1 quy định về cn, nv, qh

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
====== o0o ======
CÔNG TY TNHH HHP TOÀN TÂM

Hà Nội, ngày 28 tháng 07 năm 2012

Số: ................ /HHP-TT/2023

QUY ĐỊNH
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN PHÒNG HCNS
I. MỤC ĐÍCH & PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH.
Chức năng nhiệm vụ của phòng HCNS quy định về chế độ làm việc trong bộ máy tổ
chức hoạt động tại Công ty; chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí
trong phịng một cách cụ thể, rõ ràng để tăng cường tính chủ động cho các hoạt động của các
bộ phận, xây dựng mối quan hệ công tác rõ ràng, khoa học nhằm tối ưu hóa các nguồn lực của
Cơng ty.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC.
1. Sơ đồ:
Trưởng Phòng HCNS

Bộ phận
Nhân sự

Bộ phận
Hành chính

Lễ tân

Tạp vụ

2. Nhân sự (Dự kiến 07 nhân sự).
- 01. Trưởng phòng.
- 06. Nhân viên bộ phận hành chính:
01. Quản trị văn phịng, tổ chức sự kiện.
01. Lễ tân, văn thư
01. Tạp vụ.
02. Lái xe
01. Nhân viên bộ phận công nghệ thông tin.

1

Bộ phận
CNTT

Lái xe


III. CHỨC NĂNG.
Tham mưu giúp việc chuyên môn nghiệp vụ cho Ban Giám đốc Công ty về: Xây dựng
bộ máy tổ chức Công ty, quản lý phát triển nguồn nhân lực, thực hiện các chế độ chính sách
cho người lao động, quản lý hệ thống thông tin, văn thư lưu trữ, mua bán, quản lý công cụ
dụng cụ tài sản khối văn phịng Cơng ty.
IV. NHIỆM VỤ.
* Nghiệp vụ Tổ chức nhân sự- Lao động tiền lương:
- Nghiên cứu, đề xuất phương án cơ cấu tổ chức Công ty: Tổ chức bộ máy, thành lập
mới, giải thể, sát nhập, chia tách,... các đơn vị, bộ phận phù hợp tình hình thực tế Cơng ty.
- Nghiên cứu, xây dựng và hồn thiện hệ thống các văn bản pháp quy của Công ty.
- Nghiên cứu, đề xuất các phương án quản lý nhân sự: Tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, luân chuyển CBCNV trong Cơng ty; Nghiên cứu, đề xuất các chương trình, hình thức
bồi dưỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên mơn, lý luận chính trị cho CBCNV tồn Cơng ty.

- Quản lý lao động; phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện chính sách về tiền
lương, xây dựng kế hoạch tổ chức lao động, tiền lương, định mức lao động và phương án trả
lương cho người lao động; Quản lý nhân sự và việc thực hiện các chế độ chính sách đối với
người lao động, cụ thể như:
- Xây dựng quy chế trả lương, đơn giá tiền lương của Cơng ty trình lãnh đạo Cơng ty
phê duyệt và chủ trì triển khai thực hiện theo kết quả phê duyệt;
- Tổng hợp chấm cơng chuyển Phịng Tài chính & Kế toán để làm lương hàng tháng.
- Quản lý, nghiên cứu, đề xuất phương án sử dụng các quỹ của Công ty: quỹ khen
thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ tiền lương... hiệu quả và tiết kiệm;
- Thống kê báo cáo tiền lương, số lượng, chất lượng lao động theo định kỳ phục vụ
công tác quản lý của lãnh đạo Công ty và các cơ quan quản lý cấp trên, cơ quan quản lý chức
năng của Nhà Nước.
- Theo dõi tình hình lao động tại Công ty theo từng thời kỳ, tổng hợp và báo cáo Giám
đốc Điều hành tình hình sử dụng nhân sự hiện tại.
- Tổng hợp Báo cáo & Kế hoạch các đầu mục cơng việc các Phịng, Ban trình Giám
đốc vào 16h00 chiều thứ 7 hàng tuần.
- Phối hợp với các phịng ban Cơng ty trong việc thiết lập các bản mơ tả cơng việc của
các vị trí.
- Quản lý, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng lao động của CBCNV.
- Quản lý hồ sơ nhân sự CBCNV tồn Cơng ty.
- Xây dựng quy chế tuyển dụng lao động. Phối hợp các đơn vị, bộ phận tuyển dụng lao
động theo yêu cầu kinh doanh tại từng thời điểm cụ thể.

2


- Tổ chức bổ túc nghiệp vụ và thi giữ bậc, nâng bậc hàng năm. Rà sốt tiến trình
lương, lập danh sách CBCNV đủ tiêu chuẩn nâng bậc lương.
- Giải quyết chế độ, chính sách cho CBCNV.
- Cơng tác phúc lợi tập thể: Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách đối với người

lao động bao gồm: chế độ BHXH, BHYT, BHTN, bảo hộ lao động, bồi dưỡng độc hại, thời
giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, khen thưởng, kỷ luật, bồi thường vật chất, cho thôi việc, nghỉ
việc, chế độ lao động nữ, trợ cấp khó khăn và biện pháp cải thiện điều kiện lao động.
- Lập kế hoạch bảo hộ lao động và theo dõi việc thực hiện kế hoạch BHLĐ hàng năm.
* Nghiệp vụ Công tác thanh tra, kiểm tra và công tác thi đua, khen thưởng:
- Tổ chức kiểm tra và ngăn chặn những hành vi gây thất thốt, phương hại đến lợi ích
của Cơng ty.
- Tổ chức thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt.
- Xây dựng, tổ chức kế hoạch thi đua khen thưởng.
- Tổng hợp, xử lý, trình Giám đốc xem xét kỷ luật theo quy định của Công ty.
* Nghiệp vụ Công tác văn thư, Lễ tân:
- Thực hiện cơng tác Lễ tân văn phịng;
- Xây dựng kế hoạch quản lý văn phòng, mua sắm và cấp phát trang thiết bị, văn
phịng phẩm cho tồn Cơng ty theo định mức, trình lãnh đạo phê duyệt;
- Điều hành xe, theo dõi hành trình, lập kế hoạch bảo dưỡng xe hàng tháng, định kỳ;
- Theo dõi và nhắc nhở CBNV tuân thủ những quy định của NQLĐ, giữ gìn vệ sinh,
trật tự văn phịng Cơng ty;
- Theo dõi và đôn đốc việc sử dụng trang phục cho CBNV Cty phù hợp với văn hóa
cơng sở;
- Hướng dẫn, quản lý và theo dõi việc sử dụng điện thoại, chuyển phát, báo chí, các
trang thiết bị văn phịng khác…;
- Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và phát hành công văn đi, đến, thư từ, báo chí theo địa chỉ
quy định về quản lý văn bản.
- Thực hiện đóng dấu các các văn bản theo chức năng của bộ phận theo đúng quy định
quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và của pháp luật.
- Soạn thảo văn bản và phô tô tài liệu phục vụ công tác HC-NS của Công ty.
* Nghiệp vụ Quản trị văn phòng:
- Quản lý trang thiết bị, đồ dùng văn phịng các Phịng, Ban tại trụ sở Cơng ty.
- Quản lý con dấu của Cơng ty, thiết bị văn phịng, điện thoại Cơng ty.
- Quản lý xe văn phịng, văn phịng làm việc, cảnh quan mơi trường tại trụ sở Công ty.

3


- Quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, văn bản pháp lý của Công ty, văn bản đi, đến tại trụ sở
Công ty.
- Phụ trách công tác PCCC và phịng chống thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức đón tiếp khách đến thăm quan, tổ chức Khánh tiết, Hội nghị.
- Tổ chức công tác y tế, tạp vụ và các cơng tác khác thuộc phạm vi hành chính quản trị.
- Xây dựng, quản lý công tác an ninh, tự vệ, bảo vệ nội bộ của Công ty.
- Quản lý các hồ sơ tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:
2008, các Hồ sơ pháp lý của Công ty theo chức năng quy định của phịng.
* Nghiệp vụ quản trị Cơng nghệ thơng tin:
a, Cơng tác duy trì và bảo dưỡng Hệ thống cơng nghệ thông tin
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về những hệ thống thiết bị công nghệ thông tin
phục vụ hữu ích cho Cơng ty
- Tham mưu Giám đốc Nhân sự trong việc sắp xếp thiết bị công nghệ thông tin tại các
Phịng ban của Cơng ty
- Tiến hành nhận chuyển giao cơng nghệ từ phía đối tác cung cấp sang cho Phịng
cơng nghệ thơng tin và các phịng ban liên quan
- Duy trì và bảo dưỡng các hệ thống thiết bị công nghệ thông tin đã triển khai tại Cơng ty
- Tìm kiếm và liên hệ với nhà cung cấp hệ thống thiết bị công nghệ thông tin phù hợp
với nhu cầu của Công ty
b, Công tác quản lý hệ thống mạng và internet của Công ty
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về những hệ thống mạng và Internet phục vụ hữu
ích cho Cơng ty
- Tìm kiếm và liên hệ với nhà cung cấp hệ thống mạng, Internet phù hợp với nhu cầu
của Công ty
- Phối hợp cùng đối tác triển khai hệ thống mạng, Internet áp dụng cho Cơng ty
- Duy trì và bảo dưỡng các hệ thống mạng, Internet đã triển khai tại Công ty

c, Công tác an ninh mạng
- Sao lưu tài nguyên dữ liệu chung của Công ty hàng ngày, hàng tháng, hàng q để
đảm bảo tính an tồn của dữ liệu Cơng ty trên hệ thống máy chủ
- Sửa chữa lỗi phần cứng hoặc phần mềm cho người sử dụng
- Thay thế các thiết bị công nghệ thông tin lỗi thời hoặc khơng cịn hoạt động để đảm
bảo hệ thống vận hành tốt
- Thường xuyên cập nhật trên các máy tính cá nhân, máy chủ của Cơng ty hệ thống
phịng chống Virus hiệu quả nhất
- Cập nhật các lỗi an ninh của hệ điều hành hoặc các máy tính nhanh và kịp thời nhất
4


- Cung cấp tài khoản máy tính cho các cá nhân để nâng cao khả năng tự bảo vệ dữ liệu
cá nhân khỏi sự xâm phạm của người khác
- Phân quyền và phân cấp sử dụng theo từng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
khả năng bảo mật dữ liệu tốt nhất qua hệ thống máy chủ nội bộ
- Ngăn chặn các hắc-cơ tấn công vào hệ thống mạng của Công ty, bảo vệ hệ thống
công nghệ thông tin của Công ty ổn định
d, Công tác quản lý hệ thống trao đổi thư điện tử
- Triển khai hệ thống trao đổi thông tin của Công ty qua hệ thống thư điện tử (Mail Server)
- Cài đặt và đưa vào vận hành hệ thống trao đổi thư điện tử dành cho tồn bộ cán bộ
nhân viên của Cơng ty
- Phân nhóm thành viên trên hệ thống thư điện tử phục vụ trao đổi bí mật của các
phịng ban nhanh chóng gọn nhẹ
- Tạo tài khoản thư điện tử cho mỗi cán bộ nhân viên của Công ty
- Tạo tài khoản nhóm cho các nhóm làm việc
- Khóa, sửa và xóa đối với cán bộ nhân viên chuẩn bị nghỉ việc tại Công ty
- Sao lưu định kỳ hệ thống máy chủ phục vụ việc trao đổi thông tin qua máy chủ được
ổn định
e, Bộ phận phần mềm ứng dụng :

- Quản lý hệ thống phần mềm của Công ty
- Xây dựng các hệ thống ứng dụng phục vụ công việc của Công ty
- Triển khai các hệ thống ứng dụng của các đơn vị thiết kế
- Quản lý CSDL tích hợp hệ thống cho Công ty
- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về những hệ thống phần mềm phục vụ hữu ích cho
Cơng ty
- Tìm kiếm và liên hệ với nhà cung cấp hệ thống phần mềm phù hợp với nhu cầu của
Công ty
- Cùng đối tác triển khai hệ thống phần mềm áp dụng cho Công ty
- Tiến hành nhận chuyển giao cơng nghệ từ phía đối tác thiết kế sang cho bộ phận
công nghệ thông tin và các phòng ban liên quan
- Báo cáo kết quả thực hiện và triển khai thí điểm hệ thống phần mềm trên
- Duy trì và bảo dưỡng các hệ thống phần mềm đã triển khai tại Công ty
* Nghiệp vụ Công tác phục vụ:
a, Tạp vụ văn phòng

5


- Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh khu làm việc cơ quan; giữ gìn, chăm lo và bảo
quản khu vực văn phịng làm việc của Cơng ty ln gọn gàng, sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh, cảnh
quan môi trường.
- Thường xuyên quét dọn, vệ sinh sạch sẽ, phòng khách, các phòng ban làm việc phục
vụ các cuộc đại hội, hội họp; chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo Công ty làm việc, tiếp
khách hàng ngày theo sự chỉ đạo của Lễ tân và trưởng phịng hành chính.
- Tổ chức thông báo các hoạt động bất thường của Văn phòng tới các lực lượng Bảo
vệ tòa nhà nhằm đảm bảo trật tự an toàn của các đơn vị trong Cơng ty.
b, Lái xe Cơng ty:
- Đưa đón Lãnh đạo Công ty đi làm, giao dịch hàng ngày.
- Đưa đón CBNV đi cơng tác theo lệnh điều xe theo đúng các quy định của Công ty.

- Đảm bảo các quy tắc vận hành xe, lái xe an toàn và nghiêm chỉnh chấp hành luật
giao thông.
- Đảm bảo thực hiện đúng các nội quy, quy định liên quan như: Quy định về trang
phục làm việc; quy định về thời giờ làm việc và nghỉ ngơi; quy định về giao tiếp, ý thức, tác
phong làm việc; quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh.
- Thực hiện cơng việc bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng xe theo đúng các quy định về quản
lý tài sản, quản lý máy móc thiết bị của Công ty, luôn vệ sinh xe sạch sẽ.
- Phối hợp với nhân viên lễ tân hành chính, bộ phận kế toán thực hiện các thủ tục mua
bán, thanh toán liên quan tới việc vận hành, quản lý xe ô tơ của mình.
- Thực hiện các cơng việc khác do Ban Lãnh đạo Cơng ty giao phó.
V. TRÁCH NHIỆM.
- Đề nghị Tổng Giám đốc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật,
chấm dứt hợp đồng lao động đối với các đối tượng lao động thuộc Công ty.
- Xây dựng, trình Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc phê duyệt các nội quy, quy chế,
quyết định về công tác tổ chức nhân sự và các chính sách người lao động của Cơng ty.
- Ký xử phạt hành chính trong nội bộ Công ty theo Quy chế khen thưởng, kỷ luật.
- Ký sao y bản chính các văn bản tài liệu của Công ty đã phát hành. Ký thừa lệnh Tổng
Giám đốc các văn bản tài liệu khi được Tổng Giám đốc ủy quyền.
- Đơn đốc, Kiểm tra, kiểm sốt việc chấp hành các nội quy, quy chế Công ty theo phân
công trách nhiệm.
- Thường trực công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật tại Công ty.
- Ký xác nhận giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Phịng có hiệu quả và phải chịu trách
nhiệm trước Tổng Giám Đốc và Pháp luật về các nhiệm vụ được giao.

6


- Tuân thủ các nội quy, định của Công ty. Sử dụng các trang thiết bị văn phịng an
tồn, hiệu quả, tiết kiệm theo đúng các quy định quản lý của Công ty.

Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty về những vấn đề phòng tham mưu, điều hành.
- Thực hiện chế độ báo cáo về kết quả công việc của phòng lên Tổng Giám đốc theo
đúng chế độ đã quy định hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Tổng Giám đốc phân công.
VI. MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC.
- Chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của Giám đốc.
- Cùng phối kết hợp các hoạt động, tương trợ giúp đỡ với các đơn vị, bộ phận chức
năng trong Cơng ty để hồn thành mục tiêu và kế hoạch chung của tồn Cơng ty.
- Quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan, các đơn vị để phục vụ tốt
các yêu cầu công việc được giao.
VII. HIỆU LỰC THI HÀNH.
Qui định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ....... /08 /2012. Để đảm bảo tốt trong
quá trình hoạt động hiện nay, Phịng Hành Chính nhân sự đề xuất xây dựng Chức năng,
Nhiệm vụ, Quyền hạn như trên. Trong quá trình triển khai thực hiện Phịng Hành chính Nhân
sự sẽ điều chỉnh bổ sung cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế để đảm bảo định hướng phát triển
của Công ty.
Nơi nhận:
- Các Phòng, Ban, Đơn vị trực thuộc
- Lưu: VT

7

GIÁM ĐỐC