Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện lực Lạng Sơn

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất vật
chất. Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chi
phí sản xuất của doanh nghiệp. Trong khi đó, nguyên vật liệu thường đa
dạng, phức tạp nên các doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt công tác quản
lý nguyên vật liệu. Để đạt được mục đích này, tất yếu doanh nghiệp phải
quan tâm đến các nhân tố đầu vào của sản xuất, sự biến động về chi phí
nguyên vật liệu làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và cũng làm ảnh
hưởng đến lợi nhuận. Mặt khác, nguyên vật liệu còn là một bộ phận quan
trọng của hàng tồn kho, do vậy tổ chức công tác hạch toán kinh tế về
nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu của quản lý, kế toán là một công
cụ quản lý đắc lực được sử dụng để tính toán, phản ánh, quản lý một
cách chính xác, tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá
trị.
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng
không thể thiếu được để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ,
kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng
vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt, mất mát và
lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuât kinh doanh
của doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán nguyên vật liệu
và qua thời gian thực tập tại Điện lực Lạng Sơn, cùng với sự hưỡng dẫn,
giúp đỡ nhiệt tình của Tiến sỹ Trần Thị Nam Thanh và các cô chú phòng
Tài chính - Kế toán của Điện lực Lạng Sơn, em đã chọn đề tài nghiên
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
cứu “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu (công cụ - dụng cụ) tại Điện
lực Lạng Sơn” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.
Nội dung chuyên đề gồm những phần chính sau đây :

Chương 1: Những vấn đề chung về nguyên vật liệu tại điện lực Lạng
Sơn.
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại điện lực Lạng Sơn.
Chương : Phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại điện
lực Lạng Sơn.
Mặc dù đã hết sức cố gắng trong thời gian thực tập với mong muốn
hoàn thành tốt nhất chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình, nhưng chắc
chắn bài viết này vẫn còn những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp và chỉ bảo từ phía ban lãnh đạo, phòng Tài
chính - Kế toán Điện lực Lạng Sơn, cùng các thày cô giáo khoa kế toán
trường Đại học Kinh tế quốc dân để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI ĐIỆN LỰC LẠNG SƠN
1.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn.
1.1.1. Đặc điểm của vật liệu sử dụng.
Để tiến hành quá trình sản xuất, các doanh nghiệp phải có các yếu
tố đầu vào cho quá trình sản xuất và nguyên vật liệu là một trong ba yếu
tố cơ bản của quá trình sản xuất. Mỗi doanh nghiệp khác nhau thì có
nguyên vật liệu khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của
doanh nghiệp. Điện lực Lạng Sơn là một cơ quan trực thuộc Công ty
Điện lực 1, quá trình sản xuất và kinh doanh điện được mua từ Công ty
Điện lực 1. Sản phẩm điện là một sản phẩm đặc biệt, vì vậy không giống
các doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu
trong quá trình hoạt động của Điện lực Lạng Sơn cũng mang những đặc
thù riêng không giống những mặt hàng khác, không phát sinh chi phí vận
chuyển bốc dỡ, điện không có hàng tồn kho được truyền tải do các

đường dây dẫn, sau đó đến các trạm phân phối cung cấp đến người tiêu
dùng. Với hoạt động sản xuất kinh doanh như vậy nên nguyên vật liệu sử
dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh của Điện lực rất đa dạng như :
cáp nhôm, cáp bọc, tủ điện, cột điện, sắt, thép, xi măng, cát, đá,…
Nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh
doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất chúng bị tiêu hao hoặc thay
đổi hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của nguyên vật liệu được kết
chuyển vào chi phí hoạt động theo từng phân xưởng, chi nhánh điện và
gắn với mục đích sử dụng của từng phân xưởng, chi nhánh.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Từ đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Điện
lực có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho Điện lực là phải đưa
ra được những biện pháp quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu và sử dụng
nguyên vật liệu một cách tiết kiệm có hiệu quả, tránh tình trạng hao hụt
mất mát, lãng phí nguyên vật liệu, góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá
thành.
1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn.
Nguyên vật liệu của Điện lực Lạng Sơn có rất nhiều chủng loại,
phong phú và biến động thường xuyên. Từ đặc điểm đó của nguyên vật
liệu mà trong quá trình sản xuất, kinh doanh Điện lực Lạng Sơn phải
quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản
đến khâu sử dụng và dự trữ.
Trong khâu thu mua : Điện lực Lạng Sơn thường xuyên phải tiến
hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất và
phục vụ cho nhu cầu kinh doanh điện. Ngoài ra phải quản lý chặt chẽ về
khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua nguyên vật liệu,
thực hiện đúng tiến độ mua nguyên vật liệu theo kế hoạch. Việc tổ chức
kho vật liệu phải thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại

nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt và đảm bảo an toàn.
Việc sử dụng nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn được thực hiện một
cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí, góp phần
làm giảm chi phí sản xuất. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức
tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật
liệu trong sản xuất kinh doanh, bên cạnh đó kế toán còn phải cung cấp
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
những thông tin về nguyên vật liệu với tư cách là một bộ phận của chi
phí thường xuyên cần bù đắp sau mỗi chu kỳ kinh doanh.
Trong khâu dự trữ đòi hỏi Điện lực Lạng Sơn phải xác định được
mức tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được
liên tục, thống nhất, không bị gián đoạn và đảm bảo cung cấp kịp thời
cho nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu.
Để tăng cường tính tự động hoá (chương trình phần mềm FMIS)
và làm giảm bớt sự cồng kềnh Điện lực Lạng Sơn đã tiến hành hệ thống
hoá, mã hoá các loại đối tượng, danh mục được phân biệt với nhau bởi
mã đối tượng thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán như : danh
mục vật tư chủ yếu, danh mục vật tư thiết bị, danh mục nơi sản xuất,
danh mục loại kho, danh mục kho làm việc, danh mục nguồn vốn, danh
mục mục đích, danh mục bộ phận sử dụng, danh mục công trình, danh
mục nhà cung cấp, danh mục mã chất lượng,…
Các loại nguyên vật liệu có những đặc điểm, đặc thù giống nhau thì
được nhóm lại với nhau. Loại nguyên vật liệu được dùng để đặc trưng
cho các đối tượng có cùng bản chất, các loại nguyên vật liệu được phân
biệt với nhau bởi mã loại đối tượng. Vì nguyên vật liệu có nhiều chủng
loại đa dạng mà yêu cầu đặt ra là quản lý và hạch toán tốt. Điện lực Lạng
Sơn đã xây dựng hệ thống danh mục mã vật tư chi tiết đến từng danh
điểm, việc xây dựng căn cứ vào nhóm vật tư :

+ Loại 1 : Nhiên liệu, khí, hoá chất, xăng dầu.
+ Loại 2 : Kim khí.
+ Loại 3 : Vật liệu điện tử bán dẫn.
+ Loại 4 : Văn phòng phẩm.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Loại 5 : Phụ tùng.
+ Loại 6 : Vật tư thu hồi.
+ Loại 7 : Công cụ dụng cụ.
Mỗi loại vật tư có tính chất khác nhau, có đơn vị tính khác nhau do
vậy phải tiến hành mã hoá khác nhau, mỗi vật tư được mã hoá bởi 8 ký
tự theo các số tự nhiên từ 0 đến 9. Việc khai báo mã vật tư được tiến
hành một lần khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm. Những loại
vật tư nào phát sinh mà chưa có trong danh mục thì khai báo bổ xung.
Giao diện phần mềm hưỡng dẫn sử dụng chương trình quản lý vật tư có
dạng như sau :
Hình 1 – 1 : Giao diện hưỡng dẫn sử dụng chương trình quản lý vật tư.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn.
Sản phẩm điện là một sản phẩm đặc biệt, vì vậy không giống các doanh
nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình
hoạt động của doanh nghiệp cũng mang những đặc thù riêng. Nguyên vật liệu
ở Điện lực Lạng Sơn gồm nhiều chủng loại khác nhau, có quy cách kích cỡ và
đơn vị tính khác nhau nên được phân thành những loại khác nhau. Điện lực
Lạng Sơn tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và
yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, do đặc thù của ngành Điện nên không có
vật liệu chính, hiện nay nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn được phân loại

như sau :
 Vật liệu phụ : Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho sửa chữa
lưới điện, phục vụ công tác kinh doanh bán điện bao gồm : cáp nhôm, cáp bọc,
dầu biến thế, cột điện, cầu dao, cầu chì,…
 Nhiên liệu : Bao gồm xăng, dầu các loại dùng cho phương tiện vận
tải để phục vụ cho công trình, phòng ban, xưởng đội, các chi nhánh điện.
 Phụ tùng thay thế, sửa chữa : Bao gồm các loại vật liệu được sử
dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại TSCĐ là máy móc thiết bị, phương
tiện vận tải như : vòng bi, ắc quy,…
 Vật tư thiết bị XDCB : Bao gồm vật tư thiết bị phục vụ cho công tác
XDCB.
 Vật liệu thu hồi : Là các loại vật liệu được loại ra trong quá trình cải
tạo, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên lưới điện được thu hồi về nhập kho
như : cáp nhôm, cáp bọc, cột điện, sắt thép, xà sắt,…
Việc phân loại nguyên vật liệu trên nhằm tổ chức tốt việc bảo quản
nguyên vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi tiết nguyên
vật liệu, đảm bảo việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Có thể nói, chi
phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
xuất, do đó chỉ cần sự biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh
hưởng ngay tới giá thành, chính vì vậy mà Điện lực Lạng Sơn cần có các biện
pháp quản lý nguyên vật liệu trong tất cả các khâu từ khâu mua, vận chuyển,
bảo quản và sử dụng, tránh tình trạng hư hao, mất mát, sử dụng lãng phí
nguyên vật liệu,…làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của Điện
lực Lạng Sơn. Để giúp cho công tác quản lý được dễ dàng, Điện lực Lạng Sơn
đã lập doanh điểm vật tư theo bộ danh điểm của Công ty Điện lực 1. Danh
điểm vật tư trên sổ kế toán và danh điểm vật tư ghi trên thẻ kho luôn luôn
thống nhất với nhau.

1.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn.
Khi tiến hành tính giá nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn đã tuân thủ
các nguyên tắc như : Nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc
nhất quán và nguyên tắc hoạt động liên tục.
1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập :
 Giá của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm : Giá mua ghi trên hoá
đơn (không bao gồm thuế GTGT) trừ đi các khoản chiết khấu thương mại (nếu
có), cộng với thuế nhập khẩu và các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo
quản, phân loại, bảo hiểm…(nếu có).
Trích dẫn số liệu chứng từ nhập kho số : 55 Ngày 11 tháng 03 năm 2009
Điện lực Lạng Sơn tiến hành mua cáp của Công ty TNHH sản xuất và thương
mại Đức phát theo hoá đơn số 0068919 ngày 01 tháng 03 năm 2009 như sau :
- Trị giá tiền hàng lô hàng (chưa có VAT) : 5.800.000 đồng
- Tiền thuế GTGT 10% : 580.000 đồng
- Tổng cộng tiền thanh toán : 6.380.000 đồng
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ghi :
Nợ TK 15222 : 5.800.000
Nợ TK 13311 : 580.000
Có TK 33111 : 6.380.000
Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có hoá đơn, đơn vị
tạm tính giá nhập kho theo hợp đồng mua nguyên vật liệu hoặc lấy giá mua
cùng loại nguyên vật liệu nhập của kỳ trước, khi có giá chính thức sẽ điều
chỉnh lại.
 Giá nguyên vật liệu gia công chế biến :
 Giá nguyên vật liệu tự gia công, chế biến bao gồm : giá nguyên vật
liệu thực tế xuất đi gia công, chế biến và chi phí gia công chế biến.

 Giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm : giá
thực tế nguyên vật liệu xuất gia công chế biến, chi phí vận chuyển nguyên vật
liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị cộng chi phí thuê ngoài gia
công, chế biến.
 Nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê : căn cứ vào quyết
định của hội đồng xử lý kiểm kê tài sản về phát hiện thừa trong kiểm kê.
 Nguyên vật liệu xuất sử dụng còn thừa nhập lại kho.
 Nếu chất lượng của nguyên vật liệu sử dụng còn thừa vẫn đảm bảo
như chính phẩm thì sẽ lấy đơn giá khi xuất để tính giá nhập kho.
 Nếu chất lượng không đảm bảo như chính phẩm thì phải lập biên
bản để xác định chất lượng và giá trị nhập kho.
 Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, viện trợ : căn cứ vào giá
thị trường hoặc đánh giá để nhập kho.
1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Điện lực Lạng Sơn sử dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời
để tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này sau mỗi lần
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
nhập kho nguyên vật liệu (hay trước mỗi lần xuất) việc tính giá sẽ được thực
hiện theo công thức sau :
Giá thực tế vật liệu
xuất kho
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Trị giá NVL xuất kho = Đơn giá bình quân X Số lượng NVL xuất kho
Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho được tự động trên phần mềm
FMIS, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho, giá xuất kho sẽ được phần
mềm tự động tính ngay sau đó (việc xây dựng và cài đặt trong chương trình

FMIS được tiến hành thống nhất chung trong tập đoàn Điện lực Việt Nam
thực hiện từ tháng 01 – 2004).
Trích dẫn tình hình thực tế chứng từ xuất kho số : 426 ngày 27/03/2009
dùng cho phát triển khách hàng như sau :
Cầu chì sứ loại 20 A : 7 bộ x 6.700 = 46.900 đồng
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ghi :
Nợ TK 62713961 : 46.900
Có TK 15222 : 46.900
Trường hợp nhập, xuất trực tiếp : Thường là mua nguyên vật liệu
đích danh cho một công trình về sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên nào đó,
đơn vị vẫn phải làm thủ tục nhập, xuất kho để tránh tình trạng sai sót và có giá
đích danh cho nguyên vật liệu đó, trong phần mềm FMIS chương trình cho
phép chọn hình thức nhập khi chọn hình thức nhập trực tiếp thì ký hiệu của
chứng từ mang thêm ký hiệu dấu #, khi nhập xong phần mềm FMIS tự động
viết luôn phiếu xuất mang số chứng từ, số lượng và đơn giá như phiếu nhập.
Khi đó phiếu xuất chỉ cần ghi thêm người nhận, đơn vị nhận, nội dung của
phiếu xuất.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Trích dẫn tình hình thực tế phiếu nhập, xuất trực tiếp số : 29# ngày
13/02/2009 xuất chi nhánh điện Văn Quan phục vụ cho khắc phục sau cơn bão
số 6 như sau :
Giá trị tiền hàng : 617.030 đồng
Tiền thuế GTGT 10% : 61.703 đồng
Tổng cộng tiền thanh toán : 678.733 đồng
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ghi :
Nợ TK 15222 : 617.030
Nợ TK 13311 : 61.703
Có TK 33111 : 678.733

Đồng thời chương trình tạo luôn cho phiếu xuất kho chỉ cần bổ xung tên
người nhận và nội dung xuất kho, kế toán chi tiết nguyên vật liệu định khoản :
Nợ TK 13881 : 617.030
Có TK 15222 : 617.030
 Trường hợp nguyên vật liệu dùng cho XDCB : tập đoàn Điện lực
Việt Nam có xây dựng chương trình phần mềm FMIS riêng dùng cho hệ thống
XDCB. Do vậy việc tính giá cho nguyên vật liệu thực tế xuất cho XDCB là
giá đích danh của nguyên vật liệu đó.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
ĐIỆN LỰC LẠNG SƠN
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn.
Nguyên vật liệu sử dụng ở Điện lực Lạng Sơn đa dạng, phức tạp,
nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, do đó nhiệm vụ của hạch toán chi
tiết nguyên vật liệu là quan trọng và không thể thiếu được. Công tác quản lý
nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất,
tồn kho theo từng loại, từng thứ vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và
giá trị. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho
và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn
kho nguyên vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác hạch toán nói chung
và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ
sở các chứng từ kế toán để phản ánh chi tiết tất cả các nghiệp vụ liên quan đến
nhập, xuất vật liệu, chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Điện
lực Lạng Sơn đã sử dụng các chứng từ sau để hạch toán chi tiết nguyên vật
liệu :
- Hoá đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL).
- Phiếu nhập kho (mẫu 02 – VT).

- Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT).
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03 – VT).
2.1.1. Chứng từ và thủ tục hạch toán ban đầu.
 Chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu nhập kho là :
- Hợp đồng mua bán vật tư.
- Hoá đơn GTGT.
- Tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu).
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu và biên bản thí nghiệm
(nếu có : đối với máy biến áp, rơle, biến dòng,…).
Dưới đây là giao diện một số chứng từ nhập vật tư được sử dụng để
hạch toán nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn.
Hình 2 – 1 : Giao diện chi tiết chứng từ nhập vật tư.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hình 2 – 2 : Giao diện chi tiết phiếu nhập kho nhiều loại vật tư.
 Đối với xuất kho nguyên vật liệu thì chứng từ gốc bao gồm :
- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định, khi lập phiếu
xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau :
+ Số thứ tự.
+ Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư.
+ Mã số.
+ Đơn vị tính.
+ Số lượng.
+ Đơn giá.
+ Thành tiền.
+ Tài khoản hạch toán…

Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Phiếu xuất kho lập thành bốn liên, trong đó : 01 liên giao cho phòng Tài
chính - Kế toán; 01 liên giao cho phòng Kế hoạch - Vật tư; 01 liên giao cho
đơn vị nhận vật tư; 01 liên lưu cuống.
- Thẻ kho.
Dưới đây là giao diện chứng từ xuất kho được sử dụng để hạch toán
nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn.
Hình 2 – 3 : Giao diện chi tiết phiếu xuất kho một loại vật tư.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hình 2 – 4 : Giao diện chi tiết phiếu xuất kho nhiều loại vật tư.
2.1.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đồng thời ở kho và ở phòng Kế toán
trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ
số hiện có và tình hình biến động của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu cả
về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở
các sổ sách kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau :
- Phải theo dõi được tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, từng
nhóm, từng loại nguyên vật liệu về hiện vật đối với từng kho, về cả hiện vật và
giá trị với phòng Kế toán.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Phải đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số
liệu hạch toán chi tiết ở kho và ở phòng Kế toán, giữa số liệu của Kế toán tổng

hợp và kế toán chi tiết.
- Phải đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời theo yêu cầu quản
lý. Do đó phải xây dựng được mối quan hệ về việc luân chuyển chứng từ giữa
kho và phòng Kế toán.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn được thực hiện
đồng thời ở kho và phòng Tài chính - Kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập,
xuất kho vật liệu. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện ở cả
hai chỉ tiêu là hiện vật và giá trị, trong đó ở Kho chỉ theo dõi về chỉ tiêu số
lượng, còn ở phòng Tài chính - Kế toán của Điện lực theo dõi cả hai chỉ tiêu là
số lượng và giá trị. Để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời sự biến động của
vật liệu ở kho, kế toán sử dụng các chứng từ sau :
+ Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT).
+ Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT).
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03 – VT).
+ Hoá đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL).
Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở kho là một bộ phận của kế
toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và có ý nghĩa quan trọng vì ở Kho thì
Thủ kho là người có trách nhiệm tổ chức về các mảng nhập - xuất, bảo quản,
dự trữ, chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật.
Ở phòng Tài chính - Kế toán thì với chức năng nhiệm vụ của mình,
thông qua chứng từ ban đầu đã kiểm tra hợp lệ, kế toán tiến hành ghi chép vào
các sổ sách ghi chép kế tiếp và tập hợp bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, giám
đốc kiểm tra tình hình nhập - xuất - dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu trong
quá trình sản xuất.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập
chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi

chép ban đầu về nguyên vật liệu đã được nhà nước ban hành. Những chứng từ
kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho
nguyên vật liệu là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán,
để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số liệu của từng loại nguyên vật
liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu phục vụ kịp thời, đầy đủ
nhu cầu về nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để đáp ứng
nhu cầu quản trị doanh nghiệp, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải được
thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu và phải được
tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng Tài chính - Kế toán trên cùng một cơ sở
chứng từ.
Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ
kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết. Tuỳ thuộc vào
phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp
mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết cho phù hợp. Tại Điện lực Lạng Sơn
việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện như sau :
 Nhập kho nguyên vật liệu : Theo quy định, định kỳ các bộ phận, phân
xưởng, chi nhánh điện phải lập kế hoạch sử dụng vật tư của đơn vị mình, khi
lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao
nguyên vật liệu để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu trong
kỳ. Vào cuối mỗi quý trình chuyển cho phòng Kế hoạch - Vật tư để tập hợp
lại, rà soát, cân đối kế hoạch trình giám đốc ký duyệt để mua vật tư phục vụ
sản xuất theo kế hoạch. Đối với những trường hợp sự cố đột xuất các đơn vị
cần có vật tư để xử lý ngay mà không có trong kế hoạch thì đơn vị cần sử
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
dụng vật tư làm tờ trình đề nghị cấp vật tư thông qua phòng Kế hoạch - Vật tư
và trình ban giám đốc duyệt cấp để đảm bảo kịp thời.
Căn cứ vào kế hoạch mua vật tư định kỳ, phòng Kế hoạch - Vật tư lập
kế hoạch và tiến hành tổ chức đấu thầu, chào hàng cạnh tranh và ký kết hợp

đồng mua bán vật tư với các nhà cung cấp vật tư thiết bị. Yêu cầu phải đảm
bảo số lượng, chất lượng và đúng tiến độ.
Khi hàng về nhập kho phải tổ chức tiến hành kiểm tra hoá đơn bán hàng
của người bán và hợp đồng kinh tế, đồng thời kiểm nghiệm, thí nghiệm, hiệu
chỉnh, kiểm tra về tính năng, chất lượng, kỹ thuật, mẫu mã của nhà sản xuất so
với hồ sơ dự thầu của lô hàng, ban kiểm nghiệm lô hàng vật tư đó tiến hành
lập biên bản kiểm nghiệm ghi đầy đủ các thông số kỹ thuật và kết luận có đủ
điều kiện nhập kho hay không để các thành phần tham gia ký biên bản. Căn cứ
vào biên bản nếu đảm bảo các yêu cầu thì phong Kế hoạch – Vật tư mới tiến
hành lập phiếu nhập kho theo mẫu quy định và có đầy đủ chữ ký theo quy
định.
Phiếu nhập kho được lập thành bốn liên và phải có đầy đủ chữ ký theo
quy định từ trái sang phải gồm : Người lập phiếu, Phụ trách vật tư, Người giao
hàng, Thủ trưởng đơn vị và Thủ kho. Trong đó một liên lưu phòng Kế hoạch –
Vật tư, một liên lưu đơn vị nhập vật tư, một liên lưu phòng Tài chính - Kế
toán và một liên lưu cuống.
Phiếu nhập kho được chuyển đến Thủ kho, Thủ kho sẽ ghi số thực
nhập, ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Đồng thời Thủ kho
tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho, Kế toán vật tư đi kho sẽ
đối chiếu và ký xác nhận khi giao nhận phiếu nhập kho. Sau khi đã nhập vật
tư, Thủ kho chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng Kế hoạch -
Vật tư và phòng Tài chinh - Kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Căn cứ
vào hợp đồng, hoá đơn và các biên bản liên quan phòng Vật tư làm giấy đề
nghị thanh toán trả tiền mua vật tư đã được giám đốc duyệt, gửi cho phòng Tài
chính - Kế toán để chuyển cho nhà cung cấp.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Trích dẫn phiếu nhập thực tế mua nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn như sau :
Hình 2 – 5 : Mẫu hoá đơn Giá trị gia tăng

Điện lực Lạng Sơn Mẫu số 01 GTKT – 3LL
109 Trần Đăng Ninh – TP Lạng Sơn
HOÁ ĐƠN (GTGT) AM/2009B
(Liên 2 giao cho khách hàng) Số : 0099996
Ngày 20/02/2009
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ
Địa chỉ : 46 Trần Hưng Đạo – Hà Nội.
Mã số thuế : 0100284605
Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Trọng Thái.
Đơn vị : Điện lực Lạng Sơn.
Địa chỉ : Số 109 Đường Trần Đăng Ninh – Thành phố Lạng Sơn.
Mã số thuế : 0100100417013
Hình thức thanh toán : Mua chịu
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C D E F
1 Cáp vặn xoắn Mét 500 41.000 20.500.000
2 Cáp điện Mét 1.000 5.800 5.800.000
3 Xi măng Lạng Sơn Kg 420 730 306.600
4 Thép tròn các loại Kg 10 12.381 123.810
Cộng 26.729.810
Cộng tiền hàng : 26.729.810 đồng
Thuế suất thuế GTGT (10%) : 2.673.041 đồng
Tổng cộng tiền thanh toán : 29.402.851 đồng
Số tiền viết bằng chữ : (Hai chín triệu bốn trăm lẻ hai ngàn tám trăm năm
mươi mốt đồng).
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Căn cứ vào hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm thì
phòng Kế hoạch - Vật tư lập phiếu nhập kho như sau :
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20

20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hình 2 – 6 : Mẫu phiếu nhập kho
Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : 01 – VT
109 Trần Đăng Ninh – TP Lạng Sơn Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC
Ngày 20 tháng 03 năm 2006
Của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Nợ TK : 15222
Có TK : 33111
Ngày 20 tháng 02 năm 2009
Số 0037
Họ tên người nhập : Nguyễn Trọng Thái.
Theo…….Số….ngày….tháng…..năm….
Nhập tại kho : Điện lực Lạng Sơn.
STT Tên nhãn hiệu,
quy cách phẩm
chất vật tư (sản
phẩm, hàng hoá)
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo
chứng từ
Thực nhập
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) = (6)*(7)
1 Cáp vặn xoắn 31090102 Mét 500 41.000 20.500.000
2 Cáp điện 30466482 Mét 1.000 5.800 5.800.000
3 Xi măng Lạng
Sơn
41561305 Kg 420 730 306.600
4 Thép tròn các loại 20501000 Kg 10 12.381 123.810

Cộng 26.729.810
Tổng số tiền (bằng chữ) : (Hai mươi sáu triệu bảy trăm hai mươi chín ngàn
tám trăm mười đồng).
Số chứng từ gốc kèm theo :
Ngày 20 tháng 02 năm 2009
Người lập phiếu Phụ trách vật tư
Người giao
hàng
Thủ trưởng đơn
vị
Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập để ghi thẻ kho. Thẻ kho (mẫu số
06 – VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thứ nguyên vật liệu theo tường kho. Thẻ kho do phòng Tài chính - Kế toán lập
được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết nguyên vật
liệu theo phương pháp nào.
Hình 2 – 7 : Mẫu thẻ kho
Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : S12 – DN
Kho : Vật liệu điện Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC
Ngày 20 tháng 03 năm 2006
Của Bộ trưởng BTC
THẺ KHO
Ngày lập thẻ 20/02/2009
Tờ số : 03
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Cáp vặn xoắn
Mã số : 31090102

Đơn vị tính : mét
Ngày nhập
xuất
Chứng từ
Diễn giải
Số lượng Ký xác
nhận của
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu tháng 01 năm 2009 0
20/02/09 0037 Cáp vặn xoắn 500 500
Tồn cuối tháng 500 0 500
Hình 2 – 8 : Sổ chi tiết nhập vật tư
Công ty Điện lực 1
Điện lực Lạng Sơn
SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ngày
tháng
Số c.từ Họ và tên Diễn giải TK
đối
Số phát sinh
Nợ Có
20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng
lượng và dịch vụ
33111 20.500.00
0
20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng
lượng và dịch vụ

33111 5.800.000
20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng
lượng và dịch vụ
33111 306.600
20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng
lượng và dịch vụ
33111 123.810
Cộng số phát sinh 26.729.81
0
Số dư cuối kỳ 26.729.81
0
 Xuất kho nguyên vật liệu : Hàng tháng, hoặc hàng quý căn cứ vào
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các
đơn vị, chi nhánh điện phải lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Kế hoạch
này phải sát với thực tế và trừ đi số nguyên vật liệu còn tồn đầu kỳ ở đơn vị
mình, trình ban Giám đốc Điện lực xem xét phê duyệt, nếu được thì chuyển
phòng Kế hoạch - Vật tư làm thủ tục theo quy định cấp phát cho đơn vị sử
dụng. Trường hợp xuất nguyên vật liệu để xử lý sự cố thì cũng phải được Ban
Giám đốc phê duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết
thúc sự cố bộ phận lĩnh vật tư phải làm thủ tục đúng quy định. Trường hợp
cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót nhầm lẫn về
danh điểm, đơn vị tính, giá cả,…thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào thì bộ
phận đó phải điều chỉnh đúng theo quy định.
Nguyên vật liệu xuất kho phải có thủ tục sau :
- Tất cả nguyên vật liệu đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Nguyên vật liệu nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải
bằng đơn vị tính đó.

- Các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải làm giấy đề nghị
cấp vật tư gửi cho phòng Kế hoạch - Vật tư, nếu nguyên vật liệu nằm trong kế
hoạch thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị xét duyệt.
- Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho đầu tư xây dựng cơ bản, sửa
chữa lớn thì ngoài các thủ tục trên còn phải căn cứ khối lượng dự toán và tiến
độ thực hiện để lập phiếu xuất kho.
- Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu trong nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh của đơn vị thì thực hiện theo quy định.
- Trường hợp nhượng bán, cho vay ngoài thủ tục trên giấy đề nghị
nhượng bán hoặc vay phải được thủ trưởng ký duyệt.
- Trường hợp thanh xử lý vật tư thu hồi kém, mất phẩm chất, vật tư ứ
đọng không cần dùng. Thành lập hội đồng xem xét lập hồ sơ, mời chào đấu
giá theo quy định của Nhà nước và của Ngành.
Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật
liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho xử lý sự cố), phòng Kế hoạch -
Vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau : Số thứ tự; tên nhãn
hiệu; quy cách; phẩm chất vật tư; mã số; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành
tiền; tài khoản hạch toán;…Phiếu xuất kho lập thành bốn liên, trong đó : 01
liên giao cho phòng Tài chính - Kế toán; 01 liên giao cho phòng Kế hoạch -
Vật tư; 01 liên giao cho đơn vị nhận vật tư; 01 liên lưu cuống.
Trích dẫn tình hình thực tế xuất kho nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn như
sau :
Hình 2 – 9 : Mẫu phiếu xuất kho
Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : 02 – VT
Phòng Kế hoạch - Vật tư Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC
Ngày 20 tháng 03 năm 2006
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK : 62713621
Ngày 27 tháng 03 năm 2009 Có TK : 15222
Số : 273
Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Hoàng Yến
Địa chỉ : chi nhánh điện thành phố Lạng Sơn
Lý do xuất kho : Thay thế sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt
Xuất tại kho : chi nhánh điện thành phố.
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách,
phẩm chất vật tư
Mã số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C D E F G H
1 Cầu chì tự rơi 6 – 15kv 33046404 Cái 3 3 433.333,33 1.300.000
2 Cầu chì sứ 20A 33014020 Cái 7 7 6.700 46.900
3 Đá dăm 2x4 41513240 m 3 1,4 1,4 133.300 186.620
4 Xi măng Lạng Sơn 41561305 Kg 420 420 730 306.600
5 Thép tròn các loại 20501000 Kg 10 10 12.381 123.810
Cộng 1.963.930
Cộng thành tiền (bằng chữ) : Một triệu chín trăm sáu mươi ba ngàn chín trăm
ba mươi đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo :
Ngày 27 tháng 03 năm 2009
Người lập phiếu

Người nhận
hàng
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên ) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện
việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho, Thủ kho giao vật tư hàng hoá cho
người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận
cùng ký vào phiếu xuất kho. Thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng ở
cột thực xuất, định kỳ thủ kho giao phiếu xuất kho cho phòng Tài chính - Kế
toán và phòng Kế hoạch - Vật tư để làm căn cứ ghi chép vào sổ sách và lập
báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán chi tiết vật tư và thủ kho phải đối chiếu
và ký xác nhận từng thẻ vật tư sau khi nhận phiếu xuất kho.
Hoàng Kim Chính - Lớp: Kế toán K20
25