9 kỹ năng mềm chương trình hợp tác việt nam – thụy sĩ

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S











TRUNG TÂM PH BIN KIN THC
D ÁN PTTH



1. iu hành cuc hp

Tháng 11, 2003










Da theo tài liu ca trng Harvard Business
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
IU HÀNH CUC HP

T chc thành công cuc hp là công vic mà bt c ngi lãnh đo
có nng lc nào cng cn phi có kh nng thc hin. ây là mt
vic không d dàng gì. Các cuc hp nên đc t chc nh th nào?
làm th nào đ bit chc chn ngi tham d s đn đúng gi?
Truyn đt cho mi ngi nh th nào? T chc thc hin công vic
sau cuc hp ra sao?

Trong tài liu này, bn s hc cách xây dng mc tiêu cho cuc hp,
hình thành ni dung sát vi thc t, tip xúc vi nhng ngi khác
trong cuc hp, và lp k hoch đ bin nhng quyt đnh thành hành
đng.

1. Loi hình và mc đích cuc hp


Có th t chc mt cuc hp vi nhiu mc đích. Loi hình
trong cuc hp có th phân chia thành ba lnh vc nh sau:
• Cuc hp đ gii quyt vn đ
• Cuc hp đ đa ra quyt đnh
• Các loi hình khác: Truyn đt, báo cáo và hp đ tip nhn
ý kin phn hi


2. 14 bc lp k hoch, trin khai thc hin và theo dõi


1. m bo là cuc hp thc s cn thit.

Triu tp cuc hp khi:

• bn cn c nhóm cung cp thông tin hoc t vn.
D án Phát trin ô th ng Hi 1
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• bn mun Nhóm tham gia đa ra quyt đnh hoc gii quyt
vn đ.
• bn mun làm rõ mt vn đ mà trao đi vi tng ngi mt
không mang li kt qu.
• bn mun chia s thông tin, thành công hoc quan tâm đn
c nhóm.

Không nên t chc cuc hp nu:
• ch liên quan đn nhng vn đ cá nhân
• bn không có thi gian chun b
• có cách khác hiu qu hn nh nhc nh, th đin t hoc
đin thoi
• vn đ đã đc gii quyt
• ni dung cuc hp không hu ích đi vi mi ngi.

2. Xác đnh và làm rõ các mc tiêu và tin trình cuc hp.

• Da vào mc tiêu c th ca cuc hp bn s quyt đnh ai
là ngi bn mun mi đn d và cuc hp nên đc t
chc nh th nào. (đ thông báo, gii quyt vn đ, khuyn
khích mi ngi đóng góp ý kin hoc đi đn kt lun?)
• Mc tiêu ca cuc hp cn phi c th, rõ ràng và kh thi.
• Phân công vai trò và trách nhim và đm bo là nhng vai
trò quan trng đc đm nhim chu đáo:
o lãnh đo: nên điu khin cuc hp và gii thích rõ mc
đích, mc tiêu, khó khn và phm vi quyn hn. Chu
trách nhim và theo dõi tình hình thc hin sau cuc

hp
o chuyên gia: Hng dn nhóm thông qua cuc tho
lun, gii quyt vn đ và quá trình đa ra quyt đnh
D án Phát trin ô th ng Hi 2
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
trong cuc hp. óng góp kin thc chuyên môn khi
đc yêu cu. Có th chu trách nhim đi vi công
vic hu cn trc và sau cuc hp.
o th ký: ghi li các ni dung, ý kin và quyt đnh chính
ca cuc hp. Th ký cng có th d tho các biên
bn hoc bn ghi chép sau cuc hp.
o ngi cng tác: tham gia mt cách tích cc vào cuc
hp bng cách đóng góp ý kin và tho lun đúng
hng.

• Xác đnh rõ ai là ngi ra quyt đnh
• Xác đnh cách thc đa ra các quyt đnh nh th nào: do
lãnh đo, do b phiu nhóm, hoc thng nht ý kin chung.
• Xây dng ni dung hp và s dng danh mc kim tra đ
xây dng ni dung c th. (Xem mc 2.4).

3. Thu hút s tham gia ca nhng ngi cn thit.

Cuc hp nên bao gm nhng ngi nh sau tham gia:
• nhng ngi s đa ra quyt đnh cui cùng
• có quyn lc trong vic ng h hoc ngn cn các quyt đnh
• có th cung cp ngun thông tin liên quan
• cam kt gii quyt các vn đ hoc thc hin quyt đnh
• có th trình bày quan đim ca các bên tham gia quan trng.

Mi các thành viên ch cht tham gia vào cuc hp bng cách:
• mi riêng tng ngi và t chc cuc hp phù hp vi thi
gian ca h
• trao cho h vai trò ch đng hoc khai thác li ích khi h
tham gia cuc hp.
D án Phát trin ô th ng Hi 3
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
4. Cung cp trc chng trình cuc hp.

a vào chng trình nhng ni dung thích hp nh sau:
• mc đích cuc hp
• kt qu hoc mc tiêu đt ra
• ngày, gi và đa đim
• đi tng tham gia
• vai trò ca ngi tham gia
• ni dung công vic cùng vi trách nhim ca tng cá nhân
và b trí thi gian thc hin
• các tài liu c bn v cuc hp hoc k hoch chun b
• thi gian cuc hp.

Ni dung tho lun ch bao gm nhng vn đ mà nhóm có th
thc hin đc trong khong thi gian cho phép. i vi cuc
hp kéo dài trong hai ting đng h thì ch nên tho lun không
qúa nm vn đ chính, hoc trong cuc hp kéo dài 30 phút thì
ch nên tho lun mt vn đ.

Trình t các ni dung tho lun:
• tìm các nhân t có nh hng ln nhau
• tách nhng ý kin thuc loi chia s thông tin vi nhng ý
kin cn phi tho lun gii quyt

• đi t các vn đ d đn các vn đ phc tp và gây tranh cãi
nht.

5. Thm dò trc ý kin ca nhng ngi tham d chính

Bn có th chun b cuc hp tt hn nu bn:

D án Phát trin ô th ng Hi 4
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Bit trc đc ý kin ca nhng ngi tham d chính ca
cuc hp v các vn đ quan trng
• tho lun vi h nhng ý kin mà bn mun h chia s vi
nhng ngi tham gia khác.
Bn có th chn la đ điu chnh ni dung cuc hp ca bn
da trên thông tin t nhng ngi tham gia chính cung cp cho
bn trc cuc hp.

6. Chun b cho cuc tho lun và quyt đnh s đa ra

• Thu thp tài liu và d liu liên quan
• Nói chuyn vi nhng ngi tham gia v ý kin cng nh
các mc tiêu ca h
• ng viên nhng ngi tham gia phát huy vai trò ca mình
và cho h thy rng bn quan tâm đn ý kin ca h.
• Tóm tt ni dung cuc hp vi lãnh đo và cp trên ca bn,
nhng ngi không th tham gia cuc hp nhng rt quan
tâm đn kt qu cuc hp này.
• Phân phát chng trình và các thông tin liên quan

7. Nêu rõ mc đích và mc tiêu ca cuc hp

Nu bn trình bày rõ mc đích và mc tiêu ca cuc hp ngay
vào đu cuc hp, bn có th gim thiu đc vic đi lc đ
hoc tránh s đ cp đn các vn đ không liên quan.

8.  tt c mi ngi có c hi phát biu

• iu chnh mc đ đóng góp ca bn đ đm bo rng bn
không quá áp đt
D án Phát trin ô th ng Hi 5
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Kim soát nhng ngi hay ct ngang và nhng ngi hay
áp đo trong cuc hp; to c hi cho nhng ngi ít nói
cng tham gia ý kin
• Cn có thái đ tích cc và đng viên v nhng vn đ mà
mi ngi phát biu
• Can thip nu có mt ngi phê bình hoc công kích ý kin
ca nhng ngi khác
• Ghi li các ý kin đóng góp vào mt t giy kh rng đ mi
ngi cùng nhìn thy
• Khi bn cm thy có nhiu ý kin mun đóng góp cho mt
vn đ, cn quan sát và lng nghe tt c nhng ý kin ca
ngi mun đóng góp
• Hi nhng ngi tham gia xem h đang ngh gì. Yêu cu
nhng ngi cha đóng góp ý kin phát biu
• Chia thành các nhóm hai hoc ba ngi và yêu cu các
nhóm có báo cáo tr li
• ng quá vi vàng b phiu hay đa ra quyt đnh.

9. Có kt lun cho tng vn đ

Khi ra quyt đnh, nhóm có th b phiu hoc dung hoà ý kin
(hai bên cùng thng nht) hoc ngi lãnh đo có th t đa ra
quyt đnh:
• B phiu cho bn kt qu nhanh hn
• Dung hoà ý kin thng khó hn và mt nhiu thi gian
hn. Trong dung hoà ý kin, không phi tt c mi ngi đu
đng ý vi quyt đnh nhng vn nht trí là ng h quyt
đnh đó.
D án Phát trin ô th ng Hi 6
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Quyt đnh ca lãnh đo thng tn ít thi gian nht. Khi
áp dng phng pháp này, điu quan trng là tt c các
thành viên đu cm thy quan đim ca h đc lng nghe.

10. Kt thúc cuc hp vi mt K hoch hành đng và
truyn đt

Các cuc hp kt thúc không có mt k hoch hành đng và
truyn đt s không đ ra đc mt hành đng nào sau khi
cuc hp kt thúc. Mt k hoch hành đng và truyn đt cn
có ba yu t:

• Nhng quyt đnh và kt qu c th nào đã đt đc
trong cuc hp và nhng công vic nào cn đc thc hin
sau cuc hp?
• Ai chu trách nhim đi vi nhng nhim v này?
• Khi nào nhng nhim v này đc hoàn thành?

11. Biên bn hp

Mt biên bn bao gm:
• Danh sách nhng ngi tham gia
• Mc tiêu cuc hp
• Các ch đ chính đã đc tho lun
• Các quyt đnh chính đã đc đa ra
• Các bc tip theo hoc các k hoch hành đng
• Thi gian cuc hp tip theo hoc chng trình theo dõi tip

Mt biên bn cho các cuc hp gii quyt vn đ cng có th
bao gm:
D án Phát trin ô th ng Hi 7
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Xác đnh vn đ cn gii quyt
• Phng pháp phân tích
• Các gii pháp
• Tiêu chí đ đa ra quyt đnh
• Quyt đnh đc đa ra
• Ai theo dõi vào thi gian nào
• Kt qu mong đi

Sau khi cuc hp kt thúc, hoàn chnh biên bn và k hoch
hành đng, sau đó gi cho tt c nhng ngi tham gia cuc
hp, và c nhng ngi không tham gia cuc hp, nhng cn
đc thông báo. Các k hoch hành đng có nhiu kh nng
đc thc hin nu đc xem thuc v trách nhim thc t,
bn phn và các hp đng.

12. T chc hp không chính thc vi nhng ngi cha
đc nghe hoc không hài lòng vi kt qu ca cuc hp.

Trong quá trình hp, cn chú ý đn các du hiu không hài lòng
ca nhng thành viên v các quyt đnh và cn tìm gp h sau
cuc hp. Các cuc trao đi sau cuc hp có th s cung cp
cho bn nhiu đóng góp quý báu và có th tránh làm nhng vn
đ đn gin tr nên phc tp không cn thit.

13. Cung cp đ các ngun lc đã ha

Cn đm bo các thành viên s đc cung cp các ngun lc
h cn đ đt đc các nhim v đc giao. Trong trng hp
không th cung cp đc, cn gii thích ti sao.

D án Phát trin ô th ng Hi 8
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
14. Thc hin các quyt đnh ca bn

Thc hin ngay các quyt đnh đã đa ra trong cuc hp càng
sm càng tt. iu này s cho thy hiu qu làm vic ca bn
vi t cách là ngi ch trì cuc hp. Cui cùng, bn s đc
đánh giá thông qua nhng gì bn làm nhiu hn là thông qua
nhng gì bn nói.

3. Các gi ý cho vic chun b và t chc mt cuc
hp

• Ch mi nhng ngi cn phi tham d và nhng ngi có
th đóng góp đ đt đc các mc tiêu ca cuc hp.
• Nu làm vic vi mt nhóm ln, cn chun b nhiu phng
thc.

• Chn la mt không gian hp thích hp và cn kim tra đa
đim hp và các thit b cn thit
• Chun b chng trình hp. Mt cuc hp không có chng
trình cng nh mt đi quân tìm kim không có bn đ.
• Lên k hoch thi gian t 30 phút đn 2 gi đi vi các cuc
hp cho nhóm nh và thng nên d tính thp khi lng
công vic mt nhóm có th hoàn thành.
• T chc cuc hp càng ít thi gian càng tt trong khi vn đt
đc các mc tiêu ca cuc hp
• Thu thp các thông tin và tài liu liên quan đn cuc hp
• Bt đu và kt thúc hp đúng gi
• Bt đu vi các vn đ đn gin hn. Nhng thành công
buc đu thng s to thun li cho nhng thành công tip
theo
D án Phát trin ô th ng Hi 9
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
• Biên bn hp: Ghi li tt c nhng vn đ xy ra trong cuc
hp
• Yêu cu mi ngi cung cp tài liu

4. Các gi ý cho vic kt thúc mt cuc hp

• Ghi li các bc tip theo hoc xây dng mt chng trình
hành đng và ph bin đ thông báo cho nhng ngi tham
gia và các bên liên quan khác.
• Kt thúc cuc hp khi đã đt đc các mc tiêu, khi cuc
hp không tin trin hoc khi đã ht thi gian.
• Tóm tt nhng vn đ đã tho lun trong cuc hp: nhng
vn đ đã hoàn thành
• m bo vic theo dõi

• Cng c tm quan trng ca nhng quan đim và ý tng
đã đc chia s và nhng cam kt góp phn cho cuc hp
đc t chc thành công
• Cám n s tham gia nhit tình ca mi ngi

5. Các gi ý đ gii quyt vi các hành vi gây khó
khn

Các thành viên đn mun
• Bt đu cuc hp đúng gi
• Tìm hiu nhng gì có th khin ngi đn mun tham d
đúng gi.
• Giao cho ngi hay đn mun này mt công vic phi làm
trong cuc hp
• Sau cuc hp và khi ch có 2 ngi, hi ti sao ngi này li
đn mun
D án Phát trin ô th ng Hi 10
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
Nhng thành viên v sm
• Tìm hiu ti sao nhng ngi này thng v sm
• Khi bt đu cuc hp, hi xem liu mi ngi có th  li d
hp cho đn khi kt thúc đc không. Nu không, cn xem
xét điu chnh li thi gian ca cuc hp.

Các thành viên luôn lp đi lp li mt vn đ

• Ghi các ý kin đóng góp ca nhng ngi này lên giy lt
• Nói cho h bit rng bn đã nghe ý kin ca h
•  vn đ này li tho lun sau

Các thành viên làm vic riêng trong cuc hp

• t mt câu hi và yêu cu nhng ngi này tr li
• im danh nhng này trong gi gii lao
• Nhc li ni quy khi bt đu cuc hp

Nói chuyn riêng
• Yêu cu mi ngi tp trung bng câu hi nh “liu chúng
ta có th t chc mt cuc hp  đây đc không”?
• Hi nhng ngi nói chuyn riêng liu h có th chia s
cuc nói chuyn cho mi ngi nghe hoc h tip tc câu
chuyn sau khi cuc hp đã kt thúc
• Trong gi ngh gii lao, hi xem chuyn gì đã xy ra

Nhng thành viên luôn t ra là h bit tt c
• Ghi nhn s hiu bit ca h
• Yêu cu h kiên nhn và lng nghe ý kin ca nhng ngi
khác.

D án Phát trin ô th ng Hi 11
Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp
6. Các bc đ tho lun mt vn đ

Khi các thành viên tham gia hp gp phi vn đ khó khn, có
th đt nhng câu hi dn dt nh sau:

1. Các thành viên hiu nh th nào v vn đ này? Vn đ này
đã xy ra trong bao lâu? hin nay vn đ này din ra nh th
nào?
2. Thng nht v cách xác đnh vn đ

3. Các nguyên nhân ca nhng vn đ này là gì?
4. Có nhng gii pháp nào cho vn đ này? Nhng hu qu gì
có th xy ra nu vn đ không đc gii quyt?
5. Chúng ta s chn la mt gii pháp nh th nào? Các nhân
t chính nh thi gian, ngun lc, tài chính, giá tr .v.v.
6. Thng nht v mt gii pháp




D án Phát trin ô th ng Hi 12

Mun bit thêm thông tin và tài liu:
ELECT ROWATT -I N FRA VI ET N AM

D án Phát trin ô th ông Hi
19 Quang Trung – ng Hi, Qung Bình
T: 052 821 378; Fax: 052 821 374
Email:


D án Phát Trin ô th ng Hi do

C quan Hp tác và Phát trin Thu S tài tr
DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM
D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S











TRUNG TÂM PH BIN KIN THC
D ÁN PTTH



2. Lãnh đo và đng viên

Tháng 11, 2003

Da theo tài liu ca trng i hc Qun lý Henley và các quyn sách ca John P. Kotter, John L.
Thomson, Tom Peters và John A. Shtogren

Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
LÃNH O VÀ NG VIÊN

Lãnh đo không phi là chuyn qun lý, mà là to dng còn phi có
mt tm nhìn và bin tm nhìn tr thành hin thc. Dân tc Vit
Nam ngày này là kt qu ca vic thc hin tm nhìn ca Ch tch
H Chí Minh. Ngi đã thành công trong vic chia s mc tiêu
chung ca dân tc ti nhng trái tim và khi óc ca mi ngi dân.

Trong tài liu này, bn s đc hc v s khác bit gia qun lý và
lãnh đo, làm cách nào đ tm nhìn ca bn có sc thuyt phc và
đng viên mi ngi cùng thc hin tm nhìn.

1. Lãnh đo là gì?


Cùng vi vic đ ra khuôn kh hot đng, các giá tr và to
đng lc cho nhân viên, phân b ngân sách và các ngun lc,
nhim v ca ngi lãnh đo là xác đnh phng hng tng
th đ to thun li cho vic chn la các gii pháp, đm bo
nhng n lc ca t chc đc thc hin mt cách có trng
tâm.

Trách nhim ca mt ngi lãnh đo bao gm:

• i din cho các bên liên quan lãnh đo t chc
• Ch đo thc hin thông qua mt s mnh hoc mc đích
• Hình thành và thc hin nhng thay đi v chin lc ca
t chc
• Theo dõi và giám sát các hot đng, đc bit các hot
đng liên quan đn kt qu tài chính, nng sut, cht
lng, các dch v mi và phát trin nhân lc.
D án Phát Trin ô Th ng Hi 1
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
• Cung cp các chính sách và hng dn thc hin cho các
cán b qun lý khác to điu kin thun li cho công tác
qun lý và các thay đi trong chin lc.

Di đây là 6 quan nim ph bin v lãnh đo:




Sai
úng

Quan
nim 1
Lãnh đo ch tn ti  cp
cao nht ca t chc
Lãnh đo cn thit đi vi
tt c các cp trong mt
t chc
Quan
nim 2

Lãnh đo là mt k nng
him có
Ai cng có kh nng lãnh
đo
Quan
nim 3
K nng lãnh đo là bm
sinh, không phi do rèn
luyn
K nng lãnh đo có th
đt đc t quá trình hc
hi, rèn luyn
Quan
nim 4
Nhng ngi lãnh đo là
nhng ngi có sc
thuyt phc
Mt s ngi lãnh đo có
sc thuyt phc, nhng
hu ht là không
Quan
nim 5
Ngi lãnh đo kim
soát, ch đo, thúc gic,
lôi kéo
Lãnh đo không phi là
thc hin quyn lc mà là
trao quyn cho ngi
khác
Quan

nim 6
Chc nng ca ngi
lãnh đo ch gii quyt
nhng vn đ phc tp
Chc nng lãnh đo là
đng đu vi s thay
đi, còn chc nng qun
lý là đng đu vi các
vn đ phc tp


D án Phát Trin ô Th ng Hi 2
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
2. Vai trò ca ngi Lãnh đo có tm chin lc

• Mt nhà lãnh đo có tm chin lc phi có kh nng ch
đo t chc ca mình. Ngi đó phi đm bo rng các
mc tiêu và chin lc dài hn đc xây dng và nhng
nhân viên chu trách nhim thc hin phi hiu rõ và ng
h nhng mc tiêu và chin lc này.
• Nhng chin lc d kin s đc thc hin thông qua
mt c cu t chc do nhà Lãnh đo có tm chin lc
la chn.
• Ngi lãnh đo phi thit lp đc mt h thng thông tin
đ giúp các nhân viên có th hiu rõ v chin lc, ngoài
ra đm bo ngi lãnh đo chin lc đc cp nht v
nhng thay đi đang din ra.

D án Phát Trin ô Th ng Hi 3
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên

3. S khác bit gia qun lý và lãnh đo

Khi qun lý, chúng ta: Khi lãnh đo, chúng ta:
• Gii quyt nhng công vic
cn phi làm trong ngày hôm
nay
• D đoán trc nhng kh
nng có th xy ra trong
ngày mai
• N lc đem li cho t chc
nhiu hn bng cách duy trì
các hot đng
• C gng trin khai công vic
và đa ra nhng vic mi
• Da trên các nguyên tc và
quy trình đ đm bo các hot
đng đc thc hin theo
đúng k hoch và đng b
– Làm nh tôi nói
• Dn dt bng vic nêu
gng thông qua các hành
đng đ chng minh giá tr
ca công vic
– Làm nh tôi làm
• Truyn đt rõ ràng các ch dn
đ mi ngi hiu và thc hin
theo
• Bit lng nghe đ có th hiu
và th hin s tôn trng
• Cung cp chi tit đ công vic

đc hoàn thành
• Chia s vi nhân viên v mc
tiêu chung đ ch cho h thy
v trí ca h trong đó
• S dng các k nng đ xác
đnh phng pháp và các h
thng
• a ra hng dn tng th
và thnh thong kim tra
• S dng chui mnh lnh đ
truyn đt các ch dn
• Trao quyn cho mi ngi
làm nhng gì mà h cho là
tt nht
• Tr cp cho nhân viên làm
nhng công vic khó khn
• Cùng làm vic vi mi ngi
đ xây dng nhng nhim v
đáng làm
• Thúc gic mi ngi làm vic
nhiu hn
• ng viên mi ngi phát
huy ht kh nng ca mình
• Da vào các chuyên gia và
giao nhim v cho nhng
ngi có nng lc nht
• Thành lp các nhóm gii
quyt các vn đ phc tp
• Gim thiu s phn đi bng
cách s dng kt hp các

phng pháp logic và d kin
• Nâng cao cam kt bng cách
kêu gi mi ngi ch đng
tham gia
• Gim thiu ti đa s lo s thay
đi
• Phát huy ti đa lòng nhit
huyt và dám chp nhn th
thách ca vic thay đi
• Gim thiu ri ro và tránh mc
•

Khu
y
n khích th n
g
him,
D án Phát Trin ô Th ng Hi 4
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
các sai lm đi mi và chp nhn ri ro
• C gng đn gin hoá, rõ ràng
và gi tính liên tc
• Chp nhn khó khn và
không ngi s xáo trn
• Chú trng tính chính xác và
hiu qa
- Hãy làm đúng!
• Chú trng tính trung thc và
chính trc
- Hãy làm nhng gì đc

xem là đúng



4. Tm nhìn chin lc


Bn phi hình thành và truyn đt vi mi ngi mt bc
tranh tng lai hp dn. Tuy nhiên, bn không th dn dt mi
ngi đn đc ni đó nu trong suy ngh ca chính bn và
ngi khác vn cha hình thành rõ nét v bc tranh đó. Lãnh
đo, trc ht là thay đi và luôn vn đng, ch không phi
đng yên. Bn cn phi có mt mong c, mt đích đn
trc khi bn bt đu lãnh đo.

• Mt tm nhìn phi tho mãn đc câu hi: “Chúng ta
mun đt đc gì? “
• Là đng lc mnh m trong mi ngi
• Liên kt mi ngi và gn kt các hot đng đa dng vi
nhau
• Mt tm nhìn nu đc thc hin đúng s mang li s
hng khi, thoi mái và phát huy tính sáng to
• Tm nhìn phi bt ngun t mi cá nhân ch không phi là
sn phm ca vic lp k hoch chin lc áp đt t trên
xung
• Cn có thi gian mi ngi hiu v tm nhìn và đt đc
cam kt
D án Phát Trin ô Th ng Hi 5
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
T Tm nhìn đn S mnh:

• Tm nhìn mô t t chc s phát trin nh th nào trong
tng lai xa
• Bn tuyên b s mnh phn nh mc đích chính ca t
chc, c th đ cp đn lý do ti sao t chc này tn ti,
tính cht các hot đng, và đi tng khách hàng mà t
chc s phc v và cách làm tho mãn khách hàng.

Mt tuyên b s mnh rõ ràng cn có 5 đc đim sau:
• To hng thú và truyn cm hng
• Liên quan đn tt c các bên tham gia trong t chc, ch
không ch riêng cho nhân viên hay các nhà qun lý.
• Nêu rõ s khác bit gia t chc này vi các t chc
tng t khác.
• Xác đnh các hot đng mà t chc mun tham gia, không
nht thit phi thc s tham gia
•  ra các mc tiêu có tính kh thi và có th đo lng đc

5. Lãnh đo hiu qu


Di đây là nhng nng lc và k nng cn thit đ lãnh đo
hiu qu:
• Có kh nng xây dng tm nhìn da trên vn hoá và h
thng giá tr ca t chc
• Có nim tin vào thành công, th mnh và nhng nng lc
có th phát trin ca t chc
• Có kh nng thành lp và điu hành mt đi ng nhng
nhà qun lý có hiu qu
D án Phát Trin ô Th ng Hi 6

Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
• Có kh nng nhn bit và tng hp nhng tin trin quan
trng, t bên trong và bên ngoài t chc.
• Có k nng phân quyn, phân cp trách nhim và khuyn
khích, đng viên có hiu qu
• Có uy tín và nng lc, s dng quyn lc và gây nh
hng đ to ra s thay đi
• Có k nng thc hin công vic
• Có quyt tâm và kiên đnh theo đui tm nhìn và s mnh
đã đ ra
• Có sc chu đng v tinh thn và th cht
• Linh hot, nhn thy đc nhu cu thay đi chin lc, c
cu, phng thc thc hin.

6. Qun lý bng cách tip xúc trc tip vi các cp
di

Gp g và nói chuyn vi mi ngi là phng pháp quan
trng đ đng viên h. ây đc xem là mt phng pháp
hng dn có hiu qu. Bn cn phi có nhng lc th thn,
tip xúc vi nhân viên trong t chc, lng nghe và nói chuyn
vi h v nhng vn đ riêng t và nhng vn đ ca t
chc.
• Bt đu vi nhng nhân viên cp di trong t chc. Vi
cách làm này, bn s ch cho nhng nhân viên này thy
rng h rt quan trng đi vi t chc. Nhng ngi  cp
lãnh đo ca t chc đã bit rõ v điu này.
• Không nên thay đi trt t hin có bng cách giao mt
công vic gây mâu thun vi s phân công ca ngi
khác.

D án Phát Trin ô Th ng Hi 7
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
• Chc nng ca vic qun lý bng cách tip xúc trc tip
vi cp di là đ gii đáp nhng thc mc hay nhng
quan tâm ca mi ngi mà nu không đi, nhng điu này
không bao gi đn đc tai bn
• Mt chc nng khác là đ hng dn và truyn đt các giá
tr mt cách trc tip vi nhân viên
• Có th nhn bit đc nhng vn đ mà nhân viên không
dám phn ánh vi bn
• Phng pháp này đc bit quan trng trong trng hp áp
dng các thay đi, nó ch cho mi ngi thy rng có
ngi đang chu trách nhim

7. Th nào là đng viên?


ng viên là nhng gì khin ngi khác hành đng hay c x
theo cách ca h. ng viên là đc da trên hai khái nim
c bn:
• Nhu cu t có ca mi cá nhân
• Nhng mc tiêu mà cá nhân đang hng ti.

iu quan trng là cn phi nhìn nhn vai trò ca vic nhn
thc v đng viên. Mi ngi có cách nhìn nhn khác nhau
đi vi mt tình hình c th, tu theo cách nhìn nhn ca mi
ngi và ý ngha ca tình hung này đi vi mi ngi. Do
đó nhn thc ca h không nht thit b nh hng bi thc
t khách quan ca tình hung đó.

D án Phát Trin ô Th ng Hi 8
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
8. Mi ngi mun gì t công vic ca h?

Nu mun các nhân viên có đóng góp hiu qu cho t chc,
điu quan trng là h phi cm thy đc đng viên, khuyn
khích. Các yu t cn thit đ có th đng viên mi ngi là:
• Tim nng đóng góp và hoàn thành thông qua công vic
• Ghi nhn các c gng và thành công
• C hi thng tin
• Lng và v trí trong t chc
• Công vic thú v
• Trách nhim
• Không khí làm vic thoi mái

ng viên là cách s dng có hiu qu khát vng ca nhân
viên mun ci thin công vic và da trên 10 nguyên tc c
bn sau:
• Tt c mi ngi đu mun đc đng viên hoc có th
đc đng viên
• Mi ngi hành đng vì có lý do ca riêng h, ch không
vì lý do ca bn hay ca tôi
• Con ngi thay đi bi vì s quan tâm, áp lc hay nhu cu
• Chìa khoá đ giao tip hiu qu là gp g tng cá nhân
• Cách tt nht đ mi ngi lng nghe bn là bn phi bit
lng nghe mi ngi
• Lòng t hào mt đng lc mnh m
• Cho dù không th thay đi đc bn cht ca con ngi,
bn vn có th thay đi đc hành vi ca h
• Nhn thc ca nhân viên tr thành hin thc ca ngi

lãnh đo
D án Phát Trin ô Th ng Hi 9
Trung tâm Ph bin kin thc- d án PTTH: 2. K nng lãnh đo và đng viên
• Bn s có đc hành vi mà bn luôn mong đi và cng c
• Chúng ta thng có chiu hng bào cha khi chúng ta
có nhng hành vi khó có th chp nhn đi vi ngi
khác.

9. Làm cách nào đ đng viên mi ngi?


Có nhiu cách đ thúc đy mi ngi, nhng trc tiên bn
phi hiu rõ nhu cu và mong đi ca h. Bn có th đng
viên, khuyn khích thông qua vic:
• Thit k công vic
• Khen thng
• S tham gia ca nhân viên
• K nng đng viên, khuyn khích.

ng viên khuyn khích thông qua thit k công vic:


• Chn ngi phù hp vi công vic: Gii thích mt cách
trung thc công vic cn đc thc hin. Thay đi “v sinh
vn phòng” thành “gi gìn môi trng làm vic trong lành
cho đng nghip ca bn”. Luân chuyn mt ngi t mt
công vic chuyên môn này sang mt công vic khác.
• Phân b công vic phù hp vi ngi: Kt hp nhiu vic
nh, đn điu thành mt vic đa dng hn và thú v hn.
Thit k li các công vic đ nâng cao đng lc ca h.

D án Phát Trin ô Th ng Hi 10