Tạo tập cơ sở dữ liệu

2-1
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Bài 2
Tạo lập Cơ sở dữ liệu

Nội dung



Thiết kế bảng dữ liệu 3
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng 8
Một số thao tác trên bảng 10

2-2
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM
Giới thiệu

Lý thuyết
3 Tiết
- Khái niệm về bảng dữ liệu, các thành phần trong bảng.
- Nêu các bước tạo lập bảng, cách tạo các mối quan hệ giữa các bảng.
- Cách nhập liệu đúng và cách xử lý lỗi trong quá trình nhập dữ liệu vào
bảng.
Thực hành
4 Tiết
- Tạo các bảng dữ liệu.
- Tạo quan hệ cho các bảng dữ liệu.
- Nhập dữ liệu vào bảng.

2-3
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Thiết kế bảng dữ liệu
Nội dung
Phần này trình bày các thành
phần trong bảng, các bước để
thiết kế bảng dữ liệu và nêu rõ
các đặc trưng của bảng dữ
liệu.


 Các thành phần của bảng dữ liệu
 Các bước tạo bảng dữ liệu
 Các đặc trưng của cột



Để tạo các bảng lưu trữ dữ liệu, trước tiên chúng ta phải thiết kế cấu trúc của bảng. Muốn thế, cần
nắm những khái niệm về các thành phần trong bảng dữ liệu.
Các thành phần của một bảng dữ liệu
Bảng (Table) là thành phần cơ sở dùng để lưu trữ thông tin trong tập tin cơ sở dữ liệu Access. Bảng,
là đối tượng được tạo ra trước tiên trong 1 CSDL, gồm có nhiều dòng và cột. Dưới đây là các thành
phần chính của bảng.
Cột (field)
Cấu trúc của bảng được xây dựng dựa trên các cột, mỗi bảng phải có ít nhất là 1 cột. Mỗi cột phải
có một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của một cột sẽ quy đònh những giá trò nào sẽ được lưu trong cột
này. Ví dụ một cột có kiểu dữ liệu chuỗi sẽ không thể lưu trữ dữ liệu số hay ngày tháng và ngược

lại.
Dòng (row)
Bảng sẽ lưu trữ dữ liệu theo từng dòng, mỗi dòng sẽ chứa giá trò của tất cả các field có trong bảng.
Khoá chính (Primary Key) của bảng
Là một cột hay một nhóm các cột trong bảng mà khi có được giá trò của các cột đó thì ta chỉ xác
đònh được duy nhất một dòng trong bảng có giá trò của các cột khoá chính trùng khớp với giá trò đã
cho. Khi một (bộ) field được chọn làm khoá chính của bảng thì Access sẽ tự động kiểm tra để giá trò
của (bộ) field trên các dòng khác nhau sao cho mỗi dòng phải có (bộ) giá trò của field khác với giá
trò của những dòng còn lại.

2-4
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Ví dụ






Khoá
chính trong bảng KETQUA gồm 2 field MaHS và MaMon, dữ liệu trên 2 field này
là duy nhất, không trùng lắp và không được rỗng.
MaHS MaMon DiemThi
A01 TH01 8.5
A01 SV01 7.5
A01 TH01 9.5
Đặc trưng của cột
Một field bao gồm nhiều thuộc tính để qui đònh cách thức lưu trữ, hình thức thể hiện dữ liệu của
field cũng như kiểm tra điều kiện ràng buộc về miền giá trò của dữ liệu, phát hiện những sai sót khi

nhập liệu và thông báo lỗi đến người dùng… Dưới đây là một số thuộc tính thường dùng
Tên field (Field Name )
Tên field tối đa 255 ký tự. Không nên có dấu khoảng trắng và không nên bỏ dấu tiếng Việt (cho dù
Access cho phép cả 2 trường hợp này)
Kiểu dữ liệu (Data Type)
(Các kiểu dữ liệu in nghiêng cần trình bày kỹ cho học viên)
Kiểu dữ liệu Ý nghóa lưu trữ
Text Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 255 ký tự
Memo Kiểu chuỗi có độ dài tối đa 65,535 ký tự
Number Kiểu số
Date/Time
Kiểu ngày giờ
Currency Kiểu số có đònh dạng theo loại tiền tệ
AutoNumber
Kiểu số nhưng tự động tăng do MS Access cung cấp và quản
lý, người sử dụng không thể cập nhật
Yes/No Kiểu Logic
OLE Object Kiểu đối tượng kết nhúng: Word, Excel, v.v…
Hyperlink Kiểu chuỗi chỉ đường của 1 đòa chỉ file hoặc trang Web
Lookup Wizard Tạo 1 field để chọn giá trò và tìm kiếm từ 1 bảng khác

Độ rộng field (Field Size)
Độ rộng tối đa của dữ liệu được chứa trong field. Kiểu Text có giá trò mặc đònh là 50. Với kiểu số sẽ
có các giá trò tương ứng với từng loại số nguyên, số thực, tiền tệ.
Vò trí số thập phân (Decimal Places)
Vò trí số thập phân trong field có kiểu dữ liệu là số thực.
Tiêu đề field (Caption)
Tiêu đề field thể hiện khi mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu. Ta có thể ghi vào một chuỗi tiếng
Việt có dấu nếu muốn hiển thò field có tiêu đề tiếng Việt. Nếu để trống Caption, MS Access sẽ lấy
tên field làm tiêu đề.

Khóa
c
hính
Khóa
c
hính
Lỗi trùng
Khóa chính
2-5
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Giá trò mặc đònh (Default Value)
Giá trò mặc nhiên ban đầu của field khi thêm 1 dòng dữ liệu mới. Nếu field có kiểu dữ liệu là số thì
giá trò mặc đònh ban đầu là 0, nếu là ngày thì thông thường sử dụng ngày hiện hành của hệ thống
(sử dụng hàm Date() để trả về ngày hiện hành ), ví dụ như ngày của hoá đơn, ngày thu tiền…
Qui tắc kiểm tra hợp lệ (Validation Rule)
Là qui tắc kiểm tra dữ liệu hợp lệ khi nhập dữ liệu vào bảng. Ví dụ kiểm tra việc nhập điểm hợp lệ
cho học sinh, qui đònh điểm chỉ được nhập trong khoảng từ 0Ỉ10, ta có Validation Rule cho field
Diem như sau : >=0 and <=10

Chú ý
: Các mục dưới đây chỉ trình bày sơ lược cho học viên hiểu ý nghóa
Mô tả field (Description)
Được dùng để ghi chú ý nghóa, mô tả của field gồm nhiều ký tự hoặc ký số. Các ghi chú này sẽ
được hiển thò trên thanh trạng thái bên dưới màn hình khi ta mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu
(Datasheet View)
Thông báo lỗi (Validation Text )
Là chuỗi thông báo lỗi sẽ xuất hiện nếu nhập dữ liệu vào bảng không đúng so với qui tắc đã đònh ra
trong phần Validation Rule ở trên. Theo ví dụ trên, chúng ta đã đưa ra qui tắc hợp lệ cho field điểm,
như vậy nếu người dùng nhập điểm không hợp lệ, cần thông báo lỗi đến cho người dùng. Trong

trường hợp này, chúng ta nhập vào Validation Text của field Diem như sau : Điểm phải được nhập
từ 0 đến 10
Yêu cầu (Required)
Thuộc tính mang giá trò Yes/No. Nếu chọn Yes, người dùng buộc phải nhập dữ liệu cho cột, ngược
lại có thể để trống. Nếu field có thuộc tính Required là Yes nhưng không nhập liệu cho cột, sẽ xuất
hiện thông báo lỗi khi qua dòng khác.
Chỉ mục (Index)
Có đồng ý sắp xếp (tạo chỉ mục) dữ liệu trên field không. Mục đích tạo chỉ mục để giúp MS Access
truy tìm nhanh hơn. Nếu việc sắp xếp chấp nhận trùng lắp dữ liệu trên cột, chọn Yes (Duplicate
OK), ngược lại nếu không chấp nhận trùng lắp dữ liệu, chọn Yes(No Duplicates). Khi khoá của bảng
là một cột, mặc nhiên field sẽ có sắp xếp với trò Yes(No Duplicates), ngược lại nếu khoá của bảng
nhiều hơn một cột, các field đó sẽ sắp xếp với trò Yes(Duplicates OK).
Đònh dạng (Format)
Được dùng để đònh dạng các thể hiện của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in. Nên đònh dạng cho
các field có kiểu dữ liệu là kiểu số, ngày, chuỗi. Ta có một số các kiểu đònh dạng chính như sau:

Đònh dạng Để thể hiện Thí dụ hiển thò
Date/Time
General Date Ngày giờ đầy đủ 12/30/02, 11:15:00 PM
Long Date Thứ, tháng , ngày, năm Monday,December 30,2002
Medium Date Ngày-tháng-năm 3-Apr-02
Short Date Ngày-tháng-năm 4/3/02
Long Time Giờ:phút:giây AM/PM 5:40:30 AM
Medium Time Giờ:phút AM/PM 5:40 AM
Short Time Giờ:phút 5:40
Number
General Num Đúng số đã nhập vào
2-6
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Currency Có phân cách ngàn, số lẻ và chèn thêm $ $ 1,456.78
Standard Có phân cách phần ngàn, số lẻ 1,234.56
Percent Dữ liệu nhập được nhân 100 và đònh dạng
thêm ký tự %
20%
Text
> Làm thay đổi dữ liệu thành chữ IN
< Làm thay đổi dữ liệu thành chữ thường
@ Dữ liệu bắt buộc nhập
& Dữ liệu không bắt buộc nhập
Mặt nạ nhập liệu (Input Mask)
Mặt nạ đònh dạng dữ liệu nhập dùng để giúp người sử dụng nhập liệu vào bảng phải tuân thủ theo
đúng đònh dạng đó. Ví dụ: khi nhập điểm cho học sinh thì chỉ được nhập số chứ không được nhập
chuỗi ký tự.

Ký tự Ý nghóa cho phép nhập
0 0 -> 9, không cho nhập dấu
9 0 -> 9, khoảng trắng, không cho nhập dấu.
# 0 -> 9, khoảng trắng, cho nhập dấu.
L A->Z, bắt buộc nhập
? A->Z, không bắt buộc nhập
A A->Z; 0->9, bắt buộc nhập
a A->Z; 0->9, không bắt buộc nhập
& Ký tự bất kỳ, bắt buộc nhập
C Ký tự bất kỳ, không bắt buộc nhập
. , : : - / Các dấu phân cách
< Chuyển đổi dữ liệu chuỗi sang chữ thường
> Chuyển đổi dữ liệu chuỗi sang chữ IN

Các bước tạo bảng dữ liệu

Tạo bảng là đònh nghóa các cột mà bảng đó
sẽ có. Mỗi cột trong bảng được đònh nghóa
các thông tin bao gồm: tên cột, kiểu dữ liệu
của cột, kích thước dữ liệu có thể lưu trữ.
Các bước thực hiện như sau :
 Vào thực đơn Insert chọn Table.
Hoặc trên cửa sổ Database chọn đối
tượng Tables, chọn chức năng New.
Khi đó xuất hiện cửa sổ New Table
 Chọn dòng Design View từ cửa sổ
New Table. Sau đó chọn OK để mở
cửa sổ thiết kế như hình bên
 Trên cửa sổ thiết kế, thiết lập các
đặc trưng cho các field như : Field
Name, Data Type, Field Size,……
 Tạo khoá chính của bảng bằng cách :
2-7
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

− Chọn một hay nhiều field cần tạo khoá
− Chọn thực đơn Edit Ỉ Primary Key hoặc nhấn nút

trên thanh công cụ
 Lưu bảng vừa tạo
− Vào thực đơn Fil Save
−
Gõ vào tên Table cần lưu
2-8
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Nội dung
Trình bày các loại quan hệ
giữa 2 bảng trong Access và
cách tạo lập các mối quan hệ
giữa các bảng dữ liệu.


 Các loại quan hệ giữa 2 bảng trong MS Access
 Các bước tạo quan hệ giữa các bảng




Cơ sở dữ liệu Access được xây dựng trên mô hình dữ liệu quan hệ, trong đó một bảng có quan hệ
với một hay nhiều bảng khác. Phần nội dung dưới đây sẽ trình bày về ý nghóa và cách tạo quan hệ
giữa các bảng trong Access.
Các loại quan hệ thông thường

Microsoft Access cung cấp hai loại quan hệ cơ bản như sau:

Quan hệ Một-Một (One-to-One )
Trong mối quan hệ một - một thì các dòng dữ liệu có trong 2 bảng quan hệ phải tương ứng với
nhau.

Ví dụ
Ta có hai bảng Lý lòch Nhân Viên và Nhân viên và mối quan hệ giữa hai bảng này
là “Một nhân viên chỉ có một bộ lý lòch và ngược lại một bộ lý lòch chỉ thuộc chỉ
chủ nhiệm một lớp học trong một năm học. Ký hiệu:

Quan hệ Một-Nhiều (One-to-Many )
Đối với loại quan hệ này, một dòng dữ liệu ở bảng bên một sẽ có tương ứng nhiều dòng dữ liệu ở
bảng bên nhiều.

Ví dụ
Ta có hai bảng KHOA và SINHVIEN và mối quan hệ giữa hai bảng này là “Trong
một khoa thì có nhiều sinh viên theo học “ hoặc có thể nói “Có nhiều sinh viên học
trong cùng một khoa”. Ký hiệu:




Ghi chú Mối quan hệ nhiều – nhiều không cần trình bày. Với phạm vi kiến thức của Access cơ
bản, học viên không đủ khả năng để thiết kế CSDL. Giáo viên phải đảm nhận việc này và giải
thích ý nghóa của các quan hệ giữa các bảng trong các trường hợp cụ thể.

Các bước tạo quan hệ cho các bảng
Để thiết lập quan hệ giữa các bảng, cần thực hiện qua các bước sau:
L
y
ù lòch Nhân Viên Nhân viên
1
1
SINH VIÊN KHOA
∞
1
2-9
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

 Chọn thực đơn Tools Ỉ Relationships để mở cửa sổ thiết lập quan hệ cho các bảng. Trong
cửa sổ này chỉ tồn tại duy nhất một quan hệ giữa các bảng.
 Chọn các bảng muốn tạo quan hệ trong hộp thoại Show Table, nhấn nút Add để chèn các
bảng vào cửa sổ quan hệ.
 Dùng thao tác kéo – thả field của bảng để thiết lập quan hệ cho các bảng: dùng chuột chọn
field có quan hệ của bảng thứ nhất, sau đó kéo thả vào field có quan hệ ở bảng thứ hai.
 Trong cửa sổ thiết lập quan hệ vừa xuất hiện, để tạo được mối quan hệ một – nhiều, ta cần
chọn (check) vào mục Enforce Referential Integrity. Khi này ta có thể thiết lập 2 tính chất
kiểm tra ràng buộc quan hệ trên bảng thông qua 2 mục bên dưới.


- Cascade Update Related Fields: Nếu được chọn thì giá trò của field liên kết ở bảng
nhiều sẽ tự động thay đổi tương ứng với sự thay đổi giá trò của field liên kết ở bảng một.
Ngược lại, khi không chọn mục này, ta sẽ không thay đổi được giá trò của field liên kết
trong bảng một nếu giá trò của field đó tồn tại trên bảng nhiều.
Ví dụ
Trong mối quan hệ giữa hai bảng KHOA và SINH VIÊN. Khi ràng buộc
này được chọn, nếu ta sửa đổi mã khoa ‘AV’ trong bảng KHOA thành
‘EN’ thì tất cả những sinh viên trong bảng SINH VIÊN có mã khoa là
‘AV’ trước đây sẽ tự động đổi thành ‘EN’. Trường hợp không chọn ràng
buộc này, Access sẽ thông báo lỗi.

- Cascade Delete Related Records: Nếu được chọn thì khi xoá một mẫu tin bên bảng một
thì tất cả những mẫu tin bên bảng nhiều có giá trò của field liên kết giống với giá trò của
field liên kết bên bảng một sẽ tự động được xoá. Ngược lại, nếu không chọn vào mục
này thì ta sẽ không huỷ được mẫu tin bên bảng một nếu giá trò của field liên kết đã tồn
tại bên bảng nhiều.

Ví dụ
Ta có mối quan hệ giữa bảng HOÁ ĐƠN và CHI TIẾT HOÁ ĐƠN là mối

quan hệ một – nhiều (một hoá đơn thì có nhiều dòng chi tiết mô tả các
loại hàng mua hoặc bán trong một hoá đơn), trong mối quan hệ này nếu
chúng ta chọn qui tắc ràng buộc tự động xoá các mẩu tin quan hệ, khi xoá
một dòng hoá đơn trong bảng HOÁ ĐƠN tất cả thông tin chi tiết của hoá
đơn này trong bảng CHI TIẾT HOÁ ĐƠN cũng được tự động xoá đi.
Ngược lại nếu không chọn qui tắc ràng buộc này, Access buộc tất cả các
chi tiết của hoá đơn này phải được xoá trước.
2-10
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Trường hợp giữa hai bảng quan hệ với nhau qua nhiều field

Ví dụ
Ta có hai bảng HOADON và CTHD (Chi tiết hoá đơn) như sau:


Khi giữa hai bảng có quan hệ với nhau qua nhiều field thì thao tác tạo quan hệ cũng tương tự như
những trường hợp đã nêu trên, nhưng thay vì ta chọn một field bên bảng Một thì ta chọn cùng lúc
nhiều field bên bảng Một, và rê thả sang bảng Nhiều. Khi đó, hộp thoại Edit Relationships có dạng
như sau:


Ghi chú Khi thiết kế cơ sở dữ liệu ta nên thực hiện theo trình tự sau: tạo các cấu trúc bảng, sau đó
tạo quan hệ giữa các bảng và cuối cùng là nhập dữ liệu cho bảng.


Ví dụ
: Mối quan hệ 1 – N

KHOA

SINHVIEN
MaKhoa TenKhoa

MaSV MaKhoa TenSV …
TH Tin Học SV001
TH
Lê Văn Minh
VL Vật Lý SV002
VL
Trần Duy Thái Bảo
DT Điện Tử SV003
VL
Nguyễn Hoàng Doanh
SV004
DT
Mai Thanh Hương
SV005
TH
Đinh Văn Phước
SV006
DT
Võ Hoài Phương
2-11
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Một số thao tác trên bảng

Nội dung
Trình bày một số thao tác trên

bảng khi thiết kế và trong lúc
nhập dữ liệu trên bảng.
Dẫn nhập
Khi thiết kế hay nhập dữ liệu
trên bảng, có một số thao tác
thường gặp như: thêm, xoá
các dòng hoặc cột, các thao
tác di chuyển, chọn lựa……


 Sửa đổi cấu trúc bảng
 Thay đổi cách trình bày trong cửa sổ cập nhật
dữ liệu
 Sắp xếp dữ liệu trên bảng
 Tìm kiếm dữ liệu
 Lọc dữ liệu



Sửa đổi cấu trúc bảng
Trong trường hợp phát hiện cấu trúc bảng bò sai hoặc muốn thêm hoặc xoá đi một số field trong
bảng, ta có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa trong chế độ thiết kế của bảng. Sau đây là các thao
tác thường được thực hiện trong lúc thiết kế bảng, và những sửa chỉ được cập nhật khi ta chọn chức
năng lưu cấu trúc bảng.

Chọn một hoặc nhiều field
Chọn một hay nhiều field là thao tác thường gặp khi ta cần tác động cùng lúc lên nhiều field, chẳng
hạn như muốn xoá cùng lúc nhiều field, hay cần tạo khoá chính có nhiều field… , thao tác chọn
này được thực hiện như sau:
 Đưa chuột về bên trái của field cần chọn, biểu tượng của chuột sẽ chuyển thành dạng

,
click chuột để chọn field. Khi này trên dòng của field chọn sẽ được tô màu đen.
 Muốn chọn thêm field khác thì nhấn giữ phím Ctrl (dùng để chọn những field rời nhau) hay
Shift (dùng để chọn những field liên tục), lặp lại thao tác chọn một field trên các field cần
còn.

Chèn thêm một field vào trong bảng
Ta có thể thêm vào bảng các field mới. Những field này có thể được thêm vào cuối hay được chèn
vào giữa những field đã có.
Để chèn một field vào giữa những field đã có ta thực hiện như sau:
 Đặt con trỏ tại field cần chèn
 Chọn chức năng Insert Ỉ Rows từ thanh thực đơn. Field mới sẽ nằm tại vò trí của con trỏ và
đẩy field cũ xuống dòng dưới

Xoá một hoặc nhiều field
Phải cẩn thận khi ta thực hiện thao tác này vì tất cả dữ liệu trên các field mà chúng ta xoá sẽ bò mất
ngay sau khi chọn chức năng lưu cấu trúc bảng.
Thực hiện xoá như sau:
 Chọn các field muốn xoá .
 Nhấn phím Delete hay chọn chức năng Edit Ỉ Delete.

Phục hồi thao tác xoá field
2-12
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Sau khi thực hiện thao tác xoá field (nhưng chưa lưu lại cấu trúc bảng) ta có thể phục hồi các field
vừa xoá bằng những cách sau:
 Chọn thực đơn Edit Ỉ Undo Delete (hoặc Ctrl + Z).
 Hoặc đóng bảng lại và không lưu lại những gì đã thay đổi trước đó (chọn nút No khi được
hỏi lưu lại cấu trúc bảng).

Sao chép và dán field
Khi có hai field mà kiểu dữ liệu, đònh dạng… hoàn toàn giống nhau, chỉ khác nhau về tên field, mô
tả, tiêu đề field, cách nhanh nhất là sao chép một field đã có thành field mới và sau đó đổi tên field
vừa sao chép. Các bước thực hiện như sau:
 Chọn field cần sao chép
 Chọn thực đơn Edit Ỉ Copy
 Đặt con trỏ tại vò trí cần dán
 Chọn thực đơn EditỈPaste.

Chuyển đổi thứ tự vò trí các field trong bảng
Tuy thứ tự trước sau của các field trong bảng không quan trọng. Nhưng cần ta cũng có thể thực hiện
thay đổi thứ tự field bằng cách:
 Chọn field muốn thay đổi vò trí
 Đưa chuột vào vò trí đầu field, di chuyển field được chọn bằng cách dùng chuột để kéo thả
field đến vò trí cần

Thay đổi cách trình bày trong cửa sổ nhập liệu (Datasheet)
Trong cửa sổ nhập liệu cho bảng, ta có thể thay đổi một số đặc điểm trình bày như đònh lại font chữ,
ẩn hiện các đường kẻ ô hoặc thay đổi vò trí của các, …

Đònh font chữ
Khi xem dữ liệu trên bảng, font chữ có thể không đúng theo ý muốn của người dùng, chẳng hạn như
chưa thể hiện được tiếng Việt, … muốn đổi lại font chữ ta thực hiện như sau:
 Chọn chức Format Ỉ Font trên thanh thực đơn để mở hộp thoại chọn font
 Trên hộp thoại font, chọn font chữ cần sử dụng. Sau đó nhấn nút OK

Hiện hoặc ẩn các đường kẻ ô (GridLine)
Muốn thay đổi các đònh dạng bên ngoài của bảng như : các đường kẻ ô, màu đường lưới, màu nền
của các ô, … ta thực hiện như sau:
 Chọn thực đơn Format Ỉ Datasheet…

 Trên màn hình Datasheet Formating, chọn các đặc trưng cần thiết, sau đó nhấn OK để chấp
nhận những gì muốn thay đổi

Thay đổi chiều cao, độ rộng của các dòng và field
Ví dụ
Trên bản
g
CHI TIẾT HOÁ ĐƠN dùn
g
để lưu trữ thôn
g
tin của các chi tiết hoá đơn
như các cột: số hoá đơn, mã hàng hoá, số lượng, đơn giá, trò giá. Trong đó ba field số
lượng, đơn giá, trò giá là hoàn toàn giống nhau, do đó ta chỉ cần tạo field số lượng
đầu tiên và sau đó sẽ sao chép ra hai field còn lại là đơn giá và trò giá.
2-13
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Muốn thay đổi chiều cao, độ rộng của các dòng và field trên màn hình cập nhật dữ liệu cho dễ xem
và thể hiện đầy đủ thông tin trong bảng (không bò che). Ngoài động tác kéo chuột tại các biên của
dòng và field (giống như Excel, Word), chúng ta còn có thể chỉ đònh chính xác bằng cách thực hiện:
 Chọn thực đơn Format Ỉ Row Height hay Column Width
 Ghi vào một số chính xác chỉ đònh chiều cao, độ rộng của dòng hoặc field trong bảng

Ẩn hoặc hiện các field
Trong một bảng nếu có quá nhiều field và màn hình không thể hiển thò hết, chúng ta phải cuộn màn
hình qua lại để xem. Điều này có thể gây ra sự khó chòu cho người xem, trong trường hợp này nếu
không muốn phải cuộn màn hình, ta có thể che bớt một số field không cần thiết bằng cách:
Ẩn các field:

 Chọn những field cần ẩn
 Chọn chức năng Format Ỉ Hide Column
Hiện các field đã ẩn
 Chọn chức năng Format Ỉ Unhide Column…
 Đánh dấu check vào những field cần hiện

Lưu lại các thay đổi về cách trình bày
Tất cả những gì chúng ta thay đổi phía trên chỉ có ảnh hưởng về mặt hình thức thể hiện bên ngoài
của bảng dữ liệu, không có ảnh hưởng đến cấu trúc bên trong của bảng, nhưng nếu muốn giữ
nguyên các đònh dạng này trong lần mở bảng sau, cần lưu lại các đònh dạng đã thay đổi


Thay đổi cách trình bày chung cho các bảng
Ngoài ra có thể thay đổi cách trình bày chung cho tất cả các bảng khi xem ở chế độ cập nhật dữ liệu
bằng cách:
 Chọn chức năng ToolỈ Options…
 Chọn trang Datasheet
 Chọn tiếp các đònh dạng cần thiết trên trang này như: Font, Color…

Đònh dạng hiển thò bảng dữ liệu con (Subdatasheet)
Chúng ta có thể đònh dạng hiển thò bảng dữ liệu con trên bảng hiện hành bằng cách chọn:
 Chọn thực đơn FormatỈ SubdatasheetỈ Expand All | Collapse All | Remove : hiển thò tất
cả nội dung bảng dữ liệu con hoặc đóng lại, hoặc loại bỏ mối liên kết.
2-14
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM


Đònh nghóa bảng dữ liệu con liên quan
Chúng ta có thể đònh nghóa mối liên kết của bảng dữ liệu con với bảng dữ liệu hiện hành bằng cách
chọn:

 Chọn thực đơn InsertỈ Subdatasheet…
 Chỉ đònh tên bảng dữ liệu con, truy vấn con và các vùng liên kết của hai bảng cha và con
trên màn hình Insert Subdatasheet

Sắp xếp dữ liệu trên bảng
Chúng ta có thể sắp xếp lại dữ liệu trong bảng theo một thứ tự nào đó với mục đích để xem hoặc
muốn nhóm các dữ liệu lại với nhau. Có các loại sắp xếp như sau:

Ví dụ
Sử dụn
g
chức năn
g
Expand All để hiển thò tất cả nội dun
g
của bản
g
con Kết Quả
trong khi đang hiển thò bảng SINH VIÊN


Ví dụ
Ta có thể tạo ra mối liên kết của bản
g
SINH VIÊN (cha) và bản
g
KẾT QUẢ(con)
như hình sau:
2-15
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Sắp xếp dữ liệu trên một cột
Dữ liệu của bảng sẽ được sắp xếp theo field được chọn, cách thực hiện như sau :
 Chọn field cần sắp xếp
 Chọn thực đơn Record Ỉ Sort Ỉ Ascending | Descending: Sắp tăng hoặc sắp giảm

Sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột
Dữ liệu của bảng sẽ được sắp xếp trên các field được chọn, thứ tự ưu tiên trong trường hợp sắp xếp
trên nhiều field là từ trái sang phải. Trong trường hợp nếu các field sắp xếp không nằm cạnh nhau
thì chúng ta phải chuyển vò trí các field sao cho chúng nằm cạnh bên nhau trước khi thực hiện sắp
xếp dữ liệu.
 Chọn các field cần sắp xếp
 Chọn thực đơn Record Ỉ Sort Ỉ Ascending | Descending : Sắp tăng hoặc Sắp giảm

Tìm kiếm và thay thế dữ liệu trên bảng
Để có thể tra cứu nhanh các thông tin đã lưu trữ, chúng ta sẽ dùng công cụ tìm kiếm nhanh của
Microsoft Access.

Các bước thực hiện
 Chọn thực đơn Edit ỈFind (hoặc Ctrl + F )
 Nhập giá trò cần tìm trong ô Find What, nhấn nút Find Next để tìm đến dòng đầu tiên có giá
trò cần tìm, sau đó chọn tiếp nút Find Next để tìm đến các dòng kế tiếp có giá trò bằng giá trò
tìm. Chọn nút Cancel để kết thúc việc dò tìm.

Tìm kiếm gần đúng
Đôi khi chúng ta không muốn phải tìm kiếm dữ liệu một cách chính xác nhưng có thể tìm gần đúng.
Lúc này phải sử dụng đến các ký tự đại diện (wildcard) khi nhập giá trò cần tìm. Microsoft Access
cung cấp một số các ký tự đại diện tìm kiếm sau:
Ký tự Ý nghóa Thí dụ và kết quả tìm
? Đại diện một ký tự Tùn? Ỉ Tùng

* Đại diện một chuỗi các ký tự La* Ỉ Lam, Lan, Lang, Lanh
# Đại diện một ký số 25### Ỉ Từ 25000 đến 25999
[ ] Đại diện các ký tự nằm trong [ ] Tâ[n,y] Ỉ Tân, Tây
Ví dụ
Tìm đến các sinh viên học khoa Anh văn.
2-16
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

- Đại diện các ký tự nằm trong một khoảng [ ] [L-N]am Ỉ Lam, Mam, Nam
! Phủ đònh [!L-N]am Ỉ Không là Lam, Mam,
Nam

Thay thế dữ liệu
Khi muốn sửa đổi đồng loạt dữ liệu của một field tại nhiều dòng khác nhau trong bảng, chúng ta có
thể sử dụng chức năng tìm kiếm và thay thế của Microsoft Access để làm công việc sửa đổi này.
 Chọn thực đơn Edit ỈReplace (hoặc Ctrl + H )
 Nhập giá trò cần tìm trong ô Find What, và giá trò cần thay thế trong ô Replace With
 Chọn nút Find Next để tìm đến dòng kế tiếp muốn thay thế, chọn nút Replace nếu muốn
thay thế ở dòng hiện hành, hoặc nhấn nút Replace All để thay thế đồng loạt tất cả các dòng
còn lại.
Lọc dữ liệu trên bảng
Để tạm ẩn đi những dòng dữ liệu không cần thiết trên bảng (khi số dòng dữ liệu quá nhiều), chúng
ta có thể dùng cách thức lọc dữ liệu. Những dòng bò ẩn đi sẽ xuất hiện trở lại khi bỏ lọc. Access
cung cấp cho chúng ta bốn cơ chế lọc sau:

Các bước chung khi lọc dữ liệu
 Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu
 Chọn thực đơn Records Ỉ Filter
 Chọn một trong bốn cách lọc sau
- Filter By Form: lọc theo biểu mẫu

- Filter By Selection: lọc theo các giá trò đã đánh dấu
- Filter Excluding Selection: lọc khác với các giá trò được đánh dấu
- Advanced Filter/ Sort: lọc bằng lưới QBE

Filter By Form
Là cơ chế lọc dữ liệu chỉ cho phép chúng ta lọc các dòng dữ liệu với phép so sánh bằng (=) và các
phép toán logic And, Or mà thôi.

Filter By Selection
Dạng này chỉ cho phép chúng ta lọc ra những dòng dữ liệu đúng theo những giá trò đã được đánh
dấu trên cửa sổ cập nhật dữ liệu của bảng

Ví dụ

2-17
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM


Filter Excluding Selection
Ngược lại với các lọc ở trên, lọc theo giá trò đã đánh dấu, cho phép chúng ta lọc những dòng dữ liệu
khác với giá trò đã đánh dấu khi xem bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu.

Advanced Filter/ Sort

Thông qua một công cụ của Access, cho phép lọc dữ liệu theo cách riêng của người dùng

Ví dụ
Ví dụ

Ví dụ

2-18
Tài liệu giảng dạy Microsoft Access 1 Trung Tâm Tin Học-Trường ĐH KHTN TP. HCM

Bài tập
Tạo lập cơ sở dữ liệu Quản lý sinh viên trong phần Phục Lục – CSDL với yêu cầu:
• Tạo cấu trúc bảng
• Thiết lập quan hệ giữa các bảng
• Nhập liệu cho bảng