp xe không thuộc phạm vi
được bảo hiểm.
+ Thiệt hại về tài sản, sức khỏe, tính mạng của người khác do tai nạn gây ra.
Khi lái xe điều khiển xe gây ra sự cố hỏng hóc lớn do lỗi của mình thì phải chịu
trách nhiệm bồi thường tồn bộ thiệt hại do sự cố hỏng hóc gây ra.
CHƯƠNG IV: BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA, THAY MỚI
THIẾT BỊ VÀ ĐỊNH MỨC XĂNG DẦU
Điều 17: Thủ tục bảo dưỡng, sửa chữa, thay mới thiết bị.
Lái xe làm đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa (Nêu rõ lý do bảo dưỡng, sửa chữa),
Trưởng phòng HCNS xác nhận và chịu trách nhiệm về tính hợp lý, sau đó trình Giám
đốc phê duyệt.
Lái xe liên hệ với đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng lấy báo giá trình Trưởng phịng
HCNS và Giám đốc Tài chính - Kế toán xem xét, kiểm tra, phê duyệt trước khi thực
hiện.
Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, thay mới thiết bị phải lấy hóa đơn VAT theo quy

định quản lý tài chính của Công ty.
Lái xe phải thu hồi phụ tùng đã được thay thế về Công ty để tiến hành nghiệm
thu và làm thủ tục thanh toán.
Điều 18: Định mức xăng, dầu và thanh tốn các khoản chi phí khác.
- Định mức xăng dầu:
+ Xe bán tải = 9.5 lít dầu /100km


+ Xe tải 2.4 tấn =13 lít dầu /100km
- Các chi phí khác:
+ Phí cầu đường (Thanh tốn qua hệ thống phần mềm VETC).
+ Vé vào bến, bãi gửi hàng.
+ Phí rửa xe, được thanh tốn theo giá thị trường.
+ Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ.
- Hạn mức bảo dưỡng định kỳ.
+ Thay dầu máy sau 5.000km xe chạy/lần.
+ Thay lọc dầu sau 15.000km/lần.
+ Bảo dưỡng xe toàn bộ sau 12 tháng.
+ Các thiết bị khác thay thế theo thực tế.
+ Giá xăng, dầu tính theo giá thực tế trên thị trường.
CHƯƠNG V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 19: Khen thưởng, xử lý vi phạm.
Cá nhân sử dụng xe, lái xe thực hiện tốt Quy chế này, có thành tích trong việc
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí sẽ được khen thưởng.
Cá nhân sử dụng xe, lái xe vi phạm quy chế này tùy theo mức độ sẽ bị xem xét,
xử lý kỷ luật theo quy định của Công ty.
Điều 20: Tổ chức thực hiện.
Phòng HCNS phối hợp với Phịng Tài chính - Kế tốn kiểm tra, giám sát các cá
nhân và người lái xe thực hiện quy chế này, đặc biệt là quy định về định mức tiêu hao
xăng dầu cho xe.

Phịng HCNS có trách nhiệm theo dõi, tổng hợp những vướng mắc, khó khăn
trong q trình thực hiện, đề xuất, báo cáo Giám đốc để bổ sung, sửa đổi Quy chế này
cho phù hợp.
CÔNG TY TNHH HHP TOÀN TÂM
GIÁM ĐỐC