BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA LUẬT
___________________
HỒ SƠ THỰC TẬP


Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA LUẬT
___________________
BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA

ĐỀ TÀI:
HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH
THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Chuyên ngành: Luật học
Giáo viên hướng dẫn : Ngô Thị Thu Hoài
Người thực hiện: Phạm Văn Tiên
Lớp: K51 E
Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014
2
Lời cảm ơn!
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời
gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều
sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc
nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trong khoa Luật- trường Đại học Vinh đã cùng với
tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em
trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho
chúng em được thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế

mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành Luật học. Em xin chân thành cảm
ơn Cô giáo: Ngô Thị Thu Hoài đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứu
hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này. Báo cáo thực tập được thực hiện trong
khoảng thời gian gần 4 tuần. Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động
chứng thực tại UBND xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, kiến thức của em còn hạn
chế và còn nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn,
em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn
học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Luật- trường Đại học
Vinh thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình
là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau.
Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban nghành đoàn thể của
UBND xã Thanh Xuân - Huyện Như Xuân - Tỉnh Thanh Hóa đã giúp đỡ em trong
suốt quá trình thu thập thông tin để hoàn thiện báo cáo này.
Thanh Xuân, ngày 16 tháng 05 năm2014
Học viên
Phạm Văn Tiên
3
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………
PHẦN MỞ ĐẦU…………………………………
1.Lý do chọn đề tài:………………………………
2.Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và sử lý dữ liệu :……………
3.Phương pháp thu thập thông tin :……………………………
3.1: Phương pháp tổng hợp thống kê
3.2. Phương pháp so sánh
3.3. Phương pháp phan tích
3.4.Phương pháp điều tra kháo sát
3.5. Phương pháp khác
4. Kết cấu đề tài:……………………………………………………………

B: Nội dung
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực………
1.1.1. Khái niệm chung
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ bản gốc, bản sao được chứng thực
từ bản chính, chữ ký được chứng thực …………………
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của UBND cấp
xã
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực
1.2.2. Người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã
1.3. Thủ tục chứng thực
1.3.1.Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.1. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản
chính
1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã
1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.4.Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.6.Thời han chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký
4
1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng
đất
1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo
giúp
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ
THANH XUÂN- H. NHƯ XUÂN– TỈNH THANH HÓA

2.1. Khái quát về xã Thanh Xuân
2.1.1. Đặc điểm về địa lý:
2.1.2. Nhiệm vụ của UBND Xã Thanh Xuân
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Thanh Xuân
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Thanh
Xuân…
2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ bản gốc
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính………………
2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký…………………………………
2.2.4. Kết quả đạt được………………………………
2.3. Đánh giá chung
2.3.1. Ưu điểm
2.3.2. Hạn chế
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC
3.1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định cả pháp luật liên quan đến hoạt
động chứng thực.
3.2. Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND Xã Thanh
Xuân
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
5
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng
thực là rất lớn. Nghị định 75/ 2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 của Chính phủ về công
chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu
chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện NĐ 75 còn bộc lộ
những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực
bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và UBND huyện. Nhận thấy sự cần

thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/ 05/ 2007
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là NĐ79/2007/NĐ-
CP). Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2007 đã đáp ứng
kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một
cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Nghị định đã
thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho
UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân
và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền,
chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định số
75 trước đây
Sau 6 năm thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, ngoài những kết quả đã đạt
được thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động. Do nhận
thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt
động công chứng và chứng thực. Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không đúng
thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch.
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tuy đã thực hiện
được hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực được
giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ
Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những
văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó
phát hiện.
Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất
là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND
xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa thì nhu cầu chứng thực bản sao,
chứng thực chữ ký là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá
trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: "
6
Hoạt động chứng thực tại UBND xã Thanh Xuân Huyện Như Xuân thực trạng và giải

pháp " để làm chuyên đề thực tập của mình. để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa
làm được tại UBND Xã Thanh Xuân khi thực hiện NĐ 79/2007/NĐ-CP và từ hoạt
động thực tế tại Xã Thanh Xuân, bản thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có
những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính,
cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay.
2. Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu
Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp 51E khoa Luật với trường Đại học Vinh,
theo nguyện vọng em được về UBND xã Thanh Xuân thực tập. Trải qua một tháng
thực tập tại UBND xã từ ngày 14/ 4/ 2011 đến ngày 16/05/2014, được sự giúp đỡ của
nhân viên Ban tư pháp xã em đã tiến hành thu thập được các thông tin cần thiết phục
vụ cho chuyên đề.
3. Phương pháp thu thập thông tin
Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề,
trong suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để có
thể có những thông tin có độ chính xác cao nhất.
Được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ Ban tư pháp nơi thực tập, mặc dù điều
kiện đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình em cũng
đã có những kiến thức để viết bài.
Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn tài
liệu khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thực
tiễn công việc. Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phương
pháp thu thập khác nhau. Các phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó là: phương
pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh
3 .1. Phương pháp tổng hợp thống kê
Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài
nghiên cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên đề, từ đó
phân loại các số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng. Phương pháp này giúp
người nghiên cứu hiểu được khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn Xã Thanh
Xuân. Đây là một phương pháp quan trọng không thể thiếu trong quá trình tìm hiểu
nghiên cứu chuyên đề này.

3.2. Phương pháp so sánh
Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm . .
. Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực.
7
Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra
điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục.
Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý
kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống
nhân dân.
3.3. Phương pháp phân tích
Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnh
hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách
quan.
3.4. Phương pháp điều tra khảo sát
Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân lấy ý kiến
của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứng thực
tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tư
nguyện vọng của nhân dân. Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của Phòng Tư pháp
huyện Như Xuân để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực trên toàn
huyện Như Xuân.
3.5. Phương pháp khác
Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh
nghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu
sâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân.
4. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung
đề tài chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân huyện
Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa .

Chương3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác
chứng thực.
8
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1. Khái niệm chung
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuật
ngữ như sau:
"Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị
pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết
tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
"Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực
hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ
quan, tổ chức đó đã cấp.
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào
sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi
trong sổ gốc.
"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo
quy định tại Điều 5 của Nghị định 79/2007 căn cứ vào bản chính để chứng thực bản
sao là đúng với bản chính.
"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại
Điều 5 của Nghị đinh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của
người đã yêu cầu chứng thực.
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng

thực bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính
theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong
các giao dịch. Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ
gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính
để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác
minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký
chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ
văn bản.
9
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân
dân cấp xã.
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ thể là:
Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng nước
ngoài (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài,
trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài ).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu của
công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết
với trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và
tiếng nước ngoài).
b, Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
Theo Luật Đất đai năm 2003 thì:
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải có
chứng thức của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công
chứng nhà nước ;
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công
chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia

đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc
chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà
nước; trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được
lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt
Nam định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi
có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà nước.
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà
nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì
được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất.
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công
chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của hộ gia
10
đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc
chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn nơi có đất.
- Theo Luật Nhà Ở năm 2005 thì:
Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về mua bán, thuê,
thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở (sau
đây gọi chung là hợp đồng về nhà ở). Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của
công chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị,
chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp
sau đấy:
+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;
+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;
+ Thuê mua nhà ở xã hội;
+ Bên tặng cho nhà ở là tổ chức.
Ngày 19 tháng 10 năm 2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 88/2009/NĐ-CP

về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất. Tại điểm b khoản 4 Điều 26 Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định: "Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm: Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức
hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao
dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất;
xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban
nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa
bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công
chứng Như vậy, ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp
ứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc
chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện,
cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng thì Uỷ ban nhân dân cấp
huyện, cấp xã nơi đó không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
- Theo Bộ luật Dân sự năm 2005 thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng
hoặc chứng thực bản di chúc.
1.2.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện
chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công chức Tư
pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
1.3. Thủ tục chứng thực
11
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị
pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên, trong
thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp
lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những
bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy, bản chính được
dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:

Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết
tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Chứng thực bản sạo từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo
quy định tại Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của
Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) căn cứ vào bản chính để chứng
thực bản sao là đúng với bản chính.
1.3.1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng Tư pháp
cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu
cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu không đồng ý với lý do
đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất
trình khi yêu cầu chứng thực.
1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp
xã
Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; đáp ứng
đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho
việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực.
Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan
nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo.
- Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân cấp xã phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng
12

thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác
có thẩm quyền.
1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Bản chính;
- Bản sao cần chứng thực;
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra tính hợp pháp
của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu
chứng thực chứng minh; nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối chiếu bản sao với bản
chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng thực bản sao từ bản
chính Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ "chứng thực
bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng
dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tô lại nhưng không làm
thay đổi nội dung thì cũng được chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía
trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Uỷ ban
nhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày. Cán
bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc,
thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không
thể xác định rõ nội dung;
- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng
theo quy định của pháp luật;

- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực
hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.
1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc
buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm
13
việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể
được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 02 ngày làm việc.
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại
Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn
bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ là của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;
- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó.
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân cấp xã.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ ngày, tháng, năm
chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực,
ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu
chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sang
hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó;
trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời
hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 03 ngày làm việc.
1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng
đất

Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định
của pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn phải chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại
thời điểm chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản
không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
14
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
• Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
• Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp.
1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh
thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật
Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao Giấy
chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của
Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng
nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp
luật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);

Hợp đồng, văn bản về bất động sản.
Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câu
chứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất
nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông
nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng
đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử
dụng đất đối với một phần thửa để;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa
người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo
pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được
hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được
hưởng của từng người;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa
người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy
nhất;
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp
luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền sở
15
hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số 95/2005/NĐ-CP
ngày 15 tháng 7 năm 2005 của Chính phủ (gọi chung là Giấy chứng nhận quyền sở
hữu tài sản gắn liền với đất) đối với trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người
sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn;
- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng
đất đã trả không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có
quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất;
tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước
tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất

trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã
trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít
nhất là 5 năm;
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai
mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải
lập dự án đầu tư.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp
thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
b, Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất
trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã,
thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2
và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện
trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử
đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin về thửa
đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc
giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi
Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu
cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã
thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng,
văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ
16
thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và
viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực.

Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện
người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản
theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ và
thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản
thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế,
nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày
nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng
thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng,
văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc
kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
c, Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu
cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ
nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào từng trang
của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện công chứng,
chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và
đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ
tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực,
riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn
bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai.
Điều 11 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của
Chính phủ về công chứng, chứng thực quy định việc ký của người yêu cầu chứng thực
phải được thực hiện trước mắt người thực hiện chứng thực. Trong trường hợp người
có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ
ký mẫu tại cơ quan chứng thúc thì có thể cho phép người đó ký trước vào hợp đồng;

người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký
mẫu, trước khi thực hiện việc chứng thực.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực,
nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.
17
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường
hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ xuất
trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu
cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu
cầu chứng thực.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể
điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể
điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi
rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm
chứng.
Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản
chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng
thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có . Mỗi hồ sớ
phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng thực hợp
đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu.
d, Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các
trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng,
giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại
liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến
trụ sở cơ quan chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực

được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện
chứng thực ký vào văn bản chứng thực.
đ, Việc sửa lỗi kỹ thuật
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực được
sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực hiện, với
điều kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết.
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản
chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối
chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.
18
Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó
ghi chú, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng
dấu của cơ quan.
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là người đã
thực hiện việc chứng thực đó. Trong trường hợp người đã thực hiện việc chứng thực
không còn làm công tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện
việc sửa lỗi kỹ thuật đó.
1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản đó người thực hiện chứng thực soạn thảo
giúp
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo
hợp đồng.
Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện
chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người
yêu cầu chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng
vi tính, nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu; nếu nội dung
tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn
thảo hợp đồng.
a) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng
Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc
toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có thể được

thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp
việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của
Phòng Công chứng.
Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao
kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó.
b, Chế độ lưu trữ
Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn nơi đã thực hiện chứng thực.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống
cháy, ẩm ướt, mối, mọt.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và những
thông tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm
quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc
kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã chứng thực, thì cơ
quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản
chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng
19
thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng
thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
c) Chế độ báo cáo
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê
số liệu về chứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm.
Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương
tiện làm việc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ
những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).
Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực. Số liệu thống kê kèm
theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng
3 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01
tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo.
Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi

cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Như Xuân (qua Phòng Tư pháp)
trước ngày 10 tháng 4 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 10
của năm.
d, Giải quyết khiếu nại
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không
đúng với quy định của pháp luật.
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn
như sau:
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc
từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trong thời hạn
không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại.
- Người yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Như Xuân thuộc tỉnh. Trong trường hợp khiếu
nại tiếp, người yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải
quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn và các tài liệu liên quan
(nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp
đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết.
Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền khiếu nại tiếp
20
lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương. Trong trường
hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu
nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã,
phường, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương.
Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp

đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải
giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại
trước đó biết. Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương là quyết định cuối cùng.
21
Chương 2:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND
XÃ THANH XUÂN, HUYỆN NHƯ XUÂN,
TỈNH THANH HÓA
2.1. Khái quát về xã Thanh Xuân
2.1.1. Đặc điểm về địa lý:
Xã Thanh Xuân là một xã vùng cao của Huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa với
diện tích tự nhiên là 3.678,5 ha; dân số 2.596 khẩu với 584 hộ dân, có 4 dân tộc anh
em cùng sinh sống.
Phía Đông giáp với xã Cát Vân
Phía Tây giáp với xã Thanh Sơn
Phía Nam giáp với xã Thanh Lâm
Phía Bắc giáp với huyện Thường Xuân
Là xã trung tâm của vùng 6 thanh, nơi đây có nhiều cơ quan, đơn vị hành chính
sự nghiệp của Huyện Như Xuân đóng trên địa bàn và có nhiều doanh nghiệp đầu tư
khai thác kháng sản, chế biến lâm sản và các ngành công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp
khác. Địa bàn của xã đất rộng, người thưa có nhiều tiềm năng về đất đai và khoáng
sản, hệ thống giao thông ngày càng hoàn thiện, là điểm giao thương giữa các xã vùng
cao của huyện nên tạo nhiều lợi thế cho xã Thanh Xuân trong việc mở rộng mối quan
hệ giao lưu văn hóa, tiếp thu các tiến bộ khoa học kỹ thuật, thúc đẩy phát triển nhanh
kinh tế. Xã được chia thành 7 thôn, bản; mật độ dân cư thưa, đời sống của nhân dân
chủ yếu làm nông, lâm nghiệp, công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ thương
mại. Xã Thanh Xuân được thành lập từ năm 1985 sau khi chia tách từ xã Thanh Lâm.
Trong những năm qua, theo đà phát triển chung của huyện Như Xuân nói riêng và các

địa phương của tỉnh Thanh Hóa nói chung, kinh tế của xã đã có những bước tăng
trưởng và phát triển khá toàn diện theo hướng chuyển dịch cơ cấu cây trồng; chuyển
dịch cơ cấu kinh tế xã hội. Tính đến hết tháng 3 đầu năm 2014 Đảng bộ xã Thanh
Xuân có 11 chi bộ với 162 đảng viên (nữ 43 đồng chí), miễn sinh hoạt 6 đồng chí,
trong đó có 26 đảng viên là cán bộ nghỉ hưu = 16%, (cán bộ lão thành Cách mạng,
cán bộ Tiền khởi nghĩa, cán bộ Trung cao cấp của Quân đội, các ngành Trung ương
và địa phương), có 33 đồng chí được tặng Huy hiệu Đảng (30-40-50-60 năm tuổi
đảng), ngoài ra còn có 18 đảng viên đang công tác ở các cơ quan, đơn vị doanh
nghiệp giữ mối liên hệ với cấp ủy nơi cư trú theo Quy định 76 của Bộ Chính trị.
Cơ cấu kinh tế của xã phát triển theo hướng chuyển dịch dần từ nông nghiệp
sang công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và thương mại dịch vụ, (trong đó ngành nông
nghiệp chiếm 62%; Công nghiệp chiếm 17,6%; thương mại, dịch vụ chiếm 20,4%).
Hàng năm giá trị sản xuất và chỉ tiêu thu ngân sách của các ngành tăng khá lớn
và vượt kế hoạch giao.
22
Công tác an ninh trật tự và an toàn xã hội luôn được giữ vững. Đội ngũ cán bộ
chủ chốt của cấp ủy Đảng, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Mặt trận Tổ quốc và
các đoàn thể chính trị xã hội ở xã bao gồm các chức danh: Bí thư, Phó Bí thư, Thường
trực Đảng ủy, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Chủ
tịch Mặt trận Tổ quốc, Chủ tịch Hội Cựu Chiến binh, Chủ tịch Hội Nông dân, Chủ
tịch Hội Phụ nữ, Bí thư Đoàn thành niên
2.1.2. Nhiệm vụ của UBND Xã Thanh Xuân
Có trách nhiệm quản lý về kinh tế bao gồm các ngành: nông nghiệp, công
nghiệp, dịch vụ, thương mại, tài chính, địa chính, Quản lý các trường, chợ, giao
thông, thủy lợi và các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác.
Thực hiện nhiệm vụ đảm bảo an ninh chính trị, kinh tế xã hội trên địa bàn xã.
Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND xã trong cơ quan Nhà
nước, tổ chức kinh tế, tổ chúc xã hội, an ninh quốc phòng. Nâng cao chất lượng đội
ngũ cán bộ công chức thị trấn, tăng cường công tác đầu tư vào xây dựng tủ sách pháp

luật.
Giữ gìn trật tự an ninh xã hội, đảm bảo an ninh chính trị, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở
địa phương, quản lý việc cư trú của công dân, đi lại của người nước ngoài ở địa
phương.
Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tính
mạng, tự do, danh dự, tài sản và các quyền, lợi ích khác của công dân; chống buôn
lậu, ma tuý, tham nhũng, bài trừ mê tín dị đoan trong nhân dân.
Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hội địa
phương.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Thanh Xuân
Căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND Ngày 26 tháng 11 năm 2003, tại kỳ
họp của HĐND xã Thanh Xuân nhiệm kỳ 2011 – 2016 đã bầu ra các đồng chí vào vị
trí lãnh đạo của UBND xã gồm 5 thành viên:
Đồng chí Chủ tịch UBND xã. (Đ/C : Phạm Chấn Nguyên )
Đồng chí Phó chủ tịch phụ trách kinh tế. (Đ/C: Đỗ Thị Sâm )
Đồng chí Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa. (Đ/C :Hà Minh Tuyền)
Đồng chí trưởng công an. Uỷ viên. (Đ/C : Lương Thế Tài )
Đồng chí Chỉ huy trưởng quan sự Uỷ viên. (Đ/C: Lữ Văn Thỏa)
Cán bộ, công chức giúp việc cho UBND xã gồm: 3 công chức Văn phòng Ủy
ban; 2 chức danh kế toán tài chính - Ngân sách, 2 địa chính địa chính -Xây dựng, địa
chính lâm nghiệp- giao thông thuỷ lợi; 2 chức danh công chức tư pháp Tư pháp - Hộ
tịch, Tư pháp tuyên truyền, 2 công chúc văn hoá xã hội, công chức chính sách việc
làm, và một số cán bộ nhân viên hợp đồng.
Uỷ ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần.
23
Các quyết định của Uỷ ban nhân dân được quá nửa tổng số thành viên Uỷ ban
nhân dân biểu quyết tán thành.
Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau đây:
- Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân;

- Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách
hàng năm và quỹ dự trữ của địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;
- Kế hoạch đầu tư, xây dựng các công trình trọng điểm ở địa phương trình Hội
đồng nhân dân quyết định;
- Kế hoạch huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấp bách của
địa phương trình Hội đồng nhân dân quyết định;
- Các biện pháp thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân về kinh tế - xã
hội; thông qua báo cáo của Uỷ ban nhân dân trước khi trình Hội đồng nhân dân;
- Đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân và việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa
phương.
2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân
Trong những năm qua, hoạt động chứng thực đã thể hiện vai trò quan trọng trong
đời sống KTXH của đất nước, góp phần thúc đẩy nền kinh tế, đảm bảo an toàn pháp
lý cho các giao dịch dân sự, tinh tế của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước.
Luật công chứng có hiệu lực ngày 29/11/2006. Luật công chứng cũng có một số
điểm mới như tách chức năng chứng thực ra khỏi chức năng công chứng.
Giao việc chứng thực, xác nhận chữ ký cho UBND cấp xã và được thực hiện
theo nghị định 79/2007/ NĐ-CP.
Nghị Định 79/2007/NĐ-CP ra đời thể hiện tinh thần cải cách hành chính một
cách mạnh mẽ đáp ứng được mong mỏi của nhân dân trong vấn đề bản sao. Nghị định
này được đưa về UBND cấp xã, tuy nhiên mỗi nơi có một cách thực hiện khác nhau,
cách làm khác nhau.
2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc
UBND Xã Thanh Xuân là một cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực hiện việc cấp bản
sao các giấy tờ hộ tịch. Vì hiện nay sổ hộ tịch được lưu trữ ở hai cấp UBND Huyện
Như Xuân và cấp xã. Khi tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì theo quy định
của pháp luật phải thực hiện đúng thời hạn cấp bản sao trong ngày khi tiếp nhận yêu
cầu. Trên thực tế tại UBND Xã Thanh Xuân thì việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực
hiện đúng theo những quy định của pháp luật. Cán bộ tư pháp đảm bảo được nhiệm

vụ của mình. Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được thì đôi lúc vẫn còn nhũng
vướng mắc bởi trên thực tế có khi Chủ Tịch và phó Chủ Tịch UBND xã bận họp
không có mặt tại trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch do tư pháp xã thực hiện tiếp
nhận nên không thể giải quyết những yêu cầu của người dân ngay được mà phải hẹn
lại sang ngày hôm sau mới giải quyết. Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ Tư pháp xã có
02 người, trong đó 01 người đang đi học nâng cao trình độ nên có lúc không thể giải
24
quyết kịp thời được những công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng của
nhân dân.
Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì chậm nhất là trong ba
ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao, phải
gửi bản sao cho người yêu cầu. Trên thực tế hoạt động này tại UBND Xã Thanh Xuân
rất ít nên khi có yêu cầu thì đều được cấp đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định của pháp luật thì UBND xã, phường, thị trấn chứng thực bản sao
từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng tiếng việt và văn bản song ngữ.
Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung
thực, khách quan, chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu
cầu chứng thực. Tuy nhiên công tác chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định
79/2007/NĐ-CP do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực hiện tại địa phương
cũng gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Hiện nay lời chứng đã được khắc dấu nên việc
chứng thực được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo được thời gian và
hình thức, Theo quy định thì việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực
ngay trong buổi làm việc đó. Nhìn chung tại UBND Xã Thanh Xuân đã thực hiện tốt
quy định này tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp để lại sang ngày hôm sau vì thực
chất tại UBND xã, Chủ Tịch hoặc phó Chủ Tịch ký giấy tờ thì thường đi công tác, đi
họp, đi học nên yêu cầu chứng thực của người dân phải gác lại ngày hôm sau. Điều
này không đảm bảo được quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật thì cán bộ tiếp dân phải mang thẻ cán bộ về vấn đề

này tại UBND Xã Thanh Xuân chưa được thực hiện tốt. Cán bộ tư pháp hộ tịch khi
tiếp dân chưa mang thẻ cán bộ, điều này chưa đảm bảo quy định của pháp luật.
Đối với vấn đề bản chính cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo thì không được
chứng thực nhưng tại UBND Xã Thanh Xuân do đội ngũ cán bộ tư pháp còn thiếu các
dụng cụ hỗ trợ, đôi khi không nhận biết được những văn bản cấp sai thẩm quyền hoặc
giả, mạo, khi mà các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi khó phát hiện nên dẫn
tới việc chứng thực những giấy tờ giả mạo này. Về điều này không thể đổ lỗi cho cán
bộ tư pháp được. Vì ngày nay giấy tờ giả mạo rất khó phát hiện hơn thế nữa không thể
phát hiện bằng mắt thường được. Thực tế công tác chứng thực bản sao từ bản chính là
một công tác chiếm số lượng yêu cầu nhiều và các giấy tờ, văn bản chứng thực thì đa
dạng. Trong công tác chứng thực cán bộ tư pháp thể hiện tinh thần trách nhiệm cao,
khách quan, trung thực, chính xác. Bên cạnh đó thì cán bộ tư pháp hộ tịch phải đảm
nhiệm tới 15 công việc của hộ tịch, nay Nghị Định 79/2007/NĐ-CP ra đời cán bộ Tư
pháp phải đảm nhiệm thêm công tác chứng thực, công việc đó thật sự là quá tải đối
với cán bộ tư pháp, chưa nói là quá tầm. Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác chứng
thực vẫn đảm bảo thực hiện theo yêu cầu của người dân đúng thời gian, trình tự theo
pháp luật, đây là điều rất đáng biểu dương.
25