Công cụ giúp tiết kiệm thời gian

Công cụ giúp tiết kiệm thời gian
Chúng ta ai cũng thích khám phá những phím tắt mới, đó có thể là cách
trở về văn bản gốc nhanh hơn hay rút ngắn thời gian nhập và hiệu chỉnh một
đoạn văn bản. Và đây được gọi là những thủ thuật tiết kiệm thời gian.
Phím tắt tự tạo
Chọn đối tượng, đoạn văn bản hay hình ảnh mà bạn mu
ốn sử dụng
thường xuyên, nhấn Tools.AutoCorrect Options (Word 2002). Trong hộp thoại
xuất hiện, chọn nhãn AutoCorrect, lúc này bạn sẽ nhìn thấy đối tượng bạn chọn
nằm trong khung "With". Hãy gõ một từ viết tắt, ngắn gọn trong khung "Replace",
chọn tùy chọn formatted tắt, và nhấn OK. Để chèn đối tượng vào văn bản soạn
thảo, bạn chỉ việc gõ lại từ viết tắt đã chọn trong khung "replace" và nhấn phím <
Space > .
N
ếu khi thoát ra, Word có yêu cầu lưu những thay đổi này thì chọn Yes.
Di chuyển bằng thanh cuộn. Để di chuyển một cách nhanh chóng trong nhiều
trang tài liệu, bạn có thể dùng thanh cuộn dọc hoặc ngang nằm ở bên phải hoặc
phía dưới màn hình. Nhưng tất cả không chỉ có vậy. Bằng cách nhấn vào một
trong hai nút mũi tên kép chỉ lên và chỉ xuống nằm ở dưới cùng của thanh cuộn
bên phải màn hình, bạn có thể di chuyển từ trang này sang trang kia. Nhấ
n vào
nút nằm giữa 2 mũi tên kép này, một bảng các lựa chọn sẽ hiện ra. Di chuyển
chuột trên từng tùy chọn, bạn sẽ thấy xuất hiện lời giải thích cho chức năng của
chúng, chẳng hạn Browse by Graphic, Browse by Section. Sau khi chọn tuỳ chọn
mong muốn để trở về trạng thái trước hoặc sau đó, bạn nhấn vào các nút mũi
tên kép. Wordperfect 9 vả 10 đều có công cụ tương tự như vậy trên thanh cuộn
theo chi
ều dọc . Bạn nhấn vào nút này giữa 2 nút mũi tên kép để luân chuyên
giữa các lựa chọn di chuyển nhanh.
ln phím tắt bàn phím
Trong Word, chọn Tools.Macro.Macros hoặc nhấn < Alt + F8 >. Trong

hộp thoại Macros, chọn Word Command từ danh sách Macros in", sau đó chọn
Listcommands từ hộp danh sách "Macro name". Nhấn Run, chọn Current menu
and keyboard setings trong hộp thoại liệt Commands, nhấn OK. Word sẽ tạo một
bảng gồm các lệnh và phím tắt tương ứng của chúng. Bạn chỉ việc in ra để tham
khảo.
Trong Wordperfect 10 chọn Tools.Settings. Nhấn biểu tượng customize
trong hộp thoại settings và chọn nhãn keyboards trong hộ
p thoại tiếp theo. Tại
đây, phím mà bạn đang sử dụng sẽ tự động được chọn. Nhấn Edit và sau đó là
Print Report trong hộp thoại tiếp theo.
Thư mục tài liệu
Theo mặc định, word lưu tài liệu của bạn trong thư mục My Documents.
Nếu muốn thay đổi thư mục mặc định này, chọn Tools.Options và chọn nhấn File
Locations trong hộp thoại Options. Chọn Documents trong danh sách filetypes
rồi nhấn modify. Tìm đến và chọn thư mục mà bạn muốn dùng làm mặc định,
nhấn OK. Khi thoát ra, nếu Word yêu cầu xác nhận thay đổi này vào normal.dot,
bạn nhấn Yes.
Thay đổi bộ mặt cho trình soạn thảo văn bản
Giao diện mà Word và Wordperfect chào mừng bạn mỗi khi khởi động
chương trình là ý tưởng sắp xếp các thanh công cụ, trình đơn . . . do người khác
áp đặt. Bạn hoàn toàn có thể tự thiết kế bộ
mặt mới cho trình soạn thảo văn bản
của mình bằng cách làm theo những bước hướng dẫn sau:
Trình đơn theo cách riêng
Trình đơn thông minh trong word2000 và 2002 chỉ đưa ra những lệnh mà
bạn thường dùng nhất. Để xem tất cả các lệnh có sẵn, bạn phải hoặc là đợi một
vài giây, hoặc là nhấn lên nút mũi tên kép ở dòng cuối cùng của trình đơn đó.
Sau đây là cách để bạn tắt tính năng thông minh này đi. Trong Word 2000, chọn
Tools. Customize, chọn nhấn Options trong hộp thoai Customize bỏ chọn đối với
tùy chọn Menus show recently used commands first, rồi nhấn Close. Đối với

Word 2002, các bước thực hiện cũng tương tự như vậy nhưng trong hộp thoại
customize, bạn chọn always Show full menus.
Sắp đặt biểu tượng theo cách riêng
Giao diện mặc định của Word bố trí các đi
ều khiển thật bừa bộn. Các
thanh công cụ, biểu tượng, trình đơn, thanh cuộn, thước, và khung tác vụ (trong
Word 2002) lấp kín tới hơn phân nửa màn hình. Để bỏ đi một thanh công cụ trên
giao diện của Word, bao gồm mọi thứ xuất hiện khi bạn chọn một hình đồ hoạ
hoặc bảng, bạn nhấn phím phải vào nó và bỏ chọn nó trong danh sách thả
xuống. Để xóa những thành phần khác, bạn chọn Nhấn phím ph
ải Tools.Options
và nhấn chuột vào nhãn View trong hộp thoại options. Sau đó đừng chọn các
chọn các thanh cuộn, thước, thanh trang thái hay bất cứ thành phần khác mà
bạn thấy không cần thiết.
Cố định các bảng tác vụ của Word 2002
Mặc dù khung tác vụ (task pane) của Word 2002 là rất tiện dụng nhưng
chúng lại chiếm mất nhiều diện tích màn hình. Để Word 2002 giấu đi khung tác
vụ New documen, bạn chọn Tools. Options và bỏ chọn mục Startup Task Pane
bên d
ưới nhãn View. Nhấn OK để thực thi thay đổi này. Nhấn vào biểu tượng
styles and formatting trên thanh công cụ formatting để mở hoặc đóng khung tác
vụ Styles and Formatting. Bạn có thể thường phải ngăn chặn việc khung Styles
and formatting mở ra bằng cách sử dụng các lệnh trình đơn, thanh công cụ,
phím tắt để định dạng lại văn bản soạn thảo.
Chọn văn bản nhanh hơn
Chọn một đoạn vă
n bản để định dạng là một trong những tác vụ thường
gặp nhất khi soạn thảo văn bản. Đa số người dùng đều thực hiện thao tác này
bằng cách nhấn chuột vào đầu đoạn văn bản rồi kéo đến hết đoạn văn bản
muốn chọn, cách này mất thời gian và khó thực hiện chính xác. Sau đây là một

số phím tắt giúp bạn làm điều này nhanh hơn và chuẩn xác hơn.
Với mọi phiên bản Word, muốn chọn một từ bạn chỉ việc nhấn đúp vào từ
đó. Để chọn một câu, bạn giữ phím và nhấn vào vị trí bất kì trong câu. Nhấp đúp
vào lề trái của một đoạn văn bản (khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên ) hoặc
nhấn chuột 3 lần liên tiếp, bạn sẽ chọn được toàn bộ văn bản đó. Bạn có thể
chọn lần lượt 1 từ, 1 câu, rồi 1 đoạn văn bằng cách giữ phím chuột sau khi đã
đánh dấu được đối tượng đầ
u rồi kéo chuột đến các từ, câu hay đoạn văn bản
kế tiếp hoặc trước đó.
Để đánh dấu từ vị trí hiện hành của con trỏ đến cuối dòng, bạn nhấn
Nhấn để chọn từ vị trí hiện hành của con trỏ cho tới cuối tài liệu. Còn muốn
chọn toàn bộ tài liệu, nhấn -A hoặc nhấn chuột 3 lần liên tiếp vào lề trái của vă
n
bản. Cách tốt nhất để chọn một đoạn văn bản tương đối dài là nhấn vào đầu
đoạn văn, giữ phím rồi kéo chuột đến cuối đoạn muốn chọn.
Trong WordPerfect 9 và 10, bạn có thể chọn một từ bằng cách nhấn đúp
vào từ đó; chọn một câu bằng cách nhấn chuột 3 lần liên tiếp vào vị trí bất kì
trong câu; chọn 1 đoạn v
ăn bản bằng cách nhấn chuột 4 lần liên tiếp vào vị trí
bất kì hoặc nhấn đúp vào lề trái của đoạn văn bản. Để đánh dấu từ vị trí hiện
hành của con trỏ đến cuối dòng, bạn nhấn Nhấn để chọn từ vị trí hiện hành
của con trỏ cho tới cuốn tài liệu. Chọn toàn bộ tài liệu, bạn nhấn -A hoặc nhấn
chuộ
t 3 lần liên tiếp vào lề trái của văn bản; chọn một đoạn văn bản dài, nhấn
vào đầu đoạn văn bản, giữ phím rồi kéo chuột đến cuối đoạn muốn chọn.
Thủ thuật dành riệng cho Word2002 :
Từ trước tới nay các phần mềm soạn thảo văn bản chưa bao giờ cho
phép chọn nhiều đối tượng không nằm cạnh nhau để bạn thực hiện các thao tác
cắt và dán khi cần thiết. Riêng Word 2002 làm được điều này.
Đầu tiên chọn một khối văn bản theo một trong những cách đã trình bày ở

trên, sau đó bạn giữ phím trong khi thực hiện chọn những đối tượng tiếp theo
(cũng bằng những thủ thuật đã nêu nhưng đương nhiên là không được áp dụng
cách có sử dụng đến phím < Ctrl > ). Tiếp tục làm như vậy cho đến khi chọn đủ
các đối tượng cần thiết. Với khối văn bả
n đã chọn, bạn có thể sao chép rồi dán
(paste) vào các tài liệu khác.
Định dạng lại những đoạn văn bản xấu xí
Đây là việc bạn gặp hàng ngày. Những đoạn văn bản chép từ trang Web
hoặc các chương trình khác khi dán vào tài liệu hay bị lộn xộn về phông chữ,
khoảng cách giữa các dòng. . . nói chung là rất xấu. Word và Wordperfect đều
cho phép bạn chỉnh lại định dạng những đoạn văn bả
n này. Chọn đoạn văn bản
muốn định dạng, chọn edit.Cut hoặc nhấn -X để cắt và dán vào clipboard. Nếu là
Word, trước hết bạn phải thiết lập để trình đơn Style của thanh công cụ
Formatting phải là Normal. Nếu là wordperfect chọn từ danh sách Select Style.
Chọn Edit/paste Special, nhấn và Unformatted Text trong hộp thoại Paste
Special, OK. Bây giờ định dạng xấu xí trước đây đã hoàn toàn biến mất. Nếu
dùng Word2002, công việc còn dễ dàng h
ơn nữa:đánh dấu đoạn văn bản, chọn
Clearformat -từng trong trình đơn Style.
Hạn chế số trang của tài liệu
Thỉnh thoảng khi soạn thảo văn bản bản hay gặp tình trạng là có 1-2 dòng
bị tràn sang trang thứ 2. Đừng vội tìm cách cắt xén nội dung để "co" lại cho vừa
1 trang. Word và wordperfect đều cho phép định dạng lại tài liệu để nó chỉ chiếm
số trang như bạn mong muốn.Trong Word, chọ
n File.Print Preview, nhấn vào nút
Shrink to Fit trên thanh công cụ, và nhấn < Esc > để trở về màn hình soạn thảo
Word sẽ co tài liệu của bạn lại bằng cách giảm kích thước phông chữ. Nếu
không hài lòng với kết quả đạt được, bạn quay trở về trạng thái ban đầu bằng
cách nhấn Edit.undo hoặc ctrl-z. Trong Wordperfect 9 và 10 chọn Format.Make

ItFit. Tại hộp Desired number of pages, bạn chọn số trang mong muốn. Nhấn
make it fit. Không hài lòng với hình thức mới, cũng chọn Edit.Undo hoặc -z.
Kiểu cách cho người sành điệu
Nếu không dùng các kiểu heading trong Word là bạn đã để lãng phí mất
nhiều tính năng hữu ích rồi đó. Sau khi áp dụng các kiểu Heading cho tiêu đề
chính, tiêu đề phụ, bạn có thể xem tổng thể tài liệu của mình bằng cách chọn
view. Document map và nhấn vào một tiêu đề bất kỳ ở lề trái để đến thẳng đoạn
văn bản tương ứng. Các kiểu Heading còn cho phép bạn làm mục lục với chỉ
một vài thao tác: nhấn-home để trở về đầu tài liệu chọn
Insert.reference.Indexandtables (trong Word 2002) hoặc Insertindex andTables
(trong tất cá các phiên bản trước), chọn nhãn Table of contents, nhấn OK.
Bạn cần chuẩn bị gấp một bài "diễn văn" ? Nếu dùng Heading của Word
thì hầu như b
ạn chẳng phải làm gì thêm. Chọn
File.Sendto.Microsoftpowerpoint.Word sẽ tự động chuyển Heading thành các
slice riêng biệt, và các heading2, Heading3 sang dạng gạch đầu dòng. Chỉ cần
tinh chỉnh thêm chút ít là bạn đã có một phần trình bày tạm ổn. Word còn có một
phím tắt bàn phím cho phép bạn dùng 3 kiểu Heading đầu tiên cho đoạn văn bản
của mình. Nhấn l, -2,hoặc -3 để chọn kiểu heading tương ứng cho tài liệu đang
soạn thảo. Để áp dụng kiểu normal của word, nhấn n.
Tạo bảng nhanh trong trình soạn thảo văn bản
Trong Word, chèn bảng vào một đoạn tài liệu thật đơn giản nhưng việc
chọn màu, kẻ bảng một cách thủ công lại hơi mất thờ gian. Word có thể giúp bạn
cải thiện tình trạng này. Sau khi đã thêm đầy đủ thông tin vào bảng, bạn chọn
Table. Table Autoformat. Trong hộp thoại Table Autoformat, chọn một mục từ
danh sách Format (Word 97 và 2000) hoặc từ 'table style' (Word 2002). Kết quả

sẽ hiển thị trong cửa sổ Preview. Bạn có thể lần lượt chọn qua những định dạng
có sẵn bằng cách hoặc là nhấn lên chúng, hoặc dùng các phím mũi tên lên
xuống. Các lựa chọn khác mà bạn chọn cũng đều xuất hiện trong cửa sổ

preview. Khi đã hài lòng với một kiểu nào đó thì nhấn OK (Word 97, 2000) hoặc
apply(word2002).
Tạo nhanh biểu đồ và hình đồ hoạ
Với chỉ một vài động tác nhấn chuột, bạn có thể chuyển bảng biểu trong
tài liệu Word sang dạng biểu đồ động, có màu sắc sống động. Đầu tiên, chọn dữ
liệu bảng và nhãn muốn đưa vào biểu đồ, sau đó chọn Insert.Picture.Chart, biểu
đồ cột ba chiều mặ
c định của Word sẽ xuất hiện cùng với bảng dữ liệu
(datasheet) chứa dữ liệu bạn đã chọn từ bảng. Đóng bảng dữ liệu, nhấn đúp vào
biểu đồ, nhấn phím phải chuột vào khoảng trống bất kỳ của biểu đồ, chọn Chart
Type từ trình đơn cảm ngữ cảnh. Trong hộp Chart Type, thử bằng cách chọn
từng mục khác nhau từ danh sách Chart Type và Chart subType. Khi th
ử những
lựa chọn khác nhau như vậy, bạn có thể nhấn và giữ nút Press and Hold to View
Sample để xem với từng lựu chọn biểu đồ của bạn sẽ có dạng như thế nào. Khi
đã hài lòng với một lựa chọn hãy nhấn OK. bạn có thể thay đổi kích thướt biểu
đồ trong tài liệu Word bằng cách nhấn đúp vào nó và kéo các thanh tinh chỉnh
kích thướt. Để định vị trí trên trang tài liệu, bạn nhấn vào vị trí bất kì bên ngoài
biểu đồ, nhấn lại vào biểu đồ và chọn một trong các biểu tượng căn lề trên thanh
công cụ Formatting.


Để có thể thay đổi một phần nào đó của biểu đồ, bạn nhấn đúp chuột vào
phần đó, sau đó nhấn phím phải chuột để làm xuất hiện trình đơn ngữ cảnh.
Để hình đồ hoạ không làm nặng thêm tài liệu
Theo mặc định, Word lưu các hình đồ hoạ của một tài liệu vào ngay trong
tập tin tài liệu đó. Điều này khiến cho tập tin có kích thước lớn, tốn nhiều dung
lượng đĩa, đặc biệt là khi có chứa những bức ảnh được quét vào. Tuy nhiên
cũng có cách để bạn yêu cầu Word cất hình ảnh đi kèm vào một nơi khác.
Chọn Insert.Picture, From File trong Word 97, chọn Link to File trong hộp thoại

Insert.Picture trước khi nhấn Insert. Trong Word 2000 và 2002, chọn hình ảnh
của bạn trong h
ộp thoại Insert.Picture sau đó nhấn vào nút mũi tên xuống tại nút
Insert. Chọn Link to File để chèn hình ảnh vào tài liệu trong khi vẫn lưu nó ở thư
mục gốc lúc đóng tài liệu. Lưu ý: Nếu bạn muốn gửi tài liệu này đi theo dạng tập
tin đính kèm e-mail thì buộc phải để hình ảnh được lưu ngay trong chính tài liệu.

Hỗ trợ văn bản
Bắt Word chiều theo ý mình
Bạn có thể thêm hoặc bớt một lệnh từ trình đơn hoặc thanh công cụ trong
word. Chọn Tools.Customize để hiển thị hộp thoại Customize của Word trước khi
các thay
BẠN MUỐN
Mở hộp
thoại
Customize
Nhấn vào
nhãn
Các bước cần thiết
không
không
dùng
Giữ phím , kéo biểu tượng muốn xoá ra
khỏi thanh công cụ và thả vào cửa s
ổ

tài liệu
Xoá một nút trên
thanh công cụ
có Toolbar

Hi
ể
n thị thanh công cụ mong muốn, kéo
biểu tượng muốn xoá ra khỏi thanh
công cụ và thả vào cửa sổ tài liệu
Xoá một lệnh
trên trình đơn
có Toolbar
Hiển thị lệnh trình đơn, kéo nó ra khỏi
trình đơn và thả nó vào cửa sổ tài liệu.
Thêm một nút
vào thanh công
cụ
có commands
chọn đối tượng trong danh sách
Categories, nhấn vào lệnh muốn thêm.
Kéo nó vào thanh công cụ và thả ở vị trí
thích hợp.
Thêm một lệnh
vào trình đơn
có commands
Chọn đối tượng trong danh sách
Categories, nhấn vào lệnh muốn thêm.
Kéo nó vào trình đơn chính đ
ể
hi
ể
n thị
trình đơn phụ sau đó thả ở vị trí thích
hợp.

Thêm một macro
vào trình đơn
hoặc thanh công
cụ
có commands
Chọn Macros trong danh sách
Categories và nhấn vào macro muốn
thêm. Kéo nó vào vị trí thích hợp trên
trình đơn hoặc thanh công cụ
Thêm một lệnh
vào trình đơn
chuột phải
có Toolbars
Nhấn đúp vào Shortcut Menus, chọn
mục thích hợp trên thanh công cụ
Shortcut Menus, chọn trình đơn từ danh
sách,nhấn nhãn Commands, đánh dấu
lệnh muốn thêm vào, kéo nó đến trình
đơn phím phải rồi thả vào vị trí mong
muốn.
Trở lại trình đơn
hoặc thanh công
cụ mặc định
có toolbars
Đánh dấu thanh công cụ muốn chuy
ể
n
(nếu là trình đơn, chọn Menu Bar) và
nhấn Reset.OK đ
ể

xác nhận sự thay
đổi.
Chuyển toàn bộ
trình đơn và
không
không
dùng
Thoát khỏi Word và khởi động Windows
Explore, tìm đến normal.dot và đổi tên
thanh công cụ
trở về thiết lập
mặc định
cho nó. Khởi động lại Word.
Mọi phiên bản Word đều có những cách tuỳ biến nhanh biểu tượng, thanh công
cụ và trình đơn

Header và Footer trong mỗi section
Bạn có thể chia các văn bản dài ra thành nhiều phần (section) và đặt
Header và Footer riêng cho từng phần. Có nghĩa là có thể đánh lại số trang từ
đầu mỗi phần.
Nếu đọc help, sẽ thấy Microsoft có hướng dẫn tạo một văn bản master
document. Mỗi phần phải đánh thành văn bản riêng để "nhét" vào văn bản
Master. Điều này thật khó chịu, nếu như chúng ta có văn bản không dài lắm. Có
một mẹo nhỏ để thực hiện, là ngắt các phần ra, rồi tiến hành hiệu chỉnh từng
phần. Để đơn giản, bạn hãy đánh tất cả các phần chung vào một văn bản. Đặt
trỏ thanh trỏ của bàn phím tại vị trí cần ngắt phần, chọn trình đơn Insert Break.
Hãy chèn Next page ở mục Section break types. Như vậy bạn đã thực hiệ
n chèn
không phải dấu ngắt trang mà là dấu ngắt phần.
Từ đây ta nhìn xuống thanh trạng thái sẽ thấy dòng tương tự như sau:

Page 7 > Trang 7
Sec 2 > Phần 2
7/14 > Tờ thứ 7/14
Nghĩa là bạn đã có 2 phần:
Section 1 và section 2. Bạn có thể thực hiện lặp lại các bước trên để tạo
thêm các phần mới .
Chọn View /header and footer để điền nội dung đầu và chân trang in.Tắt
bỏ nút same as Previous đến nội dung đầu và chân trang in của section hiện tại
khác với các section trước đó .
Việc điền nội dung đầu và dàn trang in thì quá đơn giản. Tác giả muốn bổ
sung thêm cho bạn một số chức năng khác thông qua các trường của Word.
Nhấn Ctrl+ F9 để hiển ra dấu {|} màu xám để gõ trường Word .
• Muốn chèn số Section nhập {SECTION}
• Muốn chèn tổng số trang của một Section, nhập {SECTIONPAGES}
• Số trang của section hiện tại có thể đánh tiếp tục theo số của section
trước đó hoặc có thể đánh lại bắt đầu từ số khác bằng cách chọn Fomat
Pages Number. Ở đây có 2 cách lựa chọn:
• Chọn Continue From Previous Section : đánh số trang tiếp theo phần
trước.
• Chọn StartAt: Để đánh số trang không kế thừa phần trước đó là bắt đầu
từ giá trị mà Muốn chèn số trang của toàn văn bản: chọn nút Number of
pages hoặc nhập vào {NUMPAGES}
• Bạn có thể chèn số trang hiện tại bằng chọn nút Page trên thanh công cụ,
hoặc nhập vào {PAGE}.
Do các giá trị trường Word trả về kiểu số nên bạn có thể cộng, trừ, nhân,
chia chúng. Ví dụ như trường dưới đây sẽ thực hiện phép tính lấy tổng số trang
cộng 4 và trừ số của trang hiện tại:

{={NUMPAGES} +4 - {PAGE}}
Chữ X màu đỏ- Lỗi và cách khắc phục

Trong Word97, khi mở tài liệ
u có hình ảnh, một số hình ảnh mất đi mà
thay vào đó là những hình chữ nhật với dấu gạch chéo màu đỏ.
Lỗi này thường xuất hiên với những hình ảnh dạng bitmap(.bmp) hay hình
được dán (paste) vào Word thông qua clipboard. Tuy nhiên, lỗi này cũng có thể
xuất hiện với những dạng thức ảnh khác.
Word sử dụng ký hiệu chữ X màu đỏ hoặc một vài ký hiệu khác như hình
tròn, hình vuông để thể hiện hình ảnh mà nó không thể hiện được, đó là những
hình bị lỗi nhưng phần lớn là do Word mất dữ liệu về hình ảnh mà nó cần thể
hiện bởi thiếu bộ nhớ.
Cách khắc phục
Thông thường chỉ cần bạn cập nhật Word bằng phiên bản Microsoft Word
Servevice Release 1 (SR-1) là giải quyết được hầu hết các vấn đề. Nếu như vấn
gặp tình trạng trên sau khi cài SR-1, hãy đọc phần sau của bài viết này. Ở đây
tôi trình bày cách phục hồi lại hình ảnh một cách hơi "thủ công".
-Chọn menu Tools/options, chọn tab Save và bỏ mục chọn Allow Fast
Saves.
-Ghi file đang mở với một tên khác để dự phòng và từ nay trở đi bạn dùng
và phục hồi hình ảnh thông qua file này.
Sử dụng các phương pháp sau đây để xác đinh tính chất để từ đó có cách khắc
phục.
Phương pháp thứ nhất: Kiểm tra bộ nhớ ảo
Phải đảm bảo có ít nhất 20MB bộ nhớ ảo. Không có yêu cầu tối thiểu về
bộ nhớ cho các chương trình MS Office nhưng thông thường thì với 20MB là đủ
yêu cầu cho các tác vụ Open, Close, Save và Print.
Nhấn đúp chuột vào My Computer, nhấn chuột phải vào ổ cứng bạn cài
Windows (thường là ổ C:), chọn Properties, dùng lượng trống của ổ cứng phải ít
nhất là 20MB. Nếu không đủ, bạn nên gỡ bỏ các chương trình không cần thiết
và những file tạm, file cache khi duyệt internet khi đủ 20MB thì bạn hãy khởi
động lại máy và mở lại file tài liệu đó, nếu không khắc phục được thì hãy sang

bước tiếp theo.
Phương pháp thứ hai: Xoá dấu X đáng ghét đó đi, sau đó bạn thử chèn (Insert)
vào đó hình ảnh file nguồn một lần nữa.
Phương pháp thứ ba: Mở file ảnh trong một chương trình xử lí ảnh, sau đó
chọn Select all trong menu Edit và dán ngược trở lạ
i Word.
Phương pháp thứ tư: Nếu như hình ảnh của bạn là một liên kết với một file nào
đó, hãy cập nhật kết quả lại một lần nữa. Ví dụ, khi chuyển sang chế độ xem mã
nguồn của một liên kết ( bằng cách nhấn chuột phải trên liên kết đó và chọn
Toggle Field Codes), bạn sẽ thấy dạng giống như sau:
{IMPORT
c:\\clipart\picture.bmp}
lúc này, hãy kiểm tra để chắc chắn rằng file Picture.bmp có trong thư mục
c:\ClipArt, khi đó hãy chọn lại trường(field) và nhấn F9 để cập nhật lại hình ảnh.
Nếu như bạn đã cài đặt bản sửa lỗi SR-1 mà vẫn bị lỗi. Trong một sốtrường hợp
sau, Word sẽ vẫn hiển thị các hình ảnh là các dấu X màu đỏ.
- Hình ảnh được chèn vào dưới dạng GIF, JPG đưới dạng ảnh động (animation),
trong trường hợp này bạn phải ghi hình ảnh ở format đơn giản hơn.
- Thư mục chứa các file tạm của Windows không tồn tại hãy chỉ định cho
Windows một thư mục TEMP.
- Hình ảnh chèn vào không tồn tại, bị lỗi hoặc một phần nào đó của file tài liệu bị
hỏng dùng file nguồn đúng và chính xác.
- Bạn không còn đủ chỗ trống trên ổ cứng để tạo bộ nhớ ảo dọn dẹp lại ổ cứng.

Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách
Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị
nhảy cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.
Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở
bảng
Use smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập

tức biến mất.
Làm con trỏ chuột quay về vị trí cũ
Những ai đã từng phải thao tác với file văn bản có hàng chục trang hẳn
đã thấm thía “nỗi đau” khi phải dò tìm sửa chữa ở những trang khác nhau.

Ví dụ: Bạn đang sửa chữa một câu ở trang 17 thì đột nhiên muốn xem lại vài
dòng ở trang 1. Quay lại trang 1 chỉ là chuyện nhỏ, nhưng sau đó để tiếp tục
công việc ở trang 17 thì phải làm sao đây? Thật ra, bạn chỉ cần nhấn
Shift + F5
là con trỏ chuột sẽ tự động nhảy về đúng vị trí cũ mà bạn đang thao tác lúc nãy.
Đặc biệt, sau khi lưu và đóng file thì ở lần mở sau, con trỏ chuột sẽ vẫn nằm ở
trang đầu.
Loại bỏ chức năng Drawing


Nếu đang sử dụng những phiên bản Word mới, hẳn bạn đã từng nếm trải
sự bực bội khi cần chèn hình vẽ vì chức năng Drawing Canvas mặc định. Bạn
phải vẽ hình, rồi kéo nó ra khỏi canvas để bước tiếp theo có thể xóa canvas đi
mà không ảnh hưởng đến hình vẽ. Thật phí thời gian! Thủ thuật sau sẽ giúp bạn
loại bỏ sự phiền phức này. B
ạn hãy vào Tools > Options > General, xóa dấu
kiểm trước tùy chọn
Automatically create drawing canvas when inserting
AutoShapes
rồi nhấn OK (hình 1).

Di chuyển text

Ngoài việc giúp bạn đổi tên file, phím F2 còn có một công dụng khác mà ít ai ngờ
tới là giúp bạn di chuyển nhanh text trong Word. Bạn hãy chọn đoạn text cần di

chuyển, nhấn
F2, dùng phím mũi tên để di chuyển đến vị trí mới rồi nhấn Enter.
A lê hấp, đoạn văn đó đã “đi đến nơi về đến chốn” rồi! Để thoát khỏi chức năng
này, bạn chỉ cần nhấn
Esc.
Tìm và thay thế những ký tự đặc biệt
Hình 2

Chức năng Find and Replace của MS Word đã quá quen thuộc rồi nhưng chắc
hẳn bạn chỉ mới tận dụng nó để tìm kiếm chữ thông thường. Vẫn còn một khả
năng còn ẩn giấu, đó là tìm kiếm những ký tự không hiển thị khi in như khoảng
cách giữa các chữ hay các đoạn. Bạn hãy mở cửa sổ
Find and Replace bằng
cách vào
Edit > Find hoặc Replace. Sau đó nhấp chuột vào nút More > Special.
Các ký tự đặc biệt đã được liệt kê đầy đủ ở đây nên bạn chỉ cần chọn cái cần
tìm hoặc thay thế là xong (hình 2).

Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày
Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng
làm việc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.
Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new
macro và sau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field
luôn nằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các
phím tắt và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở
một tập tin mới.

Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao
tác lặp lại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút
dừng (Stop). Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, sao chép

toàn bộ AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay
phải, và đổi tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động
ch
ạy khi tạo tài liệu mới.
Sửa đổi định dạng tài liệu
Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template
(mẫu) Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất
nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to
Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đ
ó người
sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm
trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and
Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn
này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows.
Tránh cảnh báo phiền phức
Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc
các template, Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để
loại bỏ cảnh báo phiền phức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ
giúp Word "tin tưởng" macro này hơn.
Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ Office.
Ví dụ: C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 nếu sử dụng
Office XP). Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặ
c Selfcert.exe (tuỳ
thuộc vào cách hiển thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu
không tìm thấy tập tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt
Office. Khi sử dụng, làm theo những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho
certificate khi được hỏi. Sau đó, trong Word, mở tài liệu sử dụng macro
này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. Trong khung Project ở
phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn
Choose , và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và m

ở lại tài
liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros
From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những bước này
cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này.
Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng"
trên máy của bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo
được "niềm tin" khi sử d
ụng trên máy khác.

Dán văn bản không chứa định dạng
Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu
Word, có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc
biệt là những hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử
dụng Edit -> Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang
Web. Nhưng cũ
ng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử
dụng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:
Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial
dataType:=wdPasteText
End Sub
Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard , rồi kéo xuống danh
sách Categories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách
Command, đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể
lựa phím tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ
cần nhấn Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh
chóng và đơn giản.
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong v
ăn bản
Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu

ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự,
này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ
dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar)
vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có
muố
n tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.
Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi
lại, hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn
thay thế toàn bộ tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đổi
thành .Warp=wdFindStop.
Sử dụng menu Work
Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong
menu File của Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này
chỉ li
ệt kê 9 tập tin thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh
sửa con số này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này
cũng không đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay không.
Hãy sử dụng thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command,
và tới mục Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách
Command, hãy kéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK.
Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn
vào menu Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách
trong tài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở
tài liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu.