UEH Lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (học bao thi trúng)

LECTURE NOTES
HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM
KHOA KẾ TỐN
BỘ MƠN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart : chapter 1, 2
Mục tiêu
1. Phân biệt khái niệm dữ liệu và thơng tin; Giải thích các đặc tính của thơng tin hữu ích
2. Mơ tả các qui trình kinh doanh chủ yếu trong doanh nghiệp
3. Hiểu khái niệm hệ thống thông tin kế toán và các chức năng cơ bản của nó
4. Hiểu khái niệm cơ bản qui trình xử lý dữ liệu
5. Hiểu sơ lược thuật ngữ ERP
Nội dung
1. Khái niệm hệ thống thông tin; dữ liệu, thông tin, các đặc tính của thơng tin hữu ích
2. Qui trình xử lý dữ liệu
3. Nhu cầu thơng tin; qui trình kinh doanh; chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp
4. Hệ thống thơng tin kế tốn và các chức năng cơ bản của nó
5. Giới thiệu sơ lược thuật ngữ ERP (enterprise resource planning)
1.1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG, HỆ THỐNG THÔNG TIN; DỮ LIỆU, THƠNG TIN, CÁC ĐẶC TÍNH
CỦA THƠNG TIN HỮU ÍCH
HỆ THỐNG
•

Hệ thống (system) là 1 tập hợp gồm các thành phần quan hệ tương tác với nhau nhằm
đạt mục tiêu của mình

•

Một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con (sub-systems).

•

Mối quan hệ mục tiêu giữa hệ thống và hệ thống con
o Mâu thuẫn mục tiêu (Goal conflict) Khi mục tiêu của hệ thống con này không
nhất quán/không phù hợp với mục tiêu của hệ thống con khác hoặc của tổng
thể hệ thống

2


o Phù hợp mục tiêu (Goal congruence) Khi hệ thống con đạt được mục tiêu của
riêng nó và đồng thời đóng góp để đạt được mục tiêu tổng thể của hệ thống/
doanh nghiệp/tổ chức.
HỆ THỐNG THƠNG TIN (INFORMATION SYSTEMS)
•

Hệ thống thông tin: là 1 cách thức tổ chức để thu thập, xử lý, quản lý dữ liệu và cung
cấp thông tin nhằm đạt mục đích của tổ chức (organization).

•

Mọi doanh nghiệp đều cần hệ thống thơng tin và nó gắn cùng quá trình thực hiện hoạt
động kinh doanh:
o Tất cả các tổ chức đều cần thông tin để đưa ra các quyết định hữu hiệu
o Các dữ liệu, thông tin mà tổ chức cần thu thập và xử lý, quản lý đều gắn với qui
trình kinh doanh trong 1 tổ chức

DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN
Dữ liệu (data) là các sự kiện/vấn đề được thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi hệ thống
thông tin
Thông tin (Information). Thông tin là dữ liệu được tổ chức và xử lý để cung cấp ý nghĩa và
gia tăng việc tạo quyết định
Quá tải thơng tin (Information overload). Đó là hiện tượng khi lượng thông tin cung cấp
cho người sử dụng quá nhiều so với nhu cầu và khả năng họ có thể tiếp nhận và xử lý, dẫn
tới kết quả là làm giảm chất lượng quyết định của người sử dụng và làm tăng chi phí tạo
thơng tin của hệ thống.
Giá trị thơng tin (Value of Information): Là lợi ích của thơng tin tạo ra trừ đi chi phí tạo
thơng tin.
o Lợi ích thông tin (Benefits of information) giảm sự không chắc chắn, gia tăng
việc ra quyết định, gia tăng khả năng lập kế hoạch và hoạt động thực hiện kế
hoạch

3


o Chi phí thơng tin: thời gian và các nguồn lực sử dụng để tạo và phân phối,
truyền tải thông tin
Các đặc tính/đặc trưng của thơng tin hữu ích (Characteristics of useful information)
o Thích hợp (Relevant) : Giảm sự khơng chắc chắn, cải thiện việc ra quyết định,
hoặc khẳng định hoặc chỉnh sửa các kỳ vọng trước đó
o Đáng tin cậy (Reliable). Khơng sai sót, khơng thiên vị, trình bày chính xác các
sự kiện hoặc hoạt động của DN
o Đầy đủ (Complete). Khơng bỏ qua các khía cạnh quan trọng (aspects) của sự
kiện hoặc hoạt động mà nó đo lường.
o Kịp thời (Timely). Cung cấp kịp thời cho người ra quyết định để ra quyết định.
o Có thể hiểu được (Understandable). Trình bày trong hình thức dễ hiểu

(intelligible), có thể sử dụng được (useful)
o Có thể kiểm chứng (Verifiable). Hai người có kiến thức và độc lập tạo ra thơng
tin giống nhau
o Có thể truy cập (Accessible). Thơng tin Sẵn sàng với người dùng khi họ cần và
được thể hiện trong hình thức người dùng có thể sử dụng được.
1.2. NHU CẦU THƠNG TIN VÀ QUI TRÌNH KINH DOANH
NHU CẦU THƠNG TIN.
•

Để ra được quyết định, người ra quyết định cần có đầy đủ các thơng tin phù hợp. Nhu
cầu thông tin thường được xác định dựa trên các hoạt động chức năng cũng như các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó, để xác định đúng nhu cầu thơng tin, người phát triển
hệ thống thông tin cần hiểu được
o Hiểu các chức năng trong doanh nghiệp
4


o Hiểu các nghiệp vụ/ giao dịch (transactions).
▪

Nghiệp vụ/giao dịch (transaction): Là 1 thỏa thuận hoặc thực hiện giữa 2
đối tác để trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc các sự kiện và hoạt động này
có thể đo lường bằng nội dung kinh tế (economic terms).

•

Bảng 1.2 p31 (text book) minh họa mối quan hệ giữa yêu cầu ra quyết định, qui trình
kinh doanh và các dữ liệu cần thu thập. Từ đây, chúng ta cùng có thể hiểu cách thức
nhóm các nghiệp vụ kinh tế có bản chất giống nhau thành các chu trình nghiệp vụ

QUI TRÌNH KINH DOANH/ CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ
o Nhóm các nghiệp vụ/giao dịch thường xuyên xẩy ra, có liên quan với nhau thành các qui
trình kinh doanh (business processes) hay cịn gọi là chu trình nghiệp vụ (Transaction
cycles). Một chu trình tích hợp dữ liệu được tạo ra trong nội bộ với dữ liệu trao đổi ra
bên ngồi (external parties)
o Có 5 chu trình cơ bản và các chu trình này cũng có mối quan hệ với nhau (xem
hình 1-2 p 33)
o Chu trình doanh thu (revenue cycle);
o Chu trình chi phí (expenditure cycle)
o Chu trình sản xuất (production or conversion cycle)
o Chu trình nhân sự (Human resources/payroll cycle)
o Chu trình tài chính (Financing cycle)
o Qui trình kinh doanh (business process) là một tập hợp:
o Các nhiệm vụ (tasks), các hoạt động (activities) có cấu trúc, kết hợp và liên quan
với nhau;
o Được thực hiện bởi con người hoặc máy tính hoặc 1 máy móc thiết bị nhằm giúp
hồn thành mục tiêu nhất định của tổ chức.
o Xử lý nghiệp vụ (transaction processing) là qui trình bắt đầu từ việc thu tập, nắm bắt
dữ liệu nghiệp vụ và kết thúc với việc thông tin được tạo ra (vd như báo tài chính)

5


o Như vậy qui trình kinh doanh bao gồm cả qui trình thực hiện nghiệp vụ kinh tế và
xử lý nghiệp vụ/giao dịch (thông tin)
1.3. XỬ LÝ NGHIỆP VỤ: CHU TRÌNH XỬ LÝ DỮ LIỆU (Data processing cycle)
Chu trình xử lý nghiệp vụ (Data processing cycle): 4 hoạt động gồm: thu thập dữ liệu (data
input); lưu trữ dữ liệu (data storage), xử lý dữ liệu (data processing) và tạo thông tin (data
output) được thực hiện trên dữ liệu để tạo thơng tin thích hợp và có ý nghĩa
Hoạt động

Nội dung hoạt động

Dữ liệu liên

Cách thu thập

quan
Thu thập dữ
liệu (Data
input)

• Thu thập/nắm bắt dữ
liệu nghiệp vụ
• Nhập liệu vào hệ thống

Nội dung DL thu

Chứng từ gốc source

thập

document: Ghi nhận dữ

• Nội dung chính liệu nghiệp vụ tại nguồn
của hoạt động của nó khi nghiệp vụ
(each activity of xẩy ra
interest)

Chứng từ luân chuyển

• Các nguồn lực (turnaround document):
bị
ảnh chứng từ ghi nhận dữ
hưởng/có

liên liệu của doanh nghiệp,
quan trong mỗi được gửi cho đối tượng
hoạt động

bên ngồi và sau đó

• Người tham gia được gửi trả lại doanh
hoạt động
nghiệp như 1 chứng từ
đầu vào
Thiết bị thu thập dữ liệu
tự động (source data
automation)
6


Là các thiết bị thu thập
dữ liệu nghiệp vụ trong
hình thức máy có thể
đọc được ngay tại thời
điểm và nơi phát sinh
nghiệp vụ. Vd: ATMs;
POS scanner; bar code
scanner

• Kiểm tra đảm bảo dữ liệu
nhập vào/nắm bắt chính
xác và đầy đủ (xem kiểm
sốt dữ liệu đầu vào)
• Kiểm tra đảm bảo chính
sách DN được tuân thủ,
đặc biệt liên quan ủy
quyền/xét duyệt và kiểm
tra 1 nghiệp vụ
Lưu trữ dữ
liệu

• Lưu trữ trong cơ sở dữ
liệu (database)
• Hệ thống AIS thủ cơng:
DL được lưu trong sổ cái,
sổ chi tiết, nhật ký
• AIS trên nền máy tính:
Khái niệm:thực thể

o

(entity), thuộc tính thực

7


thể (attributes); thành
phần thực thể (instants)
Vật lý: Tập tin (file) ,

o

vùng dữ liệu (fields),
mẫu tin (records)
Xử lý dữ

❖ Có 4 kiểu hoạt động xử
lý:

liệu (xem
chương 3-

•

Tạo mới (creating).

tổ chức và

Tạo 1 mẫu tin dữ liệu

xử lý dữ

mới

liệu)

•

Đọc (reading). Truy

xuất và xem dữ liệu
hiện có

•

Cập nhật (updating).
Câp nhật dữ liệu lưu
trữ trước đó

•

Hủy dữ liệu
(deleting).

❖ Có các phương pháp xử
lý dữ liệu
•

Xử lý theo lơ (Batch
processing)

•

Nhập liệu trực tuyến,
Xử lý theo lơ

•

Nhập liệu trực tuyến,
Xử lý thời gian thực

8


(online real time
processing)
Cung cấp

❖ Dạng kết xuất (form)

thơng tin

•

Chứng từ (document)

(information

•

Báo cáo (report)

output)

•

Truy vấn (query
response)

1.4. HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS)

❖ AIS là hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ra thơng tin cho việc ra
quyết định
❖ AIS có thể là hệ thống thủ công hoặc hệ thống trên nền máy tính.
❖ AIS có 6 thành phần :
•

Con người (people) : sử dụng hệ thống

•

Qui trình, thủ tục, hướng dẫn (procedures and instructions) dùng để thu thập, xử lý
và lưu trữ dữ liệu

•

Dữ liệu (data)

•

Phần mềm (software)

•

Cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin (information technology infrastructure)

•

Kiểm sốt nội bộ và phương thức bảo mật (internal controls and security measures)
để đảm bảo an toàn cho AIS

❖ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
•

Thu thập, lưu trữ dữ liệu:
o Hoạt động
9


o Nguồn lực
o Người tham gia
•

Chuyển dữ liệu thành thơng tin giúp việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá
các hoạt động, nguồn lực, con người

•

Cung cấp kiểm sốt để đảm bảo an tồn tài sản và dữ liệu của tổ chức

❖ AIS CÓ THỂ TĂNG THÊM GIÁ TRỊ CHO DOANH NGHIỆP
AIS được thiết kế tốt sẽ gia tăng giá trị cho doanh nghiệp
•

Gia tăng chất lượng và giảm chi phí sản xuất Sản phẩm, dịch vụ:

•

Cải thiện hiệu quả Hoạt động

•

Chia sẻ tri thức

•

Cải thiện sự hữu hiệu, hiệu quả Chuỗi cung ứng

•

Cải thiện cấu trúc Hệ thống KSNB

•

Cải thiện việc ra quyết định;
o Xác định những tình huống yêu cầu hoạt động quản lý
o Giảm sự không chắc chắn, làm cơ sở cho vệc lựa chọn những hoạt động phù
hợp
o Lưu thông tin về kết quả quyết định trước đó , cung cấp phản hồi để có thể
gia tăng quyết định tương lai
o Có thể cung cấp thơng tin chính xác 1 cách kịp thời nhất
o Có thể phân tích để khám phá những qui luật mới trong hoạt động của đơn
vị

1.5 GIỚI THIỆU THUẬT NGỮ ERP- ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Hệ thống ERP là 1 hệ thống tích hợp tất cả các khía cạnh của một hoặc tất cả hoạt động của
doanh nghiệp, chẳng hạn như: kế tốn, tài chính, bán hàng, thị trường (marketing), nguồn nhân
lực, sản xuất, quản lý hàng tồn kho vào chung 1 hệ thống.
10

Hệ thống ERP là hệ thống cấu tạo kiểu lắp ghép / tích hợp nhiều phân hệ (module) nên doanh
nghiệp có thể mua những đơn vị phù hợp, khơng nhất thiết mua tất cả các phân hệ (modules).
Các modules của ERP có thể là
•

Tài chính (financial): hệ thống kế tốn tổng hợp và báo cáo

•

Nguồn nhân lực và tiền lương (Human resources and payroll)

•

Đặt hàng, thu tiền (Revenue Cycle)

•

Mua hàng, thanh tốn (Disbursement Cycle)

•

Sản xuất (Production Cycle)

•

Quản lý dự án (Project Management)

•

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM - Customer Relationship Management)

•

Cơng cụ hệ thống (System Tools)

11


CHƯƠNG 2
KỸ THUẬT TÀI LIỆU HÓA HỆ THỐNG
Text book: AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart: chapter 3
Mục tiêu
1.

Chuẩn bị và sử dụng DFD để hiểu, đánh giá, và lập tài liệu hệ thống thông tin

2.

Chuẩn bị và sử dụng lưu đồ để hiểu, đánh giá, và lập tài liệu hệ thống thông tin

Nội dung
Nhằm giúp việc xem xét và đánh giá một hệ thống cũng như hỗ trợ cho quá trình phát triển
các hệ thống, người ta dùng các công cụ kỹ thuật lập tài liệu hệ thống, bao gồm các cơng cụ
mơ tả quy trình ln chuyển thơng tin như lưu đồ, sơ đồ dịng dữ liệu. Trong chương này, chúng
ta chủ yếu đi vào tìm hiểu các cơng cụ để mơ tả quy trình xử lý thơng tin của đơn vị như sơ đồ
dịng dữ liệu, và lưu đồ. Nội dung chính của chương này như sau:
1. Giới thiệu về tài liệu hệ thống (Documentation)
2. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)
3. Lưu đồ (Flowchart)
4. Huớng dẫn kỹ thuật sơ đồ dòng dữ liệu

5. Hướng dẫn kỹ thuật lưu đồ
6. Minh họa một số hình vẽ
2.1.

Tài liệu hệ thống

Tài liệu hệ thống giải thích cách thức một hệ thống hoạt động, bao gồm ai, cái gì, khi nào, ở
đâu, tại sao, và cách nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, kết xuất thơng tin và kiểm sốt
hệ thống. Các cơng cụ phổ biến để lập tài liệu một hệ thống bao gồm sơ đồ dòng dữ liệu, lưu
đồ, bảng và các hệ thống biểu diễn đồ họa của dữ liệu và thông tin. Những công cụ này được
bổ sung bởi sự mơ tả chi tiết hệ thống, giải thích từng bước bằng văn bản về các thành phần
và sự tương tác của hệ thống. Có hai cơng cụ tài liệu hệ thống phổ biến: sơ đồ dịng dữ liệu,
lưu đồ.
Các cơng cụ lập tài liệu hệ thống rất quan trọng:
12


-

Giúp người đọc có khả năng đọc tài liệu để xác định hệ thống hoạt động như thế nào

-

Đánh giá tài liệu hệ thống để xác định điểm mạnh và điểm yếu kiểm soát nội bộ

và đề xuất cải tiến cũng như để xác định xem một hệ thống được đề xuất có đáp ứng nhu cầu
của cơng ty
-

Có kỹ năng để lập tài liệu hệ thống để trình bày cách thức của một hệ thống đang hoạt

động.
Điểm nhấn của phần này là: Nắm bắt các ký hiệu
sơ đồ dòng dữ liệu và cách vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

2.2.

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data flow diagram)

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) mơ tả bằng hình ảnh dịng ln chuyển dữ liệu/thông tin trong tổ
chức bao gồm bốn thành phần: nguồn dữ liệu và điểm đến (Data sources and destinations),
dòng dữ liệu (Data flows), các hoạt động xử lý (Transformation processes), lưu trữ dữ liệu (Data
stores).
Các ký hiệu của sơ đồ dịng dữ liệu
Ký hiệu

Tên

Giải thích
Q trình biến đổi dữ liệu

Hoạt động xử lý.

đầu vào thành thông tin
đầu ra

Nguồn dữ liệu và điểm
đến

Cá nhân, tổ chức gửi và
nhận dữ liệu từ hệ thống

13


Mơ tả dịng dữ liệu đi vào
Dịng dữ liệu

hoặc đi ra hoạt động xử
lý

Lưu trữ dữ liệu

Ký hiệu lưu trữ dữ liệu
(file, chứng từ, sổ sách…)

Bảng 1: Các ký hiệu của sơ đồ dịng dữ liệu

Hình 1: Các thành phần của sơ đồ dòng dữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu được chia thành các cấp thấp hơn liên tiếp để cung cấp thơng tin chi tiết
hơn. Sơ đồ dịng dữ liệu được mô tả theo nhiều cấp độ: cấp khái quát, cấp 0, cấp 1, cấp 2... DFD
cấp khái quát là cấp cao nhất vì nó mơ tả cách nhìn tổng qt nhất về hệ thống. Nó mơ tả một
hệ thống xử lý dữ liệu và các đối tượng đó là nguồn dữ liệu đầu vào và điểm đến đầu ra của hệ
thống Cấp chi tiết hơn (cấp 0, 1, 2…) dùng để mô tả hệ thống ở mức độ chi tiết hơn, gồm đầy
đủ các thành phần của DFD.
Điểm nhấn của phần này là: Nắm bắt các ký hiệu
lưu đồ và cách vẽ lưu đồ

14

2.3.

Lưu đồ (Flowchart)

Lưu đồ là một kỹ thuật phân tích bằng hình ảnh mơ tả một số khía cạnh của một hệ thống
thơng tin một cách rõ ràng, súc tích và hợp lý. Lưu đồ ghi lại cách thức quy trình kinh doanh
thực hiện và cách chứng từ luân chuyển, sử dụng bộ các ký hiệu tiêu chuẩn để mô tả. Lưu đồ
ghi lại quá trình kinh doanh được thực hiện và làm thế nào các chứng từ luân chuyển trong tổ
chức. Chúng cũng được sử dụng để phân tích cách thức cải thiện quy trình kinh doanh và các
dịng dữ liệu/thông tin.
Lưu đồ bao gồm 3 loại:
-

Lưu đồ chứng từ (Document flowchart): mơ tả dịng lưu chuyển của chứng từ và dữ liệu
giữa các bộ phận (xem hình bên dưới).

-

Lưu đồ hệ thống (System flowchart): mô tả mối quan hệ giữa đầu vào, xử lý, lưu trữ và
đầu ra của hệ thống.

-

Lưu đồ chương trình (Program flowchart): mơ tả chuỗi các hoạt động hợp lý được thực
hiện trong chương trình máy tính

15


Hình 2: Minh họa lưu đồ chứng từ

Các ký hiệu của lưu đồ
Ký hiệu

Tên

Giải thích

Ký hiệu đầu vào, đầu ra

Chứng từ giấy, chứng từ

Chứng từ

điện tử hoặc báo cáo

Chứng từ nhiều liên

16

Chứng từ nhiều liên, đánh
số liên trên góc phải


Hiển thị trên màn hình,
Kết xuất điện tử

dùng để ký hiệu thơng tin
được hiện thị trên màn
hình.

Nhập liệu

Nhập liệu vào máy tính

Ký hiệu xử lý
Xử lý máy tính

Xử lý thủ cơng

Chức năng xử lý được
thực hiện bằng máy tính
Hoạt động xử lý thủ công

Ký hiệu lưu trữ
Ổ đĩa/ Cơ sở dữ liệu

Dữ liệu được lưu trữ điện
tử trong cơ sở dữ liệu
A

Lưu trữ chứng từ thủ
công

(alphabetically):

phương pháp lưu trữ theo
tên đối tượng. Ví dụ: tên
khách hàng, tên nhân viên
hoặc tên nhà cung cấp.

17


N (numerically): phương
pháp lưu trữ theo số thứ
tự.
D (by date): phương pháp
lưu trữ theo trình tự thời
gian
Sổ sách

Sổ sách kế tốn

Ký hiệu khác
Dịng dữ liệu ln chuyển,
Dịng ln chuyển dữ liệu

từ trên xuống và trái qua
phải

Kết nối liên lạc (Ví dụ:

Truyền dữ liệu thông qua

điện thoại, email,

các đường truyền thông

internet…)

tin
Kết nối dòng dữ liệu trên

Kết nối trên một trang

cùng một trang; tránh các
dòng dữ liệu qua, lại.

Kết nối sang trang khác

Kết nối dòng dữ liệu từ
trang này qua trang khác
Bắt đầu, kết thúc hoặc

Đối tượng bên ngoài, bắt điểm gián đoạn trong
đầu hoặc kết thúc.

một
quá trình; hoặc để chỉ ra
một đối tượng bên ngoài

18


Bổ sung ý kiến mơ tả
Chú thích

hoặc
ghi chú, giải thích

Bảng 2: Các ký hiệu của lưu đồ

2.4.

Hướng dẫn kỹ thuật sơ đồ dịng dữ liệu (DFD)

Bước 1: Thu thập thơng tin mô tả hệ thống
Trong bước này cần mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tà. “Bản mô tả chi tiết
(narrative description)” là tài liệu sơ cấp nhất mơ tả về q trình hoạt động của một hệ thống
được trình bày từ lúc bắt đầu hoạt động đầu tiên cho đến hoạt động cuối cùng theo trình tự
phát sinh của các hoạt động. Bản mơ tả cũng phản ánh chi tiết các đối tượng tham gia vào các
hoạt động một cách trình tự, chứng từ và sổ sách hay các phương thức lưu trữ thông tin được
sử dụng. Để có được các thơng tin trên bảng mô tả, người mô tả hệ thống cần sử dụng các
công cụ thu thập thông tin như tra cứu tài liệu, phỏng vấn, quan sát...
Bước 2: Phân tích hệ thống mơ tả
Các bước cụ thể trong bước 2 phân tích hệ thống được thực hiện trong bảng phân tích như
sau:
•

Lập bảng phân tích đối tượng và các hoạt động liên quan

•

Nhận diện các hoạt động xử lí dữ liệu. Hoạt động xử lí là hoạt động tác động tới và làm
thay đổi trạng thái hay tình trạng của một đối tượng nào đó. Xử lí thơng tin là các hoạt
động bao gồm nhập liệu, phân loại dữ liệu, tính tốn làm thay đổi hình thức và nội dung
dữ liệu, truy xuất tạo thông tin và lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhận, chuyển dữ
liệu/thông tin không phải hoạt động xử lí dữ liệu. Riêng hoạt động lưu trữ dữ liệu tuy là
một hoạt động xử lí thơng tin nhưng được mơ tả bằng kí hiệu lưu trữ dữ liệu/thơng tin.
DFD dùng kí hiệu hình trịn có ghi tên hoạt động xử lí để mơ tả xử lí dữ liệu. Ở các cấp

độ chi tiết (từ cấp 0), các xử lí được đánh số theo nguyên tắc phân cấp, ví dụ ở DFD cấp
19


0, số của xử lí là 1.0; 2.0…và DFD cấp 1 sẽ là 1.1, 1.2 hoặc 2.1, 2.2… Khi nhận diện hoạt
động xử lý nên đánh dấu (+) cho hoạt động nào là xử lý dữ liệu, đánh dấu (-) cho hoạt
động khơng phải là xử lý dữ liệu.
•

Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống và bên trong hệ thống.

Để thực hiện bước này phải lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến các đối tượng
đó như hình sau:
Đối tượng

Hoạt động

Đánh dấu hoạt động xử lý

(1)

(2)

(3)

Hình 3. Bảng phân tích đối tượng và hoạt động liên quan
Lưu ý: đối với doanh nghiệp thì khách hàng và người bán/nhà cung cấp ln là đối tượng
bên ngồi. Riêng các đối tượng khác trong doanh nghiệp muốn phân biệt là đối tượng bên
trong hay bên ngồi thì cần xem nó có thực hiện xử lí dữ liệu/thơng tin hay khơng. Nếu thực
hiện xử lí sẽ là đối tượng bên trong hệ thống, nếu khơng thực hiện xử lí sẽ là đối tượng bên

ngoài hệ thống.
Bước 3: Vẽ các DFD các cấp tùy theo yêu cầu
DFD khái quát
Đặc điểm DFD khái qt là chỉ có duy nhất một hình trịn mơ tả hệ thống xử lí dữ liệu (tên
trong hình trịn chính là tên hệ thống) và ln chuyển thơng tin giữa đối tượng bên ngồi với
hệ thống, khơng vẽ kí hiệu lưu trữ. Cụ thể:
•

Vẽ 1 hình trịn ở giữa các hình chữ nhật và đặt tên hình trịn theo chức năng của hệ
thống đang mơ tả (Hệ thống là gì, làm gì?)

•

Vẽ các hình chữ nhật mơ tả cho các đối tượng bên ngoài, đặt tên các hình chữ nhật là
tên của các đối tượng bên ngồi.

20


•

Vẽ dịng dữ liệu: nối hình trịn với các hình chữ nhật mơ tả, đặt tên dịng dữ liệu đi vào,
đi ra của hệ thống.

•

Khơng vẽ kí hiệu lưu trữ dữ liệu

DFD cấp chi tiết cấp 0
DFD cấp 0 mô tả chi tiết cho cấp khái quát nên xử lí duy nhất ở cấp khái quát được phân rã

thành các xử lí chi tiết hơn và các xử lí này được đánh số theo nguyên tắc trình bày ở bước 4.
Các đối tượng bên ngoài vẫn giữ nguyên như cấp khái quát. Vẽ các lưu trữ theo xử lí và các
dịng dữ liệu. Cụ thể các bước như sau:
•

Vẽ các hình trịn mơ tả cho hoạt động xử lí/các nhóm hoạt động xử lí và đặt tên, đánh
số các xử lí. Trong trường hợp có q nhiều xử lí chi tiết (lớn hơn 7 xử lí) thì nên gộp các
xử lí này lại thành các nhóm xử lí để hình vẽ rõ ràng và dễ nhìn hơn. Nếu đã gộp thành
nhóm xử lí thì cần vẽ tiếp DFD cấp 1 cho các nhóm xử lí gộp chung này. Cách gộp/nhóm
xử lí thành nhóm theo ngun tắc là: (1) nhóm các hoạt động xử lí diễn ra đồng thời
cùng thời điểm, cùng một nơi do cùng một người thực hiện; (2) nhóm các hoạt động xử
lí diễn ra đồng thời cùng thời điểm và có liên quan đến cùng 1 nội dung, cùng một mục
đích; (3) nhóm các hoạt động xử lý có mối quan hệ hợp lý.

•

Vẽ các hình chữ nhật mơ tả cho các đối tượng bên ngồi, đặt tên các hình chữ nhật là
tên của các đối tượng bên ngồi.

•

Vẽ kí hiệu lưu trữ dữ liệu liên quan các hoạt động xử lí và ghi tên/nội dung lưu trữ
tương ứng bên trong kí hiệu

•

Vẽ dịng dữ liệu liên quan và đặt tên dòng dữ liệu đi vào, đi ra cho phù hợp. Ngun
tắc 1 xử lí phải có tối thiểu 1 dòng dữ liệu đi vào và 1 dòng dữ liệu đi ra.

DFD chi tiết cấp 1, 2, 3

21


Đây là hình vẽ mơ tả chi tiết hơn cho các cấp cao tổng quát hơn hay còn gọi là cấp trên của
nó (cấp 0, 1, 2..). Các nhóm xử lí ở cấp trên sẽ được phân thành các xử lí chi tiết hơn và đánh số
các xử lí này theo nguyên tắc trình bày ở bước 2. Các đối tượng bên ngoài cần xác định lại cho
phù hợp với sơ đồ cấp chi tiết đang mô tả. Lưu ý, các đối tượng bên ngồi và các dịng thơng
tin cần mơ tả để người đọc có thể hiểu và kết nối được với các DFD cấp trên.
Bước 4: Đánh số và hồn tất
Cơng việc đánh số chỉ tiến hành đối với DFD cấp chi tiết, nó giúp ích cho cả người đọc và
người vẽ DFD có thể mơ tả hệ thống một cách trình tự và dễ hiểu.
Hồn tất. Để có thể khắc phục những sai sót có thể xảy ra trong quá trình vẽ DFD, người vẽ
nên kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác của dịng dữ liệu vào, dịng dữ liệu ra, đối tượng bên
ngồi, hoạt động xử lí và lưu trữ, đánh số DFD.
2.5.

Hướng dẫn kỹ thuật lưu đồ

Bước 1:
Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả (tương tư bước 1 trong DFD)
Bước 2:
Phân tích hệ thống mơ tả để nhận diện đối tượng bên ngoài, bên trong hệ thống, các hoạt
động xử lí (gồm cả xử lí thơng tin và xử lí hoạt động kinh doanh), các hoạt động lưu trữ và ln
chuyển thơng tin. Lưu ý, vì lưu đồ cần vẽ chi tiết theo phương thức xử lí thủ cơng hay bằng máy
nên khi phân tích cần nhận diện rõ phương thức xử lí thủ cơng hay bằng máy và cũng cần nhận
diện ra phương thức luân chuyển dữ liệu/thông tin bằng chứng từ, sổ sách hay tập tin dữ liệu.
Cách thực hiện phân tích cũng giống như mơ tả ở phần sơ đồ dòng dữ liệu. (Xem lại bước 1
và 2 tương tự như sơ đồ dòng dữ liệu)
Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột:

•

Có bao nhiêu đối tượng bên trong thì chia lưu đồ thành bấy nhiêu cột. Mỗi đối tượng
bên trong là một cột trên lưu đồ.

•

Đặt tên của mỗi cột là tên của đối tượng bên trong.
22


•

Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối tượng bên trong hệ thống
hướng từ trái sang phải.

Bước 4: Mô tả các thành phần cho từng cột và hoàn thành:
Xác định các thành phần đi vào của hoạt động xử lí:
• Nơi xuất phát của q trình xử lí có thể là đối tượng bên ngồi hoặc bắt đầu hoặc có thể
từ đối tượng bên trong chuyển đến (dùng dường nối hoặc điểm nối) hoặc có thể được tạo
ra từ hoạt động xử lí trước đó.
• Thành phần đi vào có thể là chứng từ hoặc tập tin dữ liệu hoặc dữ liệu chuyển đến thông
qua gọi điện thoại, fax, từ hệ thống khác…
Xác định các hoạt động xử lí:
•

Phương thức xử lí là thủ cơng hoặc máy tính

•

Các hoạt động xử lí diễn ra đồng thời trong cùng 1 đối tượng có thể mơ tả chung bằng
một biểu tượng xử lí.

Xác định các thành phần đi ra của hoạt động xử lí:
• Các chứng từ đi vào biểu tượng xử lí sẽ đi ra biểu tượng xử lí đó
• Các thơng tin mới tạo ra từ hoạt động xử lí: Chứng từ mới được lập thêm hoặc sổ sách,
báo cáo được tạo ra hoặc dữ liệu được cập nhật…
Xác định phương thức lưu trữ:
Phương thức lưu trữ có thể là thủ cơng hoặc máy tính
Một số điểm lưu ý khi vẽ lưu đồ:
•

Sử dụng các kí hiệu phù hợp với nội dung mơ tả

•

Vẽ theo từng cột hướng từ trên xuống dưới, từ trái sang phải

•

Nối các kí hiệu trong cột lưu đồ bằng đường nối mũi tên
23


• Chứng từ không thể là điểm kết thúc của lưu đồ. Nó có thể được lưu, được chuyển đến
1 đối tượng khác hoặc đi vào hoạt động xử lí tiếp theo.
• Sử dụng các kí hiệu ‘điểm nối cùng trang’ nếu các kí hiệu cần kết nối trong cùng trang
ở quá xa nhau để tránh vẽ nhiều đường kẻ ngang, kẻ dọc, giúp hình vẽ được đẹp và rõ ràng
hơn.
• Sử dụng thêm kí hiệu giải thích để giải thích hay ghi chú thêm nếu cần để hình vẽ rõ

ràng hơn
• Kiểm tra lại tồn bộ lưu đồ để tránh sai sót.
2.6.

Minh họa một số hình vẽ

Hệ thống xử lý
online

Chứng từ gốc
Nhập liệu

Cơ sở dữ liệu

Giải thích: Căn cứ vào chứng từ gốc nhập dữ liệu vào hệ thống, hệ thống xử lý tự động và cập

Nhập liệu

Xử lý

CSDL

nhật vào cơ sở dữ liệu

Xem màn hình

Giải thích: Căn cứ vào các dữ liệu đầu vào, nhập liệu vào hệ thống, xử lý tự động và cập nhật
cơ sở dữ liệu, xem thơng tin trên màn hình

24

CSDL

Xử lý

Báo cáo

Giải thích: Truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, xử lý tự động và lập báo cáo

25