Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Quế Phương

TS. Nguyễn Thu Liên
LỜI MỞ ĐẦU
Hội nhập kinh tế thế giới đặc biệt từ khi Việt Nam trở thành thành viên
chính thức của WTO, các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với nhiều
thách thức. Trước tình hình đó để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp
phải có những phương pháp quản lý có hiệu quả tình hình sản xuất kinh
doanh. Công tác kế toán với nhiệm vụ cơ bản là cung cấp thông tin về kinh tế
tài chính cho những người ra quyết định; là công cụ có hiệu quả trong việc
cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các tài liệu về cung ứng, dự trữ và sử
dụng tài sản từng loại trong quan hệ với nguồn hình thành từng loại tài sản đó,
góp phần bảo vệ tài sản; giám sát tình hình kinh doanh của công ty, góp phần
nâng cao hiệu quả tình hình kinh doanh, hiệu quả nguồn vốn; theo dõi tình
hình huy động và sử dụng, giám sát tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế,
các nghĩa vụ với Nhà nước, với các đơn vị bạn. Bởi những lý do đó mà công
tác kế toán có vai trò quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của
doanh nghiệp, cũng chính vì vậy mà công tác kế toán được đặt lên hàng đầu
trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp.
Công tác hạch toán tại các doanh nghiệp rất đa dạng, tùy theo quy mô,
lĩnh vực hoạt động, đặc điểm sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà
công tác kế toán tại doanh nghiệp đó cũng có sự khác nhau. Thời gian kiến
tập tại công ty TNHH Quế Phương em đã học hỏi và thu nhận được nhiều
kinh nghiệm thực tế quý báu về việc vận dụng những chuẩn mực, chế độ kế
toán tại công ty, đặc biệt là về cái nhìn tổng quát về tình hình phát triển và
hình thành của công ty.
Xuất phát từ nhận thức quan trọng của công tác hạch toán và quản lý
cùng với thời gian kiến tập tại công ty em đã được các anh chị ở công ty và cô
giáo TS. Nguyễn Thu Liên tận tình giúp đỡ, em đã có thể hiểu sâu sắc về
công ty nói chung, công tác kế toán nói riêng.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 1
TS. Nguyễn Thu Liên
Những kiến thức tích lũy trong quá trình kiến tập em xin được trình bày

trong báo cáo kiến tập này. Nội dung báo cáo gồm 3 phần:
Chương I: Tổng quan về công ty TNHH Quế Phương.
Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH Quế
Phương.
Chương III: Đánh giá tổ chức kế toán tại công ty TNHH Quế
Phương.
Do đây là lần đầu tiên em tiếp xúc với việc tìm hiểu công việc thực tế
và hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá
trình tìm hiểu, trình bày, đánh giá về công ty TNHH Quế Phương nên em rất
mong sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để báo cáo của em được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo, TS. Nguyễn Thu Liên, các anh chị
phòng Kế toán tại công ty TNHH Quế Phương đã giúp đỡ em hoàn thành báo
cáo này.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 2
TS. Nguyễn Thu Liên
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH
QUẾ PHƯƠNG
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Quế Phương tiền thân là Tổ hợp hướng nghiệp dệt may
nhân đạo, được thành lập từ năm 1997. Năm 2006, Công ty đã chuyển đổi từ
Tổ hợp hướng nghiệp dệt may nhân đạo thành Công ty TNHH một thành viên
với tên gọi Công ty TNHH Quế Phương.
Tên giao dịch của Công ty là : Que Phuong company limited (QUE
PHUONG CO.,LTD).
Trụ sở chính: Km 16 Thị trấn Trạm Trôi – Hoài Đức – Hà Nội.
Số điện thoại: (04) 33.861.123
Fax: (04) 33.862.058
Công ty TNHH Quế Phương là loại hình Công ty TNHH một thành
viên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh bao bì. Khi mới thành

lập, với 30 công nhân – chủ yếu là con em các cán bộ cựu chiến binh huyện
Hoài Đức và các khu vực lân cận, một nhà xưởng cũ nát và một dàn máy sản
xuất bao bì cùng với đội ngũ cán bộ còn chưa am hiểu nhiều về ngành sản
xuất bao bì, Tổ hợp hướng nghiệp dệt may nhân đạo đã vấp phải rất nhiều khó
khăn và thách thức. Đứng trước một mặt hàng mới mẻ và sự cạnh tranh của
thị trường, tập thể cán bộ công nhân viên Tổ hợp với ý chí vươn lên đã mạnh
dạn bắt tay vào sản xuất với phương trâm vừa làm vừa rút kinh nghiệm, vừa
làm vừa ổn định sản xuất. Ban quản lý Tổ hợp lúc đó đã họp bàn và đồng tâm
nhất trí chọn mặt hàng sản xuất bao bì làm mặt hàng chủ đạo cho Tổ hợp. Đây
là loại sản phẩm có khả năng phát triển bởi lẽ nóp phục vụ nhu cầu nội địa
đến các mặt hàng xuất khẩu.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 3
TS. Nguyễn Thu Liên
Theo thời gian, Với chức năng và nhiệm vụ của mình Tổ hợp ngày
càng phát triển với sự tăng lên nhanh chóng về sản lượng sản phẩm, số lượng
công nhân viên, số lượng khách hàng quan tâm và hợp tác. Và để mở rộng sản
xuất kinh doanh, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường năm
2006 Tổ hợp đã chuyển đổi thành công ty TNHH một thành viên với tên gọi
mới là Công ty TNHH Quế Phương.
Sau hơn 10 năm hoạt động kinh doanh, trải qua nhiều thăng trầm và
biến động nhưng với đường lối phát triển đúng đắn, sự đoàn kết một lòng
cộng với những nỗ lực không biết mệt mỏi của toàn thể cán bộ công nhân
viên, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ trên cả hai phương
diện kinh tế và xã hội. Đơn vị đã nhiều lần được nhận bằng khen các cấp, và
luôn được vinh danh là đơn vị dẫn đầu về doanh số do các đối tác trong và
ngoài nước bình chọn.
1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
1.2.1. Đặc điểm lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh và tổ chức hoạt động sản
xuất kinh doanh
1.2.1.1. Đặc điểm lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh

Để đạt hiệu quả cao trong quá trình sản xuất, việc tổ chức sản xuất phải
hết sức khoa học và cân đối, sản xuất như thế nào để khai thác tối đa các yếu
tố vật chất trong sản xuất, tận dụng hết máy móc, yếu tố vật tư, nguyên vật
liệu. Do đặc điểm sản xuất có tính dây chuyền, sản phẩm ở khâu trước là
nguyên liệu cho khâu sau nên việc bố trí sản xuất phù hợp sẽ tiêt kiệm vật tư,
tiết kiệm hao phí sức lao động. Ngoài ra việc bố trí sản xuất hợp lý còn có tác
dụng là tận dụng máy móc tạo ra sản phẩm mới, sản phẩm phụ trợ làm giảm
chi phí sử dụng máy, đáp ứng yêu cầu của công ty là hạ giá thành sản phẩm.
Nguyên liệu là một trong những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp
đến quá trình sản xuất và yếu tố đầu ra. Đó không phải là vấn đề quá phức
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 4
TS. Nguyễn Thu Liên
tạp, song lại đòi hỏi cung ứng kịp thời đúng chủng loại để đảm bảo chất lượng
của sản phẩm. Do sản phẩm của công ty là bao bì may công nghiệp nên
nguyên liệu đầu vào chủ yếu là hạt nhựa các loại như: hạt trắng, hạt xanh, hạt
đỏ...; vật liệu phụ như: tẩy, bột màu,...; nhiên liệu như: xăng, dầu,...
Trước đây phần lớn nguyên liệu được nhập khẩu nhưng nay Công ty đã
thay thế đầu vào từ các nguồn trong nước: từ các công ty hạt nhựa Việt Nam.
Việc nhập khẩu chủ yếu đối với công cụ, dụng cụ và phụ tùng thay thế do vấn
đề phù hợp thiết bị công nghệ. Do đó giá mua vào của nguyên vật liệu phụ
thuộc vào thị trường nội địa.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là bao bì dùng cho nhu cầu xuất khẩu và
nội địa. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty tập trung ở các tỉnh phía
Bắc. Công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng của các bạn hàng chính là:
Công ty cơ điện và vật liệu nổ 31 – Nhà máy Z131 Quốc phòng; Công ty cơ
khí hóa chất 13; Công ty điện cơ hóa chất 15; Công ty CP giống cây trồng
TW; Viện công nghệ Xạ Hiếm; Công ty CP Khoáng sản Hòa Bình; Công ty
CP TM Sài Gòn; Tổng công ty muối...
Ở thị trường miền bắc, đối thủ cạnh tranh lớn nhất của công ty là Xí
nghiệp thương mại và bao bì Hà Nội và Công ty sản xuất bao bì liên doanh

Việt Nam – Daewoo. Những công ty này có lợi thế hơn so với công ty về
nguyên vật liệu, giá bán, tiến độ, thời điểm cung cấp... Do đó, họ có thể hạ giá
thành, giảm giá bán sản phẩm, tạo sự cạnh tranh quyết liệt với công ty.
1.2.1.2. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh
Thành phẩm được sản xuất ra phải đảm bảo yêu cầu về chất lượng, số
lượng, đúng thời gian quy định, mẫu mã, chủng loại.
Như vậy quy trình sản xuất sản phẩm của công ty là sản xuất phức tạp
kiểu liên tục, sản phẩm được trải qua nhiều giai đoạn sản xuất kế tiếp nhau.
Các mặt hàng mà công ty sản xuất có vô số kiểu cách, chủng loại khác nhau.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 5
TS. Nguyễn Thu Liên
Song tất cả đều phải trải qua các giai đoạn như: kéo sợi, dệt, cắt, may, viền
miệng…. Riêng với những mặt hàng có yêu cầu in ấn thì trước khi may phải
trải qua giai đoạn in ấn ở phân xưởng sản xuất kinh doanh phụ.
Ta có thể thấy được quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở Công ty
TNHH Quế Phương như sau:
Sơ đồ I.1 : Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
ở Công ty TNHH Quế Phương
Đặc điểm tổ chức sản xuất
Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất bao bì theo quy trình công nghệ
khép kín từ kéo sợi chỉ, dệt, cắt, may, in ấn.... bằng các máy móc thiết bị công
nghệ tiên tiến, hiện đại chuyên dùng với một số lượng sản phẩm tương đối
lớn. Nguyên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm là hạt nhựa với một số lượng
nguyên phụ liệu như: bột màu, tẩy, hạt AH... Tính chất sản xuất của các loại
hàng trong công ty là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, loại hình sản xuất hàng
loạt, số lượng lớn, chu kỳ sản xuất ngắn. Điều này ảnh hưởng đến tổ chức sản
xuất và tổ chức quản lý của Công ty.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 6
Nguyên
vật liệu

(Hạt)
Nguyên
vật liệu
(Hạt)
Kéo sợi
thánh
sợi chỉ
Kéo sợi
thánh
sợi chỉ
Dệt
thành
manh
Dệt
thành
manh
Cắt
manh
Cắt
manh
In ấn
In ấn
May bao và
viền miệng
May bao và
viền miệng
Thành phẩm
nhập kho
Thành phẩm
nhập kho

TS. Nguyễn Thu Liên
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất sản phẩm và đặc điểm quy trình công
nghệ, Công ty tiến hành tổ chức sản xuất theo các tổ sản xuất chuyên trách,
mỗi tổ đảm nhiệm một công việc riêng nhưng có mối liên hệ khăng khít, phối
hợp với nhau chặt chẽ. Bộ phận sản xuất chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó
giám đốc phụ trách tổ chức – sản xuất và phòng Kế hoạch sản xuât, bao gồm
5 tổ: Tổ chỉ, tổ dệt, tổ cắt may, tổ in lưới và tổ cơ khí.
- Tổ chỉ: Dưới sự điều hành của trưởng ca, công nhân đảm bảo các
công việc sau: Xuất, nhập NVL và sản phẩm theo yêu cầu sản xuất, ký nhận
vào phiếu xuất, nhập kho để làm căn cứ cho đỉểm và tính lương. Thực hiện
công việc đúng quy trình (Trộn, xả, đổ nguyên liệu, lấy màng, đưa qua lô
quấn, kéo và lên sợi, thay ống, xuống dàn).
- Tổ dệt: Dưới sự điều hành của trưởng ca, công nhân đảm bảo các
công việc sau: Xuất, nhập NVL và sản phẩm theo yêu cầu sản xuất, ký nhận
vào phiếu xuất, nhập kho để làm căn cứ cho đỉểm và tính lương. Thực hiện
đúng các thao tác kỹ thuật đảm bảo chất lượng của manh dệt. Manh phải đúng
và đủ kích cỡ, các sợi chỉ ở đầu cây và thoi phải đúng độ dày mỏng theo yêu
cầu.
- Tổ cắt may: Dưới sự điều hành của trưởng ca, công nhân đảm bảo
các công việc sau: Xuất, nhập NVL và sản phẩm theo yêu cầu sản xuất, ký
nhận vào phiếu xuất, nhập kho để làm căn cứ cho đỉểm và tính lương. Thường
xuyên kiểm tra kích thước, trọng lượng, loại bao cắt ra đảm bảo đúng tiêu
chuẩn.
- Tổ cơ khí: phụ trách các vấn đề về điện, sửa chữa, bảo dưỡng máy
móc thiết bị trước, trong và sau khi sản xuất để đảm bảo máy móc thiết bị vận
hành tốt.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 7
TS. Nguyễn Thu Liên
1.2.2. Một số chỉ tiêu tài chính của công ty
Giai đoạn đầu sau khi thành lập, do việc đầu tư trang thiêt bị, hệ thống

kho vận còn lạc hậu, bộ máy nhân sự ít ỏi và đối mặt với trở ngại trong việc
định vị thị trường, tìm kiếm khách hàng, lựa chọn sản phẩm…, công ty gặp
không ít khó khăn, thậm chí không có lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh. Tuy
nhiên, trong những năm gần đây, với sự mở rộng quy mô kinh doanh, đầu tư
cơ sở hạ tâng kho bãi, thiết bị vận chuyển cộng với sự hoạt động nhiệt tình,
năng động của bộ máy cán bộ, nhân viên có năng lực và trình độ chuyên môn
cao, Công ty đã có những bước chuyển mình rõ rệt, dần tạo được chỗ đứng
trong lòng người tiêu dùng. Số liệu báo cáo cho thấy, công ty đã hoạt động
hiệu quả và khởi sắc từ những năm 2000 trở lại đây. Dưới đây là một số thành
tựu mà công ty đạt được qua ba năm hoạt động gần đây:
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 8
TS. Nguyễn Thu Liên
Đơn vị tính: VNĐ

Biểu số I.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Quế
Phương trong 3 năm (2007 – 2009).
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 9
TS. Nguyễn Thu Liên
Biểu số I.2: ROA VÀ ROE
của công ty TNHH Quế Phương giai đoạn 2007 - 2009
Bảng số liệu phân tích trên cho thấy, doanh thu của công ty tăng liên tục
trong 3 năm 2007 – 2009, trong đó, doanh thu năm 2008 tăng 9,9% so với
năm 2007; nhưng lợi nhuận ròng tăng 37,62%, đẩy cao tỷ lệ ROA, ROE
nguyên nhân là do chi phí bán hàng giảm 26,71% trong khi doanh thu vẫn
tăng. Chứng tỏ công tác tiêu thụ được thực hiện tốt. Mặt khác trong năm 2008
tổng TSCĐ giảm mạnh nên cũng đẩy ROA và ROE tăng lên.
Vào thời điểm 6 thàng cuối năm 2008, tình hình kinh tế có nhiều biến
động thất thường về giá cả do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn
cầu, ví vậy nhiều doanh nghiệp trong nước đã gặp khó khăn trong việc sản
xuất kinh doanh, công ty TNHH Quế Phương cũng không phải là ngoại lệ.

Đứng trước nguy cơ sụt giảm thị phần do giảm sút đơn đặt hàng từ những đối
tác quen thuộc, ban lãnh đạo công ty đã đưa ra những điều chỉnh hợp lý về giá
cả và chính sách ưu đãi nhằm tăng doanh số tiêu thụ. Chính vì thế, lợi nhuận
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 10
TS. Nguyễn Thu Liên
sau thuế của doanh nghiệp vẫn giữ mức tăng trưởng khá cao, cụ thể chỉ tiêu
này tăng 37,62% so với năm 2007.
Bước vào năm 2009, công ty đã mở rộng sản xuất, sắm thêm dây truyền
sản xuất hiện đại làm tổng TSCĐ tăng, công ty cũng đã chớp thời cơ ký thêm
được hợp đồng với một số khách hàng mới làm doanh thu tiêu thụ năm 2009
của công ty tăng 38.2% so với năm 2008, giá vốn hàng bán tăng 37,42%, tuy
cùng tăng nhưng dấu hiệu đáng mừng là giá vốn tăng chậm hơn doanh thu.
Chi phí bán hàng giảm không đáng kể trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp
tăng hơn 61% làm lợi nhuận ròng giảm, thêm vào đó TSCĐ tăng làm cả ROA
và ROE đều giảm.
Như vậy tình hình tài chính của công ty trong 3 năm gần đây đã và đang
chuyển biến theo hướng tích cực mặc dù chưa được hoàn thiện. Cơ cấu tài sản
biến động dần phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp sản xuất. Tài sản được
tăng cường đầu tư đổi mới, quy mô sản xuất kinh doanh được mở rộng, chứng
tỏ công ty đang chuyển mình mạnh mẽ.
1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Ban giám đốc có Giám đốc, 2
Phó Giám đốc và bộ máy giúp việc cho Ban Giám đốc gồm các trưởng phòng,
các nhân viên thuộc các phòng ban trong Công ty.
Dưới đây là sơ đồ thể hiện mô hình quản lý của Công ty TNHH Quế
Phương:
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 11
TS. Nguyễn Thu Liên
Sơ đồ I.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Quế Phương
Chỉ đạo trực tiếp

Phối hợp trong công việc
Theo sơ đồ trên ta thấy bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được tổ
chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng. Mỗi bộ phận, phòng ban đều có
những chức năng, nhiệm vụ riêng, đều chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám
đốc mà người đứng đầu là Giám đốc Công ty – người chịu trách nhiệm trước
pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty và phải báo
cáo tình hình sản xuất kinh doanh cho Ban Giám đốc Công ty. Trợ giúp cho
giám đốc là phó giám đốc và phụ trách các bộ phận trong Công ty để điều
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 12
Gi¸m ®èc
Phã gi¸m ®èc
Phụ trách Kinh doanh
Phã gi¸m ®èc
Phụ trách Tổ chức – Sản xuất
Phòng
Kinh doanh
Phòng
Kế toán
Phòng Kế hoạch
sản xuất
Phòng
TC - HC
TS. Nguyễn Thu Liên
hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời, các bộ phận,
phòng ban lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo tính hiệu quả
trong sản xuất kinh doanh cũng như trong toàn Công ty.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Quế
Phương khá chặt chẽ và hợp lý. Tổng số công nhân viên của công ty là 157
người, trong đó có 30 người làm nhân viên thuộc bộ phận quản lý, 127 người
là công nhân trực tiếp sản xuất.

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty:
- Ban Giám đốc:
 Giám đốc: Công ty thực hiện chế độ một thủ trưởng theo ủy quyền
của Ban Giám đốc Công ty. Giám đốc là người đại diện cho Công ty trong các
quan hệ bên ngoài, có quyền quyết định thực hiện sản xuất kinh doanh, tổ
chức nhân sự, tài chính kế toán của Công ty theo chế độ hiện hành của nhà
nước và điều lệ Công ty.
 Phó giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc thực hiện những
hoạt động của mình, đồng thời thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động của
Công ty khi Giám đốc vắng mặt.
- Hệ thống các phòng ban bao gồm:
 Phòng kinh doanh: Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty và
thực hiện các thao tác nghiệp vụ giúp việc cho Ban Giám đốc trong việc chỉ
đạo công tác kinh doanh thương mại.
 Phòng kế toán: Thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về mặt
quản lý tài chính và công tác quản lý kinh doanh, luôn đảm bảo nhu cầu về
vốn theo đúng chế độ để phhục vụ cho việc triển khai mọi hoạt động của
Công ty theo đúng yêu cầu, chức năng và chế độ kế toán hiện hành.
 Phòng kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng,
chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tiến độ và chất lượng hàng hóa.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 13
TS. Nguyễn Thu Liên
 Phòng tổ chức – hành chính: Thực hiện công tác quản lý và sử dụng
lao động, quản lý hành chính làm hậu cần về phương tiện kinh doanh và cơ sở
vật chất phục vụ cho mọi hoạt động của Công ty, tổ chức thực hiện chế độ
chính sách đối với cán bộ công nhân viên làm công tác tiền lương, nâng bậc
lương, khen thưởng – kỷ luật, nghĩa vụ quân sự.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 14
TS. Nguyễn Thu Liên
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI

CÔNG TY TNHH QUẾ PHƯƠNG
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Trong hệ thống hoạt động của công ty, bộ máy kế toán đóng vai trò đặc
biệt quan trọng. Chính vì thế, công tác tổ chức bộ máy kế toán được công ty
hết sức quan tâm nhằm đảm bảo cho bộ phận này hoạt động đúng chức năng
và mang lại hiệu quả nhất.
Bộ máy kế toán của công ty được chia thành những bộ phận khác nhau,
mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện chức năng đối với từng phần hành kế
toán của công ty. Các bộ phận này nằm dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng,
đồng thời có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Các nhân viên kế toán trong bộ
máy kế toán có sự tương tác qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần
hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí lệ thuộc, chế
ước lần nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân
công tạo lập mối liên kết chặt chẽ giữa
các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công
tác kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo phương pháp tập trnng. Mô hình tổ
chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện thông qua sơ đồ sau :
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 15
TS. Nguyễn Thu Liên
Sơ đồ II.1 : Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Quế Phương
Dưới đây là chức năng và nhiệm vụ của các mắt xích trong bộ máy kế
toán của công ty :
Kế toán trưởng: là thành viên của Ban giám đốc, là người được bổ
nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán, người chỉ đạo chung và tham mưu chính
cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh
nghiệp. Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh
những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất (có lợi cho
doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp), phân chia nhiệm vụ và quyền hạn truy xuất

thông tin trong công tác sử dụng phần mềm kế toán của kế toán viên, ký duyệt
việc lập các báo cáo tài chính cuối quý, cuối năm.
Kế toán phụ trách các phần hành kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ và
kế toán tiền lương
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 16
Kế toán
trưởng
Kế toán
trưởng
Kế toán vốn
bằng tiền,
thanh toán,
TSCĐ
Kế toán vốn
bằng tiền,
thanh toán,
TSCĐ
Thủ quỹ
Thủ quỹ
Kế toán VL,
CCDC, tiền
lương
Kế toán VL,
CCDC, tiền
lương
Kế toán chi
phí sản xuất
và giá thành,
thành phẩm,
tiêu thụ

Kế toán chi
phí sản xuất
và giá thành,
thành phẩm,
tiêu thụ
TS. Nguyễn Thu Liên
Kế toán Vật liệu và công cụ dụng cụ: phan ánh kịp thời, chính xác, đầy
đủ các nghiệp vụ liên quan đến vật liệu, CCDC nhỏ cung cấp thông tin phục
vụ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Kế toán lương: có nhiệm vụ tính tiền lương và công, tiền thường và các
khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Kế toán phụ trách các phần vốn bằng tiền, thanh toán, TSCĐ:
Kế toán vốn bằng tiền: Hàng ngày, phản ảnh tình hình thực thu chi và
tổng quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ
sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền
mặt. Phản ánh tình hình tăng, giảm số và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày,
giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình thu, chi
tiền mặt thanh toán với đối tác, các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng. trong
kỳ hàng ngày nhập liệu cho các phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, Có của ngân
hàng, cuối kỳ in các báo cáo như Sổ quỹ tiền mặt, Bảng kê thu – chi…
Kế toán TSCĐ: theo dõi, quản lý, phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ
và trích khấu hao TSCĐ.
Kế toán phụ trách các phần chi phí sản xuất và giá thành, thành phẩm,
tiêu thụ:
Kế toán chi phí sản xuất và giá thành: tổ chức ghi chép, phản ánh chính
xác, kịp thời về các chi phí phát sinh theo các yếu tố: Chi phí NVL trực tiếp,
chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có trách nhiệm phản ánh
kịp thời, chính xác tình hình nhập kho và xuất kho thành phẩm, theo dõi và

phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm theo từng loại kể cả về số lượng và
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 17
TS. Nguyễn Thu Liên
giá trị, phản ánh chính xác tình hình thu hồi tiền, công nợ, thanh toán công
nợ, xác định kết quả của việc tiêu thụ sản phẩm.
Thủ quỹ : Có nhiệm vụ lĩnh tiền mặt tại ngân hàng về nhập quĩ, thu tiền
mặt bán hàng và thu các khoản thanh toán khác, chi tiền mặt, theo dõi thu, chi
quĩ tiền mặt hàng ngày. Mọi khoản chi của thủ quỹ đều phải được cấp trên có
thẩm quyền phê duyệt, thủ quỹ ghi phiếu chi và chuyển cho kế toán rồi đối
chiếu số liệu sau đó ghi thông tin vào sổ quỹ.
2.2. Vận dụng chế độ kế toán tại công ty
2.2.1. Chính sách kế toán chung
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định sô 15/2006/QD-
BTC ngày 20/03/2006. Theo đó:
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tế sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng ( VND )
- Nguyên tăc hạch toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ, vàng, đá
quý : Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
- Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định giá trị
theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán theo phương pháp giá
bình quân gia quyển cả kì dự trữ.
- Phương pháp tình khấu hao TSCĐ hữu hình: Doanh nghiệp tính khấu
hao TSCĐ hữu hình theo phương pháp đường thẳng. Thời gian để tính khấu
hao được xác định theo Quyết định số 203/2006/QĐ-BTC như sau:
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 18
TS. Nguyễn Thu Liên
Nhóm tài sản Thời gian khấu hao (Năm)

Nhà xưởng, vật kiến trúc 06 - 20
Máy móc thiết bị 05 – 10
Phương tiện vận tải 06 – 10
Dụng cụ quản lý 03 – 05
- Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (VAT): Thuế Giá trị gia tăng
được tính theo Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát
sinh một giao dịch hàng hoá được xác định trên cơ sở đáng tin cậy và Công ty
có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu cung cấp
dịch vụ được ghi nhận khi có bằng chứng về tỷ lệ dịch vụ cung cấp được hoàn
thành tại ngày kết thúc niên độ kế toán.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế Thu nhập doanh
nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập hoãn lại: Thuế thu nhập Doanh
nghiệp được tính ở mức 28% lợi nhuận kế toán trước thuế đối với những báo
cáo tài chính trước năm 2008 và ở mức 25% cho báo cáo tài chính các quý,
báo cáo tài chính cuối năm kể từ 01/01/2009 tương ứng với thời điểm có hiệu
lực của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2008.
2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ tại công ty
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006/QD –
BTC ngày 26/03/2006. Áp dụng theo quyết định này hệ thống chứng từ kế
toán của công ty bao gồm các loại chứng từ trong các lĩnh vực:
- Lao động tiền lương gồm các chứng từ như: bảng chấm công, bảng
thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền
thưởng, Bảng phân bổ lương – BHXH, Bảng tổng hợp chi trả lương-BHXH,
BHYT …
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 19
TS. Nguyễn Thu Liên
- Hàng tồn kho gồm các chứng từ như: phiếu nhập kho, hóa đơn mua
hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ,
hàng hóa, bảng kê mua hàng,..

- Tiền tệ gồm các chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền ,
giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng,…
- Tài sản cố định gồm các chứng từ như: biên bản giao nhận TSCĐ, biên
bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, …
Công ty TNHH Quế Phương tập hợp chứng từ phát sinh hàng ngày và được
luân chuyển theo 4 bước:
- Lập chứng từ: chứng từ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh liên quan tới hoạt động của công ty và chứng từ kế toán chỉ được lập
một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra chứng từ: trước khi được dùng để ghi sổ các chứng từ kế toán
sẽ được kiểm tra về các mặt như: nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, số
liệu kế toán được phản ánh trên chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp (chữ ký ,
con dấu,…).
- Ghi sổ: sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành việc phân loại, sắp
xếp các chứng từ và ghi vào sổ liên quan tới các chứng từ đó.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ: công ty bảo quản chứng từ kế toán trong
phòng hồ sơ của xí nghiệp trong các tủ đựng chứng từ. Công ty lưu trữ chứng
từ ít nhất là 5 năm kể từ ngày lập chứng từ.

Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 20
TS. Nguyễn Thu Liên
Sơ đồ II.2: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
công ty TNHH Quế Phương
2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty
- Hầu hết là TK kế toán theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ban hành
ngày 26/03/2006. Tuy nhiên để vận dụng tốt hơn và phù hợp với phần mềm
kế toán của công ty, công ty đã tạo thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3.
- Bộ phận kế toán Công ty hiện sử dụng hai phương pháp mã hóa cơ bản
để phân cấp tài khoản trong kế toán máy ở là mã hóa phân cấp (sử dụng dãy
số kéo dài về phía phải để chi tiết cho đối tượng) và mã hóa tổng hợp, loại mã

hóa kết hợp của mã hóa phân cấp với mã hóa gợi nhớ (sử dụng tên viết tắt của
đối tượng để đại diện cho đối tượng đó). Phân cấp theo phương pháp mã hóa
phân cấp thường được kế toán Công ty áp dụng cho các tài khoản trên bảng
Cân đối kế toán, bao gồm: tiền mặt, hàng tồn kho, nợ ngắn hạn dài hạn, vốn
chủ sở hữu…Ví dụ : TK tiền mặt là 111 có hai TK chi tiết là TK tiền mặt Việt
Nam- 1111 và TK tiền mặt nước ngoài - 1112. Phân cấp theo phương pháp
mã hóa tổng hợp được dùng với các tài khoản công nợ chi tiết cho các khách
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 21
Lập chứng từ
Lập chứng từ
Kiểm tra chứng từ
Kiểm tra chứng từ
Ghi sổ kế toán
Ghi sổ kế toán
Lưu trữ, bảo quản
chứng từ
Lưu trữ, bảo quản
chứng từ
TS. Nguyễn Thu Liên
hàng hoặc các tài khoản cấp 3 của tài khoản tiền gửi để chi tiết cho các ngân
hàng. Ví dụ: TK 1121- tiền gửi ngân hàng VNĐ có TK chi tiết là TK
1121AGR - tiền gửi VNĐ Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Việt Nam.
- Về nguyên tắc phân cấp, việc phân cấp tài khoản được bộ phận kế toán
Công ty xác định dựa theo một số tiêu thức sau: với các tài khoản liên quan
đến tiền gửi ngân hàng thì phân cấp chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng ngân
hàng (chủ yếu là các ngân hàng trên địa bàn Hà Nội); với các tài khoản công
nợ chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng khách hàng thường xuyên (như các
đại lý của Công ty ở Hà Nội và các tỉnh thành miền Bắc), khách hàng có ít
giao dịch sẽ được gộp vào một tài khoản cấp 3 chung cho khách lẻ, tài khoản

hàng hóa chi tiết cho từng loại hàng. Các tài khoản còn lại sử dụng theo hệ
thống tài khoản chuẩn của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC đã đề cập ở trên.
2.2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ tại công ty
Hình thức áp dụng là sổ Nhật ký chung (Hạch toán trên phần mềm kế
toán). Các mẫu sổ được thiết kế theo đúng hình thức và kết cấu quy định và
phù hợp với phần mềm kế toán.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 22
TS. Nguyễn Thu Liên
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ
: Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ II.3: Tổ chức sổ kế toán tại công ty TNHH Quế Phương
(Hình thức nhật ký chung)
Hiện tại, công ty áp dụng phần mềm kế toán MISA, được thiết kế dựa
trên đặc diểm tình hình hoạt động kinh doanh đặc thù của công ty. Quy trình
đối với việc nhập liệu và in báo cáo trên phần mêm này được thể hiện qua sơ
đồ sau đây :
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 23
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký
chung
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ Cái
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài

chính
Sổ Nhật ký
đặc biệt
TS. Nguyễn Thu Liên
Sơ đồ II.4 : Trình tự váo sổ liệu kế toán trên máy tính
tại công ty TNHH Quế Phương
2.2.5. Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo tại công ty
Công ty đang áp dụng hệ thống báo cáo kế toán theo quyết định số
15/2006/QD – BTC ban hành ngày 26/03/2006 bao gồm các bảng báo cáo
chính sau :
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả kinh doanh
• Thuyết minh báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán: được lập căn cứ vào số dư trên các sổ kế toán
tổng hợp, sổ kế tóan chi tiết trên các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 và
các TK ngoài bảng và dựa vào bảng cân đối kế toán của niên độ trước.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 24
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán
Phần mềm vi tinh
Phần mềm vi tinh
Sổ kế toán
Sổ chi tiết
Sổ tổng hợp
Sổ kế toán
Sổ chi tiết

Sổ tổng hợp
Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng hoặc cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
TS. Nguyễn Thu Liên
Báo cáo kết quả kinh doanh: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh
doanh của năm trước và các sổ chi tiết các TK từ loại 5 đến loại 9, sổ chi tiết
các loại thuế phải nộp nhà nước.
Thuyết minh báo cáo tài chính: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh
doanh và bảng cân đối kế toán của kỳ báo cáo và dựa trên thuyết minh báo
cáo tài chính của năm trước.
Các báo cáo kế toán này được lập vào giữa niên độ và cuối niên độ và
được trình lên Ban Giám đốc Công ty và các cơ quan thuế vào cuối mỗi quý.
Ngoài 3 loại báo cáo trên, công ty còn lập các biểu sau trong Báo cáo tài
chính :
• Tờ khai quyết toán thuế TNDN
• Bảng cân đối tài khoản
• Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước
Bên cạnh báo cáo thuế(nhằm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước ),
công ty còn xây dựng hệ thống báo cáo quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu
ngắn hạn và dài hạn của công ty. Để phù hợp với quy mô hoạt động, doanh
nghiệp tổ chức hoạt động kế toán quản trị theo hình thức kết hợp. Theo hình
thức này thì kế toán viên phụ trách phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế
toán tài chính và kế toán quản trị của cùng phần hành kế toán đó. Các báo cáo
quản trị được lập định kì theo tháng, quý, hoặc năm. Dưới đây là một số báo
cáo quản trị được lập chủ yếu trong doanh nghiệp :
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí
cho từng quý và cho cả năm.

• Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng sản phẩm, từng công
ty thành viên (Báo cáo bộ phận).
• Báo cáo bán hàng, mua hàng.
Tạ Thị Thu Hiền – CQ490939 25