Quản Lý Dự Án

2 - 0
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
C3 - Tổ chức dự án
 Cấu trúc tổ chức bên trong và bên
ngoài dự án
 Các công cụ trong tổ chức dự án
 Quản lý các bên liên quan
 Nhà quản lý dự án
 Xung đột và giao tiếp trong dự án
2 - 1
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Cấu trúc tổ chức dự án
 Trong phạm vi tổ chức mẹ, một dự án có thể được tổ chức theo
các cấu trúc sau đây:
 Tổ chức chức năng
 Dự án như là các nhóm riêng biệt
 Tổ chức ma trận
 Sự khác nhau giữa các cấu trúc là
 Quyền hạn và trách nhiệm được giao cho nhóm dự án
 Kênh phối hợp, thông tin và yêu cầu
 Quan hệ giữa nhóm dự án và các đơn vị chức năng trong tổ
chức mẹ
2 - 2
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Tổ chức chức năng dự án
Giám đốc
điều hành
Nhà quản lý
chức năng
Nhà quản lý
chức năng

Nhà quản lý
chức năng
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Điều phối
Dự án
2 - 3
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Tổ chức chức năng dự án
 Đặc điểm chính:
 Các bộ phận khác nhau của dự án được phân chia về từng các
đơn vị chức năng
 Kênh quản lý thông thường
 Ưu điểm:
 Tối thiểu sự biến động đối với tổ chức và nhân viên tham gia
dự án
 Chi phí thấp, linh động cao với nhân viên
 Chuyên sâu các lĩnh vực được phát triển
 Các hạn chế:
 Thiếu mục tiêu và phối hợp kém
 Phối hợp kém và động cơ thấp đối với dự án
 Chậm trễ
2 - 4

2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Tổ chức theo dự án
Giám đốc
Điều hành
Nhà quản lý
Dự án
Nhà quản lý
Chức năng
Nhà quản lý
Chức năng
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Điều phối
Dự án
2 - 5
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Tổ chức theo dự án
 Đặc điểm chính:
 Tạo một sự phân biệt và quan hệ độc lập dành cho dự án
 Báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo cấp cao
 Ưu điểm:
 Tối thiểu sự ngắt quãng trong các hoạt động chính
 Tập trung mạnh, liên kết tốt và động cơ cao trong dụ án

 Hoàn thành nhanh chóng
 Phân chia rủi ro từ tổ chức mẹ
 Nhược điểm:
 Chi phí cao
 Gặp khó khăn sự phát triển chuyên môn sâu chức năng
 Chia rẽ nhân viên
 Tình trạng “Projectitis”
2 - 6
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Tổ chức ma trận
Giám đốc
điều hành
Nhà quản lý
Chức năng
Nhà quản lý
Chức năng
Nhà quản lý
Chức năng
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Điều phối
dự án
2 - 7

2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Tổ chức ma trận
 Đặc điểm:
 Hai kênh yêu cầu: theo dòng chức năng và theo dòng dự
án
 Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp và hoàn thành
dự án, trong khi nhà quản lý chức năng chịu trách nhiệm
hỗ trợ chức năng cho dự án
 Ưu điểm:
 Có thể phối hợp và thực hiện tốt nhất việc phát triển các
ưu điểm cua hai cấu trúc trên
 Nhược điểm:
 Xung đột và căng thẳng giữa nhà quản lý dự án và quản lý
chức năng
 Vi phạm nguyên tắc yêu cầu duy nhất
2 - 8
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Tính liên tục trong cấu trúc dự án
Thành viên
Part-time
Thành viên
Full-time
Chức năng Ma trận Dự án
điều phối quản lý giám đốc
2 - 9
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Lựa chọn tổ chức cho dự án
 Mỗi cấu trúc tổ chức dự án đều có các ưu và nhược điểm. Các
điều tra nghiên cứu có khuynh hướng ủng hộ cho cấu trúc dự
án và ma trận

 Sự lựa chọn tốt nhất phải cân bằng được lợi ích giữa dự án và
tổ chức mẹ, và lựa chọn theo các yếu tố:
 Lợi ích của chiến lược quản lý cấp cao trong dự án
 Các đặc điểm của dự án: quy mô, yêu cầu kỹ thuật, nguồn
lực, áp lực về thời gian và chi phí, sự khác biệt
 Rủi ro của dự án và khả năng ảnh hưởng
 Yêu cầu bên ngoài
 Tồn tại văn hóa tổ chức
2 - 18
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Các kỹ thuật của tổ chức dự án
 Phân tích công việc: mô tả công việc, kết quả mong
đợi, kỹ năng và nguồn lực yêu cầu
 Biểu đồ trách nhiệm:
 Sơ đồ tổ chức
 Sơ đồ dòng thông tin
 Họp dự án:
 Tài liệu
2 - 19
2011-PTVinh HBK/KTQL Qun lý d ỏn
4. Quản lý xung đột và giải quyết các
vấn đề trong quản lý dự án
Xung đột và Quản lý xung đột
trong dự án
Kỹ năng giao tiếp quản lý
2 - 20
2011-PTVinh HBK/KTQL Qun lý d ỏn
Quản lý xung đột
Xung đột: Là hành vi của một cá nhân,
một nhóm, hay một tổ chức nhằm

ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm
thời) một cá nhân hoặc tổ chức khác
đạt đ-ợc mục đích mong muốn.
2 - 21
2011-PTVinh HBK/KTQL Qun lý d ỏn
Các kiểu xung đột
Cá nhân: giữa ng-ời này với ng-ời khác
Nhóm: giữa hai hoặc nhiều phòng ban/ tổ
chức
Nội bộ: Xung đột giữa các cá nhân và hoặc
nhóm trong cùng một tổ chức
Bên ngoài: Xung đột giữa một ng-ời (hoặc
một nhóm, hoặc nhiều ng-ời) với một ng-ời
(hoặc một nhóm hoặc nhiều ng-ời) khác từ
bên ngoài dự án
2 - 22
2011-PTVinh HBK/KTQL Qun lý d ỏn
Các quan niệm về xung đột (1)
Xung đột là kết quả của những sai lầm trong
quản lý.
Xung đột luôn luôn gây ra những kết quả tai
hại, chẳng hạn nh-:
Làm giảm năng suất và hiệu quả.
Tạo ra t- t-ởng bè phái trong đơn vị.
Tạo ra lo lắng và làm giảm lòng nhiệt tình.
Xung đột có thể tránh đ-ợc và loại bỏ tất cả
các xung đột là nhiệm vụ của quản lý.
2 - 23
2011-PTVinh HBK/KTQL Qun lý d ỏn
Các quan niệm về xung đột (2)

Xung đột là không thể tránh đ-ợc trong quá trình phát
triển và đ-ợc tạo nên bởi nhiều yếu tố
xung đột có thể là tích cực hoặc tiêu cực ở các mức độ
khác nhau. ảnh h-ởng tích cực của xung đột có thể là:
Kích thích ý t-ởng, sáng tạo và mối quan tâm.
Giải quyết những vấn đề tiềm ẩn.
Buộc mọi ng-ời phải bày tỏ quan điểm của mình và tìm
ra những ph-ơng thức mới.
Tạo cơ hội cho mọi ng-ời để thử thách khả năng của
mình
Vì vậy, xung đột cần đ-ợc kiểm soát và quản lý
2 - 24
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Xung ®ét trong c¸c dù ¸n:
Chia xÎ kinh nghiÖm
H·y kÓ mét c©u chuyÖn vÒ xung ®ét
trong dù ¸n cña b¹n. Theo b¹n, xung
®ét ®ã ph¸t triÓn nh- thÕ nµo? Nguyªn
nh©n cña xung ®ét?
2 - 25
2011-PTVinh HBK/KTQL Qun lý d ỏn
Các nguyên nhân xung đột
Giao tiếp/hiểu biết
Mục tiêu
Quy tắc/ chuẩn mực
Trình tự
Giá trị
Cá nhân
Nghề nghiệp
Địa ph-ơng/ Dân tộc/

Tôn giáo
Quyền lợi
Các ý t-ởng và niềm tin
khác nhau
Mối quan tâm đến kết
quả
Con ng-ời
Tính cách
Tình cảm
Những vấn đề/xung đột
ch-a đ-ợc giải quyết
trong quá khứ
2 - 26
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
C¸c c¸ch gi¶i qut xung ®ét
RỤT LUI
Rụt lui khi báút âäưng âang cọ
hồûc sàõp xy ra
 Chụng ta cọ thãø nhỉåüng bäü v qn nọ âi âỉåüc khäng?
 Täi khäng cọ thåìi gian âãø nghé vãư nọ.
 Täút hån l khäng nãn mảo hiãøm lm cho âäưng sỉû hồûc sãúp näøi giáûn
LM DËU
Lm gim hồûc trạnh táûp trung
vo cạc âiãøm khạc biãût, v nháún
mảnh tåïi nhỉỵng âiãøm tỉång âäưng
 Täi nghé ràòng âọ chè l mäüt sỉû hiãøu láưm.
 Chụng ta khäng cáưn thiãút phi lm to chuûn, chụng ta cọ nhiãưu
mäúi quan tám chung
ẸP BÜC
p âàût quan âiãøm ca mäüt ngỉåìi

cho ngỉåìi khạc
 Hồûc l cháúp nháûn quan âiãøm ca täi, hồûc l täi s chn mäüt cäüng
sỉû khạc.
 No chụng ta hy b phiãúu.
 Hy måí sạch ra v xem nhỉỵng ngun tàõc trong âọ nhỉ thãú no.
 Hy âi hi v lm theo kiãún ngỉåìi thỉï ba.

THA HIÃÛP
hồûc ÂIÃƯU
ÂÇNH
Tçm nhỉỵng gii phạp mang lải sỉû
hi lng nháút âënh cho cạc bãn
tham gia tranh ci, âàûc trỉng họa
båíi quan âiãøm “cho v nháûn”.
 Nãúu täi cháúp nháûn âiãøm ny, anh cọ thãø cháúp nháûn âiãøm kia ca täi
chỉï?

ÂÄÚI MÀÛT
Âäúi màût trỉûc tiãúp våïi xung âäüt våïi
phỉång thỉïc gii quút váún âãư, tỉì
âọ lm cho cạc bãn liãn quan vỉåüt
qua âỉåüc nhỉỵng báút âäưng ca
mçnh
 No hy ngäưi lải v xem váún âãư ca chụng ta l gç, v ngun nhán
ca váún âãư l åí chäù no?
 Nhỉỵng phỉång ạn khạc nhau no cọ thãø gii quút váún âãư ny?
Chụng ta âạnh giạ chụng nhỉ thãú no?
 Chụng ta cọ thãø nháút trê vãư mäüt gii phạp âỉåüc khäng?

2 - 27
2011-PTVinh HBK/KTQL Qun lý d ỏn
Tóm tắt các giải phát giải quyết xung đột
% các Giám đốc dự án từ
chối sử dụng giải pháp này
để giải quyết xung đột
% các Giám đốc dự án thích
dùng giải pháp này để giải quyết
xung đột
70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
đối mặt
Thoả hiệp
Làm dịu
ép buộc
Rút lui
2 - 28
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
C4: Lập kế hoạch và điều phối dự án
1. Tổng quan về lập kế hoạch dự án
2. Các công cụ cơ bản trong việc lập kế hoạch cho dự
án
3. Biểu đồ Gantt
4. Phương pháp CPM và PERT
5. Lập kế hoạch, điều phối dự án với chi phí và nguồn
lực hạn chế
2 - 29
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Chương 4:
Lập kế hoạch dự án

Tổng quan lập KH dự án
Các công cụ lập KH dự án
Quan hệ giữa thời gian và chi
phí khi lập KH dự án
Lập lịch trình dự án trong giới
hạn nguồn lực
2 - 30
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Tổng quan về lập kế hoạch dự án
 Lập kế hoạch: là quá trình dự kiến trước các vấn
đề, phân tích chúng, ước lượng các tác động có
thể xảy ra của chúng, và xác định các hành động
hướng dẫn chúng đạt những kết quả, mục tiêu và
mục đích mong muốn.
 Lập kế hoạch dự án: Là quá trình xác định trước
các hoạt động trong môi trường dự báo trước để
hoàn thành theo đúng trật tự các mục tiêu của dự
án.
Chức năng quan trọng nhất của quản lý dự án
2 - 31
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Tại sao phải lập kế hoạch dự án
 Đảm bảo đạt được mục tiêu
 Đảm bảo trình tự công việc
 Nâng cao khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực
 Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng
 Giúp việc kiểm tra và theo dõi
 Để truyền thông tin, giao tiếp và phối hợp tốt hơn
 Khuyến khích động viên
 Huy động vốn, tìm nguồn tài chính cho dự án

 Cung cấp dữ liệu
2 - 32
2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án
Các bước lập kế hoạch dự án
Xác định
Mục tiêu
Xác định
Công việc
Tổ chức
Lập KH
Nguồn lực
Lịch trình, tiến độ
Kế hoạch
Kiểm soát
Mô tả chi tiết
thiết kế dự án