bischof, roland - event-marketing

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Roland Bischof
Event-Marketing
Emotionale Erlebniswelten schaffen
Zielgruppen nachhaltig binden

Der Autor
Roland Bischof, seit 1986 selbstständig im Eventbereich tätig, blickt auf circa 200
nationale und internationale Events in leitenden Positionen zurück. Er berät
Unternehmen und Veranstalter in seinem Spezialgebiet Eventsponsoring, für das er
auch als Vorstandsmitglied im Fachverband für Sponsoring & Sonderwerbeformen
zuständig ist. Er hält zudem seit mehreren Jahren bundesweite Vorträge zu den Themen
Eventmarketing und Sponsoring.
Die Internet-Adressen und -Dateien, die in diesem Buch angegeben sind, wurden vor
Drucklegung geprüft (Stand: Febr. 04). Der Verlag übernimmt keine Gewähr für die
Aktualität und den Inhalt dieser Adressen und Dateien und solcher, die mit ihnen verlinkt
sind.
Verlagsredaktion: Ralf Boden
Grafik und technische Umsetzung: Holger Stoldt, Düsseldorf
Umschlaggestaltung: Katrin Nehm
Titelfoto: © Haag + Kropp / Mauritius (03605270)
www.cornelsen-berufskompetenz.de

1. Auflage Druck 4 3 2 1 Jahr 07 06 05 04
© 2004 Cornelsen Verlag Scriptor GmbH & Co KG, Berlin
Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt.
Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der
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Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung
eingescannt und in ein Netz eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von
Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.
Druck: Lengericher Handelsdruckerei
ISBN 3-589-21949-1
Bestellnummer 219491

Gedruckt auf säurefreiem Papier, umweltschonend hergestellt aus chlorfrei
gebleichten Faserstoffen.
1. eBook-Auflage 2008 © wranglergirl
Für dieses eBook wurden ausschließlich recyklete Bits verwendet


Vorwort

Vom Event zum Event-Marketing
In keiner anderen Werbeform kann derart stark emotionalisiert,
derart spürbar eine Lust- und Erlebniswelt erschaffen, kann so
nachhaltig ins Bewusstsein des Konsumenten vorgedrungen
werden wie im Event-Marketing.
Die Erfolge, die durch Event-Marketing erzielt werden konnten,
waren offensichtlich und schon bald wurde kurzerhand jeder kleine
Ausflug oder Geburtstag mit dem Zauberwort „Event“ dekoriert und
zu diesem deklariert. Mit erfolgreichem Event-Marketing hat das
jedoch nichts zu tun.
Erfolgreiches Event-Marketing besteht aus zwei Ebenen. Zum
einen aus der Produktion des eigentlichen Events und zum
anderen aus der intelligenten und integrativen Vernetzung mit
weiteren Marketing-Tools. Beide Segmente müssen sorgfältig
miteinander abgestimmt, sowie professionell geplant und

umgesetzt werden.
Es ist dementsprechend ratsam, sich nicht ausschließlich auf die
Durchführung bzw. das Gelingen des Events, sondern ebenso auf
seine Integration und Vernetzung mit entsprechenden
Kommunikations- und Marketingmaßnahmen zu konzentrieren;
denn ohne diese eminent wichtige zweite Ebene bleibt ein Event
eben „nur“ ein Event, ohne die Sphäre des erfolgreichen
Event-Marketing in seiner Gänze erreichen zu können.
Dieses Werk richtet sich gleichermaßen an Unternehmen wie auch
Agenturen und soll Ihnen, geneigter Leser, dabei helfen, sowohl
eigenes Event-Marketing erfolgreich zu planen und umzusetzen,
als auch Maßnahmen von Ihnen beauftragten Partnern (z.B.
Agenturen) hinterfragen und verstehen zu können.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und hoffe, schon bald
auch von der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Events hören zu
dürfen.
Berlin, im Frühjahr 2004
Roland Bischof
Inhaltsverzeichnis

1 Basiskriterien der Eventplanung 7
1.1 Grundsätzliche Entscheidungen 7
Die Eventformen 7
Die Zielsetzung 9
Die Agenturfrage 10
1.2 Versicherungen 12
Veranstalter-Haftpflicht-Versicherung 12
Veranstaltungs-Ausfall-Versicherung 13
Elektronik-Versicherung 14
1.3 Verordnungen, Vorschriften, Genehmigungen 15

Unfallverhütungsvorschrift (UVV)
Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG 1) 16

UVV Veranstaltung» und Produktionsstätten für szenische
Darstellungen (BGV C1 / ehem. VBG 70) 18

GEMA 18
Künstlersozialkasse 20
Feuerwehr und Brandschutz: 21
Sonstige Genehmigungen 22
Auf den Punkt gebracht 25
2 Konkrete Planung 26
2.1 Das Eventkonzept 26
Marktforschung als Planungsinstrument 30
Marktforschung als Kontrollinstrument 33
2.2 Programm und Ablaufplanung 34
Vorlauf, Ablauf, Nachlauf 34
2.3 Verpflichtung von Künstlern und Rednern 38
2.4 Teilnehmermanagement 43
2.5 Rendering als Planungsinstrument 48
2.6 Location 50
2.7 Beschilderung 53
Location 54
2.8 Design, Dekoration, Ausstattung 56
Basis-Design 57
Licht, Beleuchtung 57
Sound 58
Personal, Kostüme, Body-Art 59
Integration von Vorgaben 63
Bestuhlung 64

Gesamtdesign 65
2.9 Catering 66
Der visuelle Gesichtspunkt 66
Der logistische Ablauf 67
Arten des Caterings 68
Catering bei geschlossenen Events 69
Catering bei offenen Events 73
Catering in Eigenregie 75
Getränke in Eigenregie, Vergabe der Food-Rechte (oder
umgekehrt) 75

Vergabe der Cateringrechte an einen Generalcaterer 76
Vergabe der Cateringrechte an Einzelcaterer 77
Logistische Catering- Planung bei Public-Events 78
Abrechnungsmethodik 80
Auf den Punkt gebracht 84
3 Vom Event zum Event-Marketing 85
3.1 Bekanntheit - Sympathie - Entscheidung 85
3.2 Externe Vernetzung 88
Sponsoring 90
VIP-Services 94
Medienkooperation 95
Medienberichterstattung 99
Sonderform zur Optimierung der TV-Präsenz 106
Gewinnspiele und Gewinnspielversicherung 113
Bewerbung 118
Information - Affinität - Aktivität - Werbemittel 119
Von der Bewerbung zum Eventbesuch 121
Kostenplanung und Refinanzierungsmöglichkeiten 125
Refinanzierungsarten 129

Verwertungsrechte 132
Auf den Punkt gebracht 137
Literatur 138
Nützliche Anlaufstellen 138
Quellennachweis 138

7
1 Basiskriterien der
Eventplanung
Die Kenntnis wichtiger Rahmenbedingungen ist
die Voraussetzung zielorientierter Planung
1.1 Grundsätzliche Entscheidungen
Die Eventformen
Bevor Sie den eigentlichen Event inhaltlich planen können,
sollten Sie vorab die grundsätzliche Eventform definieren. Diese
hängt ausschließlich von Ihren individuellen Zielsetzungen ab
(„Wen und was will ich mit meinem Event erreichen?“).
Es werden drei grundlegende Eventformen unterschieden:
♦ Marketing-Event
♦ Public-Event
♦ Event im Event
Der Marketing-Event (häufig auch „geschlossener Event“ oder
„Corporate Event“ sowie für den Messebereich auch
„Exhibition-Event“ genannt) richtet sich an eine enge, durch Ihre
Einladungen definierte Zielgruppe. Diese kann sich zum
Beispiel ausschließlich an eine bestimmte B-to-B-Ebene
(„B-to-B“ bzw. „B2B“ steht für „Business-to-Business“) oder
VIP-Ebene richten; die Beteiligung der allgemeinen
Öffentlichkeit als Eventbesucher ist hierbei jedoch
weitestgehend ausgeschlossen.

Die Besucher eines Marketing-Events werden zumeist
direkt vom Veranstalter eingeladen.
8
Beispiele für Marketing-Events sind:
♦ Produktpräsentation für geladene Gäste
♦ Händlertagung, Händlerausstellung
♦ VIP-Events und VIP-Services
♦ Firmenjubiläen, Mitarbeiterevents
♦ Fachtagungen, Fachmessen
♦ Pre-Views, Awards, Premieren
Speziell für Marketing-Events bildete sich vor einigen Jahren der
Agenturverband Forum Marketing Eventagenturen (FME) mit
Sitz in Rheda-Wiedenbrück
(www.fme-net.de; Tel.: 05242/ 94540).
Der Public-Event (häufig auch „offener“ oder „öffentlicher Event“
genannt) richtet sich im Gegensatz zum Marketing-Event an das
„breite“ Publikum. Hierbei wird der Event zwar
zielgruppengerecht, jedoch unbedingt öffentlich beworben.
Besucher eines Public-Events werden zumeist durch
öffentliche Bewerbung des Events angesprochen.
Beispiele für Public-Events sind:
♦ Roadshows
♦ Sportveranstaltungen
♦ Kulturveranstaltungen
♦ Werbe-Aktionsflächen
♦ „Tag der offenen Tür“, „Mitmach-Events“
Die Form Event im Event ist eine Eventform, die sich von einer
peripheren Sonderform zu einer inzwischen weit verbreiteten
Eventform entwickelt hat. Sie ist praktisch eine „Zwitterform“,
denn sowohl der Marketing- als auch der Public-Event können in

dieser Konstellation auftreten. Maßgeblich hierfür ist einzig die
Integration in einen bestehenden Event; hierbei wird die
bestehende Erlebniswelt für den Transport der eigenen
9
Aussage genutzt bzw. der eigene Event zur Integration anderer
Elemente zur Verfügung gestellt.
Beim „Event im Event“ wird die Erlebniswelt eines
bestehenden Events durch Integration des eigenen
Events symbiotisch genutzt.
Beispiele für „Event im Event“ anhand eines Formel1-Rennens
(Basisevent = Public-Event):
♦ VIP-Bereich mit Unternehmensdarstellung
(Marketing-Event im Event)
♦ Publikums-Aktionsfläche mit Erlebnisbereich
(Public-Event im Event)
♦ Produktpräsentation für Händlerkreise (Marketing-Event
im Event)
Die Wahl der optimalen Eventform ergibt sich aus der zu
erreichenden Zielgruppe und der Zielsetzung des
Event-Marketings.
Die Zielsetzung
Die klare Definition der Zielsetzung ist auch beim
Event-Marketing unbedingte Voraussetzung. Erst wenn Sie
Zielgruppe und Zielsetzung definiert haben, können Sie die
Eventform dementsprechend zuordnen. Fragen Sie sich somit
vorher immer:
♦ „Wen will ich mit meinem Event erreichen?“ (Zielgruppe)
♦ „Was will ich mit meinem Event erreichen?“ (Zielsetzung)
Je nach Resultat der Zielbestimmung können Sie nun die
vorteilhafteste Eventform zuordnen. Hierbei können das Motto,

der Eventinhalt oder die gesamte Idee grundsätzlich gleich
bleiben.
Nicht der Event bestimmt die Möglichkeiten, sondern die
eigene Zielsetzung bestimmt die Form des Events!
10
Beispiel:
Die König-Brauerei ließ sich durch einen Künstler ein
überdimensionales Bierglas aus einem Eisblock hauen. Sowohl
die Entstehung als auch das fertige Kunstwerk boten eine gute
Basis für ein Engagement im Event-Marketing und je nach
Zielsetzung konnte nun die richtige Form für einen kleinen Event
gewählt werden. In diesem Fall hätte die Brauerei verschiedene
Möglichkeiten gehabt: Sie hätte daraus sowohl einen VIP-Event,
eine Pressekonferenz oder PR-Aktion als auch einen
Public-Event für die Konsumenten konzipieren können. Je nach
dem definierten Ziel, das durch den Event erreicht werden soll.
Die Agenturfrage
Nachdem Sie nun geklärt haben, welche Eventform für Ihre
Ziele am besten geeignet erscheint, muss die Agenturfrage
geklärt werden. Im Eventbereich gibt es verschiedene
Abstufungen zwischen der Entscheidung, ob „alles selbst“ oder
„alles durch eine Agentur“ gemacht werden soll. Die
Entscheidung des Grades der Agentureinbindung ist abhängig
von den finanziellen Gegebenheiten, dem vorhandenen
Know-how, den personellen Kapazitäten und der Größe des
geplanten Events. Folgende Abstufungen gibt es:
♦ Full-Service Eventagentur (komplett)
♦ Nur Teilbereiche an eine Eventagentur abgeben
♦ Einbindung einer Production-Company (direkt oder über
die Eventagentur)

♦ Einbindung anderer Spezialagenturen
(z.B. Teilnehmermanagement, Kapitel 2.4)
♦ Eigenregie
Eine Production-Company kümmert sich beispielsweise
ausschließlich um die direkte Umsetzung der Produktion
(Technik, Dekoration etc.).
11
Auch bei kompletter Abgabe des Events an eine Agentur
ist es ratsam, über eigenes Wissen im Eventbereich zu
verfügen, um somit ein fundiertes Agenturcontrolling zu
gewährleisten.
Da jedoch Event-Marketing häufig über die reine Organisation
eines Events hinausgeht und erst durch das Verknüpfen mit
anderen Disziplinen seine volle Wirkung entfalten kann, sollten
Sie natürlich auch Kenntnisse in verbundenen Bereichen (z.B.
Public Relations) besitzen, respektive sich dahingehend durch
Experten oder Spezialagenturen beraten lassen. Unabhängig in
welchem Umfang eine Agentur integriert werden soll, müssen
Sie letztendlich die für die Planung verantwortlichen Personen
mit den für die Umsetzung notwendigen Informationen
ausstatten. Das so genannte Agentur-Briefing ist ein sehr
wichtiger Prozess, denn je besser Sie Inhalte, Zielsetzungen,
Ideen und Rahmenbedingungen vermitteln, desto besser
können diese auch Ihren Vorstellungen gemäß umgesetzt
werden.
Sie müssen immer beachten, dass selbst Dinge, die Ihnen
vielleicht aus Ihrer täglichen Arbeit heraus selbstverständlich
erscheinen, im Briefing klar, deutlich und informativ an die
Agentur weitergegeben werden müssen. Die Agentur kennt sich
zwar fachlich im Eventbusiness aus - hat aber möglicherweise

vorher wenig mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Eventidee zu
tun gehabt. Nur wenn die Agentur umfassend über
Hintergründe, Zielsetzungen und Rahmenbedingungen Ihrer
Eventidee gebrieft wurde, kann sie den Event professionell
umsetzen und das von Ihnen gewünschte Ergebnis erreichen.
Lassen Sie sich dementsprechend am Ende des Briefings von
der Agentur die Ziele und Wünsche für Ihren Event erklären - so
schließen Sie Missverständnisse aus.
12
Das umfassende Agenturbriefing ist die Basis für eine
erfolgreiche Partnerschaft und Umsetzung der Eventidee.
1.2 Versicherungen
Als Veranstalter von Events müssen Sie sich gezielt absichern.
Natürlich können Sie auch hier letztendlich alles versichern,
doch sollte vielmehr darauf geachtet werden sich sinngerecht zu
versichern.
Die drei wichtigsten und gängigsten Versicherungen für Ihren
Event sind:
♦ Veranstalter-Haftpflicht-Versicherung
♦ Veranstaltungs-Ausfall-Versicherung
♦ Elektronik-Versicherung
Veranstalter-Haftpflicht-Versicherung
Dies ist gewissermaßen eine Pflichtversicherung, auf die kein
Veranstalter verzichten sollte. Die Prämie richtet sich unter
anderem natürlich auch nach den mitversicherten Inhalten.
Für Veranstalter mit mehreren Veranstaltungen im Jahr,
ist es ratsam eine (kostengünstigere) Jahresvereinbarung
mit dem Versicherer zu treffen.
Generell bietet die Police meist eine allgemeine Abdeckung, die
Sie zusätzlich durch Deckungserweiterung erhöhen können.

Inhalte der allgemeinen Abdeckung sind meist Auf- und
Abbauarbeiten erforderlicher Einrichtungen, Maßnahmen aus
Verkehrsicherungspflichten, Bewachung und Sicherung des
Events, notwendige Werbeeinrichtungen, notwendiger Einsatz
von Hebezeugen (z.B. Kran, Gabelstapler) und die Ausführung
der Arbeiten aus der Beauftragung fremder Unternehmen im
Interesse des Veranstalters.
13
Deckungserweiterungen sind fast unbeschränkt möglich und
können zum Beispiel Vertragshaftungen, Wasserschäden am
Mietobjekt, Be- und Entladeschäden, Schlüsselschäden oder
Aufstellen und Betrieb von Verkaufsbuden umfassen.
Immer häufiger ist der Anmietung einer Location der
Abschluss dieser speziellen Versicherung zwingend
vorausgesetzt.
Veranstaltungs-Ausfall-Versicherung
Die Ausfallversicherung kommt meist dann zum Einsatz, wenn
die Veranstaltung durch einen (durch den
Versicherungsnehmer) nicht zu vertretenden Umstand ausfällt,
abgebrochen oder in der Durchführung geändert wird. Des
Weiteren kann der Versicherungsinhalt auf Tod, Krankheit oder
Unfall der Künstler ausgedehnt werden. Jedoch:
Die Ausfall-Versicherung übernimmt das Schadensrisiko
beim Ausfall eines Künstlers nur bedingt.
Hierbei ist nämlich zu beachten, dass der Schadensfall meist
nur dann akzeptiert wird, wenn das Programm dadurch
maßgeblich beeinflusst wird.
Beispiel:
Fällt der Star des Abends aus (dies kann entweder der allein
auftretende Künstler, als auch ein Headliner bei einem Festival

sein), ist nachvollziehbar, dass der eigentliche Grund des
Konzertbesuchs hinfällig wurde und das Konzert abgesagt
werden muss. Eine Versicherung kann jedoch eine Zahlung
verweigern, wenn z.B. bei einem Musikwettbewerb von zehn
antretenden Schulbands eine Gruppe ausfällt - dies würde den
Veranstaltungskern nicht maßgeblich betreffen und der Event
müsste nicht zwingend abgesagt werden; es bestünde somit
14
auch kein Anspruch auf Schadensregulierung durch die
Versicherung.
Die Ausfallversicherung bietet jedoch auch zahlreiche
interessante Zusatzoptionen an, die gleichzeitig für Sicherheit in
der Budgetplanung sorgen können:
Veranstaltungen können auch gegen Ausfall durch
schlechtes Wetter (Sturm, Regen, Schnee etc.) versichert
werden.
Im Falle einer Versicherung gegen Regen würde im Vorfeld eine
bestimmte Niederschlagsmenge zu einer bestimmten Uhrzeit an
einem bezeichneten Ort (meist der Veranstaltungsort) festgelegt
werden. Tritt dieser Zustand ein und Ihre Veranstaltung fällt der
Witterung zum Opfer, so tritt auch Ihr Versicherungsschutz ein.
Die Versicherung zahlt dann je nach Abkommen
Produktionskosten, Gewinn und/oder örtliche Kosten.
Auch das Sponsoring kann in die Versicherung aufgenommen
werden. Die Entschädigung beschränkt sich jedoch meist auf
die diesbezüglich angefallenen Produktionskosten - etwa die
Rückzahlung bereits geleisteter Zahlungen für die Integration
des Sponsorenlogos in Werbemittel oder Ähnliches. Ein durch
den Ausfall des Events eventuell eingetretener Imageschaden
für den Sponsor ist meist nicht abzudecken.

Elektronik-Versicherung
Bei der Elektronikversicherung sind Geräte der
Veranstaltungstechnik, wie beispielsweise Beschallung,
elektrische Bühnentechnik oder Licht im Falle der Beschädigung
oder des Abhandenkommen versichert.
Hierbei ist zumeist der Neuwert zuzüglich der Bezugskosten
(Versicherungswert) durch die Versicherungssumme
15
abgedeckt. Das Besondere dieser Versicherung ist die
Entschädigung über die normalen Gefahren wie Brand, Wasser,
Blitzschlag etc. hinaus, denn:
Im Versicherungsschutz sind meist auch
Bedienungsfehler, Ungeschicklichkeit, Fahrlässigkeit,
Kurzschluss oder Ausführungsfehler inbegriffen!
Darüber hinaus gibt es neben einer Anzahl von sehr speziellen
Versicherungen noch die im Event-Marketing häufig
eingesetzten Gewinnspielversicherungen (siehe auch Kapitel
3.2.6)
1.3 Verordnungen, Vorschriften, Genehmigungen
Durch die oben beschriebenen Versicherungen können Sie
gewisse Risiken ausschließen bzw. mindern - vorausgesetzt,
Sie haben nicht gegen wichtige Vorschriften verstoßen. Dies
könnte nämlich zur Folge haben, dass sich zum Beispiel der
Versicherungsschutz auflöst oder Ihre Veranstaltung sogar
Gefahr läuft „von Amts wegen“ eingeschränkt oder abgesagt zu
werden.
Da wir es in Deutschland teilweise mit einem regelrechten
„Paragraphendschungel“ zu tun haben, ist es ratsam, sich bei
der Eventplanung eingehend über die behördlichen Vorgaben
zu informieren. Dies wird jedoch leider manchmal dadurch

erschwert, dass die einzuhaltenden Vorgaben teilweise von
Region zu Region, in größeren Städten teilweise sogar von
Stadtbezirk zu Stadtbezirk, unterschiedlich sind. Findet Ihr
Event in einer veranstaltungserprobten Location statt, so hält
oftmals auch der Vermieter zahlreiche Informationen bereit;
ebenso liegen bei den Ämtern auch Erfahrungswerte vor, die
das Genehmigungsverfahren vereinfachen; teilweise gibt es
sogar übergeordnete Abnahmen der Location, wobei nur die
16
einzelne Nutzung bezahlt werden muss. Wenn Sie jedoch zum
Beispiel ein Stadtfest planen, dann sollten Sie von der
Feuerwehr über die Polizei bis zum Tiefbauamt alle
notwendigen Einrichtungen informieren. Es müssen
Rettungswege festgelegt, Straßensperren errichtet, Aufbauten
oder Sondernutzungen genehmigt, Ausschankkonzessionen
erteilt, die GEMA angemeldet, Bauamtsabnahmen vorbereitet,
Anwohner informiert und vielleicht noch eine
Lautstärkesonderregelung vereinbart werden.
Das Einholen behördlicher Genehmigungen ist oftmals
zeit- und kostenintensiv und gehört deshalb unbedingt in
die frühe Planungsphase.
Neben den Anmeldungen müssen zudem bei der Planung,
Auf-und Abbau und bei der Veranstaltung bestimmte Vorgaben
eingehalten werden. Hier einige Beispiele:
Unfallverhütungsvorschrift (UVV)
Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG 1)
Dieser Teil ist eher allgemeiner Natur. So haben Sie zum
Beispiel darauf zu achten, dass Sie, falls notwendig
♦ Schutzausrüstungen (Helme etc.) zur Verfügung stellen
(§ 4),

♦ Sicherheitsbeauftragte benennen (§ 9),
♦ Sorgfaltspflichten einhalten und dementsprechend
Sicherheitsmängel beseitigen oder melden (§ 16),
♦ Gefahren am Arbeitsplatz vermeiden (§ 18),
♦ eine Mindestbeleuchtung (mindestens 15 Lux) bzw. eine
Sicherheitsbeleuchtung (mindestens 1 Lux) mit leichtem
Zugang zu den Lichtschaltern installieren (§ 19),
♦ Stolperstellen in den Fußböden beseitigen (§ 20),
17
♦ Verkehrswege kennzeichnen/freihalten, respektive mit
dem notwendigen Sicherheitsabstand (meist 1 Meter)
sichern.
Besonders wichtig ist § 30 VBG 1, der sich mit den
Rettungswegen und Notausgängen befasst.
Er regelt Anzahl, Lage und Beschaffenheit der Rettungswege,
um so im Notfall das zügige Verlassen der Räume
sicherzustellen. Bei Nichteinhaltung dieses Paragraphen kann
Ihnen sogar die Durchführung der Veranstaltung von Amts
wegen untersagt werden. In § 30 wird unter anderem auch
beschrieben, dass
♦ die Breite des Rettungsweges 1 Meter pro 150 Zuschauer
betragen muss,
♦ ein Tischplatz maximal 5 Meter vom nächsten Gang
entfernt sein darf,
♦ der Weg zwischen Ausgang und Besucherplatz 25 Meter
nicht übersteigen darf (dies ist besonders bei
In-House-Events wichtig),
♦ ein Bestuhlungsplan Teil der Bauvorlagen ist und
dementsprechend vorzulegen, geprüft und einzuhalten ist,
♦ zwischen den Reihen mindestens 45 cm

Durchgangsbreite sein muss,
♦ höchstens 32 Stühle (die miteinander verbunden sein
müssen) zwischen den Seitengängen nebeneinander
platziert sein dürfen,
♦ die Seitengänge wiederum 90 cm bei fester Bestuhlung
(ansonsten 1 Meter) haben müssen,
♦ die maximale Steigung in Gängen (10%, keine Stufen)
und
♦ die maximale Steigung in Fluren (5 %, keine Stufen) nicht
überschritten werden darf.
18
Logen und Ränge in Theaterbauten werden übrigens wieder
anders behandelt.
Zum Schutz gegen Absturz wird in § 33 des Weiteren die Höhe
der Geländer (zwischen 1 bis 12 Meter = Geländerhöhe 1 Meter,
darüber mindestens 1,10 Meter) sowie der Ausführung
beschrieben.
Abschließend werden die sicherheitstechnischen Einrichtungen
(Feuerlöscher, Brandverhütungsmaßnahmen, gefährliche
Stoffe, Laderampen etc.) behandelt.
Bei Nichteinhaltung der Vorschriften kann die
Durchführung der Veranstaltung verweigert werden!
UVV
Veranstaltung» und Produktionsstätten für szenische
Darstellungen (BGV C1 / ehem. VBG 70)
Dieser Teil befasst sich überwiegend mit den einzuhaltenden
Vorgaben beim Einsatz von Bühnenbauten, verweist an
verschiedene DIN-Schriften und definiert ähnlich genau wie im
VBG 1, wie mit einzelnen Aufbauten, Lasten, Dekorationen,
Mitarbeitern etc. verfahren werden muss, um den erforderlichen

Sicherheitsvorkehrungen gerecht zu werden. Das 54-seitige
Gesamtwerk dieser Verordnung erhalten sie auch beim
Verband für Licht-, Ton- und Veranstaltungstechnik VPLT e.V.,
Walsroder Straße 159 in 30853 Langenhagen, Telefon
0511/2707474 oder online als kostenloses Download unter
www.vplt.org.
GEMA
Die GEMA steht kurz für „Gesellschaft für musikalische
Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte“ und
verwertet in ihrer Kernbestimmung musikalische Urheberrechte.
19
Dies erfolgt auf den gesetzlichen Grundlagen des
Urheberrechtsgesetzes (UrhG) und des
Urheberrechtswahrnehmungsgesetzes (WahrnG).
Ein Veranstalter ist per Gesetz verpflichtet, die förmliche
Einwilligung der GEMA bei einer Veranstaltung mit Musik
einzuholen.
Die Vorgehensweise lässt sich in folgende Schritte unterteilen:
Anmeldung
Sie wenden sich an Ihre Bezirksdirektion der GEMA und teilen
mit, dass Sie eine Veranstaltung anmelden möchten. Hierzu
bekommen Sie dann ein Anmeldeformular, das Sie ausgefüllt
einschicken müssen.
Einwilligung
Die Einwilligung der GEMA ist gleichzusetzen mit der
Rechnung, die Sie umgehend erhalten werden. Die Berechnung
der Vergütung ist von zahlreichen Faktoren abhängig, wie
Größe des Veranstaltungsraums, Höhe des Eintrittsgeldes,
Zeitpunkt und Dauer der Veranstaltung, E- oder U-Musik sowie
Tonträger- oder Livemusik.

Auflistung
Neben der Anmeldung sind Sie auch zur Auflistung der
benutzen Werke gesetzlich verpflichtet (die Auflistung nimmt
Einfluss auf den Verteilungsschlüssel der Tantiemen). Der
Einfachheit halber können Sie den GEMA-Vordruck
(Konzertanmeldeformular) auch dem Künstler oder dessen
Management geben, die diesen dann für Sie ausfüllen. Oftmals
halten Künstler auch bereits fertige Listen der aufzuführenden
Stücke in Kopie bereit.
20
Informationen
Preislisten, Rückfragen, Infoblätter und Vordrucke erhalten Sie
bei Ihrer GEMA-Bezirksdirektion.
Die Zentrale der GEMA hat ihren Sitz in 10787 Berlin,
Bayreuther Str. 37, Telefon 030 / 212 45 00 oder online unter
www.gema.de.
Künstlersozialkasse
Neben Ihrer Verpflichtung gegenüber den teilweise besonderen
steuerlichen Gegebenheiten bei der Verpflichtung eines
Künstlers und der Abführung der GEMA hält der Staat noch ein
weiteres Gesetz bereit, dessen Vorschriften Sie kennen
müssen, insofern Sie Künstler verpflichten. Die
Künstlersozialkasse (KSK) wurde 1983 gegründet und ersetzt
praktisch die Arbeitgeberseite bei selbstständigen oder
erwerbstätigen Künstlern oder Publizisten hinsichtlich der
Abgabe von Beitragssätzen (Krankenkasse, Rente). Die KSK
finanziert sich zu einem Teil aus dem Staat (Bundesministerium
für Arbeit) und zum anderen Teil über die Unternehmen, die
Leistungen von Künstlern in Anspruch nehmen.
Bei der Verpflichtung eines Künstlers unterliegt der

Veranstalter der Abgabepflicht an die KSK.
Doch nicht nur der augenscheinliche Auftritt auf der Bühne,
sondern alle in diesem Zusammenhang berechneten Auslagen
und Nebenkosten des Künstlers unterliegen der Abgabepflicht.
Dies gilt auch für die Inanspruchnahme eines selbstständigen
Grafikers, dessen publizistische oder künstlerische Arbeit dieser
Abgabepflicht unterstellt ist. Waren die Abgabeschlüssel
vormals noch nach Wort, Bild etc. unterschiedlich bemessen, so
gibt es seit dem Jahr 2000 einen einheitlichen Prozentsatz für
alle Bereiche, der im Jahr 2003 bei 3,8 % lag (der Beitragssatz
21
für 2004 lag bei Drucklegung des Buches noch nicht vor, dürfte
aber wahrscheinlich auch steigen und um 4 % liegen).
Veranstalter müssen bei ihrer Kostenberechnung den
prozentualen Abgabeschlüssel auf der Ausgabenseite
einkalkulieren.
Insofern ist es für jede Eventagentur, aber auch Werbeagentur
ratsam, sich über die genauen Vorgaben zu informieren. Die
entsprechende Anlaufstelle ist: Künstlersozialkasse, Gökerstr.
14, 26384 Wilhelmshaven, Tel.: 04421 / 7543-9, online:
www.kuenstlersozialkasse.de.
Feuerwehr und Brandschutz:
In der bereits zuvor beschriebenen UVV werden auch Bereiche
zum Brandschutz erörtert (VBG 1, § 30 u. § 43 ff.; BGV Cl, § 29).
So muss beim Einsatz der Materialien (beispielsweise
Aufbauten, Ausstattungen und Deko in der Nähe der Bühne
oder anderer Gefahrenpunkte sowie innerhalb von
Versammlungsstätten allgemein) darauf geachtet werden, dass
diese zumindest „schwer entflammbar“ (Klasse B1) sind.
Folgende Entflammbarkeits- bzw. Brennbarkeitsklassen gibt es:

♦ Klasse A2: „nicht entflammbar“; DIN4102A2
♦ Klasse B1: „schwer entflammbar“; DIN 4102 B1
♦ Klasse B2: „schwer brennbar“; DIN 4102 B2
♦ Klasse M1: „nicht entflammbar“; französische Norm
Der Hersteller stellt dem jeweiligen Betriebsmittel ein Zertifikat
aus, aus dem die Klasse hervorgeht und auf das auch streng zu
achten ist. Die Prüfung der Brennbarkeit eingesetzter
Materialien (besonders Dekostoffe, Molton) sind sehr häufig Teil
der Abnahmekontrollen durch das jeweilige Amt. Zudem sind
bei Vorstellungen (einschließlich Generalproben) auf Voll- und
Mittelbühnen, Bühnen größer als 200 qm sowie beim Einsatz
22
von KFZ mit Verbrennungsmotoren Brandsicherheitswachen
vorgeschrieben.
Feuerlöscher müssen in ausreichender Zahl vorhanden sein
und die Rettungswege in Art und Anordnung den Vorschriften
entsprechen und jederzeit frei zugänglich sein.
Die Feuerwehr steht in der Gewaltenhierarchie ganz oben.
Alle erteilten Stempel und Erlaubnisse verschiedener Ämter
nutzen nichts, wenn die Feuerwehr gegen die geplante Art des
Aufbaus (oder noch schlimmer: gegen den bereits vollzogenen
Aufbau) Ihres Events ein Veto einlegt. Es ist nicht nur einmal
vorgekommen, dass der Erlaubnisstempel des Tiefbauamts
anhand einer veralteten Bauzeichnung erteilt wurde und die
Feuerwehr den Event vor Ort nicht genehmigte.
Eventmanager sollten bei unbekanntem Terrain die
Feuerwehr im Vorfeld konsultieren und in die Planung
integrieren.
Bitten Sie den Brandmeister bei der Ortsbegehung im Vorfeld
dabei zu sein. So können Sie sich nicht nur vor bösen

Überraschungen schützen, sondern erhalten meist gleichzeitig
noch ein paar gute Tipps und können von vornherein auch ein
angenehmes Arbeitsklima herstellen. Die Feuerwehr ist meist
froh, wenn sie im Vorfeld um Rat und Einschätzung gebeten
wird - zudem zeugt dies auch von einer professionellen
Vorgehensweise. Dies ist natürlich nicht nötig, wenn es sich bei
Veranstaltung und Location um bereits erprobte
Durchführungen mit entsprechenden Erfahrungswerten handelt.
Sonstige Genehmigungen
Wie bereits erwähnt, haben die meisten Locations
Standardkonzessionen, die Sie bei der Hausverwaltung
abfragen können. Hieraus wird ersichtlich, welcher Umfang
23
beinhaltet ist und was gesondert beantragt werden muss. In
jedem Fall müssen Sie eine Ausnahmegenehmigung
beantragen, wenn die geplante Zuschauerzahl die
Standardzulassung der Location übersteigt (dadurch verändern
sich gegebenenfalls auch die erforderlichen
Rahmenbedingungen für andere Vorschriften, siehe
Brandschutz oder Versammlungsstättenverordnung).
Bei Veranstaltungen, deren Bauten und Aufbauten nicht
durch eine Standardgenehmigung für
Veranstaltungszwecke abgenommen ist muss eine
Abnahme vorgenommen bzw. Ausnahmegenehmigung
eingeholt werden.
Selbst wenn Sie nur ein großes Zelt aufbauen möchten, muss
dies hinsichtlich sicherheitstechnischer Aspekte und Risiken
geprüft werden. So muss beispielsweise die Statik auch
größeren Windstärken standhalten, dürfen keine überstehenden
Bauteile Gefährdungen hervorrufen und müssen die einzelnen

verwendeten Materialien speziellen Herstellerzulassungen
genügen. Bei Abnahmen oder Kontrollen wird somit auch immer
nach dem Baubuch gefragt - das Original ist im Besitz der Firma,
durch die Sie das Zelt beziehen.
Da Kopien manchmal nicht anerkannt werden, hier ein kleiner
Tipp: Bei der Bauabnahme sollte falls möglich ein
Firmenvertreter mit Baubuch anwesend sein. Dieser kann auf
Fragen des Bauamts kompetent antworten, verantwortet zudem
das gelieferte Zelt und kann im Beschwerdefall auch
angemessen reagieren, ohne dass Ihre Veranstaltung in Gefahr
gerät.
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Je nach Veranstaltung benötigen Sie noch weitere
Genehmigungen, wie beispielsweise
♦ Schankgenehmigung,
♦ Emmissionsgenehmigung (Lautstärke),
♦ Sonntags- oder Nachtfahrgenehmigung,
♦ Sperrstunde-Konzession etc.
Selbst das Verteilen von Werbeflyern auf einer Veranstaltung
kann genehmigungspflichtig sein.
Prüfen Sie die erforderlichen Genehmigungen und
Auflagen sorgfältig, seien Sie jederzeit auf Kontrollen
gefasst und beachten Sie die Vorlaufzeiten, die zur
Bearbeitung seitens der zuständigen Ämter benötigt
werden.