Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông vận tải1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
------------------------------

ĐỖ THỊ HUYỀN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI CƠNG
TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO
THƠNG VẬN TẢI

Chun ngành: KẾ TỐN, KIM TON V PHN TCH

Luận văn thạc sỹ kinh DOANH&QUảN Lý
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
TS. Nguyễn Thị Hồng Thúy

Hà Nội – 2013


MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN......................................................................................................
LỜI CẢM ƠN............................................................................................................
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.................................................................................
MỤC LỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ.............................................................................
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU.....................................1
1.1.
Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................1
1.2.
Tổng quan các cơng trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên
cứu...............................................................................................................2

1.3.
Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................4
1.4.
Câu hỏi nghiên cứu.....................................................................................4
1.5.
Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..........................................4
1.6.
Phương pháp nghiên cứu...........................................................................4
1.7.
Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu....................................................................5
1.8.
Kết cấu của luận văn..................................................................................5
CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP...................................................................6
2.1.
Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong DN.................6
2.1.1.
Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ và các nhân tố ảnh hưởng đến hệ
thống kiểm soát nội bộ.............................................................................6
2.1.2.
Các bộ phận cấu thành HTKSNB.............................................................8
2.2.
Những vấn đề chung về chi phí và kiểm sốt chi phí.............................15
2.2.1.
Khái niệm và phân loại chi phí...............................................................15
2.2.2.
Kiểm sốt chi phí...................................................................................21
2.3.
Kiểm sốt nội bộ chi phí trong DN tư vấn đầu tư và xây dựng.............29
2.3.1.

Đặc thù của ngành tư vấn đầu tư và xây dựng........................................29
2.3.2.
Đặc điểm kiểm soát nội bộ trên từng khoản mục chi phí........................31
Kết luận chương II................................................................................................37
CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC
KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ
XÂY DỰNG GTVT...............................................................................................38
3.1.
Giới thiệu chung về Công ty.....................................................................38
3.2.
Những đặc điểm của Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng
GTVT ảnh hưởng đến công tác kiểm sốt nội bộ chi phí......................39


3.2.1.
3.2.2.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
3.3.3.
3.4.
3.4.1.
3.4.2.
3.4.3.
3.4.4.

Đặc điểm của bộ máy tổ chức quản lý điều hành...................................39
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn trong Cơng ty CPTVĐT&XD GTVT
...............................................................................................................40
Khái qt về HTKSNB chi phí tại Cơng ty CP TVĐT&XD GTVT.....42

Mơi trường kiểm sốt.............................................................................42
Hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ cho kiểm sốt chi phí tại Cơng ty CP
TV ĐT&XD GTVT................................................................................50
Các thủ tục kiểm sốt chi phí tại Cơng ty CP Tư vấn ĐT&XD GTVT. .58
Các thủ tục kiểm sốt chi phí cụ thể trên các khoản mục tại Cơng ty CP
Tư vấn ĐT&XD GTVT............................................................................60
Kiểm sốt chi phí NVL trực tiếp............................................................60
Kiểm sốt chi phí nhân cơng..................................................................64
Kiểm sốt chi phí khấu hao TSCĐ.........................................................67
Kiểm sốt chi phí dịch vụ mua ngồi và các chi phí bằng tiền khác.......69

Kết luận chương III...............................................................................................70
CHƯƠNG IV: THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC GIẢI PHÁP
ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN...................................................................................71
4.1.
Thảo luận kết quả nghiên cứu.................................................................71
4.1.1.
Những mặt đạt được...............................................................................71
4.1.2.
Hạn chế..................................................................................................73
4.2.
Các giải pháp đề xuất...............................................................................77
4.2.1.
Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt............................................77
4.2.2.
Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn....................................84
4.2.3.
Giải pháp hồn thiện các TTKS chi phí..................................................85
4.3.
Đóng góp của đề tài...................................................................................91

4.4.
Những hạn chế của đề tài nghiên cứu và một số gợi ý cho các nghiên
cứu trong tương lai...................................................................................92
4.5.
Kết luận đề tài nghiên cứu.......................................................................92
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................
PHỤ LỤC...................................................................................................................
Phụ lục 1: Cơng trình tiêu biểu Công ty thực hiện 10 năm gần đây......................
Phụ lục 2: Năng lực thiết bị máy móc của Cơng ty.................................................
Phụ lục 3: Một số báo cáo nội bộ của Công ty............................................................


LỜI CAM ĐOAN
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã sử dụng các tài liệu do đơn vị
phát hành, số liệu được sử dụng là trung thực. Tác giả cam đoan luận văn này là
cơng trình nghiên cứu khoa học của tác giả. Những kết quả của luận văn chưa được
cơng bố trong các cơng trình nghiên cứu khác mà tác giả được biết.
Hà Nội, ngày

tháng

Tác giả luận văn

Đỗ Thị Huyền

năm 2013


LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc tới TS.Nguyễn Thị Hồng Thúy

- người hướng dẫn khoa học đã tận tình hướng dẫn tác giả hoàn thành luận văn.
Tác giả xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của các đồng nghiệp tại
Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng Giao thơng vận tải trong q trình thu
thập tài liệu và đóng góp ý kiến để tác giả hồn thành luận văn.
Tác giả Luận văn

Đỗ Thị Huyền


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CP

Cổ phần

GTVT

Giao thông vận tải

HĐQT

Hội đồng quản trị

HTKSNB

Hệ thống kiểm sốt nội bộ

TSCĐ

TSCĐ

CCDC

Cơng cụ dụng cụ

NVL

NVL

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

KPCĐ

Kinh phí cơng đồn

KTNB

Kiểm tốn nội bộ

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TTKS

Thủ tục kiểm soát

TGĐ

Tổng giám đốc

TV ĐT&XD

Tư vấn đầu tư và xây dựng


MỤC LỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
1. Danh mục bảng biểu
Bảng số
Bảng 3.1

Tên Bảng
Chức năng của các khối chuyên môn

Trang
46

Bảng 3.2

Danh mục một số chứng từ đang được sử dụng tại Cơng ty

52

Bảng 3.3
Bảng 4.1

Định mức tỷ lệ chi phí theo doanh thu tại Cơng ty
Tỷ lệ khốn gọn đề xuất

59
86

2. Danh mục sơ đồ
Sơ đồ số
Sơ đồ 2.1
Sơ đồ 3.1
Sơ đồ 3.2
Sơ đồ 3.3
Sơ đồ 3.4
Sơ đồ 3.5
Sơ đồ 3.6
Sơ đồ 3.7
Sơ đồ 3.8
Sơ đồ 3.9
Sơ đồ 4.1

Tên Sơ đồ
Vị trí của dự tốn chi phí trong hệ thống dự toán SXKD của
DN
Sơ đồ tổ chức, quản lý điều hành tại Công ty CP tư vấn
ĐT&XD GTVT

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty CP tư vấn ĐT&XD
GTVT
Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty CP tư vấn
ĐT&XD GTVT
Sơ đồ luân chuyển chứng từ quá trình tạm ứng và hồn ứng
trong đi cơng tác tại Cơng ty CP TVĐT&XDGTVT
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung tại
Cơng ty CP tư vấn ĐT&XD GTVT
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Quy trình mua hàng của Cơng ty CP TV ĐT&XD GTVT
Sơ đồ trình tự ln chuyển chứng từ
Quy trình kiểm sốt nguồn nhân lực, đào tạo và tuyển dụng
Mơ hình vận dụng bộ phận KTNB vào tổ chức bộ máy Công
ty

Trang
27
40
41
53
54
56
56
61
63
65
82


1

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1.

Tính cấp thiết của đề tài
Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất tạo ra cơ sở hạ tầng kỹ thuật và

đóng vai trị quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Theo tổng kết của các nhà
nghiên cứu, ngành xây dựng đóng góp trung bình từ 15-16% GDP. Tuy nhiên, khi
khủng hoảng kinh tế xảy ra, ngành xây dựng bị ảnh hưởng sớm nhất và phục hồi lâu
hơn so với ngành khác. Theo báo cáo 10/2009 của IMF, ngành xây dựng có số
người thất nghiệp lớn trong tổng số người thất nghiệp. Tại Anh, sản lượng ngành
xây dựng quý 2/2009 giảm 12% so với cùng kỳ năm 2008, tại Mĩ giảm 16.7%.
Trong xây dựng cơ bản, tư vấn đầu tư và xây dựng là một bộ phận cấu thành
quan trọng, góp phần giúp xây dựng cơ bản hồn thành được nhiệm vụ của mình.
Tại Việt Nam, cũng như các ngành kinh tế khác, từ năm 2008, xây dựng cơ
bản nói chung và ngành tư vấn đầu tư xây dựng nói riêng phải đối diện với những
khó khăn chung như biến động giá, mặt bằng lãi suất ngân hàng cao… ảnh hưởng
đáng kể đến hoạt động SXKD. Từ năm 2011 chịu ảnh hưởng của việc cắt giảm đầu
tư công của Chính phủ, đặc biệt là các dự án có nguồn vốn ngân sách và trái phiếu
khơng được bố trí vốn hoặc bố trí vốn ít dẫn đến DN gặp khó khăn trong việc bố trí
các khoản chi phí phục vụ SXKD và các hoạt động khác. Chính vì vậy, vấn đề kiểm
sốt nội bộ về chi phí trong DN được đặt ra cấp thiết hơn bao giờ hết. DN phải tăng
cường cho mình những biện pháp kiểm sốt chi phí hữu hiệu, tránh lãng phí để đảm
bảo cho sự tồn tại và phát triển của DN.
Là một DN tư vấn đầu tư xây dựng các cơng trình giao thơng, Cơng ty cổ
phần tư vấn đầu tư và xây dựng Giao thơng vận tải cũng khơng tránh khỏi các khó
khăn chung của ngành. Tuy nhiên, thực tế tại Cơng ty có nhiều khoản chi phí khơng
có hiệu quả chẳng hạn như việc đầu tư sửa chữa tòa nhà gần 15 tỷ đồng năm 2011
với mục đích cho thuê, nhưng hiện nay vẫn chưa cho thuê được; bỏ ra chi phí để tổ

chức đào tạo cho người lao động chưa thực sự hiệu quả và đáp ứng thực tế công
việc,... Như vậy, có thể thấy việc kiểm sốt nội bộ chi phí của Cơng ty cịn tồn tại
những vấn đề hạn chế và việc hoàn thiện HTKSNB với việc tăng cường kiểm sốt
chi phí cho Cơng ty được đặt ra cấp thiết trong bối cảnh khó khăn chung hiện nay.


2

Là một cán bộ công tác tại Công ty, với mong muốn được góp phần cho sự
phát triển của Cơng ty, tơi đã chọn đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
với việc tăng cường kiểm soát chi phí tại Cơng ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và
Xây dựng GTVT”. Tác giả hy vọng, những giải pháp đề xuất trong luận văn sẽ
giúp ích Cơng ty kiểm sốt tốt chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD
của đơn vị.
1.2.

Tổng quan các cơng trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài nghiên cứu
Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, lý luận về HTKSNB, về chi phí

đã được hình thành, phát triển và được rất nhiều nhà khoa học quan tâm. Qua quá
trình tra cứu tài liệu và tìm hiểu thực tế, tác giả nhận thấy có khơng ít đề tài nghiên
cứu đã tiếp cận, phân tích về hồn thiện HTKSNB; về hồn thiện tổ chức kế tốn
chi phí; về hồn thiện HTKSNB với việc tăng cường kiểm sốt chi phí.
Nhóm đề tài về hồn thiện HTKSNB có thể kể đến một số cơng trình như sau:
đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam”
của tác giả Trương Viết Dũng; đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại
cơng ty Toyota Việt Nam” của tác giả Hoàng Thị Hồng Vân; đề tài “Hồn thiện hệ
thống kiểm sốt nội bộ trong cơng ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội” của
tác giả Lê Thị Luyến. Trong nhóm đề tài này, các tác giả đã đưa ra những vấn đề lý
luận cơ bản, những cái nhìn tổng quan về HTKSNB, trong đó nêu lên lý luận chung

về kiểm sốt trong quản lý; vai trị, vị trí của HTKSNB đối với cơng tác quản lý;
các yếu tố cấu thành nên HTKSNB; đặc điểm chung về HTKSNB trong các loại
hình doanh nghiệp mà đề tài đề cập đến. Từ đó, các tác giả vận dụng vào thực trạng
của đơn vị cụ thể để đưa ra giải pháp hoàn thiện HTKSNB của đơn vị đó.
Nhóm đề tài về hồn thiện tổ chức kế tốn chi phí có thể kể đến một số cơng
trình như sau: đề tài “Tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất trong các doanh
nghiệp sản xuất cơ khí” của tác giả Tạ Hương Lan; đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế
tốn chi phí kinh doanh dịch vụ viễn thơng tại các doanh nghiệp hạch tốn phụ
thuộc của Tổng cơng ty bưu chính viễn thơng Việt nam” của tác giả Nguyễn Thị
Mai Chi; đề tài “ Hồn thiện cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm trong các doanh nghiệp chế biến chè tại Thái Nguyên” của tác giả Đinh


3

Xuân Thủy. Trong nhóm đề tài này, các tác giả đã đưa ra những vấn đề lý luận cơ
bản về bản chất của chi phí, phân loại chi phí, đối tượng tập hợp và phương pháp
tập hợp chi phí từ đó nêu lên sự cần thiết phải kiểm sốt chi phí. Vận dụng những lý
luận chung về chi phí vào thực trạng của đơn vị cụ thể, từ đó tìm ra giải pháp hồn
thiện tổ chức kế tốn chi phí.
Nhóm đề tài hoàn thiện HTKSNB với việc tăng cường kiểm sốt chi phí có thể
kể đến một số cơng trình sau: đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ về chi
phí SXKD ở Cơng ty cổ phần kết cấu thép cơ khí” của tác giả Chu Thị Thủy; đề tài
“Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ về chi phí tại cơng ty viễn thơng Hà Nội”
của tác giả Trần Thị Kim Thanh; đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ về
chi phí SXKD tại Cơng ty cổ phần mía đường Lam Sơn Thanh Hóa” tác giả Lê Thị
Tiến. Các tác giả đã nêu lên lý luận về HTKSNB trong hệ thống quản lý, về công
tác kiểm sốt chi phí với cơng tác quản lý. Đồng thời tác giả phân tích được đặc
điểm kinh doanh, phân tích các bộ phận cấu thành của HTKSNB về kiểm sốt chi
phí trong các doanh nghiệp theo ngành nghề. Trên cơ sở vận dụng lý luận và phân

tích thực trạng kiểm sốt nội bộ về chi phí SXKD ở đơn vị cụ thể, các tác giả đã đưa
ra các giải pháp để hoàn thiện HTKSNB với việc tăng cường kiểm sốt chi phí tại
đơn vị đó.
Nhóm đề tài về hồn thiện HTKSNB đã hệ thống những lý luận chung về
HTKSNB, tuy nhiên chưa đi sâu vào nghiên cứu vào kiểm sốt chi phí. Nhóm đề tài
về tổ chức kế tốn chi phí chỉ đi sâu vào hạch tốn kế tốn chi phí, chưa thể hiện
mối liên hệ giữa chi phí với hệ thống kiểm soát chung của cả đơn vị. Nhóm đề tài
hồn thiện HTKSNB với việc tăng cường kiểm sốt chi phí hệ thống hóa được các
ngun lý chung HTKSNB, chi phí, kiểm sốt chi phí, tuy nhiên chưa có tác giả nào
bổ sung lý luận mới về HTKSNB với kiểm sốt chi phí, đặc biệt là phương pháp
kiểm sốt chi phí. Trong luận văn này, tác giả hệ thống hóa lý luận về HTKSNB với
việc kiểm sốt chi phí đồng thời đưa ra các lý luận về cơng cụ và phương pháp kiểm
sốt chi phí. Từ phân tích thực trạng HTKSNB về kiểm sốt chi phí của đơn vị, đưa
ra những kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện những khâu yếu trong kiểm sốt chi phí,
góp phần cho sự phát triển của đơn vị.


4

1.3.

Mục tiêu nghiên cứu
Về mặt lý luận: đưa ra cơ sở lý luận về bản chất và các bộ phận cấu thành

HTKSNB, khái niệm chi phí, phân loại chi phí từ đó đưa ra cơ sở lý luận về kiểm
sốt nội bộ chi phí.
Về mặt thực tiễn: Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là nghiên cứu thực trạng,
đưa ra những giải pháp nhằm hồn thiện cho Cơng ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và
Xây dựng GTVT một HTKSNB với việc tăng cường kiểm sốt chi phí.
1.4.

Câu hỏi nghiên cứu
1. Căn cứ để hoàn thiện HTKSNB với việc tăng cường kiểm sốt chi phí?
2. Thực trạng HTKSNB với việc kiểm sốt chi phí tại Cơng ty cổ phần tư vấn

đầu tư và xây dựng GTVT như thế nào?
3. Giải pháp nào có thể áp dụng để tăng cường kiểm sốt nội bộ chi phí tại
Cơng ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng GTVT?
1.5.

Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: HTKSNB với việc kiểm sốt chi phí tại Cơng ty cổ

phần tư vấn đầu tư và xây dựng GTVT
Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng giao
thông vận tải; Về thời gian: Từ năm 2009 đến năm 2012; Về nội dung: Chi phí của
Cơng ty bao gồm chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Trong phạm vi luận văn
này, tác giả tập trung nghiên cứu về HTKSNB với việc kiểm soát chi phí sản xuất bao
gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng, chi phí chung.
1.6.

Phương pháp nghiên cứu
Cách thức tiếp cận và giải quyết câu hỏi nghiên cứu đặt ra: Sử dụng phương

pháp tiếp cận hệ thống, luận văn vận dụng khung lý thuyết về HTKSNB với việc
kiểm sốt chi phí được xây dựng ở chương II để phân tích thực trạng; áp dụng
phương pháp nghiên cứu định tính trong thu thập và xử lý thơng tin.
Nguồn dữ liệu: Luận văn sử dụng dữ liệu thứ cấp thu thập từ các tài liệu,
thông tin nội bộ từ các đơn vị của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng
GTVT như phịng Tài chính – kế tốn, phịng QLKD, …

5

Phương pháp phân tích dữ liệu: Luận văn phân tích thực trạng những dữ liệu
thu thập được theo sườn của khung lý thuyết; so sánh thực trạng so với tiêu chuẩn
tương ứng nêu ra tại khung lý thuyết; từ đó đánh giá thực trạng, đưa ra những thảo
luận nghiên cứu và giải pháp để hoàn thiện thực trạng.
1.7.

Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Trên phương diện lý luận: luận văn đưa ra cơ sở lý luận về HTKSNB với việc

kiểm sốt chi phí
Trên phương diện thực tiễn: Vận dụng cơ sở lý luận nêu ở trên với đơn vị cụ
thể là Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng GTVT, luận văn đã luận giải về
HTKSNB chi phí của đơn vị, phân tích ưu điểm và hạn chế, từ đó đưa ra những giải
pháp phù hợp nhằm khuyến khích tiết kiệm chi phí trên cơ sở sự phát triển bền vững
của đơn vị.
1.8.

Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, luận văn bao gồm bốn chương:
Chương I: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu
Chương II: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm sốt chi

phí trong doanh nghiệp.
Chương III: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm sốt chi phí
tại Cơng ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải.
Chương IV: Thảo luận kết quả nghiên cứu, các giải pháp và kết luận.

6

CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
2.1.

Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong DN

2.1.1. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ và các nhân tố ảnh hưởng
đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm sốt ln
giữ vai trị quan trọng trong q trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ
thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Theo Spencer Picket, tác giả cuốn “Internal Control: A Manager’s Journey”,
“HTKSNB là những cơ chế để đảm bảo đạt được các mục tiêu. Hệ thống kiểm soát
tốt sẽ tăng cường hiệu quả, đảm bảo sự tn thủ luật pháp và các quy tắc, có thơng
tin tốt, loại trừ được lỗi và sự lạm dụng”. Theo đó, HTKSNB là cơng cụ để DN đạt
được mục tiêu.
Theo chuẩn mực về kiểm soát của Hiệp hội kế toán Canada (CICA) “Kiểm
soát nội bộ bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạt được mục tiêu
của tổ chức. Các thành phần này bao gồm các nguồn lực, hệ thống, tiến trình, văn
hóa, cơ cấu và nhiệm vụ”. Theo khái niệm này, Hiệp hội kế toán Canada muốn nhấn
mạnh đến thành phần tạo nên kiểm sốt nội bộ, đó là các nguồn lực, hệ thống, tiến
trình, văn hóa, cơ cấu và nhiệm vụ giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu.
Theo Các tổ chức đồng tài trợ của Mỹ (COSO), “Kiểm soát nội bộ là một
tiến trình được thiết kế bởi các nhà quản lý để cung cấp sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt
được các mục tiêu: Hiệu lực và hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của các báo cáo
tài chính và sự tuân thủ luật pháp và các quy tắc của tổ chức”. Các tổ chức đồng tài

trợ của Mỹ quan tâm đến việc tổ chức đạt được gì khi thực hiện kiểm soát nội bộ.
Theo Mục 10, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro và
kiểm sốt nội bộ thì “HTKSNB là các quy định và thủ tục kiểm soát do các đơn vị
được kiểm toán xây dựng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy
định, để kiểm tra, kiểm sốt, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo
tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản


7

của đơn vị. HTKSNB bao gồm mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn và các
TTKS”.
Theo Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC) , “HTKSNB là một hệ thống chính
sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của
đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ
pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động ”. Theo đó, kiểm sốt nội bộ là một
chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy
ra trong từng khâu cơng việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu
quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. [3]
Như vậy, tuy có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kiểm sốt nội bộ , song
chúng có những điểm chung là giảm bớt các nguy cơ tiểm ẩn trong SXKD, đảm bảo
tính chính xác của các số liệu kế tốn và bảo cáo tài chính; đảm bảo thực hiện các
chế độ pháp lý. Cụ thể, các mục tiêu của HTKSNB là:
Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm cả tài sản
hữu hình và tài sản vơ hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các
tài liệu quan trọng của DN. Những tài sản này có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào
những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống
kiểm sốt thích hợp.
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy
kế tốn xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định

của các nhà quản lý. Như vậy, các thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về
thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ,
khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB được thiết kế trong
DN phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động SXKD
của DN phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Thứ
nhất, duy trì và kiểm tra việc tn thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động
của doanh nghiệp; Thứ hai, ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai
phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; Thứ ba, đảm bảo việc ghi


8

chép kế tốn đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và
khách quan.
Bảo đảm hiệu quả của hoạt động: Các q trình kiểm sốt trong đơn vị được
thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng
phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong DN.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động
trong DN được thực hiện với cơ chế giám sát của HTKSNB DN nhằm nâng cao khả
năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý DN.

2.1.2. Các bộ phận cấu thành HTKSNB
Theo COSO, HTKSNB bao gồm năm yếu tố cơ bản là mơi trường kiểm sốt,
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, hệ thống thơng tin và giám sát. Theo Alvin A
A.Arens và James – tác giả cuốn “Kiểm toán”, các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm
soát bao gồm mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn và các thể thức kiểm soát.
Theo mục 23, Chuẩn mực kiểm toán số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm sốt nội bộ,
HTKSNB bao gồm 3 yếu tố: Mơi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các TTKS.
Quan điểm của COSO phù hợp với các tổ chức kinh doanh tài chính vì tại

các tổ chức này, việc đánh giá rủi ro được đề cao, chú trọng. Đối với các doanh
nghiệp Nhà nước hay doanh nghiệp có Nhà nước nắm cổ phần chi phối, việc đánh
giá rủi ro không được đặt ra cấp thiết như các tổ chức kinh doanh tài chính.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
trong đơn vị là Cơng ty cổ phần trong đó Nhà nước nắm cổ phần chi phối,
HTKSNB bao gồm các yếu tố sau: Mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn, các thủ
tục kiểm sốt và kiểm tốn nội bộ

2.1.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao mơi trường kiểm sốt bên trong và bên ngồi DN.
a. Mơi trường kiểm sốt bên trong DN
Các nhân tố trong mơi trường kiểm sốt bên trong DN bao gồm: Đặc thù về
quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, cơng tác kế hoạch và ủy ban kiểm soát.
Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác
nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm


9

đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới các chính sách, chế độ và các quy định và cách thức tổ
chức kiểm tra, kiểm sốt trong doanh nghiệp. Bởi vì, chính các nhà quản lý này,
đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ
tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Nhà quản lý có quan tâm đến việc kiểm
sốt nội bộ thì tại DN, người lao động được truyền lại tinh thần đó và kết quả là hệ
thống kiểm soát nội bộ sẽ được chú trọng xây dựng và hoàn thiện.
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng
ban chức năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi phịng ban, bộ phận được
chun mơn hố, có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các
chức năng quản lý .
Như vậy, bản chất của việc tồn tại cơ cấu tổ chức là dự phân chia quyền hạn

và trách nhiệm trong quản lý. Vì vậy cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách
nhiệm của mỗi người trong DN, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển DN.
Một cơ cấu tổ chức tối ưu, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm sẽ góp phần giúp DN tạo ra
mơi trường kiểm sốt tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt
từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó
cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong tồn bộ doanh
nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý cịn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi
gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế tốn doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ
chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm sốt trên tồn bộ hoạt động và lĩnh
vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự
phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ
phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau giữa các bước thực hiện cơng việc.
Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với
đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát
cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của
doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm sốt có
thể khơng cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm sốt nội
bộ. Bên cạnh đó, dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục
kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc,


10

thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng thể phát
huy hiệu quả. Với những lí do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những
chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng,
kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với
năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và
liên tiếp.
Cơng tác kế hoạch: Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp

theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định
biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi lập
được kế hoạch thì tư duy quản lý sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các
tình huống sắp xảy ra. Khi hành động có kế hoạch và kế hoạch được lập một cách
khoa học vè nghiêm túc sẽ phối hợp được mọi nguồn lực hiện có, tổ chức để tạo nên
một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến cơng” vào mục tiêu cuối cùng.
Bên cạnh đó, kế hoạch giúp DN phát hiện những vấn đề bất thường, tạo điều kiện
cho DN kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện trong kỳ.
Ủy ban kiểm soát: nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban kiểm sốt là kiểm sốt
tồn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của Công ty, kiểm tra bất
thường và can thiệp vào hoạt động của công ty khi cần; kiểm tra và giám sát hoạt
động của kiểm toán viên nội bộ; dung hịa những bất đồng (nếu có) giữa ban giám
đốc với các kiểm tốn viên bên ngồi
Kiểm sốt tồn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của cơng
ty là việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong
quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê
và lập báo cáo tài chính; giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính theo các định kỳ
của cơng ty; xem xét sổ kế tốn và các tài liệu khác của Cơng ty, các công việc quản
lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết (kiểm tra
bất thường)
Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: Kiến nghị lãnh đạo Công ty các
biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động
kinh doanh của công ty.


11

Thành viên của Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh
đạo cao nhất của đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm
các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm sốt.

b. Mơi trường kiểm sốt bên ngồi DN
Mơi trường kiểm sốt chung của một doanh nghiệp cịn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngồi. Các nhân tố này tuy khơng thuộc sự kiểm sốt của các nhà quản
lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản
lý cũng như sự thiết kế và vận hành quy chế và thủ tục kiểm sốt nội. Thuộc nhóm
nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng
của chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước,...
Như vậy môi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ những nhân tố có ảnh hưởng
đến q trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động
kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý.

2.1.2.2. Hệ thống kế toán
Theo mục 11, Chuẩn mực kiểm toán số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát
nội bộ, hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị
được kiểm toán áp dụng để thực hiện việc ghi chép kế tốn và lập báo cáo tài
chính”.
Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là nhận biết, thu thập, phân
loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn các
chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu
hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm sốt chi tiết:
Tính có thực: cơ cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép những nghiệp vụ
khơng có thực vào sổ sách của đơn vị;
Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý
Tính đầy đủ: đảm bảo phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
Sự đánh giá: bảo đảm khơng có sai phạm trong tính các khoản giá và phí;
Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán;

12

Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện
kịp thời theo đúng quy định;
Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ
phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo
cáo tài chính của doanh nghiệp.
Hệ thống thơng tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng
tổng hợp, cân đối kế tốn. Trong đó q trình lập và ln chuyển chứng từ đóng vai
trị quan trọng trong cơng tác kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp.
Hệ thống chứng từ kế tốn: Đóng vai trị quan trọng trong hệ thống kế toán
của đơn vị. Chứng từ kế tốn là nguồn cung cấp thơng tin ban đầu (đầu vào), được
xem là cơ sở kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thơng tin có tính tổng
hượp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Chứng từ vừa thực hiện
chức năng thông tin đồng thời là minh chứng cho sự hiện hữu của các tài sản và sự
xảy ra các nghiệp vụ trong tồn tổ chức. Do đó, hệ thống chứng từ khoa học sẽ cung
cấp sự đảm bảo về mơi trường kiểm sốt đúng đắn.
Hệ thống sổ sách kế tốn: là cơng cụ ghi chép, phân loại, tính tốn tổng hợp
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cung cấp thông tin tổng hợp lên báo cáo. Hệ
thống sổ sách kế toán giúp các nhà quản lý thu thập được các thơng tin tài chính
đáng tin cậy để điều hành mọi hoạt động của DN. Hơn nữa, hệ thống sổ sách kế
tốn cịn giúp tổng hợp lưu trữ thơng tin một cách có hệ thống, khoa học và đóng
vai trò trung gian giữa chứng từ với các báo cáo tài chỉnh. Do vậy, hệ thống sổ sách
kế toán là cơ sở kiểm tra, truy cập chứng từ.
Hệ thống tài khoản kế tốn: q trình kiểm sốt có liên quan chặt chẽ đến hệ
thống chứng từ và hệ thống sổ sách kế toán là hệ thống tài khoản. Sơ đồ tài khoản
phân loại các nghiệp vụ kinh tế thành các nghiệp vụ riêng biệt trên các báo cáo kết
quả hoạt động SXKD và bảng cân đối kế toán. Sơ đồ tài khoản là một cơng cụ kiểm
sốt quan trọng vì nó cung cấp bố cục để xác định thơng tin trình bày cho những

người khác sử dụng báo cáo tài chính.


13

Hệ thống bảng tổng hợp và cân đối kế toán: Báo cáo kế toán gồm 2 phân hệ:
Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo kế tốn quản trị. Các thông tin được
thể hiện trên báo cáo tài chính khơng đơn thuần chỉ là sự mang sang từ sổ sách kế
tốn mà cịn phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả SXKD của đơn
vị và được trình bày theo đúng chuẩn mực kế toán hiện hành. Báo cáo kế toán quản
trị bao gồm các báo cáo được lập ra để phục vụ cho yêu cầu quản trị của DN ở các
cấp độ khác nhau.

2.1.2.3. Thủ tục kiểm soát
a. Nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm sốt
Các TTKS có thể khơng giống nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ
nhưng chúng được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công,
phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và
công việc cần phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ
phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun mơn hóa trong cơng việc,
sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về
trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành
vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự khơng thể bố trí kiêm nhiệm
các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo
quản tài sản,...
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: các cấp dưới được giao cho quyết định
và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được
tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách

nhiệm và quyền hạn mà vẫn khơng làm mất tính tập trung của DN.
Bên cạnh đó, để tn thủ tốt các q trình kiểm sốt, mọi nghiệp vụ kinh tế
phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê
chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung được thực hiện thơng qua
việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ
cấp dưới tuân thủ. Ví dụ, việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố